Superintendencia Nacional de Salud

Circular Externa 2 de 2017

(Marzo 27)

Asunto: Reporte de cronograma y de seguimiento para conciliación para efecto de la aclaración y saneamiento contable.

CONSIDERACIONES

Que de conformidad con lo previsto en el Decreto 4747 de 2007, el entonces Ministerio de Protección Social expidió la Resolución 3047 de 2008, adoptando entre otros, los formatos y procedimientos para la autorización de servicios de salud y el Manual único de glosas, devoluciones y respuestas a que deben sujetarse las relaciones entre las empresas promotoras de salud (EPS) y los prestadores de servicios de salud.

Que la Ley 1438 de 2011 estableció en su artículo 57 el trámite que han de seguir las entidades responsables del pago de servicios de salud y los prestadores de dichos servicios, cuando las primeras glosen las facturas a tales prestadores, contemplando condiciones adicionales a las previstas en el Decreto 4747 de 2007.

Que la Ley 1797 de 2016 fijó medidas de carácter financiero y operativo para avanzar en el proceso de saneamiento de deudas del sector y en el mejoramiento del flujo de recursos y la calidad de la prestación de servicios dentro del sistema general de seguridad social en salud (SGSSS).

Que con ocasión a la expedición de la Resolución 6066 de 2016, el Ministerio de Salud y Protección Social por la cual establecen las condiciones, términos y fechas para la aclaración de cuentas y saneamiento contable entre entidades responsables de pago e instituciones prestadoras de servicios de salud, la Superintendencia Nacional de Salud (SNS) imparte instrucciones a los vigilados para monitorear el cronograma que deberán elaborar las entidades responsables de pago para conciliar con todas las IPS.

Que la Resolución 332 de 2017, por la cual se modifica la Resolución 6066 de 2016, estipula que la SNS establecerá las fechas y el instrumento a través del cual las entidades responsables de pago (entidades promotoras de salud (EPS) del régimen subsidiado y del contributivo y las entidades territoriales) reportarán el cronograma que trata el proceso de glosas aplicadas.

Que teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, esta superintendencia siguiendo los mandatos legales de la Ley 100 de 1993, de la Ley 1122 de 2007, de la Ley 1438 de 2011 y del Decreto 2462 de 2013; y en ejercicio de sus funciones de Inspección, Vigilancia y Control, imparte las siguientes instrucciones:

INSTRUCCIONES

Primera. Las entidades promotoras de salud (EPS) del régimen subsidiado y del contributivo realizarán la depuración de cartera incluyendo glosas, devoluciones y cuentas por pagar con el fin de adelantar el proceso de conciliación con los prestadores de servicios de salud.

Segunda. La información que deberá tomarse como punto de referencia para la depuración de cartera será la reportada en el marco de la Circular Conjunta 030 de 2013 con corte a 31 de diciembre de 2016, por las entidades promotoras de salud (EPS) del Régimen Subsidiado y Contributivo y los prestadores de servicios de salud.

Tercera. Las entidades promotoras de salud (EPS) del régimen subsidiado y del contributivo reportarán el archivo tipo PT001 de acuerdo a la sección de Anexos Técnicos de la presente circular, con plazo máximo el día 30 de marzo de 2017 correspondiente al cronograma para conciliar con todos los prestadores de servicios de salud, de forma que se concilien las glosas, devoluciones y cuentas por pagar. Este cronograma contendrá las conciliaciones que se hayan realizado desde la expedición de las resoluciones 6066 de 2016 y 000332 de 2017.

Cuarta. Las entidades promotoras de salud (EPS) del régimen subsidiado y del contributivo, reportarán el archivo tipo PT002 de acuerdo a la sección de Anexos Técnicos de la presente circular, correspondiente a los montos depurados, con plazo máximo el día 30 de marzo de 2017 con el fin de que concilien las glosas, devoluciones y cuentas por pagar, y se determine el estado real de las mismas.

Quinta. Las entidades promotoras de salud (EPS) del régimen subsidiado y del contributivo, reportarán el archivo tipo PT003 de acuerdo a la sección de Anexos Técnicos de la presente circular, con corte al último día de cada mes, dentro de los primeros 10 días calendario después de la fecha de corte, hasta el corte de junio 30 de 2017.

Sexta. Las entidades promotoras de salud deben garantizarle a esta Superintendencia que la calidad de la información reportada, tendrá concordancia con lo reportado en la Circular Conjunta 030 de 2013.

ANEXOS TÉCNICOS

A continuación, se señalan los anexos técnicos – Archivos Tipo que se deben diligenciar al momento de efectuar el envío de la información correspondiente al cronograma de conciliación y el seguimiento al mismo, de acuerdo con la fecha máxima del reporte:

1. Anexo técnico archivo tipo PT001 – Cronograma de conciliación Resolución 6066 de 2016

Archivo tipoPT001

Cronograma conciliación Resolución 6066 de 2016

Tipo de entidad a la que aplica: entidades promotoras de salud (EPS) del régimen subsidiado y del contributivo.

Periodicidad: Se realiza por única vez.

Fecha de reporte: 10 de abril

 ElementoArchivo tipo PT001
IdentificadorAtributosDescripciónLongitud máximaRegistro permitido
1 nitEntidad NIT Prestador de servicios de salud Escribir el número de identificación tributaria del prestador de servicios de salud con el cual se hará la conciliación. 16Numérico
2 dvEntidad Dígito de verificación prestador de servicios de salud Escriba el dígito de verificación del prestador de servicios de salud. 1Numérico
3 nombreResponsable Nombre del responsable Escriba apellidos y nombres de la persona responsable de la EPS que realizará la conciliación con el prestador de servicios de salud. 150Texto
4 cargoResponsable Cargo del responsable Escriba el cargo del responsable de la entidad que realizará la conciliación con el prestador de servicios de salud. 150Texto
5 correoElectronico Correo electrónico del responsable Digite el correo electrónico del responsable de la entidad que realizará la conciliación con el prestador de servicios de salud. 100Alfanumérico
6 telResponsable Teléfono del responsable Digite el número telefónico con indicativo de la ciudad del responsable de la EPS de realizar la conciliación con el prestador de servicios de salud. En caso de tener extensión separarla por una coma. 16Alfanumérico
7 fechaConciliacion Fecha de la conciliación Registre la fecha en la cual va a realizar la conciliación con el prestador de servicios de salud.
NOTA: Si se realizara la conciliación con el mismo prestador en fechas diferentes, diligenciar un registro por cada fecha de conciliación.
8Fecha con formato AAAAMMDD
8 modalidadConciliacion Modalidad de conciliación Seleccione la modalidad en que se vaya a realizar la conciliación:
1: = Presencial
2: = Virtual
1Numérico
9 municipioConciliacion Municipio conciliación Registre el Código del municipio en donde se va a realizar la conciliación según la división política administrativa Divipola – DANE. Este código debe contener 5 dígitos. Registre NA: = No aplica, en los casos en que la modalidad de la conciliación es virtual. 5Alfanumérico
10 direcciónConciliacion Dirección conciliación Registre la dirección del lugar en donde se va a realizar la conciliación. Registre NA: = No aplica, en los casos en que la modalidad de la conciliación es virtual. 100 Alfanumérico

2. Anexo técnico archivo tipo PT002 – Depuración cuentas a conciliar Resolución 6066 de 2016

Archivo tipoPT002

Depuración cuentas a conciliar Resolución 6066 de 2016

Tipo de entidad a la que aplica: entidades promotoras de salud (EPS) del régimen subsidiado y del contributivo.

Periodicidad: Se realiza por única vez

Fecha de reporte: 10 de abril

ElementoArchivo tipo PT002
IdentificadorAtributosDescripciónLongitud máximaRegistro permitido
1 nitEntidad NIT prestador de servicios de salud Escribir el número de identificación Tributaria del prestador de servicios de salud con el cual se hará la conciliación. 16 Numérico
2 dvEntidad Dígito de verificación prestador de servicios de salud Escriba el dígito de verificación del prestador de servicios de salud. 1 Numérico
3 fecha PrimeraFactura Fecha de primera factura Registre la fecha de radicación de la primera factura por el prestador de servicios de salud depurada y a conciliar. 8 Fecha con formato AAAAMMDD
4 fechaUltimaFactura Fecha de Última Factura Registre la fecha de radicación de la última factura por el prestador de servicios de salud depurada y a conciliar. 8 Fecha con formato AAAAMMDD
5 cantFacturas Cantidad de facturas por depurar Escriba la cantidad de facturas radicadas por el prestador de servicios de salud pendientes por depurar. 10 Numérico
6 valFacturas Valor Facturas por depurar Registre el valor total de las facturas radicadas por el prestador de servicios de salud pendientes por depurar. 18 Numérico
6 valPagado Valor pagado por la EPS Del total de facturas radicadas, registre el valor ya pagado a los prestadores de servicios de salud después de la depuración. 18Numérico
7 cantFacturasGlosadas Cantidad de facturas glosadas a conciliar Registre la cantidad total de facturas glosadas a conciliar con el prestador de servicios de salud. 10Numérico
8 valGlosas Valor de las facturas glosadas a conciliar Registre el valor glosado de las facturas a conciliar con el prestador de servicios de salud. 18Numérico
9 cantFacturasDevueltas Cantidad de facturas devueltas Escriba la cantidad total de facturas devueltas al prestador de servicios de salud, que se encuentren dentro del rango de fechas en que radicó la primera y última factura que escribió en los campos 3 y 4. 10Numérico
10 valFacturasDevueltas Valor de las facturas devueltas Registre el valor de las facturas devueltas al prestador de servicios de salud, que se encuentren dentro del rango de fechas en que radicó la primera y última factura que escribió en los campos 3 y 4. 18Numérico
11 valCuentas Valor cuentas por pagar Registre el valor a conciliar correspondiente a Cuentas que no han sido glosadas ni pagadas. 18Numérico


3. Anexo técnico archivo tipo PT003 – Seguimiento conciliación

Archivo tipoPT003

Seguimiento Conciliación Resolución 6066 de 2016

Tipo de entidad a la que aplica: entidades promotoras de salud (EPS) del régimen subsidiado y del contributivo.

Periodicidad: Mensual

Fecha de corte: Último día de cada mes hasta el 30 de junio

Fecha de reporte: 10 días calendario después de la fecha de corte.

Elemento Archivo tipo PT003
IdentificadorAtributosDescripciónLongitud máximaRegistro permitido
1nitEntidad NIT entidad conciliada Escribir el número de identificación tributaria del prestador de servicios de salud con el cual se realizó la conciliación 16Numérico
2dvEntidad Dígito de verificación entidad a conciliar Escriba el dígito de verificación del prestador de servicios de salud. 1Numérico
3fechaCompromisoPago Fecha de suscripción de compromiso de pago Registre la fecha en la cual se suscribió el compromiso de pago entre la EPS y el prestador de servicios de salud.
NOTA: Si se realizó compromisos de pagos en diferentes fechas con el mismo prestador, diligenciar un registro por cada fecha de compromiso de pago.
8Fecha con formato AAAAMMDD
4valPendiente Valor pendiente por conciliar Escriba el valor pendiente por conciliar entre la EPS y el prestador de servicios de salud 18Numérico
5valConciliado Valor total conciliado Registre el valor total conciliado con el prestador de servicios de salud. 18Numérico
6cuotasPagos Cuotas de pagos Registre el número total de cuotas definidas para el pago del valor total conciliado. 4Numérico
7pagoMenos3Meses Cuotas de pago a menos de 3 meses Registre el valor total a pagar en máximo 3 meses (90 días o menos). 18Numérico
8pagoMas3Meses Cuotas de pago a más de 3 meses Registre el valor total a pagar en más de 3 meses (más de 90 días). 18Numérico
9fechaLímitePago Fecha límite de pago Registre la fecha límite o última fecha en la cual la EPS realizará el pago al prestador de servicios de salud según el compromiso de pago. 8Fecha con formato AAAAMMDD
10Observaciones Observación Relacione las observaciones que considere pertinentes. 1.000Alfanumérico

Séptima. Sanciones. La inobservancia e incumplimiento de las instrucciones emitidas en la presente circular, de conformidad con lo establecido en los numerales 11 y 12 del artículo 130 y de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 131 de la Ley 1438 de 2011, dará lugar a inicio de procesos administrativos sancionatorios, sin perjuicio de las demás responsabilidades disciplinarias, penales, o civiles que puedan derivarse y las sanciones que puedan imponer otras autoridades judiciales y/o administrativas.

Octava. Derogatoria y vigencia. La presente Circular Externa rige a partir de la fecha de su publicación y deroga cualquier otra circular que le resulte contraria.

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a entidades promotoras de salud, EPS, del régimen subsidiado y del contributivo.

Dada en Bogotá, D.C., a 27 de marzo de 2017.