CIRCULAR EXTERNA 20 DE 2003 

(Noviembre 28)

Asunto: Presupuesto de ingresos, egresos e inversiones vigencia 2004.

Este despacho en cumplimiento de las funciones estatuidas en el artículo 24 numerales 1º, 4º y 7º de la Ley 789 de 2002, el artículo 7º, numeral 4º del Decreto 2150 de 1992 y el artículo 14 del Decreto 827 de 2003, establece los lineamientos para la presentación de los presupuestos de ingresos, egresos e inversiones para la vigencia de 2004.

1. Presupuesto de ingresos y egresos.

Las entidades sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia del Subsidio Familiar deben elaborar los presupuestos de ingresos y egresos para el ejercicio comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del año 2004. Es de recordar que, las proyecciones deben efectuarse para efectos de control de gestión, por períodos trimestrales.

Con el fin de facilitar el diligenciamiento del presupuesto anual de ingresos y Egresos para la vigencia del año 2004, les estamos haciendo llegar los formatos guía actualizados de conformidad con los nuevos lineamientos establecidos por la Ley 789 de 2002 y de conformidad con el plan único de cuentas adoptado mediante la Resolución 500 de agosto de 1997, los cuales deben ser diligenciados en estricta sujeción a los mismos y con la documentación complementaria requerida para el efecto.

Deben tenerse en cuenta también las instrucciones impartidas en las circulares 2 y 4 de 2003, proferidas con base en la expedición de la Ley 789 de 2002 y aquellas que en adelante se expidan y tengan que ver con el tema.

Por efectos operativos en cada corporación, se considera necesario que los consejos directivos aprueben los respectivos presupuestos antes del 31 de diciembre de 2003 e igualmente agilicen así su presentación con los documentos pertinentes.

Esta información debe ser enviada paralelamente vía módem o Internet, en medio magnético y en forma impresa, sin modificaciones, de acuerdo con las características técnicas que se anexan a esta circular. Adicionalmente, deberán enviar los presupuestos bajo la estructura del archivo plano que se encuentra anexo en los formatos de los presupuestos 2004 (Archivo: Formatos Ppto Ing Eg 2004).

1.1. Diligenciamiento de los presupuestos de ingresos y egresos.

En el formato básico de presupuesto anual de ingresos y egresos comparativo, para la información del período ejecutado 2003, se deben consignar las cifras de enero a diciembre de 2003, de acuerdo con la información contable registrada.

Este formato proyecta los ingresos y egresos para el año 2004 con base en los dos semestres del mismo y el total anual, estableciendo al final las variaciones porcentuales y relativas, entre las dos vigencias. Las cifras deben ser registradas al nivel de miles ($ 000) de pesos con el fin de que su procesamiento sea uniforme.

— La distribución de los aportes del cuatro (4%) por ciento que estimen recaudar deberá ser calculada conforme a lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley 21 de 1982; Ley 49 de 1990; el artículo 217 de la Ley 100 de 1993, el Decreto 1902 de 1994, las modificaciones establecidas en la Ley 789 de 2002 y en el Decreto 827 de 2003.

— Las cajas de compensación familiar podrán destinar para gastos de publicidad, propaganda y avisos hasta un 10% de los gastos de administración, instalación y funcionamiento, para ser aplicado en aquellos servicios que son subsidiados. Para los programas autocosteables, no subsidiables, deben cargar los gastos de publicidad, propaganda y avisos directamente a esos programas; se les recuerda que, el porcentaje para los gastos de administración a partir de 2004 será máximo del 8%.

Deben detallarse los valores aplicados a cada servicio, programa y administración por concepto de publicidad, propaganda y avisos.

— Los renglones o grupos de cuentas identificadas con asterisco (*) en los formatos guía, requieren la presentación de las respectivas relaciones detalladas.

— Debe determinarse el costo para los distintos servicios de conformidad con lo establecido en el plan único de cuentas para las cajas de compensación familiar.

— Con base en los programas establecidos para las cajas de compensación familiar por el Gobierno Nacional, mediante los artículos 6º, 7º, 10 y 11 de la Ley 789 del 27 de diciembre de 2002, se han incorporado en los anexos a diligenciar, el formato Fonede 01 proyectado para el año 2004, el formato Fonede 02 ejecutado por la vigencia 2003 y el anexo 3 Fondo de Atención a la Niñez y Jornada Escolar Complementaria 2004.

1.2. Estados financieros complementarios proyectados para el año 2004.

Los estados financieros básicos permiten a los organismos de dirección y administración conocer y demostrar los recursos, las obligaciones, las transferencias para otros entes, los cambios en la situación financiera y en el capital de trabajo y los resultados; por consiguiente para la determinación y revisión de las políticas administrativas, financieras, de servicios sociales y control es de suma importancia la proyección de los mismos por parte de sus responsables en las entidades vigiladas, con sujeción a las normas vigentes que afectan el funcionamiento del sistema de subsidio familiar.

En consecuencia, deben presentarse los siguientes estados financieros básicos complementarios proyectados, de los cuales se adjuntan los respectivos formatos:

— Estado proyectado de pérdidas y ganancias de mercadeo año 2004.

— Estado proyectado de resultados de los programas de vivienda año 2004.

— Balance general proyectado año 2004, e índices financieros.

— Estado de origen y aplicación de recursos proyectado año 2004:

A. Estado de cambios en la situación financiera.

B. Estado de cambios en el capital de trabajo.

C. Estado de flujo de efectivo.

1.3. Otros aspectos.

Es de obligatoria presentación el acta de aprobación por parte del consejo directivo, del plan operativo y los presupuestos: de inversiones y de ingresos y egresos.

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 65 de la Ley 633 del año 2000 la cajas de compensación familiar no deben estar generando resultados deficitarios en los programas abiertos al público, tales como mercadeo, EPS, IPS, vivienda; ni deberán proyectar pérdidas. De lo contrario, esta superintendencia iniciará las actuaciones administrativas pertinentes.

No obstante lo prescrito en el artículo 20 de la Ley 789 del 27 de diciembre de 2002 y en el Decreto 827 del 4 de abril de 2003, la superintendencia revisará los presupuestos para determinar si se ajustan a los porcentajes de ley, con base en su función legal de inspección y vigilancia, dejando muy en claro que la radicación en esta superintendencia no implica taxativamente la aprobación del mismo, sino la autorización para comenzar su ejecución.

En la elaboración de los presupuestos se tendrán en cuenta, entre otras, las disposiciones que se detallan en el siguiente numeral.

2. Servicios sociales.

El ofrecimiento integral de los servicios sociales de las cajas de compensación familiar deberá contribuir a la generación de empleo productivo, disminución de la pobreza, disminución de la exclusión en el acceso a los servicios de la seguridad social, participación en un Estado comunitario y atención de la infancia, familia y género.

Así mismo, deberán concentrar la función social en la distribución del subsidio en efectivo, la recreación y el turismo social, la participación en la ejecución de los programas con los cuales se desarrolle la revolución educativa, la entrega de los bonos de salud, educación o alimentación, capacitación para inserción laboral y otorgar microcréditos de que trata el Fonede, los bonos alimenticios, educativos y/o los aportes a salud, de que trata el artículo 10, en su numeral a), de la Ley 789 de 2002; los programas de vivienda de interés social, educación de los niños de 0-6 años; jornada escolar complementaria, administración del régimen subsidiado con las cooperativas, hospitales, la ampliación de los servicios bibliotecarios y culturales.

Las cajas deberán buscar en el ofrecimiento de los servicios sociales modelos eficientes y eficaces, mediante tarifas diferenciales, con subsidios inversamente proporcionales a los salarios devengados por el usuario, procurando la optimización de esos recursos. Por lo tanto, las corporaciones deberán enviar a este ente de control las tarifas diferenciales dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la vigencia de la reglamentación que para el efecto expida el Gobierno Nacional, indicando la metodología del cálculo de las mismas.

2.5. Programas sociales complementarios.

2.5.1. Adulto mayor y población con discapacidad.

Se deberán constituir o continuar con programas estructurados e independientes, de manera que se tenga una población identificada a la cual se le reconozcan sus necesidades, determinando de esta manera el tipo de servicio que se le debe prestar: Sociales, psicológicos, especializados, entre otros, de tal forma que integre los servicios de recreación, turismo, capacitación, cultura, y salud.

Para facilitar la identificación y control de los recursos destinados a estos programas, las cajas deberán presentar anexo al presupuesto de ingresos y egresos, los referidos a cada programa en forma independiente.

Los trabajadores que hubieren acreditado vinculación durante 25 años o más al sistema de cajas y se encuentren pensionados tendrán derecho a los programas de capacitación, recreación y turismo social, a las tarifas más bajas de cada caja de compensación.

2.5.2. Atención integral a la niñez y jornadas escolares complementarias.

Las cajas deben continuar con el desarrollo de los programas de atención integral a la niñez de 0 a 6 años y jornadas escolares complementarias, informando para su registro en los dos primeros meses del año los respectivos programas.

2.5.3. Otros servicios sociales.

Es de gran importancia tener presente algunas modificaciones adicionales contempladas en la Ley 789 de 2002, respecto de algunos servicios sociales, así:

2.5.3.1. Salud.

Para efectos de la elaboración del presupuesto del programa de salud, las corporaciones deberán aplicar lo preceptuado en el artículo 65 de la Ley 633 sin perjuicio de la reglamentación que para el efecto expida la Superintendencia Nacional de Salud.

2.5.3.2. Nutrición y mercadeo.

Las cajas de compensación que se encuentren desarrollando actividades de mercadeo social en forma directa, y que presenten pérdida en sus operaciones, serán notificadas de manera individual sobre las medidas adoptadas por este ente de control y vigilancia, con base en los resultados del plan de ajuste aplicado en la vigencia de 2002.

2.5.3.3. Educación integral y continuada; capacitación y servicio bibliotecas.

Las corporaciones participarán con sus programas de educación en la política de revolución educativa que para el efecto señale el Gobierno Nacional.

2.5.3.4. Vivienda.

Continuarán desarrollando programas de vivienda de interés social para disminuir el déficit habitacional de los trabajadores afiliados de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente. Podrán ofrecer cuando se asocien, inviertan o participen en establecimientos de crédito préstamos para adquisición de vivienda, una vez el Gobierno Nacional expida la reglamentación para el efecto.

Las cajas de compensación familiar que tengan afiliados que residan en el sector rural deberán asignar subsidios, destinando para ello como mínimo, un porcentaje igual a lo que estos representan sobre el total de los afiliados, de conformidad con el Decreto 1042 de 2003.

2.5.3.5. Crédito de fomento para industrias familiares.

Se deberá continuar con los planes y programas establecidos actualmente y emprender los que se deriven de la reglamentación que en esta materia señale el Gobierno Nacional.

2.5.3.6. Microcrédito.

Dar cumplimiento al Decreto 2340 de 2003, en sus artículos 4º, 5º, 6º, y 7º, en la administración de los recursos del crédito en forma directa, que se rige por reglas allí establecidas las cuales se revisarán y aplicarán anualmente.

2.5.3.7. Recreación.

Los desempleados con vinculación anterior a estas entidades, tendrán derecho a programas de recreación y turismo, en las mismas condiciones que tenían como afiliados al momento de su retiro, durante 1 año a partir de su acreditación como desempleados y en la última caja en la que estuvieron afiliados.

Se reitera que las cajas de compensación familiar no deben generar resultados deficitarios en los programas abiertos al público, tales como mercadeo, salud y hotelería y turismo, a efecto de que cumpliendo su función social sean autocosteables.

Las directrices impartidas en circulares anteriores que no hayan sido modificadas por la Ley 789 de 2002 o sus reglamentarios, deberán observarse para la elaboración de los presupuestos y límite máximo de inversiones.

Una vez se expida en el mes de enero de 2004 la resolución que certifique el cuociente nacional y particular para cada una de las cajas de compensación familiar aplicable para el año 2004, dichas corporaciones deberán ajustar sus presupuestos para las transferencias al Fovis, Fosyga, Fonede y Fondo para la Atención Integral a la Niñez y Jornada Escolar Complementaria.

N. del D.: Esta circular va dirigida a consejos directivos, directores administrativos y revisores fiscales de las cajas de compensación familiar.

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