CIRCULAR EXTERNA 20 DE 2003 

(Diciembre 16)

Asunto: Modificaciones a la Circular Básica Jurídica (Circ. Externa 7/2003).

Esta superintendencia de acuerdo con sus facultades legales, modifica la Circular Básica Jurídica (Circ. Externa 7/2003), en las siguientes disposiciones:

1. Se efectúa la siguiente aclaración y ajuste al numeral 2º (definición legal), del capítulo primero (actividad financiera), del título segundo:

“El legislador definió expresamente lo que se entiende por actividad financiera del cooperativismo en el inciso cuarto del artículo 39 de la Ley 454 de 1998, que subrogó el artículo 99 de la Ley 79 de 1988.

“Según el inciso 4º del citado artículo 39 de la Ley 454 de 1998 “se entenderá como actividad financiera la captación de depósitos, a la vista o a término de asociados o de terceros para colocarlos nuevamente a través de préstamos, descuentos, anticipos u otras operaciones activas de crédito y, en general, el aprovechamiento o inversión de los recursos captados de los asociados o de terceros”.

“Dentro de los conceptos de depósitos a la vista y a término se encuentran comprendidas todas las operaciones pasivas desarrolladas por las entidades cooperativas que impliquen captación de ahorros de sus asociados o de terceros, independientemente de la denominación que se les dé o de la modalidad particular en que se efectúen.

“Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito supervisadas por la Supersolidaria solo pueden ejercer actividad financiera con sus asociados.

“En consecuencia, constituyen actividad financiera en los términos del artículo 39 de la Ley 454 de 1998, entre otras operaciones, la captación de ahorros bajo la modalidad de depósitos de ahorro a término (CDAT), depósitos de ahorro a la vista (cuentas de ahorro), el ahorro contractual o programado, los ahorros permanentes y cualesquiera otras modalidades de captación de depósitos de los asociados.

“Dentro de las operaciones activas, pasivas y neutras que realizan las citadas cooperativas vigiladas por esta superintendencia, se encuentran las siguientes:

“2.1. Operaciones activas: Son todas aquellas que suponen la colocación o disposición de recursos por parte de la entidad, o que tienen la virtud de colocar real o potencialmente a dicha organización en posición de acreedor. Es decir, son las concesiones u otorgamiento de crédito a sus asociados de sumas dinerarias bajo el compromiso de una restitución futura en la forma, plazo y condiciones pactadas de acuerdo con la ley. Dentro de las operaciones crediticias de mayor importancia, se destacan: el mutuo, los descuentos y la apertura de crédito.

“2.2. Operaciones pasivas: Son aquellas mediante las cuales, las entidades reciben recursos y disponibilidades de sus asociados, para aplicarlas y manejarlas de acuerdo con sus propios fines. Las más importantes son los depósitos de ahorro, los certificados de depósitos de ahorro a término (CDAT), los depósitos de ahorro contractual o programado y los depósitos de ahorro permanente.

2.3. Operaciones de servicios o neutras: Son aquellas que no implican ni la captación ni la colocación de recursos, sino como su nombre lo indica un servicio que presta la entidad por el cual cobra una remuneración. Dentro de esta categoría podemos ubicar las exigibilidades por servicio de recaudo.

“Los aportes no quedan comprendidos dentro de dichos conceptos, puesto que no integran el pasivo de la cooperativa sino que constituyen parte del patrimonio de la entidad. Por esta misma razón, debe resaltarse que no quedaron comprendidas dentro de esa nueva definición de la actividad financiera las operaciones de crédito realizadas por las cooperativas con sus asociados apoyadas únicamente en los aportes de los mismos ni las demás operaciones en las cuales no se presente la captación de ahorros de los asociados para su posterior colocación, inversión o aprovechamiento.

“Las cooperativas de crédito o también denominadas de aporte y crédito (es decir las que no captan ahorros de sus asociados pero les efectúan préstamos con base en sus aportes), por las razones antes expuestas, no ejercen actividad financiera en los términos del artículo 39 de la Ley 454 de 1998”.

2. Se suprime el subnumeral 4.2, del numeral 4º (Disposiciones generales), capítulo séptimo (Desmonte de la actividad financiera), título segundo.

3. Se modifica el inciso segundo, del numeral 1º. (Horarios básicos), capítulo noveno (régimen de horarios), título segundo, el cual quedará así:

“En todo caso, de esas 28 horas, los horarios que se establezcan deberán prestarse, como mínimo 15 horas semanales de atención entre las 8 a.m. y las 6 p.m”.

4. Se modifican los capítulos tercero (Consultas) y cuarto (Quejas por la deficiente prestación de los servicios de las entidades vigiladas o por violación de las normas que rigen su actividad), del título cuarto, los cuales quedarán así:

“CAPÍTULO TERCERO

Consultas

1. Procedencia. La Superintendencia de la Economía Solidaria resolverá las consultas, escritas o verbales, relacionadas con las funciones a su cargo, sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales.

“La presentación de una consulta deberá estar precedida por parte del consultante de una revisión en la página web de la entidad (www.supersolidaria.gov.co) sobre conceptos aplicables a la materia a tratar.

“En caso de que la consulta respectiva se refiera a aspectos ya resueltos en el sitio mencionado, el centro de atención al usuario o la oficina o área que reciba la consulta de la Superintendencia de la Economía Solidaria, informará de tal consideración al consultante. En dichos casos la consulta se entenderá resuelta.

“Con el fin de asegurar lo previsto en el presente numeral la Superintendencia de la Economía Solidaria dispondrá lo necesario para que los particulares interesados puedan consultar los documentos respectivos tanto en medio físico como a través de una base de datos constituida para tal efecto.

“En caso de que la consulta no se resuelva en los términos expuestos en el numeral anterior o que el asunto a consultar comprenda elementos nuevos no incluidos en el concepto publicado en la página web de la entidad, el consultante podrá dirigirse a la Superintendencia de la Economía Solidaria para formular una nueva consulta, caso en el cual se someterá a lo dispuesto en el capítulo primero del presente título.

“Los particulares podrán presentar consultas escritas a la Superintendencia de la Economía Solidaria a través de los órganos de administración o vigilancia de las mismas.

“La Superintendencia de la Economía Solidaria celebrará convenios con los consultorios jurídicos de las facultades de derecho y con las facultades de contaduría y/o ciencias económicas, con el fin de que se preste apoyo jurídico y contable a los particulares sobre materias propias de la economía solidaria.

2. Designación de funcionarios. El jefe de la dependencia respectiva designará a los empleados encargados de absolver las consultas verbales que se formulen ante la superintendencia.

3. Términos para la respuesta. Las consultas serán resueltas dentro los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de su radicación. Las respuestas a las mismas no comprometerán la responsabilidad de la Superintendencia de la Economía Solidaria, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

“CAPÍTULO CUARTO

“Quejas por deficiente prestación de los servicios de las entidades vigiladas o por violación de las normas que rigen su actividad.

1. Definición. Para efectos del presente capítulo, se entenderá como queja las peticiones respetuosas que se eleven ante esta entidad, por quienes acrediten un interés legítimo, relacionadas con:

“a) Presuntas violaciones a las normas cuyo cumplimiento se relaciona con las funciones de supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria, y

“b) Presuntas actuaciones de los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las entidades supervisadas, violatorias a disposiciones legales, estatutarias o reglamentarias, cuyo cumplimiento se relaciona con las funciones de supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

2. Presentación de quejas. En virtud de lo dispuesto en el artículo 40 de la Ley 79 de 1988 en concordancia con lo establecido en el artículo 58 de la Ley 454 de 1998, la presentación de quejas en relación con la actuación de los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las organizaciones de la economía solidaria, deberá surtirse ante el órgano de control social de la respectiva entidad.

3. Procedencia. Esta superintendencia, por intermedio de la delegatura para la supervisión de las organizaciones de la Economía Solidaria que adelantan actividad financiera o la delegatura para las organizaciones de economía solidaria con actividad real, según el ámbito de su competencia, resolverá las quejas que, habiendo sido presentadas ante los órganos de control social (juntas de vigilancia, comités de control social, juntas de control social) no hayan tenido respuesta por parte de dichos órganos o la respuesta respectiva no hubiere sido apropiada.

“La presentación de quejas en esos términos se entenderá como una petición de inicio de actuación administrativa y deberá cumplir con lo previsto en el capítulo primero del presente título y, en general, con la normatividad aplicable al debido ejercicio del derecho de petición.

“Adicionalmente, el quejoso deberá acreditar documentalmente la no atención apropiada de la queja por parte del órgano de control social respectivo (juntas de vigilancia, comités de control social, juntas de control social), para que la queja surta el trámite ante la Superintendencia de la Economía Solidaria. En caso de que no exista soporte documental, el quejoso deberá presentar un escrito en tal sentido. En caso de que no se satisfaga lo previsto en el presente inciso, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá rechazar la queja interpuesta.

4. Destinatarios. Las quejas se podrán presentar, contra las organizaciones de la economía solidaria supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria o contra los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia que se relacionen con:

“a) Presuntas violaciones a normas legales, estatutarias o reglamentarias, por cuyo cumplimiento deba velar la Superintendencia de la Economía Solidaria;

“b) La actividad de los titulares de los órganos de administración, control y vigilancia, en lo que concierne a la administración de las entidades vigiladas y al manejo de sus bienes.

5. Requisitos. Las quejas y reclamos que se formulen por escrito deberán presentarse con el lleno de los requisitos señalados en el numeral 2º del capítulo primero de este título para el ejercicio del derecho de petición, además de lo dispuesto en el inciso final del numeral 2º del presente capítulo.

“Adicionalmente, el quejoso, en todos los casos, deberá acreditar interés legítimo para presentar su queja.

“En caso de que el escrito de queja resulte incompleto, el funcionario encargado oficiará al interesado para que subsane las fallas, indicándole al peticionario lo que falta; si este insistiere en que se radique, se le recibirá la petición dejando constancia expresa de las advertencias que le fueron hechas.

“En el evento de que el escrito se presente personalmente, el funcionario podrá abstenerse de radicarlo hasta tanto no se cumplan los requisitos necesarios para su trámite.

6. Términos. El término para atender las quejas será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando, si es del caso, la fecha que se ha establecido para que la entidad contra la cual está dirigida la queja dé respuesta a la misma.

7. Trámite de las quejas. Recibida la queja por la delegatura para la supervisión de las organizaciones de la economía solidaria que adelantan actividad financiera o la delegatura para las organizaciones de economía solidaria con actividad real, o por el grupo que se designe, se procederá al traslado inmediato al respectivo órgano de control social (juntas de vigilancia, comités de control social, juntas de control social) con el fin de que informen a la correspondiente delegatura o grupo que se designe sobre su trámite.

“Acto seguido, una vez recibida la queja contra una organización de la economía solidaria vigilada, en los términos previstos en el presente capítulo, la dependencia competente le dará el traslado correspondiente al órgano de control social (juntas de vigilancia, comités de control social, juntas de control social) de dicha entidad si así lo estima pertinente, indicando el sentido y los puntos concretos sobre los cuales debe versar la respuesta y señalando, igualmente, el plazo dentro del cual se debe dar respuesta a la petición del quejoso.

“Dentro del plazo fijado para cada trámite en particular, la entidad vigilada deberá responder directamente y por escrito al quejoso en la forma señalada en este capítulo, suministrando la información y las explicaciones que juzgue pertinentes.

“La entidad respectiva deberá suministrar a la Superintendencia de la Economía Solidaria, las explicaciones que esta le hubiere solicitado, sin perjuicio de las instrucciones y procedimientos específicos que, en ejercicio de sus facultades y para cada situación en particular, esta autoridad administrativa considere preciso aplicar en relación con la queja y la respuesta.

“La respuesta de la entidad vigilada al quejoso, deberá ir fechada y con la dirección correcta. Además, deberá ser completa, clara, precisa y comprensible, contener la solución o aclaración de lo reclamado y los fundamentos legales, estatutarios o reglamentarios que soporten la posición de la entidad, junto con los documentos que, de acuerdo con las circunstancias, se estimen apropiados para respaldar las afirmaciones o conclusiones sostenidas por la entidad.

“El plazo a que se hace referencia en el numeral anterior se entenderá incumplido o desatendido cuando quiera que la respuesta a la queja o a la solicitud de explicaciones se hubiere producido fuera del mismo, o se hubiere recibido incompleta, o cuando no hubiere sido recibida sin justificación alguna.

“Cuando la queja sea presentada directamente a la entidad vigilada, esta asumirá la responsabilidad de evacuarla en forma satisfactoria y de acuerdo con sus reglamentos internos. Sin embargo, la Superintendencia de la Economía Solidaria se reserva el derecho de revisar la actuación de cualquier institución ante la cual se haya presentado una queja, y de constatar si la misma fue resuelta en cumplimiento de las normas que regulan su actividad y bajo la observancia de los principios de adecuada prestación del servicio y de información necesaria al usuario.

“En caso de que la queja se formule verbalmente, se aplicará lo dispuesto en el numeral 7º del capítulo primero del presente título.

“La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá ordenar a la entidad vigilada que adopte las medidas pertinentes para corregir o subsanar los hechos que dieron lugar a la queja; o si hay mérito para ello, adelantar el procedimiento administrativo correspondiente dirigido a la evaluación de la aplicación de una sanción administrativa”.

5. Se modifica el numeral 1º. (Registro de libros en las cámaras de comercio), del capítulo primero, título quinto, el cual quedará así:

“1. Registro de libros en las cámaras de comercio

“Las entidades solidarias supervisadas deberán registrar en las cámaras de comercio de su domicilio principal, los siguientes libros de carácter obligatorio:

“— Libro diario.

“— Libro mayor y balances.

“— Libro de inventarios y balances.

“— Libro de actas de asamblea general.

“— Libro de actas de consejo de administración o junta directiva u órgano equivalente en las demás entidades solidarias.

“— Libro de registro social”.

6. Se modifica el subnumeral 3.1. (Documentos requeridos para solicitar la autorización para la fusión de entidades bajo la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria), del numeral 3º, capítulo segundo, título quinto, el cual quedará así:

3.1. Documentos requeridos para solicitar la autorización para la fusión de entidades bajo la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

“Para efectos de solicitar la autorización para la fusión de entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria se deberán allegar, en original y copia, los siguientes documentos:

“a) Solicitud de autorización para la fusión y para que se ordene la cancelación de las personalidades jurídicas de las asociaciones que se fusionan, dirigida al Superintendente de la Economía Solidaria, suscrita por los representantes legales con indicación del documento de identificación, lugar de expedición y dirección para notificaciones;

“b) Copias de las actas de las asambleas de las entidades que se van a fusionar, debidamente aprobadas, acompañadas de los documentos que soporten en legal forma la convocatoria y el quórum y la aprobación del compromiso de la fusión;

“c) Copia del proyecto de compromiso de la fusión, de conformidad con el artículo 173 del Código de Comercio.

“El compromiso de fusión se efectuará y dará a conocer a los asociados con la antelación que fije el estatuto a la realización de las asambleas, el cual, deberá contener:

“1. Los motivos de la proyectada fusión y las condiciones en que se realizará.

“2. Los datos y cifras tomados de los libros de contabilidad de las entidades interesadas, que hubieran servido de base para establecer las condiciones en que se realizará la fusión.

“3. La discriminación de los activos y pasivos de la entidad o entidades que serán fusionadas, y de la nueva.

“4. Copias certificadas de los balances generales de las entidades participantes;

“d) Estados financieros de los últimos tres años, de cada una de las entidades que se fusionan, debidamente certificados y dictaminados;

“e) Copia del aviso de prensa publicado en un diario de amplia circulación nacional o regional según el ámbito de operación de la entidad, en el cual se anuncia la aprobación del compromiso de fusión;

“f) Certificados de existencia y representación legal expedidos por la cámara de comercio o por la entidad competente de las entidades que participan en la fusión;

“g) Fotocopia de la tarjeta profesional, certificado de inscripción y antecedentes disciplinarios del revisor fiscal principal y suplente vigentes, de cada una de las entidades participantes, expedidos por la Junta Central de Contadores;

“h) Listados detallados de la cartera clasificada con fechas de vencimiento de las obligaciones, cuentas por pagar y de los créditos otorgados a los miembros de los órganos de administración, vigilancia y control.

“En todo caso, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá solicitar, según considere pertinente, otros documentos para efectuar el estudio.

“Una vez autorizada la fusión, se deberá convocar a asamblea general de constitución de la nueva entidad y se deben remitir a esta superintendencia, en un término no mayor a 30 días, la respectiva acta de constitución acompañada del certificado de existencia y representación legal expedido por la correspondiente cámara de comercio, la cual, deberá incluir, entre otros, el nombramiento de los órganos de administración, control y vigilancia y la aprobación del balance general de la nueva entidad, así como los estatutos de la misma debidamente aprobados, para el control de legalidad”.

7. Se adiciona el literal d), al numeral 1º (Quiénes tienen este carácter) y se modifica el numeral 4º (Conductas punibles), del capítulo cuarto (Administradores), título quinto, los cuales quedarán así:

1. Quiénes tienen este carácter.

“Por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, esta superintendencia, interpretando lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley 222 de 1995 (Código de Comercio) y algunos conceptos de la doctrina, especialmente, de la Superintendencia de Sociedades, ha considerado que tienen el carácter de “administradores” o “directores” en las entidades supervisadas, las siguientes personas:

“a) Los representantes legales;

“b) Los liquidadores o agentes especiales;

“c) Los miembros de los consejos de administración, de la junta directiva o del órgano equivalente en las demás entidades solidarias;

“d) Los miembros de los comités (de crédito, de educación, entre otros) que tengan facultades administrativas y tomen decisiones.

“En consecuencia, los miembros de los órganos de control social de las entidades solidarias supervisadas, por ejemplo, los de la junta de vigilancia o del comité de control social, regidos por los principios de “autogestión” y “autocontrol” previstos en el artículo 7º de la Ley 454 de 1998, no son “administradores” o “directivos de dichas entidades".

4. Conductas punibles.

“Los directores (administradores), miembros de las juntas de vigilancia, revisores fiscales o empleados de las entidades supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, también pueden ser sujetos de las conductas punibles descritas en los artículos 314, 315, 316 y 317 de la Ley 599 de 2000 (Código Penal)”.

8. Se modifican los subnumerales 2.2.1 (Pagos), 2.2.4 (Recursos) y 2.2.5 (Presupuesto) del capítulo decimosegundo (Pautas para la utilización y reglamentación del fondo de solidaridad), título quinto, los cuales quedarán así:

2.2.1. Pagos que pueden sufragarse con cargo al fondo de solidaridad.

“A manera enunciativa, pueden señalarse las siguientes actividades para las cuales se justifica hacer uso de los recursos del fondo de solidaridad:

“a) Auxiliar a los asociados de la cooperativa en caso de calamidad doméstica;

“b) Atención de servicios médicos, hospitalarios y quirúrgicos para el asociado o sus familiares en el parentesco señalado en los estatutos o reglamentos de la organización solidaria, cuando carezcan de servicios de protección obligatoria o no haya sido posible su utilización o el cubrimiento del ciento por ciento (100%) de los pagos en que deba incurrir;

“c) Adquirir mausoleos, osarios o lotes en parques cementerios, destinados a facilitarlos a los asociados o trabajadores mediante diversas modalidades;

“d) Cancelación total o parcial de planes de protección de servicios médicos prepagados, servicios funerarios y exequiales, o servicios médicos y hospitalarios, así como demás protecciones similares;

“e) Contribuciones y obras para lograr un desarrollo sostenible de la comunidad, de conformidad con las políticas generales aprobadas por el órgano competente de la organización solidaria;

“f) Contribuir con donaciones esporádicas y ocasionales frente a calamidades de sus trabajadores o a hechos que generen catástrofes o perjuicios colectivos en el entorno de la entidad;

“g) Pagos con destino a la “educación formal”, en los términos previstos en la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

“Los órganos de control tales como la junta de vigilancia y órganos equivalentes en las entidades solidarias y el revisor fiscal deberán velar por el buen uso de los recursos de los fondos de solidaridad, dejando para el efecto constancia documentaria sobre su gestión, la cual deberá reposar en la entidad y permanecer a disposición de esta superintendencia, quien supervisará los desembolsos realizados con cargo a este fondo social y el buen manejo y la utilización de dichos recursos. En caso de encontrarse una indebida utilización de tales recursos, los órganos de administración, control y vigilancia quedarán sujetos a las sanciones previstas en los numerales 6º y 7º del artículo 36 de la Ley 454 de 1998”.

2.2.4. Recursos con los cuales se conformará el fondo de solidaridad.

“El fondo de solidaridad se podrá conformar con los siguientes recursos:

“a) Con el porcentaje de los excedentes que destine para tal fin la asamblea general o el órgano de administración competente, el cual, por disposición legal no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) de los mismos en el caso de las cooperativas, organismos de segundo y tercer grados, administraciones cooperativas e instituciones auxiliares constituidas bajo la forma jurídica cooperativa;

“b) Con el producto de programas o eventos especiales que se realicen para obtener ingresos para el fondo de solidaridad;

“c) Con las contribuciones de los asociados que en forma obligatoria o voluntaria se establezcan para incrementar este fondo;

“d) Con las donaciones y auxilios que se realicen por personas naturales o jurídicas con destino al incremento del fondo de solidaridad;

“e) Con los demás recursos económicos que en forma oportuna y necesaria apropie el órgano de administración competente, con destino al fondo de solidaridad“.

2.2.5. Presupuesto del fondo de solidaridad.

“El órgano de administración determinado por el estatuto para orientar y coordinar las actividades del fondo de solidaridad, deberá elaborar cada año un plan o programa de las referidas actividades con su correspondiente presupuesto, en el cual se incluirá la utilización del fondo de solidaridad.

“De conformidad con el artículo 56 de la Ley 79 de 1988, debe tenerse en cuenta que las entidades del sector solidario pueden prever en sus presupuestos y registrar en la contabilidad, incrementos progresivos a los fondos sociales únicamente creados por decisión de la asamblea general”.

9. Se modifican los subnumerales 2.2.1 (Recursos), 2.2.2 (Pagos) y 2.2.3 (Presupuesto) del capítulo decimotercero (Pautas para la utilización y reglamentación del fondo de educación), título quinto, los cuales quedarán así:

2.2.1. Recursos con los cuales se conformará el fondo de educación.

“El fondo de educación se podrá conformar con los siguientes recursos:

“a) Con el porcentaje de los excedentes cooperativos que destine para tal fin la asamblea general o el órgano de administración competente, el cual, por disposición legal no podrá ser inferior al veinte por ciento (20%) de los mismos en el caso de las cooperativas, precooperativas, organismos cooperativos de segundo y tercer grados, administraciones públicas cooperativas e instituciones auxiliares constituidas bajo la forma jurídica cooperativa o con el porcentaje establecido en el estatuto para el fondo de educación en las asociaciones mutuales o si se crea un fondo de educación en un organismo solidario no cooperativo de segundo o tercer grado, en una institución auxiliar que no adopte la forma jurídica cooperativa, en un fondo de empleados u otra entidad de la economía solidaria supervisada, en la forma y porcentaje que dispongan los estatutos o la asamblea general;

“b) Con el producto de programas o eventos especiales que se realicen para obtener ingresos para el fondo de educación;

“c) Con las contribuciones de los asociados que en forma obligatoria o voluntaria se establezcan para incrementar este fondo;

“d) Con las donaciones y auxilios que se realicen por personas naturales o jurídicas con destino al incremento del fondo de educación;

“e) Con los demás recursos económicos que en forma oportuna y necesaria apropie el órgano de administración competente con destino al fondo de educación“.

2.2.2. Pagos que pueden ser sufragados con cargo al fondo de educación.

“De conformidad con lo expuesto en la ley y en los términos establecidos en el punto 5 de la citada Directiva Conjunta 31 del 7 de julio de 2000 del Ministerio de Educación Nacional y el Dansocial, los ámbitos que comprende la educación solidaria, se concretarán en las siguientes actividades:

“a) Cursos presenciales o a distancia, conferencias, mesas redondas, paneles, seminarios, talleres y demás eventos colectivos que tengan por objetivo predominante la formación o capacitación teórica y práctica de los asistentes a dichos eventos;

“b) Elaboración o compra de folletos, cartillas, libros, boletines, carteleras y demás publicaciones impresas que tengan por objetivo la formación y capacitación de sus lectores;

“c) Elaboración o compra de medios audiovisuales, tales como cintas magnéticas de grabación, películas, discos, software académicos, cuyos contenidos tengan por objetivo la formación y capacitación de sus usuarios, y la creación de página web destinada a la capacitación sobre el tema de educación;

“d) Investigaciones efectuadas con medios técnicos y científicos y personal idóneo, que permitan el desarrollo de los fines educativos estatutarios consagrados por la entidad solidaria o que contribuyan a la actividad económica relacionada con el respectivo organismo solidario, siempre que se ajusten a los principios y filosofía del sector solidario;

“e) Adquisición de bienes muebles que tengan por objeto principal dotar a las entidades de los medios o instalaciones adecuadas para adelantar las actividades de educación. En este evento el presupuesto debe diferenciar claramente las partidas que implican gasto de las que constituyen inversión, existiendo un sano equilibrio entre las mismas de acuerdo con las necesidades particulares propias de cada entidad y el monto de los recursos destinados a la educación;

“f) Pagos con destino a la “educación formal”, en los términos previstos en la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

“Los órganos de control tales como la junta de vigilancia y órganos equivalentes en las entidades solidarias y el revisor fiscal deberán velar por el buen uso de los recursos de los fondos de educación, dejando para el efecto constancia documentaria sobre su gestión, la cual deberá reposar en la entidad y permanecer a disposición de esta superintendencia, quien supervisará los desembolsos realizados con cargo a este fondo social y el buen manejo y la utilización de dichos recursos. En caso de encontrarse una indebida utilización de tales recursos, los órganos de administración, control y vigilancia quedarán sujetos a las sanciones previstas en los numerales 6º y 7º del artículo 36 de la Ley 454 de 1998”.

“2.2.3. Presupuesto del fondo de educación

“El comité de educación u órgano de administración determinado por el estatuto para orientar y coordinar las actividades de educación solidaria, deberá elaborar cada año un plan o programa de las referidas actividades con su correspondiente presupuesto, en el cual se incluirá la utilización del fondo de educación.

“De conformidad con el artículo 56 de la Ley 79 de 1988, debe tenerse en cuenta que las entidades del sector solidario pueden prever en sus presupuestos y registrar en la contabilidad, incrementos progresivos a los fondos sociales únicamente creados por decisión de la asamblea general“.

10. Se modifica el subnumeral 5.2, del numeral 5º. (Del pago de obligaciones), del capítulo decimoséptimo, título quinto, el cual quedará así:

“5.2. De conformidad con la legislación vigente, especialmente, del artículo 120 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 36 de la Ley 50 de 1990, establecida la masa de liquidación, y una vez atendido el pago de la no masa, deberá procederse al pago de acuerdo con el siguiente orden de prioridades:

“a) Salarios, compensaciones en las cooperativas de trabajo asociado y prestaciones sociales ciertos y ya causados al momento de la disolución;

“b) Gastos de liquidación;

“c) Obligaciones fiscales;

“d) Créditos hipotecarios y prendarios;

“e) Obligaciones con terceros;

“f) Aportes de los asociados”.

11. Se adicionan las expresiones “al momento de contraer la obligación“ y “o lo hayan sido al momento de contraer la obligación” contenidas en el penúltimo párrafo del numeral 4º y en el último párrafo del numeral 5º, respectivamente, de la Circular Externa Interpretativa 7 del 23 de octubre de 2001 de esta superintendencia (Ilegalidad de los embargos de pensiones de obligaciones adquiridas por deudores de cooperativas que no son asociados de las mismas), la cual se encuentra señalada en el título sexto e incorporada como anexo de la Circular Básica Jurídica, así:

Como se desprende de las normas anteriores, interpretadas sistemáticamente y de acuerdo con el espíritu del legislador, estas deducciones a favor de las cooperativas o el embargo de pensiones de los deudores de cooperativas, solo operan en relación con deudas de sus propios asociados, con ocasión de actos cooperativos. Por lo tanto, en concepto de esta superintendencia, se hace indispensable que la cooperativa demandante que pretenda hacer efectiva a través de un proceso ante la justicia ordinaria medidas cautelares como la de embargo de pensiones hasta el monto máximo permitido por la ley, acredite la calidad de asociado del deudor, al momento de contraer la obligación, así como, desde luego, la de ser una cooperativa legalmente constituida, debidamente registrada en la cámara de comercio de su domicilio principal”.

“En conclusión, de acuerdo con las anteriores consideraciones, esta superintendencia no encuentra ajustado a la ley el embargo de pensiones de deudores de cooperativas u otras organizaciones del sector que no sean asociados de las mismas, o lo hayan sido al momento de contraer la obligación, o cuyo vínculo sea simplemente el de cancelar aportes sin que puedan ejercer sus derechos como asociados. En tal virtud, adelantará las investigaciones e impondrá las sanciones administrativas del caso cuando se haga uso indebido de las prerrogativas otorgadas por la ley a las entidades vigiladas, sin perjuicio de la competencia que corresponda a otras autoridades”.

La presente circular externa rige a partir de la fecha de su publicación, complementa y modifica las disposiciones citadas de la Circular Externa 7 de 2003 (Circular Básica Jurídica) y, por tanto, se incorporan y reemplazan las páginas 6, 7, 22, 23, 28, 29, 79, 80, 81, 82, 88, 89, 90, 93, 94, 95, 96, 98, 99, 100, 130, 131, 133, 134, 149 y 150 que se anexan.

TÍTULO SEGUNDO

De las entidades cooperativas supervisadas que ejercen la actividad financiera

CAPÍTULO PRIMERO

Actividad financiera

1. Autorización previa.

La actividad financiera y demás actividades señaladas en el artículo 335 de la Constitución Nacional, solo pueden ser ejercidas previa autorización del Estado.

2. Definición legal.

El legislador definió expresamente lo que se entiende por actividad financiera del cooperativismo en el inciso cuarto del artículo 39 de la Ley 454 de 1998, que subrogó el artículo 99 de la Ley 79 de 1988.

Según el inciso 4º del citado artículo 39 de la Ley 454 de 1998 “se entenderá como actividad financiera la captación de depósitos, a la vista o a término de asociados o de terceros para colocarlos nuevamente a través de préstamos, descuentos, anticipos u otras operaciones activas de crédito y, en general, el aprovechamiento o inversión de los recursos captados de los asociados o de terceros”.

Dentro de los conceptos de depósitos a la vista y a término se encuentran comprendidas todas las operaciones pasivas desarrolladas por las entidades cooperativas que impliquen captación de ahorros de sus asociados o de terceros, independientemente de la denominación que se les dé o de la modalidad particular en que se efectúen.

Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito supervisadas por la Supersolidaria solo pueden ejercer actividad financiera con sus asociados.

En consecuencia, constituyen actividad financiera en los términos del artículo 39 de la Ley 454 de 1998, entre otras operaciones, la captación de ahorros bajo la modalidad de depósitos de ahorro a término (CDAT), depósitos de ahorro a la vista (cuentas de ahorro), el ahorro contractual o programado, los ahorros permanentes y cualesquiera otras modalidades de captación de depósitos de los asociados.

Dentro de las operaciones activas, pasivas y neutras que realizan las citadas cooperativas vigiladas por esta superintendencia, se encuentran las siguientes:

2.1. Operaciones activas: Son todas aquellas que suponen la colocación o disposición de recursos por parte de la entidad, o que tienen la virtud de colocar real o potencialmente a dicha organización en posición de acreedor. Es decir, son las concesiones u otorgamiento de crédito a sus asociados de sumas dinerarias bajo el compromiso de una restitución futura en la forma, plazo y condiciones pactadas de acuerdo con la ley. Dentro de las operaciones crediticias de mayor importancia, se destacan: el mutuo, los descuentos y la apertura de crédito.

2.2. Operaciones pasivas: Son aquellas mediante las cuales, las entidades reciben recursos y disponibilidades de sus asociados, para aplicarlas y manejarlas de acuerdo con sus propios fines. Las más importantes son los depósitos de ahorro, los certificados de depósitos de ahorro a término (CDAT), los depósitos de ahorro contractual o programado y los depósitos de ahorro permanente.

2.3. Operaciones de servicios o neutras: Son aquellas que no implican ni la captación ni la colocación de recursos, sino como su nombre lo indica un servicio que presta la entidad por el cual cobra una remuneración. Dentro de esta categoría podemos ubicar las exigibilidades por servicio de recaudo.

Los aportes no quedan comprendidos dentro de dichos conceptos, puesto que no integran el pasivo de la cooperativa sino que constituyen parte del patrimonio de la entidad. Por esta misma razón, debe resaltarse que no quedaron comprendidas dentro de esa nueva definición de la actividad financiera las operaciones de crédito realizadas por las cooperativas con sus asociados apoyadas únicamente en los aportes de los mismos ni las demás operaciones en las cuales no se presente la captación de ahorros de los asociados para su posterior colocación, inversión o aprovechamiento.

Las cooperativas de crédito o también denominadas de aporte y crédito (es decir las que no captan ahorros de sus asociados pero les efectúan préstamos con base en sus aportes), por las razones antes expuestas, no ejercen actividad financiera en los términos del artículo 39 de la Ley 454 de 1998.

e) Certificación del revisor fiscal, con número de tarjeta profesional, en donde conste que la cooperativa no tiene saldos por concepto de captación de depósitos de ahorro bajo ninguna modalidad.

3.2. Las cooperativas que a la fecha no hayan realizado la reforma estatutaria y que no tengan captados depósitos de ahorro, podrán solicitar el desmonte de la actividad financiera mediante petición suscrita conjuntamente por el representante legal y el presidente del consejo de administración, adjuntando los documentos a que se refieren los literales a), d) y e) del anterior subnumeral 3.1, comprometiéndose a realizar la reforma estatutaria en la siguiente asamblea general ordinaria o extraordinaria. La Superintendencia de la Economía Solidaria autorizará el desmonte condicionado al cumplimiento de este requisito.

3.3. Para el caso de las cooperativas respecto de las cuales esta superintendencia ha verificado que no ejercen actividad financiera, con base en los estados financieros y contando con una certificación del revisor fiscal en este sentido, pero que la tienen consagrada en los estatutos y no han solicitado la autorización para su ejercicio o para su desmonte, esta superintendencia ordenará la reforma estatutaria encaminada a la supresión de la actividad financiera, la cual debe realizarse en la siguiente asamblea general ordinaria o extraordinaria.

3.4. Para los casos contemplados en los dos subnumerales anteriores, hasta tanto la reforma de estatutos se efectúe, los artículos que se refieran a la actividad financiera serán inaplicables por la cooperativa respectiva.

4. Disposiciones generales.

4.1. Además de los documentos que se relacionan en los numerales anteriores, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá solicitar, en cada caso, toda la información que considere pertinente.

4.2. Cumplidos los requisitos para el desmonte o comprobada la circunstancia prevista en el subnumeral 3.3 de este capítulo, el superintendente delegado para la supervisión de las organizaciones de la economía solidaria con actividad financiera expedirá el acto administrativo correspondiente y remitirá el expediente respectivo a la delegatura para las organizaciones de la economía solidaria con actividad real o al organismo competente, según sea el caso.

4.3. En lo sucesivo, las cooperativas solo podrán incluir en sus estatutos el ejercicio de la actividad financiera cuando efectivamente se propongan realizarla, para lo cual deberán solicitar inmediatamente la autorización correspondiente a esta entidad.

4.4. Respecto de las cooperativas que se encuentran ejerciendo la actividad financiera y no han solicitado la autorización exigida por la ley, la Superintendencia de la Economía Solidaria adelantará las investigaciones e impondrá las sanciones que correspondan.

4.5. La reforma de estatutos que contenga el desmonte de la actividad financiera se inscribirá en la cámara de comercio con posterioridad a la expedición del acto administrativo que autorice el desmonte.

4.6. Las empresas de servicios de administraciones públicas cooperativas y las precooperativas, así como las demás entidades supervisadas no autorizadas por la ley en ningún evento para captar depósitos de ahorro, están obligadas a modificar sus estatutos eliminando la expresión “ahorro” y las demás actividades que conlleven el ejercicio de tal actividad, cuando así se tenga estipulado. Dicha reforma deberá realizarse en la próxima asamblea general ordinaria o extraordinaria a partir de la expedición de la presente circular.

Únicamente en tales casos, no será necesaria la autorización de desmonte de esta superintendencia y, por lo tanto, para efectos de todas las inscripciones en las cámaras de comercio no se requerirá del acto administrativo expedido en este sentido.

Sin perjuicio de la reforma estatutaria que debe realizarse y hasta tanto la misma se efectúe, los artículos que contemplen tal actividad serán inaplicables por las entidades respectivas.

CAPÍTULO NOVENO

Régimen de horarios

Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, deben someterse en cuestión de horarios de atención de sus asociados y al público, a las siguientes pautas generales:

1. Horarios básicos. Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, prestarán el servicio a los asociados y al público dentro de los horarios que internamente se establezcan en la entidad, con un mínimo de 28 horas hábiles semanales.

En todo caso, de esas 28 horas, los horarios que se establezcan deberán prestarse, como mínimo 15 horas semanales de atención entre las 8 a.m. y las 6 p.m.

La implantación de los horarios básicos, así como su modificación, deberá ser informada a la Superintendencia de la Economía Solidaria. El primero de los casos, dentro de los 30 días siguientes a la vigencia de la presente circular y el segundo, con una antelación de 10 días hábiles.

2. Horarios adicionales o extendidos. Las cooperativas supervisadas que ejercen actividad financiera podrán establecer horarios adicionales o extendidos, sin aviso previo a esta superintendencia.

No obstante, las operaciones que se realicen en horarios adicionales o extendidos, podrán ser contabilizadas a más tardar el día hábil siguiente a aquel en que se lleven a cabo. De esta circunstancia serán informados los asociados.

3. Horarios reducidos. La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá autorizar la prestación del servicio, en algunas oficinas, con un mínimo de horas inferior a 28 semanales. Para tales efectos, la cooperativa interesada deberá solicitar la autorización justificando su petición.

4. Cierres especiales. La prestación del servicio se podrá suspender temporalmente en los siguientes eventos:

a) Por motivos de fuerza mayor o caso fortuito, y festividades o eventos reconocidos nacionalmente en diferentes regiones, sin autorización previa de esta superintendencia. En el último evento bastará con que se avise a los asociados y al público de manera clara y precisa los días de no prestación del servicio, mediante avisos visibles en un tamaño no menor de medio pliego colocados en las oficinas de la entidad con un mínimo de 5 días hábiles de antelación. Así mismo, deberán comunicarse a esta superintendencia mediante relación mensual, las festividades autorizadas para el mes inmediatamente siguiente incluyendo los cierres ocasionados por fuerza mayor o caso fortuito del mes anterior;

b) El último día hábil de cada año calendario no se prestará servicio. El día hábil anterior se podrá optar por restringir la prestación del servicio de acuerdo con lo establecido en el horario habitual de fin de mes. Si el 24 de diciembre es día hábil, podrá no prestarse el servicio.

5. Publicidad. Los horarios básicos y los extendidos o adicionales, deberán ser informados a los asociados y al público en general mediante avisos fijados en la puerta de acceso. Cualquier variación de los mismos, así como el cierre de fin de año, serán comunicados también por aviso colocado con 10 días hábiles de antelación, con las condiciones de tamaño establecidas en el literal a) del numeral anterior.

6. Sanciones. El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente capítulo, darán lugar a la aplicación de las sanciones previstas en la Ley 454 de 1998.

CAPÍTULO TERCERO-Consultas

1. Procedencia. La Superintendencia de la Economía Solidaria resolverá las consultas, escritas o verbales, relacionadas con las funciones a su cargo, sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales.

La presentación de una consulta deberá estar precedida por parte del consultante de una revisión en la página web de la entidad (www.supersolidaria.gov.co) sobre conceptos aplicables a la materia a tratar.

En caso de que la consulta respectiva se refiera a aspectos ya resueltos en el sitio mencionado, el centro de atención al usuario o la oficina o área que reciba la consulta de la Superintendencia de la Economía Solidaria, informará de tal consideración al consultante. En dichos casos la consulta se entenderá resuelta.

Con el fin de asegurar lo previsto en el presente numeral la Superintendencia de la Economía Solidaria dispondrá lo necesario para que los particulares interesados puedan consultar los documentos respectivos tanto en medio físico como a través de una base de datos constituida para tal efecto.

En caso de que la consulta no se resuelva en los términos expuestos en el numeral anterior o que el asunto a consultar comprenda elementos nuevos no incluidos en el concepto publicado en la página web de la entidad, el consultante podrá dirigirse a la Superintendencia de la Economía Solidaria para formular una nueva consulta, caso en el cual se someterá a lo dispuesto en el capítulo primero del presente título.

Los particulares podrán presentar consultas escritas a la Superintendencia de la Economía Solidaria a través de los órganos de administración o vigilancia de las mismas.

La Superintendencia de la Economía Solidaria celebrará convenios con los consultorios jurídicos de las facultades de derecho y con las facultades de contaduría y/o ciencias económicas, con el fin de que se preste apoyo jurídico y contable a los particulares sobre materias propias de la economía solidaria.

2. Designación de funcionarios. El jefe de la dependencia respectiva designará a los empleados encargados de absolver las consultas verbales que se formulen ante la superintendencia.

3. Términos para la respuesta. Las consultas serán resueltas dentro los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de su radicación. Las respuestas a las mismas no comprometerán la responsabilidad de la Superintendencia de la Economía Solidaria, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

CAPÍTULO CUARTO

Quejas por deficiente prestación de los servicios de las entidades vigiladas o por violación de las normas que rigen su actividad

1. Definición. Para efectos del presente capítulo, se entenderá como queja las peticiones respetuosas que se eleven ante esta entidad, por quienes acrediten un interés legítimo, relacionadas con:

a) Presuntas violaciones a las normas cuyo cumplimiento se relaciona con las funciones de supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria, y

b) Presuntas actuaciones de los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las entidades supervisadas, violatorias a disposiciones legales, estatutarias o reglamentarias, cuyo cumplimiento se relaciona con las funciones de supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

2. Presentación de quejas. En virtud de lo dispuesto en el artículo 40 de la Ley 79 de 1988 en concordancia con lo establecido en el artículo 58 de la Ley 454 de 1998, la presentación de quejas en relación con la actuación de los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las organizaciones de la economía solidaria, deberá surtirse ante el órgano de control social de la respectiva entidad.

3. Procedencia. Esta superintendencia, por intermedio de la delegatura para la supervisión de las organizaciones de la economía solidaria que adelantan actividad financiera o la delegatura para las organizaciones de economía solidaria con actividad real, según el ámbito de su competencia, resolverá las quejas que, habiendo sido presentadas ante los órganos de control social (juntas de vigilancia, comités de control social, juntas de control social) no hayan tenido respuesta por parte de dichos órganos o la respuesta respectiva no hubiere sido apropiada.

La presentación de quejas en esos términos se entenderá como una petición de inicio de actuación administrativa y deberá cumplir con lo previsto en el capítulo primero del presente título y, en general, con la normatividad aplicable al debido ejercicio del derecho de petición.

Adicionalmente, el quejoso deberá acreditar documentalmente la no atención apropiada de la queja por parte del órgano de control social respectivo (juntas de vigilancia, comités de control social, juntas de control social), para que la queja surta el trámite ante la Superintendencia de la Economía Solidaria. En caso de que no exista soporte documental, el quejoso deberá presentar un escrito en tal sentido. En caso de que no se satisfaga lo previsto en el presente inciso, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá rechazar la queja interpuesta.

4. Destinatarios. Las quejas se podrán presentar, contra las organizaciones de la economía solidaria supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria o contra los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia que se relacionen con:

a) Presuntas violaciones a normas legales, estatutarias o reglamentarias, por cuyo cumplimiento deba velar la Superintendencia de la Economía Solidaria;

b) La actividad de los titulares de los órganos de administración, control y vigilancia, en lo que concierne a la administración de las entidades vigiladas y al manejo de sus bienes.

5. Requisitos. Las quejas y reclamos que se formulen por escrito deberán presentarse con el lleno de los requisitos señalados en el numeral 2º del capítulo primero de este título para el ejercicio del derecho de petición, además de lo dispuesto en el inciso final del numeral 2º del presente capítulo.

Adicionalmente, el quejoso, en todos los casos, deberá acreditar interés legítimo para presentar su queja.

En caso de que el escrito de queja resulte incompleto, el funcionario encargado oficiará al interesado para que subsane las fallas, indicándole al peticionario lo que falta; si este insistiere en que se radique, se le recibirá la petición dejando constancia expresa de las advertencias que le fueron hechas.

En el evento de que el escrito se presente personalmente, el funcionario podrá abstenerse de radicarlo hasta tanto se cumplan los requisitos necesarios para su trámite.

6. Términos. El término para atender las quejas será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando, si es del caso, la fecha que se ha establecido para que la entidad contra la cual está dirigida la queja dé respuesta a la misma.

7. Trámite de las quejas. Recibida la queja por la delegatura para la supervisión de las organizaciones de la economía solidaria que adelantan actividad financiera o la delegatura para las organizaciones de economía solidaria con actividad real, o por el grupo que se designe, se procederá al traslado inmediato al respectivo órgano de control social (juntas de vigilancia, comités de control social, juntas de control social) con el fin de que informen a la correspondiente delegatura o el grupo que se designe sobre su trámite.

Acto seguido, una vez recibida la queja contra una organización de la economía solidaria vigilada, en los términos previstos en el presente capítulo, la dependencia competente le dará el traslado correspondiente al órgano de control social (juntas de vigilancia, comités de control social, juntas de control social) de dicha entidad si así lo estima pertinente, indicando el sentido y los puntos concretos sobre los cuales debe versar la respuesta y señalando, igualmente, el plazo dentro del cual se debe dar respuesta a la petición del quejoso.

Dentro del plazo fijado para cada trámite en particular, la entidad vigilada deberá responder directamente y por escrito al quejoso en la forma señalada en este capítulo, suministrando la información y las explicaciones que juzgue pertinentes.

La entidad respectiva deberá suministrar a la Superintendencia de la Economía Solidaria, las explicaciones que esta le hubiere solicitado, sin perjuicio de las instrucciones y procedimientos específicos que, en ejercicio de sus facultades y para cada situación en particular, esta autoridad administrativa considere preciso aplicar en relación con la queja y la respuesta.

La respuesta de la entidad vigilada al quejoso, deberá ir fechada y con la dirección correcta. Además, deberá ser completa, clara, precisa y comprensible, contener la solución o aclaración de lo reclamado y los fundamentos legales, estatutarios o reglamentarios que soporten la posición de la entidad, junto con los documentos que, de acuerdo con las circunstancias, se estimen apropiados para respaldar las afirmaciones o conclusiones sostenidas por la entidad.

El plazo a que se hace referencia en el numeral anterior se entenderá incumplido o desatendido cuando quiera que la respuesta a la queja o a la solicitud de explicaciones se hubiere producido fuera del mismo, o se hubiere recibido incompleta, o cuando no hubiere sido recibida sin justificación alguna.

Cuando la queja sea presentada directamente a la entidad vigilada, esta asumirá la responsabilidad de evacuarla en forma satisfactoria y de acuerdo con sus reglamentos internos. Sin embargo, la Superintendencia de la Economía Solidaria se reserva el derecho de revisar la actuación de cualquier institución ante la cual se haya presentado una queja, y de constatar si la misma fue resuelta en cumplimiento de las normas que regulan su actividad y bajo la observancia de los principios de adecuada prestación del servicio y de información necesaria al usuario.

En caso de que la queja se formule verbalmente, se aplicará lo dispuesto en el numeral 7º del capítulo primero del presente título.

La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá ordenar a la entidad vigilada que adopte las medidas pertinentes para corregir o subsanar los hechos que dieron lugar a la queja; o si hay mérito para ello, adelantar el procedimiento administrativo correspondiente dirigido a la evaluación de la aplicación de una sanción administrativa.

TÍTULO QUINTO

De las disposiciones comunes a las entidades supervisadas

CAPÍTULO PRIMERO

De las obligaciones especiales de las entidades supervisadas

1. Registro de libros en las cámaras de comercio.

Las entidades solidarias supervisadas deberán registrar en las cámaras de comercio de su domicilio principal, los siguientes libros de carácter obligatorio:

— Libro diario.

— Libro mayor y balances.

— Libro de inventarios y balances.

— Libro de actas de asamblea general.

— Libro de actas de consejo de administración o junta directiva u órgano equivalente en las demás entidades solidarias.

— Libro de registro social.

2. Función de registro de los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esta formalidad, y de certificación y existencia y representación legal de las organizaciones supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria.

2.1. Las cámaras de comercio continúan ejerciendo la función de registro de los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esta formalidad, y de certificación y existencia y representación legal de las organizaciones de la economía solidaria supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, según la condición establecida en el artículo primero del Decreto 1798 de 1998 y en la Resolución 23 del 29 de enero de 2003 de esta superintendencia.

2.2. Esta función la ejercerán las cámaras de comercio en los mismos términos y condiciones previstas en el registro mercantil de los actos de las sociedades comerciales, observando para el efecto lo dispuesto en los decretos 2150 de 1995 y 427 de 1996 y sin perjuicio de las autorizaciones especiales que de acuerdo con sus facultades deba expedir esta superintendencia, en algunos casos, para efectuar los registros.

2.3. La función de registro de los actos y documentos de las organizaciones cooperativas que desarrollan la actividad de educación y de las instituciones auxiliares de la economía solidaria que apoyan dicha actividad, continuará a cargo de esta superintendencia, en los términos del capítulo sexto, título tercero de la presente circular.

3. Colaboración con la justicia.

El carácter confidencial y privado de los informes y operaciones sobre los cuales versan las solicitudes de los juzgados, está subordinado a los fines de la administración de justicia que se ejerce por los funcionarios competentes y que tiene por objeto garantizar el derecho de todos los asociados. Ante esta consideración, que es de orden público, ceden las prerrogativas de la reserva sobre los papeles privados.

Por lo tanto, es necesario adoptar las medidas a que haya lugar, tendientes a corregir el incumplimiento o las demoras en la atención de las órdenes impartidas por los juzgados, en el entendido de que la colaboración con la justicia no solo es un deber, sino que su incumplimiento, acarrea la imposición de severas sanciones.

4. Reformas estatutarias.

De conformidad con el artículo 146 del Decreto 2150 de 1995, que derogó el artículo 20 de la Ley 79 de 1988, las reformas de estatutos de las cooperativas y demás organismos bajo la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria no requieren ser autorizadas por parte de ese organismo, sin perjuicio de las demás autorizaciones especiales que esta entidad deba otorgar de acuerdo con sus facultades legales. Sin embargo, las reformas estatutarias deberán ser informadas a esta superintendencia tan pronto sean aprobadas, para el cumplimiento de sus funciones y para que pueda ordenar las modificaciones respectivas cuando las mismas se aparten de la ley.

4.1. Información sobre reformas estatutarias que no requieren autorización previa.

Una vez registradas ante las cámaras de comercio correspondientes las respectivas reformas estatutarias, las entidades supervisadas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al registro, deberán enviar en original y copia a esta superintendencia, los siguientes documentos:

a) Oficio dirigido al Superintendente de la Economía Solidaria remitiendo los documentos requeridos para el estudio de legalidad de la reforma, suscrito por el representante legal, con indicación del documento de identificación, lugar de expedición y dirección de la entidad correspondiente;

b) Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio, en el cual aparezca registrada la reforma;

c) Texto completo de los estatutos debidamente firmados por el presidente y secretario de la asamblea, que incluya fecha de aprobación y cuadro comparativo que contenga los artículos reformados objeto de examen y los nuevos aprobados;

d) Copia del acta del órgano que convocó a asamblea, con indicación de los nombres de los directivos asistentes en la que se acordó lugar, fecha y hora de la misma, acompañada del mecanismo utilizado para realizar la convocatoria (publicación, aviso u otro);

e) Acta de la asamblea general en la que se aprobó la reforma, debidamente firmada por el presidente y secretario.

El acta de asamblea debe contener, como mínimo, los siguientes datos:

1. Número del acta, fecha, hora y lugar de reunión.

2. Indicación del órgano que convocó, incluyendo la fecha, lugar y hora de celebración.

3. Indicación de la fecha y forma de publicación de la relación de asociados inhábiles, así como la certificación de que la lista fue verificada por el órgano de vigilancia correspondiente.

4. Número de los asociados hábiles o de los delegados convocados para la asamblea.

5. Número de los asociados hábiles o de los delegados asistentes a la asamblea.

6. Orden del día con inclusión en el mismo, del punto correspondiente al estudio y aprobación de la reforma de estatutos.

7. Conteo de los votos a favor, nulos, en blanco y en contra, o la constancia de que la decisión fue tomada por unanimidad.

4.2. Solemnización de la reforma.

Cuando una entidad solidaria se haya constituido por escritura pública, la solemnización de toda reforma estatutaria posterior deberá acreditarse dentro del mes siguiente a la fecha del otorgamiento de la escritura pública, remitiendo, para tal efecto a esta superintendencia copia de la misma, del certificado de la cámara de comercio en el que conste su inscripción y copia íntegra de los estatutos sociales debidamente actualizada.

4.3. Autorizaciones especiales.

Requieren de autorización previa por parte de esta superintendencia toda reforma estatutaria que comporte la fusión, transformación, incorporación y escisión de las entidades de la economía solidaria bajo la supervisión de esta superintendencia, así como la prórroga de precooperativas. Estos temas serán tratados en el capítulo siguiente.

k) Copia del compromiso de incorporación, el cual se efectuará y dará a conocer a los asociados con la antelación que fije el estatuto a la realización de las asambleas o reunión del órgano competente en el caso de la incorporante.

De conformidad con el artículo 173 del Código de Comercio, aplicable por remisión de los artículos 158 de la Ley 79 de 1988 y 69 del Decreto 1481 de 1989, el compromiso de incorporación deberá contener:

a) Los motivos de la proyectada incorporación y las condiciones en que se realizará;

b) Los datos y cifras tomados de los libros de contabilidad de las entidades interesadas que hubieran servido de base para establecer las condiciones en que se realizará la incorporación;

c) La discriminación de los activos y pasivos de la entidad o entidades que serán incorporadas y de la incorporante;

d) Copias certificadas de los balances generales de las entidades participantes.

En todo caso, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá solicitar, según considere pertinente, otros documentos para efectuar el estudio.

2.2. Registro en cámara de comercio.

Una vez obtenida la autorización, deberá registrarse la incorporación en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la entidad y remitir, únicamente, el respectivo certificado a esta Superintendencia, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al registro.

2.3. Normas supletorias.

Se aplicarán como normas supletorias para el caso de la “incorporación” las previstas en el Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998.

3. Fusión.

3.1. Documentos requeridos para solicitar la autorización para la fusión de entidades bajo la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

Para efectos de solicitar la autorización para la fusión de entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria se deberán allegar, en original y copia, los siguientes documentos:

a) Solicitud de autorización para la fusión y para que se ordene la cancelación de las personalidades jurídicas de las asociaciones que se fusionan, dirigida al Superintendente de la Economía Solidaria, suscrita por los representantes legales con indicación del documento de identificación, lugar de expedición y dirección para notificaciones;

b) Copias de las actas de las asambleas de las entidades que se van a fusionar, debidamente aprobadas, acompañadas de los documentos que soporten en legal forma la convocatoria y el quórum y la aprobación del compromiso de la fusión;

c) Copia del proyecto de compromiso de la fusión, de conformidad con el artículo 173 del Código de Comercio.

El compromiso de fusión se efectuará y dará a conocer a los asociados con la antelación que fije el estatuto a la realización de las asambleas, el cual, deberá contener:

1. Los motivos de la proyectada fusión y las condiciones en que se realizará.

2. Los datos y cifras tomados de los libros de contabilidad de las entidades interesadas, que hubieran servido de base para establecer las condiciones en que se realizará la fusión.

3. La discriminación de los activos y pasivos de la entidad o entidades que serán fusionadas, y de la nueva.

4. Copias certificadas de los balances generales de las entidades participantes;

d) Estados financieros de los últimos tres años, de cada una de las entidades que se fusionan, debidamente certificados y dictaminados;

e) Copia del aviso de prensa publicado en un diario de amplia circulación nacional o regional según el ámbito de operación de la entidad, en el cual se anuncia la aprobación del compromiso de fusión;

f) Certificados de existencia y representación legal expedidos por la cámara de comercio o por la entidad competente de las entidades que participan en la fusión;

g) Fotocopia de la tarjeta profesional, certificado de inscripción y antecedentes disciplinarios del revisor fiscal principal y suplente vigentes, de cada una de las entidades participantes, expedidos por la Junta Central de Contadores;

h) Listados detallados de la cartera clasificada con fechas de vencimiento de las obligaciones, cuentas por pagar y de los créditos otorgados a los miembros de los órganos de administración, vigilancia y control.

En todo caso, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá solicitar, según considere pertinente, otros documentos para efectuar el estudio.

Una vez autorizada la fusión, se deberá convocar a asamblea general de constitución de la nueva entidad y se deben remitir a esta superintendencia, en un término no mayor a 30 días, la respectiva acta de constitución acompañada del certificado de existencia y representación legal expedido por la correspondiente cámara de comercio, la cual, deberá incluir, entre otros, el nombramiento de los órganos de administración, control y vigilancia y la aprobación del balance general de la nueva entidad, así como los estatutos de la misma debidamente aprobados, para el control de legalidad.

3.2. Registro en cámara de comercio.

Una vez obtenida la autorización, deberá registrarse la fusión en la cámara de comercio del domicilio principal de la entidad y remitir, únicamente, el respectivo certificado a esta superintendencia, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al registro.

3.3. Normas supletorias.

Se aplicarán como normas supletorias para el caso de la “fusión” las previstas en el Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998.

4. Escisión.

4.1. Documentos requeridos para solicitar la autorización de la escisión de entidades bajo la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

Para efectos de solicitar la autorización para la escisión de entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria se deberán allegar, en original y copia, los siguientes documentos:

a) Solicitud de autorización para la escisión, dirigida al Superintendente de la Economía Solidaria, suscrita por el representante legal, con indicación del documento de identificación, lugar de expedición y dirección para notificaciones;

b) Copia del acta de la asamblea debidamente aprobada, acompañada de los documentos que soportan en legal forma el quórum, la convocatoria y la aprobación del proyecto de la escisión;

c) En caso de que en la escisión la entidad se disuelva dividiendo su patrimonio en dos o más entidades ya existentes o destinándolo a la creación de nuevas, el representante legal deberá solicitar a la Superintendencia de la Economía Solidaria la cancelación de la personalidad jurídica de la entidad que se disuelve;

d) Copia de los estatutos debidamente aprobados de las entidades que participan de la escisión;

e) Estados financieros de la entidad que se escinde y de las beneficiarias correspondientes a los últimos tres años, certificados y dictaminados;

f) Copia del aviso de prensa publicado en un diario de amplia circulación nacional o regional según el ámbito de operación de la entidad, en el cual se anuncia la escisión. Este aviso debe ser previo a la asamblea en donde se aprueba la escisión;

g) Certificados de existencia y representación legal expedida por la cámara de comercio o por la entidad competente de las entidades que participan en la escisión;

h) Fotocopia de la tarjeta profesional, certificado de inscripción y antecedentes disciplinarios del revisor fiscal principal y suplente vigentes, de cada una de las entidades participantes, expedidos por la Junta Central de Contadores;

i) Constancia del plazo fijado por la escindente para que los asociados puedan expresar su voluntad en cuanto a la(s) entidad(es) a la(s) cual(es) va(n) a pertenecer;

j) Listados detallados de la cartera clasificada con fechas de vencimiento de las obligaciones, cuentas por pagar y de los créditos otorgados a los miembros de los órganos de administración, vigilancia y control;

k) Copia del proyecto del compromiso de la escisión, el cual se realizará y dará a conocer a los asociados con la antelación que fijen los estatutos a la realización de la asamblea(s) o reunión de los órganos competentes.

De conformidad con el artículo 4º de la Ley 222 de 1995, aplicable por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1989, el proyecto de escisión deberá contener:

1. Los motivos de la escisión y las condiciones en que se realizará.

2. El nombre de las entidades que participen en la escisión.

3. La discriminación y valoración de los activos y pasivos que se integrarán al patrimonio de la entidad o entidades beneficiarias.

4. El reparto de la composición del patrimonio entre la entidad o entidades que participan de la escisión.

5. Estados financieros de las entidades que participan en el proceso de escisión debidamente certificados y dictaminados.

6. La fecha a partir de la cual las operaciones de las entidades que se disuelven habrán de considerarse realizadas para efectos contables, por cuenta de la entidad o entidades absorbentes. Dicha estipulación solo produce efectos entre las entidades participantes en la escisión y entre los respectivos asociados.

En todo caso, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá solicitar, según considere pertinente, otros documentos para efectuar el estudio.

4.2. Registro en cámara de comercio.

Una vez obtenida la autorización, deberá registrarse la escisión en la cámara de comercio del domicilio principal de la entidad y remitir, únicamente, el respectivo certificado a esta superintendencia, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al registro.

4.3. Normas supletorias.

Se aplicarán como normas supletorias para el caso de la “escisión” las previstas en el Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998.

CAPÍTULO CUARTO

Administradores

1. Quiénes tienen este carácter.

Por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, esta superintendencia, interpretando lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley 222 de 1995 (Código de Comercio) y algunos conceptos de la doctrina, especialmente, de la Superintendencia de Sociedades, ha considerado que tienen el carácter de “administradores” o “directores” en las entidades supervisadas, las siguientes personas:

a) Los representantes legales;

b) Los liquidadores o agentes especiales;

c) Los miembros de los consejos de administración, de la junta directiva o del órgano equivalente en las demás entidades solidarias;

d) Los miembros de los comités (de crédito, de educación, entre otros) que tengan facultades administrativas y tomen decisiones.

En consecuencia, los miembros de los órganos de control social de las entidades solidarias supervisadas, por ejemplo, los de la junta de vigilancia o del comité de control social, regidos por los principios de “autogestión” y “autocontrol” previstos en el artículo 7º de la Ley 454 de 1998, no son “administradores” o directivos de dichas entidades.“

2. Deberes de los administradores.

Por la misma remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, a los “administradores” o “directivos” señalados en el numeral anterior, les resultan aplicables las normas sobre “deberes de los administradores”, previstas en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995.

Las entidades solidarias supervisadas deben tener especial cuidado con la contemplada en el numeral 7º, la cual establece:

“ART. 23.—Los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen nombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados.

“En el cumplimiento de su función los administradores deberán:

“(...).

“7. Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la junta de socios o asamblea general de accionistas.

“En estos casos el administrador suministrará al órgano social correspondiente toda la información que sea relevante para la toma de la decisión. De la respectiva determinación deberá excluirse el voto del administrador, si fuere socio. En todo caso, la autorización de la junta de asociados o asamblea general de accionistas solo podrá otorgarse cuando el acto no perjudique los intereses de la sociedad”.

Adicionalmente, las entidades supervisadas, sus administradores, directores, representantes legales, revisores fiscales y empleados, deben obrar no solo dentro del marco de la ley sino dentro del principio de la buena fe y de servicio al interés público de conformidad con el artículo 335 de la Constitución Política, para lo cual tienen la obligación legal de abstenerse de realizar las siguientes conductas:

a) Concentrar el riesgo de los activos por encima de los límites legales;

b) Celebrar o ejecutar, en cualquier tiempo, contravención a disposiciones legales, estatutarias o reglamentarias, operaciones con los directivos, o con las personas relacionadas o vinculadas con ellos, por encima de los límites legales;

c) Invertir en sociedades o asociaciones en las cuantías o porcentajes no autorizados por la ley;

d) Facilitar, promover o ejecutar cualquier práctica que tenga como propósito o efecto la evasión fiscal;

e) No suministrar la información razonable o adecuada que a juicio de la Superintendencia de la Economía Solidaria deba entregarse al público, a los usuarios o a los clientes de las entidades vigiladas para que estos puedan tomar decisiones debidamente informadas y puedan conocer cabalmente el alcance de sus derechos y obligaciones en las relaciones contractuales que los vinculan o puedan llegar a vincular con aquellas;

g) Ejercer actividades o desempeñar cargos sin haberse posesionado ante la Superintendencia de la Economía Solidaria cuando la ley así lo exija;

h) No llevar la contabilidad de la entidad vigilada según las normas aplicables, o llevarla en tal forma que impida conocer oportunamente la situación patrimonial o de las operaciones que realiza, o remitir a la Superintendencia de la Economía Solidaria información contable falsa, engañosa o inexacta;

i) Obstruir las actuaciones de inspección, vigilancia y control de la Superintendencia de la Economía Solidaria, o no colaborar con las mismas;

j) Utilizar indebidamente o divulgar información sujeta a reserva;

k) Incumplir o retardar el cumplimiento de las instrucciones, requerimientos u órdenes que señale la Superintendencia de la Economía Solidaria sobre las materias que de acuerdo con la ley son de su competencia, y

l) En general, incumplir las obligaciones y funciones que la ley les imponga, o incurrir en las prohibiciones, impedimentos o inhabilidades relativas al ejercicio de sus actividades.

La violación de las anteriores disposiciones por las entidades supervisadas, será objeto de la imposición de las sanciones previstas en la Ley 454 de 1998 por parte de esta superintendencia.

3. Responsabilidad de los administradores.

Tal responsabilidad se asimila a la de un “hombre de negocios”, de acuerdo con los parámetros fijados en el artículo 63 del Código Civil, en concordancia con el artículo 23 de la Ley 222 de 1995. Es decir, actualmente, con esta última disposición, la responsabilidad es más severa, pues antes respondían por “culpa leve” y ahora por culpa “levísima”, que es aquella esmerada diligencia que un hombre juicioso emplea en la administración de sus negocios importantes.

Un parámetro de responsabilidad en el sector solidario, lo da el artículo 59, inciso segundo de la Ley 454 de 1998, el cual, al referirse a las funciones de las “juntas de vigilancia”, señala que “los miembros de este órgano responderán personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones que les imponen la ley y los estatutos”.

Bajo estos mismos parámetros, en concepto de esta superintendencia, deben responder los demás administradores o directivos de la cooperativa (gerente y consejo de administración), esto es, responden personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones (funciones) que les imponen la ley y los estatutos.

3.1. Responsabilidad civil.

Todo director, administrador, representante legal o empleado de una entidad supervisada por la Superintendencia de la Economía Solidaria que viole a sabiendas o permita que se violen las disposiciones legales, estatutarias o reglamentarias, será personalmente responsable de las pérdidas que cualquier persona natural o jurídica sufra por razón de tales infracciones, sin perjuicio de las demás sanciones civiles o penales que señale la ley y de las medidas que conforme a sus atribuciones pueda imponer la Supersolidaria.

4. Conductas punibles.

Los directores (administradores), miembros de las juntas de vigilancia, revisores fiscales o empleados de las entidades supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, también pueden ser sujetos de las conductas punibles descritas en los artículos 314, 315, 316 y 317 de la Ley 599 de 2000 (Código Penal).

5. Conflictos de interés.

Dentro del giro de los negocios de las entidades supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, los directores (administradores), representantes legales, revisores fiscales y en general todo empleado con acceso a información privilegiada tiene el deber legal de abstenerse de realizar cualquier operación que dé lugar a conflictos de interés.

La Supersolidaria impondrá las sanciones a que haya lugar cuando se realicen operaciones que den lugar a conflicto de interés, de conformidad con el régimen general sancionatorio de su competencia. Así mismo, podrá establecer mecanismos a través de los cuales se subsane la situación de conflicto de interés, si a ello hubiere lugar.

Adicionalmente, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá calificar de manera general y previa la existencia de tales conflictos respecto de cualquier institución vigilada.

En cuanto a los lineamientos o pautas generales que, en concepto de esta superintendencia, deben considerarse en los reglamentos del fondo de solidaridad, están los siguientes:

2.2.1. Pagos que pueden ser sufragados con cargo al fondo de solidaridad.

2.2.2. Clases de contribuciones otorgables.

2.2.3. Requisitos y documentación para aprobación de erogaciones.

2.2.4. Recursos con los cuales se conformará el fondo de solidaridad.

2.2.5. Presupuesto del fondo de solidaridad.

2.2.1. Pagos que pueden sufragarse con cargo al fondo de solidaridad.

A manera enunciativa, pueden señalarse las siguientes actividades para las cuales se justifica hacer uso de los recursos del fondo de solidaridad:

a) Auxiliar a los asociados de la cooperativa en caso de calamidad doméstica;

b) Atención de servicios médicos, hospitalarios y quirúrgicos para el asociado o sus familiares en el parentesco señalado en los estatutos o reglamentos de la organización solidaria, cuando carezcan de servicios de protección obligatoria o no haya sido posible su utilización o el cubrimiento del ciento por ciento (100%) de los pagos en que deba incurrir;

c) Adquirir mausoleos, osarios o lotes en parques cementerios, destinados a facilitarlos a los asociados o trabajadores mediante diversas modalidades;

d) Cancelación total o parcial de planes de protección de servicios médicos prepagados, servicios funerarios y exequiales, o servicios médicos y hospitalarios, así como demás protecciones similares;

e) Contribuciones y obras para lograr un desarrollo sostenible de la comunidad, de conformidad con las políticas generales aprobadas por el órgano competente de la organización solidaria;

f) Contribuir con donaciones esporádicas y ocasionales frente a calamidades de sus trabajadores o a hechos que generen catástrofes o perjuicios colectivos en el entorno de la entidad;

g) Pagos con destino a la “educación formal”, en los términos previstos en la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

Los órganos de control tales como la junta de vigilancia y órganos equivalentes en las entidades solidarias y el revisor fiscal deberán velar por el buen uso de los recursos de los fondos de solidaridad, dejando para el efecto constancia documentaria sobre su gestión, la cual deberá reposar en la entidad y permanecer a disposición de esta superintendencia, quien supervisará los desembolsos realizados con cargo a este fondo social y el buen manejo y la utilización de dichos recursos. En caso de encontrarse una indebida utilización de tales recursos, los órganos de administración, control y vigilancia quedarán sujetos a las sanciones previstas en los numerales 6º y 7º del artículo 36 de la Ley 454 de 1998.

2.2.2. Clases de contribuciones otorgables.

Las contribuciones que se otorguen con cargo al fondo de solidaridad pueden revestir las siguientes modalidades:

a) La asunción total o parcial por parte de la entidad respectiva de los pagos que se causen con motivo de servicios asistenciales prestados por otros u organizados directamente por aquella, y

b) Otorgamiento de donaciones en dinero directamente a los afectados o beneficiarios de la ayuda.

La fijación de las políticas y reglamentos referidos deberá adoptarse para garantizar la optimización en el manejo de los recursos del fondo, darle a este un uso racional y de amplia cobertura y evitar fomentar actitudes paternalistas contrarias al espíritu solidario, la ayuda mutua y el esfuerzo propio.

2.2.3. Requisitos y documentación para aprobación de erogaciones.

El usuario del fondo de solidaridad debe presentar la documentación necesaria y demás requisitos que comprueben la calamidad o situaciones especiales que demuestren la correcta utilización de los recursos entregados con cargo a este fondo.

Todos los egresos que se generen del fondo de solidaridad, deben quedar condicionados en su cuantía a la disponibilidad y existencia de los recursos que lo constituya.

La asignación de recursos del fondo de solidaridad estará siempre condicionado a lo previsto en la ley, los estatutos, los reglamentos, los presupuestos y a las políticas previamente adoptadas por el organismo solidario respectivo.

2.2.4. Recursos con los cuales se conformará el fondo de solidaridad.

El fondo de solidaridad se podrá conformar con los siguientes recursos:

a) Con el porcentaje de los excedentes que destine para tal fin la asamblea general o el órgano de administración competente, el cual, por disposición legal no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) de los mismos en el caso de las cooperativas, organismos de segundo y tercer grado, administraciones cooperativas e instituciones auxiliares constituidas bajo la forma jurídica cooperativa;

b) Con el producto de programas o eventos especiales que se realicen para obtener ingresos para el fondo de solidaridad;

c) Con las contribuciones de los asociados que en forma obligatoria o voluntaria se establezcan para incrementar este fondo;

d) Con las donaciones y auxilios que se realicen por personas naturales o jurídicas con destino al incremento del fondo de solidaridad;

e) Con los demás recursos económicos que en forma oportuna y necesaria apropie el órgano de administración competente, con destino al fondo de solidaridad.

2.2.5. Presupuesto del fondo de solidaridad.

El órgano de administración determinado por el estatuto para orientar y coordinar las actividades del fondo de solidaridad, deberá elaborar cada año un plan o programa de las referidas actividades con su correspondiente presupuesto, en el cual se incluirá la utilización del fondo de solidaridad.

De conformidad con el artículo 56 de la Ley 79 de 1988, debe tenerse en cuenta que las entidades del sector solidario pueden prever en sus presupuestos y registrar en la contabilidad, incrementos progresivos a los fondos sociales únicamente creados por decisión de la asamblea general.

2.2.1. Recursos con los cuales se conformará el fondo de educación.

2.2.2. Pagos que pueden ser sufragados con cargo al fondo de educación.

2.2.3. Presupuesto del fondo de educación.

2.2.4. Requisitos y documentación para aprobación de erogaciones.

2.2.5. Cumplimiento de la Directiva Conjunta 31 del 7 de julio de 2000 del Ministerio de Educación Nacional y de Dansocial.

2.2.1. Recursos con los cuales se conformará el fondo de educación.

El fondo de educación se podrá conformar con los siguientes recursos:

a) Con el porcentaje de los excedentes cooperativos que destine para tal fin la asamblea general o el órgano de administración competente, el cual, por disposición legal no podrá ser inferior al veinte por ciento (20%) de los mismos en el caso de las cooperativas, precooperativas, organismos cooperativos de segundo y tercer grado, administraciones públicas cooperativas e instituciones auxiliares constituidas bajo la forma jurídica cooperativa o con el porcentaje establecido en el estatuto para el fondo de educación en las asociaciones mutuales o si se crea un fondo de educación en un organismo solidario no cooperativo de segundo o tercer grado, en una institución auxiliar que no adopte la forma jurídica cooperativa, en un fondo de empleados u otra entidad de la economía solidaria supervisada, en la forma y porcentaje que dispongan los estatutos o la asamblea general;

b) Con el producto de programas o eventos especiales que se realicen para obtener ingresos para el fondo de educación;

c) Con las contribuciones de los asociados que en forma obligatoria o voluntaria se establezcan para incrementar este fondo;

d) Con las donaciones y auxilios que se realicen por personas naturales o jurídicas con destino al incremento del fondo de educación;

e) Con los demás recursos económicos que en forma oportuna y necesaria apropie el órgano de administración competente con destino al fondo de educación.

2.2.2. Pagos que pueden ser sufragados con cargo al fondo de educación.

De conformidad con lo expuesto en la ley y en los términos establecidos en el punto 5 de la citada Directiva Conjunta 31 del 7 de julio de 2000 del Ministerio de Educación Nacional y el Dansocial, los ámbitos que comprende la educación solidaria, se concretarán en las siguientes actividades:

a) Cursos presenciales o a distancia, conferencias, mesas redondas, paneles, seminarios, talleres y demás eventos colectivos que tengan por objetivo predominante la formación o capacitación teórica y práctica de los asistentes a dichos eventos;

b) Elaboración o compra de folletos, cartillas, libros, boletines, carteleras y demás publicaciones impresas que tengan por objetivo la formación y capacitación de sus lectores;

c) Elaboración o compra de medios audiovisuales, tales como cintas magnéticas de grabación, películas, discos, software académicos, cuyos contenidos tengan por objetivo la formación y capacitación de sus usuarios, y la creación de página web destinada a la capacitación sobre el tema de educación;

d) Investigaciones efectuadas con medios técnicos y científicos y personal idóneo, que permitan el desarrollo de los fines educativos estatutarios consagrados por la entidad solidaria o que contribuyan a la actividad económica relacionada con el respectivo organismo solidario, siempre que se ajusten a los principios y filosofía del sector solidario;

e) Adquisición de bienes muebles que tengan por objeto principal dotar a las entidades de los medios o instalaciones adecuadas para adelantar las actividades de educación. En este evento el presupuesto debe diferenciar claramente las partidas que implican gasto de las que constituyen inversión, existiendo un sano equilibrio entre las mismas de acuerdo con las necesidades particulares propias de cada entidad y el monto de los recursos destinados a la educación;

f) Pagos con destino a la “educación formal”, en los términos previstos en la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

Los órganos de control tales como la junta de vigilancia y órganos equivalentes en las entidades solidarias y el revisor fiscal deberán velar por el buen uso de los recursos de los fondos de educación, dejando para el efecto constancia documentaria sobre su gestión, la cual deberá reposar en la entidad y permanecer a disposición de esta superintendencia, quien supervisará los desembolsos realizados con cargo a este fondo social y el buen manejo y la utilización de dichos recursos. En caso de encontrarse una indebida utilización de tales recursos, los órganos de administración, control y vigilancia quedarán sujetos a las sanciones previstas en los numerales 6º y 7º del artículo 36 de la Ley 454 de 1998.

2.2.3. Presupuesto del fondo de educación.

El comité de educación u órgano de administración determinado por el estatuto para orientar y coordinar las actividades de educación solidaria, deberá elaborar cada año un plan o programa de las referidas actividades con su correspondiente presupuesto, en el cual se incluirá la utilización del fondo de educación.

De conformidad con el artículo 56 de la Ley 79 de 1988, debe tenerse en cuenta que las entidades del sector solidario pueden prever en sus presupuestos y registrar en la contabilidad, incrementos progresivos a los fondos sociales únicamente creados por decisión de la asamblea general.

2.2.4. Requisitos y documentación para aprobación de erogaciones.

El usuario del fondo de educación debe presentar la documentación necesaria y demás requisitos que comprueben la erogación educativa que demuestren la correcta utilización de los recursos entregados con cargo a este fondo.

Todos los egresos que se generen del fondo de educación, deben quedar condicionados en su cuantía a la disponibilidad y existencia de los recursos que lo constituya.

La asignación de recursos del fondo de educación estará siempre condicionado a lo previsto en la ley, los estatutos, los reglamentos, los presupuestos y a las políticas previamente adoptadas por el organismo solidario respectivo.

2.2.5. Cumplimiento de la Directiva Conjunta 31 del 7 de julio de 2000 del Ministerio de Educación Nacional y de Dansocial.

Las organizaciones solidarias supervisadas deben tener en cuenta las directrices específicas señaladas en la mencionada Directiva 31 de 2000 del Ministerio de Educación Nacional y del Dansocial para el desarrollo de los programas educativos que están obligadas a adelantar y el uso adecuado de los fondos de educación, en especial, las relacionadas con el “proyecto educativo social y empresarial, Pesem”, en los términos previstos en el punto 4 de ese documento.

... adelanten en la que sea parte o sujeto procesal la entidad en liquidación o que esta tenga algún interés en los mismos. Dichas cuentas deberán estar debidamente soportadas.

Si dicha separación del cargo del liquidador es en cooperativas que hubieren desarrollado la actividad financiera, el nuevo liquidador deberá tomar posesión ante la Superintendencia de Economía Solidaria, cumpliendo los requisitos establecidos anteriormente en este capítulo.

4.9. Los honorarios del liquidador o liquidadores serán fijados por la asamblea general, y se definirán en el mismo acto de su nombramiento.

Cuando el proceso sea adelantado por una persona jurídica, los honorarios serán liquidados y cancelados a la organización liquidadora y en ningún evento podrá asignarse honorarios a las personas naturales que en su nombre atiendan el proceso.

La Superintendencia de la Economía Solidaria fijará, mediante resolución, los honorarios de los liquidadores nombrados por ella, los cuales se establecerán teniendo en cuenta las condiciones económicas, financieras y el monto de activos de la entidad solidaria.

Cuando la asamblea general no fije los honorarios del liquidador o los liquidadores nombrados por ella, se tomarán los valores expresados en la resolución de que trata el inciso anterior expedida para tal fin.

5. Del pago de obligaciones.

5.1. En primer término, debe procederse al pago de los depósitos captados y demás acreencias que no forman parte de la masa de liquidación, de acuerdo con lo establecido en el artículo 120 de la Ley 79 de 1988 y normas concordantes.

Este subnumeral no aplica para los fondos de empleados, de acuerdo con el inciso tercero del artículo 16 del Decreto 1481 de 1989, en concordancia con el artículo 21 del mismo decreto.

5.2. De conformidad con la legislación vigente, especialmente, del artículo 120 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 36 de la Ley 50 de 1990, establecida la masa de liquidación, y una vez atendido el pago de la no masa, deberá procederse al pago de acuerdo con el siguiente orden de prioridades:

a) Salarios, compensaciones en las cooperativas de trabajo asociado y prestaciones sociales ciertos y ya causados al momento de la disolución;

b) Gastos de liquidación;

c) Obligaciones fiscales;

d) Créditos hipotecarios y prendarios;

e) Obligaciones con terceros;

f) Aportes de los asociados.

6 . Pólizas.

6.1. Los liquidadores garantizarán por el tiempo en que desarrollen su labor, el adecuado ejercicio de su gestión a través de póliza de manejo y cumplimiento, cuya vigencia será igual a la duración del proceso, así:

Rango de activos aseguradoValor
De 0 a 500 millones10%
Mayor de 500 millones y hasta 1.000 millones5%
Mayor de 1.000 millones y hasta 5.000 millones2.5%
Mayor de 5.000 millones1%
6.2. Las pólizas serán tomadas por las organizaciones solidarias en liquidación, quienes serán las beneficiarias de las indemnizaciones en caso de ocurrir el riesgo amparado y se mantendrán vigentes durante el período de la liquidación.

7. Sanciones.

El incumplimiento de las disposiciones establecidas en este capítulo, especialmente, la no rendición de cuentas, la negligencia en el cumplimiento de las obligaciones o el abandono del proceso, dará lugar a que la Superintendencia de la Economía Solidaria aplique las sanciones correspondientes, según la gravedad del hecho y comunique a los organismos de control respectivos las irregularidades en que hubieren podido incurrir los infractores.

8. Otras disposiciones.

8.1. En el acto de cierre del proceso liquidatorio de que trata el subnumeral 2.20 del numeral 2º del presente capítulo, también se decidirá la cancelación del registro de las organizaciones solidarias supervisadas, la cual deberá ser notificada, tanto al representante legal (liquidador) como a los terceros que puedan tener algún interés en el proceso, de conformidad con las normas establecidas en el Código Contencioso Administrativo para dichos casos.

El liquidador o liquidadores y el revisor fiscal, serán responsables por los actos u omisiones en que hayan podido incurrir por violación de las leyes, decretos, resoluciones y demás normas legales dentro del proceso de liquidación.

8.2. Una vez cancelada la personalidad jurídica de las organizaciones solidarias, el liquidador deberá disponer lo concerniente a la guarda de los archivos, los cuales estarán a disposición de los interesados hasta por un término de cinco (5) años. Vencido el término, los documentos se podrán destruir, una vez sean reproducidos en cualquiera de los medios estipulados en la ley.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a señores representantes legales, miembros de los órganos de administración y vigilancia, revisores fiscales y asociados de las entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

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