CIRCULAR EXTERNA 20 DE 2005 

(Septiembre 30)

Asunto: Instrucciones sobre el proceso de diligenciamiento, pago, presentación y envío del formulario de la declaración de los derechos de explotación, gastos de administración, intereses moratorios y rendimientos financieros, obtenidos del juego de apuestas permanentes o chance y sobre el envío de la información contenida en los estados financieros de los concesionarios.

El Superintendente Nacional de Salud,

en ejercicio de sus atribuciones legales, en especial de las conferidas por la Ley 643 de 2001, el Decreto 1259 de 1994 y la Resolución 1320 de 1996 y, teniendo en cuenta:

Que el artículo 336 de la Constitución Política dispone que ningún monopolio podrá establecerse, sino como arbitrio rentístico, con una finalidad de interés público o social y en virtud de la ley. Adicionalmente, señala que las rentas obtenidas en el ejercicio de los monopolios de suerte y azar estarán destinadas exclusivamente a los servicios de salud;

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 43, numeral 8º, del Decreto 1259 de 1994, las empresas que exploten, administren o gestionen, bajo cualquier modalidad, el monopolio de apuestas permanentes, son sujetos de inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud, SNS;

Que el artículo 2º de la Ley 643 de 2001, otorga la titularidad de las rentas del monopolio rentístico de todos los juegos de suerte y azar a los departamentos, el distrito capital y los municipios, salvo los recursos destinados a la investigación en áreas de la salud que pertenecen a la Nación; igualmente señala que la explotación, organización y administración de toda modalidad de juego de suerte y azar estará sujeta a dicha ley y a su reglamentación, la cual es de obligatoria aplicación en todo el territorio del país, cualquiera sea el orden o nivel de gobierno al que pertenezca la dependencia o entidad administradora bajo la cual desarrolle la actividad el operador y que su vigilancia estará a cargo de la SNS;

Que el artículo 53 de la Ley 643 de 2001, señala que corresponde a la SNS la inspección, vigilancia y control del recaudo y aplicación de los recursos del monopolio de juegos de suerte y azar y que las personas naturales y jurídicas, públicas y privadas que en cualquier forma o modalidad administren, operen o exploten el monopolio, estarán en la obligación de rendir en la forma y oportunidad que les exijan las autoridades de control y vigilancia, la información que estas requieran. De manera adicional establece que la inobservancia de esta obligación será sancionada por la SNS hasta con suspensión de la autorización, permiso o facultad para administrar, operar o explotar el monopolio, sin perjuicio de las responsabilidades penales, fiscales, disciplinarias o civiles a que haya lugar;

Que de conformidad con el literal a) del artículo 45 de la Ley 643 de 2001, es función de la SNS vigilar el mantenimiento del margen de solvencia;

Que de conformidad con el literal c) del artículo 45 de la Ley 643 de 2001, a la SNS le corresponde llevar las estadísticas y recopilar la información relacionada con la explotación del monopolio de juegos de suerte y azar;

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 41 de la Ley 643 de 2001, los concesionarios autorizados para operar el juego de apuestas permanentes tienen la obligación de liquidar, declarar y pagar los derechos de explotación, mensualmente, ante la entidad competente para la administración del respectivo juego del monopolio;

Que el formulario de declaración, liquidación y pago de los derechos de explotación, gastos de administración e intereses, provenientes de la explotación del monopolio del juego de apuestas permanentes o chance fue establecido mediante la Resolución 1013 de 2003, expedida por la SNS, en uso de la facultad legal conferida por el artículo 15 del Decreto Reglamentario 1350 de 2003;

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 24 del Decreto 1350 de 2003, es importante distinguir, en el formulario de la declaración de los derechos de explotación, el monto de los ingresos brutos de acuerdo con el origen de sus resultados en el juego de apuestas permanentes: lotería tradicional o juego autorizado;

Que con el propósito de ejercer una mejor supervisión en el proceso del flujo de los recursos por concepto de derechos de explotación, obtenidos del juego de apuestas permanentes o chance, desde su generación, en el concesionario, hasta su recaudo, en el respectivo fondo de salud, es preciso distinguir la información sobre los conceptos y las fechas de pago, en los documentos que lo soportan;

Que con el surgimiento de herramientas tecnológicas, en el campo de la computación y de las comunicaciones, la SNS considera necesario actualizar la forma y oportunidad en el envío de la información de sus vigilados;

Que con fundamento en lo anterior, este despacho imparte las siguientes

Instrucciones:

I. Proceso de diligenciamiento, pago, presentación y envío a la SNS de la información contenida en el formulario de la declaración de los derechos de explotación, gastos de administración, rendimientos financieros e intereses moratorios, obtenidos del juego de apuestas permanentes o chance. DDE.

A. Liquidación, diligenciamiento y presentación de la DDE, por parte del concesionario.

Durante los diez (10) primeros días hábiles del mes siguiente al mes de venta del juego de apuestas permanentes, chance, que para efectos de la presente circular, en adelante se denominará período de liquidación, el concesionario deberá liquidar, diligenciar y pagar, como mínimo, el monto mensual por concepto de derechos de explotación pactado en el contrato de concesión, establecido por el respectivo estudio de mercado.

En el evento en que el monto obtenido de la liquidación de los derechos de explotación, reflejado en el renglón 29 del formulario de la declaración de los derechos de explotación, resulte superior al monto mínimo de derechos de explotación establecido en el contrato de concesión, el concesionario deberá pagar el monto resultante de la liquidación.

En el evento en que el monto obtenido de la liquidación de los derechos de explotación, reflejado en el renglón 29 del formulario de la declaración de los derechos de explotación, resulte inferior al monto mínimo de los derechos de explotación, establecido en el contrato de concesión, el concesionario deberá pagar el monto mínimo pactado en dicho contrato.

Así las cosas, el concesionario deberá diligenciar, en la página web de la SNS, en el enlace “Recepción datos de vigilados” —dirección de rentas cedidas— concesionarios, los campos identificados con los numerales del 1º al 40 del formulario de la declaración de los derechos de explotación, (incluye diligenciamiento de los espacios correspondientes a la cédula y tarjeta profesional según el caso), imprimir el formulario y consignar el monto de los derechos de explotación, obtenidos en la forma como está indicado en el inicio de este acápite, así como los gastos de administración y, cuando sea el caso, los intereses moratorios causados, en la cuenta especial que para el efecto haya señalado previamente la entidad concedente, en entidades financieras, reconocidas y autorizadas por la Superintendencia Bancaria.

Ahora bien, si la entidad concedente estipuló en el pliego de condiciones del proceso licitatorio para la adjudicación de la concesión del juego de apuestas permanentes y en la correspondiente minuta contractual, la posibilidad de que el concesionario gire directamente al fondo de salud del departamento o del distrito capital y, a la cuenta destinada por estos para el efecto, el monto de los derechos de explotación que le corresponda pagar, dentro del término previsto en el artículo 41 de la Ley 643 de 2001, en este caso el concesionario obtendrá del responsable del recaudo de dichos recursos, el respectivo recibo de caja.

Una vez realizados los anteriores trámites el concesionario presentará a la respectiva entidad concedente, el formulario de la declaración de los derechos de explotación —obtenida de la página web—, acompañada del recibo de consignación y, en el evento que se haya considerado por parte de la entidad concedente el giro directo de los recursos, del concesionario al fondo de salud departamental o del distrito capital, agregará una copia del recibo de caja expedido por el responsable del recaudo de dichos recursos.

Cuando se trate de declaración de corrección, el concesionario identificará esta circunstancia en los campos 12, 13 y 14 del formulario de declaración de derechos de explotación, dispuesta en la página web de la Superintendencia Nacional de Salud, y diligenciará totalmente el formulario de la declaración, quedando de este modo reemplazada la información del formulario de la declaración inicial que se corrige; presentará a la entidad concedente el formulario de la declaración de los derechos de explotación —obtenida de la página web—, acompañada del recibo de consignación o, si está autorizado por la entidad concedente, de una copia del recibo de caja, expedido por el responsable del recaudo de los recursos en el fondo de salud del departamento o del distrito capital, que contenga el monto dejado de pagar, originado por el error que se corrige. Para el efecto, se tendrá en cuenta el término establecido en el literal c), artículo 44 de la Ley 643 de 2001.

Respecto al registro diario de apuestas permanentes o chance, soporte del período de liquidación, de conformidad con lo indicado en el artículo 11 del Decreto 1350 de 2003, deberá mantenerse actualizado y disponible en forma permanente para la fiscalización, vigilancia y control de las autoridades competentes. Los soportes de este serán diligenciados por los colocadores del juego a medida que se van recibiendo las apuestas y será consolidado por el concesionario, sin perjuicio de su obligación de responder en todos los casos por el registro diario.

Adicionalmente diligenciará, diariamente, el formato identificado con el nombre: “relación de ventas diaria, con corte mensual”, que forma parte integral de esta circular y lo mantendrá actualizado y disponible en forma permanente para la inspección que requiera esta superintendencia.

B. Verificación del recaudo, expedición del recibo de caja y diligenciamiento de la DDE por parte de la entidad concedente.

Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha límite para la presentación del formulario de la declaración de derechos de explotación, por parte del concesionario, la entidad concedente debe consultar, en la página web de la SNS, en el enlace “Recepción datos de vigilados” —dirección de rentas cedidas— concedentes, el formulario de la declaración diligenciada por cada concesionario y verificar la información allí contenida. Respecto a los recursos consignados por el concesionario, producto del período de liquidación que se declara, una vez verificado su recaudo se debe expedir un único recibo de caja por cada formulario de declaración, el cual será entregado a cada concesionario.

En el evento de que la entidad concedente haya estipulado en el pliego de condiciones del proceso licitatorio para la adjudicación de la concesión del juego de apuestas permanentes y en la correspondiente minuta contractual, la posibilidad de que el concesionario gire directamente al fondo de salud del departamento o del distrito capital y, a la cuenta destinada por estos para el efecto, el monto de los derechos de explotación que le corresponda pagar, dentro del término previsto en el artículo 41 de la Ley 643 de 2001, la entidad concedente verificará adicionalmente el cumplimiento del concesionario respecto a la entrega de una copia del recibo de caja que acredite el ingreso de dichos recursos al respectivo fondo de salud.

Por último, la entidad concedente debe diligenciar, en la página web de la SNS, los campos identificados con los numerales 41 al 61 del formulario de la declaración de derechos de explotación que le corresponde como entidad concedente. En el campo 44 registrará el monto pagado por el concesionario como derechos de explotación, luego de la verificación de su ingreso, ya sea a la entidad concedente, o, ya sea al fondo de salud, según sea el caso, con base en la información del respectivo recibo de caja.

Igualmente en los campos comprendidos entre el 52 al 60, la entidad concedente registrará la información sobre el pago en salud, con base en el recibo de caja emitido por el responsable del recaudo de dichos recursos en la entidad territorial —fondo de salud—. En los casos en que el concesionario gire directamente al fondo de salud los derechos de explotación y eventualmente los intereses moratorios, se tendrá como soporte únicamente el recibo de caja emitido por el responsable de la entidad territorial —fondo de salud—, para diligenciar los campos del 41 al 44 y del 52 al 57.

Cuando se trate de declaración de corrección, la entidad concedente diligenciará los campos identificados con los numerales 41 al 61, verificará que el monto consignado corresponda al monto diferencial dejado de pagar y dará aplicación a lo establecido en el literal c), artículo 44 de la Ley 643 de 2001.

C. Verificación del recaudo y expedición del recibo de caja por parte del responsable en la entidad territorial —fondo de salud—.

Dentro de los 10 primeros días hábiles de cada mes, el responsable del recaudo de los recursos en la entidad territorial —fondo de salud—, debe verificar el recaudo de los recursos pagados por la entidad concedente o por el concesionario, cuando esté autorizado por la entidad concedente, y expedir un únicorecibo de caja, el cual será entregado a la entidad concedente o a cada concesionario, según sea el caso.

D. Envío de documentos a la Superintendencia Nacional de Salud.

A más tardar el último día hábil del mes siguiente al del período de liquidación, la entidad concedente radicará, en un solo paquete, en la SNS, únicamente los documentos que se indican en el numeral II. Requerimientos de información, literal A, inciso b), de esta circular, relacionados más adelante.

NOTA: Con el propósito de brindar una mayor ilustración a lo anteriormente dispuesto, se adjunta un diagrama que contiene el proceso de liquidación, diligenciamiento, pago, presentación y envío a la SNS de la información del formulario de la declaración de los derechos de explotación, gastos de administración, rendimientos financieros e intereses moratorios, obtenidos del juego de apuestas permanentes o chance, que forma parte de la presente circular.

II. Requerimientos de información

A. Las entidades concedentes deben remitir a la SNS la información relacionada con el formulario de la declaración de los derechos de explotación, gastos de administración, rendimientos financieros e intereses moratorios, obtenidos del juego de apuestas permanentes o chance, de la siguiente manera:

a) A través de la página web de la SNS, de acuerdo con el instructivo técnico que se adjunta y el manual para diligenciamiento, ubicado en el enlace “Recepción datos vigilados” —dirección de rentas cedidas— manual diligenciamiento formulario de declaración derechos de explotación, que forma parte de esta circular;

b) Mediante los siguientes documentos, que serán diligenciados de manera clara y legible, con los contenidos que se indican en los formatos modelos anexos, los cuales hacen parte integral de esta circular:

• Copia del recibo de caja, entregado por la entidad concedente a cada concesionario.

• Copia del recibo de caja, entregado por la entidad territorial —fondo de salud—, a la entidad concedente o a cada concesionario, si está autorizado por la entidad concedente.

En el momento en que se habilite el enlace para el cargue de la información de los recibos de caja en la página web de la SNS, este será el único medio de envío de la referida información.

B. Los concesionarios deben remitir la información relacionada con sus estados financieros, de la siguiente manera:

El concesionario deberá diligenciar, de conformidad con las especificaciones técnicas que se adjuntan y que forman parte de la presente circular, en la página web de la SNS, en el enlace “Recepción datos de vigilados” —“dirección de rentas cedidas”— “concesionarios” —“cargue de balances”, la información de los siguientes estados financieros:

• Balance general.

• Estado de resultados.

De igual forma los concesionarios deben remitir, en medio físico, el dictamen del revisor fiscal y las notas a los estados financieros como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa que son parte integral de los mismos, en las cuales se debe incluir como mínimo la siguiente información:

• Entidad reportante.

• Principales políticas y prácticas contables.

• Políticas, manejo y conformación de las cuentas, en secuencia lógica, guardando la misma presentación de los estados financieros.

• Limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo que incidan en el normal desarrollo del proceso contable y afecten la consistencia y razonabilidad de las cifras.

Igualmente los concesionarios deberán remitir los siguientes estados financieros, en las condiciones y en las fechas que con posterioridad indicará esta superintendencia:

• Estado de cambios en el patrimonio.

• Estado de flujos de efectivo.

C. Especificaciones técnicas.

Para todos los efectos del proceso sobre el diligenciamiento, pago, presentación y envío a la SNS de la información contenida en el formulario de la declaración de los derechos de explotación, gastos de administración, rendimientos financieros e intereses moratorios, obtenidos del juego de apuestas permanentes o chance, las entidades responsables de la generación, flujo y administración de estos recursos, es decir: El concesionario, el concedente y el responsable del recaudo de los recursos en la entidad territorial —fondo de salud—, deberán referirse al “período de liquidación”, que corresponde, como ya se indicó, al mes de venta del juego de apuestas permanentes —chance, en el que se causan los ingresos brutos, objeto de la liquidación de los derechos de explotación.

Se exceptuará la firma del revisor fiscal, en el formulario de la declaración de los derechos de explotación, en aquellos casos que por norma expresa la empresa no esté obligada a elegirlo .

De conformidad con las normas legales vigentes, los concesionarios deben remitir la información de los estados financieros, cumpliendo con las normas de contabilidad establecidas en el Decreto 2650 del 28 de diciembre de 1993 y las demás normas que lo adicionen o modifiquen, para el sector comercial, de tal manera que las entidades suministren una información comprensible, útil, pertinente, comparable y confiable sobre la situación económica de la entidad, el resultado de sus operaciones y los cambios en su patrimonio.

Las notas a los estados financieros no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados financieros, pero deben constituirse en una herramienta fundamental para revelar claramente los hechos económicos generados durante el respectivo ejercicio contable, no debe ser una simple desagregación de cuentas. Las notas deben ser utilizadas para explicar en forma clara y concisa el comportamiento económico, financiero y contable de la entidad, enfatizando en aquellos rubros que presenten variaciones considerables de un período contable a otro.

La remisión de la información a través de la página web, tanto del formulario de la declaración de los derechos de explotación, gastos de administración, rendimientos financieros e intereses moratorios, como de los estados financieros, debe corresponder a las condiciones indicadas en el instructivo técnico de diligenciamiento que hace parte integral de esta circular.

La remisión de los documentos físicos deben ser legibles, debidamente firmados por los respectivos responsables y distinguir los siguientes conceptos, de acuerdo con los modelos de formato adjuntos que hacen parte integral de esta circular, así:

— En el recibo de caja, expedido por la entidad concedente, se debe identificar y distinguir: i) El número del recibo; ii) La fecha de expedición del recibo de caja; iii) El período de liquidación, al cual corresponde el recaudo de los recursos; iv) La fecha de consignación de los recursos, por parte de cada concesionario, (que debe ser igual a la de la consignación bancaria); v) La razón social del concesionario; vi) El monto total de los derechos de explotación recaudados; vii) El monto total de gastos de administración recaudados, y viii) El monto total por concepto de intereses moratorios, si es del caso.

— En el recibo de caja, expedido por la entidad territorial —fondo de salud—, se debe identificar y distinguir: i) El número del recibo; ii) La fecha de expedición del recibo de caja; iii) El período de liquidación, al cual corresponde el recaudo de los recursos; iv) La fecha de consignación de los recursos, por parte de la entidad concedente, o por el concesionario, si se encuentra autorizado por la entidad concedente (que debe ser igual a la de la consignación bancaria); v) La razón social de la entidad concedente o del concesionario, si se encuentra autorizado por la entidad concedente; vi) El monto total de los derechos de explotación recaudados; vii) El monto total de los rendimientos financieros recaudados, y viii) El monto total por concepto de intereses moratorios, si es del caso.

D. Seguridad legal y técnica de la información.

Con el fin de garantizar un intercambio seguro y eficiente de la información entre las entidades vigiladas y la SNS, evitar problemas de autenticidad, integridad y rechazo injustificado (repudiación) de la información, esta entidad iniciará la aplicación de nuevas tecnologías de seguridad en la transmisión de documentos, en concordancia con los términos establecidos en la Ley 527 de 1999, que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos y en general el comercio electrónico.

El objetivo fundamental consiste en reducir al mínimo posible el flujo y refrendación de documentos físicos, asegurar la identificación plena de los emisores de los documentos, certificar la recepción efectiva y oportuna de los datos por parte del verdadero destinatario y garantizar la seguridad técnica y jurídica de la información, dado su valor probatorio.

Con ese objetivo, la información reportada a la SNS debe llegar debidamente autenticada, mediante firmas digitales.

Las condiciones, restricciones y el procedimiento técnico para el uso de esta firma digital, estará determinado por las características de la solución que brinde la entidad certificadora y los requisitos que la superintendencia determine. Esta obligación será efectiva a partir del mes de enero del año 2006.

III. Responsables ante la Superintendencia Nacional de Salud en la rendición de la información

A. El representante legal de la entidad concedente, es el responsable del envío a la SNS de la información relacionada con: i) La declaración de los derechos de explotación, gastos de administración, rendimientos financieros e intereses moratorios, obtenidos del juego de apuestas permanentes o chance; ii) El recibo de caja expedido por la entidad concedente, y/o iii) El recibo de caja expedido por la entidad territorial —fondo de salud—.

La persona responsable de la administración de los recursos del fondo de salud, en la entidad territorial, debe hacer entrega del recibo de caja a la persona responsable en la entidad concedente, o, a la persona responsable en el concesionario, si se encuentra autorizado por la entidad concedente, dentro del plazo establecido en el literal C, capítulo I, de esta circular;

B. El gerente y/o representante legal del concesionario es el responsable del envío a la SNS de la información sobre los estados financieros.

IV. Plazo

La información solicitada debe ser remitida a esta superintendencia en las fechas señaladas a continuación, las cuales son improrrogables:

A. El concedente deberá enviar el formulario de la declaración de los derechos de explotación, gastos de administración e intereses moratorios, obtenidos del juego de apuestas permanentes o chance, en los siguientes plazos:

a) La información diligenciada en la página web, será cargada, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes de la fecha límite para la presentación del formulario de la declaración de derechos de explotación por parte del concesionario (ver literal B del diagrama de proceso anexo).

b) Los recibos de caja, serán radicados a más tardar el último día hábil del mes siguiente al del período de liquidación (ver literal C del diagrama de proceso anexo).

B. El concesionario deberá enviar la información relacionada con los estados financieros, en los siguientes plazos:

Los concesionarios deben cargar en la página web de la SNS la información financiera de los años 2003 y 2004, a más tardar el 31 de enero de 2006.

En lo sucesivo, la información al cierre de ejercicio contable, deberá registrarse en la página web de la SNS a más tardar el último día hábil del mes de abril del año siguiente del cierre. Igualmente se cargará la información, cuando se presenten ajustes contables que afecten la situación financiera de la entidad.

V. Cumplimiento de instrucciones y veracidad de la información suministrada

La información reportada de manera incompleta y/o distinta a lo aquí dispuesto o que no pueda ser procesada, se considerará como no recibida. En este sentido, las respectivas entidades serán las responsables de las consecuencias que se deriven de dicho incumplimiento.

La información suministrada por las entidades destinatarias de esta circular se considera oficial y tendrá validez para todas las acciones que adelante la SNS.

VI. Sanciones

El incumplimiento de lo aquí dispuesto, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el numeral 24 del artículo 5º del Decreto 1259 de 1994, así como las demás normas que los adicionen, complementen o modifiquen.

VII. Vigencia y derogatorias

La presente circular rige a partir del 1º de enero de 2006. Durante el término comprendido entre la publicación de la presente circular y su entrada en vigencia, las entidades concedentes y los concesionarios adoptarán los mecanismos y formatos a que hace referencia la presente circular y, una vez entre en vigencia, deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.

N. del D.: Esta circular va dirigida a gobernadores y Alcalde del Distrito Capital, gerentes y/o representantes legales de las entidades concedentes del juego de apuestas permanentes, gerentes y/o representantes legales de los concesionarios del juego de apuestas permanentes.

NOTA: Los anexos que hacen parte de la presente circular externa pueden ser consultados en la Superintendencia Nacional de Salud.

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