Superintendencia del Subsidio Familiar

CIRCULAR EXTERNA 20 DE 2013 

(Diciembre 5)

Asunto: Plan operativo anual, presupuesto de ingresos y egresos, inversiones y tarifas para la vigencia 2014.

(Nota: Véase Circular Externa 25 de 2014 de la Superintendencia del Subsidio Familiar)

Con el fin de obtener la oportuna presentación de la información contable - financiera y de actividades del ejercicio culminado el 31 de diciembre de 2013 y la proyección de la vigencia 2014, y en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 4º del artículo 2º del Decreto 2595 de 2012 que señala como función de la Superintendencia del Subsidio Familiar la de “Instruir a las entidades vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad en cuanto, sujetos vigilados, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le compete aplicar y señalar los procedimientos para su cabal aplicación”, en concordancia con lo señalado en el numeral 23 del mismo artículo que establece la de “Fijar los criterios generales para la elaboración, control y seguimiento de los presupuestos de las cajas de compensación como una guía para su buena administración”, por medio de la presente circular se fijan los siguientes parámetros para el reporte de la información que deben enviar las cajas de compensación familiar.

1. Presupuesto de ingresos y egresos.

Para facilitar el diligenciamiento del presupuesto anual de ingresos, egresos, plan operativo y presupuesto de inversiones para la próxima vigencia, se adjuntan los formatos guía respectivos, de conformidad con los lineamientos generales establecidos por la Ley 789 de 2002, así como con el Plan Único de Cuentas adoptado mediante la Resolución 0537 del 6 de octubre de 2009, y ampliado mediante Resolución 742 del 20 de septiembre de 2013.

Estos formatos, deben ser diligenciados con estricta sujeción a los mismos y la documentación complementaria requerida para el efecto, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 del Decreto Reglamentario 827 del 4 de abril de 2003. Así mismo, se deberán considerar las directrices impartidas en la Circular 0023 de diciembre de 2003, proferida en virtud de la expedición de la Ley 789 de 2002.

La distribución de los aportes del cuatro por ciento (4%) que estimen recaudar deberá ser calculada conforme a lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley 21 de 1982; Ley 49 de 1990; el artículo 217 de la Ley 100 de 1993, Ley 115 de 1994, el Decreto Reglamentario 1902 de 1994 y las modificaciones contenidas en la Ley 789 de 2002, así como el artículo 46 de la Ley 1438 de 2011, Ley 1537 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1432 de 2013 y Ley 1636 de 2013.

Las cajas deberán incluir en su presupuesto la apropiación equivalente a un cuarto (1/4) de punto porcentual de que trata el artículo 46 de la Ley 1438 de 2011, sin perjuicio de la reglamentación que para el efecto expida el Gobierno Nacional.

2. Diligenciamiento de los presupuestos de ingresos y egresos.

En el formato básico de presupuesto anual de ingresos y egresos comparativo, del periodo ejecutado, se deben consignar las cifras de enero a diciembre de dicho periodo, de acuerdo con la información contable registrada.

Para el reporte de la información se debe tener en cuenta:

• La información del periodo ejecutado, corresponde a la vigencia de 2013 (cifras de enero a diciembre de dicho periodo), de acuerdo con la información contable.

• Proyectar los ingresos y egresos para el año presupuestado de 2014 en los dos semestres el mismo y el total anual.

• Las cajas de compensación familiar podrán destinar para sufragar sus gastos de publicidad, propaganda y avisos hasta un 10% del total de los gastos de administración, instalación y funcionamiento, para ser aplicado en aquellos servicios que son subsidiados. Para los programas autocosteables, no subsidiables, pueden cargar los gastos de publicidad, propaganda y avisos directamente a esos programas, siguiendo parámetros de austeridad. Así mismo, deben detallarse los valores aplicados a cada servicio, programa y administración por concepto de publicidad, propaganda y avisos.

• Se debe determinar el costo para los distintos servicios de conformidad con lo establecido en el Plan Único de Cuentas vigente para las cajas de compensación familiar.

• Proyectar la ejecución del 100% del saldo de obras y programas de beneficio social, acorde con la destinación permitida por la normatividad vigente.

Nota: Las cifras deben ser registradas al nivel de miles ($ 000) de pesos con el fin de que su procesamiento sea uniforme.

3. Estados financieros complementarios proyectados para el año presupuestado.

Los estados financieros básicos permiten a los organismos de dirección, administración y control conocer los recursos, las obligaciones, las transferencias para otros entes, los cambios y los resultados de un periodo. Por consiguiente, para la determinación y revisión de las políticas administrativas y financieras, es de suma importancia la proyección de los mismos por parte de sus responsables en las entidades vigiladas, con sujeción a las normas vigentes que afectan el funcionamiento del sistema de subsidio familiar.

En consecuencia, deben presentarse los estados financieros básicos y complementarios proyectados, de los cuales se adjuntan los formatos para la respectiva vigencia:

• Estado proyectado de pérdidas y ganancias de mercadeo.

• Estado proyectado de resultados de los programas de construcción de vivienda propia.

• Estado de resultados proyectado de salud (EPS-S, EPS, IPS y consolidado).

• Balance general proyectado, e índices financieros.

• Estado de origen y aplicación de recursos proyectado.

• Subsidios programas de beneficio social.

a) Estado de cambios en la situación financiera.

b) Estado de cambios en el capital de trabajo.

c) Estado de flujo de efectivo.

• Ingresos no operacionales proyectado.

• Gastos no operacionales proyectado.

• Anexo publicidad.

4. Otros aspectos en la presentación de los presupuestos de ingresos, egresos e inversiones.

4.1. Actas.

Es de obligatoria presentación copia del acta del consejo directivo, debidamente firmada por el presidente y el secretario, donde conste específicamente la aprobación del Plan Operativo y los Presupuestos de Ingresos, Egresos e Inversiones con sus respectivos valores. (No se aceptarán certificaciones ni extractos del acta).

Las cajas de compensación darán cumplimiento al artículo 71 del Decreto 341 de 1988, numeral 2º del artículo 54 de la Ley 21 de 1982, artículo 12 numeral 1º y 2º del Decreto 2595 del 2012 y Circular Externa 0014 de 2013.

Los proyectos aprobados por el consejo directivo con el presupuesto deberán quedar expresamente señalados en su enunciado y su valor. Se reitera la presentación de los proyectos en forma independiente al presupuesto.

Igualmente deberá ser presentada la copia del acta, para las modificaciones al límite máximo de inversión.

4.2. Origen y disponibilidad de los recursos.

Los revisores fiscales deberán certificar el origen de los recursos en concordancia con el numeral 1.3 de la Circular Externa 0014 de 2013 y de otra parte la disponibilidad de recursos (señalar en qué cuentas de los grupos disponibles e inversiones del balance se encuentran) para respaldar los proyectos de inversión contemplados en el presupuesto.

Teniendo en cuenta que el artículo 67 del Decreto 341 de 1988 señala que la apropiación de los remanentes presupuestales de cada ejercicio deberán hacerla los consejos directivos dentro del semestre siguiente al ejercicio anual que generó los remanentes, las cajas de compensación no podrán soportar la financiación del límite máximo de inversiones presupuestadas con los remanentes que esperan obtener durante el ejercicio proyectado.

4.3. De la aprobación del presupuesto.

Por efectos de aprobación y presentación del presupuesto se deben regir por artículo 14 del Decreto 827 de 2003, es conveniente que los consejos directivos aprueben los respectivos presupuestos antes del 31 de diciembre de cada año, con el fin de agilizar su presentación con los documentos pertinentes, y su ejecución se inicie el primero de enero del año siguiente.

4.4. Del límite máximo de inversiones.

La cuantía de cada uno de los proyectos de inversión debe estar incluida en el cuadro límite del monto anual de inversiones y se reitera que estos deben ser presentados a la Superintendencia del Subsidio Familiar, dentro de los 15 días siguientes a la correspondiente aprobación por parte del consejo directivo.

El límite de inversiones deberá atender las directrices impartidas en el parágrafo del artículo 15 del Decreto 827 de 2003, para lo cual deberán tramitar completamente el formato “límite máximo del monto anual de inversiones” anexo a la presente circular.

4.5. Modificaciones al límite máximo de inversiones.

Para la aprobación de las modificaciones, se requiere presentar los formatos ajustados, los cuales fueron presentados en el límite inicial y adicionalmente el formato (“modificación límite máximo del monto anual de inversiones”) anexo a la presente circular.

Así mismo, se requiere el acta del consejo directivo, debidamente firmada por el presidente y el secretario, donde conste específicamente la aprobación de la modificación con su respectivo valor. (No se aceptarán certificaciones ni extractos del acta), y el certificado del revisor fiscal.

En cumplimiento al numeral 4º del artículo 14 del Decreto 827 de 2003, las cajas de compensación familiar deberán radicar las modificaciones dentro de los diez (10) días siguientes a su aprobación por el consejo directivo.

Las cajas de compensación familiar deberán propender por la ejecución del 100% de las inversiones presupuestadas para la anualidad y deberán evitar que las modificaciones se presenten en el último trimestre del año, con el fin de disponer del tiempo respectivo para el estudio y aprobación de los mismos.

4.6. Presentación presupuesto de inversiones y proyectos.

Las cajas de compensación familiar deberán presentar los planes, programas y proyectos de inversión en forma independiente del presupuesto, para lo cual se les asignará radicación separada; toda vez que estos son procesos que surten efectos diferentes.

Los programas y proyectos radicados bajo el mismo número serán devueltos sin haber sido estudiados.

En cuanto a las dotaciones se deberá presentar: la relación de los elementos a adquirir, la descripción del bien, el servicio al que pertenece, la localización, cantidad, valor unitario, valor total y el origen de los recursos. Estas dotaciones se aprobarán dentro de la definición del límite máximo de inversiones, siempre y cuando no superen el 20% del total del mismo; en el caso que superen este porcentaje, se debe presentar un proyecto por separado, el cual debe cumplir todos los requisitos contemplados en la Circular Externa 0014 de 2013.

Los proyectos de vivienda serán relacionados en el límite máximo de inversiones solamente si la caja los adelanta de manera directa por el monto total del proyecto, si lo hace por alianza, solamente registrará el valor del aporte efectuado por la caja incluidos los proyectos de promoción de oferta y los respectivos compromisos que representa la alianza.

4.7. Convenios de cooperación nacional e internacional y administrativos.

Las cajas de compensación familiar que desarrollen proyectos, programas o actividades de cooperación tendrán que acreditar independencia contable, financiera y operativa para el manejo de los mismos, sin que se comprometa con la ejecución de los respectivos programas, los recursos provenientes del 4% o de cualquier otra unidad o negocio de la caja, deben tener presente la prohibición expresa contenida en el artículo 44 de la Ley 21 de 1982, concordante con el numeral 19 del artículo 24 de la Ley 789 de 2002.

Una vez suscritos los respectivos convenios de cooperación, las cajas de compensación familiar deberán enviar dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su celebración, una copia de los mismos a la Superintendencia del Subsidio Familiar, con la respectiva aprobación del consejo directivo y el certificado del revisor fiscal de la caja en cuanto al origen y disponibilidad de recursos y detallar el aporte de contrapartida cuantificando de los recursos aportados en especie por la caja y cumplir con los lineamientos establecidos en el capítulo III de la Circular 014 de 2013, para la presentación de los programas y proyectos objeto del convenio.

Así mismo, se deberá presentar en los informes trimestrales de gestión, el avance de la ejecución, diligenciando para ello el formato correspondiente.

5. Cuociente nacional y particular del recaudo de las cajas de compensación.

En cumplimiento de la ley, la superintendencia expedirá, a más tardar el treinta y uno (31) de enero de 2014, la resolución por la cual certifica el cuociente nacional y particular de recaudos correspondientes a las cajas de compensación familiar, para determinar la transferencia al Fondo Obligatorio de Vivienda de Interés Social, Fovis, al Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, al Fondo para Acciones de Promoción y Prevención de la Atención Primaria en Salud y/o unificación de los Planes de Beneficios, al Fondo de Solidaridad y Fomento al Empleo y Protección al Cesante, Fosfec. Así como al Fondo para la Atención Integral a la Niñez y la Jornada Escolar Complementaria, Foniñez.

Si los porcentajes previstos en el presupuesto por el consejo directivo no coinciden con el fijado en la mencionada resolución la caja deberá ajustarlo inmediatamente.

6. Fondos de ley e inversiones.

Las cajas de compensación deberán construir sus presupuestos en concordancia con las prioridades definidas por el Gobierno Nacional y a los lineamientos consignados en el actual Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 “Prosperidad para Todos”. Se enuncian, entre otros algunos aspectos que consideramos más relevantes:

6.1. Fondo de Vivienda de Interés Social - Fovis.

• Desarrollar programas y/o proyectos de renovación.

• Incentivar el ahorro y el otorgamiento de crédito para adquisición de vivienda.

• Aumentar la calidad de los proyectos de VIS.

• Contribuir al cumplimiento de las metas del Plan Nacional de Desarrollo.

• Aumentar los recursos del Fondo para la Vivienda de Interés Social, en el marco de los acuerdos de gestión con departamentos y/o áreas metropolitanas.

Las cajas continuarán desarrollando programas de vivienda de interés social para disminuir el déficit habitacional de los trabajadores afiliados. Así mismo podrán ofrecer préstamos para adquisición de vivienda, cuando se asocien, inviertan o participen en establecimientos de crédito, de conformidad con lo señalado en las normas vigentes.

Las cajas que cuenten con afiliados en el sector rural deberán asignarles subsidios, destinando para ello como mínimo, un porcentaje igual a lo que estos representan, sobre el total de los afiliados, de conformidad con las normas legales vigentes.

También se podrán adelantar programas de vivienda en forma directa o través de alianzas o convenios para población afiliada o particular. Todo programa de construcción de vivienda debe ser autocosteable.

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1537 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1432 de 2013, las cajas de compensación familiar tendrán que constituir patrimonios autónomos, los cuales una vez constituidos podrán adelantar procesos de convocatoria y selección de los constructores interesados en desarrollar los proyectos de vivienda y/o para la adquisición de proyectos de vivienda de interés prioritario.

Las condiciones y criterios para la convocatoria, evaluación y selección de las propuestas para el desarrollo de los proyectos, así como las actividades de seguimiento y control de los mismos, deberán seguir los lineamientos definidos por el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.

Para el año 2014 las cajas de compensación familiar con cuociente particular de recaudo superior al ciento diez por ciento (110%) destinarán mensualmente el treinta y siete por ciento (37%) de las apropiaciones del Fovis obligatorio, componente vivienda y las cajas de compensación Familiar con cuociente particular de recaudo inferior al ciento diez por ciento (110%) destinarán mensualmente el treinta por ciento (30%) de las mismas apropiaciones, para ser girado al patrimonio autónomo que se constituya, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1432 de 2013.

Para la presentación de los programas y proyectos de vivienda se debe dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en los capítulos I y II de la Circular Externa 0014 de 2013.

6.1.1. Fondo de Subsidio Familiar de Vivienda.

El fondo se aplicará en la asignación de subsidio familiar de vivienda a los hogares de los trabajadores afiliados que reúnan los requisitos de ley, de igual manera previa autorización de la Superintendencia del Subsidio Familiar podrá con parte de estos recursos:

• Desarrollar proyectos de vivienda de interés social contratando con constructores privados, públicos, organizaciones no gubernamentales u organizaciones populares de vivienda.

• Financiar proyectos de vivienda de interés, social y otorgar créditos hipotecarios y microcréditos para la adquisición de vivienda y adquirir proyectos de vivienda de interés social.

Se recomienda para coadyuvar al logro de las metas del Gobierno Nacional, que se procure la ejecución de la totalidad de los recursos del fondo, disminuyendo el déficit habitacional que existe en los hogares de los trabajadores afiliados.

6.2. Fondo de Solidaridad y Fomento al Empleo y Protección al Cesante - Fosfec.

Previa reglamentación de la Ley 1636 de 2013 por parte del Gobierno Nacional las cajas de compensación familiar podrán:

• Aplicar los porcentajes de Fonede de acuerdo al Decreto 0722 del 2013 mientras se reglamenta la Ley 1636 del 2013.

• Utilizar recursos del Fosfec para financiar la prestación de servicios de gestión y colocación de empleo y los procesos de capacitación para la población desempleada.

• Otorgar subsidios al desempleo Fonede para beneficiarios activos, conforme lo dispuesto en el parágrafo del artículo 2º del Decreto Reglamentario 2113 de septiembre de 2013, solo para aquellas cajas que reciban recursos de compensación por traslados Fonede que para el efecto ordena la resolución de esta superintendencia.

El artículo 29 de la Ley 1636 de 2013, impuso a las cajas de compensación familiar la obligación de prestar servicios de gestión y colocación de empleo, previa autorización del Ministerio de Trabajo. Esta ley estableció que los programas y subsidios que maneja el Fondo de Subsidio al Empleo y Desempleo, Fonede, serán reemplazados por los definidos en el marco del mecanismo de protección al cesante.

Complementariamente la Ley 633 de 2013 también autoriza a las cajas de compensación familiar a utilizar los recursos de Fosfec para financiar la prestación de los servicios de gestión y colocación de empleo y los procesos de capacitación para la población desempleada, para lo cual deberán dar cumplimiento a las circulares externas 004 y 0014 de 2013 y ser presentados a esta superintendencia antes del 31 de enero de cada año.

6.3. Fondo para la Atención Integral a la Niñez y la Jornada Escolar Complementaria - Foniñez.

La Ley 633 de 2000, por la cual se expiden normas en materia tributaria, se dictan disposiciones sobre el tratamiento a los fondos obligatorios para la vivienda de interés social y se introducen normas para fortalecer las finanzas de la rama judicial, en el artículo 64 determina la destinación de los recursos para el Fondo para la Atención Integral a la Niñez y la Jornada Escolar Complementaria, Foniñez, así:

a) No menos del cincuenta por ciento (50%) para vivienda de interés social.

b) El porcentaje restante después de destinar el anterior, para la atención integral a la niñez de cero (0) a seis (6) años y la jornada escolar complementaria. Estos recursos podrán ser invertidos directamente en dichos programas abiertos a la comunidad, por las cajas de compensación sin necesidad de trasladarlos al Fovis.

PAR.—En aquellos entes territoriales que cuentan con recursos para la cofinanciación de los programas de jornada escolar complementaria y atención a los niños de cero (0) a seis (6) años más pobres, las cajas de compensación familiar podrán establecer convenios y alianzas con los gobiernos respectivos para tal fin.

Para el ofrecimiento de los programas de atención integral a la niñez de 0 a 6 años y de la jornada escolar complementaria, las cajas de compensación familiar deberán presentar a esta entidad:

• Plan operativo en forma independiente tanto para la atención integral a la niñez como para la jornada escolar complementaria, hasta el 31 de enero de cada año.

• Presentar los programas de atención integral a la niñez y de jornada escolar complementaria, cumpliendo con los lineamientos establecidos en el capítulo III, numeral 3.2 y 3.3 de la Circular 014 de 2013, en los dos (2) primeros meses del año.

• Reportar la ejecución trimestral de atención integral a la niñez y de la jornada escolar complementaria, en cada uno de los informes trimestrales de gestión; la caja deberá desagregar la cobertura de los programas, discriminada por municipio, institución educativa y modalidad ofrecida.

• Enviar la evaluación de atención integral a la niñez y de jornada escolar complementaria, con plazo final el 15 de diciembre de cada año.

Las cajas de compensación familiar deberán desarrollar los programas en forma integral, atendiendo los lineamientos de las circulares interinstitucionales de mayo 11 y agosto 24 de 2009 y de febrero 17 de 2011, suscritas con el Ministerio de Educación Nacional, MEN, y el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, y Superintendencia del Subsidio Familiar.

Las cajas de compensación presentarán los programas que desarrollen con recursos Fovis.

Los programas que no cumplan con los lineamientos establecidos en las circulares mencionados serán devueltos para su ajuste correspondiente.

6.3.1. Atención Integral a la Niñez “De Cero a Siempre”.

En cumplimiento a la política de primera infancia, en la implementación de los programas se deberá:

• Promover el desarrollo integral de los niños y niñas desde la gestación hasta los 5 años de edad.

• Garantizar el cumplimiento de los derechos de las niñas y los niños en primera infancia.

• Definir una política pública de largo plazo que oriente al país en materia de sostenibilidad técnica y financiera, universalización de la atención y fortalecimiento de los territorios.

• Garantizar la pertinencia y calidad en la atención integral a la primera infancia, articulando acciones desde antes de la concepción, hasta la transición hacia la educación formal.

• Sensibilizar y movilizar a toda la sociedad colombiana con el propósito de transformar las concepciones y formas de relación con los niños y las niñas más pequeños.

• Hacer visible y fortalecer la familia como actor fundamental en el desarrollo infantil.

• Ampliar la infraestructura para atender integralmente un mayor número de niños y niñas del Sisbén 1, 2 y 3, dentro del Programa de Cero a Siempre que adelanta el Gobierno Nacional.

• Implementar esfuerzos para que un mayor número de niños vulnerables disfruten de programas integrales en las diferentes dimensiones del desarrollo infantil temprano: salud, nutrición, educación inicial, cuidado y protección, en los cuales se incluyan la formación de los agentes educativos involucrados en esta estrategia.

6.3.2. Jornada escolar complementaria.

La implementación de las jornadas escolares complementarias, orientará pedagógicamente la utilización del tiempo libre, por lo tanto se tendrá en cuenta en su desarrollo:

• Fortalecer áreas fundamentales en medio ambiente, escuelas deportivas, artística y cultural, ciencia y tecnología, establecidas en la Ley 115 de 1994, ofreciendo alternativas para un aprovechamiento más equitativo y amplio del tiempo libre, para población vulnerable de niños, niñas y adolescentes en especial la población de estudiantes trabajadores.

• Focalizar a la niñez trabajadora y brindar en forma prioritaria programas para el buen uso del tiempo libre, con el fin que los beneficiarios asistan a los mismos de forma continua, programas que se estructurarán teniendo en cuenta los lineamientos definidos por el Ministerio de Educación Nacional.

6.4. Fondo para la Educación Formal.

Con el fin de dar cumplimiento al compromiso social en materia de educación que para el efecto señale el Gobierno Nacional en el Plan Nacional de Desarrollo, las cajas de compensación deberán ofrecer los programas de educación formal directamente o a través de convenio, en cumplimiento del Decreto Reglamentario 1902 de 1994 de la Ley 115 de 1994.

Las cajas deberán reportar la aplicación de dichos recursos en los formatos establecidos por esta superintendencia de los informes trimestrales de gestión, con el fin de adelantar su seguimiento.

6.5. Aplicación de los recursos de Ley 115 de 1994.

Con recursos de Ley 115 de 1994, las cajas de compensación familiar podrán desarrollar las siguientes actividades:

• Subsidio a educación básica y media directamente o contratada. Los programas deberán estar debidamente aprobados y reglamentados por el consejo directivo.

• Otorgamiento de becas en colegios de propiedad de la caja de compensación familiar o en colegios con los cuales se tienen convenios.

• Cupos gratuitos en establecimientos educativos y/o programas de educación básica y media para adultos. Los programas deberán estar debidamente aprobados y reglamentados por el consejo directivo.

• Apertura de colegios (compra de lotes y/o construcción y/o adecuación y/o dotación de colegios) en forma prioritaria para los hijos de los trabajadores beneficiarios.

• Bibliotecas. Hace referencia a establecer servicios bibliotecarios para el mejoramiento de la educación y la capacitación de la familia, artículo 24 del Decreto 784 de 1989.

• Kits escolares para los hijos de los trabajadores beneficiarios, los que deben ser entregados previo a la fecha de iniciación de los calendarios escolares, teniendo en cuenta el censo escolar de cada caja de compensación familiar y acorde con las necesidades de las edades escolares.

6.6. Inversión de excedentes del 55%.

Para la presentación de los proyectos de inversión con excedentes del 55%, las cajas de compensación darán cumplimiento a las circulares 0014 del 21 de mayo y 0017 del 16 de julio de 2008, proyectos que se deben presentar para su respectiva aprobación ante esta superintendencia.

7. Retos para el 2014 en inversión social.

7.1. Aspectos generales.

• Que las cajas de compensación familiar no reporten resultados negativos en la ejecución de las inversiones.

• Que las obras e inversiones que realicen las cajas de compensación familiar se orienten y tengan como finalidad beneficiar a los trabajadores afiliados de menores ingresos y sus familias.

• Que la ejecución de las inversiones sea del 100% al finalizar la vigencia procurando no ejecutar costosos proyectos en activos fijos.

• Que se realice una adecuada planeación presupuestal a fin de evitar las modificaciones constantes del presupuesto y del límite máximo de inversiones.

• Que las cajas de compensación familiar orienten los subsidios hacia los beneficiarios de menores ingresos como lo determina la norma.

• Que los planes, programas y proyectos que se presenten a la superintendencia para su estudio y aprobación cumplan con todos los requisitos contemplados en la Circular 0014 de 2013, con el fin de optimizar el tiempo en su aprobación.

• Que los proyectos y programas presentados sean coherentes con los planes estratégicos de las cajas de compensación.

• Que los servicios ofrecidos por las cajas de compensación lleguen a todas las categorías, especialmente a las categorías subsidiadas (A y B).

7.2. Rendimientos financieros e intereses moratorios.

• Las cajas de compensación familiar deben presupuestar y proyectar los rendimientos financieros y los intereses moratorios que en desarrollo de su gestión operativa reciben: Los rendimientos financieros productos de los fondos de ley deben incorporarse a los mismos fondos; los correspondientes a la reserva legal e intereses moratorios del 4% se incorporan como ingresos no operacionales.

7.3. Aplicación de la Resolución 742 de 2013.

• Las cajas de compensación familiar en cumplimiento de la Resolución 742 de 2013 y en aplicación de las normas vigentes deben establecer las obligaciones periódicas que pueden ser canceladas con los recursos correspondientes al saldo para obras y programas sociales que se ejecutan en la vigencia respectiva.

8. Servicios sociales.

Los servicios sociales que ofrecen las cajas de compensación familiar deberán contribuir a la generación del empleo productivo, a la disminución de la pobreza y a la inclusión en el acceso a los servicios de la seguridad social y atención de la infancia, familia y género y que se enmarquen en las políticas definidas en el Plan Nacional de Desarrollo vigente.

Dentro de las funciones señaladas en el numeral 5º del artículo 16 de la Ley 789 de 2002, las cajas de compensación familiar administrarán a través de los programas que a ellas corresponda, las actividades de subsidio en dinero, recreación social, deportes, turismo, centros recreativos y vacacionales, cultura, museos, bibliotecas y teatros, vivienda de interés social, créditos, programas de atención integral a la niñez, jornada escolar complementaria, educación, capacitación, bibliotecas, atención a la tercera edad y programa de nutrición materno infantil y en general, los programas que estén autorizados por la ley, para lo cual podrán continuar operando con el sistema de subsidio a la oferta.

Igualmente, podrán atender a la población con discapacidad y las demás funciones señaladas para las cajas de compensación familiar en la precitada disposición.

Las cajas deberán buscar en el ofrecimiento de los servicios sociales modelos eficientes y eficaces, mediante tarifas diferenciales, con subsidios inversamente proporcionales a los salarios devengados por el usuario, procurando la optimización de esos recursos.

8.1. Salud.

Para efectos de la elaboración del presupuesto del programa de salud, las cajas de compensación deberán aplicar lo preceptuado en el artículo 65 de la Ley 633 de 2000 modificado por el artículo 40 de Ley 1430 de 2010, sin perjuicio de la reglamentación que para el efecto expida la Superintendencia Nacional de Salud.

Los programas de salud establecidos por Ley 21 de 1982 que actualmente vienen adelantando las cajas de compensación familiar, podrán continuar ofreciéndose siempre y cuando no estén contemplados dentro del Plan Obligatorio de Salud, POS, definido en la Ley 100 de 1993.

8.2. Mercadeo.

Las cajas tendrán un manejo financiero independiente y en cuentas separadas del recaudo del cuatro por ciento (4%) de la nómina para el servicio de mercadeo. Por consiguiente, en ningún caso los recursos provenientes del aporte del cuatro por ciento (4%) podrán destinarse a subsidiar dicha actividad.

8.3. Educación.

Con el fin de dar cumplimiento al compromiso social en materia de educación que para el efecto señale el Gobierno Nacional en el Plan Nacional de Desarrollo, las cajas deberán ofrecer los programas de educación formal directamente o a través de convenio, en cumplimiento del Decreto Reglamentario 1902 de 1994 de la Ley 115 de 1994.

8.4. Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano.

Las cajas de compensación familiar que desarrollen programas de educación para el trabajo y el desarrollo humano podrán subsidiarlos siempre y cuando no presenten duplicidad con los ofrecidos por el Sena, salvo los suscritos por convenio con dicha entidad.

8.5. Bibliotecas.

Las cajas deberán ofrecer a través del servicio de bibliotecas la promoción y el fomento a la lectura, tanto en beneficio de su población afiliada como para el público en general, en especial para aquellas poblaciones con menor capacidad para acceder al conocimiento.

Los servicios bibliotecarios de las cajas de compensación producen un gran impacto social en las regiones donde hacen presencia. Es por ello que esta superintendencia, teniendo en cuenta el orden de prioridades y con el fin de atender el pago del subsidio en servicios, establecidos en el artículo 62 de la Ley 21 de 1982, solicita se dé cumplimiento a la prioridad relacionada con la prestación de servicios bibliotecarios, ya sea mediante la prestación directa del servicio, o mediante convenios con entidades públicas o privadas, conforme las faculta la ley.

Es necesario integrar los recientes avances tecnológicos y las tecnologías de la información y las comunicaciones a las diversas modalidades de los servicios bibliotecarios y se faculta a las cajas realizar dotaciones con recursos de Ley 115 de 1994.

8.6. Fondos de crédito.

Conforme a las normas vigentes las cajas de compensación familiar deberán continuar y si es del caso intensificar los planes y programas establecidos por el Gobierno Nacional, los cuales deben reglamentarse y reportarse en forma independiente por cada servicio de acuerdo con las necesidades de la caja de compensación.

8.7. Recreación.

Los servicios de recreación social que adelanten las cajas de compensación familiar, tienen como finalidad la recreación, el esparcimiento, el fomento al turismo, el deporte y otras actividades para el desarrollo físico y mental, primordialmente de su población afiliada.

8.8. Programas sociales complementarios.

8.8.1. Adulto mayor y población con discapacidad.

Conforme a lo previsto en el artículo 46 de la Constitución Política, la cajas de compensación familiar deberán ofrecer todos los servicios individuales y colectivos orientados a la búsqueda del bienestar y el desarrollo de los adultos mayores afiliados, para asegurarles su integración al entorno familiar. Facilitarán la protección y la asistencia a los adultos mayores afiliados y proveerán su integración a la vida activa y comunitaria. Desarrollarán programas sociales subsidiados, a la población afiliada mayor de 60 años, e incrementarán coberturas de atención, en los diferentes ámbitos sociales.

Para la población con discapacidad, dentro de la política que fija el consejo directivo a su corporación, se podrán establecer programas de prevención, tratamiento, educación especial y rehabilitación para los menores deficientes de acuerdo con lo prescrito en la ley. Así mismo se incluirán en sus presupuestos los recursos necesarios, para adelantar programas de orientación y asistencia sicológicas para sus familias.

También las cajas ofrecerán oportunidades educativas a su población afiliada con discapacidad, directamente o mediante convenios con otras entidades del sector educativo.

Se deberán constituir o continuar con programas estructurados e independientes, de manera que se tenga una población identificada a la cual se le reconozcan sus necesidades, determinando de esta forma el tipo de servicio que se les debe prestar: sociales, psicológicos, especializados, entre otros, de tal forma que integre los servicios de recreación, turismo, capacitación, cultura, y salud.

Para facilitar la identificación y control de los recursos destinados a estos programas, las cajas deberán presentar anexo al presupuesto de ingresos y egresos, los referidos a cada programa adulto mayor y población con discapacidad en forma independiente.

Los trabajadores que hubieren acreditado vinculación durante 25 años o más al sistema de cajas y se encuentren pensionados tendrán derecho a los programas de capacitación, recreación y turismo social, a las tarifas más bajas de cada caja de compensación.

9. Presentación de tarifas.

Las cajas de compensación en la fijación de sus tarifas tendrán en cuenta que estas representan un valor que se cobra a un usuario por la prestación de un servicio social, sujeto a un nivel salarial, por lo cual la determinación de las mismas tanto para el afiliado como para su familia, debe garantizar el acceso y uso en forma mayoritaria de los servicios que se prestan, en forma económica comparativamente con los precios del mercado, considerando que estos servicios deben dirigirse fundamentalmente a la población que tiene derecho a recibir subsidios en los mismos.

Por lo cual para la fijación de las tarifas y el subsidio familiar, se contemplará lo definido en la Ley 21 de 1982, artículo 1º y en la Ley 782 de 2002, parágrafo 2º del artículo 3º, referentes al objetivo fundamental del subsidio familiar y los beneficiarios del subsidio familiar.

Para establecer las categorías tarifarias se hará en concordancia con lo dispuesto en el Decreto 827 de 2003 en los artículos 5º, 6º, 7º, 8º y 9º.

9.1. Presentación de las tarifas.

Las tarifas deberán ser presentadas con el presupuesto. La caja de compensación familiar deberá incluir copia del acta del consejo directivo que aprueba las tarifas diferenciales de los servicios sociales para el respectivo año.

En la presentación de las mismas y con el fin de estandarizar la entrega de la información que permita el seguimiento y control, se diligenciarán los formatos anexos de acuerdo a las instrucciones señaladas para ello.

Las tarifas reguladas se regirán por lo que determine la autoridad competente y se acompañará del correspondiente acto administrativo.

9.2. Parámetros.

Los parámetros para la presentación son:

1. Descripción clara y concreta de los servicios ofrecidos.

2. Presentar el estudio de costos realizado para cada uno de los servicios que ofrece la caja de compensación en el formato anexo, el cual debe ser diligenciado en su totalidad.

3. Realizar la distribución de egresos por cada uno de los servicios ofrecidos, en el formato anexo.

4. Definir la proyección de la cobertura por categoría y la cobertura total por servicio prestado.

5. Definir el costo unitario por servicio prestado. Los servicios sociales deben tener tarifas diferenciales notorias y tangibles con subsidios inversamente proporcionales a los salarios devengados por el usuario, sin detrimento de la eficiencia y eficacia de los mismos. Se aplicará, de manera estricta, el principio de equidad vertical.

6. Determinar el costo unitario de cada uno de los programas ofrecidos.

7. Hacer la relación de las tarifas obtenidas, especificando el costo según estudio y costo por cada una de las cuatro categorías (formato adjunto).

8. Definir el porcentaje de subsidio que obtendrá cada categoría especificando el criterio utilizado para la fijación del mismo.

En igual forma se deberá tener en cuenta, para la fijación de las tarifas, que en las mismas el incremento se hará con base en el costo de vida para ese año (IPC) definido por el gobierno, para todos los servicios que se presten.

Para rendir la información solicitada en esta circular, las cajas de compensación familiar deberán consignar la información requerida en cada uno de los archivos que a continuación se adjuntan, los cuales se enviarán en medio magnético.

Es importante señalar que en la información enviada por las cajas de compensación, se verificará el cumplimiento de los parámetros señalados anteriormente, con el fin de analizarlos y realizar los estudios pertinentes a las tarifas en los diferentes servicios presentados.

Es importante resaltar que según el artículo 64 de la Ley 21 de 1982, las tarifas de los servicios que se presten a personas distintas de las enunciadas en el artículo 27 y del trabajador beneficiario, no serán subsidiadas. Tales tarifas se determinarán teniendo como base los costos reales de operación y mantenimiento, y serán controladas por la Superintendencia de Subsidio Familiar.

9.3. Envío de la información.

El director administrativo de cada caja enviará a esta entidad conjuntamente con el presupuesto, en forma detallada, las tarifas que regirán para dicho año en cada uno de los servicios ofrecidos con los anexos correspondientes: Se excluyen los servicios de biblioteca, los programas de vivienda, mercadeo y salud.

10. Observaciones generales.

1. Las cajas de compensación darán cumplimiento a las fechas de presentación del presupuesto, planes, programas, proyectos y tarifas, las cuales deben quedar radicadas en esta superintendencia dentro de las fechas límites que se señalan en esta circular.

2. Los informes se deben entregar a la entidad en documento físico y en medio magnético (CD - Word y Excel).

3. Las cajas de compensación presentarán los planes, programas y proyectos en los formatos diseñados por la superintendencia en las fechas señaladas por las normas, como también los informes de gestión solicitados.

11. Envío de información.

Dado que la superintendencia se encuentra en etapa de desarrollo de un sistema de información para la recepción, validación y cargue de los datos en línea, los archivos que se solicitan en esta circular en formato Excel, serán solicitados posteriormente en formato XML, bajo la estructura y el esquema XSDL que la superintendencia entregará en su oportunidad. Mientras ello ocurre, será obligación de los vigilados el reporte de los datos en este formato.

Para esta transición se fijarán plazos y condiciones que permitan una transición tranquila, ordenada y técnicamente robusta, hacia la puesta en operación de los nuevos datos y formatos.

La información solicitada en los cuadros anexos se debe diligenciar en su totalidad.

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N. del D.: La presente circular va dirigida a consejos directivos, contadores, directores administrativos, revisores fiscales.

NOTA: Los formatos anexos a la presente circular externa, los cuales no fueron promulgados en el Diario Oficial, pueden ser consultados en la Superintendencia de Subsidio Familiar.

(Nota: Véase Circular Externa 25 de 2014 de la Superintendencia del Subsidio Familiar)