Superintendencia de Sociedades

CIRCULAR EXTERNA 201-0000010 DE 2016

(Noviembre 24)

Ref.: Solicitud de estados financieros año 2016 - Normas Internacionales de Información Financiera.

Esta superintendencia, con base en las atribuciones de inspección, vigilancia y control otorgadas por la ley, está facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica o administrativa de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales (conjuntamente denominadas en esta circular “entidades empresariales”), en la forma, detalle y términos que considere procedentes, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, los numerales 2º y 3º del artículo 7º del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012, el Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015 y el artículo 10 de la Ley 1314 de 2009.

1. Estados financieros a 31 de diciembre de 2016 y documentos adicionales.

Por medio de este acto administrativo se establecen los plazos y requisitos mínimos para la presentación de los estados financieros a 31 de diciembre de 2016, junto con los documentos adicionales requeridos, a través del Sistema Integrado de Reportes Financieros (Sirfin). Para el efecto, se deberá seleccionar alguna de las siguientes opciones, según corresponda:

• Informe 01 - Estados financieros de fin de ejercicio - Corte 2016-40 NIIF Pymes individual

• Informe 01 - Estados financieros de fin de ejercicio - Corte 2016-50 NIIF Pymes separado

La información financiera deberá diligenciarse en miles de pesos.

• Obligatoriedad del diligenciamiento y presentación de la información financiera.

Por mandato del artículo 289 del Código de Comercio, las entidades empresariales sometidas a vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, están obligadas a reportar los estados financieros de fin de ejercicio, en este caso a 31 de diciembre de 2016, certificados y dictaminados, con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, sin necesidad de orden expresa de carácter particular y concreto emitida por esta entidad.

Así mismo, están obligadas a remitir la misma información las entidades empresariales sometidas a inspección de esta superintendencia, a las cuales en ejercicio de la atribución contenida en el artículo 83 de la Ley 222 de 1995, mediante acto administrativo concreto dirigido a la dirección de notificación judicial inscrita en el registro mercantil, les sea impartida la orden respectiva.

Se exceptúan de lo anterior aquellas entidades empresariales sometidas a inspección que estén en proceso de liquidación voluntaria, las cuales deberán manifestar tal situación mediante correo electrónico dirigido a la dirección webmaster@supersociedades.gov.co. En el “asunto” del correo electrónico deberá indicarse lo siguiente: “Grupo de informes empresariales: Informe 01 - Estados financieros de fin de ejercicio - Corte 2016 - Sociedad en liquidación voluntaria”.

Las entidades empresariales sometidas a vigilancia permanente de la superintendencia, que estén en liquidación voluntaria, deberán remitir la información financiera en el informe 16 – Estado de liquidación voluntaria, a través del sistema Storm. Para el efecto, la información financiera deberá estar preparada de acuerdo con lo previsto en el Decreto 2649 de 1993 y su reporte deberá hacerse conforme lo dispone la circular externa que se expida para el efecto.

1.2. (sic) Plazos para el envío de los estados financieros a 31 de diciembre de 2016, separados e individuales, según NIIF Pymes.

Los estados financieros separados e individuales con corte a 31 de diciembre de 2016, certificados y dictaminados, deberán ser entregados en el año 2017, dentro de las fechas señaladas a continuación (Tabla 1), de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la entidad empresarial, sin incluir el de verificación (DV):

Tabla 1

Programación de envío de información financiera

Últimos dos dígitos del NITEnvío de información 2017Últimos dos dígitos del NITEnvío de información 2017
01 - 05Lunes 17 de abril 51 - 55Martes 2 de mayo
06 - 10Martes 18 de abril 56 - 60Miércoles 3 de mayo
11 - 15Miércoles 19 de abril 61 - 65Jueves 4 de mayo
16 - 20Jueves 20 de abril 66 - 70Viernes 5 de mayo
21 - 25Viernes 21 de abril 71 - 75Lunes 8 de mayo
26 - 30Lunes 24 de abril 76 - 80Martes 9 de mayo
31 - 35Martes 25 de abril 81 - 85Miércoles 10 de mayo
36 - 40Miércoles 26 de abril 86 - 90Jueves 11 de mayo
41 - 45Jueves 27 de abril 91 - 95Viernes 12 de mayo
46 - 50Viernes 28 de abril 96 - 00Lunes 15 de mayo

Las entidades empresariales que tengan más de un cierre contable en el año deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla en las fechas señaladas anteriormente, previa solicitud de autorización de envío, dirigida al Grupo de Informes Empresariales al correo electrónico efinancieros@supersociedades.gov.co

Los estados financieros de fin de ejercicio se deben reportar certificados y dictaminados, de acuerdo con lo previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.

1.3 Documentos adicionales.

Los estados financieros de fin de ejercicio solo se entenderán recibidos en la medida en que también se hubieren presentado los documentos adicionales relacionados a continuación, los cuales deberán ser allegados dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha otorgada como plazo para el envío de la información financiera según su número de NIT.

En el evento de que los documentos no fueren aportados en el plazo establecido, los estados financieros se entenderán recibidos de manera extemporánea, circunstancia que podría dar lugar a las sanciones pertinentes.

Los documentos adicionales deberán enviarse escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección “Presentación informes empresariales”, subsección “Envío de documentos adicionales del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .XBRL.

Cada documento deberá ser un archivo con extensión .pdf, al cual debe asignársele el nombre con una sola palabra. El tamaño de cada archivo no debe exceder de 2 MB. Una vez enviados en forma correcta, el sistema creará un número de radicado a cada archivo remitido, con lo que se entenderá cumplido el requisito de presentación de información financiera en forma completa.

1.3.1. Las entidades empresariales vigiladas y controladas deberán presentar los siguientes documentos:

a) El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina en cumplimiento del artículo 38 ibídem.

La certificación deberá contener el número del documento de identidad, así como las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere y la indicación del número de tarjeta profesional en el caso de los contadores.

b) El informe de gestión que los administradores deben presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, de conformidad con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995, el cual además debe contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la entidad empresarial. Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras.

c) El dictamen del revisor fiscal.

d) Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto forma parte integral de los mismos, que contengan información adicional a la presentada en los estados de situación financiera, del resultado integral del ejercicio y componentes del otro resultado integral (ORI), de cambios en el patrimonio y de flujos de efectivo, escaneadas del original en formato .pdf.

1.3.2. Las entidades empresariales inspeccionadas deberán presentar los siguientes documentos:

a) El documento mediante el cual el representante legal y contador certifican que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina en cumplimiento del artículo 38 ibídem.

La certificación deberá contener el número del documento de identidad, así como las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere y la indicación del número de tarjeta profesional en el caso de los contadores.

b) Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto forma parte integral de los mismos, que contengan información adicional a la presentada en los estados de situación financiera, del resultado integral del ejercicio y componentes del otro resultado integral (ORI), de cambios en el patrimonio y de flujos de efectivo, escaneadas del original en formato .pdf.

El informe de gestión y el dictamen del revisor fiscal, si lo hubiere, podrán ser solicitados por la Superintendencia en cualquier momento.

2. Presentación de estados financieros consolidados y documentos adicionales.

Las entidades empresariales que sean matrices o controlantes y que estén obligadas a reportar información financiera de fin de ejercicio en los términos del numeral primero anterior, deberán presentar, además de los estados financieros separados, los estados financieros consolidados a más tardar el 23 de mayo de 2017.

Para este efecto, deberán diligenciar el Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio - Corte 2016-60 NIIF Pymes – Consolidados, mediante la herramienta XBRL Express, o cualquiera otra que soporte el lenguaje estándar XBRL. Las cifras deberán diligenciarse en miles de pesos y presentarse por el Sistema Integrado de Reportes Financieros (Sirfin).

Las entidades empresariales obligadas a presentar estados financieros combinados deberán reportar dicha información a través del Informe 01 - Estados financieros de fin de ejercicio - Corte 2016-60 NIIF Pymes - Consolidados, a más tardar el 23 de mayo de 2017.

Junto con los estados financieros consolidados deberán presentarse los documentos adicionales relacionados a continuación, dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha establecida para el envío de la información financiera consolidada:

a) Certificación de los estados financieros consolidados, suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal de quien consolida.

b) Notas a los estados financieros consolidados.

c) Informe especial del artículo 29 de la Ley 222 de 1995.

d) Dictamen del revisor fiscal.

Los documentos adicionales deberán enviarse escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección “Envío de documentos adicionales” del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .XBRL.

Cada documento deberá ser un archivo con extensión .pdf, al cual deberá asignársele el nombre con una sola palabra. El tamaño de cada archivo no debe exceder de 2 MB. Una vez enviados en forma correcta, el sistema creará un número de radicado a cada archivo remitido, con lo que se entenderá cumplido el requisito de presentación de información financiera en forma completa.

Los estados financieros consolidados solo se entenderán recibidos oportunamente en la medida en que también se hubieren presentado los documentos adicionales que los complementan. En el evento de no ser aportados en el plazo establecido, se entenderán presentados de manera extemporánea, circunstancia que podría dar lugar a las sanciones pertinentes.

3. Información financiera de fin de ejercicio para entidades empresariales en acuerdos recuperatorios.

La entidades empresariales que estén en proceso de negociación o de ejecución de un acuerdo de reestructuración en los términos de la Ley 550 de 1999, cuyo promotor sea nominado por la Superintendencia de Sociedades o una cualquiera de las Cámaras de Comercio del país y las entidades empresariales que fueren admitidas a un proceso de reorganización de acuerdo con la Ley 1116 de 2006, sea que el mismo se encuentre en trámite o en ejecución, deberán reportar los estados financieros de fin de ejercicio, correspondientes al período del 1º de enero al 31 de diciembre de 2016, certificados y dictaminados, con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.

Los estados financieros deberán ser presentados en el año 2017, dentro de las fechas señaladas en la Tabla 1 anterior, de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la entidad empresarial, sin incluir el de verificación (DV). Para tales efectos, se deberá utilizar el Informe 01 – Estados Financieros de Fin de Ejercicio – Corte 2016-40 NIIF Pymes Individual en caso de que los estados financieros sean individuales, o el Informe 01 – Estados Financieros de Fin de Ejercicio – Corte 2016-50 NIIF Pymes Separado, en caso de que sean separados.

Así mismo, se deberán presentar, junto con los estados financieros de fin de ejercicio, los documentos adicionales de que tratan las Circulares Externas número 100-000004 y 100-000005 del 8 de agosto de 2016, según corresponda.

Adicionalmente, estas entidades empresariales deberán reportar la información específica sobre el proceso que adelantan, de acuerdo con lo requerido en el “Informe 03A-20 Información Anual de Acuerdos de Recuperación”, a través del Sistema Integrado de Reportes Financieros (Sirfin).

Debe advertirse que la información financiera de fin de ejercicio requerida por esta Circular, no sustituye ni excluye la obligación de reportar la información financiera periódica de conformidad con lo previsto en las Circulares Externas número 100-000004 y 100-000005 del 8 de agosto de 2016 mencionadas.

4. Debido proceso especial.

Los plazos señalados para el envío de la información son improrrogables. La Superintendencia solicita los estados financieros de fin de ejercicio, certificados y dictaminados (si hubiere revisor fiscal), con sus documentos adicionales, en los plazos ya señalados. El incumplimiento de lo dispuesto en la presente Circular podrá dar lugar, previa formulación de pliego de cargos y luego de concederse la oportunidad para el ejercicio del derecho de defensa, a las sanciones de ley de conformidad con lo previsto en el numeral 3º del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada de la entidad empresarial.

5. Registro y presentación de información en Sirfin.

En la sección “Presentación informes empresariales” del portal www.supersociedades.gov.co, los usuarios podrán encontrar la información necesaria para la presentación de los informes en XBRL y, en particular, sobre la forma en que han de cumplirse los siguientes trámites:

• Efectuar el registro de las entidades empresariales.

• Crear, cambiar o generar una nueva contraseña.

• Descargar el software y los manuales de diligenciamiento.

• Enviar los archivos con extensión .XBRL.

• Enviar los documentos adicionales escaneados en archivo .pdf.

• Consultar el estado del envío.

• Descargar archivos de años anteriores.

• Consultar respuestas a posibles errores de envío.

• Participar en capacitaciones virtuales.

La presentación de los estados financieros de fin de ejercicio y de los documentos adicionales, deberá efectuarse mediante la sección “Presentación Informes Empresariales” del portal www.supersociedades.gov.co.

Tan pronto como se envíe el archivo con extensión .XBRL a través del portal web, el sistema le suministrará un número de radicación. Con este número deberán cargarse los archivos en formato .pdf de los documentos adicionales, a través de la subsección“ de nuestro portal.

6. Generalidades.

6.1. Sobre el programa XBRL Express.

Una vez instalado el programa XBRL Express, el usuario encontrará los informes requeridos por la Superintendencia de Sociedades en lenguaje XBRL. Para diligenciar varios informes, basta con una sola instalación del sistema.

Las licencias del sistema están disponibles solo para las entidades empresariales objeto de este requerimiento; si la entidad empresarial ya cuenta con el referido sistema, no será necesario descargarlo o instalarlo nuevamente.

El sistema solo recibe archivos con extensión .XBRL. Estos archivos generados mediante XBRL Express, se almacenan por defecto en la carpeta:

Mis Documentos \ Mis archivos XBRL

No podrán hacerse modificaciones al programa obtenido vía internet o por cualquier medio, ni podrá alterarse su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

Para prestar un mejor servicio a sus usuarios, la Superintendencia de Sociedades ofrece capacitaciones virtuales y cartillas sobre la descarga, instalación, diligenciamiento y envío de la información, en las que se explica paso por paso cada procedimiento.

Las entidades empresariales objeto de este requerimiento ya cuentan con la autorización previa para el envío del archivo XBRL. En el evento de presentar inconvenientes con la autorización, se deberá enviar un correo a efinancieros@supersociedades.gov.co en el que se informe la situación, para lo cual se deberá suministrar el NIT, el nombre de la sociedad y el tipo de informe que desea transmitir.

6.2. Sobre el reporte de información.

La Superintendencia solicita estados financieros certificados y dictaminados con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995 de manera que, en ningún caso, admite estados financieros de prueba, preliminares o en proceso de auditoría.

Los documentos solicitados en la presente Circular se entenderán válidamente presentados por medio electrónico, en archivos en formato .pdf, en los términos del artículo 5º de la Ley 527 de 1999, según el cual no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.

En relación con el envío de la información por vía electrónica, es pertinente advertir que, conforme al artículo 289 del Código Penal y en concordancia con el artículo 474 del mismo estatuto, quien falsifique documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá si lo usa, en prisión de dieciséis a ciento ocho meses.

Los estados financieros reportados por las entidades empresariales estarán a disposición del público en el portal web de la Superintendencia de Sociedades, a partir del 15 de junio de 2017.

La atención al público para la radicación de documentos y consultas sobre el diligenciamiento de los formularios, se cumplirá de lunes a viernes en jornada continua, de 8:00 a. m. a 5:00 p. m.

Los medios electrónicos estarán disponibles 24 horas al día en el portal www.supersociedades.gov.co

Los siguientes mecanismos adicionales de soporte estarán también disponibles para todas las entidades empresariales:

• Correo electrónico: efinancieros@supersociedades.gov.co

• Chat en la página web de la Superintendencia de Sociedades (de lunes a viernes, en el horario de 9:00 a. m. a 11:00 a. m., a partir del 27 de marzo de 2017)

• Atención telefónica en los siguientes números:

- Bogotá: 3245777-2201000 Ext. 7177

- Barranquilla: 3858069-3858094-3858076 y 3858173

- Bucaramanga: 6381544-6781541-6781533

- Cartagena: 6646051-6642429-6646052

- Cali: 6880404

- Medellín: 3506000-3506001-3506002-3506003

- Manizales: 8847393-8847810-8847987

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: La presente circular externa está dirigida a representantes legales, contadores, revisores fiscales, sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales clasificadas en el grupo 2 de preparadores de información y que aplican el título II de la parte I del libro I del Decreto 2420 de 2015.

Dada en Bogotá D.C., a noviembre 24 de 2016.