Superintendencia de Sociedades

CIRCULAR EXTERNA 201-000003 DE 2014 

(Marzo 17)

Referencia: Cambios en la solicitud y presentación de los documentos adicionales para estados financieros año 2013.

Empresas vigiladas y controladas.

Modifica Circular Externa 201-000007 del 13 de noviembre de 2013, publicada en el Diario Oficial.

Mediante Circular Externa 201-000007 de 2013, esta Superintendencia ordenó a las empresas sujetas a su supervisión, en ejercicio de las facultades previstas en la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1023 de 2012, el envío de estados financieros a 31 de diciembre de 2013, con los correspondientes documentos adicionales.

Debido a ajustes en el diseño técnico y con el objetivo de mejorar y agilizar el proceso de recepción de estados financieros, se hace necesario modificar las instrucciones impartidas en la citada Circular Externa, en relación con la presentación de los documentos adicionales para las empresas vigiladas y controladas.

Así las cosas, se modifica el numeral 1.3.1. de la Circular Externa 201-000007 del 13 de noviembre de 2013, cuyo texto se sustituye en su integridad por el siguiente:

1.3.1. “Sociedades vigiladas y controladas:

“Las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales vigiladas o controladas, deberán remitir por medio electrónico, escaneados (utilizando archivos con extensión .pdf), los siguientes documentos adicionales, a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co en la sección Presentación Informes Empresariales.

a) “El informe de gestión que los administradores deberán presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, de conformidad con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995, y normas que lo modifiquen o adicionen, el cual además debe contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad.

“Nota: Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras.

b) “El dictamen del revisor fiscal.

c) “Las notas a los estados financieros que son parte integral de los mismos”.

“Las mismas sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales vigiladas o controladas, deberán adicionalmente radicar a papel ante la Superintendencia de Sociedades, dentro de los dos (2) días siguientes al vencimiento del plazo para la presentación de la información financiera según el número de NIT, una certificación suscrita por el representante legal, el contador y el revisor fiscal, con firmas autógrafas (es decir aquellas plasmadas en el documento con el puño y letra de sus autores), en la cual se haga constar que los documentos remitidos electrónicamente a la Superintendencia de Sociedades, corresponden a los estados financieros a 31 de diciembre de 2013, junto con sus documentos adicionales, y cumplen con los requisitos exigidos en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995”.

Siguiendo la lógica primero indicada, se modifica así mismo el numeral 9, de la Circular Externa 201-000007 del 13 de noviembre de 2013, cuyo texto se sustituye en su integridad por el siguiente:

9. “Registro y presentación de informes empresariales

“Por el portal de la entidad, www.supersociedades.gov.co en la sección Presentación Informes Empresariales, los usuarios podrán realizar todos los pasos para la presentación de cualquier tipo de informe tales como.

“- Registro de sociedades nuevas.

“- Creación o cambio o recuperación de la contraseña.

“- Descargar el software y los manuales de diligenciamiento.

“- Enviar archivo con extensión STR generado en el aplicativo STORM.

“- Enviar los documentos adicionales escaneados utilizando archivos con extensión .pdf.

“- Consultar el estado del envío.

“- Descargar archivo de años anteriores.

“- Consulta respuesta a posibles errores de envío.

“- Capacitaciones Virtuales.

“- Inscripción para capacitación.

“Para la presentación de los informes de estados financieros, prácticas empresariales o cualquier otro tipo de informe que se diligencie en el aplicativo STORM, deberá ser enviado mediante el servicio electrónico, de “Presentación de Informes Empresariales” que ha dispuesto la Superintendencia de Sociedades a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co.

“Solo hasta que obtenga la radicación de su archivo STR y esté correcto y debidamente radicado podrá enviar los documentos adicionales, este último para las sociedades vigiladas o controladas. Las sociedades inspeccionadas deben presentar los documentos adicionales en las sedes de la superintendencia. Su trámite estará completo hasta que tenga en su poder los dos tipos de radicaciones tanto del archivo STR y de los documentos adicionales”.

Con el ánimo de precisar entonces el alcance de los cambios introducidos, se indica que el único documento que debe ser radicado a papel (sic) es la certificación suscrita con firmas autógrafas por el representante legal, el contador y el revisor fiscal, en la cual hacen constar que los documentos remitidos electrónicamente a la Superintendencia de Sociedades corresponden a los estados financieros a 31 de diciembre de 2013, junto con sus documentos adicionales, y que cumplen con los requisitos exigidos en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995. Los demás documentos deberán ser enviados electrónicamente, de conformidad con las instrucciones impartidas en esta circular.

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales, contadores y revisores fiscales de sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras, empresas unipersonales, empresas en acuerdo recuperatorio, en liquidación judicial, y clubes con deportistas profesionales convertidos a sociedades anónimas.