Superintendencia de Sociedades

CIRCULAR EXTERNA 201-000007 de 2015 

(Noviembre 19)

Ref.: Solicitud de estados financieros año 2015.

Decretos 2649 y 2650 de 1993

Esta superintendencia, con base en las atribuciones de inspección, vigilancia y control otorgadas por la ley, está facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica o administrativa, de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales (conjuntamente denominadas en esta circular “Entidades empresariales”), en la forma, detalle y términos que considere procedentes, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, los numerales 2º y 3º del artículo 7º del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012 y el Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015.

1. Estados financieros a 31 de diciembre de 2015 y documentos adicionales.

Por medio de este acto administrativo se establecen los plazos y requisitos mínimos para la presentación de los estados financieros a 31 de diciembre de 2015, junto con los documentos adicionales requeridos, a través del programa Storm (informe 01 - Formulario empresarial). La información financiera debe diligenciarse en miles de pesos.

1.1. Obligatoriedad del diligenciamiento y presentación de la información financiera.

Por mandato del artículo 289 del Código de Comercio, las entidades empresariales sometidas a vigilancia o control de esta superintendencia, están obligadas a reportar los estados financieros de fin de ejercicio —en este caso a 31 de diciembre de 2015—, certificados y dictaminados, con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, sin necesidad de orden expresa de carácter particular y concreto emitida por esta entidad.

Así mismo, están obligadas a remitir la citada información las entidades empresariales sometidas a inspección, a las cuales en ejercicio de la atribución contenida en el artículo 83 de la Ley 222 de 1995, mediante acto administrativo de carácter particular y concreto, dirigido a la dirección de notificación judicial inscrita en el registro mercantil, les sea impartida la orden respectiva. Se exceptúan de lo anterior aquellas entidades empresariales que se encuentren en proceso de liquidación voluntaria, las cuales deberán manifestar tal situación mediante correo electrónico dirigido a la dirección webmastersupersociedades.gov.co. En el “asunto” del correo electrónico deberá indicarse lo siguiente: “Grupo de informes empresariales: Formulario empresarial - sociedad en liquidación voluntaria”.

1.2. Plazos para el envío de los estados financieros a 31 de diciembre de 2015.

Los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2015 (informe 01 - Formulario empresarial), deberán ser entregados certificados y dictaminados en el año 2016, dentro de las fechas señaladas a continuación (tabla 1), de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la entidad empresarial, sin incluir el de verificación (DV).

Tabla 1

Programación de envío de información financiera

Últimos dos dígitos del NITEnvío de información 2016Últimos dos dígitos del NITEnvío de información 2016
01 - 05Lunes 28 de marzo51 - 55Lunes 11 de abril
06 - 10 Martes 29 de marzo 56 - 60Martes 12 de abril
11 - 15Miércoles 30 de marzo61 - 65Miércoles 13 de abril
16 - 20Jueves 31 de marzo66 - 70Jueves 14 de abril
21 - 25Viernes 1º de abril71 - 75Viernes 15 de abril
26 - 30Lunes 4 de abril76 - 80Lunes 18 de abril
31 - 35Martes 5 de abril81 - 85Martes 19 de abril
36 - 40Miércoles 6 de abril86 - 90Miércoles 20 de abril
41 - 45Jueves 7 de abril91 - 95Jueves 21 de abril
46 - 50Viernes 8 de abril96 - 00Viernes 22 de abril

Las entidades empresariales que tengan más de un cierre contable en el año deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla en las fechas señaladas anteriormente, previa solicitud de autorización de envío al correo electrónico efinancieros@supersociedades.gov.co, dirigida al grupo de informes empresariales.

1.3. Documentos adicionales.

Los estados financieros de fin de ejercicio sólo se entenderán recibidos con la presentación de los documentos adicionales relacionados a continuación, los cuales deberán ser allegados dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha otorgada como plazo para el envío de la información financiera según su número de NIT.

En el evento de que los documentos adicionales no fueren aportados en el plazo establecido, los estados financieros se entenderán recibidos de manera extemporánea, circunstancia que podría dar lugar a las sanciones pertinentes.

1.3.1. Las entidades empresariales vigiladas y controladas deberán presentar los siguientes documentos:

a) El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina en cumplimiento del artículo 38 ibídem.

La certificación deberá contener el número del documento de identidad, así como las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere y la indicación del número de tarjeta profesional en el caso de los contadores.

b) El informe de gestión que los administradores deben presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, de conformidad con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995, el cual, además, debe contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la entidad empresarial. Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras.

c) El dictamen del revisor fiscal

d) Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto es parte integral de los mismos.

1.3.2. Las entidades empresariales inspeccionadas deberán presentar los siguientes documentos:

a) El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina en cumplimiento del artículo 38 ibídem.

La certificación deberá contener el número del documento de identidad, así como las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere y la indicación del número de tarjeta profesional en el caso de los contadores.

b) Las notas explicativas de los estados financieros, cuyo texto forma parte integral de los mismos.

El informe de gestión y el dictamen del revisor fiscal, si lo hubiere, podrán ser solicitados por la superintendencia en cualquier momento.

Los documentos adicionales deben enviarse escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección “Envío de documentos adicionales” del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .str.

Cada documento deberá ser un archivo con extensión .pdf, al cual debe asignársele el nombre con una sola palabra. El tamaño de cada archivo no debe exceder de 1 MB. Una vez enviados en forma correcta, el sistema creará un número de radicado a cada archivo remitido, con lo que se entenderá cumplido el requisito de presentación de información financiera en forma completa.

Para la creación de un archivo .pdf, de modo que no exceda el tamaño citado, podrá seguir las instrucciones contenidas en el numeral 10.10 de esta circular.

2. Informe de prácticas empresariales.

2.1. Diligenciamiento y presentación.

El informe 42 - Prácticas empresariales, deberá ser remitido por las sociedades comerciales y empresas unipersonales sujetas a vigilancia o control.

La responsabilidad por el diligenciamiento, el contenido y la fidelidad de la información del informe de prácticas empresariales, recae sobre los administradores de las entidades empresariales, quienes tienen el conocimiento directo de la información solicitada. Tal régimen jurídico está previsto en los artículos 23, 24 y 43 de la Ley 222 de 1995.

Debe advertirse, por lo demás, que no es obligación para las entidades empresariales inspeccionadas ni para las sucursales de sociedades extranjeras ni para las sociedades que se encuentren en estado de liquidación obligatoria, judicial o voluntaria, en concordato, o en acuerdo recuperatorio, diligenciar ni remitir el informe 42.

2.2. Plazos para el envío del informe de prácticas empresariales.

El informe 42 relativo a prácticas empresariales correspondiente al año 2015, deberá ser remitido en las fechas de 2016, señaladas a continuación (tabla 2), de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la entidad empresarial (sin incluir el de verificación DV):

Tabla 2

Programación de envío de informe de prácticas empresariales

Últimos dos dígitosEnvío de información-2016Últimos dos dígitos del NITEnvío de información-2016
01-20Lunes 23 de mayo61-80Jueves 26 de mayo
21-40Martes 24 de mayo81-00Viernes 27 de mayo
41-60Miércoles 25 de mayo   

El informe 42 no requiere la presentación ni remisión de documentos adicionales de soporte.

Las entidades empresariales que tengan más de un cierre contable en el año, deberán presentar la información de prácticas empresariales respecto de lo ocurrido durante todo el año 2014, en un solo informe.

3. Presentación de estados financieros consolidados y documentos adicionales.

Tanto las entidades empresariales inspeccionadas que sean matrices o controlantes(1), destinatarias de acto administrativo particular y concreto en que se solicite la remisión de estados financieros individuales de fin de ejercicio, como las entidades empresariales vigiladas que sean matrices o controlantes obligadas a remitir estados financieros individuales por mandato legal, deberán enviar, además de los individuales, los estados financieros consolidados, a más tardar el 10 de mayo de 2016. Para este efecto, deben utilizar el programa Storm (informe 07 - Estados financieros consolidados) y diligenciar las cifras en miles de pesos.

Junto a los estados financieros consolidados deberán presentarse los documentos adicionales relacionados a continuación, dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha establecida para el envío de la información financiera consolidada:

a) Certificación de los estados financieros consolidados, suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal de quien consolida.

b) Notas a los estados financieros consolidados.

c) Informe especial de acuerdo con lo establecido en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.

d) Dictamen del revisor fiscal.

Los documentos adicionales deben enviarse escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección “Envío de documentos adicionales” del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .str.

Cada documento deberá ser un archivo con extensión .pdf, al cual debe asignársele el nombre con una sola palabra. El tamaño de cada archivo no debe exceder de 1 MB. Una vez enviados en forma correcta, el sistema creará un número de radicado a cada archivo remitido, con lo que se entenderá cumplido el requisito de presentación de información financiera en forma completa.

Para la creación de un archivo .pdf, de modo que no exceda el tamaño citado, podrá seguir las instrucciones contenidas en el numeral 10.10 de esta circular.

Los estados financieros consolidados sólo se entenderán recibidos oportunamente cuando se hubieren presentado, así mismo, los documentos adicionales. En el evento de que no fueren aportados en el plazo establecido, se entenderán presentados de manera extemporánea, circunstancia que podría dar lugar a las sanciones pertinentes.

4. Presentación de estados financieros de las entidades empresariales admitidas a un proceso concursal recuperatorio.

Las entidades empresariales que se encuentren en trámite o proceso concursal recuperatorio a 31 de diciembre de 2015, y que deban preparar y difundir estados financieros de fin de ejercicio con aplicación de las normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, deberán presentar la información de fin de ejercicio con cierre al 31 de diciembre de 2015, para lo cual deberán utilizar el sistema Storm, informe 30 - Información periódica acuerdo recuperatorio, y seguir las pautas fijadas en la Circular Externa 100-000004 del 31 de mayo de 2013 (L. 550/99 y L. 1116/2006).

Los documentos adicionales exigidos en la circular citada en el párrafo anterior, deben enviarse escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección “Envío de documentos adicionales” del portal de la Superintendencia de Sociedades: web www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .str.

Cada documento deberá ser un archivo con extensión .pdf, al cual debe asignársele el nombre con una sola palabra. El tamaño de cada archivo no debe exceder de 1 MB. Una vez enviados en forma correcta, el sistema creará un número de radicado a cada archivo remitido, con lo que se entenderá cumplido el requisito de presentación de información financiera en forma completa.

Para la creación de un archivo .pdf, de modo que no exceda el tamaño citado, podrá seguir las instrucciones contenidas en el numeral 10.10 de esta circular.

5. Presentación de estados financieros de los clubes deportivos con deportistas profesionales convertidos en sociedades anónimas.

Los clubes deportivos con deportistas profesionales convertidos en sociedades anónimas deberán enviar los estados financieros a 31 de diciembre de 2015 a través del programa Storm, en el informe 40 (clubes de fútbol con deportistas profesionales) con observancia de las pautas fijadas en la Circular Externa 200-000002 del 22 de febrero de 2013.

En caso de encontrarse en trámite o proceso concursal recuperatorio a 31 de diciembre de 2015, deberán reportar la información en el informe 30 (información periódica de acuerdo recuperatorio).

Los documentos adicionales exigidos en la circular citada en el párrafo anterior deben enviarse escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección “Envío de documentos adicionales” del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .str.

Cada documento deberá ser un archivo con extensión .pdt al cual debe asignársele el nombre con una sola palabra. El tamaño de cada archivo no debe exceder de 1 MB. Una vez enviados en forma correcta, el sistema creará un número de radicado a cada archivo remitido, con lo que se entenderá cumplido el requisito de presentación de información financiera en forma completa.

Para la creación de un archivo .pdf de modo que no exceda el tamaño citado, podrá seguir las instrucciones contenidas en el numeral 10.10 de esta circular.

6. Presentación de estados financieros de las entidades empresariales admitidas a un proceso de liquidación judicial.

Las entidades empresariales vigiladas que se encuentren en proceso de liquidación judicial a 31 de diciembre de 2015, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio en el informe 28 (periodos intermedios y de fin de ejercicio para liquidación judicial), del sistema Storm, con observancia de las pautas fijadas establecidas en la Circular Externa 100-0001 del 26 de febrero de 2010.

Los documentos adicionales exigidos en la circular citada en el párrafo anterior deben enviarse escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección “Envío de documentos adicionales” del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .str.

Cada documento deberá ser un archivo con extensión .pdf, al cual debe asignársele el nombre con una sola palabra. El tamaño de cada archivo no debe exceder de 1 MB. Una vez enviados en forma correcta, el sistema creará un número de radicado a cada archivo remitido, con lo que se entenderá cumplido el requisito de presentación de información financiera en forma completa.

Para la creación de un archivo .pdf, de modo que no exceda el tamaño citado, podrá seguir las instrucciones contenidas en el numeral 10.10 de esta circular.

7. Presentación de estados financieros de las entidades empresariales en proceso de liquidación voluntaria a 31 de diciembre de 2015.

Las entidades empresariales que se encuentren vigilados o controlados por esta superintendencia y que estén en proceso de liquidación voluntaria, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio en el informe 16 - Estado de liquidación voluntaria del sistema STORM, a más tardar el 27 de mayo de 2016.

Los estados financieros deberán complementarse con los documentos adicionales relacionados a continuación, los cuales deben enviarse escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección “Envío de documentos adicionales” del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, Una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .str.

a) Certificación de los estados financieros, suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal si lo hubiere

b) Notas explicativas a los estados financieros

8. Debido proceso especial.

Los plazos señalados para el envío de la información son improrrogables. La superintendencia solicita los estados financieros de fin de ejercicio, certificados y dictaminados (si hubiere revisor fiscal), con sus documentos adicionales, en los plazos ya señalados. El incumplimiento de lo dispuesto en la presente circular podrá dar lugar, previa formulación de pliego de cargos y oportunidad para el ejercicio del derecho de defensa, a las sanciones de ley de conformidad con lo previsto en el numeral 3º del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de inspeccionado, vigilado o controlado del ente económico.

9. Registro y presentación de informes empresariales.

En la sección “Presentación informes empresariales” del portal www.supersociedades.gov.co, los usuarios podrán encontrar la información necesaria para la presentación de cualquier tipo de informe y, en particular, sobre la forma en que han de cumplirse los siguientes trámites:

• Efectuar el registro de las entidades empresariales.

• Crear, cambiar o generar una nueva contraseña.

• Descargar el software y los manuales de diligenciamiento.

• Enviar archivo con extensión .str generado en el sistema Storm.

• Enviar los documentos adicionales escaneados en archivo .pdf.

• Consultar el estado del envío.

• Descargar archivo de años anteriores.

• Consultar respuesta a posibles errores de envío.

• Participar en capacitaciones viduales.

La presentación de los estados financieros, del formulario de prácticas empresariales o de cualquier otro tipo de informe diligenciado en el sistema Storm, deberá efectuarse mediante la sección “Presentación informes empresariales” del portal www.supersociedades.gov.co.

El archivo con extensión .str se crea de manera automática por el sistema Storm una vez que se valide la información en forma correcta. Por lo tanto, éste no debe ser modificado en manera alguna debido a que cualquier alteración a su estructura, nombre o ubicación compromete la integridad del archivo.

Tan pronto como se envíe este archivo con extensión .str a través del portal web, el sistema le suministrará un número de radicación. Con este número deberán cargarse los archivos en formato .pdf de los documentos adicionales, a través de la sección “Envío de documentos adicionales” de nuestro portal.

10. Generalidades sobre el uso del sistema Storm.

10.1. Una vez instalado el sistema, el usuario encontrará todos los tipos de informes requeridos por la Superintendencia de Sociedades. La instalación inicial basta para el diligenciamiento de cualquier informe solicitado, mediante la creación de un nuevo informe dentro del mismo programa.

10.2. Ubicación de los archivos generados por el sistema: Los archivos con extensión .str generados desde el sistema Storm, se almacenan en una carpeta según la versión del sistema operativo instalado en el computador, así:

• En Windows XP la ruta es:

C:\Documents and Settings\'cNombre del usuario>\StormUser\inf_enviados

• Para versiones Vista 7 y 8 de Windows la ruta es:

C:\Users\cNombre del usuario>\StormUser\inf_enviados

10.3. Para prestar un mejor servicio a sus usuarios, la Superintendencia de Sociedades ofrece en su portal capacitaciones virtuales sobre la descarga, instalación, diligenciamiento y envío de la información, en las que se explica paso por paso cada procedimiento. Para las sociedades requeridas por primera vez para presentar estados financieros e informes de prácticas empresariales, la superintendencia ofrecerá capacitaciones sobre la herramienta y los servicios electrónicos, a través del portal www.supersociedades.gov.co. Las inscripciones a estas capacitaciones estarán disponibles a partir del 10 de febrero de 2016 mediante el registro en el portal web.

10.4. La información básica reportada a los sistemas de información de la superintendencia debe ser actualizada siempre que sufra modificación. Para tal efecto, el representante legal deberá remitir la solicitud de actualización mediante correo electrónico dirigido a webmastersupersociedades.gov.co, con indicación del cambio o novedad respectivo, bajo el asunto “Grupo de informes empresariales - modificación de información”.

10.5. La información enviada a esta superintendencia es de carácter reservado y sólo podrá ser utilizada en los términos establecidos por ley.

10.6. No podrán hacerse modificaciones al sistema obtenido vía Internet o por cualquier medio, ni podrá alterarse su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

10.7. La superintendencia solicita estados financieros certificados y dictaminados con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995 de manera que, en ningún caso, admite estados financieros de prueba, preliminares o en proceso de auditoría.

10.8. Los documentos solicitados en la presente circular se entenderán válidamente presentados por medio electrónico, en archivos en formato .pdf, en los términos del artículo 5º de la Ley 527 de 1999, según el cual no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.

10.9. En relación con el envío de la información por vía electrónica, es pertinente advertir que, conforme al artículo 289 del Código Penal y en concordancia con el artículo 474 del mismo, quien falsifique documento privado que pueda servir de prueba incurrirá, si lo usa, en prisión de dieciséis a ciento ocho meses.

10.10. Para escanear los documentos adicionales, deberá habilitar en la configuración de su escáner la resolución de 90 ppp (puntos por pulgada). Esto permitirá que los documentos sean escaneados en baja resolución de manera que el tamaño del archivo final no exceda de 1 MB. Debido a que no es necesario que las notas explicativas estén firmadas, puede seleccionarse la opción de guardar como archivo tipo .pdf. desde archivos word o excel.

10.11. La atención al público para la radicación de documentos y consultas sobre el diligenciamiento se cumplirá de lunes a viernes en jornada continua, de 8:00 a.m. a 5.00 p.m.

10.12. Los estados financieros reportados por las entidades empresariales estarán a disposición del público, en el portal web de la Superintendencia de Sociedades, a partir del 18 de mayo de 2016.

10.13. Los medios electrónicos disponibles en el portal www.supersociedadesgov.co lo están las veinticuatro horas del día.

Los siguientes mecanismos adicionales de soporte estarán también disponibles para todas las entidades empresariales:

• Correo electrónico efinancieros@supersociedades.gov.co

• Chat en la página web de la Superintendencia de Sociedades (de lunes a viernes en el horario de 9:00 am. a 11:00 a.m. a partir de mar. 29/2016).

— Atención telefónica en los siguientes números:

— Bogotá: 3245777 - 2201000, ext. 7177

— Barranquilla: 3454495 - 3454506

— Bucaramanga: 6386810 - 6381544 - 6781541 -6781533

— Cartagena: 6646051 - 6642429 - 6646052

— Cali: 6880404

— Cúcuta: 5716190 - 5717985

— Medellín: 3506000 - 3506001 - 3506002 - 3506003

— Manizales: 8847393 - 8847810 - 8847987

— San Andrés: 5121720 - 5120345

Publíquese y cúmplase.

(1) Artículos 26, 27 y 28 de la Ley 222 de 1995.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales, contadores, revisores fiscales, sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras, empresas unipersonales, entidades empresariales en acuerdo recuperatorio, en liquidación judicial, en liquidación voluntaria y clubes con deportistas profesionales convertidos en sociedades anónimas.