Superintendencia de Servicios de Vigilancia y Seguridad Privada

CIRCULAR EXTERNA 20167000000145 DE 2016 

(Junio 28)

Asunto: Control de legalidad de las elecciones de los miembros de los órganos de administración y vigilancia de las cooperativas de vigilancia y seguridad privada.

Una vez realizado el análisis jurídico de las normas relacionadas con la elección de miembros de los órganos de administración y vigilancia de las cooperativas supervisadas, así como de las disposiciones legales vigentes que asignan las funciones de inspección, control y vigilancia a la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada sobre este asunto, se instruye a las cooperativas sometidas a supervisión de esta superintendencia respecto del control de legalidad de dichas elecciones de la siguiente forma:

1. Aplicación de los principios de autogestión y autonomía en la elección de miembros de los órganos de administración y vigilancia.

A partir de la entrada en vigencia de la presente circular, las elecciones que válidamente lleven a cabo las cooperativas de vigilancia y seguridad privada de los miembros de sus órganos de administración y vigilancia, no requerirán de autorización ni de aprobación previa alguna por parte de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

Lo anterior con base en los principios universales del cooperativismo de “Gestión democrática por los asociados” (Segundo principio) y “Autonomía e independencia” (Cuarto principio) formulados por la Alianza Cooperativa Internacional (ACI), así como lo establecido en el numeral 1º del artículo 1º de la Ley 79 de 1988, que dispone que uno de los propósitos de la ley general de cooperativas de Colombia es:

Facilitar la aplicación y práctica de la doctrina y los principios del cooperativismo.

Y del parágrafo segundo del artículo 2º de la misma ley, en concordancia con el parágrafo del artículo 3º de la Ley 454 de 1998, que dispone que:

El Estado garantiza el libre desarrollo del cooperativismo mediante el estímulo, la protección y la vigilancia, sin perjuicio de la autonomía de las organizaciones cooperativas.

En consecuencias, las cooperativas son autónomas para elegir y remover a los miembros principales y suplentes de sus órganos de administración y vigilancia, sin necesidad de la intervención previa del Estado.

2. Momento a partir del cual pueden ejercer sus funciones.

Como consecuencia de lo expuesto, los miembros del consejo de administración, junta de vigilancia, el gerente y el revisor fiscal, de las cooperativas de vigilancia y seguridad privada, pueden y deben entrar a ejercer sus cargos una vez elegidos por la asamblea general o el consejo de administración de la respectiva cooperativa, según corresponda, sin necesidad de posesionarse ni de recibir autorización o aprobación previa por parte de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

En el caso de los consejeros, el gerente y revisor fiscal, deberán inscribirse en el registro dentro de los términos legalmente establecidos para la inscripción de los actos en las cámaras de comercio, esto es, dentro de los dos (2) meses siguientes a la respectiva elección, para efectos declarativos y de oponibilidad ante terceros.

En el caso de los miembros de las juntas de vigilancia, estos no requerirán de inscripción en las cámaras de comercio.

Las cooperativas supervisadas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada deberán remitir, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al respectivo registro, el certificado de existencia y representación legal de la cooperativa en la cual consten las inscripciones correspondientes, para efectos del control de legalidad posterior que podrá ejercer esta superintendencia.

3. Control de legalidad selectivo y a posteriori.

A partir de la entrada en vigencia de la presente circular, la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada hará un control de legalidad, selectivo y a posteriori, de las elecciones que las supervisadas lleven a cabo de sus miembros de órganos de administración y vigilancia,

Lo anterior tiene fundamento en las siguientes razones:

1. Ninguna norma legal ni reglamentaria obliga a la Supervigilancia a hacer un control de todas y cada una de las elecciones de los miembros de los órganos de administración y vigilancia de las cooperativas de vigilancia y seguridad privada, ya que esto no está contemplado en el Decreto-Ley 356 de 1994, ni en ninguna otra disposición legal.

2. Se debe acudir a los principios contemplados en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (L. 1437/2011) en especial los de la buena fe, eficacia, economía y celeridad de los procedimientos administrativos, por lo que se concluye, que constituye un desgaste innecesario e injustificado el hacer el control de legalidad del 100% de las elecciones de miembros de los órganos de administración y vigilancia de las cooperativas de vigilancia y seguridad privada de todo el país.

3. Si existen irregularidades en las elecciones, los asociados podrán interponer las demandas de impugnación de las elecciones ante los jueces civiles, que son los competentes para dirimir estas situaciones y de ser necesario poner en conocimiento de la Supervigilancia para lo de su competencia.

4. Sin perjuicio de lo anterior, la Supervigilancia tiene la potestad de ejercer un control de legalidad de dichas elecciones, selectivo y a posteriori.

4. Documentos para el control de legalidad.

Para efectos del control de legalidad de las elecciones de los miembros de los órganos principales y suplentes de las cooperativas de vigilancia y segundad privada, estas deberán tener en todo momento, en la sede del domicilio principal de la respectiva cooperativa, a disposición de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, los siguientes documentos, así como remitirlos en medio físico o digital, junto con los demás que requiera la Supervigilancia en el momento en que se les indique:

a) Miembros de consejos de administración

1. Acta de la asamblea general ordinaria o extraordinaria en la que se haya elegido a los consejeros, debidamente aprobada. Tomada del libro oficial de actas de asamblea debidamente registrado.

2. Aceptación del cargo (que puede constar en el acta de la asamblea).

3. Registro en la Cámara de Comercio.

4. Certificación de la junta de vigilancia sobre el cumplimiento de los requisitos estatutarios por parte del consejero respectivo.

5. Hoja de vida del consejero con los documentos que soporten la experiencia laboral, formación, académica y demás exigidos por el estatuto.

6. Los demás que considere necesarios la Supervigilancia para el caso concreto.

b) Miembros de juntas de vigilancia

1. Acta de la asamblea general ordinaria o extraordinaria en la que se haya elegido a los miembros de la junta de vigilancia, debidamente aprobada, tomada del libro oficial de actas de asamblea debidamente registrado.

2. Aceptación del cargo (que puede constar en el acta de la asamblea).

3. Hoja de vida del elegido con los documentos que soporten la experiencia laboral, formación, académica y demás exigidos por el estatuto.

4. Certificación de la junta de vigilancia sobre el cumplimiento de los requisitos estatutarios por parte del miembro de la junta de vigilancia respectivo.

5. Los demás que considere necesarios la Supervigilancia para el caso concreto.

c) Revisores fiscales

1. Acta de la asamblea general ordinaria o extraordinaria en la que se haya elegido a los revisores fiscales, debidamente aprobada, tomada del libro oficial de actas de asamblea debidamente registrado.

2. Aceptación del cargo (que puede constar en el acta de la asamblea).

3. Registro en la Cámara de Comercio.

4. Fotocopia de la tarjeta profesional de contador público.

5. Certificado de antecedentes disciplinarios de la junta central de contadores.

6. Hoja de vida del elegido con los documentos que soporten la experiencia laboral, formación académica y demás exigidos por el estatuto.

7. Certificación de la junta de vigilancia sobre el cumplimiento de los requisitos estatutarios por parte del revisor fiscal principal o suplente, con constancia de no ser asociado de la cooperativa.

8. Los demás que considere necesarios la Supervigilancia para el caso concreto.

d) Gerentes (representantes legales)

1. Acta de la reunión del consejo de administración en la que se haya elegido al gerente principal o suplente, debidamente aprobada, tomada del libro de actas del consejo.

2. Aceptación del cargo (que puede constar en el acta de la reunión).

3. Registro en la Cámara de Comercio.

4. Hoja de vida del elegido con los documentos que soporten la experiencia laboral, formación académica y demás exigidos por el estatuto.

5. Los demás que considere necesarios la Supervigilancia para el caso concreto.

6. Certificado de la junta de vigilancia sobre el cumplimiento de los requisitos estatutarios por parte del gerente.

5. Asuntos en trámite.

Los asuntos en trámite relacionados con las elecciones de miembros de los órganos de administración y vigilancia de las cooperativas supervisadas, efectuados con anterioridad a la entrada en vigencia de la presente circular, se regirán por la misma; en consecuencia, pasarán a ser objeto de un control de legalidad selectivo y a posteriori.

La presente circular rige a partir de su publicación.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los miembros de consejos de administración, juntas de vigilancia, revisores fiscales y representantes legales de cooperativas de vigilancia y seguridad privada.