CIRCULAR EXTERNA 20172000000465 DE NOVIEMBRE 2 DE 2017

 

Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada

CIRCULAR EXTERNA 20172000000465 DE 2017

(Noviembre 2)

Asunto: Circular complementaria a la Circular Externa 8 del 1º de marzo de 2011. Siplaft

La Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, expide la presente circular complementaria a la Circular Externa 8 del 1º de marzo de 2011, acogiendo sus sustentos normativos, con la finalidad de ejercer el control al riesgo de lavado de activos (LA) y financiación del terrorismo (FT) sobre las operaciones realizadas por los servicios de vigilancia y seguridad privada.

Las disposiciones anteriores en materia de cumplimiento al sistema de administración de riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo (Sarlaft) siguen estando vigentes en todo su contenido para las empresas transportadoras de valores y blindadoras.

Se hace necesario para el crecimiento, protección financiera y contratación legal del sector de la vigilancia y la seguridad privada vincular a los mencionados servicios en el cumplimiento de las disposiciones establecidas sobre lavado de activos y financiación del terrorismo que les permite fijar controles para la exposición al riesgo legal y reputacional derivado del ingreso y destino de recursos ilícitos; en virtud de ello es necesario continuar aunando esfuerzos para la prevención, detección y control al lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT), implementando los mecanismos bajo los siguientes criterios:

a) Vincular en forma gradual y progresiva, en la implementación y cumplimiento de un sistema integral de prevención y lavado de activos y financiación del terrorismo (Siplaft) que permita la prevención, detección y control de recursos ilícitos empleados en operaciones de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, a los servicios aquí mencionados y que, son vigiladas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, que en función de su objeto, crecimiento del mercado objetivo se pueden ver expuestos a riesgos legales, reputacionales y riesgos de contagio;

b) Fortalecer los controles y reportes que deben enviar los sujetos vigilados a quienes se dirige esta circular;

c) Adaptar, en función de los distintos servicios de vigilancia y seguridad privada, las normas regulatorias a estándares internacionales proferidas en las 40 recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional GAFI(1) y especialmente, a la legislación proferida por el Gobierno Nacional en la Ley 1121 de 2006 y en la Ley 1778 de 2016;

d) En materia de cooperación y coordinación nacional, esta circular acoge en su totalidad la segunda recomendación del GAFI en cuanto al “desarrollo e implementación de políticas y actividades para combatir el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva”(2).

Es así como la presente circular contiene directrices dirigidas a las empresas y cooperativas de vigilancia y seguridad privada; servicios especiales; servicios comunitarios; servicios con armas; servicios sin armas; escuelas de capacitación y entrenamiento; departamentos de seguridad; servicios de asesoría, consultoría e investigación de seguridad; empresas dedicadas a la fabricación, instalación, comercialización y utilización de equipos para la vigilancia y la seguridad privada, “en cumplimiento de su función de instrucción y determinación de los criterios técnicos y jurídicos que deben cumplir las entidades vigiladas sobre la manera como deben administrar los riesgos implícitos en sus actividades, tal como el lavado de activos y la financiación del terrorismo”(3).

En consecuencia, los sujetos vigilados en la presente circular deben adoptar y poner en práctica las siguientes metodologías y procedimientos propios de un sistema integral en la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo (Siplaft).

1. Definición del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.

Entiéndase en esta circular, “por riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad vigilada por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades”(3) (sic).

2. Lineamientos.

El Siplaft deberá ser adoptado por las empresas y cooperativas de vigilancia y seguridad privada; servicios especiales; servicio comunitario; servicios con armas; servicios sin armas; escuelas de capacitación y entrenamiento; departamentos de seguridad.

Los servicios de vigilancia y seguridad privada que se encuentran sujetos a los lineamientos de la presente circular, deben garantizar que evitarán estar incursos de la utilización y beneficios de la actividad del contrabando y sus derivados, pues esta actividad es considerada como una modalidad de lavados de activos.

Para la implementación del Siplaft se tendrá en cuenta como mínimo los siguientes elementos:

Conocer las características del mercado sobre la actividad económica a la que se encuentran vinculados sus clientes, usuarios y beneficiarios finales;

a) Gestionar con la debida diligencia “due dilligence” la política al cliente, usuarios y beneficiarios finales, en términos de conocer: (a) las transacciones comerciales, sin que sea necesario, la presencia de los clientes; (b) personas domiciliadas en países incluidos como paraísos fiscales(4) o de baja regulación en prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT);

b) Capacitar a todos los funcionarios en materia de prevención, control y administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT);

c) Enviar los reportes de operaciones sospechosas (ROS) a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), una vez se tenga conocimiento sobre transacciones que no guarden relación con la actividad económica de los clientes, usuarios y beneficiarios finales y sobre los cuales se genere algún tipo de duda razonable que están siendo utilizados para transportar, custodiar, transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT);

d) Conservar durante mínimo cinco (5) años los archivos en forma física y digital sobre el debido cumplimiento de esta circular para atender con prontitud los requerimientos de información cuando sean solicitados por autoridad competente. Esto incluye la declaración de fondos sobre la constitución de las empresas autorizadas para la prestación de los servicios de vigilancia aquí mencionados.

3. Mecanismos de control generales.

3.1. Responsabilidades de la junta directiva u órgano equivalente.

Esta circular constituye los procedimientos que deben adoptar la junta directiva o del máximo órgano administrativo, que haga sus veces, para el adecuado funcionamiento del sistema integral de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo (Siplaft):

a) Cumplir con la debida diligencia las normas y legislación vigente sobre la prevención, control y administración del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y la proliferación;

b) Elaborar y adoptar un código de conducta para el servicio de vigilancia y seguridad privada en materia de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo. Las guías, instructivos y formularios que los vigilados —aquí mencionados— deben exigir a las personas que vinculen como clientes, usuarios y beneficiarios finales, serán publicados en la página web: www.supervigilancia.gov.co, 120 días calendario después de la expedición de la presente circular;

c) Aprobar, adoptar y actualizar “el manual de procedimientos”;

d) Fijar los mecanismos de control del sistema integral de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo (Siplaft);

e) Designar a un funcionario responsable del cumplimiento del Siplaft, en función;

f) De las cualidades personales y capacidades técnicas frente a las responsabilidades y requisitos para ocupar dicho cargo;

g) Realizar una evaluación periódica del sistema integral para la prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo y realizar los ajustes necesarios para su buen funcionamiento;

h) Elaborar un mapa de riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo soportado en la guía metodológica que indique la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

3.2. Funcionario responsable del cumplimiento del Siplaft.

La junta directiva o el órgano que haga sus veces en las empresas de vigilancia y seguridad mencionadas en la presente circular, designarán un funcionario y un suplente responsable de cumplimiento de adoptar las disposiciones adoptadas en el sistema de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo de la empresa. Su incumplimiento dará lugar a sanciones por omisión de control; por parte de las autoridades competentes.

Las funciones asignadas deben contener como mínimo los siguientes criterios:

a) Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales para la prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo;

b) Diseñar e implementar los procedimientos y puntos de control para la adecuada prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo;

c) Realizar el seguimiento de la debida implementación de los mecanismos e instrumentos del sistema integral de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo;

d) Contar con una evaluación periódica de las medidas adoptadas en el Siplaft, especialmente, sobre la información suministrada por los clientes activos en desarrollo de las actividades económicas.

e) Enviar los reportes de operaciones sospechosas (ROS) a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), una vez se haya realizado la respectiva valoración del ROS.

f) Informar a las directivas sobre fallas u omisiones en los controles del Siplaft que vincule responsabilidad de funcionarios de la sociedad.

g) Capacitar a todos los niveles de la organización para que los funcionarios tengan claridad sobre el papel que deben desempeñar en la gestión del riesgo de lavado de activos.

h) Atender y brindar respuesta oportuna a los requerimientos de las autoridades competentes en materia de prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo.

PAR. 1º—El nombre del funcionario responsable de cumplimiento y del suplente designados por cada empresa y/o cooperativa, deberán ser informados a la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada dentro de los treinta (30) días siguientes a la designación, anexándose copia del acta de junta directiva o del órgano equivalente en donde conste tal designación.

Una vez se informe a esta superintendencia, el funcionario responsable del cumplimiento debe registrarse en el aplicativo “Sistema de Reporte en Línea (Sirel)” de la UIAF. Cada vez que haya cambio de oficial de cumplimiento, el vigilado deberá actualizar la información en el Sirel, siguiendo los lineamientos técnicos trazados por la UIAF.

PAR. 2º—En caso de ausencia absoluta del funcionario responsable del cumplimiento, este será remplazado por el suplente quien no podrá ejercer el cargo por un término superior a tres (3) meses.

3.3. Del manual específico de procedimientos.

Este documento debe ser aprobado por la junta directiva (o quien haga sus veces) y contiene los procedimientos que deben cumplir los funcionarios de nivel directivo, ejecutivo y operativo de las empresas; necesarios para prevenir, detectar y evitar que la empresa y sus operaciones sean utilizadas en operaciones de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.

Esto incluye:

— Política de comunicaciones y mecanismos de control entre las sucursales y agencias, si es el caso específico.

— Procedimientos específicos y puntos de control de lavado de activos y financiación del terrorismo, indicadores y actualización anual de la base de datos de los clientes.

— Criterios para calificar una operación como inusual o sospechosa.

— Las otras que considere necesarias el servicio vigilado.

PAR.—“Los manuales específicos de procedimientos” deberán estar a disposición de las autoridades judiciales o administrativas cuando se requieran en desarrollo de sus funciones.

3.4. Detección de operaciones inusuales y reporte de operaciones sospechosas.

3.4.1. Señal de alerta.

Los servicios vigilados destinatarios de la presente circular definirán en su manual específico de procedimientos, un listado de las “señales de alerta”, entendiendo por estas, como: “aquellas situaciones que al ser analizadas se salen de los comportamientos particulares de los clientes o del mercado, considerándose atípicas y que, por tanto, requieren mayor análisis para determinar si existe una posible operación de lavado de activos o financiación del terrorismo”(5).

Este estudio orienta si se trata de una operación inusual o de una operación sospechosa.

3.4.2. Operación inusual.

Se entiende como operación inusual la que: “no se enmarque dentro de las prácticas normales de los negocios”(6).

3.4.3. Operación sospechosa.

“Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Cuando se detecten esta clase de operaciones, deben ser reportadas de manera inmediata a la UIAF. Se trata de una operación inusual que no está razonablemente justificada”(7).

3.4.4. Reporte de operaciones sospechosas (ROS).

Los vigilados deberán reportar de manera inmediata y suficiente a la “Unidad de Información y Análisis Financiero” (UIAF), cualquier información relacionada con la realización o intento de ejecución de operaciones sospechosas bajo las condiciones establecidas en el anexo de la presente circular. Este reporte es el mismo al que se hace referencia en los anteriores numerales.

De acuerdo con lo establecido por el artículo 42 de la Ley 190 de 1995, cuando se suministre esta clase de información no habrá lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante, ni para sus directivos o empleados, razón por la cual, el reporte respectivo se entregará a título informativo, no requerirá de firma y en ningún momento constituirá denuncia penal.

Las empresas y sus funcionarios no podrán dar a conocer a las personas que hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, que han comunicado a la Unidad de Información y Análisis Financiero información sobre las mismas, y deberán guardar reserva sobre dicha información.

El reporte de operaciones sospechosas (ROS) deberá enviarse a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) a través del Sistema de Reporte en Línea (Sirel) el cual está disponible en el sitio web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Los documentos originales de soporte se conservarán con las debidas seguridades, a fin de que puedan hacerse llegar de manera completa y oportuna, a las autoridades competentes que los requieran.

3.4.5. Ausencia de reporte de operaciones sospechosas (AROS).

Es obligatorio para las empresas, el reporte de operaciones sospechosas y operaciones intentadas cuando sea del caso. Así mismo, el reporte no exime del deber denunciar ante la Fiscalía General de la Nación si la empresa tiene conocimiento de la ocurrencia de un delito.

3.5. Mecanismos de control especiales.

3.5.1. Formato o formulario de vinculación del cliente:

Es la información inicial que debe conocer el vigilado destinatario de la presente circular, sobre las personas que aspiran a vincularse como clientes, esta información hace parte de la documentación de conocimiento del cliente. El formulario de vinculación de clientes, deberá incluir como mínimo la siguiente información:

Para personas jurídicas:

a) Nombre o razón social;

b) Número de identificación tributaria (NIT);

c) Certificado de existencia y representación legal con fecha de expedición no mayor a un mes;

d) Actividad económica;

e) Declaración de origen de los bienes y/o fondos, según el caso (puede ser un anexo);

f) Domicilio, dirección y teléfono;

g) Nombre completo e identificación, dirección y teléfono de su representante legal y/o apoderado;

h) Composición accionaria y socios mayoritarios;

i) Información financiera y patrimonial: estados financieros, declaración de renta, valor de los ingresos mensuales y origen de los recursos empleados en las operaciones realizadas a través de la transportadora;

j) Información sobre las cuentas que posea en entidades financieras (tipo de producto, número del producto y nombre de la entidad);

k) Autorización para consulta y reporte a las centrales de riesgo;

l) Manifestación sobre la realización de actividades en moneda extranjera;

m) Firma y huella del índice derecho del solicitante.

Para personas naturales:

a) Nombre, número y tipo de documento de identificación;

b) Lugar y fecha de nacimiento;

c) Actividad económica;

d) Declaración de origen de los bienes y/o fondos, según el caso (puede ser un anexo);

e) Domicilio, dirección y teléfono;

f) Información financiera y patrimonial, estados financieros, declaración de renta, valor de los ingresos mensuales y origen de los recursos empleados en las operaciones realizadas a través de la empresa;

g) Información sobre las cuentas que posea en entidades financieras (tipo del producto, número del producto y nombre de la entidad);

h) Autorización para consulta y reporte a las centrales de riesgo;

i) Manifestación sobre la realización de actividades en moneda extranjera;

j) Firma y huella del índice derecho del solicitante.

3.5.2. Documentación adicional.

Como complemento de la información anterior, al momento de la vinculación se deberá allegar la siguiente documentación:

a) Copia del documento de identificación, para persona natural nacional o extranjera;

b) Tratándose de personas jurídicas, certificado de existencia y representación legal con fecha de expedición no mayor a un mes.

3.5.3. Confirmación de información.

La empresa o cooperativa debe realizar las diligencias necesarias para confirmar y actualizar los datos suministrados en el formulario de vinculación de clientes y que por su naturaleza puedan variar.

3.5.4. Conservación de documentos.

Los documentos mencionados en la presente circular deberán ser debidamente archivados y conservarse por un periodo mínimo de cinco (5) años.

3.5.5. Declaración de origen de fondos.

En coordinación con las políticas de prevención y detección de lavado de activos y financiación del terrorismo, la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, requerirá dentro de sus trámites, el documento de “Declaración sobre el origen de los fondos de los solicitantes”.

4. Acceso a la información producida en virtud de los controles adoptados.

Sin perjuicio de la obligación de reportar en forma inmediata y suficiente a la UIAF, la información sobre operaciones sospechosas o inusuales, los vigilados destinatarios de la presente circular, estarán obligadas a suministrar información obtenida en desarrollo de los mecanismos de control establecidos, cuando así lo solicite la UIAF, la Fiscalía General de la Nación y/o las autoridades con facultades de policía judicial.

5. Reserva sobre la información reportada.

Las personas naturales o jurídicas vinculadas sometidas a inspección, vigilancia o control de esta superintendencia, no podrán dar a conocer a quienes hayan efectuado o intenten efectuar o se hayan rechazado operaciones sospechosas, que han comunicado a la UIAF sobre las mismas en cumplimiento de la obligación consagrada en esta norma. En consecuencia, deberán guardar reserva sobre dicha información, so pena de las correspondientes sanciones administrativas y penales a que haya lugar.

6. Control al cumplimiento de la circular.

Esta superintendencia en cumplimiento de sus funciones de inspección, vigilancia y control, sancionará de conformidad con las normas respectivas, el incumplimiento de lo dispuesto en la presente circular. La UIAF informará a esta superintendencia los posibles incumplimientos que observe en desarrollo de su labor.

7. Periodo de transición.

Los servicios de vigilancia y seguridad privada a quienes se dirige la presente circular, deberán implementar las disposiciones relacionadas con la prevención y detección de lavado de activos y financiación del terrorismo, en un plazo de cuatro (4) meses contados a partir de la fecha de su publicación.

Para los anteriores efectos, deberán elaborar un cronograma para la implementación y ajuste a las instrucciones adoptadas mediante la presente circular dentro de la fecha establecida para el efecto, en el cual se detalle por lo menos los plazos y responsables de cada una de las tareas establecidas en el mismo.

8. Sanciones.

El incumplimiento del Siplaft para los obligados en la presente circular estarán sujetos a las sanciones previstas en el artículo 76 del Decreto-Ley 356 de 1994, sin perjuicio de las demás responsabilidades que se pueda generar esta conducta ante las autoridades competentes.

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los servicios de vigilancia y seguridad privada con armas de fuego o con cualquier otro medio humano, animal, tecnológico o material, servicios de vigilancia y seguridad de empresas u organizaciones empresariales, públicas o privadas, servicios comunitarios de vigilancia y seguridad privada, servicios de capacitación y entrenamiento en vigilancia y seguridad privada, servicios de asesoría, consultoría e investigación en seguridad, y los de fabricación, instalación, comercialización y utilización de equipos para vigilancia y seguridad privada.

1 Estas recomendaciones pueden ser consultadas en la página web: www.uiaf.gov.co

2 Tomado del material didáctico de la Oficina de Naciones Unidas contra la Droga y el Delito UNODC - Estándares internacionales sobre la lucha contra el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y la proliferación, 2016.

3 Circular Externa 3 del 20 de marzo de 2009, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

3

4 El listado de los paraísos fiscales se encuentra disponible en la página www.uiaf.gov.co.

5 Tomado de la página web de la UIAF: www.uiaf.gov.co

6 Tomado de la página web de la UIAF: www.uiaf.gov.co

7 Tomado de la página web de la UIAF: www.uiaf.gov.co