CIRCULAR EXTERNA 21 DE 1993 

(Mayo 5)

Con la expedición de las Circulares Externas 080 de 1992 y 011 de 1993 (modificatorias del plan único de cuentas para el sector asegurador, adoptado por la Resolución 2300 de 1990), se hace necesario ajustar los numerales 3º y 5º de las Circulares Externas 028 y 046 de 1991, respectivamente.

Por lo anterior, y con el fin de garantizar que las transmisiones de los estados financieros se efectúen libres de errores artiméticos o en la estructura del archivo que se envía la Superintendencia Bancaria considera conveniente recordar que dará por no recibidos los archivos que presenten alguno de los errores de que trata la presente circular, con las implicaciones a que ello diere lugar.

Para tal efecto, este despacho se permite ilustrar a las entidades destinatarias de la presente circular sobre las validaciones previas, adicionales a las contenidas en el documento SB-DS-003 versión 3.0 dado a conocer a través de la Circular Externa 057 de 1992, que se deben realizar a los archivos antes de su envío a esta superintendencia:

1. Que los códigos del plan único de cuentas para el sector asegurador a transmitir, estén habilitados para esa entidad para el período a reportar. Es claro que un código creado o habilitado para un tipo de entidad, a partir de un período determinado, no se podrá incluir en transmisiones o retransmisiones de estados financieros que correspondan a períodos anteriores al del inicio de su vigencia.

2. Que los signos empleados sean consistentes y acordes con los listados ‘‘códigos negativos’’ y ‘‘códigos PUC que admiten saldo positivo o negativo’’. El primer listado relaciona los códigos cuyo valor resta y que deben ser reportados con signo positivo.

3. Que se valide aritméticamente, para cada moneda, los estados financieros a reportar, de tal manera que siempre la suma de las subcuentas coincida contra su respectiva cuenta, la suma de las cuentas coincida contra su respectivo grupo y la suma de los grupos coincida contra su respectiva clase.

4. Que la suma de los valores reportados en moneda legal (sufijo 1) más los valores reportados en moneda extranjera (sufijo 2) coincida con el valor total de la moneda a reportar (sufijo 0).

5. No se debe reportar un código del plan de cuentas cuando todos los valores que lo conforman sean igual a cero, siendo por lo tanto el valor correspondiente, también cero. Se deben reportar los códigos del plan de cuentas (a nivel de clase, grupo o cuenta) cuyo valor sea cero, si se obtiene dicho valor como resultado de sumar los códigos que lo conforman y al menos dos de ellos sean diferentes de cero.

6. Que see valide contablemente el archivo, de acuerdo con las validaciones definidas en el listado unidades de validación.

Para facilitar la validación que las entidades deben efectuar a sus archivos de acuerdo con lo que dispone esta circular, se anexan los siguientes listados:

Plan único de cuentas - códigos negativos. Relaciona para las versiones del plan único de cuentas para ela sector asegurador los códigos que restan y que deben ser reportados con signo positivo.

Unidades de validación. Relaciona las operaciones comunes o las validaciones que aplican a todos los tipos de entidad. Los archivos transmitidos a esta superintendencia no deben presentar inconsistencias en las validaciones que relaciona este listado.

Códigos PUC que sólo admiten saldos en moneda extranjera. Relaciona los códigos en los que sólo se podrán reportar saldos en moneda extranjera, con aplicación para todas las entidades del sector asegurador, con excepción de los intermediarios de seguros, sin que esto afecte los códigos del PUC que permiten el registro de valores en moneda legal y en moneda extranjera.

Códigos PUC que admiten saldo positivo o negativo. Relaciona para la nueva versión del plan de cuentas (Circular Externa 080 de 1992), incluidas las modificaciones de la Circular Externa 011 de 1993, los códigos que admiten saldo diferente al de su propia naturaleza, es decir, que puede ser débito o crédito, dependiendo del resultado de la operación que da origen a la contabilización. En consecuencia, los códigos que no figuren en esta relación, no podrán ser transmitidos con valores negativos.

Errores de los archivos transmitidos. Relaciona los posibles errores que puede presentar un archivo, explicando para cada uno de ellos su causa. Los archivos transmitidos a la Superintendencia Bancaria no deben contener ninguno de los errores relacionados.

Se aclaran algunos aspectos considerados de importancia:

—Las validaciones corresponden a los tres (3) dígitos de moneda, excepto para el caso de la validación de la ecuación patrimonial (Activo = Pasivo + Patrimonio), que debe aplicarse sólo a la moneda total cuando se reporten los tres (3) tipos de moneda.

—Tanto los ingresos como los gastos y costos, clases 4 y 5 del PUC, respectivamente, se deben registrar —respetando el origen de la operación que los generó— en moneda legal o en moneda extranjera, según corresponda.

Si durante el proceso de validación que se realiza a través de los sistemas de información de la superintendencia se detecta alguna de las inconsistencias de que trata la presente circular, se considerará como no recibido el archivo transmitido. Es importante aclarar que cuando se transmiten los estados financieros vía módem, el sistema de comunicaciones genera un código de identificación de la transmisión (Cidt) para el archivo transmitido, el cual no garantiza que los estados financieros recibidos no presentan inconsistencias, ya que el proceso de validación se realiza en línea sólo en los casos descritos en el documento SB-DS-003 versión 3.0.

Las validaciones de que trata esta circular permitirán optimizar el envío y recepción de la información contable, con los beneficios que ello conlleva a las entidades del sector asegurador y a la Superintendencia Bancaria.

La presente circular rige a partir de la transmisión de los estados financieros con corte a marzo 31 de 1993 y modifica los numerales 3º y 5º de las Circulares Externas 028 y 046 de 1991 en su orden.

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