CIRCULAR EXTERNA 21 DE 1997 

(Noviembre 5)

Ref.: Acta de entrega de los liquidadores (alcance al artículo 168 de la Ley 222 de 1995).

Esta superintendencia ha observado que además de los informes que el artículo 168 de la Ley 222 de 1995 le exigen al liquidador en los casos de renuncia y remoción, también se requieren tales informes, motivo por el cual hemos considerado conveniente formular algunas precisiones sobre el contenido y método de tales informes, para facilitar así la celeridad del proceso liquidatorio.

I. Término para rendición de cuentas

El acta que contiene el informe detallado de la gestión del liquidador al igual que las cuentas comprobadas de la misma, deberán ser presentadas en un término no mayor de treinta (30) días comunes, contados a partir de la renuncia o remoción del liquidador.

II. Contenido del acta de entrega

El liquidador saliente en presencia de un delegado de la Superintendencia de Sociedades, realizará la entrega material y real de los bienes sobre los cuales adelantó su gestión, así como la entrega formal al liquidador entrante, de la siguiente manera:

1. Inventarios

1.1. Inicial

1.2. Adicionales

1.3. Definitivos

2. Relación de los bienes sobre los cuales adelantó su trabajo

El liquidador saliente hará una relación detallada de los bienes clasificándolos e identificándolos de la siguiente manera:

2.1. Inmuebles

a) Matrícula inmobiliaria;

b) Lugar de ubicación;

c) Avalúo del bien;

d) Juzgado o entidad donde se decretó la medida cautelar;

e) Estado de los procesos, y

f) Relación detallada de los bienes a los cuales se les haya dictado y practicado el secuestro provisional.

2.2. Muebles

a) Identificación y descripción de cada bien;

b) Lugar de ubicación del bien;

c) Estado en el que se encuentra;

d) Valor;

e) Medidas preventivas que pesan sobre el bien;

f) Estado en el que se encuentra;

g) Estado de los procesos, y

h) Relación detallada de los bienes sobre los cuales se hubieren dictado medidas cautelares y practicado el secuestro provisional.

3. Libros y documentos

El liquidador deberá precisar la existencia y el estado en el que se encuentren los siguientes libros:

3.1. De mayor y balance

3.2. Diario

3.3. Inventario y balance

3.4. De registro de socios o accionistas

3.5. De actas de asamblea general o junta de socios

3.6. De actas de juntas directivas

3.7. De actas de juntas asesoras

3.8. Relación detallada de documentos varios.

4. Acreedores

El listado de acreedores deberá precisar:

4.1. Nombre del acreedor

4.2. Valor de la acreencia

4.3. Clase de crédito

4.4. Realización de abonos o pagos anticipados.

5. Gastos de administración

Esta relación deberá precisar:

5.1. El detalle de los gastos de administración, identificándolos de manera clara y precisa.

5.2. El detalle de los gastos que se deben pagar de manera preferencial.

6. Operaciones sociales

Este informe deberá describir las operaciones sociales adelantadas por el liquidador desde el momento que asumió el cargo y actúo como representante legal de la entidad deudora, precisando lo siguiente:

6.1. Los actos ejecutados tendientes a facilitar el proceso liquidatorio; esto es, aquellos que sirvieron para atender en forma ordenada el pago de las obligaciones a su cargo.

6.2. Los procedimientos o acciones adelantados para recaudar dineros y recuperar bienes que debieron entrar al activo a liquidar.

6.3. La verificación del inventario de activos, detallando su estado al momento de la entrega.

6.4. Los actos ejecutados para la conservación de los activos.

6.5. Los actos y contratos que formalizó el liquidador para desarrollar la liquidación, indicando:

a) Nombre del contratista;

b) Objeto del contrato;

c) Valor de plazo de duración, y

d) Lugar y fecha de expedición.

6.6. Los negocios o encargos fiduciarios elaborados por el liquidador, con el fin de cancelar los pasivos.

7. Contabilidad de la compañía

Detalle del estado de la contabilidad del deudor, precisando:

a) Cómo encontró la contabilidad;

b) Si los libros se encontraban debidamente registrados;

c) Si hubo necesidad de reconstruirlos, y

d) Estado de los mismos al momento de la entrega.

8. Erogaciones y gastos

8.1. Enajenaciones efectuadas a cualquier título, sobre bienes consumibles del deudor.

8.2. Detalle de los gastos que demandó la liquidación y cómo fueron cancelados.

Castigos

Deberá precisar qué castigos contables se realizaron y cuál su causa o razón.

10. Archivos

Estado de los archivos del deudor, precisando:

a) Cómo los encontró;

b) Cómo los entrega, y

c) Qué acciones adelantó para su conservación.

11. Acciones civiles y penales

Deberá relacionar las acciones civiles o penales adelantadas contra:

a) Asociados;

b) Administradores;

c) Revisor fiscal;

d) Funcionarios de la entidad en liquidación, y

e) Las demás personas contra quienes se puede deducir alguna responsabilidad.

12. Restitución de bienes

Deberá realizar las solicitudes de restitución de bienes, indicando:

a) Las atendidas;

b) Las pendientes, y

c) Las que entrega en trámite.

13. Plan de pagos

Deberá referirse al plan de pagos presentado por el liquidador ante la junta asesora y a su grado de ejecución.

14. Acciones revocatorias concursales

Deberá precisar si solicitó alguna acción revocatoria sobre actos o negocios y en caso afirmativo, describirla precisando nombres de los demandados, juzgado y estado del proceso y perspectivas del caso.

15. Acciones por simulación

Si solicitó alguna acción para declarar la simulación de actos o contratos del deudor y en caso afirmativo, describirla precisando nombres de los demandados, juzgado y estado del proceso y perspectivas del caso.

16. Insuficiencia del activo

Deberá precisar si los activos fueron suficientes para el pago del pasivo externo o si por ser éstos insuficientes, se exigió a los socios, el pago de las siguientes prestaciones:

a) El valor de los instalamentos, cuotas o acciones no pagadas;

b) El faltante del pasivo externo por cubrir, según el tipo de sociedad que sea objeto de liquidación, y

c) El valor correspondiente a la responsabilidad adicional, si se pactó en los estatutos sociales.

17. Bienes excluidos

Deberá señalar si hubo bienes que no formaban parte del patrimonio a liquidar, tales como:

a) Mercancías;

b) Mercancías fiadas al deudor;

c) Títulos de crédito entregados al deudor para su cobro;

d) Bienes que tenga el deudor en calidad de depósito;

e) Prestaciones que por cuenta ajena se estén debiendo al deudor, y

f) Documentos en poder del deudor.

18. Estado del proceso

Finalmente, deberá precisar en qué etapa entrega el proceso liquidatorio.

19. Entrega material de las llaves

En presencia del delegado de la Superintendencia de Sociedades el liquidador saliente hará entrega material de las llaves de las cajillas de seguridad y de las instalaciones de la sociedad al liquidador entrante.

Atentamente les solicito tomar nota de esta circular y atenderla en sus detalles, no sólo para agilizar la aprobación de las cuentas del liquidador sino, lo que es más importante, para establecer el límite de responsabilidad del liquidador saliente y del entrante.

N. del D.: Esta circular va dirigida a liquidadores.

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