CIRCULAR EXTERNA 22 DE 1993 

(Mayo 11)

Con el propósito de involucrar a las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía, dentro del proceso de recepción sistematizada de la información contable y estadística, a partir de los estados financieros con corte el mes de junio de 1993, que se transmiten en julio del mismo año, se deberán enviar los mismos vía módem, para lo cual las entidades a que se refiere este instructivo procederán a efectuar las pruebas que consideren necesarias de acuerdo con las instrucciones que más adelante se determinan.

Los aspectos básicos de carácter técnico a tener en cuenta en el proceso de transmisión vía módem de la información, se encuentran en el documento “definición del nuevo sistema de envío de información contable por línea telefónica y/o medios magnéticos por parte de las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria”, SB-DS-003 versión 3.0 donde se explica la estructura del archivo y el ambiente de comunicaciones bajo el cual se debe transmitir a la superintendencia la información a que nos hemos referido, y que se encuentra publicado en la Circular Externa 057 de 1992.

1. Palabra clave. La Superintendencia Bancaria es la responsable por la asignación y mantenimiento de las palabras claves, que servirán para tener acceso al sistema de envío y recepción de la información sistematizada.

Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía deberán informar por escrito, a la división de sistemas de esta superintendencia, el nombre, documento de identidad y teléfono de la persona responsable de administrar la palabra clave dentro de la respectiva entidad.

Es importante velar por la reserva de la palabra clave, por lo que se recomienda no darla a conocer a más de dos (2) personas.

2. Documento soporte. Las entidades a quienes se dirige esta circular deberán enviar la proforma F.888-01 remisión de información, en original y copia, debidamente diligenciada; copias de este documento pueden retirarse del almacén de la superintendencia.

Esta proforma deberá radicarse dentro del plazo fijado para la recepción de los estados financieros.

Durante el período de prueba, las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía remitirán también, en papel, los listados con la información del plan de cuentas, tanto de la sociedad como del fondo, en los mismos términos en que actualmente se vienen remitiendo.

3. Horarios de transmisión. Para la recepción de los archivos vía módem se contará con un servicio de veinticuatro (24) horas durante los últimos tres (3) días hábiles del período fijado como límite para el envío.

El día límite para la transmisión se recibirán los archivos en el mismo horario fijado para la recepción de documentos en el grupo de correspondencia.

Para la transmisión vía módem, se considerará como fecha y hora de recepción de la misma, el momento en que inicia ésta.

4. Información a reportar. Se deberá enviar en la transmisión correspondiente, tanto los estados financieros de la sociedad como los del fondo, en los términos que para el efecto estableció la Circular Externa 8 de 1992.

Se utilizarán para esta transmisión los siguientes códigos:

4.1. Tipo de entidad: 23. Sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía.

4.2. Código de entidad: 0000XX Nombre o razón social de la sociedad.

5. Validaciones. Con el fin de garantizar que las transmisiones de los estados financieros se efectúen libres de errores aritméticos o en la estructura del archivo que se envía, la Superintendencia Bancaria considera conveniente aclarar que dará por no recibidos los archivos que presenten algún error, con las implicaciones a que ello diere lugar. Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía deberán realizar las validaciones previas a la transmisión de los estados financieros, tal como se indica en las Circulares Externas 056 de 1992, 020 de 1993 y demás que la adicionen o modifiquen.

6. Teléfonos para transmisión vía módem. Para la transmisión vía módem a que se refiere esta circular, se emplearán los siguientes números telefónicos:

2.89.99.70. Por este número se pueden comunicar con el ingeniero asignado para resolver las inquietudes concernientes a la transmisión.

2.80.36.19; 2.80.32.29; 2.80.42.80; 2.80.32.81; 2.80.28.06; 2.33.64.67 y 2.33.98.66. Para transmisión de datos.

7. Código de identificación de la transmisión (CIDT). Al finalizar exitosamente la transmisión vía módem, la superintendencia asignará un código de identificación de la transmisión (CIDT- ver capítulo 6.2 del documento SB-DS-003) en el cual se identifica, en forma única, el archivo de datos recibido. Al código de transmisión se asocian datos como fecha y hora en que fueron recibidos los estados financieros.

El CIDT únicamente identifica el archivo transmitido; no garantiza la consistencia aritmética ni de estructura de los datos transmitidos.

Una vez se envíen los documentos soporte, junto con la proforma F.888-01, éstos serán radicados en el grupo de correspondencia.

8. Pruebas. Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía transmitirán en calidad de prueba, vía módem, en los meses de julio y agosto de 1993 los estados financieros, tanto de la sociedad como del fondo, correspondientes al de junio de dicho año, tantas veces como sea necesario hasta lograr su transmisión libre de errores. Independientemente a la realización de las pruebas, las sociedades a quienes se dirige esta circular remitirán los estados financieros en papel, dentro de las fechas asignadas para el efecto.

9. Envio oficial. A partir de los estados financieros de julio de 1993, que corresponden al fondo, y que se transmiten en agosto del mismo año, así como de los correspondientes a la sociedad, con corte a septiembre y que se transmiten en octubre, sólo se considerará como válida para todos los efectos, la información transmitida vía módem.

Desde dichos meses, las proformas que sirven como soporte deberán remitirse firmadas por el representante legal y por el revisor fiscal y no se requerirá el envío de estados financieros en papel.

10. Copia de formatos. Para obtener una copia en disquete de los formatos adicionales al plan cuentas, que deben ser transmitidos vía módem, las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía podrán acercarse a la división de sistemas de esta superintendencia con un disquete de tamaño 5 1/4 pulgadas, doble cara doble densidad o alta densidad (360 KB ó 1.2 MB respectivamente) o de 3 1/2 pulgadas doble cara doble densidad o alta densidad (720 KB ó 1.44 MB respectivamente), formateados bajo el sistema operacional DOS versión 3.0 o superiores, compatibles con equipos IBM-AT.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 33 de 1993 de la Superintendencia Bancaria).

11. Vigencias. La presente circular rige desde la fecha de su publicación y deroga toda instrucción que le sea contraria.

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