CIRCULAR EXTERNA 22 DE 2001 

(Octubre 9)

Asunto: Plan operativo, presupuesto anual de ingresos y egresos y límite máximo del monto anual de las inversiones para el año 2002.

Con el fin de propender por una política de mejoramiento en la calidad de vida de la población afiliada y participar activamente en la generación de empleo, las cajas de compensación familiar deberán seguir los lineamientos señalados en los artículos 48 y 339 de la Constitución Política —los cuales establecen parámetros sobre seguridad social y coherencia en los planes de desarrollo con los objetivos y propósitos nacionales—, la Ley 633 de 2000 y demás normas concernientes al sistema del subsidio familiar.

No puede escapar esta oportunidad a las cajas de compensación familiar, para revisar y reorientar si es del caso los rumbos actuales de un sistema que ha contribuido con 45 años de desarrollos y aportes a la familia del trabajador, madurez que sobrevive en un medio tocado por las amenazas y debilidades que genera un entorno tan cambiante como el que actualmente vivimos.

Por lo tanto, se considera conveniente que las cajas de compensación familiar tengan en cuenta los requerimientos establecidos en las circulares externas expedidas por esta entidad, especialmente los números 13 de octubre 4 de 2000 y 15 de 11 de junio de 2001 y los siguientes parámetros para la presentación del plan operativo, presupuesto de ingresos-egresos y límite máximo de inversiones.

1. Presupuesto de ingresos y egresos

Las entidades sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia del Subsidio Familiar deben elaborar los presupuestos de ingresos y egresos para el ejercicio comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del año 2002. Es de recordar para algunas corporaciones, que las proyecciones deben efectuarse para el control de gestión, por períodos trimestrales.

En relación con las variables estimadas para el incremento de costos y determinación de tarifas, se recomienda que sean consideradas las proyecciones para inflación del año 2001 con base en las metas fijadas por los organismos gubernamentales como la Junta Directiva del Banco de la República, el DANE o el Departamento Nacional de Planeación. Como quiera que a la fecha dichos organismos aún no se han pronunciado se sugiere tener en cuenta el desarrollo y comportamiento del índice de precios al consumidor y costos del presente año.

Con el fin de facilitar y agilizar el diligenciamiento del presupuesto anual de ingresos y egresos para la vigencia del año 2002, les estamos haciendo llegar los formatos oficiales vigentes, codificados de conformidad con el plan único de cuentas adoptado mediante la Resolución 500 de agosto de 1997, los cuales deben ser diligenciados en forma completa y con la documentación complementaria requerida para el efecto.

Esta información debe ser enviada paralelamente vía módem, en medio magnético y en forma impresa, de acuerdo con las características técnicas que se anexan a esta circular.

1.1. Diligenciamiento de los presupuestos de ingresos y egresos

En el formato básico de presupuesto anual de ingresos y egresos comparativo; para la información del período ejecutado 2001, en la primera parte deben consignar las cifras de enero a septiembre del presente año de acuerdo con la información contable registrada, los valores para la segunda parte corresponderán a la proyección con base histórica y tendencia de ejecución para los meses de octubre a diciembre de 2001. Seguidamente, la columna total año 2001 registra la sumatoria de las dos columnas precedentes.

Este formato proyecta los ingresos y egresos para el año 2002 con base en los dos semestres del mismo y el total anual, estableciendo al final las variaciones porcentuales y relativas, entre las dos vigencias. Las cifras deben ser registradas al nivel de miles ($000) de pesos con el objeto de que su procesamiento sea uniforme.

— La distribución de los aportes del cuatro por ciento (4%) que estimen recaudar deberá ser calculada conforme a lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley 21 de 1982; Ley 49 de 1990; el artículo 217 de la Ley 100 de 1993, el artículo 77 de la Ley 101 de 1993, el Decreto 1902 de 1994 y la Ley 633 de 2000.

Es de anotar que por funcionalidad, en el formato anexo de presupuesto anual trimestral de egresos para el año 2002, se debe especificar la composición y distribución proyectada de aplicación de valores para los componentes de atención integral a la niñez y jornada escolar complementaria (L. 633/00, art. 64).

— Las cajas de compensación familiar podrán destinar para gastos de publicidad, propaganda y avisos hasta un 10% de los gastos de administración, instalación y funcionamiento, para ser aplicado en aquellos servicios que son subsidiados. Para los programas autocosteables, no subsidiables, pueden cargar los gastos de publicidad, propaganda y avisos directamente a esos programas.

— Los renglones o grupos de cuentas identificadas con asterisco (*) en los formatos, requieren la presentación de las respectivas relaciones detalladas. Así mismo, para su aprobación, deben detallarse los valores aplicados a cada servicio y administración por concepto de publicidad, propaganda y avisos.

— Igualmente, deberán determinar el costo para los distintos servicios de conformidad con lo establecido en el plan único de cuentas para las cajas de compensación familiar.

— En consideración a que esta superintendencia estima aprobar antes del 31 de diciembre del presente año los presupuestos de inversiones e ingresos y egresos para la vigencia del año 2002, se establece para las entidades vigiladas que las modificaciones a dichos presupuestos pueden ser presentadas desde la fecha de su aprobación en cualquier momento y hasta el 31 de julio de la vigencia correspondiente, máximo hasta por dos veces.

1.2. Estados financieros complementarios proyectados 2001-2002

Los estados financieros básicos permiten a los organismos de dirección y administración conocer y demostrar los recursos, las obligaciones, las transferencias para otros entes, los cambios y los resultados; por consiguiente para la determinación y revisión de las políticas administrativas, financieras, de servicios sociales y control es de suma importancia la proyección de los mismos por parte de sus responsables en las entidades vigiladas, con sujeción a las normas vigentes que afectan el funcionamiento del sistema de subsidio familiar.

En consecuencia, deben presentarse los estados financieros básicos y complementarios proyectados, de los cuales se adjuntan los respectivos formatos:

— Estado proyectado de pérdidas y ganancias de mercadeo año 2002.

— Estado proyectado de resultados de los programas de vivienda año 2002.

— Balance general proyectado año 2002, e índices financieros.

— Estado de origen y aplicación de recursos proyectado año 2002:

A. Estado de cambios en la situación financiera.

B. Estado de cambios en el capital de trabajo.

C. Estado de flujo de efectivo.

Es de obligatoria presentación el acta de aprobación del consejo directivo, al plan operativo y presupuestos de inversiones, ingresos y egresos.

Esta entidad ha venido formulando en reiteradas ocasiones a las cajas de compensación familiar con resultados deficitarios en los programas abiertos al público, tales como mercadeo, salud y vivienda, la adopción de los correctivos en sus políticas administrativas, financieras, de servicios y control, a efecto de que cumpliendo su función social sean autocosteables o rentables.

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 65 de la Ley 633 del año 2000, la Superintendencia del Subsidio Familiar se abstendrá de pronunciarse en los presupuestos de ingresos, egresos e inversiones cuando se proyecten pérdidas para los servicios o programas sociales que conforme a las normas vigentes deben ser autocosteables o rentables.

2. Presupuesto de inversiones.

Las cajas de compensación familiar en cabeza de sus áreas de planeación, deberán garantizar que sus presupuestos de inversión corresponden al resultado de un estudio serio, concreto y real que permita a la caja tener un horizonte definido para el beneficio de sus afiliados y comunidad en general; por este motivo y contando con la eficaz participación de las mencionadas áreas, las inversiones que las corporaciones proyecten ejecutar durante la vigencia del año 2002, se deben ajustar a las metas sociales del gobierno, como son entre otras la generación de empleo, la realización de programas atención integral a la niñez y jornadas escolares complementarias.

Teniendo en cuenta lo anterior y por tratarse los presupuestos de una directriz financiera, administrativa y de orientación del objeto social, la caja debe propender a su ejecución en un 100% y en caso de no lograr este objetivo, se debe justificar al finalizar la vigencia mas no solicitar modificaciones por disminución.

Excepcionalmente este organismo autorizará disminuciones presupuestales, previa y fundamentada justificación.

Los proyectos de inversión correspondientes a la vigencia siguiente, sólo serán recibidos hasta el 31 de octubre de la misma vigencia, para que las corporaciones puedan disponer del tiempo necesario para la ejecución de los mismos; dándole cumplimiento a la Circular 35 de 1999, considerando que la aprobación de un proyecto de inversión por parte de esta entidad durante los dos últimos meses del año, no le permitirá su ejecución.

Para efectos de la elaboración del respectivo presupuesto de inversiones del año 2002, se deben diligenciar los formatos y observar los lineamientos establecidos en la Circular Externa 13 del 10 de 4 (sic) de octubre de 2000.

Esta entidad de control únicamente tramitará dos (2) modificaciones presupuestales para la vigencia del 2002, teniendo como fecha límite de presentación de las mismas el 31 de julio.

El plazo máximo para la presentación del presupuesto para el próximo año vence el 31 de octubre del presente año. Los presupuestos y los proyectos de inversión se estudiarán en el orden estricto de llegada.

3. Servicios sociales.

Para el ofrecimiento integral en cada uno de los servicios sociales, las cajas de compensación familiar deberán tener en cuenta los aspectos contemplados en la Circular Externa 13 de 2000 y los que a continuación se relacionan:

3.1. Programas sociales complementarios.

3.1.1. Adulto mayor y población con discapacidad.

Se deberán constituir programas estructurados e independientes, de tal manera que se tenga una población identificada a la cual se le conozcan sus necesidades, determinando de esta manera el tipo de servicio que se le debe prestar en las diferentes áreas: sociales, psicológicas, especializadas, entre otras, de tal forma que integre los servicios de recreación, turismo, capacitación, cultura, salud.

Para facilitar la identificación y control de los recursos destinados a estos programas, la caja deberá presentar anexo al presupuesto de ingresos y egresos, los referidos a cada programa.

3.1.2. Atención integral a la niñez y jornadas escolares complementarias.

Siendo un programa bandera de la Presidencia de la República y ordenado por la Ley 633 de 2000, las cajas deben continuar con el desarrollo de los programas de niñez 0 a 6 años y jornadas escolares complementarias, presentando en los dos primeros meses del calendario académico de 2002 los respectivos programas, con el fin de darle cumplimiento al compromiso adquirido con el Gobierno Nacional y la comunidad.

Cuando el consejo directivo apruebe la continuidad del programa de niñez 0 a 6 años y/o jornadas escolares complementarias, ejecutados en el año inmediatamente anterior, sin que medien modificaciones técnicas diferentes de las autorizadas inicialmente por la superintendencia, la corporación deberá informar su continuidad a la mayor brevedad posible, anexando la copia del acta de aprobación y la certificación del revisor fiscal indicando el monto de los recursos a ejecutar.

4. Aclaración Circular Externa 15 del 11 de junio de 2001.

4.1. En los aspectos generales se aclara en lo que compete al párrafo segundo, en el que a renglón seguido dice: ... “Se presentará el respectivo convenio suscrito por las partes que intervienen —institución educativa y caja de compensación familiar— en la cual se desarrollará el programa de atención integral a la niñez y jornada escolar complementaria. Este convenio debe contar con aval del secretario de educación del departamento o distrito, cuando sean instituciones para el desarrollo de proyectos de jornada escolar complementaria o con el aval del director regional del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, cuando sean instituciones para el desarrollo de proyectos de atención integral a la niñez”..., párrafo que quedará así:

Se presentará el respectivo convenio suscrito por las partes que intervienen —secretarías de educación y/o institución educativa, ONG, organizaciones sociales, entidades gubernamentales, no gubernamentales, universidades, organismos internacionales, ICBF y la caja de compensación familiar— con la cual se desarrollará en forma coordinada el programa de atención integral a la niñez y jornada escolar complementaria.

Las cajas de compensación familiar harán el seguimiento y evaluación de cada uno de los proyectos adelantados, con el fin de cuantificarlos y garantizar el impacto en el desarrollo de los niños. Resultados que se presentarán respectivamente a esta superintendencia en los informes trimestrales de gestión, en los formatos contenidos en el manual de especificaciones técnicas para el envío de la información (Circ. 20, dic. 29/00) formatos números 40 al 43.

Finalmente, solicito dar estricto cumplimiento a la presente circular.

N. del D.: La presente circular va dirigida a consejos directivos, directores administrativos y revisores fiscales de las cajas de compensación familiar.

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