CIRCULAR EXTERNA 22 DE 2004 

(Junio 18)

Ref.: Actualización de información.

Este despacho, en uso de sus facultades legales, con el propósito de actualizar la información de que tratan los numerales 1.2 y 1.3 del capítulo cuarto del título primero de la Circular Básica Jurídica sobre aperturas, traslados y cierres de oficinas, sucursales o agencias que reposa en la Superintendencia Bancaria, considera necesario solicitar a las entidades vigiladas, por única vez, el suministro de la información citada mediante archivo electrónico de acuerdo con el instructivo adjunto.

Las entidades vigiladas deberán continuar remitiendo a esta superintendencia la señalada información en la forma y términos previstos en las anotadas disposiciones de la Circular Básica Jurídica.

Adicionalmente, las entidades que posean filiales en el exterior, deben enviar directamente al grupo de registro de este organismo, en papel, la información relacionada con la denominación de la filial, la dirección, ciudad y país donde se encuentren situadas cada una de ellas y el nombre e identificación del representante legal.

El reporte de la totalidad de la información de que trata la presente circular debe realizarse a más tardar el 30 de junio de 2004.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas.

Instructivo de información de oficinas

Tema:Oficinas (sucursales y agencias)
Nombre del reporte:Novedades de oficinas
Objetivo:Actualizar la información de oficinas de las entidades vigiladas
Tipo de entidad a la que aplica:Entidades vigiladas
Trámite:316 Oficinas-sucursales-agencias
Fecha de reporte:A más tardar el 30 de junio de 2004
Ruta:s:\textos
Dependencia usuaria:Grupo de registro

Instructivo:

1. Generalidades

Para realizar la actualización de la información, la entidad debe acceder mediante el servicio de acceso remoto (RAS) a la unidad s:\textos, en la que encontrará un archivo excel que contiene el listado de las oficinas activas registradas ante esta superintendencia.

El nombre del archivo excel, está conformado de la siguiente manera:

OFTTCCCCCC.xls

Donde:

OF:Oficinas
TT:Tipo de entidad
CCCCCC:Código de entidad

El archivo consta de dos hojas:

1. Información SB: contiene el listado de las oficinas vigentes registradas en esta superintendencia;

2. Novedades: una hoja en blanco con los nombres de las columnas señalados en el numeral: “2 Información”. En la cual cada entidad debe registrar las modificaciones y novedades en relación con la información que aparece en el listado de la hoja información SB.

Una vez realizada la actualización de la información, la entidad debe asignar al archivo el nombre OFTTCCCCCCN.xls, donde:

OF:Oficinas
TT:Tipo de entidad
CCCCCC:Código de entidad
N:Novedades

y copiarlo en la ruta mencionada anteriormente (s:\textos).

2. Información

Las columnas corresponden a la codificación que maneja el aplicativo excel, se deben diligenciar únicamente las especificadas en este instructivo.

Al diligenciar la información la entidad debe tener en cuenta las siguientes instrucciones de acuerdo con cada columna:

ColumnaNombreDescripción
Datos básicos de la oficina
CCódigoSi hay modificación en la información de las oficinas registradas, se debe señalar el código preestablecido para esa oficina seleccionado de la lista de valores correspondiente. En el evento en que la entidad adicione al listado una nueva oficina, el espacio deberá ir en blanco
DNombreDiligencie en caso de que la entidad modifique el nombre de la oficina o se trate de una nueva
ECategoríaSeleccione la categoría de oficina teniendo en cuenta la lista de valores

ColumnaNombreDescripción
GDirecciónDiligencie en caso de que la entidad modifique la dirección, o se trate de una nueva
HTeléfonoDiligencie en caso de que la entidad cambie el número del teléfono o se trate de una nueva línea. Siempre debe incluir el indicativo entre paréntesis, el número tiene 8 dígitos. Si tiene más de un número telefónico, colóquelos separados por un guión
ICiudadDiligencie en caso de que se produzca una modificación o se trate de una nueva. Seleccione del listado correspondiente
LTipo documento aperturaSeleccione del listado correspondiente
NNúmero documento aperturaCorresponde al número del acto por medio del cual se autorizó la apertura de la oficina
OFecha documento aperturaDiligencie bajo el formato DD/MM/AAAA la fecha del correspondiente acto
PNombre oficina dependenciaSeleccione del listado correspondiente. En caso de no encontrar el nombre de la oficina, escoja de la lista “oficina nueva” y diligencie la columna Q
QNombre oficina dependencia nuevaDiligencie el nombre de la oficina si no encuentra en la relación de la columna P. La “oficina nueva” debe estar previamente registrada
TFecha aperturaRegistre la fecha en la cual inicia operaciones la oficina, bajo el formato DD/MM/AAAA
Cualquier novedad en cuanto a estado o categoría, a pesar de haber sido registrada en las columnas anteriores debe ser obligatoriamente diligenciada en las columnas que van de V a AL
Novedades estado de la oficina
VFecha “desde” novedad estadoEn caso de modificación del estado indique la fecha en formato DD/MM/AAAA desde la que aplica el nuevo estado
WEstadoSeleccione el estado del listado correspondiente
ZTipo documento novedad estadoSeleccione del listado correspondiente en caso de modificación del estado
ABNúmero documento novedad estadoNúmero del acto por medio del cual se efectuó el cambio del estado de la oficina
ACFecha documento novedad estadoDiligencie bajo el formato DD/MM/AAAA la fecha del documento (acto) referido en la columna anterior
ADDirección anteriorDiligencie la antigua dirección de la oficina en caso de cambio de sede
Novedades categoría de la oficina
AEFecha “desde” novedad categoríaDiligencie en caso de modificación de la categoría (sucursal o agencia) la fecha desde la que comenzó a operar, bajo el formato DD/MM/AAAA
AFCategoría oficinaSeleccione del listado correspondiente
AITipo documento novedad categoríaSeleccione del listado correspondiente, en caso de modificación de la categoría
AKNúmero documento novedad categoríaNúmero del acto por el medio del cual se realizó la novedad del cambio de categoría
ALFecha documento novedad categoríaDiligencie bajo el formato DD/MM/AAAA la fecha del acto referido en la columna anterior

ColumnaNombreDescripción
Novedades funcionario responsable (Solamente para el caso de gerente de sucursal)
AMTipo documento de identificaciónSeleccione del listado correspondiente
AONúmero de documentoDiligencie el número
ATFecha inicioCorresponde a la fecha de inicio de las funciones como responsable de la oficina, bajo el formato DD/MM/AAAA
AUTipo documento designaciónSeleccione del listado correspondiente
AWNúmero documento designaciónNúmero del documento por medio del cual se realizó el nombramiento del gerente
AXFecha documento designaciónBajo el formato DD/MM/AAAA diligencie la fecha del acto por medio del cual se realizó el nombramiento del gerente
AYFecha hastaBajo el formato DD/MM/AAAA diligencie la fecha hasta la cual desempeñó el cargo de gerente. En caso de que el actual responsable no corresponda al registrado en la hoja información SB, diligencie un registro por cada uno de los responsables que hayan existido entre el que aparece en la hoja información SB y el anterior al actual
AZMotivo retiroSeleccione del listado correspondiente. Tenga en cuenta lo señalado en la columna anterior
BBRegistro mercantilDiligencie el número de inscripción en el registro mercantil del acto por el cual se efectuó la designación
BCFecha registro mercantilCorresponde a la fecha de inscripción en el registro mercantil del acto por medio del cual se efectuó la designación, bajo el formato DD/MM/AAAA
BDCiudad Cámara de ComercioSeleccione del listado correspondiente
BGApellidosDiligencie el primero y segundo apellidos del gerente
BHNombresDiligencie el(los) nombre(s) del gerente

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