CIRCULAR EXTERNA 22 DE 2007 

(Abril 19)

Ref.: Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo.

(Nota: Véase Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

Las diferentes tipologías que se vienen utilizando para la realización de actividades delictivas relacionadas con el lavado de activos y financiación del terrorismo exigen una respuesta eficaz, oportuna y coordinada entre el supervisor y las entidades sometidas a su inspección y vigilancia. Para ello resulta indispensable una regulación que permita a las entidades ajustar sus esquemas de administración del riesgo a las diversas modalidades que vayan surgiendo y, además, facilite su adaptabilidad atendiendo la naturaleza, actividad y demás características de cada una de ellas.

Atendiendo lo anterior y dada la importancia de impulsar una cultura de administración de riesgos, esta Superintendencia en uso de sus facultades legales, en especial de las consagradas en el numeral 3º literal a) del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y en el numeral 9º del artículo 11 del Decreto 4327 de 2005, imparte instrucciones en materia de administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo, estableciendo los parámetros mínimos que las entidades vigiladas deben atender en el desarrollo e implementación del sistema de administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo “SARLAFT”.

Con excepción de lo dispuesto en el siguiente párrafo en relación con los numerales 4.2.7.2.6 y 4.2.4.3 del capítulo decimoprimero de la Circular Externa 7 de 1996, las entidades vigiladas tienen como fecha límite el primero de enero de 2008 para efectos dar cumplimiento a las instrucciones que se adoptan mediante la presente circular.

A partir del 1º de junio de 2007 las entidades deberán dar cumplimiento a la obligación contenida en el numeral 4.2.7.2.6 relativa al reporte de información sobre campañas políticas, de conformidad con lo dispuesto en el anexo VI, adjunto a la presente circular. A su turno, las entidades deberán acreditar, a más tardar el 1º de abril de 2008, el cumplimiento a lo señalado en el numeral 4.2.4.3 del capítulo décimo primero de la Circular Externa 7 de 1996 relacionado con los requisitos exigidos al oficial de cumplimiento.

En todo caso las entidades deberán elaborar un cronograma para la implementación y ajuste a las instrucciones adoptadas mediante la presente circular dentro de la fecha establecida para el efecto, en el cual se detalle por lo menos los plazos y responsables de cada una de las tareas establecidas en el mismo. Dicho cronograma deberá ser objeto de seguimiento y aprobación por parte de la junta directiva u órgano que haga sus veces, y estar a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia.

Con excepción de la vigencia antes señalada para numerales 4.2.7.2.6 y 4.2.4.3., la presente circular rige a partir del 1º de enero de 2008; deroga las instrucciones que le sean contrarias, en especial, las circulares externas 3 y 10 de 2005 junto con sus respectivos anexos expedidas por la antigua Superintendencia de Valores y sustituye en su integridad el capítulo décimo primero de la Circular Externa 7 de 1996-Circular Básica Jurídica, junto con sus anexos, los cuales quedarán así:

Anexo I: Instructivo y formato para el “Reporte de operaciones sospechosas-ROS”.

Anexo II: Instructivo y formato “Transacciones en efectivo”.

Anexo III: Instructivo y formato “Clientes exonerados”.

Anexo IV: Instructivo y formato “Información sobre operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas”.

Anexo V: Instructivo y formato “Información sobre transacciones realizadas en Colombia con tarjetas débito y crédito expedidas en el exterior”.

Anexo VI: Instructivo y formato “Información sobre campañas políticas”.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a miembros de junta directiva, representantes legales, revisores fiscales y oficiales de cumplimiento de las entidades sometidas a inspección y vigilancia.

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

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Contenido

— Consideraciones generales

1. Definiciones

2. Ámbito de aplicación

3. Definición del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

4. Alcance del sistema de administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo-SARLAFT

4.1. Etapas del SARLAFT

4.1.1. Identificación del riesgo

4.1.2. Medición o evaluación

4.1.3. Control

4.1.4. Monitoreo

4.2. Elementos del SARLAFT

4.2.1. Política

4.2.2. Procedimientos

4.2.2.1. Mecanismos

4.2.2.1.1. Conocimiento del cliente

4.2.2.1.1.1. Conocimiento del cliente por parte de grupos

4.2.2.1.1.2. Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de solicitud de vinculación de clientes y de realizar entrevista

4.2.2.1.1.3. Personas públicamente expuestas

4.2.2.1.1.4. Parámetros de los procedimientos de conocimiento del cliente

4.2.2.1.1.4.1. Procedimientos especiales para la realización de entrevistas no presenciales

4.2.2.1.1.5. Reglas especiales sobre cuentas para el manejo de los recursos de las campañas políticas

4.2.2.1.2. Conocimiento del mercado

4.2.2.1.3. Identificación y análisis de operaciones inusuales

4.2.2.1.4. Determinación y reporte de operaciones sospechosas

4.2.2.2. Instrumentos

4.2.2.2.1. Señales de alerta

4.2.2.2.2. Segmentación de los factores de riesgo

4.2.2.2.3. Monitoreo de operaciones

4.2.2.2.4. Consolidación electrónica de operaciones

4.2.3. Documentación

4.2.4. Estructura organizacional

4.2.4.1. Funciones de la junta directiva u órgano que haga sus veces

4.2.4.2. Funciones del representante legal

4.2.4.3. Requisitos y funciones del oficial de cumplimiento

4.2.5. Órganos de control

4.2.5.1. Revisoría fiscal

4.2.5.2. Auditoría Interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces

4.2.6. Infraestructura tecnológica

4.2.7. Divulgación de la Información

4.2.7.1. Reportes internos

4.2.7.1.1. Transacciones inusuales

4.2.7.1.2. Operaciones sospechosas

4.2.7.1.3. Reportes de la etapa de monitoreo

4.2.7.2. Reportes externos

4.2.7.2.1. Reporte de operaciones sospechosas (ROS)

4.2.7.2.2. Reporte de transacciones en efectivo

4.2.7.2.3. Reporte de clientes exonerados

4.2.7.2.4. Reporte de transacciones múltiples en efectivo

4.2.7.2.5. Reporte de los intermediarios del mercado cambiario

4.2.7.2.6. Reporte de Información sobre campañas políticas

4.2.7.2.7. Reporte de Información sobre transacciones realizadas en Colombia con tarjetas crédito o débito expedidas en el exterior

4.2.7.2.8. (Nota: Adicionado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

4.2.8. Capacitación

5. Reglas Especiales

5.1. Reglas especiales respecto de algunas actividades que por su naturaleza merecen instrucciones especiales

5.1.1. Transferencias

6. Reglas especiales para algunas entidades

7. Práctica insegura

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

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Consideraciones generales

El lavado de activos y la financiación del terrorismo representan una gran amenaza para la estabilidad del sistema financiero y la integridad de los mercados por su carácter global y las redes utilizadas para el manejo de tales recursos. Tal circunstancia destaca la importancia y urgencia de combatirlos, resultando esencial el papel que para tal propósito deben desempeñar las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia (en adelante las entidades vigiladas) y el supervisor financiero.

Conciente de ello y continuando con el enfoque actual de supervisión, esta superintendencia imparte las presentes instrucciones a través de las cuales se busca que las entidades vigiladas implementen un sistema de administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo con el fin de prevenir que las mismas sean utilizadas para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas o para la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas.

Así, en desarrollo de lo señalado en los artículos 102 y siguientes del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en consonancia con el artículo 22 de la Ley 964 de 2005 y demás normas complementarias, la Superintendencia Financiera de Colombia (en adelante SFC) mediante la presente circular establece los criterios y parámetros mínimos que las entidades vigiladas deben atender en el diseño, implementación y funcionamiento del sistema de administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo (en adelante SARLAFT).

Cabe destacar que el SARLAFT se compone de dos fases a saber: la primera que corresponde a la prevención del riesgo y cuyo objetivo es prevenir que se introduzcan al sistema financiero recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos y/o de la financiación del terrorismo (en adelante LA/FT); la segunda, que corresponde al control y cuyo propósito consiste en detectar las operaciones que se pretendan realizar o se hayan realizado, para intentar dar apariencia de legalidad a operaciones vinculadas al LA/FT.

Es necesario destacar que la administración del riesgo de LA/FT tiene una naturaleza diferente a la de los procesos de administración de los riesgos típicamente financieros (crédito, técnicos de seguros, mercado, liquidez, etc.), pues mientras que los mecanismos para la administración del primero se dirigen a prevenirlo, detectarlo y reportarlo (oportuna y eficazmente), los mecanismos para la administración de los segundos se dirigen a asumirlos íntegra o parcialmente en función del perfil de riesgo de la entidad y la relación rentabilidad/riesgo.

1. Definiciones.

Para los efectos de la presente circular los siguientes términos deberán entenderse de acuerdo con las definiciones que a continuación se establecen:

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

1.1. Agentes económicos.

Son todas las personas que realizan operaciones económicas dentro de un sistema.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

1.2. Beneficiario final.

Es toda persona natural o jurídica que, sin tener la condición de cliente, es la propietaria o destinataria de los recursos o bienes objeto del contrato o se encuentra autorizada o facultada para disponer de los mismos.

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1.3. Cliente.

Es toda persona natural o jurídica con la cual la entidad establece y mantiene una relación contractual o legal para el suministro de cualquier producto propio de su actividad.

1.4. Factores de riesgo.

Son los agentes generadores del riesgo de LA/FT. Para efectos del SARLAFT las entidades vigiladas deben tener en cuenta como mínimo los siguientes:

a) Clientes/usuarios,

b) Productos,

c) Canales de distribución y

d) Jurisdicciones.

1.5. Producto.

Son las operaciones legalmente autorizadas que pueden adelantar las entidades vigiladas mediante la celebración de un contrato (V. gr. cuenta corriente o de ahorros, seguros, inversiones, CDT, giros, etc.).

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

1.6. Riesgos asociados al LA/FT.

Son los riesgos a través de los cuales se materializa el riesgo de LA/FT: estos son: reputacional, legal, operativo y contagio.

1.7. Riesgo reputacional.

Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.

1.8. Riesgo legal.

Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser sancionada, multada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales.

El riesgo legal surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

1.9. Riesgo operativo.

Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores.

1.10. Riesgo de contagio.

Es la posibilidad de pérdida que una entidad puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un relacionado o asociado.

El relacionado o asociado incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la entidad.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

TÍTULO I

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1.11. Riesgo inherente.

Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles.

1.12. Riesgo residual o neto.

Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.

1.13. Segmentación.

Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación de elementos en grupos homogéneos al interior de ellos y heterogéneos entre ellos. La separación se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características (variables de segmentación).

1.14. (Eliminado).* Señales de alerta o alertas tempranas.

Es el conjunto de indicadores cualitativos y cuantitativos que permiten identificar oportuna y/o prospectivamente comportamientos atípicos de las variables relevantes, previamente determinadas por la entidad.

*(Nota: Eliminado Numeral 1.14. por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

1.15. Servicios.

Son todas aquellas interacciones de las entidades sometidas a inspección y vigilancia de la SFC con personas diferentes a sus clientes.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

1.16. Transferencias.

Es la transacción efectuada por una persona natural o jurídica denominada ordenante, a través de una entidad autorizada en la respectiva jurisdicción para realizar transferencias internacionales, mediante movimientos electrónicos o contables, con el fin de que una suma de dinero se ponga a disposición de una persona natural o jurídica denominada beneficiaria, en otra entidad autorizada para realizar este tipo de operaciones. El ordenante y el beneficiario pueden ser la misma persona.

1.17. Usuarios.

Son aquellas personas naturales o jurídicas a las que, sin ser clientes, la entidad les presta un servicio.

2. Ámbito de aplicación.

Corresponde a las entidades vigiladas diseñar e implementar el SARLAFT, de acuerdo con los criterios y parámetros mínimos exigidos en la presente circular, sin perjuicio de advertir que de acuerdo con el literal e) del numeral 2º del artículo 102 del EOSF deberá estar en consonancia con los estándares internacionales sobre la materia, especialmente los proferidos por el GAFI-Gafisud.

Las siguientes entidades se encuentran exceptuadas de la aplicación de las presentes instrucciones: el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras “Fogafín”, el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas “Fogacoop”, los fondos mutuos de inversión sometidos a vigilancia permanente de la SFC; las sociedades calificadoras de valores y/o riesgo; las oficinas de representación de instituciones financieras y de reaseguros del exterior, los intermediarios de reaseguros y los organismos de autorregulación. igualmente se encuentran exceptuadas de las presentes instrucciones las entidades administradoras del régimen de prima media con prestación definida, excepto aquellas que se encuentran autorizadas por la ley para recibir nuevos afiliados.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

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Sin embargo, las entidades citadas en el párrafo anterior deberán dar cumplimiento, en lo que resulte pertinente, a las disposiciones generales contenidas en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, con sus modificaciones y/o adiciones.

Las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC que deban implementar el SARLAFT y que en el desarrollo de su actividad pretendan vincular como clientes a entidades vigiladas por esta superintendencia, deberán aplicar respecto de estas los componentes del SARLAFT, con excepción de la exigencia del formulario de solicitud de vinculación y la realización de la entrevista. Adicionalmente, deberán verificar, en relación con el producto o servicio de que trate la respectiva relación contractual, que los potenciales clientes estén aplicando su SARLAFT en los términos de la presente circular.

El SARLAFT que implementen las entidades vigiladas en desarrollo de lo dispuesto en las presentes instrucciones deberá atender a la naturaleza, objeto social y demás características particulares de cada una de ellas.

3. Definición del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo.

Para los efectos de la presente circular, se entiende por riesgo de LA/FT la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad vigilada por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. El riesgo de LA/FT se materializa a través de los riesgos asociados, estos son: el legal, reputacional, operativo y de contagio, a los que se expone la entidad, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera cuando es utilizada para tales actividades.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

4. Alcance del sistema de administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo.

El SARLAFT es el sistema de administración que deben implementar las entidades vigiladas para protegerse frente al riesgo de LA/FT y se instrumenta a través de las etapas y elementos que más adelante se describen, correspondiendo las primeras a las fases o pasos sistemáticos e interrelacionados mediante los cuales las entidades administran el riesgo de LA/FT y, los segundos al conjunto de componentes a través de los cuales se instrumenta de forma organizada y metódica la administración del riesgo de LA/FT en las entidades.

Es deber de las entidades vigiladas revisar periódicamente las etapas y elementos del SARLAFT a fin de realizar los ajustes que consideren necesarios para su efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento.

El SARLAFT debe abarcar todas las actividades que realizan las entidades vigiladas en desarrollo de su objeto social principal.

El SARLAFT que implementen y desarrollen las entidades vigiladas que se encuentren en las situaciones previstas en los artículos 260 del Código de Comercio y el artículo 28 de la Ley 222 de 1995 y normas que los modifiquen o adicionen, debe tener características similares con el fin de eliminar posibles arbitrajes entre ellas.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

4.1. Etapas del SARLAFT.

El SARLAFT que implementen las entidades vigiladas debe comprender como mínimo las siguientes etapas:

1. Identificación del riesgo,

2. Medición o evaluación,

3. Control, y

4. Monitoreo.

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4.1.1. Identificación del riesgo.

El SARLAFT debe permitir a las entidades vigiladas identificar los riesgos de LA/FT inherentes al desarrollo de su actividad, teniendo en cuenta los factores de riesgo definidos en la presente circular.

Esta etapa debe realizarse previamente al lanzamiento de cualquier producto, la modificación de sus características, la incursión en un nuevo mercado, la apertura de operaciones en nuevas jurisdicciones y el lanzamiento o modificación de los canales de distribución.

Para identificar el riesgo de LA/FT las entidades vigiladas deben como mínimo:

a) Establecer las metodologías para la segmentación de los factores de riesgo.

b) Con base en las metodologías establecidas en desarrollo del literal anterior, segmentar los factores de riesgo.

c) Establecer las metodologías para la identificación del riesgo de LA/FT y sus riesgos asociados respecto de cada uno de los factores de riesgo.

d) Con base en las metodologías establecidas en desarrollo del literal anterior, identificar las formas a través de las cuales se puede presentar el riesgo de LA/FT.

Como resultado de esta etapa las entidades vigiladas deben estar en capacidad de identificar los factores de riesgo y los riesgos asociados a los cuales se ven expuestas en relación al riesgo de LA/FT.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

4.1.2. Medición o evaluación.

Concluida la etapa de identificación, el SARLAFT debe permitirle a las entidades vigiladas medir la posibilidad o probabilidad de ocurrencia del riesgo inherente de LA/FT frente a cada uno de los factores de riesgo, así como el impacto en caso de materializarse mediante los riesgos asociados. Estas mediciones podrán ser de carácter cualitativo o cuantitativo.

Para medir el riesgo de LA/FT las entidades deben como mínimo:

a) Establecer las metodologías de medición o evaluación con el fin de determinar la posibilidad o probabilidad de ocurrencia del riesgo de LA/FT y su impacto en caso de materializarse frente a cada uno de los factores de riesgo y los riesgos asociados.

b) Aplicar las metodologías establecidas en desarrollo del literal anterior, para realizar una medición o evaluación consolidada de los factores de riesgo y los riesgos asociados.

Como resultado de esta etapa las entidades deben estar en capacidad de establecer el perfil de riesgo inherente, tanto en forma desagregada como consolidada, en cada factor de riesgo y en sus riesgos asociados.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

4.1.3. Control.

En esta etapa las entidades vigiladas deben tomar las medidas conducentes a controlar el riesgo inherente al que se ven expuestas, en razón de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.

Para controlar el riesgo de LA/FT las entidades deben como mínimo:

a) Establecer las metodologías para definir las medidas de control del riesgo de LA/FT.

b) Aplicar las metodologías establecidas en desarrollo del literal anterior sobre cada uno de los factores de riesgo y los riesgos asociados.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

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c) Establecer los niveles de exposición en razón de la calificación dada a los factores de riesgo en la etapa de medición.

d) Realizar los reportes de operaciones sospechosas a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero-UIAF.

Como resultado de esta etapa la entidad debe establecer su perfil de riesgo de LA/FT consolidado frente a todos los factores de riesgo y los riesgos asociados. El control debe traducirse en una disminución de la posibilidad de ocurrencia y del impacto del riesgo de LA/FT en caso de materializarse.

4.1.4. Monitoreo.

Esta etapa debe permitir a las entidades vigiladas hacer seguimiento a los perfiles de riesgo y, en general, al SARLAFT, así como llevar a cabo la detección de operaciones inusuales y/o sospechosas.

Para monitorear el riesgo de LA/FT las entidades deben como mínimo:

a) Desarrollar un proceso de seguimiento efectivo que facilite la rápida detección y corrección de las deficiencias en las etapas del SARLAFT.

b) Realizar el seguimiento del riesgo inherente y residual de cada factor de riesgo y de los riesgos asociados.

c) Realizar el seguimiento del riesgo inherente y residual consolidado. La consolidación debe darse entre los factores de riesgo y los riesgos asociados.

d) Asegurar que los controles sean comprensivos de todos los riesgos y que los mismos estén funcionando en forma oportuna y efectiva.

e) Establecer indicadores descriptivos y/o prospectivos que evidencien potenciales fuentes de riesgo de LA/FT.

f) Asegurar que los riesgos residuales se encuentren en los niveles de aceptación establecidos por la entidad.

El monitoreo debe permitir a las entidades comparar la evolución del riesgo inherente con el riesgo residual de cada factor de riesgo y de los riesgos asociados, tanto en forma desagregada como consolidada.

Como resultado de esta etapa la entidad debe desarrollar reportes que permitan establecer las evoluciones del riesgo de la misma, así como la eficiencia de los controles implementados. Así mismo en esta etapa se deben determinar las operaciones inusuales y sospechosas, sin perjuicio de lo establecido en el literal d) del numeral anterior.

(Nota: Eliminado literal c) del presente numeral por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

4.2. Elementos del SARLAFT.

El SARLAFT que implementen las entidades vigiladas debe tener como mínimo los siguientes elementos, los cuales deben desarrollar, siempre que resulte aplicable, las etapas del sistema:

1. Políticas.

2. Procedimientos.

3. Documentación.

4. Estructura organizacional.

5. Órganos de control.

6. Infraestructura tecnológica.

7. Divulgación de información.

8. Capacitación.

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4.2.1. Políticas.

Son los lineamientos generales que deben adoptar las entidades vigiladas en relación con el SARLAFT. Cada una de las etapas y elementos del sistema debe contar con unas políticas claras y efectivamente aplicables.

Las políticas que se adopten deben permitir el eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento del SARLAFT y traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación de la entidad y de sus accionistas.

Las políticas que adopten las entidades deben cumplir con los siguientes requisitos mínimos:

a) Impulsar a nivel institucional la cultura en materia de SARLAFT.

b) Consagrar el deber de los órganos de administración y de control de las entidades vigiladas, del oficial de cumplimiento, así como de todos los funcionarios, de asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y demás disposiciones relacionadas con el SARLAFT.

c) Establecer lineamientos para la prevención y resolución de conflictos de interés.

d) Consagrar lineamientos más exigentes de vinculación de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT.

e) Señalar los lineamientos que adoptará la entidad frente a los factores de riesgo y los riesgos asociados de LA/FT.

f) Garantizar la reserva de la información reportada conforme lo establece el artículo 105 de EOSF.

g) Establecer las consecuencias que genera el incumplimiento del SARLAFT.

h) Consagrar la exigencia de que los funcionarios antepongan el cumplimiento de las normas en materia de administración de riesgo de LA/FT al logro de las metas comerciales.

Las políticas deben incorporarse en un código de ética que oriente la actuación de los funcionarios de la entidad para el funcionamiento del SARLAFT y establezca procedimientos sancionatorios frente a su inobservancia. Así mismo debe establecer las consecuencias que genera su incumplimiento.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

4.2.2. Procedimientos.

Las entidades deben establecer los procedimientos aplicables para la adecuada implementación y funcionamiento de los elementos y las etapas del SARLAFT.

Los procedimientos que en esta materia adopten las entidades deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requisitos:

a) Instrumentar las diferentes etapas y elementos del SARLAFT.

b) Identificar los cambios y la evolución de los controles y de los perfiles de riesgo.

c) Atender los requerimientos de información por parte de autoridades competentes.

d) Dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional.

e) Consagrar las sanciones por incumplimiento a las normas relacionadas con el SARLAFT, así como los procesos para su imposición.

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f) Implementar las metodologías para la detección de operaciones inusuales y sospechosas, y el oportuno y eficiente reporte de estas últimas a las autoridades competentes.

g) Prever procesos para llevar a cabo un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento de los clientes actuales y potenciales, así como la verificación de la información suministrada y sus correspondientes soportes, atendiendo como mínimo los requisitos establecidos en el presente instructivo.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

4.2.2.1. Mecanismos.

Las entidades deben adoptar mecanismos que les permitan como mínimo:

1. Conocer al cliente actual y potencial,

2. Conocer el mercado,

3. Identificar y analizar las operaciones inusuales,

4. Determinar y reportar las operaciones sospechosas.

4.2.2.1.1. Conocimiento del cliente

El SARLAFT debe contar con procedimientos para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y potenciales, así como para verificar la información y los soportes de la misma. El conocimiento del cliente implica conocer de manera permanente y actualizada, cuando menos, los siguientes datos:

a) Identificación. Supone el conocimiento y verificación de todos los datos exigidos en el formulario que permiten individualizar plenamente la persona natural o jurídica que se pretende vincular. Tratándose de la vinculación de personas jurídicas, el conocimiento del cliente supone, además de lo dispuesto en el formulario, conocer la estructura de su propiedad, es decir, la identidad de los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% de su capital social, aporte o participación en la entidad.

b) Actividad económica.

c) Características, montos y procedencia de sus ingresos y egresos.

d) Respecto de clientes vigentes, las características y montos de sus transacciones y operaciones.

Las metodologías para conocer al cliente deben permitir a las entidades cuando menos:

I. Recaudar la información que le permita comparar las características de sus transacciones con las de su actividad económica.

II. Monitorear continuamente las operaciones de los clientes.

III. Contar con elementos de juicio que permitan analizar las transacciones inusuales de esos clientes y determinar la existencia de operaciones sospechosas.

Para estos efectos, las entidades deben diseñar y adoptar formularios de solicitud de vinculación de clientes que contengan cuando menos la información que más adelante se indica, los cuales deben diligenciarse de acuerdo con las instrucciones señaladas en el presente instructivo. Salvo en los casos expresamente exceptuados en la presente circular, las entidades deben obtener de los potenciales clientes, el diligenciamiento de los formularios de solicitud de vinculación para el suministro de productos o prestación de servicios. Dicho formulario debe también ser diligenciado por toda persona que se encuentre facultada o autorizada para disponer de los recursos o bienes objeto del contrato, caso en el cual deberá la entidad verificar el documento que acredita dicha facultad o autorización.

La recolección de la firma y la huella del potencial cliente podrán contratarse con terceros.

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Los formularios de solicitud de vinculación de clientes que diseñen las entidades vigiladas deben contener espacios para recolectar, cuando menos, los datos que a continuación se señalan, sin perjuicio de la información adicional que cada entidad haya determinado como relevante y necesaria para controlar el riesgo de LA/FT.

PN: Vinculación de persona naturalPJ: Vinculación de persona jurídica
DescripciónPNPJ
Nombre y apellidos completos o razón social.XX
Personas nacionales: Número de identificación: NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad.XX
Personas extranjeras: Número de identificación: Cédula de extranjería, pasaporte vigente para titulares de visa de turista o visitante u otra clase de visa con vigencia inferior a tres (3) meses, o carné expedido por la dirección de protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores para titulares de visas preferenciales (diplomático, consular, de servicio, de organismos internacionales o administrativo, según el caso, y de acuerdo con las normas migratorias vigentes).X 
Nacionales turistas de los países miembros de la Comunidad Andina de Naciones. Número de identificación: Documento de identificación válido y vigente en el país emisor con el cual ingresó a Colombia.X 
Nombre y apellidos completos del representante, apoderado y número de identificación.XX
Dirección y teléfono del representante. X
Lugar y fecha de nacimiento.X 
Dirección y teléfono residencia.X 
Ocupación, oficio o profesión.X 
Descripción actividad:
— Independiente, dependiente, cargo que ocupa.
— Actividad económica principal: comercial, industrial, transporte, construcción, agroindustria, servicios financieros, etc., acorde con lo establecido en el código internacional CIIU.
XX
Nombre, dirección, fax y teléfono de la oficina, empresa o negocio donde trabaja si aplica.
Dirección, teléfono, fax y ciudad de la oficina principal y de la sucursal o agencia que actúe como cliente.
XX
Identificación de los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% del capital social, aporte o participación. X
Tipo de empresa: privada, pública, mixta. X
Declaración de origen de los bienes y/o fondos, según el caso (puede ser un anexo).XX
Ingresos y egresos mensuales.XX
Detalle de otros ingresos o ingresos no operativos o los originados en actividades diferentes a la principal.XX
Total activos y pasivos.XX
En el caso de fiducia, la clase de recursos e identificación del bien que se entrega.XX
Autorización para consulta y reporte a las centrales de riesgo.XX
Manifestación sobre la realización de actividades en moneda extranjera.XX
Firma y huella del solicitante.XX
Fecha de diligenciamiento.XX

Si la actividad del potencial cliente involucra transacciones en moneda extranjera, el formulario debe contener espacios para recolectar la siguiente información:

DescripciónPNPJ
El tipo de operaciones en moneda extranjera que normalmente realiza.XX
Productos financieros que posea en moneda extranjera especificando como mínimo: Tipo de producto, identificación del producto, entidad, monto, ciudad, país y moneda.XX

TÍTULO I

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En el evento en que el potencial cliente no cuente con la información solicitada, se deberá consignar dicha circunstancia en el espacio correspondiente.

La información soporte de la vinculación de los clientes deberá tenerse en cuenta para el diseño e implementación de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la detección oportuna de operaciones inusuales.

Es deber permanente de las entidades vigiladas identificar al (os) beneficiario(s) final(es) de todos los productos que suministren. En el caso de contratos de seguros se debe solicitar la siguiente información adicional: a) vínculos existentes entre el tomador, asegurado, afianzado y beneficiario; b) relación de las reclamaciones presentadas e indemnizaciones recibidas por concepto de seguros, respecto de cualquier asegurador, en los dos últimos años; c) inventario general de los bienes objeto del seguro, salvo cuando se trate de pólizas flotantes o automáticas.

En los contratos de seguros y capitalización, cuando el asegurado, afianzado y/o beneficiario, sea una persona diferente al tomador o suscriptor, deberá recaudarse la información al momento de la vinculación, salvo que el tomador o suscriptor señale claramente las razones que le impiden suministrar la información de aquellos y la entidad las encuentre justificadas, en cuyo caso tal información debe recaudarse al momento de la presentación de la reclamación, vencimiento y pago del título, rescisión del mismo, pago del sorteo o presentación de la solicitud de préstamo sobre el título. En los eventos en que el asegurado, afianzado y/o beneficiario, no suministren la información exigida en el presente instructivo, la operación debe calificarse como inusual.

En todo caso, cuando por virtud de la naturaleza o estructura de un contrato en el momento de la vinculación del cliente no sea posible conocer la identidad de otras personas que se vinculan como clientes, (p. ej. beneficiarios de contratos de seguro y fiducia, cuya identidad sólo se establece en el futuro) la información relativa a ellos debe obtenerse en el momento en que se individualicen.

En el evento en que la contratación de los productos ofrecidos por las entidades aseguradoras o de capitalización se lleve a cabo por parte de intermediarios de seguros o de capitalización, el proceso de conocimiento del cliente podrá dejarse a cargo del intermediario, siempre que se haga bajo los parámetros, procedimientos y metodologías previamente establecidos por la entidad vigilada contratante y la responsabilidad seguirá radicada en cabeza de ésta última.

Las instrucciones contenidas en el presente numeral deben aplicarse igualmente respecto de las personas naturales o jurídicas que pretendan adquirir activos fijos de una entidad.

4.2.2.1.1.1. Conocimiento del cliente por parte de grupos.

Las entidades vigiladas que se encuentren en las situaciones previstas en los artículos 260 del Código de Comercio y el artículo 28 de la Ley 222 de 1995 y normas que los modifiquen o adicionen, pueden llevar a cabo la vinculación de clientes, a través de la entidad del grupo que establezca una relación contractual y lo vincule por primera vez, siempre y cuando se dé cumplimiento a las siguientes reglas:

a) La responsabilidad de adelantar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar, como mínimo, en forma anual la información corresponderá a la entidad vigilada que el grupo designe para el efecto o, en su defecto, a la matriz.

b) El grupo debe diseñar un formato único de vinculación de clientes que contenga, cuando menos, la totalidad de los requisitos de información exigidos en el presente instructivo, así como la información requerida respecto de todos los productos que ofrezcan las entidades del grupo. Así mismo, el formato debe contener una estipulación en la que el cliente autorice de manera expresa e inequívoca su remisión a las demás entidades del mismo grupo a las que sucesivamente se vincule. En todo caso corresponderá a la entidad con la cual se pretende vincular el potencial cliente determinar cuál información, además de la mínima exigida en la presente circular, debe suministrarle para llevar a cabo su vinculación.

c) La responsabilidad de actualizar la información adicional a la mínima estará en cabeza de cada una de las entidades con las cuales el cliente mantenga una relación contractual, sin perjuicio de dar cumplimiento a las demás normas del SARLAFT.

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d) Es obligación permanente de cada una de las entidades vigiladas que conforman un grupo incluir las modificaciones y solicitar la información adicional que como resultado de la evaluación y seguimiento de los factores de riesgo haya determinado cada una de ellas como relevante y necesaria para controlar el riesgo de LA/FT.

En estos casos corresponderá a la matriz del grupo siempre que se trate de una entidad vigilada o, en su defecto, a la que el grupo designe, realizar la evaluación del perfil de riesgo residual consolidado de los diferentes factores de riesgo y los riesgos asociados, respecto de las entidades vigiladas que conforman dicho grupo.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

4.2.2.1.1.2. Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de solicitud de vinculación de clientes y de realizar entrevista.

En el desarrollo de los procedimientos de conocimiento del cliente, las entidades no están obligadas a exigir el formulario de solicitud de vinculación ni realizar entrevista al potencial cliente cuando quiera que se trate de alguna de las siguientes operaciones, productos o servicios:

a) Operaciones realizadas con organismos multilaterales.

b) La constitución de fiducias de administración para el pago de obligaciones pensionales.

c) En los títulos de capitalización colocados mediante mercadeo masivo o contratos de red, siempre que el pago de las cuotas se haga mediante descuento directo de cuenta de ahorros, cuenta corriente o tarjeta de crédito, y que el cliente haya autorizado expresamente el traslado.

d) En los siguientes seguros:

I. Los tomados por entidades financieras, aseguradoras o sociedades administradoras de fondos de pensiones por cuenta de sus clientes.

II. Los relativos a la seguridad social.

III. Aquellos en que el tomador, asegurado, afianzado o beneficiario sea una persona jurídica bajo el régimen de derecho público, salvo los tomados por empresas industriales y comerciales del Estado y/o sociedades de economía mixta que no estén sometidas a inspección y vigilancia de la SFC.

IV. Los contratos de reaseguro.

V. Los tomados mediante mercadeo masivo o bancaseguros siempre que el pago de las primas se haga mediante descuento directo de cuenta de ahorros, cuenta corriente o tarjeta de crédito, y que el cliente haya autorizado expresamente el traslado.

VI. Aquellos tomados por personas naturales o jurídicas por cuenta y a favor de sus empleados, cuyo origen sea un contrato de trabajo o relación laboral, respecto de la información del asegurado y el beneficiario. En lo que hace al tomador, la información debe solicitarse en su totalidad.

VII. Aquellos que las entidades aseguradoras están obligadas a expedir por disposición legal.

VIII. Aquellos otorgados mediante procesos de licitación pública.

IX. De cumplimiento cuando se celebren para garantizar el cumplimiento de contratos con entidades de carácter público.

X. De accidentes personales en vuelo.

XI. Los contratos de coaseguro para las compañías distintas a la líder.

XII. Pólizas judiciales.

XIII. De salud.

XIV. Exequiales.

e) Cuentas de ahorro abiertas exclusivamente para el manejo y pago de pasivos pensionales.

f) En los créditos que se instrumentan a través de libranza siempre que estas no excedan de seis (6) salarios mínimos legales mensuales y sean otorgadas a empleados de empresas que se encuentren previamente vinculadas en calidad de cliente con la entidad vigilada otorgante del crédito.

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g) La vinculación a entidades administradoras del sistema general de pensiones en cuanto a los aportes obligatorios.

h) Cuentas de ahorro abiertas para el pago de nómina de empleados y destinadas exclusivamente al manejo de recursos derivados de la relación laboral.

i) La vinculación a entidades administradoras de cesantías en lo relacionado con los recursos provenientes de dicha prestación.

j) Las cuentas de ahorro abiertas a nombre de los beneficiarios del programa “Familias en acción” administrado por la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional (Acción Social), siempre que estén destinadas exclusivamente al manejo de los recursos provenientes de dicho programa.

Las anteriores excepciones no eximen a las entidades vigiladas de llevar a cabo el conocimiento de sus clientes de acuerdo con los parámetros establecidos en la presente circular.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

4.2.2.1.1.3. Personas públicamente expuestas.

El SARLAFT debe prever procedimientos más exigentes de vinculación de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, tales como: personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público. En tal sentido, el SARLAFT debe contener mecanismos efectivos, eficientes y oportunos que permitan identificar los casos de clientes que responden a tales perfiles, así como procedimientos de control y monitoreo más exigentes respecto de las operaciones que realizan.

En todo caso, el estudio y aprobación de la vinculación de tales clientes deberá llevarse a cabo por funcionarios de la alta gerencia de la entidad.

El evento en que un cliente o beneficiario final pase a ser una persona públicamente expuesta en los términos señalados en el presente numeral, deberá obtenerse la aprobación de la alta gerencia para continuar con la relación comercial.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

4.2.2.1.1.4. Parámetros de los procedimientos de conocimiento del cliente.

Los procedimientos que implementen las entidades vigiladas para el conocimiento del cliente deben atender los siguientes parámetros mínimos:

a) Permitir la realización de todas las diligencias necesarias para confirmar y actualizar como mínimo anualmente los datos suministrados en el formulario de solicitud de vinculación de clientes que por su naturaleza puedan variar (dirección, teléfono, actividad, origen de los recursos etc.). Para el caso de productos inactivos la actualización se llevará a cabo cuando el producto deje de tener tal condición. En el evento en que cambie la participación de los accionistas o asociados en los términos exigidos en el formulario de vinculación, corresponderá a las entidades determinar una periodicidad menor para la actualización la información, atendiendo el nivel de riesgo de cada cliente.

b) Salvo lo dispuesto en el siguiente numeral, contemplar la realización de una entrevista presencial al potencial cliente de la cual deberá dejarse constancia documental, indicando el empleado de la entidad que la realizó, la fecha y hora en que se efectuó, así como los resultados de la misma.

c) El diligenciamiento del formulario así como el recaudo de los documentos y la firma de los mismos puede efectuarse de acuerdo con el procedimiento señalado en la Ley 527 de 1999 o normas que la sustituyan, modifiquen o adicionen. Sin embargo, el empleo de dichos procedimientos no sustituye la entrevista al potencial cliente.

Los procedimientos de conocimiento del cliente deben ser incorporados en los manuales y sistemas de administración del riesgo de lavado de las entidades subordinadas en el extranjero.

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Los procedimientos de conocimiento del cliente aplicados por otras entidades vigiladas con relación al mismo cliente potencial, no eximen de responsabilidad a la entidad de conocerlo, aún cuando pertenezcan a un mismo grupo.

Las entidades vigiladas no podrán iniciar relaciones contractuales o legales con el potencial cliente mientras no se haya diligenciado en su integridad el formulario, realizado la entrevista, adjuntados los soportes exigidos y aprobado la vinculación del mismo, como mínimo.

4.2.2.1.1.4.1. Procedimientos especiales para la realización de entrevistas no presenciales.

Podrán emplearse metodologías y procedimientos de conocimiento del cliente que consideren la realización de entrevistas no presenciales, o la realización de entrevistas por personal que no tenga la condición de empleado de la entidad, bajo las siguientes condiciones:

a) Señalar en el procedimiento, las razones objetivas por las cuales se considera necesaria su implementación, atendiendo los objetivos del SARLAFT.

b) Contemplar un seguimiento más estricto de los clientes vinculados bajo tales modalidades.

En aquellos casos en que alguno de los factores de riesgo involucrados esté calificado por la entidad como de alto riesgo, deben realizarse entrevistas presenciales y por personal que tenga la condición de empleado de la entidad.

4.2.2.1.1.5. Reglas especiales sobre cuentas para el manejo de los recursos de las campañas políticas.

De conformidad con lo establecido en el presente instructivo, se considera que las campañas políticas exponen en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, por lo que corresponde a las entidades vigiladas que manejen productos a través de los cuales se reciban y administren recursos o bienes para las campañas políticas, acordar con las gerencias o los responsables de las mismas el diseño y adopción de metodologías efectivas, eficientes y oportunas de identificación y conocimiento de sus donantes y aportantes de manera que permitan un control y monitoreo estricto de las operaciones que se realicen.

Dichas metodologías deben permitir también como mínimo:

a) Identificar las operaciones inusuales y reportar las sospechosas vinculadas a donaciones o aportes.

b) Identificar los funcionarios de las campañas políticas autorizados para efectuar retiros, traslados o disponer de los bienes.

c) Controlar los aportes o donaciones en efectivo.

Adicionalmente y también en coordinación con los gerentes o los responsables de las campañas, las entidades vigiladas podrán establecer, entre otros, mecanismos mediante los cuales:

I. Se exija la autorización del gerente o responsable de la campaña para permitir la recepción de aportes, donaciones, o la admisión de traslados o transferencias de recursos de cualquier otra cuenta o producto financiero a la cuenta de la campaña, como regla general o a partir de determinada cuantía.

II. Se establezca un procedimiento para la devolución de aportes o donaciones que a juicio del gerente o responsable de la campaña no deban contribuir a la financiación de la misma.

III. Se fije una cuantía máxima para el depósito o retiro de sumas en efectivo.

IV. Se establezca un procedimiento general y expedito de información al público sobre los movimientos de dichas cuentas.

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Los citados mecanismos e instrumentos deben quedar consignados en un documento suscrito por el representante legal de la entidad vigilada y el gerente o responsable de la campaña, el cual deberá estar a disposición de esta superintendencia y de las autoridades competentes.

Adicionalmente, las entidades deben suministrar a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero (en adelante UIAF) en la respectiva proforma, la información relacionada con los servicios que estén prestando o los productos que tengan constituidos a favor de las campañas políticas, de acuerdo con lo dispuesto en el anexo VI del presente capítulo.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

4.2.2.1.2. Conocimiento del mercado.

Las entidades deben conocer a fondo las características particulares de las actividades económicas de sus clientes, así como de las operaciones que estos realizan en los diferentes mercados. El SARLAFT debe incorporar y adoptar procedimientos que le permitan a la entidad conocer a fondo el mercado al cuál se dirigen los productos que ofrece. El conocimiento del mercado debe permitirle a la entidad establecer con claridad cuáles son las características usuales de los agentes económicos que participan en él y las transacciones que desarrollan.

La entidad deberá establecer las variables relevantes que le permitan realizar el conocimiento del mercado para cada uno de los factores de riesgo.

4.2.2.1.3. Identificación y análisis de operaciones inusuales.

El SARLAFT debe permitir a las entidades establecer cuándo una operación se considera como inusual. Para ello debe contar con metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales, entendidas éstas como aquellas transacciones que cumplen, cuando menos con las siguientes características: 1. no guardan relación con la actividad económica o se salen de los parámetros adicionales fijados por la entidad y, 2. respecto de las cuales la entidad no ha encontrado explicación o justificación que se considere razonable.

En el caso de identificación y análisis de las operaciones de usuarios, las entidades deberán determinar cuáles de estas resultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo al que exponen a la entidad y basados en los criterios previamente establecidos por las mismas.

Las entidades deben dejar constancia de cada una de las operaciones inusuales detectadas, así como del responsable o responsables de su análisis y los resultados del mismo.

4.2.2.1.4. Determinación y reporte de operaciones sospechosas.

La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales, con la información acerca de los clientes o usuarios y de los mercados, debe permitir, conforme a las razones objetivas establecidas por la entidad, identificar si una operación es o no sospechosa y reportarlo de forma oportuna y eficiente a la UIAF.

Los procedimientos de detección y reporte de operaciones sospechosas deben tener en cuenta que las entidades están en la obligación de informar a las autoridades competentes de manera inmediata y eficiente sobre cada operación de este tipo que conozcan.

4.2.2.2. Instrumentos.

Para que los mecanismos adoptados por las entidades operen de manera efectiva, eficiente y oportuna, el SARLAFT deberá contar como mínimo con los siguientes instrumentos:

1. Señales de alerta,

2. Segmentación de los factores de riesgo en relación al mercado,

3. Monitoreo de operaciones,

4. Consolidación electrónica de operaciones.

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(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

4.2.2.2.1. Señales de alerta.

Son los hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores financieros y demás información que la entidad determine como relevante, a partir de los cuales se puede inferir la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que la entidad, en el desarrollo del SARLAFT, ha determinado como normal.

Estas señales deben considerar cada uno de los factores de riesgo y las características de sus operaciones, así como cualquier otro criterio que a juicio de la entidad resulte adecuado.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

4.2.2.2.2. Segmentación de los factores de riesgo.

Las entidades deben segmentar los factores de riesgo de acuerdo con las características particulares de cada uno de ellos, garantizando homogeneidad al interior de los segmentos y heterogeneidad entre ellos, según la metodología que previamente haya establecido la entidad. Sin perjuicio de cualquier otro criterio que establezca la entidad, deben segmentar atendiendo como mínimo los siguientes:

a) Clientes: actividad económica, volumen o frecuencia de sus transacciones, monto de ingresos y egresos y patrimonio, etc.

b) Productos: naturaleza, características, nicho de mercado o destinatarios, etc.

c) Canales de distribución: naturaleza, características, etc.

d) Jurisdicciones: ubicación, características, naturaleza de las transacciones, etc.

A través de la segmentación las entidades deben determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan y compararlas con aquellas que realicen los clientes, a efectos de detectar las operaciones inusuales.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

4.2.2.2.3. Monitoreo de operaciones.

Las entidades deben estar en capacidad de monitorear las operaciones que realicen sus clientes y usuarios a través de los demás factores de riesgo.

Para dar cumplimiento a lo anterior las entidades deben como mínimo:

a) Monitorear las operaciones con una frecuencia acorde al perfil de riesgo de los factores de riesgo involucrados en las operaciones.

b) Monitorear las operaciones realizadas en cada uno de los segmentos de los factores de riesgo.

En el caso de monitoreo de operaciones de usuarios, las entidades deberán determinar cuáles de éstas eresultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo al que exponen a la entidad y basados en los criterios previamente establecidos por las mismas.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

4.2.2.2.4. Consolidación electrónica de operaciones.

Las entidades deben estar en capacidad de consolidar electrónicamente las operaciones que realicen sus clientes y usuarios a través de los productos, canales de distribución y jurisdicciones, según sea el caso.

Para dar cumplimiento a lo anterior las entidades deben como mínimo:

a) Consolidar electrónicamente por lo menos en forma mensual todas las operaciones, según su naturaleza, es decir activas, pasivas y neutras por cada uno de los clientes y usuarios.

b) Consolidar electrónicamente por lo menos en forma mensual todos los productos, canales de distribución y jurisdicciones empleados por cada cliente y usuario.

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En el caso de consolidación electrónica de operaciones de usuarios, las entidades deberán determinar cuáles de estas resultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo al que exponen a la entidad y basados en los criterios previamente establecidos por las mismas.

4.2.3. Documentación.

Las etapas y los elementos del SARLAFT implementados por la entidad deben constar en documentos y registros, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida. La documentación como mínimo deberá:

1. Contar con un respaldo físico.

2. Contar con requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta sólo por quienes estén autorizados.

3. Contar con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la misma.

La documentación deberá comprender por lo menos:

a) Manual de procedimientos del SARLAFT, el cual deberá contemplar como mínimo:

I. Las políticas para la administración del riesgo de LA/FT.

II. Las metodologías para la segmentación, identificación, medición y control del riesgo de LA/FT.

III. La estructura organizacional del SARLAFT.

IV. Las funciones y responsabilidades de quienes participan en la administración del riesgo de LA/FT.

V. Las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento de las políticas del SARLAFT.

VI. Los procedimientos para identificar, medir, controlar y monitorear el riesgo de LA/FT.

VII. Los procedimientos de control interno y revisión del SARLAFT.

VIII. Los programas de capacitación del SARLAFT.

IX. Los procedimientos establecidos en el numeral 4.2.2.

b) Los documentos y registros que evidencien la operación efectiva del SARLAFT.

c) Los informes de la junta directiva, el representante legal, el oficial de cumplimiento y los órganos de control.

4.2.4. Estructura organizacional.

Las entidades deben establecer y asignar las facultades y funciones en relación con las distintas etapas y elementos del SARLAFT.

En todo caso y sin perjuicio de las funciones asignadas por otras disposiciones, deben establecer como mínimo las siguientes funciones a cargo de los órganos de dirección, administración, control y del oficial de cumplimiento.

4.2.4.1. Funciones de la junta directiva u órgano que haga sus veces.

El SARLAFT debe contemplar como mínimo las siguientes funciones a cargo de la junta directiva u órgano que haga sus veces. En caso de que por su naturaleza jurídica no exista dicho órgano, estas funciones corresponderán al representante legal:

a) Establecer las políticas del SARLAFT.

b) Adoptar el código de ética en relación con el SARLAFT.

c) Aprobar el manual de procedimientos y sus actualizaciones.

d) Designar al oficial de cumplimiento y su respectivo suplente.

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e) Aprobar el procedimiento para la vinculación de los clientes que pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, así como las instancias responsables, atendiendo que las mismas deben involucrar funcionarios de la alta gerencia.

f) Hacer seguimiento y pronunciarse periódicamente sobre el perfil de riesgo de LA/FT de la entidad.

g) Pronunciarse respecto de cada uno de los puntos que contengan los informes que presente el oficial de cumplimiento, dejando la expresa constancia en la respectiva acta.

h) Pronunciarse sobre los informes presentados por la revisoría fiscal y la auditoria interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y hacer seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando la expresa constancia en la respectiva acta.

i) Ordenar los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT.

j) Aprobar los criterios objetivos y establecer los procedimientos y las instancias responsables de la determinación y reporte de las operaciones sospechosas.

k) Establecer y hacer seguimiento a las metodologías para la realización de entrevistas no presenciales y/o la realización de entrevistas por personal que no tenga la condición de empleado de la entidad.

l) Aprobar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT.

m) Designar la (s) instancia (s) autorizada (s) para exonerar clientes del diligenciamiento del formulario de transacciones en efectivo.

n) Designar la (s) instancia (s) responsable (s) del diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales.

o) En el caso de grupos en los términos previstos 4.2.2.1.1.1, corresponderá además a las juntas directivas de las matrices impartir los lineamientos y adoptar las medidas necesarias para que cada una de las subordinadas del grupo aplique procedimientos similares a los implementados por la matriz, atendiendo en todo caso las características particulares de la actividad desarrollada por cada una de ellas.

4.2.4.2. Funciones del representante legal.

El SARLAFT debe contemplar como mínimo las siguientes funciones a cargo del representante legal o quien haga sus veces:

a) Someter a aprobación de la junta directiva u órgano que haga sus veces en coordinación con el oficial de cumplimiento, el manual de procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones.

b) Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen todas las políticas adoptadas por la junta directiva u órgano que haga sus veces.

c) Adoptar las medidas adecuadas como resultado de la evolución de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.

d) Garantizar que las bases de datos y la plataforma tecnológica cumplan con los criterios y requisitos establecidos en la presente circular.

e) Proveer los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT.

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f) Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento.

g) Garantizar que los registros utilizados en el SARLAFT cumplan con los criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad de la información allí contenida.

h) Aprobar los criterios, metodologías y procedimientos para la selección, seguimiento y cancelación de los contratos celebrados con terceros para la realización de aquellas funciones relacionadas con el SARLAFT que pueden realizarse por éstos, de acuerdo con lo señalado en la presente circular.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

4.2.4.3. Requisitos y funciones del oficial de cumplimiento.

El oficial de cumplimiento y su suplente deben cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

1. Ser como mínimo de segundo nivel jerárquico dentro de la entidad y tener capacidad decisoria.

2. Acreditar conocimiento en materia de administración de riesgos.

3. Estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el riesgo de LA/FT y el tamaño de la entidad.

4. No pertenecer a órganos de control ni a las áreas directamente relacionadas con las actividades previstas en el objeto social principal.

5. Ser empleado de la entidad.

6. Estar posesionado ante la SFC.

El SARLAFT debe contemplar como mínimo las siguientes funciones a cargo del oficial de cumplimiento:

a) Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las etapas que conforman el SARLAFT.

b) Presentar, cuando menos en forma trimestral, informes escritos a la junta directiva u órgano que haga sus veces, en los cuales debe referirse como mínimo a los siguientes aspectos:

I. Los resultados de la gestión desarrollada.

II. El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades.

III. La evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y los controles adoptados, así como de los riesgos asociados.

IV. La efectividad de los mecanismos e instrumentos establecidos en la presente circular, así como de las medidas adoptadas para corregir las fallas en el SARLAFT.

V. Los resultados de los correctivos ordenados por la junta directiva u órgano que haga sus veces.

VI. Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de control y de la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero-UIAF.

c) Promover la adopción de correctivos al SARLAFT.

d) Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación.

e) Proponer a la administración la actualización del manual de procedimientos y velar por su divulgación a los funcionarios.

f) Colaborar con la instancia designada por la junta directiva en el diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales.

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g) Evaluar los informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y los informes que presente el revisor fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas.

h) Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT.

i) Elaborar y someter a la aprobación de la junta directiva o el órgano que haga sus veces, los criterios objetivos para la determinación de las operaciones sospechosas, así como aquellos para determinar cuáles de las operaciones efectuadas por usuarios serán objeto de consolidación, monitoreo y análisis de inusualidad.

No podrán contratarse con terceros las funciones asignadas al oficial de cumplimiento, ni aquellas relacionadas con la identificación y reporte de operaciones inusuales, así como las relacionadas con la determinación y reporte de operaciones sospechosas.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

4.2.5. Órganos de control.

Las entidades deben establecer órganos e instancias responsables de efectuar una evaluación del SARLAFT, a fin de que se puedan determinar sus fallas o debilidades e informarlas a las instancias pertinentes. Sin embargo, los órganos de control que se establezcan para el efecto no son responsables de las etapas de la administración del riesgo de LA/FT.

Los órganos de control serán por lo menos los siguientes: revisoría fiscal y auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces.

4.2.5.1. Revisoría fiscal.

Sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones al revisor fiscal, éste deberá elaborar un reporte trimestral dirigido a la junta directiva u órgano que haga sus veces, en el que informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas e instructivos sobre el SARLAFT.

Además, deberá poner en conocimiento del oficial de cumplimiento, las inconsistencias y fallas detectadas en el SARLAFT y, en general, todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia.

4.2.5.2. Auditoría Interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces.

Sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones a la auditoría interna, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, esta deberá evaluar anualmente la efectividad y cumplimiento de todas y cada una de las etapas y los elementos del SARLAFT, con el fin de determinar las deficiencias y sus posibles soluciones. Así mismo, deberá informar los resultados de la evaluación al oficial de cumplimiento y a la junta directiva.

La auditoría interna, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, deberá realizar una revisión periódica de los procesos relacionados con las exoneraciones y parametrizaciones de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico.

4.2.6. Infraestructura tecnológica.

Las entidades deben contar con la tecnología y los sistemas necesarios para garantizar la adecuada administración del riesgo de LA/FT. Para ello deben contar con un soporte tecnológico acorde con sus actividades, operaciones, riesgo y tamaño, que cumpla como mínimo con las siguientes características:

a) Contar con la posibilidad de captura y actualización periódica de la información de los distintos factores de riesgo.

TÍTULO I

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b) Consolidar las operaciones de los distintos factores de riesgo de acuerdo con los criterios establecidos por la entidad.

c) Centralizar los registros correspondientes a cada uno de los factores de riesgo y en forma particular a cada uno de los clientes.

d) Generar en forma automática los reportes internos y externos, distintos de los relativos a operaciones sospechosas, sin perjuicio de que todos los reportes a la UIAF sean enviados en forma electrónica.

4.2.7. Divulgación de la información.

Las entidades deben diseñar un sistema efectivo, eficiente y oportuno de reportes tanto internos como externos que garantice el funcionamiento de sus procedimientos y los requerimientos de las autoridades competentes.

En concordancia con el artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, con sus modificaciones y/o adiciones y demás disposiciones legales vigentes sobre la materia, las entidades deben suministrar al público la información necesaria con el fin de que el mercado pueda evaluar las estrategias de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.

Los siguientes son los reportes mínimos que deber tener en cuenta las entidades en el diseño del SARLAFT:

4.2.7.1. Reportes internos.

Los reportes internos son de uso exclusivo de la entidad.

4.2.7.1.1. Transacciones inusuales.

La entidad debe prever dentro del SARLAFT los procedimientos para que el responsable de la detección de operaciones inusuales, reporte las mismas a la instancia competente de analizarlas. El reporte debe indicar las razones que determinan la calificación de la operación como inusual.

4.2.7.1.2. Operaciones sospechosas.

El SARLAFT debe prever los procedimientos de reporte al funcionario o instancia competente, con las razones objetivas que ameritaron tal calificación.

4.2.7.1.3. Reportes de la etapa de monitoreo.

Como resultado del monitoreo deben elaborarse reportes trimestrales que permitan establecer el perfil de riesgo residual de la entidad, la evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.

Los administradores de la entidad en su informe de gestión al cierre de cada ejercicio contable, deben incluir una indicación sobre la gestión adelantada en materia de administración de riesgo de LA/FT.

4.2.7.2. Reportes externos.

Los reportes externos deben ser enviados a la UIAF o a las autoridades competentes.

4.2.7.2.1. Reporte de operaciones sospechosas (ROS).

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Corresponde a las entidades reportar a la UIAF en forma inmediata las operaciones que determinen como sospechosas, de acuerdo con el instructivo y la proforma del anexo I del presente capítulo. Así mismo, las entidades deberán reportar las operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que les otorguen el carácter de sospechosas. Los reportes sobre operaciones sospechosas deben ajustarse a los criterios objetivos establecidos por la entidad.

En estos casos no se requiere que la entidad tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades.

En el evento en que durante el respectivo mes, las entidades no hayan determinado la existencia de operaciones sospechosas, deben informar este hecho a la citada unidad, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente.

En el caso de almacenes generales de depósito, los procedimientos de determinación de operaciones sospechosas también deben versar sobre aquellas sustancias importadas y/o almacenadas en la entidad.

De acuerdo con las normas legales, el reporte que deban efectuar los almacenes generales de depósito sobre operaciones sospechosas vinculadas con sustancias almacenadas, debe remitirse a la sección de control químico de la dirección antinarcóticos de la Policía Nacional, destacando los elementos esenciales en los que se funda la presunción. Así mismo, deberá informarse a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) sobre las sustancias o mercancías almacenadas cuando exista sospecha sobre defraudación al fisco (subfacturación y contrabando).

De acuerdo con lo consagrado en el artículo 42 de la Ley 190 de 1995, el reporte de operaciones sospechosas no dará lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante, ni para los directivos o empleados de la entidad que hayan participado en su detección y/o reporte.

4.2.7.2.2. Reporte de transacciones en efectivo.

Además de lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 103 EOSF, el cual impone a las entidades vigiladas la obligación de dejar constancia en formulario especialmente diseñado para el efecto, de la información relativa a las transacciones en efectivo cuyo valor sea igual o superior a las cuantías establecidas en el instructivo del anexo II, las entidades deben remitir a la UIAF dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte, el informe mensual sobre transacciones en efectivo diligenciando la proforma citada, de acuerdo con los montos e indicaciones señaladas en su correspondiente instructivo, ambos contenidos en el anexo II del presente capítulo.

Cuando se celebre un contrato de uso de red entre un establecimiento de crédito y alguna entidad autorizada en la Ley 389 de 1997 y el Decreto Reglamentario 2805 del mismo año, el reporte debe ser remitido tanto por la entidad usuaria de la red, como por el establecimiento que presta el servicio. En este último caso el reporte debe realizarse a nombre del quien fue efectuada la transacción en efectivo, esto es, la entidad usuaria de la red.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

4.2.7.2.3. Reporte de clientes exonerados.

Las entidades deben informar a la UIAF dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte, los nombres e identidades de todos los clientes exonerados del reporte a que se refiere el anterior numeral, diligenciando la proforma del anexo III, de acuerdo con las indicaciones señaladas en su correspondiente instructivo. Para tal efecto, se deben remitir los nombres e identidades de los nuevos clientes exonerados y de los que dejaron de serlo en el mes inmediatamente anterior. En el evento en que no haya novedades que reportar, deberá indicarse tal situación en los términos del respectivo instructivo.

Copia del estudio que soporte la existencia de las condiciones de exoneración debe ser archivado por la entidad de manera centralizada.

4.2.7.2.4. Reporte de transacciones múltiples en efectivo.

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Las entidades deberán reportar a la UIAF dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte, las transacciones múltiples en efectivo cuyo valor sea igual o superior a las cuantías establecidas en el correspondiente instructivo, diligenciando la proforma del anexo II, de acuerdo con las indicaciones señaladas en su respectivo instructivo. Las transacciones múltiples están constituidas por aquellas transacciones individuales en efectivo realizadas por cuantías inferiores a las señaladas en dicho instructivo que se realicen en una o varias oficinas, durante un (1) mes calendario, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen las tales sumas.

Las entidades cuyos clientes no realizan transacciones en efectivo no deben efectuar dicho reporte.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

4.2.7.2.5. Reporte de los intermediarios del mercado cambiario

Los intermediarios del mercado cambiario vigilados por la SFC deben remitir a la UIAF dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte, los siguientes reportes: a) operaciones de transferencias internacionales, b) operaciones de remesas, y c) operaciones de compra y venta de divisas que hayan sido realizadas durante el mes inmediatamente anterior. Para dar cumplimiento a lo anterior, las entidades deberán diligenciar la proforma del anexo IV, de acuerdo con las indicaciones señaladas en su correspondiente instructivo.

Los intermediarios del mercado cambiario deben reportar bajo el concepto de transferencias internacionales, las operaciones de recepción o envío de giros de divisas desde o hacia el exterior. No se deben reportar operaciones de derivados sobre divisas, ni aquellas celebradas con el Banco de la República o con los intermediarios del mercado cambiario.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

4.2.7.2.6. Reporte de Información sobre campañas políticas.

Las entidades vigiladas deben reportar a la UIAF dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte, la información relacionada con los servicios que estén prestando o los productos que tengan constituidos a favor de las campañas políticas, diligenciando la proforma del anexo VI, de acuerdo con su correspondiente instructivo. En especial, deben suministrar la información relacionada con los titulares, los representantes legales y las personas con firmas autorizadas para efectuar retiros, traslados o cualquier movimiento, de acuerdo con las indicaciones establecidas en su correspondiente instructivo.

Este informe deberá ser remitido durante el término de la prestación del producto o servicio de que se trate.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

4.2.7.2.7. Reporte de información sobre transacciones realizadas en Colombia con tarjetas crédito o débito expedidas en el exterior.

Las entidades vigiladas que presten servicios a través de cajeros automáticos y datáfonos deben reportar a la UIAF dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte, la información relacionada con las transacciones con tarjetas débito o crédito expedidas en el exterior y que se hayan realizado en el país, diligenciando la proforma del anexo V, de acuerdo con las indicaciones establecidas en su correspondiente instructivo.

4.2.8. Capacitación.

Las entidades deben diseñar, programar y coordinar planes de capacitación sobre el SARLAFT dirigidos a todas las áreas y funcionarios de la entidad.

Tales programas deben, cuando menos, cumplir con las siguientes condiciones:

a) Periodicidad anual.

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b) Ser impartidos durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios y a los terceros (no empleados de la entidad) cuando sea procedente su contratación en los términos de la presente circular.

c) Ser constantemente revisados y actualizados.

d) Contar con los mecanismos de evaluación de los resultados obtenidos con el fin de determinar la eficacia de dichos programas y el alcance de los objetivos propuestos.

e) Señalar el alcance de estos programas, los medios que se emplearán para ejecutarlos y los procedimientos que se adelantarán para evaluarlos. Los programas deben constar por escrito.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

5. Reglas especiales.

5.1. Reglas especiales respecto de algunas actividades que por su naturaleza merecen instrucciones especiales.

5.1.1. Transferencias.

Tanto en las transferencias de fondos realizadas dentro del territorio nacional, como en las transferencias internacionales, es decir, aquellas operaciones en virtud de las cuales salen o ingresan divisas al país, debe identificarse al ordenante y al beneficiario.

La siguiente información del ordenante debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: nombre y apellidos, tipo y número de documento de identidad y número de la cuenta, en defecto de este último, el número de referencia especial. Para aquellos países que no tienen un documento de identidad nacional, debe enviarse en su defecto el domicilio, la fecha y lugar de nacimiento. La anterior información se denomina información del ordenante.

Se consideran operaciones que deben estar sujetas a un mayor control, las transferencias internacionales de divisas hacia Colombia que no estén acompañadas por la información del ordenante.

No están comprendidas en esta categoría las transferencias que se deriven de una operación llevada a cabo usando una tarjeta de crédito o débito, mientras el número de la tarjeta de crédito o débito acompañe todas las transferencias que se deriven de la operación. Sin embargo, cuando las tarjetas de débito o crédito se utilicen como sistema de pago para realizar una transferencia de dinero, la información señalada anteriormente deberá ser incluida en el mensaje. Tampoco están comprendidas las transferencias y liquidaciones entre entidades vigiladas cuando tanto el ordenante como el beneficiario tengan tal calidad y actúen en nombre propio.

Quien realice como ordenante, o reciba como beneficiario, tres (3) o más operaciones de transferencia en el trimestre, o cinco (5) o más en el semestre, o seis (6) o más en un año, se considerará como cliente.

Así mismo, al momento de pagar transferencias del exterior, las entidades vigiladas deben exigir a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias de la transferencia la siguiente información: nombre/s y apellidos; tipo y número de identificación; domicilio y número telefónico. Así mismo, tratándose de beneficiarios personas naturales deben exigir la fotocopia del documento de identificación. Tratándose de beneficiarios personas jurídicas, deben exigir la fotocopia del documento de identificación de quien actúa como mandatario y del representante legal, así como el NIT de la persona jurídica. En todo caso, si el beneficiario ya es cliente de la entidad, no es necesario exigir nuevamente esta información.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

6. (Eliminado).* Reglas especiales para algunas entidades.

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Los depósitos centralizados de valores, las cámaras de compensación, las sociedades titularizadoras, las sociedades administradoras de sistemas de negociación de valores, las entidades que administren sistemas de negociación y registro de divisas, la cámara de riesgo central de contraparte, las sociedades administradoras de sistemas de compensación y liquidación de divisas, las sociedades que realicen la compensación y liquidación de valores, contratos de futuros, opciones y otros, los fondos de garantía que se constituyan en el mercado público de valores y las administradoras de sistemas de pago de bajo valor, aplicarán el SARLAFT en los términos de la presente circular atendiendo las actividades que cada una desarrolla y quienes constituyen sus clientes o usuarios a los que prestan sus servicios, de conformidad con lo dispuesto en el presente capítulo.

*(Nota: Eliminado el presente numeral por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

7. Práctica Insegura.

La SFC califica como práctica insegura y no autorizada, conforme lo establecido en el literal a del numeral 5º del artículo 326 EOSF, la realización de operaciones sin el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente capítulo.

DOCUMENTO TÉCNICO

Reporte de información sobre campañas políticas Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero-UIAF

Este documento establece las características esenciales que deben poseer los registros suministrados por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera para el reporte de información de las cuentas e información general de las campañas políticas y el procedimiento para el suministro de la información a la UIAF.

1. Especificaciones iniciales.

Tema:Suministro de información de campañas políticas
Nombre del procedimientoInformación sobre campañas políticas.
Formato:Archivo plano.
Objetivo:Suministrar información a la unidad administrativa especial de información y análisis financiero sobre las cuentas y productos de las campañas políticas.
Tipo de entidad a la que aplica:Entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera
Entidad usuaria:Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero-UIAF
Periodicidad:Mensual con actualización de la información, hasta terminación de la relación contractual.
Fecha de corte de la información:Último día de cada mes
Fecha de entrega de la información:Dentro de los primeros diez (10) primeros días calendario de cada mes
Medio de envío:Disquete, CD o E-mail.
Número de archivos:Entregar (2) archivos.
Campañas.
Cuentas o productos.
Longitud de registro:Para primer archivo: 278 posiciones.
Para segundo archivo: 377 posiciones.
Etiquetas externas:Nombre de la entidad reportante, mes y año. En caso de que sea una corrección anotar esta observación.

2. Procedimiento de entrega.

Las entidades mencionadas deben reportar toda la información solicitada acerca de las cuentas o productos financieros de las campañas políticas, conforme lo indica este documento técnico.

Este reporte debe ser enviado en medio óptico, magnético o vía e-mail a la unidad administrativa especial de información y análisis financiero, dentro del plazo señalado, de acuerdo con el formato diseñado para el efecto.

Si durante el periodo de reporte no se presentó ninguna novedad, se deberá enviar el archivo correspondiente que contenga el encabezado con cero ‘0’ registros de detalle.

La información debe remitirse a la UIAF carrera 7ª Nº 31-10, piso 6 de Bogotá, D.C. o a la dirección de correo electrónico: cpoliticas@uiaf.gov.co

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que ésta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el sólo hecho que algún dato este corrido una posición implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información; así mismo, que sean incluidos los datos que son obligatorios.

Una vez la UIAF haya recibido y validado el archivo enviará un correo electrónico a la entidad reportante indicando el número de radicado y el número de entrega asignado al archivo. Estos números corresponden a la constancia de recibo de la información.

Si algún registro no cumple con el formato o no puede ser debidamente leído, se devolverá todo el archivo y se procederá a informar a la entidad remitente por correo electrónico las razones del rechazo.

A las entidades a las cuales se les rechazó la información se les notificará por vía e-mail el nombre del archivo y el número de consecutivo de los registros que tienen inconvenientes para su revisión y deberán enviar nuevamente todo el archivo con sus respectivas correcciones. La entidad notificada tendrá un máximo de diez (10) días para reenviar la información, contados a partir de la fecha del informe de inconsistencias.

3. Estructura del archivo.

Se debe entregar (2) archivos tipo texto, con el siguiente formato:

3.1. Primer archivo-Campañas (Información sobre las campañas)

Parte 1-Cabecera (1 por archivo)

Nombre del campoPos inicialPos finalFormatoContenido
1Tipo de información11Numérico— (1) información sobre la campaña
2Tipo de entidad23Numérico— Tipo de entidad asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia (Ej: 01 Establecimientos Bancarios).
3Código de la entidad46Numérico— Código de la entidad asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia
4Fecha de corte714Numérico— Fecha del corte bajo formato AAAAMMDD, y corresponde al último día del mes reportado.
— Si el día o el mes tiene un sólo dígito, se debe llenar el otro con 0 a la izquierda. Ej. Enero 1º del 2007 será 20070101.
5Número total de registros del archivo1522Numérico— Total de transacciones reportadas en el archivo.
— Alineado a la derecha.
6Relleno.23278Alfanumérico— Llenado con una X hasta completar las 278 posiciones.

Parte 2-Detalles (Incluir un registro por cada campaña política o grupo político que tenga productos en la entidad)

Nombre campoPos inicialPos finalFormatoContenido
1Nombre de la campaña o partido político140Texto— Campo obligatorio, alineado a la izquierda.
— Nombre de la campaña, grupo político
2Número de identificación de la campaña o grupo político4155Alfanumérico— Campo obligatorio, alineado a la izquierda.
— Número de NIT del grupo político.
— No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación
3Nombre del representante legal5695Texto— Campo obligatorio, alineado a la izquierda.
— Nombre completo del representante legal (Nombres apellidos)
4Número de identificación del representante legal.96110Alfanumérico— Número que identifica al representante legal del grupo político.
— Campo obligatorio, alineado a la izquierda.
— Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación
5Tipo de identificación del representante legal111111Numérico— Campo obligatorio.
— 1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 = carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación.
6Dirección112151Alfanumérico— Dirección completa de la sede principal donde opera el grupo político
— Campo obligatorio
7Teléfono152161Alfanumérico— Número completo sin incluir indicativos, prefijos, extensiones ni caracteres adicionales.
— Únicamente un (1) teléfono, en el cual se contacte a la persona.
—Alineado a la izquierda.
1 Campo obligatorio
8Departamento162163Alfanumérico— Código departamento donde se ubica la sede principal, según la codificación del DANE.
— Campo obligatorio, alineado a la derecha.
9Ciudad164166Alfanumérico— Código de municipio donde se ubica la sede principal, según la codificación del DANE.
— Campo obligatorio, alineado a la derecha.
10Nombre tesorero167206Texto— Nombre completo del tesorero oficial de la campaña (nombres apellidos)
— Campo obligatorio
11Número de identificación tesorero207221Alfanumérico— Número que identifica al tesorero oficial de la campaña.
— Campo obligatorio, alineado a la izquierda.
— Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación
12Tipo de identificación del tesorero222222Numérico— Campo obligatorio.
— 1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 = carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación.
13Nombre revisor fiscal223262TextoNombre completo del revisor fiscal oficial de la campaña (nombres apellidos)
14Número de identificación revisor fiscal263277Alfanumérico— Número que identifica al revisor fiscal oficial de la campaña.
— Campo obligatorio, alineado a la izquierda.
— Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación
15Tipo de identificación del revisor fiscal278278Numérico— Campo obligatorio.
— 1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 = carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación.

3.2. Segundo archivo-Cuentas (Información de las cuentas de la campaña política)

Parte 1-Cabecera (1 por archivo)

Nombre del campoPos inicialPos finalFormatoContenido
1Tipo de información11Numérico— (2) información sobre las cuentas
2Tipo de entidad23Numérico— Tipo de entidad asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia (Ej: 01 establecimientos bancarios).
3Código de la entidad46Numérico— Código de la entidad asignado por la superintendencia Financiera de Colombia
4Fecha de corte714Numérico— Fecha del corte bajo formato AAAAMMDD, y corresponde al último día del mes reportado.
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con 0 a la izquierda. Ej. Enero 1º del 2007 será 20070101.
5Número total de registros del archivo1522Numérico— Total de transacciones reportadas en el archivo.
— Alineado a la derecha.
6Relleno23377Alfanumérico— Llenado con una X hasta completar las 377 posiciones.

Parte 2-Detalles (Incluir un registro por cada producto financiero que pertenezca a un grupo político o campaña).

Nombre campoPos inicialPos finalFormatoContenido
1Nombre del grupo político140Texto— Campo obligatorio, alineado a la izquierda.
— Nombre del grupo político
2Número de identificación del grupo político4155Alfanumérico— Campo obligatorio, alineado a la izquierda.
— Número de NIT del grupo político.
— No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación
3Número de cuenta5675Alfanumérico— Campo obligatorio, alineado a la izquierda.
— Número de la cuenta o producto registrada por el grupo político
4Tipo de producto7690Alfanumérico— Campo obligatorio, alineado a la izquierda.
— Tipo de producto registrado
5Entidad9197Alfanumérico— Campo obligatorio, alineado a la izquierda.
— Formato SSTTCCC, donde S identifica el sector, para el caso de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC corresponde a 01 = Sector Financiero).
La T el tipo de entidad y la C el código de la entidad, asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia-Alineado a la izquierda.
6Número de identificación del titular98112Alfanumérico— Campo obligatorio, alineado a la izquierda.
— Número de identificación titular de la cuenta o producto.
— No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación
7Tipo de identificación del titular113113Numérico— Campo obligatorio.
— 1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 = carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación.
8Nombre del titular114153Alfanumérico— Nombre completo.
— Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2.
— Letras mayúsculas.
— Sin tildes, ni caracteres especiales
— Alineado a la izquierda.
— Campo obligatorio
9Número de identificación firma autorizada 1154168Alfanumérico— Número de Identificación de la persona con firma Autorizada de la cuenta o producto.
— No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación
10Tipo de identificación de firma autorizada 1169169Numérico— Campo obligatorio.
— 1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación.
11Nombre de firma autorizada 1170209Alfanumérico— Nombre completo.
— Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2.
— Letras mayúsculas.
— Sin tildes, ni caracteres especiales
— Alineado a la izquierda.
12Número de identificación firma autorizada 2210224Alfanumérico— Número de Identificación de la persona con firma autorizada de la cuenta o producto.
— No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación
13Tipo de identificación de firma autorizada 2225225Numérico— Campo obligatorio.
— 1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 = carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación.
14Nombre de firma autorizada 2226265Alfanumérico— Nombre completo.
— Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2.
— Letras mayúsculas.
— Sin tildes, ni caracteres especiales
— Alineado a la izquierda.
15Número de identificación firma autorizada 3266280Alfanumérico— Número de identificación de la persona con firma autorizada de la cuenta o producto.
— No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación
16Tipo de identificación de firma autorizada 3281281Numérico— Campo obligatorio.
— 1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 = carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación.
17Nombre de firma autorizada 3282321Alfanumérico— Nombre completo.
— Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2.
— Letras mayúsculas.
— Sin tildes, ni caracteres especiales.
— Alineado a la izquierda.
18Número de identificación firma autorizada 4322336Alfanumérico— Número de identificación de la persona con firma autorizada de la cuenta o producto.
— No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.
19Tipo de identificación de firma autorizada 4337337Numérico— Campo obligatorio.
— 1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 = carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación.
20Nombre de firma autorizada 4338377Alfanumérico— Nombre completo.
— Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2.
— Letras mayúsculas.
— Sin tildes, ni caracteres especiales
— Alineado a la izquierda.

DOCUMENTO TÉCNICO

Reporte de operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero-UIAF

Este documento establece las características esenciales que deben poseer los registros suministrados y el procedimiento para el envío de la información sobre operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero.

Se debe entregar un (1) archivo tipo texto con las siguientes especificaciones:

1. Especificaciones iniciales.

Tema:Suministro de información de operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas.
Nombre del procedimientoTransferencia, remesa, compra y venta de divisas
Formato:Archivo plano.
Objetivo:Suministrar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero-UIAF con el fin de fortalecer la detección de prácticas asociadas con el lavado de activos y la financiación del terrorismo en las operaciones indicadas.
Tipo de entidad a la que aplica:Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC
Entidad usuaria:Unidad administrativa especial de información y análisis financiero
Periodicidad:Mensual
Fecha de corte de la información:Útimo día de cada mes.
Fecha de entrega de la información:Dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte.
Medio de envío:En medio óptico (CD), magnético (disquete) o vía E-mail.
Número de archivos:Entregar un (1) archivo por mes
Extensión y nombre del archivo:Formato para el nombre del archivo: SSTTTCCCMMAA, donde S identifica el Sector al que pertenece la entidad reportante (para el caso de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC corresponde a 01 = Sector Financiero.). La T el tipo de entidad y la C el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia, MM para mes y AA para año. El archivo debe tener extensión .txt y debe venir grabado en código ASCII.
Longitud de registro:412 posiciones. Es de destacar que la longitud de los 3 tipos de registro es la misma, debiendo completar los registros de cabecera y totales con “x” hasta alcanzar las 415 posiciones.
Etiquetas externas:Nombre de la entidad reportante, mes y año. En caso de que sea una corrección, anotar esta observación.

2. Procedimiento de entrega.

Las entidades obligadas deben reportar mensualmente la información relativa a las operaciones de transferencia de divisas desde o hacia el exterior, remesas de divisas desde o hacia el exterior y a las operaciones de compra y venta de divisas por ventanilla, realizadas durante el mes inmediatamente anterior, cuyo valor sea superior a doscientos dólares de los Estados Unidos de América (USD $200), o su equivalente en otras monedas.

Si durante el período de reporte no se presentó ninguna transacción, se deberá enviar un archivo conteniendo cero (0) registros de detalle.

La información debe remitirse a la carrera 7ª Nº 31-10 piso 6, Bogotá, D.C. o a la dirección de correo electrónico: cambio@uiaf.gov.co.

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que ésta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el sólo hecho que algún dato este corrido una posición implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información; así mismo, que sean incluidos los datos que son obligatorios.

Una vez la UIAF haya recibido y validado el archivo enviará un correo electrónico a la entidad reportante indicando el número de radicado y el número de entrega asignado al archivo. Estos números corresponden a la constancia de recibo de la información.

Si algún registro no cumple con el formato o no puede ser debidamente leído, se devolverá todo el archivo y se procederá a informar a la entidad remitente por correo electrónico las razones del rechazo.

A las entidades a las cuales se les rechazó la información se les notificará por vía e-mail el nombre del archivo y el número de consecutivo de los registros que tienen inconvenientes para su revisión y deberán enviar nuevamente todo el archivo con sus respectivas correcciones. La entidad notificada tendrá un máximo de diez (10) días para reenviar la información, contados a partir de la fecha del informe de inconsistencias.

3. Estructura del archivo.

Se debe entregar un (1) archivo tipo texto, con tres (3) tipos de registros:

• Tipo 1: Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo (Cabecera del archivo).

• Tipo 2: Contiene información sobre las operaciones declaradas. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como operaciones declaradas.

• Tipo 3: Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2 (Cola del archivo).

4. Diseño de los registros.

Registro tipo 1-(Cabecera- 1 por archivo)

Nombre del campoPos inicialPos finalFormatoContenido
1Consecutivo número de registro19Numérico— Siempre el valor 0.
— Alineado a la izquierda.
2Código de entidad1017Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde S identifica el Sector al que pertenece la entidad reportante. Para el caso de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC corresponde a 01 = Sector Financiero. La T el tipo de entidad y la C el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia.
— Alineado a la izquierda.
3Razón social1857Alfanumérico— Nombre completo de la entidad.
— Alineado izquierda.
4Fecha de corte5865Numérico— Formato aaaammdd, corresponde al último día del mes reportado.
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con 0. Ej. Enero 1 del 2007 será 20070101.
5Número total de registros del archivo6672Numérico— Total de transacciones reportadas en el archivo.
— Alineado a la derecha.
6En blanco73412Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 413 posiciones.

Registros tipo 2-(Detalle-Todas las transacciones reportadas)

Importante: Todos los campos son obligatorios de acuerdo a las variables que intervengan en la operación. Los campos que no apliquen por la modalidad de transacción se deben dejar en blanco.

Nombre del campoPos inicialPos finalFormatoContenido
1Consecutivo número de registro19Numérico— Inicia en 1.
— No se puede repetir.
— Alineado a la derecha.
2Código de la sucursal1113Numérico— Código que identifique plenamente a la sucursal.
— Cuando exista una actualización, la entidad deberá entregar una tabla en Excel, en donde se especifique la información completa de la sucursal: Código, nombre completo, dirección, teléfono, códigos del departamento y de la ciudad según la codificación del DANE.
— Alineado a la derecha
3Fecha (de la transacción)1421Numérico— Formato aaaammdd.
4Valor de la transacción en moneda original2236Numérico— Se refiere al monto exacto de la divisa que intervino en la transacción (sin ninguna conversión de moneda).
— Formato ############.##
— El “.” decimal se debe incluir.
— Alineado a la derecha
5Valor de la transacción en pesos3751Numérico— Se refiere al monto de la transacción convertido a pesos, -Formato ############.##
— El “.” decimal se debe incluir.
— Alineado a la derecha
6Tipo de moneda5253Numérico— Este campo identifica el tipo de divisa en el cual se realizó la transacción.
02 = dólares, 05 = euros, 06 = libras esterlinas, 07 = bolívares, 09 = otras.
7Forma de pago5455Alfanumérico— Indica si la transacción fue efectuada en cheque, en efectivo o por una transferencia.
— Los códigos a utilizar son: 01 = efectivo, 02 = cheque, 03 = transferencia de fondos.
8Tipo de identificación de la persona natural o jurídica que realiza la transacción5656Numérico1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación.
9Número del documento de identificación de la persona natural o jurídica que realiza la transacción5771Alfanumérico— Alineado a la izquierda.
— Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre los números de la identificación.
0Nombre completo o razón social de la persona natural o jurídica que realiza la transacción72111Alfanumérico— Nombre completo.
— Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2.
— Letras mayúsculas.
— Sin tildes, ni caracteres especiales
— Alineado a la izquierda.
      
11Dirección de la persona natural o jurídica que realiza la transacción112136Alfanumérico— Se debe utilizar la nomenclatura catastral. Para la escritura de direcciones las entidades deben consultar el documento dispuesto en la página web: www.superfinanciera.gov.co en la sección Normativa/Índice de Reportes/Guías para el reporte de información/Documentos Técnicos, archivo “Diligenciamiento del campo de dirección”.
— Alineado a la izquierda.
12Departamento (al que corresponde la dirección de la persona natural o jurídica que realiza la transacción)137138Numérico— De acuerdo con la codificación del DANE.
— Alineado a la derecha.
— Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento = 11.
13Municipio (al que corresponde la dirección de la persona natural o jurídica que realiza la transacción)139141Numérico— De acuerdo con la codificación del DANE, sin incluir los dígitos del departamento.
— Alineado a la derecha.
— Bogotá tiene código de ciudad = 001.
14Indicativo (del teléfono de la persona natural o jurídica que realiza la transacción)142149Alfanumérico— Número del indicativo de la ciudad a la que pertenece el número telefónico.
— Alineado a la izquierda.
— Sin incluir caracteres adicionales como: -- ( ).
— En caso de ser un celular, el prefijo del operador.
15Teléfono (de la persona natural o jurídica que realiza la transacción)150159Alfanumérico— Número completo sin incluir indicativos, prefijos, extensiones ni caracteres adicionales.
— Únicamente un (1) teléfono, en el cual se pueda contactar a la persona.
— Alineado a la izquierda.
16Tipo de transacción160163Numérico— Numerales cambiarios de acuerdo con la circular reglamentaria expedida por el Banco de la República.
Nombre del campoPos inicialPos finalFormatoContenido
17Nombre remitente / beneficiario164203Alfanumérico— Nombre completo del remitente o beneficiario de la transferencia o la remesa en el exterior.
— Formato Apellido1 Apellido2 Nombre1 Nombre2.
— Alineado a la izquierda.
18Número de identificación (del remitente / beneficiario)204218Alfanumérico— Alineado a la izquierda.
— Número del documento de identificación del remitente o beneficiario de la transferencia o la remesa en el exterior.
— Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre los números de la identificación.
19Tipo de identificación del remitente / beneficiario219243Alfanumérico— Alineado a la izquierda.
— Nombre del tipo de documento.
— No es un código, sino la descripción del tipo de documento.
20País (origen / destino)244246Alfanumérico— Código del país desde donde se envía o a donde se remite la transferencia o la remesa.
— De acuerdo con el estándar ISO 3166, el cual se puede consultar en el documento dispuesto en la página web: www.superfinanciera.gov.co en la sección Normativa/Índice de Reportes/Guías para el reporte de información/Documentos Técnicos, archivo “Codificación País ISO 3166.
21Tipo origen / destino247247NuméricoSe registra: 0 = operación de compra o venta de divisas por ventanilla, 1 = Origen ó 2 = destino.
22Ciudad origen / Ciudad destino248267Alfanumérico— Alineado a la izquierda.
— Identifica el nombre de la ciudad desde donde se remite o a donde se envía la transferencia o la remesa en el exterior.
23Entidad que tramita el giro268307Alfanumérico— Nombre completo de la entidad que tramita la transferencia o la remesa en el exterior.
24Número de cuenta308323Alfanumérico— Número de la cuenta en Colombia de la que se extraen los recursos o a la cual se depositan.
25Detalles324367AlfanuméricoInformación adicional de la operación.
26Actividad económica de la persona natural o jurídica que realiza la transacción368397Alfanumérico— Descripción de la actividad económica de la persona que interviene en la operación en Colombia
27Ingreso mensual de la persona natural o jurídica que realiza la transacción398412NuméricoSe refiere al monto del ingreso mensual del cliente en Colombia — Formato ############.##
— Alineado a la derecha

Registros tipo 3-(uno por cada archivo al final del mismo).

Nombre del campoPos inicialPos finalFormatoContenido
1Consecutivo número de registro19Numérico— Valor 0.
— Alineado a la derecha.
2Código de entidad1017Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde S identifica el Sector al que pertenece la entidad reportante. Para el caso de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC corresponde a 01 = Sector financiero. La T el tipo de entidad y la C el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia.
— Alineado a la izquierda.
3Número total de registros del archivo1824Numérico— Alineado a la derecha.
4Fin de registro25412Alfanumérico— Llenado con X.

5. Características adicionales de la información.

1. Para que exista un adecuado análisis de la información, es de suma importancia para la UIAF no solo el reporte oportuno de esta sino también la veracidad y calidad de la misma.

2. Para facilitar la captura de ciertos datos, las entidades pueden consultar en el link donde se encuentra el presente documento, los siguientes archivos “Codificación de países ISO 3166” y “Diligenciamiento del campo de dirección” La codificación del DANE para departamentos y municipios se puede consultar en su pág web: www.dane.gov.co. Estos mismos anexos se pueden descargar de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co.

DOCUMENTO TÉCNICO

Información sobre transacciones con tarjetas débito o crédito expedidas en el exterior Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero-UIAF

1. Especificaciones iniciales.

Tema:Información sobre transacciones realizadas en Colombia con tarjetas débito y crédito expedidas en el exterior.
Nombre del procedimientoTransacciones realizadas con tarjetas débito o crédito expedidas en el exterior
Formato:Archivo plano
Objetivo:Entregar información a la unidad administrativa especial de información y análisis financiero sobre las transacciones con tarjetas débito o crédito expedidas en el exterior, realizadas en el país durante el mes que se reporta.
Tipo de entidad a la que aplica:Entidades propietarias de redes de cajeros electrónicos y sistemas POS(1)
Entidades usuarias:Unidad administrativa especial de información y análisis financiero
Periodicidad:Mensual
Fecha de entrega de información:Los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte.
Fecha de corte de la información:Último día de cada mes.
Medio de envío:Disquete, CD o E-mail.
Número de archivos:Entregar 1 (UNO) solo archivo con toda la información mensual
Extensión y nombre del archivo:Formato para el nombre del archivo: TCXXMMAA, donde XX corresponderían a una codificación asignada por la UIAF, descrita mas adelante en este documento, MM para mes y AA para año. El archivo debe tener extensión .txt y debe venir grabado en código ASCII.
Longitud de registro:80 posiciones. Es de destacar que la longitud de los 3 tipos de registro es la misma, debiendo completar los registros de cabecera y totales con “x” hasta alcanzar las 80 posiciones.
Etiquetas externas:Nombre de al entidad reportante, mes y año. En caso de que sea una corrección anotar esta observación.

2. Procedimiento de entrega.

Las entidades deben reportar mes a mes las transacciones realizadas durante el mes inmediatamente anterior, por aquellas tarjetas internacionales que al sumar el valor de las distintas transacciones realizadas en el periodo supere el valor de $ 10.000.000. Este reporte debe ser enviado en medio magnético a la Unidad de Información y Análisis Financiero a más tardar el décimo día del mes siguiente al del corte, de acuerdo con el formato que se describe más adelante en este documento.

Solo se deben reportar las transacciones exitosas. Si durante el período de reporte no se presentó ninguna transacción, se deberá enviar un archivo que contenga como cero (0) registros de detalle.

En todos los casos la información enviada a la UIAF se remitirá al correo cajeros@uiaf.gov.co o a la carrera 7ª Nº 31-10 piso 6, Bogotá, D.C., Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero-UIAF.

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que ésta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el solo hecho que algún dato este corrido una posición implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información; así mismo, que sean incluidos los datos que son obligatorios.

Una vez la UIAF haya recibido y validado el archivo enviará un correo electrónico a la entidad reportante indicando el Número de radicado y el número de entrega asignado al archivo. Estos números corresponden a la constancia de recibo de la información.

Si algún registro no cumple con el formato o no puede ser debidamente leído, se devolverá todo el archivo y se procederá a informar a la entidad remitente por correo electrónico las razones del rechazo.

A las entidades a las cuales se les rechazó la información se les notificará por vía e-mail el nombre del archivo y el número de consecutivo de los registros que tienen inconvenientes para su revisión y deberán enviar nuevamente todo el archivo con sus respectivas correcciones. La entidad notificada tendrá un máximo de diez (10) días para reenviar la información, contados a partir de la fecha del informe de inconsistencias.

3. Estructura del archivo.

Se debe entregar un (1) archivo tipo texto. La estructura del archivo contiene 3 tipos de registros:

Tipo 1: Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo (Cabecera del archivo)

Tipo 2: Contiene información referente a las operaciones declaradas. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como operaciones declaradas.

Tipo 3: Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizn los registros que figuran en el tipo 2. (Cola del archivo)

4. Diseño de los registros.

Registro Tipo 1-(Cabecera- 1 por archivo).

Nombre campoPosic inicialPos finalFormatoContenido
1Consecutivo número de registro110Numérico••• Siempre el valor 0.
• Alineado a la derecha
2Código de entidad1120Alfanumérico• Asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia
• Formato XXYYYZZZ, donde XX corresponde a Sector (para el caso de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC corresponde a 01 = Sector Financiero).
• YYY tipo de entidad ( P. ej 001 Establecimientos Bancarios)
• ZZZ código de entidad,
• Alineados a la derecha.
3Nombre de la entidad2150Alfanumérico• Nombre completo
• Alineado izquierda
4Fecha de corte5158Numérico• Formato aaaammdd, corresponde al último día del mes reportado
• Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con 0 Ej. Enero 1º del 2007 será 20070101
5Número total de registros del archivo5965Numérico• Total de transacciones reportadas en el archivo.
• Alineado a la derecha
6En blanco6680Alfanumérico• Llenado con X hasta completar las 80 posiciones

Registros tipo 2-(Detalle - Todas las transacciones reportadas).

Nombre campoPosic inicialPosic finalFormatoContenido
1Consecutivo número de registro110Numérico• Inicia en 1
• Campo obligatorio
• No se puede repetir
• Alineado a la derecha
2Fecha y hora de la transacción1127Numérico• Formato AAAAMMDD_HH:MM:SS
• A año, M mes, D día
• HH hora, MM minutos, SS segundos
• Campo obligatorio
3Código asignado a la entidad2829Numérico• Código de la red a la que pertenece el cajero o dispositivo, de acuerdo con codificación detallada mas adelante en este documento.
• Alineado a la derecha
• Campo obligatorio
4Código asignado al cajero3036Numérico• Código que identifica al cajero o al dispositivo en la red.
• Alineado a la derecha
• Campo obligatorio
5Número de la transacción3742Numérico• Número que identifica la transacción en el dispositivo.
• Alineado a la derecha
• Campo obligatorio
6Tipo de transacción4349Numérico• Código que identifica el tipo de transacción
• De acuerdo con codificación anexa.
• Campo obligatorio
7Código BIN de la tarjeta5055Numérico• Código BIN de la tarjeta
• Alineado a la derecha
• Campo obligatorio
8Número de la tarjeta5668Numérico• Número que identifica la tarjeta
• Alineado a la derecha
• Campo obligatorio
9Valor de la transacción en moneda original6980Numérico• Se refiere al monto exacto por el cual se hizo la transacción en pesos
• Formato #########.##
• Campo obligatorio
• El “.” decimal se debe incluir

Registros tipo 3-(Uno por cada archivo al final del mismo).

Nombre campoPosic. inicialPosic finalFormatoContenido
1Consecutivo Número de registro110Numérico• Valor 0
• Alineado a la derecha
2Código de entidad1120Alfanumérico• Asignado por la Superintendencia Financiera o en blanco
3Fin de registro2158Alfanumérico• Llenado con 9
4Número total de registros del archivo5965Numérico• Alineado a la derecha
5En blanco6680Alfanumérico• Llenado con X

5. Codificación de redes.

CódigoEntidad
1Banco de Bogotá
2Banco Popular
6Banco Santander
7Bancolombia
8ABN Amro Bank Colombia
9Citibank de Colombia
10Banistmo
12GNB Sudameris de Colombia
13BBVA
14Banco de Crédito
23Banco de Occidente
30BCSC
39Banco Davivienda
42Red Multibanca Colpatria
43Banco Agrario de Colombia
49AV Villas
50Granbanco
96Credibanco
97Cajero Propios Redeban
98Red Cajeros Ath
99Cajeros Propiedad Servibanca
100Visionamos
118ACH

6. Codificación de transacciones.

CódigoTipo de transacción
01Retiro tarjeta débito
02Pago POS tarjeta débito
03Transferencia tarjeta débito
11Retiro cajero tarjeta crédito
12Pago POS tarjeta crédito

DOCUMENTO TÉCNICO

Información de transacciones en efectivo Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero-UIAF

Este documento establece las características esenciales que deben poseer los registros suministrados y el procedimiento para el envío de la información de transacciones en efectivo a la Unidad de Información y Análisis Financiero.

Se debe entregar un (1) archivo tipo texto con las siguientes especificaciones:

1. Especificaciones iniciales.

Tema:Información de transacciones en efectivo
Nombre del procedimiento:Transacciones en efectivo en el sector financiero
Formato:Archivo plano
Objetivo:Entregar información a la unidad de información y análisis financiero (UIAF), sobre las transacciones en efectivo en el sector Financiero
Tipo de entidad a la que aplica:Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC
Entidad usuaria:Unidad de información y análisis financiero-UIAF
Periodicidad:Mensual
Fecha de entrega de información:Dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte.
Fecha de corte de la información:Último día de cada mes
Medio de envío:Disquete 3 1/2, CD o e-mail
Número de archivos:Entregar un (1) solo archivo con toda la información
Extensión y nombre del archivo:Formato para el nombre del archivo: XXXXXXMMAA, donde XXXXX corresponde al nombre de la entidad financiera que entrega la información y MMAA el mes y el año de la fecha de corte de la información. El archivo debe tener extensión txt y debe enviarse grabado en código ASCII.
Longitud de registro:230 posiciones.
Etiquetas externas:Nombre de la entidad reportante, mes y año. En caso de que sea una corrección, anotar esta observación.

2. Procedimiento de entrega.

Las entidades deberán reportar mensualmente las transacciones individuales en efectivo teniendo en cuenta los siguientes montos:

a) Diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.

b) Las operaciones en efectivo de envío y recepción de transferencias (giros) y las relacionadas con compra y venta de divisas por valor de quinientos dólares de los Estados Unidos de América (US $500) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.

Así mismo, deben reportar las transacciones individuales en efectivo realizadas por cuantías inferiores a las mencionadas anteriormente, que se realicen en una o varias oficinas, durante un (1) mes calendario, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen las sumas que se indican a continuación:

a) Cincuenta millones de pesos ($50.000.000) si es en moneda legal o cincuenta mil dólares de los Estados Unidos de América (US $50.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.

b) Las operaciones en efectivo de envío y recepción de transferencias (giros) y las relacionadas con compra y venta de divisas por valor de mil quinientos dólares de los Estados Unidos de América (US $1.500) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.

Si durante el periodo de reporte no se presentó ninguna transacción, se deberá enviar un archivo que contenga 0 como registros de detalle.

En todos los casos la información debe ser enviada a la UIAF carrera 7ª Nº 31-10, piso 6, Bogotá, D.C. o a la dirección de correo electrónico: efectivo@uiaf.gov.co

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que ésta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el sólo hecho que algún dato este corrido una posición implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información; así mismo, que sean incluidos los datos que son obligatorios.

Una vez la UIAF haya recibido y validado el archivo enviará un correo electrónico a la entidad reportante indicando el número de radicado y el número de entrega asignado al archivo. Estos números corresponden a la constancia de recibo de la información.

Si algún registro no cumple con el formato o no puede ser debidamente leído, se devolverá todo el archivo y se procederá a informar a la entidad remitente por correo electrónico las razones del rechazo.

A las entidades a las cuales se les rechazó la información se les notificará por vía e-mail el nombre del archivo y el número de consecutivo de los registros que tienen inconvenientes para su revisión y deberán enviar nuevamente todo el archivo con sus respectivas correcciones. La entidad notificada tendrá un máximo de diez (10) días para reenviar la información, contados a partir de la fecha del informe de inconsistencias.

3. Estructura del archivo.

Se debe entregar un (1) archivo tipo texto. La estructura del archivo contiene 3 tipos de registros:

• Tipo 1: Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo (Cabecera del archivo).

• Tipo 2: Contiene información referente a las operaciones declaradas. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como operaciones declaradas.

• Tipo 3: Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2. (Cola del archivo)

4. Diseño de los registros.

Registro tipo 1-(Cabecera- 1 por archivo).

Nombre del campoPos inicialPos finalFormatoContenido
1Tipo de entidad12Numérico— Tipo de entidad asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia (01 Establecimientos bancarios).
2Código de la entidad35Numérico— Código de la entidad asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia
3Fecha de corte613Numérico— Fecha del corte bajo formato AAAAMMDD, y corresponde al último día del mes reportado.
— Si el día o el mes tiene un sólo dígito, se debe llenar el otro con 0 a la izquierda. Ej. Enero 1º del 2007 será 20070101.
4Número total de registros del archivo1421Numérico— Total de transacciones reportadas en el archivo.
— Alineado a la derecha.
5Relleno22230Alfanumérico— Llenado con una X hasta completar las 230 posiciones.

Registros tipo 2-(Detalle-Todas las transacciones reportadas)

Importante: Todos los campos son obligatorios de acuerdo a las variables que intervengan en la operación. Los campos que no apliquen por la modalidad de transacción se deben dejar en blanco.

Nombre del campoPos inicialPos finalFormatoContenido
1Fecha18AAAAMMDD— Fecha de la transacción bajo formato AAAAMMDD.
2Valor922Numérico— Valor de la transacción, sin incluir decimales.
— No incluir separadores de miles.
— Valores positivos.
— Valor en pesos. Si la transacción fue en otra moneda se debe convertir al valor en pesos, usando la TRM del día en que se efectuó la operación publicada por el Banco de la República
— Alineado a la derecha
3Moneda2323Numérico— 1 Moneda nacional.
— 2 Moneda extranjera.
4Código de la oficina2438Alfanumérico— Oficina en donde se realiza la transacción.
— Campo obligatorio.
— Alineado a la izquierda.
5Tipo de producto3939Numérico— 1 Cuenta corriente.
— 2 Cuenta de ahorros.
— 3 Créditos.
— 4 Tarjeta de crédito.
— 5 Certificados de depósito.
— 6 Fondos fiduciarios
— 7 Fondos de pensiones y cesantías.
— 8 Operaciones realizadas para otra entidad.
— 9 Otro.
6Tipo transacción4040Numérico— 1 Retiro (dinero físico en efectivo que entrega la entidad)
— 2 Depósito (dinero físico en efectivo que recibe la entidad)
7Número de la cuenta4160Alfanumérico— Número que identifica a la cuenta o producto.
— No incluir guiones ni otros separadores.
— Alineado a la izquierda
8Tipo de identificación del titular6161Numérico— 1 Cédula.
— 2 Cédula extranjería.
— 3 NIT
— 4 Tarjeta identidad.
— 5 Pasaporte.
— 6 Carné diplomático.
— 7 Sociedad extranjera sin NIT en Colombia.
— 8 Fideicomiso.
— 9 Registro civil de nacimiento
— 0 Otro tipo de identificación
9Número identificación del titular6276Alfanumérico— Alineado a la izquierda .
— No incluir separadores de miles ni dígito de chequeo, ni (-) guión.
10Nombre del titular77116Alfanumérico— Nombre completo.
— Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2.
— Letras mayúsculas.
— Sin tildes, ni caracteres especiales
— Alineado a la izquierda.
11Código del departamento117118Numérico— Código del departamento en donde se realizó la transacción, según codificación del DANE.
Alineado a la derecha
12Código del municipio119121Numérico— Código del municipio en donde se realizó la transacción, según codificación del DANE.
Alineado a la derecha
13Tipo de identificación de la persona que realiza la transacción122122Numérico— 1 Cédula.
— 2 Cédula extranjería.
— 3 NIT
— 4 Tarjeta identidad.
— 5 Pasaporte.
— 6 Carné diplomático.
— 7 Sociedad extranjera sin NIT en Colombia.
— 8 Fideicomiso.
— 9 Registro civil de nacimiento
— 0 Otro tipo de identificación
14Número identificación de la persona que realiza la transacción123137Alfanumérico— Alineado a la izquierda .
— No incluir separadores de miles ni dígito de chequeo, ni (-) guión.
15Nombre de la persona que realiza la transacción138177Alfanumérico— Nombre completo.
— Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2.
— Letras mayúsculas.
— Sin tildes, ni caracteres especiales
— Alineado a la izquierda.
16Actividad económica del titular178207Alfanumérico— Descripción de la actividad económica de la persona que interviene en la operación en Colombia
17Ingreso mensual del titular208222NuméricoSe refiere al monto del ingreso mensual del cliente en Colombia
— Formato ############.##
— Alineado a la derecha
18Consecutivo número de registro223230Numérico— Inicia en 1.
— Campo obligatorio.
— No se puede repetir.
— Alineado a la derecha.

Registro tipo 3-(uno por cada archivo al final del mismo).

Nombre del campoPos inicialPos finalFormatoContenido
1Tipo de entidad12Numérico— Tipo de entidad según la Superintendencia Financiera de Colombia.
2Código de la entidad35Numérico— Código de la entidad asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia.
3Total de valores reportados.624Numérico— Sumatoria absoluta de los valores reportados en los registros tipo 2 en el campo valor
4Fin de registro25230Alfanumérico— Llenado con X

5. Características adicionales de la información.

1. Para que exista un adecuado análisis de la información, es de suma importancia para la UIAF no sólo el reporte oportuno de ésta sino también la veracidad y calidad de la misma.

2. Para facilitar la captura de ciertos datos, anexo a este documento se encuentra un archivo con la codificación del DANE, con el fin de estandarizar la información para todas las entidades. Este anexo se pueden descargar de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co

Anexo-Información sobre campañas políticas.

Anexo-Información de clientes exonerados del registro de transacciones enefectivo.

 

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

ANEXO I

Página 4

Reporte de operaciones sospechosas
 
Para diligenciar el reporte correctamente consulte el instructivo respectivo
       
1. Número del reporte 2. Fecha    
   AAAAMMDD 
          
3. Clase de reporte:a Reporte inicialb Corrección a reporte anteriorc Adición a reporte anterior
          
4. En caso de corrección o adición al reporte número:   
   
SECCIÓN IInformación de la institución que reporta
5. Nombre de la entidad6. Tipo de la entidad7. Código de la entidad
   
Sucursal u oficina que presentó la operación sospechosa:
8. Código de la sucursal9. Nombre de la sucursal
  
SECCIÓN IIInformación de la(s) persona(s) implicada(s) en la operación sospechosa
10. Nombre completo o razón social11. Número de identificaciónCCTICEPasNIT
      
12. Dirección domicilio 13. Departamento14. Municipio
    
15. Teléfono(s) Número(s) de fax16. Cámara de comercio
    
17. Dirección trabajo 18. Departamento19. Municipio
    
20. Teléfono(s) Número(s) de faxCorreo electrónico
    
21. Actividad económica22. CIIU23. Fecha de vinculación a la entidad (AAAA/MM/DD):
  ______ / _____ / _____
         
24. Relación de la personaa Clientec Accionista  
con la entidad:b Empleadod Otra Cual?
25. Está vinculada aún la     Si no lo está, por qué?: 
persona con laa Sia Retiro voluntario 
institución?b Nob Decisión de la institución 
    c SuspensiónFecha (AAAA/MM/DD): / /
26. Promedio de ingresos mensuales: Fecha del promedio
SECCIÓN IIIInformación de la operación sospechosa
27. Valor total de la operación sospechosa ($): 
     
28. Tipo de operación:Operación nacional: Operación internacional:  
         
 Desde Hasta 
29. Fecha de la operación sospechosa:        
 AAAAMMDD AAAAMMDD 

TÍTULO I

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ANEXO I

Página 5

Acerca del producto involucrado:
30. Indique con una X si la operación sospechosa se realizó a través de uno o algunos de los siguientes productos o servicios financieros:
1. Cuenta Corriente 7. Contrato de Seguros 13. Leasing 19. Derivados 
2. Cuenta de Ahorros 8. CDT 14. Aportes Voluntarios 20. Fondos Mutuos 
3.Transferencias 9. CDAT 15. Tarjeta de crédito 21. Otro producto 
4. Crédito de Consumo 10. Acciones 16. Cédula de capitalización   
5. Crédito Hipotecario 11. Encargo fiduciario 17. Compraventa divisas   
6. Otro tipo de crédito 12. Bonos 18. Operación de giro   
Si es otro producto detállelo:
Relacione los números asociados a cada uno de los productos o servicios financieros implicados en la operación sospechosa. Para esta parte remítase a la explicación del instructivo.
12345
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
31. Especificaciones de productos financieros (para esta parte remítase a la explicación del instructivo):
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      

TÍTULO I

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ANEXO I

Página 6

Descripción de la operación sospechosa
La descripción de la operación sospechosa constituye un aspecto fundamental en el diligenciamiento del reporte, ya que incide directamente en la forma como se entiendan los hechos asociados a dicha operación por parte de las autoridades competentes.
Por lo anterior, es deber de la entidad efectuar una descripción clara y precisa de la operación que está reportando, de forma que su contenido favorezca la comprensión y evaluación que efectúa la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero -UIAF- y, de esta manera, su divulgación a las autoridades encargadas de iniciar las actuaciones judiciales correspondientes.
En tal sentido, la descripción de la operación sospechosa y en ésta la calificación de su importancia y urgencia, la explicación de la metodología empleada para su detección y de los soportes con que cuenta la entidad, constituyen aspectos esenciales en el diligenciamiento del reporte, ya que inciden directamente en la forma como se entienden los hechos asociados a la respectiva operación.
Para tal efecto, las entidades deben atender como mínimo los siguientes aspectos al momento de describir la operación:
1. Se debe sugerir la importancia del reporte (alta, media o baja), considerando los hechos y su similitud con tipologías conocidas de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Se deben considerar especialmente las tipologías identificadas por el GAFI (Grupo de Acción Financiera Internacional) y la UIAF.
Para determinar la importancia de la operación reportada, resulta útil considerar entre otras, la presencia de los siguientes elementos:
a) Incremento patrimonial no justificado o por fuera de los promedios del respectivo sector o actividad económica, de acuerdo con el SARLAFT implementado por la entidad.
b) Presunto uso indebido de identidades, por ejemplo: uso de números de identificación inexistentes, números de identificación de personas fallecidas, suplantación de personas, alteración de nombres.
c) Presentación de documentos o datos presuntamente falsos.
d) Actuación en nombre de terceros y uso de empresas aparentemente de fachada.
e) Relación con personas vinculadas o presuntamente vinculadas a actividades delictivas.
f) Relación con bienes de presunto origen ilícito.
2.Se debe identificar el reporte que se considera urgente, sugiriendo así la prontitud con la cual se debería actuar respecto del mismo. En tal sentido, por ejemplo, un reporte será urgente cuando:
a) Sea inminente la disposición, transferencia o retiro de recursos vinculados a una presunta actividad de lavado de activos y/o financiación del terrorismo.
b) Sea inminente el empleo de recursos en la realización de actividades terroristas u otras delictivas.
c) Cuando sea imperativa, a juicio de la entidad, la intervención de las autoridades para evitar la disposición, transferencia o circulación de recursos, en cualquier forma, presuntamente vinculados a operaciones de lavado de activos y/o financiación del terrorismo.
3 Realice una descripción de los hechos, de manera organizada, clara y completa, indicando (donde aplique) la forma en que se relacionan personas, productos financieros, transacciones, entidades y demás agentes de la operación sospechosa. Tenga en cuenta en la medida de lo posible un ordenamiento cronológico de los eventos y la participación de cada persona o agente, esto ayuda al entendimiento de los mismos.
4. Mencione las características de la operación por las cuales se considera como sospechosa. Adicionalmente, mencione cualquier irregularidad que haya detectado con las personas o transacciones implicadas en la operación sospechosa. No omita ningún dato conocido de la operación e indique cualquier hecho adicional que contribuya al análisis de la misma.
5. Se debe precisar si la operación sospechosa se relaciona con algún reporte realizado anteriormente por la institución o con otras operaciones.
6. Precisar si se solicitó al cliente actualización de datos o aclaración sobre los hechos respectivos. Mencionar e indicar la forma en que se hizo (escrita o verbalmente, a partir de un requerimiento formal de la institución, otros).
7. Así mismo, si la institución recibió alguna declaración, explicación, justificación u otro, que

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

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ANEXO I

Página 7

los implicados hayan dado y que se relacionen con la operación sospechosa, menciónela e indique la forma en que la hizo el cliente (escrita o verbal) y si allegó los soportes correspondientes a la operación.
8. Tratándose de reportes referidos a clientes, se deben suministrar además los siguientes datos:
a) Características y montos de los ingresos y egresos, así como la información patrimonial, en caso de poseerse.
b) Descripción del perfil financiero del cliente de acuerdo con lo establecido en el SARLAFT de la entidad.
c) Comparación del cliente con el sector económico al cual pertenece, de acuerdo con la segmentación contemplada en el SARLAFT de la entidad.
d) Enunciar, además de los productos vinculados a la operación sospechosa, los otros que posea el cliente en la misma entidad, distinguiendo entre unos y otros.
9. Se debe indicar el procedimiento empleado para la detección de la operación reportada, ilustrando los motivos por los cuales fue inicialmente calificada como inusual y las razones por las cuales se determinó que era sospechosa. Si el procedimiento lo incluyó, se debe enunciar la tipología identificada o la señal de alerta activada en el SARLAFT de la entidad.
10. Finalmente, la entidad debe relacionar los soportes correspondientes que expliquen la operación reportada. Esta información puede consistir en extractos bancarios, comprobantes de retiros o de consignaciones, cheques consignados y emitidos, documentos de vinculación a la entidad reportante (formularios y anexos), declaraciones de cambio, declaraciones de importaciones, declaraciones de exportaciones, contratos del cliente, entre otros.
Toda la descripción de la operación debe estar contenida en el espacio correspondiente. En caso de requerir más espacio del disponible en el campo de descripción, se puede continuar en el espacio para observaciones o adjuntar un archivo en medio electrónico. Igualmente se puede remitir la información que se posea como un archivo adjunto del reporte, mencionando en éste el nombre y el formato del archivo que lo complementa.
El presente reporte atiende a las normas legales establecidas referentes a la prevención, detección y lucha contra el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo en Colombia, a saber: Ley 1121 de 2006, Ley 526 del 12 de Agosto de 1999. Decreto 663 de 1993 Artículos 102, 103, 104, 105, 106 y 107 “Estatuto Orgánico del Sistema Financiero”.
El reporte no constituye denuncia penal y es absolutamente reservado conforme a la ley. Quien lo realice se encuentra amparado por la exoneración de responsabilidad consagrada por la ley.

Anexo-Formato transacciones cambiarias

 

Anexo-Formato información de transacciones en efectivo

 

Anexo-Información de transacciones con tarjetas débito o crédito expedidas en el exterior

 

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

TÍTULO

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ANEXO VI

Página 1

Tema:Información sobre campañas políticas
Nombre de proforma:Información sobre campañas políticas
Objetivo:Suministrar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero-UIAF sobre los productos de las campañas políticas
Tipo de entidad a la que aplica:Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC
Periodicidad:Mensual con actualización de la información, hasta terminación de la relación contractual
Fecha de reporte:Los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte.
Fecha de corte de la información:Último día de cada mes
Medio de envío:Disquete, CD o E mail.
Entidad usuaria:Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero-UIAF

Instructivo

Las entidades financieras deben reportar toda la información solicitada acerca de los productos y servicios financieros de las campañas políticas, conforme lo indica el “Documento técnico reporte de información de campañas políticas” el cual puede consultarse en nuestra página web: www.superfinanciera.gov.co, en el link: Normativa/Índice de Reportes/Guías para el reporte de información/Documentos Técnicos, archivo “Documento técnico reporte de información de campañas políticas”.

El reporte debe ser enviado en medio óptico, magnético o vía e-mail a la unidad administrativa especial de información y análisis financiero-UIAF, durante el término de la prestación del producto o servicio de que se trate.

Si durante el período de reporte no se presentó ninguna novedad, se deberá enviar el archivo correspondiente que contenga el encabezado con cero ‘0’ registros de detalle.

La información debe remitirse a la oficina de la UIAF: Carrera 7ª Nº 31-10, Piso 6 de Bogotá, D.C. o a la dirección de correo electrónico: cpoliticas@uiaf.gov.co.

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que esta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas.

Estructura de los archivos

Archivo 1: Información sobre las campañas:

Encabezado

Tipo de información-(1) Información sobre la campaña política.

Tipo de entidad: Corresponde al tipo de entidad asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia (Ej: 01 establecimientos bancarios).

Código de entidad: Asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Fecha de corte: Formato AAAA/MM/DD, corresponde al último día del mes reportado. Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con cero, Ej: enero 1º del 2007 será 20070101.

Total transacciones: Se registra el total de transacciones reportadas en el archivo. Alineado a la derecha.

TÍTULO

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ANEXO VI

Página 2

Cuerpo del formato:

Columna 1-Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Nombre de la campaña o grupo político.

Columna 2-Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Número de NIT del grupo político. No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.

Columna 3-Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Nombre completo del representante legal (nombres apellidos).

Columna 4-Número que identifica al representante legal del grupo político. Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.

Columna 5-Campo obligatorio.1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6=carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación.

Columna 6-Dirección completa de la sede principal donde opera el grupo político, campo obligatorio.

Columna 7-Número completo sin incluir indicativos, prefijos, extensiones ni caracteres adicionales. Únicamente un (1) teléfono, en el cual se contacte a la persona. Alineado a la izquierda. Campo obligatorio.

Columna 8-Código de municipio donde se ubica la sede principal, según la codificación del DANE. Campo obligatorio, alineado a la derecha.

Columna 9-Código departamento donde se ubica la sede principal, según la codificación del DANE. Campo obligatorio, alineado a la derecha.

Columna 10-Nombre completo del tesorero oficial de la campaña (Nombres Apellidos), Campo obligatorio.

Columna 11-Número que identifica al tesorero oficial de la campaña. Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.

Columna 12-Campo obligatorio.1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 = carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación.

Columna 13-Nombre completo del revisor fiscal oficial de la campaña (nombres apellidos).

Columna 14-Número que identifica al revisor fiscal oficial de la campaña. Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.

Columna 15-Campo obligatorio.1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 = carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación.

Archivo 2: Información sobre las cuentas o productos:

Encabezado:

Tipo de Información-(2) Información sobre cuentas.

TÍTULO

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ANEXO VI

Página 3

Tipo de entidad: Corresponde al tipo de entidad asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia (Ej: 01 Establecimientos bancarios).

Código de entidad: Asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Fecha de corte: Formato AAAA/MM/DD, corresponde al último día del mes reportado. Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con cero, Ej: enero 1 del 2007 será 20070101.

Total transacciones-Se registra el total de transacciones reportadas en el archivo. Alineado a la derecha.

Detalle:

Columna 1-Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Nombre del grupo político.

Columna 2-Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Número de NIT del grupo político. No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.

Columna 3-Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Número de la cuenta o producto registrado por el grupo político.

Columna 4-Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Tipo de producto registrado.

Columna 5-Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Formato SSTTCCC, donde S corresponde al Sector que pertenece la entidad reportante, para el caso de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC corresponde a 01 = Sector financiero. La T el tipo de entidad y la C el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. Alineado a la izquierda.

Columna 6-Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Número de identificación titular de la cuenta o producto. No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.

Columna 7-Campo obligatorio. 1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 = carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación.

Columna 8-Campo obligatorio. Nombre completo. Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2. Letras mayúsculas. Sin tildes, ni caracteres especiales. Alineado a la izquierda.

Columna 9-Número de Identificación de la persona con firma autorizada de la cuenta o producto. No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.

Columna 10-1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 = carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación.

Columna 11-Nombre completo. Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2. Letras mayúsculas. Sin tildes, ni caracteres especiales. Alineado a la izquierda.

Columna 12-Número de Identificación de la persona con firma autorizada de la cuenta o producto. No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.

Columna 13-1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 = carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación.

TÍTULO I

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ANEXO VI

Página 4

Columna 14-Nombre completo. Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2. Letras mayúsculas. Sin tildes, ni caracteres especiales. Alineado a la izquierda.

Columna 15-Número de identificación de la persona con firma autorizada de la cuenta o producto. No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.

Columna 16-1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 = carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación.

Columna 17-Nombre completo. Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2. Letras mayúsculas. Sin tildes, ni caracteres especiales. Alineado a la izquierda.

Columna 18-Número de Identificación de la persona con firma autorizada de la cuenta o producto. No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.

Columna 19-1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 = carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación.

Columna 20-Nombre completo. Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2. Letras mayúsculas.Sin tildes, ni caracteres especiales. Alineado a la izquierda.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

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ANEXO III

Página 1

Tema:Clientes exonerados
Nombre de proforma:Información de clientes exonerados del registro de transacciones en efectivo
Objetivo:Suministrar a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero UIAF información para que se cuente con una base de datos para el control estadístico de los clientes exonerados del registro de transacciones en efectivo por las entidades vigiladas.
Tipo de entidad a la que aplica:Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC
Periodicidad:Mensual
Fecha de reporte:Los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte.
Fecha de corte de la información:Último día de cada mes
Medio de envío:Disquete 3 1/2, CD o e-mail.
Entidad usuaria:Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero-UIAF

Instructivo

Generalidades

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 103 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, con sus modificaciones y adiciones, aquellos clientes que por el giro ordinario o normal de sus negocios y con base en las instrucciones del capítulo décimo primero de la Circular Externa 7 de 1996, se haya establecido que realizan numerosas transacciones en efectivo, pueden ser excluidos del diligenciamiento del formulario individual, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:

• Que se deje constancia de las razones por las cuales fueron exonerados, habiéndose establecido la relación causa efecto entre la actividad económica del cliente, sus ingresos y el flujo corriente de efectivo generador de las operaciones sujetas a registro.

• Que se lleve un registro de transacciones en efectivo por las cuantías establecidas en el reporte individual de transacciones en efectivo en el que se identifique, por lo menos, la información exigida en el formato individual, salvo la firma de la persona que físicamente realiza la operación.

Las entidades deberán enviar a la UIAF dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte el reporte de clientes exonerados del registro y reporte de transacciones en efectivo debidamente diligenciado al correo electrónico efectivo@uiaf.gov.co, o a la dirección carrera 7 No. 31-10 Piso 6 Edificio Davivienda Bogotá, de conformidad con las instrucciones que se imparten a continuación.

Estructura del archivo

Deberán construir un archivo plano con tres (3) tipos de registros o partes con las siguientes características:

• Tipo 1 (Encabezado): Contiene la identificación de la entidad reportante.

• Tipo 2 (Cuerpo): Contiene información de los clientes exonerados de reportar operaciones en efectivo ya sea que estén ingresando a la lista o saliendo de ella durante el periodo de tiempo reportado. Existirán tantos registros como clientes se reporten.

TÍTULO I

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ANEXO III

Página 2

• Tipo 3 (Cola): Contiene información de confirmación de la información reportada y tipo de entidad.

Todos los campos son obligatorios.

Encabezado (registro tipo 1):

Cada archivo deberá tener su propio encabezado. En él se describe la siguiente información de la entidad que reporta:

Sector entidad: Sector al que pertenece la entidad reportante. Para el caso de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC corresponde a 01 = Sector Financiero.

Tipo de entidad: Especifica el tipo de entidad reportante, de acuerdo con los códigos asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Código entidad: Se diligencia con código asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia a la entidad.

Nombre de la entidad: Se diligencia con el nombre de la entidad que reporta.

Fecha de corte: Registra la fecha de corte a la que corresponde al reporte.

Detalle de los clientes exonerados (Registros tipo 2)

Contiene información de los clientes exonerados de reportar operaciones en efectivo ya sea que estén ingresando a la lista o saliendo de ella durante el periodo de tiempo reportado. Existirán tantos registros como clientes se reporten.

Columna 1-Número registro: Contador identificador de registro.

Columna 2-Fecha: Debe registrarse la fecha en la cual se presentó la novedad de retiro o adición a la lista, bajo el formato AAAAMMDD, equivalente a: A (año), M (mes) y D (día).

Columna 3-Tipo de identificación: Debe reportarse el tipo de la identificación del cliente, según la siguiente codificación:

1 = Cédula de ciudadanía,

2= Cédula de extranjería,

3 = NIT,

4= Tarjeta de identidad,

5 = Pasaporte,

6 = Carné diplomático

7 = Sociedad extranjera sin NIT en Colombia,

8 = Fideicomiso,

9 = Registro civil de nacimiento

0 = Otros tipos de identificación.

Columna 4-Número de identificación del cliente: Se registra el número de identificación completo del correspondiente documento de identificación del cliente objeto de reporte. El tipo de identificación correspondiente a NIT siempre estará relacionado con personas jurídicas y su número debe estar compuesto por quince (15) dígitos, sin guiones.

Columna 5-Apellidos y nombre del cliente: Se registran los apellidos y nombres completos o la razón social completa de los clientes objeto de reporte.

TÍTULO I

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ANEXO III

Página 3

Columna 6-Novedad: Se registra el código de la novedad así: 0 = Retiro y 1 = Adición

Fin del reporte (Registro tipo 3)

Contiene información de confirmación de la información reportada y tipo de entidad. Cada archivo deberá tener su propia cola. En él se describe la siguiente información:

Sector entidad: Especifica el sector al que pertenece la entidad reportante. Para el caso de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC corresponde a 01 = Sector Financiero.

Tipo de entidad: Especifica el tipo de entidad reportante, de acuerdo con los códigos asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Código de la entidad: Se diligencia con código asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia a la entidad.

Total registros: Número total de registros reportados en la parte tipo 2

Fin reporte: Caracteres que indican que el archivo ha terminado.

Diseño de los registros

Parte tipo 1-Encabezado (1 por archivo)

Nombre del campoPos inicialPo finalFormatoContenido
1Sector entidad12NuméricoSector al que pertenece la entidad reportante. Para el caso de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC corresponde a 01 = Sector Financiero.
2Tipo de entidad35NuméricoEspecifica el tipo de entidad reportante, de acuerdo con los código asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia
3Código de la entidad68Numérico— Código de la entidad asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia
4Nombre de la entidad958TextoSe diligencia con el nombre de la entidad que reporta.
5Fecha de corte5966Numérico— Fecha del corte bajo formato AAAAMMDD, y corresponde al último día del mes reportado.
— Si el día o el mes tiene un sólo dígito, se debe llenar el otro con 0 a la izquierda. Ej. Enero 1º del 2007 será 20070101.
6Relleno6775TextoEn blanco

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CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

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ANEXO III

Página 4

Parte tipo 2-Cuerpo (1 registro por cliente reportado).

Nombre del campoPos inicialPos finalFormatoContenido
1Número registro110NuméricoContador identificador de registros.
2Fecha1118TextoFecha en la cual se presentó la novedad bajo formato AAAAMMDD.
3Tipo de identificación1919NuméricoDebe reportarse el tipo de la identificación del cliente, según la siguiente codificación: 1 = Cédula de Ciudadanía, 2 = Cédula de Extranjería, 3 = NIT, 4 = Tarjeta de Identidad, 5 = Pasaporte, 6 = Carné Diplomático, 7 = Sociedad Extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación
4Número identificación2034NuméricoSe registrará el número completo del correspondiente documento de identificación del cliente objeto de reporte. El tipo de identificación correspondiente a NIT siempre estará relacionado con personas jurídicas y su número debe estar compuesto por quince (15) dígitos, sin guiones
5Apellidos y nombre del cliente3574TextoSe registrarán los apellidos y nombres completos o la razón social completa de los clientes objeto de reporte.
6Novedad7575NuméricoSe registrará el código de la novedad así:0 = Retiro, 1 = Adición.

Parte tipo 3-(uno por cada archivo al final del mismo).

Nombre del campoPos inicialPos finalFormatoContenido
1Sector entidad12NuméricoSector al que pertenece la entidad reportante. Para el caso de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC corresponde a 01 = Sector financiero.
2Tipo de entidad35Numérico— Tipo de entidad según la superintendencia
3Código de la entidad68Numérico— Código de la entidad asignado por la superintendencia
4Total registros reportados916Numérico— Número total de registros reportados en la parte tipo 2.
5Fin de registro1775Relleno— Llenado con X

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

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ANEXO I

Página 1

Tema:Operaciones sospechosas
Nombre de proformaReporte de operaciones sospechosas-ROS
Objetivo:Reportar a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero UIAF las operaciones sospechosas.
Tipo de entidad a la que aplica:Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC
Periodicidad:Permanente
Fecha de reporte:El mismo día en que se catalogue como operación sospechosa.
Fecha de corte de la información:N.A.
Medio de envío:Correo electrónico
Entidad usuaria:Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero-UIAF.

Instructivo:

En cumplimiento de lo dispuesto en el literal d) del numeral 2º. del artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (modificado por el art. 1º, L. 1121/2006) y el capítulo decimoprimero, título primero de la Circular Externa 7 de 1996 de esta superintendencia, las entidades vigiladas deben reportar a la unidad administrativa especial de información y análisis financiero, en adelante UIAF, aquellas operaciones determinadas como sospechosas, así como las intentadas o rechazadas que contengan características que les otorgue el carácter de sospechosas.

Para tal efecto deberán utilizar el software “Ros stand alone“ desarrollado por la citada unidad, disponible en forma gratuita con sus respectivas actualizaciones técnicas en la página www.uiaf.gov.co, y teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

El archivo de reporte producido por el software, deberá ser remitido a la UIAF, vía correo electrónico al e-mail: ros@uiaf.gov.co, o a la carrera 7ª Nº 31-10 piso 6 (Edificio Davivienda) de la ciudad de Bogotá D.C., teléfono: 2 88 52 22, fax: 3 20 29 22.

El reporte debe ser institucional y por lo tanto no se requiere que esté suscrito por funcionario alguno de la entidad.

El reporte de operaciones sospechosas debe ser elaborado por todas las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC, cuando se presente cualquier operación que por sus características particulares tenga la condición de sospechosa o aquellas intentadas o rechazadas que contengan características que les otorgue el carácter de sospechosas, según lo indicado en el mencionado artículo 102 del estatuto modificado por el artículo 1º de la Ley 1121 de 2006 y el capítulo décimo primero del título primero de la Circular Externa 7 de 1996 de la SFC.

Para el reporte de la información las entidades deben ajustarse a lo señalado en el presente instructivo, así como en el correspondiente formato.

Instrucciones generales:

1. Diligencie el formato de reporte de operaciones sospechosas en su totalidad.

2. Los documentos de soporte que se hayan utilizado para detectar la operación sospechosa deben ser enviados mediante la opción de adjuntar archivos del software ros stand alone.

3. Guarde una copia del reporte de la operación sospechosa.

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

ANEXO I

Página 2

Instrucciones específicas:

Respecto a la información del reporte

Numeral 1: Indique el número del reporte según la asignación que lleve internamente la entidad a este respecto.

Numeral 2: Indique la fecha del reporte en el orden: año, mes, día.

Numeral 3: Seleccione la opción correspondiente según sea el tipo de reporte.

Numeral 4: En caso de que sea una corrección o una adición, indique el número del reporte con respecto al cual se hace.

Información de la entidad reportante

Numeral 5 al 9: Indique la información correspondiente para cada celda con respecto a la entidad que está reportando la operación sospechosa. Para el punto número 6, el tipo de institución debe indicarse en palabras (por ejemplo, banco, casa de cambio, sociedad comisionista de bolsa, sociedad comisionista de productos agropecuarios etc.).

Información de la(s) persona(s) implicada(s) en la operación sospechosa

Numeral 10: Indique el nombre completo o la razón social de las personas implicadas en la operación sospechosa, según sea persona natural o jurídica respectivamente. Si hay más de una persona relacionada con la operación, se deberá repetir la sección II de este formulario por cada una de ellas.

Numeral 11: Marque con una X la casilla correspondiente al tipo de documento de identificación de las personas implicadas en la operación, e indique el número de dicho documento (CC= Cédula de Ciudadanía, TI= Tarjeta de Identidad, CE= Cédula de extranjería, Pas = Pasaporte, NIT= Número de Identificación Tributario).

Numerales 12 a 15: Indique la información correspondiente para cada celda con respecto a las personas implicadas en la operación sospechosa.

Numeral 16: En caso de persona jurídica, indique la cámara de comercio en la cual está registrada.

Numerales 17 a 21: Indique la información correspondiente para cada celda con respecto a las personas implicadas en la operación sospechosa.

Numeral 22: El CIIU corresponde al Código Industrial Internacional Unificado. Si el CIIU no aplica en la actividad económica, coloque una línea.

Numeral 23: Indique la fecha de vinculación a la institución de las personas implicadas. En caso de no existir algún tipo de vinculación permanente, coloque una línea.

Numeral 24: Indique la relación de las personas con la entidad.

Numeral 25: Indique si la relación de la entidad con las personas implicadas en la operación sospechosa aún se mantiene o si finalizó. En este último caso, especifique si fue por retiro voluntario, decisión de la institución o por suspensión, y la fecha en que ocurrió esto. Suspensión se refiere a cualquier retiro temporal exigido por la entidad, por ejemplo, en una sanción de este tipo realizada a algún empleado interno.

Numeral 26: Indique el promedio de ingresos mensuales de las personas implicadas según la información más reciente que tenga la entidad a este respecto.

— Respecto de la operación sospechosa

Numeral 27: Indique el monto total de la operación sospechosa en conjunto.

Numeral 28: Indique el tipo de transacción según sea nacional o internacional.

Numeral 29: Indique el lapso de tiempo en el cual se presentó la operación sospechosa. En caso de que la operación conste de una sola transacción, la fecha de inicio debe ser igual a la fecha de finalización.

Numeral 30: Indique con una X el tipo de productos o servicios en la operación. Además, en el segundo cuadro relacione los números de identificación de cada producto o servicio específico (donde aplique), utilizando la numeración del primer cuadro para indicar el tipo, por ejemplo:

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

ANEXO I

Página 3

— Número del tipo de producto o servicio según el cuadro 1.

— Número de identificación de cada producto o servicio específico.

Numeral 31: Mencione características de los productos implicados, por ejemplo

En el caso anterior de las tres cuentas corrientes, dos de ahorros y un CDT, el tercer cuadro se diligenciaría así:

Se agrupan los productos y se diligencian los datos correspondientes a cada uno según sus características propias.

Para efectos del reporte, las características sugeridas en cada producto o servicio financiero son:

Cuentas corrientes o de ahorros:Fecha de aperturaFecha de cierre (si aplica)Total de débitos(*)Total créditos(*) 
Trasnferencia:MontoMedioCuenta(s) origen  
Créditos:MontoFecha aperturaFecha de cierreCuota (frecuencia)Número de obligación
Seguros:TipoMontoPrima anualValor rescate (si aplica) 
CDT´s y CDAT´s:MontoFecha aperturaFecha cierre  
AccionesFecha de emisiónPrecio compraPrecio venta (si aplica)Firma corredora(**) 
Encargo fiduciario:MontoFecha aperturaComisiónTipo fondo (común, otro) 
Bonos:Emisor (si aplica)EmisiónMaduración  
Leasing:TipoCanonPeríodoMonto 
Aportes voluntarios:Valor acumuladoFecha de apertura% Promedio mes  
Tarjetas de crédito:CupoManejo promedio   
Cédulas de capitalización:Fecha de aperturaFecha de vencimientoMonto  
Compra de divisas:MontoTipo cambioFecha de realización  
Operación de giro:MontoFecha de realizaciónOrigenDestino# cuentas origen y destino
Derivados:Entidad intermediariaTipoFecha de realizaciónPrecio ejercicioPrima
Fondos mutuos:Nombre fondoTipoFecha compraNAV compraNAV actual

* Durante el tiempo de la operación sospechosa.

** O indicar si se compraron directamente

Numerales 32 y 33: Diligencie según las indicaciones suministradas.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

ANEXO IV

Página 1

Tema:Información sobre operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas.
Nombre de proforma:Operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas.
Objetivo:Suministrar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero, UIAF, con el fin de fortalecer la detección de prácticas asociadas con el lavado de activos y la financiación del terrorismo en las operaciones indicadas.
Tipo de entidad a la que aplica:Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC
Periodicidad:Mensual
Fecha de reporte:Los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte.
Fecha de corte de la información:Último día de cada mes.
Medio de envío:Disquete, CD o E-mail.
Entidad usuaria:Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero, UIAF

Instructivo

Generalidades

Las entidades obligadas deben reportar mensualmente la información relativa a las operaciones de transferencia de divisas desde o hacia el exterior, remesas de divisas desde o hacia el exterior y las operaciones de compra y venta de divisas por ventanilla, realizadas durante el mes inmediatamente anterior, cuyo valor sea superior a doscientos dólares de los Estados Unidos de América (USD$ 200), o su equivalente en otras monedas según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.

Debe reportarse la información de las operaciones realizadas en su calidad de intermediarios del mercado cambiario, de acuerdo con los siguientes conceptos:

Transferencias: Corresponden a las operaciones en virtud de las cuales salen o ingresan divisas al país mediante movimientos electrónicos o contables. Los intermediarios del mercado cambiario deben reportar bajo este concepto las operaciones de recepción o envío de giros de divisas desde o hacia el exterior.

Remesas: Corresponden a las operaciones de movimiento físico de divisas desde o hacia el exterior.

Operaciones de compra y venta de divisas por ventanilla: Corresponden a las operaciones de compra y venta de divisas efectuadas por ventanilla, realizadas por los intermediarios del mercado cambiario en las modalidades de efectivo o cheque.

No se deben reportar operaciones de derivados sobre divisas, ni aquellas celebradas con el Banco de la República o con intermediarios del mercado cambiario.

Para el reporte de la información las entidades deben consultar el documento técnico dispuesto en la página web de la Superintendencia Financiera www.superfinanciera.gov.co en la sección Normativa/Índice de Reportes/Guías para el reporte de información/Documentos Técnicos, archivo: “Transacciones Cambiarias”.

La información debe remitirse a la carrera 7ª Nº 31-10, piso 6, Bogotá, D.C. o, a la dirección de correo electrónico: cambio@uiaf.gov.co.

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que ésta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas.

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

ANEXO IV

Página 2

Variables alfanuméricas: En general, para la escritura de variables alfanuméricas se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda.

• En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato, ni completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato.

• En ninguna de estas variables se deben incluir: comas, puntos, guiones, símbolos no alfabéticos tales como #, %, &, ¿, /, +, |, }, etc.

• Todas las letras incluidas en la información relacionada con cualquier variable deben ser escritas en mayúscula.

• Los nombres compuestos de personas naturales o jurídicas, ciudad origen, ciudad destino y Money remitter deben ir separados por un solo espacio y escribirlas en forma estándar.

• La forma estándar en la escritura de los nombres y apellidos de las personas naturales es: apellido1 apellido2 nombre1 nombre2. Esto aplica tanto para quienes realizan la transacción en Colombia como para los remitentes o beneficiarios en el exterior.

Variables numéricas: En general, para la escritura de variables numéricas se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha.

• En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato.

• Si no es posible diligenciar un campo, por las características de la operación, este se debe dejar en blanco (por ningún motivo se deben incluir espacios en él).

Estructura del archivo:

Encabezado (registro tipo 1):

Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo.

Número de registro: Siempre el valor cero (0), alineado a la izquierda.

Código de entidad: Formato SSTTTCCC, donde S identifica el sector (para el caso de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC corresponde a 01 = Sector Financiero), la T el tipo de entidad de acuerdo con los códigos asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia y la C el código de la entidad asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. Alineado a la izquierda.

Nombre de la entidad: Nombre completo de la entidad, alineado a la izquierda.

Fecha de corte: Formato AAAAMMDD, corresponde al último día del mes reportado. Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con 0. Ej. Enero 1º del 2007 será 20070101.

Total transacciones: Se registra el total de transacciones reportadas en el archivo.

Detalle de las operacioens declaradas (Registro tipo 2)

Columna 1-Número de registro: Se registra el número consecutivo de registro.

Columna 2-Código de la sucursal: Se registra el código asignado por la entidad a la oficina o sucursal donde se efectuó la transacción.

Columna 3-Fecha de la transacción: Se registra la fecha en que se realizó la transacción bajo el formato AAAAMMDD donde A (año) M (mes) D (día).

Columna 4-Valor de la transacción en moneda (divisa) original: Se registra el monto, incluyendo dos (2) decimales, en la moneda original de la transacción realizada. No se debe convertir.

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

ANEXO IV

Página 3

Columna 5-Valor de la transacción en pesos: Se registra el valor en pesos con dos (2) decimales de la transacción realizada. El valor se debe convertir a pesos empleando la tasa de compra o venta de las divisas aplicada a la operación.

Para aquellas operaciones en que se reciben o entregan divisas (no hay monetización) se debe usar la TCRM vigente para el día en que se realizó la operación. Las operaciones en divisas distintas al dólar de los Estados Unidos de América se deben convertir a dicha moneda empleando la tasa de conversión del día en que se realice la operación informada por el Banco de la República en su página de internet.

Columna 6-Tipo de moneda: Se registra la divisa que interviene en la operación, de acuerdo con los siguientes códigos: 2 = Dólares, 5 = Euros, 6 = Libras esterlinas, 7= Bolívares, 9 = Otras.

Columna 7-Forma de pago: Se registra indicando el código según la forma de pago de la transacción: 1 = En efectivo, 2 = En cheque, 3 = Transferencia.

Columna 8-Tipo de identificación: Se debe registrar el tipo de documento o dato de identificación de la persona o entidad con la cual se efectúa la operación de transferencia, remesa, compra o venta de divisas en Colombia. Los códigos a utilizar son: 1 = Cédula de Ciudadanía, 2 = Cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = Tarjeta de identidad, 5 = Pasaporte, 6 = Carné diplomático, 7 = Sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro Civil de Nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación.

Columna 9-Número de identificación: Se debe registrar el número del documento o dato de identificación de la persona o entidad con la cual se efectúa la operación en Colombia.

Columna 10-Nombre completo o razón social: Se registran el nombre y apellidos completos de la persona natural o la razón social de la persona jurídica con la cual se realiza la operación en Colombia.

Columna 11-Dirección domicilio: Se registra la dirección de la persona natural o jurídica con la cual se realiza la operación en Colombia. Para la escritura de direcciones las entidades deben consultar el documento dispuesto en la página web: www.superfinanciera.gov.co en la sección Normativa/Índice de Reportes/Guías para el reporte de información/Documentos Técnicos, archivo “Diligenciamiento del campo de dirección”.

Columna 12-Departamento: Se registra el departamento al que corresponde la dirección de la persona natural o jurídica con la cual se realiza la operación en Colombia, de acuerdo con la codificación del Departamento Nacional de Estadística DANE. Tener en cuenta que Bogotá por ser distrito capital, tiene código especial de departamento 11, y de municipio 001.

Columna 13-Municipio: Se registra el municipio al que corresponde la dirección de la persona natural o jurídica con la cual se realiza la operación en Colombia, de acuerdo con la codificación del Departamento Nacional de Estadística DANE.

Columna 14-Indicativo: Se registra el número del indicativo de la ciudad a la que pertenece el número telefónico sin incluir operadores (tener en cuenta el listado de indicativos de larga distancia nacional contenida en el directorio telefónico). En el caso de un teléfono celular en este campo se escribe el prefijo del operador.

Columna 15-Teléfono: Se registra el número completo del teléfono de la persona natural o jurídica con la cual se realiza la operación en Colombia. No se debe incluir el indicativo, extensiones ni códigos de operadores.

Columna 16-Tipo de transacción: Se registra el numeral cambiario al que corresponde la transacción de acuerdo con la respectiva circular reglamentaria externa del Banco de la República. En caso de que a una operación correspondan varios numerales, se debe reportar un registro por cada numeral. En el caso en que la transacción cambiaria sea una devolución, se deberá registrar el mismo numeral cambiario de la transacción inicial, colocando la aclaración en el campo “Detalle” (columna 25), la palabra “Devolucion” (en mayúscula y sin tilde).

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

ANEXO IV

Página 4

Columna 17-Nombre del remitente/ beneficiario: Se registra el nombre y apellidos completos de la persona natural o la razón social de la persona jurídica que remite la transferencia o la remesa desde el exterior hacia Colombia o de la persona natural o jurídica que recibe la transferencia o la remesa en el exterior.

Columna 18-Número de identificación del remitente/ beneficiario: Se registra el número de identificación de la persona natural o jurídica que remite la transferencia o la remesa desde el exterior hacia Colombia o de la persona natural o jurídica que recibe la transferencia o la remesa en el exterior.

Columna 19-Tipo de identificación del remitente/ beneficiario: Se registra la denominación del tipo de identificación de la persona natural o jurídica que remite la transferencia o la remesa desde el exterior hacia Colombia o de la persona natural o jurídica que recibe la transferencia o la remesa en el exterior. Ejemplo: Cédula de ciudadanía.

Columna 20-País: Se registra el código del país extranjero desde el cual se remite la transferencia o la remesa hacia Colombia o el país extranjero al cual se envía desde Colombia. Para el efecto se debe emplear el estándar ISO 3166, el cual se puede consultar en el documento dispuesto en la página web: www.superfinanciera.gov.co en la sección Normativa/Índice de Reportes/Guías para el reporte de información/Documentos Técnicos, archivo “Codificación País ISO 3166. Si es una operación de compra o venta de divisas a nivel nacional no se diligencia este campo, es decir NO se debe escribir CO ni dejar espacios en blanco.

Columna 21-Origen o destino: Registre: 0= Si se trata de compra o venta de divisas por ventanilla, 1 = origen (cuando la operación se originó en un país extranjero y el destino fue Colombia) y 2 = destino (cuando la operación se originó en Colombia y el destino fue un país extranjero).

Columna 22-Ciudad origen / destino: Registre el nombre de la ciudad en el exterior desde donde se remite o a donde se envía la transferencia o la remesa.

Columna 23-Entidad que tramita la transferencia o la remesa: Se registra el nombre completo de la entidad que se encarga de tramitar la transferencia o la remesa en el exterior. Corresponde a la entidad que remite o recibe la transferencia o la remesa.

Columna 24-Número de cuenta: Número de la cuenta en Colombia donde se depositan o de donde se extraen los recursos para la operación (en el evento en que aplique).

Columna 25-Detalles: Información adicional contenida en el registro de la operación. (Máximo 41 caracteres). Incluir en esta información el tipo de producto a que hace referencia el numeral anterior.

Columna 26-Actividad económica de la persona o entidad que interviene en la operación en Colombia. Campo obligatorio para clientes de las entidades reportantes.

Columna 27-Ingreso mensual en pesos de la persona o entidad que interviene en la operación en Colombia. Campo obligatorio para clientes de las entidades reportantes.

Nota: Antes de enviar a la UIAF el archivo con la información, la entidad reportante debe validar los datos teniendo en cuenta los instructivos diseñados (por la UIAF) para verificar la calidad de la información.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

ANEXO V

Página 1

Tema:Información sobre transacciones realizadas en Colombia con tarjetas débito y crédito expedidas en el exterior.
Nombre de proforma:Transacciones de tarjetas débito o crédito internacionales
Objetivo:Entregar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero-UIAF sobre las transacciones con tarjetas débito o crédito expedidas en el exterior, realizadas en el país durante el mes que se reporta.
Tipo de entidad a la que aplica:Entidades propietarias de redes de cajeros electrónicos y sistemas POS (puntos de venta).
Periodicidad:Mensual
Fecha de corte de la información:Último día de cada mes
Fecha de reporte:Los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte.
Medio de envío:Disquete, CD o E-mail.
Entidad usuaria:Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero-UIAF

Instructivo

Generalidades

Las entidades propietarias de redes de cajeros electrónicos y sistemas POS (puntos de venta) deben reportar mensualmente las transacciones realizadas durante el mes inmediatamente anterior, por aquellas tarjetas internacionales que al sumar el valor de las distintas transacciones realizadas en el período supere el valor de diez millones de pesos ($ 10.000.000).

El reporte debe ser enviado preferiblemente vía e-mail al correo cajeros@uiaf.gov.co, o en medio óptico o magnético a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero-UIAF, carrera 7ª Nº 31-10, piso 6 de Bogotá dentro de los primeros diez (10) del mes siguiente al del corte.

Para el reporte de la información las entidades deben consultar el documento técnico dispuesto en la página web de la Superintendencia Financiera www.superfinanciera.gov.co en la sección Normativa/Índice de Reportes/Guías para el reporte de información/Documentos Técnicos, archivo “Transacciones con tarjetas débito y crédito expedidas en el exterior”.

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que esta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas.

Estructura del archivo

Encabezado (registro tipo 1):

Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo.

Número de registro: Siempre el valor cero (0), alineado a la derecha.

Código de entidad: Asignado por la Superintendencia Financiera. Formato XXYYYZZZ, donde XX corresponde al que pertenece la entidad reportante, para el caso de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC corresponde a 01 = Sector financiero, YYY tipo de entidad (001 establecimientos bancarios) y ZZZ código de entidad. Alineados a la derecha.

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

ANEXO V

Página 2

Nombre de la entidad: Nombre completo, alineado a la derecha.

Fecha de corte: Formato AAAA/MM/DD, corresponde al último día del mes reportado. Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con cero, Ej: enero 1 del 2007 será 20070101.

Total transacciones: Se registra el total de transacciones reportadas en el archivo.

Detalle de las operaciones (registros tipo 2):

Contiene la información referente a las operaciones declaradas.

Columna 1: Número de registro-Inicia en 1, campo obligatorio, no se puede repetir, alineado a la derecha.

Columna 2: Fecha y hora de la transacción-Formato AAAAMMDD_HH:MM:SS, donde A (año), M (mes), D (días), HH hora, MM minutos y SS segundos. Campo obligatorio.

Columna 3: Código de la red a la que pertenece el cajero o dispositivo, de acuerdo con la codificación de la tabla 1 de este instructivo. Alineado a la derecha.

Columna 4: Código que identifica al cajero o al dispositivo en la red. Alineado a la derecha.

Columna 5: Número que identifica la transacción en el dispositivo. Alineado a la derecha.

Columna 6: Código que identifica el tipo de transacción, de acuerdo con la codificación de la tabla 2 de este instructivo.

Columna 7: Código BIN de la tarjeta. Alienado a la derecha.

Columna 8: Número que identifica la tarjeta. Alineado a la derecha.

Columna 9: Valor de la transacción en moneda original-Se refiere al monto exacto por el cual se hizo la transacción en pesos. Formato #########.## Campo obligatorio. El “.” decimal se debe incluir.

Fin del reporte (registro tipo 3):

Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros reportados (registros tipo 2). Existirá un registro por cada archivo al final del mismo.

Tabla 1-Codificacion redes

CódigoEntidad
1Banco de Bogotá
2Banco Popular
6Banco Santander
7Bancolombia
8ABN Amro Bank Colombia
9Citibank de Colombia
10Banistmo
12GNB Sudameris de Colombia
13BBVA
14Banco de Crédito
23Banco de Occidente

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

ANEXO V

Página 3

Continuación tabla 1-Codificacion redes

Código Entidad
30BCSC
39Banco Davivienda
42Red Multibanca Colpatria
43Banco Agrario de Colombia
49AV Villas
50Granbanco
96Credibanco
97Cajero Propios Redeban
98Red Cajeros ATH
99Cajeros Propiedad Servibanca
100Visionamos
118ACH

Tabla 2-Codificación de transacciones

CódigoTipo de transacción
01Retiro tarjeta débito
02Pago POS tarjeta débito
03Transferencia tarjeta débito
11Retiro cajero tarjeta crédito
12Pago POS tarjeta crédito

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

ANEXO II

Página 1

Tema:Transacciones en efectivo
Nombre de proforma:Transacciones en efectivo.
Objetivo:Entregar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero UIAF sobre las transacciones en efectivo.
Tipo de entidad a la que aplica:Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC
Periodicidad:Mensual
Fecha de reporte:Los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte.
Fecha de corte de la información:Último día de cada mes
Medio de envío:Disquete 3½, CD o e-mail
Entidad usuaria:Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero-UIAF.

Instructivo

Generalidades

Las entidades deben remitir a la UIAF el formulario debidamente diligenciado, relativo a transacciones individuales en efectivo, teniendo en cuenta los montos que se indican a continuación:

a) Diez millones de pesos ($ 10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $ 5.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.

b) Las operaciones en efectivo de envío y recepción de transferencias (giros) y las relacionadas con compra y venta de divisas por valor de quinientos dólares de los Estados Unidos de América (US $500) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.

Así mismo, deben reportar las transacciones individuales en efectivo realizadas por cuantías inferiores a las mencionadas anteriormente, que se realicen en una o varias oficinas, durante un (1) mes calendario, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen las sumas que se indican a continuación:

a) Cincuenta millones de pesos ($ 50.000.000) si es en moneda legal o cincuenta mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (US $ 50.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.

b) Las operaciones en efectivo de envío y recepción de transferencias (giros) y las relacionadas con compra y venta de divisas por valor de mil quinientos dólares de los Estados Unidos de América (US $1.500) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.

Para el reporte de la información las entidades deben consultar el documento técnico dispuesto en la página web: www.superfinanciera.gov.co en la sección Normativa/Índice de Reportes/Guías para el reporte de información/Documentos Técnicos, archivo “Transacciones en Efectivo- UIAF”.

La información debe remitirse a la carrera 7ª Nº 31-10, Piso 6, Bogotá, D.C. o a la dirección de correo electrónico: efectivo@uiaf.gov.co.

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

ANEXO II

Página 2

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que ésta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas.

Información de la transacción

En general, para la escritura de variables alfanuméricas se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda.

• En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato, ni completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato.

• En ninguna de estas variables se deben incluir: comas, puntos, guiones, símbolos no alfabéticos tales como #, %, &, ¿, /, +, |, }, etc.

• Todas las letras incluidas en la información relacionada con cualquier variable deben ser escritas en mayúscula.

• Los nombres compuestos de personas naturales o jurídicas, deben ir separados por un solo espacio y escribirlos en forma estándar.

• La forma estándar en la escritura de los nombres y apellidos de las personas naturales es: apellido1 apellido2 nombre1 nombre2. Esto aplica tanto para quienes realizan la transacción como para los titulares de cuenta.

En general, para la escritura de variables numéricas se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha.

• En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato.

• Si no es posible diligenciar un campo, por las características de la operación, este se debe dejar en blanco (por ningún motivo se deben incluir espacios en él).

Encabezado (registro tipo 1):

Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo.

Tipo de entidad: Tipo de entidad asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia (P. ej., 01 establecimientos bancarios).

Código de entidad: Código de la entidad asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Fecha de corte: Fecha del corte bajo formato AAAAMMDD, y corresponde al último día del mes reportado. Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con 0 a la izquierda. Ej. Enero 1º del 2007 será 20070101.

Total transacciones: Se registra el total de transacciones reportadas en el archivo. Alineado a la derecha.

Detalle de las transacciones reportadas (registros tipo 2):

Todos los campos son obligatorios de acuerdo a las variables que intervengan en la transacción. Los campos que no apliquen por la modalidad de transacción se deben dejar en blanco.

Columna 1-Fecha de la transacción: Se registra la fecha en que se realizó la transacción bajo el formato AAAA (año) MM (mes) DD (día).

Columna 2-Valor de la transacción: Se registra el valor, en pesos sin decimales, de la transacción realizada. En el caso de que se haya efectuado en moneda extranjera, se debe convertir a pesos expresada con la TCRM vigente para el día en que se realizó la transacción certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia.

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

ANEXO II

Página 3

Columna 3-Moneda: Se registra la moneda en que se efectuó la transacción, de acuerdo con los siguientes códigos: 1 = Moneda nacional, 2 = Moneda extranjera.

Columna 4-Código de la oficina: Se registra el código asignado por la entidad a la oficina o sucursal donde se efectuó la transacción.

Columna 5-Tipo de producto: Se diligencia el código del producto mediante el cual se efectuó la transacción: 1 = Cuenta corriente, 2 = Cuenta de ahorros, 3 = Créditos, 4 = Tarjeta crédito, 5 = Certificados de depósito, 6 = Fondos fiduciarios, 7 = Fondos de pensiones y cesantías, 8 = Operaciones realizadas para otra entidad, 9 = Otro. El producto reportado debe ser aquel que vincula la operación en efectivo con el cliente o usuario.

Columna 6-Tipo Transacción: Se diligencia el código del tipo de transacción efectuada: 1 = Retiro (dinero físico en efectivo que entrega la entidad), 2 = Depósito (dinero físico en efectivo que recibe la entidad).

Columna 7-Número de la cuenta: Se registra el número de la cuenta (producto) con que se efectuó la transacción, sin incluir guiones, espacios en blanco, ni otro tipo de separadores.

Columna 8-Tipo de Identificación del titular: Se debe registrar el tipo de documento o dato de identificación de la persona titular de la cuenta (producto). Los códigos a utilizar son: 1 = Cédula de ciudadanía, 2 = Cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = Tarjeta de identidad, 5 = Pasaporte, 6 = Carné diplomático, 7 = Sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación.

Columna 9-Número de identificación del titular: Se debe indicar el número del documento de identificación del titular de la cuenta (producto). Para aquellas operaciones en las cuales la entidad financiera actúa como intermediario o prestador del servicio de recaudo o entrega de dinero, tales como recibo de pago de servicios, recaudo de impuestos, retiros en cajeros de la entidad por clientes de otra entidad, se debe registrar el número de identificación de la persona que efectúa la operación.

Columna 10-Nombre del titular: Se registran el nombre y apellidos completos de la persona natural o la razón social de la persona jurídica titular de la cuenta.

Columna 11-Código departamento: Se debe indicar el código del departamento donde se efectuó la transacción, de acuerdo con la codificación del Departamento Nacional de Estadística DANE.

Columna 12-Código municipio: Se debe indicar el código del municipio donde se efectuó la transacción, de acuerdo con la codificación del Departamento Nacional de Estadística DANE.

Columna 13-Tipo de identificación de la persona que realiza la transacción: Se debe registrar el tipo de documento o dato de identificación de la persona que realiza la transacción. Los códigos a utilizar son: 1 = Cédula de Ciudadanía, 2 = Cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = Tarjeta de identidad, 5 = Pasaporte, 6 = Carné diplomático, 7 = Sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento, 0 = Otro tipo de identificación.

Columna 14-Número de Identificación de la persona que realiza la transacción: Se debe indicar de número del documento de identificación de la persona que realiza la operación. Para aquellas operaciones en las cuales la entidad financiera actúa como intermediario o prestador del servicio de recaudo o entrega de dinero, tales como recibo de pago de servicios, recaudo de impuestos, retiros en cajeros de la entidad por clientes de otra entidad, se debe registrar el número de identificación de la persona que efectúa la operación.

Columna 15-Nombre de la persona que realiza la transacción: Se registran el nombre y apellidos completos de la persona natural o la razón social de la persona jurídica que realiza la transacción.

Columna 16-Actividad económica de la persona o entidad titular de la cuenta. Campo obligatorio para clientes de las entidades reportantes.

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

ANEXO II

Página 4

Columna 17-Ingreso mensual en pesos de la persona o entidad titular de la cuenta. Campo obligatorio para clientes de las entidades reportantes.

Columna 18-Consecutivo: Se registra el número consecutivo de registro, comienza en 1.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

(Nota: Véase Circular Externa 61 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

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