CIRCULAR EXTERNA 22 DE MAYO 18 DE 2010

 

Ministerio de la Protección Social

CIRCULAR EXTERNA 22 DE 2010

(Mayo 18)

(Nota: Derogada por la Resolución 574 de 2017 artículo 9° del Ministerio de Salud y Protección Social)

Asunto: Instrucciones para el trámite de los procesos pendientes ante el Fosyga.

Teniendo en cuenta lo dispuesto en el Decreto 2280 de 2004 que reglamenta el proceso de compensación y el funcionamiento de la subcuenta de compensación Interna del régimen contributivo del Fosyga; así como lo dispuesto en los decretos 1013 de 1998, 4450 de 2005, 4047 de 2006 y 3260 de 2007, que regulan los procesos excepcionales de compensación y en las circulares 23 y 62 de 2005 y 15 de 2006 que tratan sobre la presentación de procesos de compensación con anterioridad al Decreto 2280 de 2004; el Ministerio de la Protección Social instruye sobre los aspectos que las entidades promotoras de salud y demás entidades obligadas a compensar en liquidación deben tener en cuenta para sanear y/o aclarar los temas pendientes ante el Fosyga relacionados con el proceso integral de giro y compensación, reclamaciones de medicamentos y procedimientos No POS, programas de promoción y prevención, conciliación cuentas de recaudo, saneamiento de aportes patronales, entre otros procesos.

1. Proceso Integral de giro y compensación.

(Nota: Derogado por la Resolución 574 de 2017 artículo 9° del Ministerio de Salud y Protección Social)

a) Por cotizaciones recaudadas hasta que se haga efectivo el traslado voluntario o por asignación.

De acuerdo con lo establecido en las circulares 23 y 62 de 2005 y 15 de 2006 expedidas por el Ministerio de la Protección Social, para las entidades que se encuentran en proceso de liquidación, la compensación de cotizaciones recaudadas con posterioridad a la entrada en vigencia del Decreto 2280 de 2004, correspondientes a períodos anteriores a febrero de 2005, se debían presentar a compensación de acuerdo con los procedimientos establecidos en el Decreto 1013 de 1998 y en la Resolución 2309 de 2000 en las fechas establecidas en el Decreto 2280 de 2004 para la presentación del proceso de corrección. En este caso la EPS o EOC deberá presentar nuevas declaraciones.

En el evento en que las EPS y EOC se hayan acogido a los procesos de compensación excepcionales regulados por los decretos 4450 de 2005, 4047 de 2006 y 3260 de 2007, no habrá lugar a la presentación de declaraciones de giro y compensación y estas entidades deberán señalarlo expresamente al Fosyga.

Los recursos recaudados para estos periodos deberán ser girados al Fosyga, según los procedimientos definidos para el efecto. El administrador de los recursos del Fosyga verificará e informará esta situación al ministerio.

b) Por cotizaciones en mora.

Todas las cotizaciones obligatorias que se encuentren en mora deberán ser objeto de acción de cobro y sobre ellas debe presentarse el proceso de giro y compensación ante el Fosyga de acuerdo con el marco legal vigente o de giro de los recursos que correspondan a las diferentes subcuentas del Fosyga, cuando no proceda la compensación de los recursos recaudados.

Las cotizaciones en mora recaudadas que correspondan a periodos cerrados por efecto de los decretos de compensación excepcionales frente a los cuales ya se dio la apropiación de recursos que correspondía deberán ser girados al Fosyga, según define la Circular 96 de 2007.

c) Por legalización de procesos de giro directo.

Los recursos de la cotización girados al Fosyga en vigencia del Decreto 1013 de 1998 que se encuentran sin compensar, deberán ser compensados por parte de las EPS o EOC en liquidación. En el evento en que la entidad se haya acogido a los procesos excepcionales de compensación no habrá lugar a la presentación de procesos de compensación por este concepto.

d) Por multiafiliados, cédulas inconsistentes o fallecidos.

Las EPS o EOC deberán aclarar la talidad de los registros de sus afiliados que no han podido ser compensados en razón a que aparecen en la base de datos del Fosyga como multiafiliados, con cédulas inconsistentes o fallecidos. De no contar aún con la información, podrá solicitarla al administrador de recursos del Fosyga y aclarar la condición de afiliación de cada persona con las EPS o EOC correspondiente por cada uno de los períodos, siguiendo para ellos los procedimientos definidos para aclarar los registros ante el Fosyga. Así mismo, se deben establecer claramente las devoluciones de recursos que se han efectuado por estos afiliados y girar los recursos que correspondan a las subcuentas del Fosyga de acuerdo con las normas vigentes.

En el evento en que la entidad se haya acogido a los procesos excepcionales de compensación no habrá lugar a la presentación de procesos de compensación por este concepto.

e) Declaraciones no aprobadas, registros glosados o saldos no compensados.

Las Entidades en liquidación deberán efectuar la depuración y revisión de las declaraciones de giro y compensación que se encuentran en estado “no aprobada” y “aprobada no paga”, para ello deberá solicitar la información al administrador fiduciario del Fosyga y precisar la situación de cada una de ellas. Al finalizar el proceso de depuración y revisión, no debe existir ninguna declaración con los estados mencionados en la base de datos del Fosyga.

En el evento de que la entidad se haya acogido a procesos excepcionales de compensación, la aclaración sobre el estado de estas declaraciones deberá efectuarse con el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, bajo el entendido de que ya existió la apropiación de recursos correspondiente frente a estas declaraciones.

En el caso de los registros glosados en el proceso de compensación en vigencia del Decreto 2280 de 2004, se hará necesaria la aclaración del total de estos registros, de acuerdo con los procedimientos definidos para la operación de este decreto.

Con relación a los recursos de la cotización girados al Fosyga sin compensar y que figuran en los estados financieros del Fosyga como saldos no compensados, las entidades deberán presentar la información correspondiente a la clasificación de la totalidad de estos recursos en los formatos previstos para tal efecto, así como presentar los procesos de compensación, en el evento en que sea procedente.

f) Declaraciones iniciales (D. 1013/98).

Las EPS-EOC en liquidación deben revisar que para cada periodo compensado se haya presentado la declaración inicial correspondiente, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1013 de 1998. No era posible presentar declaraciones de adición o corrección si no se ha presentado la declaración inicial. En caso contrario, la entidad en liquidación deberá certificar que los recursos de esa declaración fueron identificados y compensados ante el Fosyga.

En el evento en que la entidad se haya acogido a procesos excepcionales de compensación la declaración sobre el estado de estas declaraciones deberá efectuarse con el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga bajo el contexto de que ya existió la apropiación de recursos correspondiente frente a estas declaraciones.

g) Intereses de mora por recaudo de cotizaciones.

La EPS o EOC en liquidación deberá garantizar que todos los recursos correspondientes a intereses de mora recaudados de los aportantes fueron consignados en el Fosyga informando al administrador de recursos del Fosyga el detalle de estos recursos y el monto.

h) Formatos CI y C4.

Las EPS o EOC deberán revisar e identificar el valor de los rendimientos financieros causados en cada período y los montos pendientes de girar y de apropiar por parte de la entidad. En el evento que la EPS o EOC no hubiera realizado las consignaciones en las fechas establecidas, deberá girar los intereses de mora correspondientes, de acuerdo a lo establecido por los artículos 2º y 4º del Decreto-Ley 1281 de 2002.

De igual manera la EPS o EOC, debe verificar y remitir al Fosyga los formatos C1 y C4 de costos de recaudo, correspondientes a los períodos en los que los mismos no se han presentado. Lo anterior no aplica a las entidades exentas de presentar este formato, en los términos de la Resolución 4938 de 1998 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.

i) Licencias de maternidad, paternidad o parto no viable e incapacidades por enfermedad general.

Las EPS o EOC deberán efectuar ante el administrador fiduciario del Fosyga los ajustes o correcciones a que haya lugar con respecto a las inconsistencias que dicho Fondo informe en el trámite de las licencias o incapacidades presentadas en los procesos de compensación. Para el efecto, el administrador de recursos del Fosyga, entregará la información de las bases de datos a cada entidad.

j) Certificaciones de revisoría fiscal.

De acuerdo con la información suministrada por el administrador fiduciario del Fosyga; deberá la EPS o EOC verificar si todas las declaraciones de giro y compensación se encuentran certificadas por la revisoría fiscal o quien haga sus veces. En caso de que falten declaraciones por certificar, estas deberán ser presentadas al consorcio para su validación.

Así mismo, deberán efectuarse los ajustes o aclaraciones del caso, ante el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga de aquellas certificaciones presentadas por la EPS o EOC que registren alguna inconsistencia.

El formato para presentar todas las certificaciones de revisoría fiscal será el establecido en la Resolución 2399 de julio 28 de 2005.

k) Devolución de recursos por auditorías del Fosyga.

De acuerdo con las auditorías desarrolladas actualmente por el Fosyga (“UPC reconocidas de más de 30 días”, “homónimos, “beneficiarios sin cotizante” “promoción y prevención de afiliados adicionales” y “fallecidos”), Las EPS o EOC deberán reintegrar al Fosyga la totalidad de las UPC indebidamente reconocidas junto con los intereses de mora a que haya lugar. De igual manera, deberán presentar al administrador de los recursos del Fosyga las actualizaciones a la información que sean necesarios de tal forma que se evidencie el ajuste de las bases de datos y el reintegro de la totalidad de los recursos que les corresponda reintegrar.

Si en desarrollo del proceso liquidatorio se encuentran nuevos reconocimientos indebidos de recursos a las EPS o EOC, estas deberán efectuar las aclaraciones y/o correcciones a que haya lugar y hacer las devoluciones de recursos al Fosyga.

Además de la verificación que realice el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, la entidad en liquidación deberá certificar que no existen recursos pendientes por reintegrar al Fosyga, por estos conceptos.

l) Aclaración de multiafiliados.

Antes de culminar su proceso liquidatorio, las EPS o EOC en liquidación, deben aclarar todos los asuntos que evidencien multiafiliación en el sistema general de seguridad social en salud en los que esté involucrada la entidad en liquidación. Estas aclaraciones deberán reflejarse tanto en la base de datos única de afiliados (BDUA), como en la base de datos de afiliados compensados cuando proceda.

(Nota: Derogado por la Resolución 574 de 2017 artículo 9° del Ministerio de Salud y Protección Social)

2. Otros procesos.

(Nota: Derogado por la Resolución 574 de 2017 artículo 9° del Ministerio de Salud y Protección Social)

a) Medicamentos y procedimientos No POS.

La EPS o EOC en liquidación, deberá confrontar la información que tiene cada entidad con la información del administrador fiduciario del Fosyga, sobre los recobros por concepto de tutelas y medicamentos No POS que se encuentren glosados o pendientes de resultado definitivo, y presentar las aclaraciones necesarias y en caso dado, informar al Consorcio sobre el desistimiento del recobro cuando corresponda.

Así mismo, las EPS o EOC deberán culminar el proceso de legalización de los anticipos que les hayan sido girados y efectuar al Fosyga.

b) Programas de promoción y prevención.

La EPS o EOC deberán efectuar el análisis de ejecución de estos recursos para cada una de las vigencias y de acuerdo con las normas aplicables a cada una, presentar los informes correspondientes y efectuar al Fosyga los giros a que haya lugar.

La Dirección General de Salud Pública del Ministerio de la Protección Social apoyará en la revisión de este componente de acuerdo con la norma vigente para cada período.

c) Conciliación y cierre de cuentas de recaudo de cotizaciones.

La EPS o EOC deberá tener claridad sobre la totalidad de las cuentas utilizadas para el recaudo de aportes del régimen contributivo del sistema general de seguridad social en salud, antes y después de la entrada en vigencia del Decreto 2280 de 2004. Con relación a las cuentas registradas antes de la vigencia del Decreto 2280 de 2004, se deberá remitir la certificación de la entidad bancaria en la que conste que las cuentas se encuentran saldadas y con saldo en cero $0. Con relación a las cuentas de recaudo registradas después de la vigencia del Decreto 2280 de 2004, deberá igualmente acreditar su cierre y certificarse el saldo en $ 0 por parte de la entidad bancaria. Esta información se reportará al administrador fiduciario de recursos del Fosyga.

Adicionalmente el agente liquidador y el revisor fiscal de la entidad en liquidación, deberán certificar que no existen recursos pendientes de girar al Fosyga de las cotizaciones que la EPS o EOC recaudaron.

d) Embargos en cuentas de recaudo de cotizaciones.

Las EPS o EOC en liquidación deben reportar con los respectivos soportes al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga la información relacionada con los embargos que presenten las cuentas de recaudo por cada cuenta embargada que contenga como mínimo la siguiente información: fecha del embargo, número del oficio, valor total del embargo, saldo pendiente de desembargar, concepto del embargo, radicado del proceso de desembargo, autoridad judicial, número de la cuenta embargada, nombre de la entidad financiera y demás datos que considere necesarios.

La EPS y EOC deberán realizar el trámite y gestión para levantar los embargos e informar al Fosyga sobre las gestiones realizadas. Una vez estos recursos sean devueltos por las entidades financieras, deberán ser trasladados inmediatamente a las cuentas de recaudo de cotizaciones autorizadas por el Fosyga. En el evento que la entidad determine que con los recursos embargados se cubrieron obligaciones propias de la EPS o EOC, estas deberán reintegrar inmediatamente estos valores con sus recursos propios, trasladando estos valores a las cuentas de recaudo de cotizaciones autorizadas por el Fosyga.

e) Saneamiento de aportes patronales.

Las Entidades en proceso de liquidación, deben efectuar la conciliación de los recursos recaudados por aportes patronales de situado fiscal y del sistema general de participaciones con los procedimientos establecidos en el parágrafo del artículo 58 de la Ley 715 de 2001, las resoluciones 3815 y 4047 de 2003, el Decreto 1636 de 2006 y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan, y de ser necesario, de acuerdo con las normas vigentes, efectuar el giro a quien pertenezcan.

Para culminar este proceso las EPS o EOC en liquidación deberán certificar que no existen en el Fosyga recursos correspondientes a excedentes de recursos del sistema general de participaciones-aportes patronales, que se encuentren en el Fosyga. Las EPS o EOC deben tener en cuenta en este último caso que el Fosyga sólo puede recaudar los valores del SGP correspondientes a cotizaciones.

f) Pagos de aportes en mora.

Las entidades en proceso de liquidación, deberán efectuar todo el recaudo de aportes en mora de sus afiliados mediante el mecanismo de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA) con el proceso definido para el efecto.

(Nota: Derogado por la Resolución 574 de 2017 artículo 9° del Ministerio de Salud y Protección Social)

3. Informe de asuntos terminados con el Fosyga.

(Nota: Derogado por la Resolución 574 de 2017 artículo 9° del Ministerio de Salud y Protección Social)

El administrador fiduciario de los recursos del Fosyga deberá entregar la información disponible en dicho fondo a cada entidad que se encuentre en liquidación. De igual manera, la EPS o EOC deberá solicitar la información necesaria que se encuentre en el Fosyga, con el fin de adelantar y culminar el proceso de aclaración de asuntos pendientes ante el fondo, la cual deberá ser entregada si se encuentra disponible en los archivos del Fosyga.

Una vez se aclaren todos los asuntos mencionados en esta circular y se establezca que existen recursos correspondientes a cotizaciones en salud no girados al Fosyga y frente a los cuales no exista obligación de compensar, estos deberán ser girados en su totalidad a cada subcuenta del Fosyga.

Cuando la entidad en proceso liquidatorio considere finalizados los asuntos pendientes con el Fosyga, presentará a la Dirección de Financiamiento del Ministerio de la Protección Social y al Administrador de Recursos del Fosyga el informe final de culminación de acuerdo a cada punto consignado en la presente circular.

Adicionalmente, en dicho informe, el representante legal de la entidad deberá certificar de manera clara y expresa que no tiene procesos de compensación por presentar al Fosyga, ni recursos por cotizaciones en salud o reintegros pendientes de girar a las subcuentas del Fosyga, así mismo que no existe ningún tipo de reclamación de recursos que deba efectuar ante el Fosyga. Lo anterior sin perjuicio de los informes parciales que la EPS o EOC en liquidación presenten ante el Fosyga, tendientes a aclarar los asuntos de que trata esta circular.

Una vez culmine este proceso y de acuerdo con las verificaciones que realice el Ministerio de la Protección Social y el administrador fiduciario del Fosyga, este último presentará ante el ministerio, un informe final que recoja todo el proceso de aclaración de cada uno de los puntos mencionados con todos los soportes, a fin de que la Dirección General de Financiamiento del Ministerio de la Protección Social comunique el resultado de la verificación a la EPS o EOC.

La presente circular rige a partir de su publicación en el Diario Oficial y deroga la Circular 52 de noviembre de 2006.

Publíquese y cúmplase.

(Nota: Derogada por la Resolución 574 de 2017 artículo 9° del Ministerio de Salud y Protección Social)

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a entidades promotoras de salud en liquidación, entidades obligadas a compensar, en liquidación y administrador fiduciario de los recursos del Fosyga.