Superintendencia de Sociedades

CIRCULAR EXTERNA 220-000001 DE 2012 

(Marzo 6)

Ref.: Decreto-Ley 19 del 10 de enero de 2012, “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública”

Supresión de la inscripción de los libros de contabilidad en el registro mercantil

En consideración a lo establecido en el Decreto-Ley 19 del 10 de enero de 2012, por el cual el Gobierno Nacional en ejercicio de las facultades extraordinarias conferidas por el parágrafo 1º del artículo 75 de la Ley 1474 de 2011, suprimió o reformó regulaciones, procedimientos y trámites existentes en la administración pública, esta superintendencia en ejercicio de sus funciones, estima necesario efectuar las siguientes aclaraciones en lo que respecta al registro de los libros de comercio así:

1. Libros de contabilidad - No requieren inscripción en el registro mercantil y pueden ser llevados en archivos electrónicos

El Decreto-Ley 19 de 2012, suprimió el registro de los libros de contabilidad en la cámara de comercio a la vez que autoriza que dichos libros puedan ser llevados en archivos electrónicos.

Esta afirmación se deriva de las siguientes consideraciones:

1. El artículo 173 del decreto que nos ocupa, adicionó un inciso al artículo 56 del Código de Comercio, donde consagró la posibilidad de llevar en archivos electrónicos todos los libros del comerciante.

El primer inciso se mantuvo sin modificación desde su original, consagrado en el Decreto 410 de 1971, el cual señala: “Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del gobierno”. Como es evidente esa reglamentación aludía a los decretos que fue necesario expedir para efectos de instrumentalizar la norma del Código de Comercio, sin que pueda dar lugar a pensar que es una nueva reglamentación para que los libros dejen de estar inscritos en el registro mercantil.

Tampoco requiere reglamentación la posibilidad de que la contabilidad sea llevada en archivos electrónicos, en la medida en que el decreto reglamentario se ocupará únicamente del registro de libros electrónicos que conservan la obligación de la inscripción en el registro mercantil, esto es, para los libros de socios o accionistas y los de actas de asamblea y junta de socios, en armonía con lo dispuesto en el artículo 175 del decreto que nos ocupa.

2. El artículo 175 ibídem, modificó el numeral 7º del artículo 28 del Código de Comercio así:

“Artículo 28. Deberán inscribirse en el registro mercantil:

7. Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios”.

Al suprimir la exigencia para los libros de contabilidad, se entiende que desde la fecha de expedición del mencionado decreto, los comerciantes no están obligados a inscribir dichos libros en el registro mercantil, sin que para tal efecto se requiera reglamentación alguna como se explicó anteriormente.

2. La contabilidad debe continuar siendo llevada según los principios generalmente aceptados

Los comerciantes deben continuar llevando su contabilidad de acuerdo a los principios y normas generalmente aceptados en Colombia; para tal efecto, se tomarán las medidas necesarias que permitan garantizar la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información. Corresponderá a los administradores tomar las decisiones y medidas dirigidas a asegurar el cumplimiento de los requisitos de la información financiera.

3. Libros inscritos en el registro mercantil que contienen folios que no han sido utilizados

La administración del ente económico decidirá el uso que debe dársele a los folios inscritos que no fueron utilizados antes de la vigencia del decreto antitrámites y para ello podrá optar entre:

a) Usar las hojas disponibles hasta su agotamiento, sin perjuicio de que los registros incorporados coincidan o no con un período completo, esto es, de un mes o un año. Al escoger esta opción, una vez diligenciado completamente el libro inscrito, la administración continuará llevando su contabilidad bien sea en forma impresa o en archivo electrónico.

b) Anular la totalidad de los folios registrados y escoger si continúa imprimiendo los libros de contabilidad en folios sin dicho registro, o en archivos electrónicos

4. Operaciones anteriores a la vigencia del Decreto-Ley 19 de 2012, no registradas en libros de contabilidad inscritos y no existen hojas para su impresión

A partir de la expedición del Decreto 19 de 2012 las cámaras de comercio no cuentan con facultad para inscribir libros de contabilidad y de junta directiva. Los administradores son responsables por la omisión del registro de la contabilidad en libros inscritos durante el tiempo en que dicha obligación les fue exigible.

No obstante, cuando existan registros contables que dan cuenta de hechos económicos ocurridos antes de la vigencia del decreto antitrámites, que no fueron impresos en libros debidamente registrados sin que se cuente con hojas suficientes para su impresión, el administrador dejará constancia de tal circunstancia en el libro registrado y podrá continuar llevando la contabilidad en archivos electrónicos.

Si no cuenta con ningún folio inscrito en el registro mercantil, levantará un acta firmada por el representante legal y el contador de la compañía en la que indicarán tal circunstancia y procederán a continuar llevando la contabilidad por los medios habilitados en el decreto, es decir medios físicos o electrónicos.

Ahora bien, si la decisión del administrador está dirigida a continuar con la contabilidad en libros físicos, podrá imprimir los registros en libros no inscritos. Esta opción, deberá estar acompañada de una nota en la que el administrador indique las razones por las cuales los registros contables de hechos económicos anteriores a la vigencia del Decreto 19 de 2012, constan en libros no inscritos en el registro mercantil.

5. Requisitos de los archivos electrónicos - Aplicación de la Ley 527 de 1999

Los libros de contabilidad pueden ser llevados en archivos electrónicos y su almacenamiento debe garantizar que la información sea completa e inalterada. La conservación de los registros electrónicos seguirá las condiciones establecidas en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, cuales son:

1. Que la información que contenga sea accesible para su posterior consulta,

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato que se haya generado,

3. Que permita determinar el origen, la fecha y hora en que fue producido el documento.

La conservación de la información financiera podrá realizarse directamente o a través de terceros siempre y cuando cumpla con las condiciones que fueron mencionadas.

Resulta conveniente que los administradores implementen estrategias de respaldo de la información, que minimicen una eventual pérdida de datos.

6. Validez probatoria de los registros de contabilidad y libros de actas de junta directiva en archivos electrónicos

A la luz de los artículos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999, los libros de contabilidad registrados en archivos electrónicos son admisibles como medios de prueba y para su valoración se seguirán “las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente”.

7. Libros de junta directiva

De igual manera, el Decreto 19 de 2012 suprimió la obligación de inscribir los libros de acta de junta directiva en el registro mercantil, a la vez que previó la opción de ser llevados por medios electrónicos. Por tal razón, las precisiones que anteceden se predican también de los libros de actas de junta directiva.

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a administradores, revisores fiscales y contadores de sociedades, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras, inspeccionadas, vigiladas y controladas.