CIRCULAR EXTERNA 220-000008 DE 2008 

(Abril 2)

Ref.: Instrucciones en materia contable y jurídica.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 100-000003 de 2015 de la Superintendencia de Sociedades)

La Superintendencia de Sociedades en desarrollo de sus facultades legales y en especial las que le confiere el artículo 15 de la Ley 363 del 19 de febrero de 1997, el artículo 86 de la Ley 222 de 1995, en concordancia con el artículo 2º del Decreto 1080 de 1996, estima pertinente impartir algunas instrucciones en materia contable y jurídica, a los fondos ganaderos, sometidos a su inspección, vigilancia y control.

I. Aspectos contables

1. Aplicación del plan contable.

Es pertinente distinguir que para efectos de la aplicación de las normas contables, los fondos ganaderos en los que la participación del sector público en el capital social supere el 50%, deben aplicar el plan general de contabilidad pública expedido por el Contador General de la Nación y aquellos donde la participación del sector público en el capital sea inferior al 50%, deben regirse por las disposiciones previstas en los decretos 2649 y 2650 de 1993 y demás normas que los complementen o modifiquen.

2. Gastos capitalizables.

A opción de la sociedad se llevará como un mayor valor de los semovientes:

a) Los gastos en haciendas, ya sean de propiedad del fondo o arrendadas, por concepto de vacunas, pastajes, semillas, forrajes, sal, medicinas, concentrados, mejoramiento de razas, insecticidas, inseminación artificial, arrendamiento y mantenimiento de potreros;

b) Gastos de personal en haciendas y departamento técnico que comprende: salarios, prestaciones sociales y aportes parafiscales.

Estos gastos los capitalizarán de la siguiente forma:

a) Establecerán el importe de los mismos mes a mes, de acuerdo con lo que corresponda a cada clase de inventarios y teniendo en cuenta si es en administración directa o en depósito;

b) El total de los gastos a capitalizar por cada tipo de inventarios, lo distribuirán conforme a la participación porcentual que en el inventario final tengan las distintas categorías de semovientes, de manera proporcional al número de cabezas de cada categoría.

3. Valorización de semovientes.

Anualmente, a 31 de diciembre de cada año se registrará en cuentas cruzadas de valuación, la diferencia entre el costo neto en libros del inventario de semovientes y su valor comercial estimado, tanto del inventario de ganado en depósito como en administración directa.

El valor comercial que corresponderá al valor dado por el Ministerio de Agricultura o al determinado a través de un avalúo de reconocido valor técnico, debe efectuarse de forma tal que a través de su actualización se refleje la verdadera situación patrimonial del fondo.

Cualquier diferencia por debajo del costo neto en libros origina la constitución de la provisión pertinente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 52 del Decreto 2649 de 1993.

4. Readquisición de acciones.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 363 de 1997, los fondos ganaderos pueden readquirir sus propias acciones, para prevenir pérdidas de deudas contraídas de buena fe. La readquisición se hará por el valor comercial vigente a la fecha de la respectiva operación, entendiéndose por tal el promedio de cotización representativa en las bolsas de valores en el último mes, si las acciones se encuentran inscritas en bolsa de valores.

El registro contable en este caso será, débito a la subcuenta “Acciones propias readquiridas (DB)”, código 330516, con crédito a la cuenta del activo que muestra el saldo adeudado por los accionistas.

Dentro de los 12 meses siguientes a su readquisición, deberán proceder a enajenarlas.

Transcurrido este lapso, sin haberse enajenado, se procederá a cancelarlas, en cuyo caso se acredita la cuenta acciones propias readquiridas por el monto correspondiente y se disminuye el capital suscrito en la parte equivalente a su valor nominal y el excedente mayor o menor, si lo hubiere se llevará como gasto o un ingreso del ejercicio, bajo el concepto de cartera perdida o ganada de depositarios, según el caso.

Así mismo los fondos ganaderos podrán readquirir sus propias acciones si así lo dispone el 70% de las acciones representadas en la reunión, siempre que se observe lo previstos en el artículo 396 del Código de Comercio.

5. Reserva costo reposición semovientes.

Conforme a lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 363 de 1997, los fondos ganaderos establecerán sistemas para capitalizar el mayor valor de los ganados con base en el cálculo de los ajustes por inflación, y en consecuencia no podrán utilizarse otras reservas para dichos procesos de capitalización.

En razón a la expedición del Decreto 1536 del 7 de mayo de 2007, a través del cual fueron abolidos los ajustes y por tener una forma particular de ajuste el inventario de ganado, estos entes económicos no están obligados a constituir reserva para reposición de semovientes de que trata el artículo 14 de la disposición en mención, por cuanto desapareció la base de cálculo sobre la cual debía constituirse la misma.

Las sumas llevadas con anterioridad a esta reserva en el patrimonio, por estar fundamentadas en una disposición legal, no podrán cambiar su destinación ni ser repartidas durante el término de duración de la sociedad.

6. Reservas no distribuibles ni capitalizables.

Las reservas enunciadas a continuación, no son distribuibles a ningún título, salvo por liquidación de la sociedad; su destinación no puede ser cambiada por estatutos ni por decisión de la asamblea general de accionistas y no son computables para determinar el porcentaje obligatorio de utilidades a distribuir de que trata el artículo 454 del Código de Comercio y son:

• Las creadas por los artículos 3º y 6º de la Ley 4ª de 1980.

• Las que hace referencia la Resolución 17 de 1983 de la junta monetaria, y

• La reserva de extensión agropecuaria prevista en la Ley 9ª de 1983.

Por tal razón, los saldos acumulados a 31 de diciembre de 2001 en las reservas citadas, permanecerán inmodificables hasta el término de duración de la sociedad.

7. Liquidación de los contratos de ganado en participación.

El porcentaje de participación que le corresponde al fondo ganadero al momento de la liquidación de un contrato de ganado en participación, por el valor del ganado generado por la producción, en los términos definidos por el Ministerio de Agricultura, deberá ser reconocido y contabilizado en la cuenta de inventario de semovientes, en una subcuenta separada, que permita el adecuado control de la misma, y su contrapartida un pasivo diferido —Ingresos recibidos por anticipado subcuenta— por liquidación de contratos de ganado en participación, pero no en cuentas de resultado, hasta que no sea efectivamente realizado el ingreso.

La amortización del ingreso diferido deberá hacerse en la medida en que sea enajenado el ganado o disminuya el número de cabezas por cualquier otra circunstancia, que afecte el monto del inventario de semovientes que se llevó con crédito al diferido.

En todo caso, el registro contable por la amortización del pasivo diferido afectará simultáneamente las subcuentas en mención por el mismo valor, de tal manera que los saldos de cada uno de estos rubros al corte de cada período mensual o al final del ejercicio, sean iguales.

El valor de los inventarios de semovientes, incluirá adicionalmente la participación que le corresponde al fondo en la liquidación de los contratos de ganado en depósito, en la forma prevista en la presente circular.

8. Acciones y dividendos no reclamados.

Acciones y dividendos no reclamados de que trataba el artículo 20 de la Ley 7ª de 1990, deben permanecer en el balance general de la sociedad, hasta tanto se presenten los legítimos interesados en reclamar las correspondientes acciones emitidas y los dividendos decretados, para cuyo efecto deberá darse aplicación a lo establecido en el parágrafo del artículo 20 de la referida ley.

II. Aspectos jurídicos

1. Período de los representantes legales de las juntas directivas y de los revisores fiscales.

1.1. Representante legal. El artículo 6º de la Ley 363 ibídem, dispone que los fondos tendrán un gerente, con uno o más suplentes, que deberán ser elegidos por la junta directiva para períodos de dos (2) años, los que podrán ser reelegidos sin perjuicio de su libre remoción en cualquier tiempo.

1.2. Junta directiva. Conforme al inciso tercero del artículo 5º de la citada Ley 363, la elección de junta directiva la hará el máximo órgano social también para períodos de dos (2) años, aplicando el cuociente electoral. Para el caso de incompatibilidades e inhabilidades por razón del parentesco que den lugar a vacancia en algún renglón de este órgano, se efectuará la correspondiente elección para completar el período correspondiente, según lo prevé el parágrafo del artículo 7º de la citada ley.

1.3. Revisor fiscal. Al igual que en el caso de los anteriores, al revisor fiscal debe elegirlo la asamblea para períodos de dos (2) años, sin perjuicio de que pueda ser removido en cualquier tiempo, según lo dispone el artículo 16 de la Ley 363 ibídem.

Conforme a lo anterior ha de tenerse en cuenta que sin excepción, el período para el cual deben elegirse el representante legal, la junta directiva y el revisor fiscal es de dos años y solo para el caso de elecciones parciales de junta directiva (L. 363, art. 7º, par.) la elección se hará por el tiempo que falte para completar el período correspondiente.

2. Libre remoción.

Las normas generales a las que debe ajustarse la libre remoción de las personas que desempeñen los cargos anotados, son las consagradas en los artículos 198 y 199 del Código de Comercio que establecen: el primero, el principio de la revocabilidad inherente a los nombramientos de representantes legales y, el segundo, su aplicación extensiva a los miembros de las juntas directivas, revisores fiscales y demás funcionarios elegidos por la asamblea o por la junta de socios.

3. Posesión de los miembros de las juntas directivas.

Teniendo en cuenta que el artículo 24 de la Ley 363 ibídem, derogó en forma expresa y en su totalidad la Ley 132 de 1994, así mismo quedó derogado el Decreto 1915 del 5 de agosto de 1994 reglamentario de dicha ley, razón por la cual para la posesión de los representantes legales y miembros de juntas directivas de los fondos ganaderos ya no es necesaria la autorización de este despacho.

4. Incompatibilidades e inhabilidades.

Los miembros de la junta directiva, sus cónyuges o compañeros(as) permanentes; el gerente, sus cónyuges o compañeros(as) permanentes, sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, único civil y demás empleados de los fondos ganaderos, no podrán, durante el ejercicio de funciones prestar sus servicios profesionales al respectivo fondo, ni realizar por sí o por interpuesta persona contrato alguno con los bienes de la empresa, ni gestionar mediante esta negocios propios o ajenos, salvo los contratos de mutuo que con ocasión de la relación laboral, sean aprobados por la junta directiva.

Esta prohibición se extenderá durante el año siguiente al cual dejaron de pertenecer al fondo. Así mismo los miembros de la junta directiva, no podrán ser cónyuges o compañeros(as) permanentes entre sí, ni hallarse dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil.

Tampoco podrá tener los anteriores vínculos con el gerente, ni con los empleados de la entidad.

Las inhabilidades e incompatibilidades que se presenten en razón del parentesco darán lugar a modificar la última elección, y si con ello quedare vacante un renglón de la junta directiva, se procederá a convocar la asamblea para efectuar las elecciones pertinentes, por el término que faltare para completar el período correspondiente (L. 363/97, art. 7º).

Vigencia y derogatorias

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación, y deroga las circulares externas 10 de 1994, 2 del 10 de abril de 1997, 2 del 8 de mayo de 2003 y 1 del 13 de febrero de 2004.

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a señores administradores, revisores fiscales y contadores fondos ganaderos.

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(Nota: Derogada por la Circular Externa 100-000003 de 2015 de la Superintendencia de Sociedades)