CIRCULAR EXTERNA 23 DE 1994 

(Marzo 25)

Como es de su conocimiento, la Ley 100 de 1993 autorizó la creación de sociedades administradoras de fondos de pensiones encargadas de administrar los fondos respectivos dentro del régimen de ahorro individual con solidaridad y facultó, así mismo, a las sociedades administradoras de fondos de cesantía para administrar dichos fondos. Por tal virtud, este despacho considera pertinente señalar los requisitos que, además de los contemplados en el estatuto orgánico del sistema financiero y en general, en las disposiciones vigentes para la constitución de entidades financieras, deben cumplir dichas entidades a efecto de obtener la autorización de funcionamiento correspondiente.

La autorización para el funcionamiento de una sociedad administradora de pensiones, o de una sociedad administradora de pensiones y cesantía no implica de suyo autorización para administrar el respectivo fondo, la cual se otorgará una vez se acredite la capacidad técnica, humana y administrativa necesaria y se apruebe el reglamento del fondo.

Es pertinente aclarar que las sociedades administradoras de fondos de cesantía actualmente existentes que deseen administrar un fondo de pensiones están obligadas a solicitar y a obtener previamente de esta superintendencia el permiso correspondiente, para lo cual deberán acreditar el cumplimiento de los requisitos contenidos en el presente instructivo relativos a capital mínimo, capacidad patrimonial, estudio de factibilidad e infraestructura técnica, administrativa y humana.

1. Constitución de sociedades administradoras. De conformidad con el literal a) del artículo 91 de la Ley 100 de 1993, en concordancia con el artículo 53 del estatuto orgánico del sistema financiero, las sociedades administradoras de fondos de pensiones y las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías deberán constituirse como sociedades anónimas o entidades cooperativas. Para tal efecto, se seguirá el procedimiento consagrado en el mencionado artículo 53.

2. Capital mínimo. En los términos del literal b) del artículo 91 de la Ley 100 de 1993, para que las sociedades administradoras de fondos de pensiones puedan administrar uno de tales fondos, deberán acreditar al momento de su constitución un capital mínimo equivalente al 50% del capital mínimo exigido para la constitución de una corporación financiera, el cual respaldará exclusivamente el desarrollo del negocio de administración de fondos de pensiones. Con base en este porcentaje, el monto para 1994 asciende a $ 2.432.517.283 m/cte.

Para efectos del cumplimiento de este requisito, la Superintendencia Bancaria podrá tomar en consideración las sumas que registren las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía, en sus balances con corte al último día del mes inmediatamente anterior, por encima de las mínimas exigidas para administrar un fondo de cesantía. En todo caso la superintendencia verificará que se esté dando cumplimiento al margen de solvencia establecido para el efecto, y que con el mencionado cómputo de anteriores capitalizaciones no se esté poniendo en peligro inmediato el cumplimiento de dicho margen.

Así mismo, se tendrá en cuenta la reserva legal y el monto de la prima en colocación de acciones, si la hubiere.

Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía que se constituyan deberán acreditar un capital social mínimo equivalente a la sumatoria del capital señalado en el presente numeral y del capital mínimo exigido para la constitución de una sociedad de servicios financieros.

3. Documentación general. Con el fin de contar con suficientes elementos de juicio que permitan evaluar, además del carácter, la idoneidad y responsabilidad de los inversionistas, su capacidad patrimonial, es preciso que se remita la documentación exigida por la Circular Externa 017 de 1991, emanada de esta superintendencia.

Tratándose de sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía actualmente existentes, deberá remitirse la información concerniente a la capacidad patrimonial de los inversionistas para suscribir las nuevas acciones o aportes solidarios. En lo relacionado con el carácter, idoneidad y responsabilidad de sus accionistas, sólo deberá enviarse la documentación correspondiente a aquellas personas que hayan ingresado a la sociedad con posterioridad a su constitución y que por poseer un porcentaje inferior al 10% no requirieron de una autorización anterior de la Superintendencia Bancaria.

Todo lo anterior sin perjuicio de que aun los inversionistas constituyentes que pretendan incrementar su participación social deban tramitar las autorizaciones a que haya lugar de conformidad con las disposiciones vigentes.

4. Infraestructura técnica, administrativa, financiera y humana. Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y las administradoras de fondos de pensiones y cesantía que pretendan constituirse, así como las sociedades administradoras de fondos de cesantía actualmente existentes que decidan administrar un fondo de pensiones, deberán demostrar que cuentan con una infraestructura técnica, administrativa y humana adecuada, para lo cual deberán acreditar los requisitos y remitir la documentación que se señala a continuación:

4.1. Requisitos de carácter técnico. Un plan informático en el cual se describan las especificaciones técnicas de los sistemas de información, equipos de cómputo y en general del ambiente informático a implantar en la entidad.

El plan debe establecer claramente cada una de las actividades a desarrollar, así como también el tiempo requerido para su montaje y puesta en funcionamiento.

Para esto, cada entidad debe tener en cuenta los siguientes parámetros:

4.1.1. Sistemas de información requeridos. Deberá describirse el plan específico de adquisición, arrendamiento o desarrollo de los sistemas de información que se relacionan más adelante, indicando los tiempos requeridos para su instalación y puesta en funcionamiento. Estos sistemas deberán tener capacidad para operar en forma integrada y deberán permitir la generación de los reportes e informes requeridos por esta superintendencia, siguiendo las especificaciones técnicas definidas para tal fin. Para el efecto se tomarán en cuenta transitoriamente las reglas aplicables a las sociedades administradoras de fondos de cesantía.

Los siguientes son los sistemas de información básicos necesarios para el funcionamiento de un fondo de pensiones:

a) Sistema de gestión contable;

b) Sistema para la valoración diaria del portafolio de inversiones de los fondos y de la administradora;

c) Sistema para el manejo de afiliados y beneficiarios: entre otros aspectos, este sistema debe contemplar:

— Manejo y registro de afiliados y sus beneficiarios.

— Recaudo de los aportes.

— Registro y manejo de aportes obligatorios y voluntarios.

— Manejo de comisiones.

— Manejo de bonos pensionales.

— Manejo de acciones de cobranza.

— Manejo de traslados.

— Manejo de retiros;

d) Sistema para el manejo de pensiones, y

e) Sistema para el manejo de información histórica.

Los anteriores sistemas se deben entender sin perjuicio de los requeridos para el funcionamiento administrativo de la entidad como tal, por ejemplo el sistema de gestión administrativa y financiera.

4.1.2. Plataforma tecnológica mínima requerida. Los planes de compra y/o arrendamiento de equipos de cómputo, presentados por la entidad, deberán indicar claramente el tiempo requerido para la instalación y puesta en funcionamiento de dichos equipos y de los diferentes sistemas de información que sobre ellos van a funcionar, de acuerdo con lo exigido en el numeral 4.1.1 de la presente circular.

a) A nivel de equipos de cómputo

Los planes de compras o arrendamiento de equipos de cómputo deberán contemplar la posibilidad de manejar en forma simultánea por lo menos quince usuarios, ya sea a través de terminales o de microcomputadores conectados en red.

En cuanto a la capacidad de memoria mínima requerida, por cada usuario que se tenga trabajando en línea en los sistemas de información, se debe disponer de por lo menos 1.5 megabytes de memoria principal, para una capacidad instalada mínima de 22 megabytes de memoria principal.

Los equipos de cómputo deberán poseer la capacidad de almacenamiento en disco requerida para manejar las operaciones propias del negocio de acuerdo con los siguientes estimativos:

— Registro y manejo de afiliados y beneficiarios: por cada cincuenta mil afiliados (50.000), se requiere mínimo de un gigabyte (1 Gb. ==> mil megabytes).

— Registros contables: para cada fondo administrado, así como para la contabilidad de la administradora, se requiere mínimo de 100 megabytes.

— Registro y valoración del portafolio de inversión: por cada título incluido en el portafolio de inversión se requiere mínimo de 200 kilobytes.

Los anteriores estimativos no incluyen los requerimientos de memoria principal y almacenamiento en discos de los sistemas operacionales, bases de datos o software específico para el funcionamiento de los equipos de cómputo o sistemas de información.

Los equipos de cómputo adquiridos o arrendados por las sociedades administradoras deberán posibilitar la capacidad de crecimiento en cuanto a número de usuarios y contar con la capacidad de migrar hacia sistemas de cómputo de mayor capacidad o hacia nuevas plataformas tecnológicas en el evento en que se requiera.

En todo caso, la capacidad de equipos deberá ser correspondiente con las proyecciones de afiliados incluidas en los estudios de factibilidad.

b) Sistema y equipos de comunicaciones.

Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y/o de cesantía deberán incluir en su plan de adquisición o arrendamiento de equipos los dispositivos necesarios para comunicarse con la Superintendencia Bancaria vía módem, ya sea para transmitir información de la entidad vigilada a la Superintendencia Bancaria o viceversa.

Las sociedades administradoras de pensiones y/o de cesantía deberán prever en la plataforma tecnológica seleccionada la capacidad de la misma para soportar la instalación de dispositivos y software de comunicaciones y sistemas de información necesarios, que le permitan a la Superintendencia Bancaria entrar a consultar en forma remota la información archivada en los equipos de cómputo de cada fondo y/o de cada sociedad administradora.

La plataforma tecnológica de la sociedad deberá facilitar la conexión remota de sus diferentes oficinas en el país, a través de redes de comunicación que le permitan mantener actualizada, por lo menos diariamente, la información que la superintendencia requiera.

4.1.3. Otros requerimientos técnicos.

—Poseer personal capacitado y entrenado para el manejo y operación tanto de los equipos de cómputo y de comunicaciones, como para los sistemas de información implantados en la organización.

—Poseer planes de contingencia y sistemas de respaldo y seguridad que le permitan a la entidad ante un daño grave, destrucción o robo de sus equipos de cómputo, regresar a su normal funcionamiento en un tiempo prudencial.

4.2. Requisitos de carácter administrativo y humano.

4.2.1. Estructura básica. Además de la gerencia general, cada entidad deberá contar con recursos humanos o de apoyo administrativo suficiente en cada una de las siguientes áreas:

—Comercial

—Operativa

—Financiera

—Técnica

—Jurídica

—De control interno, y

—Administrativa.

Además, deberá contarse con áreas de capacitación tanto del personal interno como de la fuerza de ventas, con áreas especializadas en la atención de consultas y reclamos y con áreas encargadas de administrar la permanente y oportuna cobranza de las cotizaciones obligatorias.

En casos en los cuales se proyecte contratar con firmas externas el desarrollo de ciertas labores operativas, técnicas o jurídicas, deberá indicarse el tipo de apoyo que se requerirá bajo esa modalidad. En todo caso las sociedades administradoras deberán contar a nivel interno con una persona responsable del área respectiva.

Inicialmente y durante el primer año de funcionamiento del sistema general de pensiones, las administradoras deberán contar, por lo menos, con una persona capacitada para la atención de consultas por cada 10.000 afiliados. Así mismo, mínimo con 1 persona capacitada para la individualización de cuentas por cada 10.000 afiliados, durante los tres primeros meses de funcionamiento de cada entidad y, en todo caso, durante todo el tiempo que resulte necesario para que se ajuste a los requerimientos legales sobre el particular.

Las personas responsables de cada una de las áreas mencionadas anteriormente deberán ser de reconocida solvencia moral y profesional y contar con una experiencia profesional o técnica en áreas afines o relacionadas no inferior a 5 años.

Las sociedades administradoras deberán asumir una política de selección de personal que consulte las necesidades y requerimientos de este tipo de entidades a fin de asegurar un adecuado desarrollo de las actividades que les son propias.

4.2.2. Aspectos locativos de funcionamiento de la sociedad administradora. Es preciso que se describa lo referente a áreas de trabajo y ubicación de la parte operativa de la sociedad.

Adicionalmente, deberá indicarse la ubicación geográfica, junto con las distancias relativas a las fuentes de recursos, tanto a nivel de ubicación de la oficina principal como de sucursales y agencias.

5. Estudio de factibilidad. El estudio de factibilidad que debe remitirse a esta superintendencia comprenderá:

5.1. Estudio de mercado. En este estudio se deberán analizar como mínimo los siguientes aspectos:

— La demanda actual del producto y su proyección: Magnitud estimada para la fecha de iniciación del proyecto y para algunas fechas futuras, utilizando tres escenarios ubicados en tres años como mínimo.

— La fracción de la demanda que pretende atender el proyecto: Resultados de las estimaciones correspondientes al proyecto con base en las condiciones de competencia que se presentan en el mercado.

5.2. Estudio financiero. Se deberá remitir un estudio financiero que contemple como mínimo:

— Las necesidades totales de capital, sin perjuicio del mínimo exigido por la ley, y el cubrimiento de la inversión fija.

— Ingresos y gastos en funcionamiento normal:

Para determinar tanto los ingresos como los gastos del proyecto, se deberán señalar, con base en el estudio de mercado y utilizando los mismos escenarios, los ingresos producto de la operación del negocio (ingresos por comisiones sustentados en el volumen de afiliados), y los ingresos provenientes de recursos de capital (intereses por inversiones).

En cuanto a los gastos, la proyección debe contener las erogaciones por concepto de gastos de personal, administrativos y de publicidad, así como los derivados de la amortización de las inversiones de capital.

— Punto de nivelación de ingresos y gastos calculados para el período de funcionamiento normal.

— Evaluación financiera:

Se debe determinar la tasa interna de retorno del proyecto, y las relaciones financieras básicas, fundamentalmente los indicadores de rentabilidad y eficiencia del negocio (margen operacional, incidencia de gastos laborales y administrativos).

— Conclusiones del estudio financiero.

6. Precisión final. Como se señaló anteriormente, la autorización para la constitución y funcionamiento de una entidad no faculta a una administradora para administrar un fondo de pensiones, sino a partir del momento en el cual se haya acreditado ante la Superintendencia Bancaria que se ha dado cumplimiento real a todos los requisitos mínimos establecidos en cuanto a capacidad humana, técnica y administrativa y se haya obtenido aprobación del reglamento del respectivo fondo.

En tal orden de ideas, la aprobación de la Superintendencia Bancaria se obtendrá en dos etapas:

—Una inicial: para la cual deberá remitirse la información y documentación prevista en el acápite 4 del presente instructivo la cual será verificada por la superintendencia, a fin de establecer el cumplimiento de las exigencias señaladas.

— Una final: para la cual, obtenida la autorización inicial, se demostrará que se cuenta en la práctica con la capacidad adecuada, según las especificaciones iniciales.

Obtenidas estas aprobaciones, así como la del reglamento del respectivo fondo, éste podrá entrar en funcionamiento y, por lo tanto, la administradora podrá empezar a recibir afiliados.

7. Vigencia. La presente circular rige desde la fecha de su publicación.

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