CIRCULAR EXTERNA 23 DE 2004 

(Junio 23)

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Circular Externa 33 de 2004 de la Superintendencia Bancaria)

Ref.: Uso de la información crediticia en las centrales de riesgos.

Como es de su conocimiento, el numeral 1.4.1.3 del capítulo II de la Circular Externa 100 de 1995, relativo a la administración del riesgo crediticio al que se exponen las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria de Colombia, señala que en la evaluación de la capacidad de pago de un potencial deudor se debe tener en cuenta, entre otras, la información sobre el cumplimiento actual y pasado de sus obligaciones proveniente de centrales de riesgo o bancos de datos.

Tal como ya lo indicó esta superintendencia en la Circular Externa 4 de 2002, la información que reposa en las centrales de riesgo no debe ser el único elemento de juicio que las entidades vigiladas consideren al momento de tomar decisiones sobre el otorgamiento de crédito. Con todo, resulta innegable la importancia y estrecha relación que existe entre una sana administración de la cartera de créditos de toda entidad vigilada y la consulta a los bancos de datos sobre historia crediticia.

En desarrollo de tal deber y atendiendo lo dispuesto en el artículo 98 numeral 4º del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero que requiere de una especial diligencia en la prestación de los servicios a sus clientes, las entidades vigiladas no pueden perder de vista que la información que de sus deudores suministran y consultan en las centrales de riesgos, en tanto se relaciona con su honra y buen nombre, cuenta con una especial protección constitucional y, por lo tanto, debe ser permanentemente actualizada y rectificada cuando a ello haya lugar, de modo que sea siempre veraz y exacta, es decir, que revele con precisión la condición de pago de sus obligaciones. En otras palabras, el deber de reporte y consulta está siempre acompañado del deber de administrar y utilizar dicha información con total responsabilidad, de forma tal que su oportuna actualización evite que información errónea o falsa pueda obstaculizar el acceso al crédito.

En tal sentido, la Superintendencia Bancaria de Colombia, atendiendo la insistente jurisprudencia sobre la materia, considera necesario señalar el deber que le asiste a las entidades vigiladas, dentro de su sistema de administración del riesgo crediticio (SARC), de diseñar mecanismos adecuados que le permitan reflejar de manera ágil y oportuna en sus aplicativos internos cualquier modificación o cambio en la condición de pago de las obligaciones de sus deudores y que garantice que con igual agilidad y oportunidad dicha información será trasladada o puesta en conocimiento de las centrales de riesgos, para que tal información refleje de manera permanente la real situación crediticia de los clientes del sistema financiero.

Cualquiera sea el sistema que se adopte, el representante legal principal de la entidad vigilada deberá designar y vigilar el desempeño de un funcionario al interior de la misma, encargado de mantener un permanente control de los aplicativos manuales o automáticos con que se cuente para el efecto, de modo que garantice la permanente actualización de la situación de cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones de cada uno de los deudores y su oportuna remisión a las respectivas centrales de riesgos.

De otra parte, para los efectos del artículo 98 numeral 4º del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, las entidades vigiladas deben diseñar e implementar un mecanismo de información a sus clientes y deudores acerca del alcance de sus convenios con centrales de riesgos, de los efectos generales que conlleva el reporte a las mismas y de las reglas sobre permanencia del dato establecidas por la Corte Constitucional en la Sentencia de Unificación 082-95.

Para el cumplimiento de lo dispuesto en la presente circular las entidades cuentan con un plazo de dos meses contados a partir de la fecha de publicación de la misma.

Atendiendo la importancia que reviste una adecuada y responsable administración de la información sobre los deudores de las entidades vigiladas, que garantice la protección de los derechos constitucionales involucrados y sirva al propósito de promover la sana actividad crediticia en el país, esta superintendencia aplicará las medidas administrativas correspondientes respecto de las entidades y los funcionarios que no cuenten con sistemas adecuados de seguimiento del comportamiento crediticio de sus clientes y de actualización de la información en las centrales de riesgos.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y modifica en lo pertinente el capítulo II de la Circular Externa 100 de 1995 para lo cual se anexan las respectivas hojas.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales, miembros de juntas directivas y revisores fiscales de las entidades vigiladas.

CAPÍTULO II-Gestión del riesgo de crédito

Página 10

Para garantías hipotecarias o fiducias en garantía hipotecarias idóneas:

Tiempo de mora del créditoPorcentaje
0 a 18 meses70%
Más de 18 meses a 24 meses50 %
Más de 24 meses a 30 meses30 %
Más de 30 meses a 36 meses15 %
Más de 36 meses0 %
6.2.2.3. Régimen de provisiones individuales para las entidades cuyo SARC esté objetado.

La Superintendencia Bancaria establecerá mediante carta circular las fases y los respectivos plazos de cumplimiento para la implantación de los SARC. El incumplimiento de una o más fases dará lugar a un aumento, hasta del 50%, de los porcentajes de provisión de que trata el numeral 6.2.2.2.

6.2.3. Provisión de cuentas por cobrar (Intereses, corrección monetaria, cánones, ajuste en cambio y otros conceptos).

Cuando se deba suspender la causación de rendimientos, corrección monetaria, ajustes en cambio, cánones e ingresos por otros conceptos, de acuerdo con el numeral 6.1 de este capítulo, se provisiona la totalidad de lo causado y no recaudado correspondiente a tales conceptos.

Tratándose de los cánones de arrendamiento financiero se provisionará el ingreso financiero correspondiente.

6.2.4. Tratándose de bienes restituidos que originalmente se hubieran dado en leasing, las provisiones correspondientes se calcularán utilizando la metodología establecida en el capítulo III de esta circular sobre bienes recibidos en dación en pago, según la naturaleza del activo recuperado.

7. Disponibilidad y requisitos de reporte de la información sobre evaluación de riesgo crediticio

7.1. Reportes de las calificaciones de riesgo a la Superintendencia Bancaria

Los resultados de las evaluaciones totales y de las actualizaciones de calificación de riesgo efectuadas por los establecimientos de crédito deberán incorporase en los informes trimestrales de operaciones activas de crédito que se remiten a la superintendencia, con corte a los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre, de conformidad con los instructivos y formatos vigentes.

Las operaciones activas de crédito y los contratos de leasing celebrados por las filiales y subsidiarias de las entidades vigiladas radicadas en el exterior deberán ser clasificadas y calificadas en los mismos términos, requisitos y condiciones establecidos en este capítulo. Los reportes de dicha calificación deben ser remitidos semestralmente a esta superintendencia de acuerdo con las instrucciones y en las fechas que para el efecto se establezcan.

7.2. Manejo y disponibilidad de la información financiera de los clientes

7.2.1. Con el objeto de contar con elementos necesarios para el adecuado análisis de riesgo de que trata este instructivo, las entidades deben mantener en el expediente de crédito del respectivo prestatario información personal y financiera completa y actualizada sobre cada cliente, sobre la garantía, así como el cruce de correspondencia con el deudor. Los aspectos más relevantes se llevarán con arreglo a los formatos que para el efecto determine la Superintendencia Bancaria.

7.2.2. Las entidades deben mantener actualizada y garantizar la calidad de la información de los clientes para hacer las evaluaciones rutinarias del riesgo crediticio de sus operaciones activas, de acuerdo con los criterios y principios señalados en el numeral 1º de este capítulo.

7.2.3. El resultado de las evaluaciones de cada cliente realizadas por la entidad crediticia y las anotaciones correspondientes deben constar explícitamente en la carpeta del cliente con su debida fundamentación. Debe indicarse el nombre del(los) funcionario(s) que elaboraron dichas evaluaciones.

7.2.4. El expediente de los respectivos clientes debe incluir la información necesaria para establecer las relaciones entre deudores que, conforme a las reglas sobre cupos individuales de endeudamiento, dan lugar a acumular las obligaciones de un conjunto de sujetos.

7.2.5. En todo caso, la Superintendencia Bancaria determinará, mediante circular externa, la información mínima que debe permanecer en cada expediente, que podrá recoger aspectos adicionales a los ya mencionados.

Página 11

7.3. Reportes especiales de deudores reestructurados

Es obligatorio reportar trimestralmente a la Superintendencia Bancaria información sobre créditos y deudores reestructurados. Para tal efecto, se establecerá un formato especial, el cual debe ser diligenciado de acuerdo con las instrucciones impartidas en la respectiva circular externa.

7.4. Disponibilidad de las evaluaciones realizadas

Las evaluaciones realizadas por las instituciones deberán permanecer a disposición de la Superintendencia Bancaria y del revisor fiscal.

Cuando la Superintendencia Bancaria, observando las disposiciones legales pertinentes, facilite a una central de información comercial la información de que trata el presente instructivo, evaluará la existencia de mecanismos idóneos para la consulta de la misma por parte de cualquier entidad vigilada por la superintendencia y los instrumentos adoptados por la correspondiente central para la protección de los derechos constitucionales.

7.5. Información a suministrar al deudor

A solicitud de cada cliente, dentro de los diez (10) días siguientes a la respectiva solicitud, la entidad financiera acreedora deberá comunicarle la última calificación y clasificación de riesgo que le ha asignado, junto con los fundamentos que la justifican según la evaluación correspondiente realizada por la entidad. Como se indicó en el numeral 2º de este capítulo, los clientes deberán ser notificados de que tienen acceso a esta información, en el momento en que se solicita u otorga el crédito o contrato.

7.6. Sistema de actualización de datos en centrales de riesgos

El SARC debe contar con un sistema que permita recoger de manera permanente, en los aplicativos manuales o automáticos que usualmente emplea la entidad con tal fin, la información sobre la condición o situación de pago de sus deudores, así como cualquier modificación que se presente sobre la misma al momento en que esta se produzca.

El sistema que se adopte para el efecto debe contar con:

7.6.1. Un mecanismo que permita reflejar de manera ágil e inmediata cualquier cambio en la situación de pago del deudor.

7.6.2. Un funcionario, designado por el representante legal principal, encargado de mantener el permanente control y seguimiento de los aplicativos manuales o automáticos de la entidad, de modo que se garantice el registro inmediato y la permanente actualización de la situación de cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones de cada uno de los deudores y su oportuna remisión a las respectivas centrales de riesgos.

7.6.3. Un método adecuado de remisión o traslado inmediato de la información y sus respectivas actualizaciones a la central de riesgos correspondiente.

7.6.4. Procedimientos adecuados y oportunos de atención de las solicitudes de actualización o rectificación de la información que presenten los clientes y usuarios.

7.7. Mecanismos de divulgación en relación con las centrales de riesgo

El SARC debe contar con mecanismos de información periódica adecuados (carteleras, folletos, información adjunta a los extractos, etc.) a sus clientes y deudores acerca del alcance de sus convenios con centrales de riesgos, de los efectos generales que conlleva el reporte a las mismas y de las reglas sobre permanencia del dato establecidas por la Corte Constitucional en la Sentencia de Unificación 082-95 o que se señalen en el futuro mediante norma legal.

8. Control interno y auditoría

8.1. Control interno

Es deber de los órganos de dirección, administración y control interno de las entidades (junta directiva, comités de crédito y de auditoria, alta gerencia, revisores fiscales, auditores externos o internos y en general todas las instancias de gobierno corporativo y control interno) supervisar cuidadosamente el funcionamiento del SARC. Para el efecto, deberán quedar claramente asignadas las responsabilidades de control dentro de estos organismos.

La relación de funcionarios y áreas responsables deberá estar a disposición de la Superintendencia Bancaria.

________________________