Superintendencia de Subsidio Familiar

CIRCULAR EXTERNA 23 DE 2013 

(Diciembre 23)

Asunto: reporte información financiera a diciembre 31 de 2013.

Con el fin de obtener la oportuna presentación de la información contable-financiera y de actividades del ejercicio culminado el 31 de diciembre de 2013, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1º de la Resolución 62 del 10 de febrero de 2006 que estableció como fecha límite e improrrogable el 1º de marzo de cada año y en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 4º del artículo 2º del Decreto 2595 de 2012 que señala como función de la Superintendencia del Subsidio Familiar la de “Instruir a las entidades vigiladas sobre la manera, como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad en cuanto, sujetos vigilados, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le compete aplicar y señalar los procedimientos para su cabal aplicación”, en concordancia con lo señalado en el numeral 8º y 12 del mismo artículo que establece “8. Velar por el adecuado financiamiento y aplicación de los recursos que administran las cajas de compensación familiar conforme las diferentes operaciones que se les autoriza a realizar en forma directa o a través de terceros” y 12. “Publicar los estados financieros e indicadores de gestión de las entidades sometidas a su control, en los que se demuestre la situación de cada una de estas y la del sector en su conjunto”; por medio de la presente circular se fijan los siguientes parámetros para el reporte de la información que deben enviar las cajas de compensación familiar.

1. Estados financieros y anexos.

1.1. Balance general consolidado (activo, pasivo, patrimonio e índices financieros).

1.2. Estado consolidado de ingresos y egresos, e informativo de aportes para terceros y saldos de pasivo por aportes para terceros.

1.3. Estado de cambios en el patrimonio.

1.4. Estado de origen y aplicación de recursos.

A. Estado de cambios en la situación financiera.

B. Estado de flujo de efectivo.

1.5. Anexo al estado de egresos Ley 633 de 2000.

1.6. Estado de pérdidas y ganancias de mercadeo (por actividades y consolidado).

1.7. Estado de resultados de los programas de construcción de vivienda propia.

1.8. Estado de resultados de ingresos de vivienda distintos a construcción de vivienda propia.

1.9. Relación de ingresos no operacionales por cuenta y centro de costos.

1.10. Relación de gastos no operacionales por cuenta y centro de costos.

1.11. Relación de gastos operacionales por cuenta y centro de costo.

1.12. Informe del Fondo de Subsidio Familiar de Vivienda, Fovis.

1.13. Anexo inversiones temporales y a largo plazo.

1.14. Anexo inversiones por fondos con destinación específica.

1.15. Informe general de ejecución de inversiones.

1.16. Anexo de publicidad.

1.17. Estado de resultados de salud (EPS-C, EPS-S, IPS).

1.18. Estado de cartera y cuentas por pagar programas de salud (EPS-C, EPS-S, IPS).

1.19. Remanentes y déficit del ejercicio.

1.20. Saldos para programas y servicios sociales nota importante.

Es oportuno reiterarles que para el procesamiento uniforme y la consolidación de la información por parte de esta Superintendencia, las cifras reportadas deben registrarse en miles de pesos ($ 000).

2. Aspectos legales-administrativos.

Es indispensable remitir la siguiente información complementaria;

2.1. Relación detallada de la planta de personal informando la remuneración individual por cargos, por centros de costos y totalizada.

2.2. Información adicional sobre el manejo administrativo-operativo de los programas desarrollados directamente y de aquellas instituciones en las cuales tengan participación, con base en la Ley 100 de 1993, EPS-C, EPS-S, IPS.

2.3. Información adicional sobre el manejo administrativo-operativo de los convenios de cooperación nacional e internacional suscritos.

2.4. Notas a los estados financieros, de conformidad con las normas técnicas sobre revelaciones dispuestas en los artículos 113 a 121 del capítulo III del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, de manera completa y en su orden:

ART. 114.—Notas a los estados financieros,

ART. 115.—Norma general sobre revelaciones.

ART. 116.—Revelaciones sobre rubros del balance general.

ART. 117.—Revelaciones sobre rubros del estado de resultados.

ART. 118.—Revelaciones sobre rubros del estado de cambios en el patrimonio.

ART. 119.—Estado de cambios en la situación financiera.

ART. 120.—Estado de flujos de efectivo.

ART. 121.—Revelación de las cuentas de orden.

2.4.1. Con base en las modificaciones introducidas por la Ley 789 de 2002, el Decreto Reglamentario 827 de 2003, el Decreto 1769 de 2003 y las diferentes resoluciones que con sujeción ha expedido esta Superintendencia, en notas independientes y especiales deberá revelarse la forma en que han sido registrados los hechos económicos correspondientes al traslado de recursos del Fondo para el Fomento al Empleo y Protección al Desempleo (Fonede), los valores objeto de transferencia entre las cajas de compensación y demás aspectos complementarios, relacionando las subcuentas utilizadas y sus respectivos montos.

2.4.2. Otros aspectos de interés: siempre que sea relevante, deberá incluirse en las notas a los estados financieros, aquellos hechos económicos ocurridos con posterioridad a la fecha de corte, antes o después, que puedan afectar la situación financiera, las perspectivas y la viabilidad o continuidad de la corporación.

Aquellas cajas de compensación familiar que tienen establecidos convenios de cooperación nacional e internacional, deberán incluir en dichas notas, los hechos ocurridos durante el periodo a reportar.

2.5. Informe del director administrativo y/o consejo directivo.

2.5.1. Copia del acta del consejo directivo de la sesión en que hayan sido aprobados u objetados los estados financieros, cuentas de fin de ejercicio y consideración de los informes generales y especiales que presenta el director administrativo para su remisión a la asamblea general, conforme al numeral 5º del parágrafo del artículo 50 de la Ley 21 de 1982, con observancia en los numerales 5º, 6º y 8º del artículo 54 de la citada ley.

2.6. La información contable-financiera debe enviarse certificada por el director administrativo y el contador que la preparó y dictaminada por el revisor fiscal de la corporación (D.R. 2649/93, art. 33, y L. 222/95, art. 37).

2.7. El informe y dictamen de la revisoría fiscal (D.R. 2649/93, art. 33, y L. 222/95, art. 38, con sujeción a los arts. 37 y 38, D.R. 341/88 son de presentación improrrogable a esta fecha.

El revisor fiscal debe considerar el adecuado cumplimiento a lo señalado en la Ley 43 de 1990, el artículo 49 de la Ley 21 de 1982, las disposiciones u orientaciones del Consejo Técnico de la Contaduría Pública y la Circular Externa 14 del 6 de mayo de 1998 emitida por esta Superintendencia.

2.8. Con el fin de disponer de la información relacionada con el recaudo de los recursos correspondientes al 4% parafiscal, que permita su seguimiento y el suministro de dicha información a entidades que lo solicitan periódicamente, es necesario que las cajas de compensación familiar adjunten a la información financiera suministrada, una certificación expedida por los operadores con los cuales tiene convenio la caja, en la cual señalen los valores recaudados y transferidos a la respectiva corporación durante la vigencia 2013 (corte mensual).

De igual manera, la caja deberá realizar la respectiva conciliación de esta información con los datos registrados en la contabilidad; en un informe (cuadro) separado deberá detallar la distribución de dicho recaudo, aclarando las diferencias que puedan presentarse. Dicho informe debidamente certificado.

2.9. Adicionalmente se debe enviar en forma impresa el acta de aprobación de los estados financieros correspondiente al cierre del periodo año 2013 por parte del consejo directivo de la caja de compensación.

3. Algunas consideraciones adicionales.

3.1. Los renglones o grupos de cuentas señalados con asterisco (*) en los formatos de los estados financieros requieren la presentación obligatoria de relaciones en cuanto a los egresos por costos y gastos, deben detallarse las subcuentas que los componen.

3.2. Por considerarse de especial importancia, debe cumplirse con la presentación de la relación específica de los valores aplicados como son “costos y gastos Indirectos” a los programas y servicios por concepto de administración, informando sobre el estudio técnico previo establecido y el acta de aprobación del mismo por parte del consejo directivo.

Así mismo, es indispensable la presentación de la relación por gastos de publicidad, propaganda y avisos cargados a los diferentes servicios sociales y a los de administración directos.

3.3. En el estado consolidado de egresos, se deben clasificar adecuadamente los costos de los diferentes programas y servicios sociales, de conformidad con lo establecido en el plan único de cuentas vigente.

3.4. Una vez diligenciada la información de conformidad con el presente instructivo; deberá ser totalmente revisada para el envío en forma veraz, completa y oportuna por parte de la corporación.

4. Forma de presentación de los informes.

4.1. Dado que la Superintendencia se encuentra en etapa de desarrollo de un sistema de información para la recepción, validación y cargue de los datos en línea, los archivos que se solicitan en esta circular en formato Excel, serán solicitados posteriormente en formato XML, bajo la estructura y el esquema XSDL que la Superintendencia entregará en su oportunidad. Mientras ello ocurre, será obligación de los vigilados el reporte de los datos en este formato.

Para esta transición se fijarán plazos y condiciones que permitan una transición tranquila, ordenada y técnicamente robusta, hacia la puesta en operación de los nuevos datos y formatos.

La información solicitada en el formato anexo se debe diligenciar en su totalidad, acorde con las instrucciones impartidas anteriormente.

4.2. La información financiera y de actividades solicitada, debe presentarse en medio magnético (CD) o (DVD), en formato de Excel y en forma impresa solamente aquellos formatos que tengan registrada información, con las firmas autógrafas del director administrativo, contador y revisor fiscal. La información adicional de la caja de compensación debe ser enviada en el medio magnético en archivos extensión .pdf, esto con el fin de cumplir la Directiva Presidencial 4 de abril de 2012 que hace referencia a cero papel en la administración pública.

4.3. Los formatos establecidos para el reporte de la información se alimentarán de forma automática y otros requerirán del diligenciamiento manual, por lo tanto los mismos no deben ser manipulados en otros libros o formatos de Excel ya que perderían la secuencia con que fueron creados.

Para que la información sea cargada exitosamente en nuestra base de datos y analizada por esta Superintendencia, se requiere de la remisión del mismo archivo por parte de ustedes a los correos electrónicos dispuestos por esta Superintendencia.

(No insertar filas ni columnas ni cambiar nombre de las hojas, esto será causa de devolución).

Nota importante: la información debe enviarse en formato Excel por e-mail a icastilloc@ssf.gov.co, cgonzalezr@ssf.gov.co, ssf@ssf.gov.co y además en medio magnético.

N. del D.: la presente circular externa va dirigida a consejos directivos, directores administrativos, revisores fiscales y contadores de las cajas de compensación familiar.