Superintendencia Financiera

CIRCULAR EXTERNA 23 DE 2014 

(Septiembre 1)

Ref.: Implementación de una nueva proforma para la remisión de información relacionada con los afiliados a los fondos de cesantías y su acceso al mecanismo de protección al cesante.

Este despacho, en ejercicio de sus facultades, en particular de las establecidas en el numeral 9º del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, considera necesario implementar el formato 516 (Proforma F.0000-153) —afiliados al mecanismo de protección al cesante— con el propósito de recopilar la información relacionada con el número de afiliados a los fondos de cesantías, el número de afiliados que manifestaron su voluntad de ahorro para el mecanismo de protección al cesante y el número de afiliados que, habiendo manifestado su voluntad, tienen en sus cuentas individuales ahorros para el mecanismo de protección al cesante.

Lo anterior con el fin de certificar esta información para cada departamento, en cumplimiento de lo establecido en el parágrafo del artículo 6º de la Resolución 531 de 2014 expedida por el Ministerio del Trabajo “Por medio de la cual se establece la distribución de recursos del Fondo de Solidaridad del fomento del empleo y protección al cesante ‘Fosfec’ y se dictan otras disposiciones”.

Para asegurar la correcta transmisión de la información de que trata la nueva proforma, las entidades vigiladas deberán atender las siguientes instrucciones:

1. Período de pruebas: Las entidades destinatarias de la presente circular deberán realizar pruebas obligatorias entre el 18 y el 28 de noviembre de 2014, con base en la información disponible con corte a 31 de octubre de 2014.

2. Transmisión oficial: La primera transmisión oficial del nuevo formato se realizará con corte a 31 de diciembre de 2014, de acuerdo con el instructivo correspondiente y dentro del plazo allí establecido.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

Se anexan los archivos correspondientes.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los representantes legales y revisores fiscales de las sociedades administradoras de los fondos de pensiones y de cesantías y del fondo nacional del ahorro.

ANEXO l - Remisión de información

Parte I - Proformas F.0000

Página 521

Tema:Mecanismo de Protección al Cesante
  
Nombre de proforma:Afiliados al mecanismo de protección al cesante
Numero de proforma:F.0000-153
Número de formato:516
Objetivo:Contar con información de los afiliados a los fondos de cesantías y los trabajadores que manifestaron su ahorro voluntario al mecanismo de protección al cesante.
Tipo de entidad a la que aplica:Sociedades administradores de los fondos de pensiones y de cesantías y el Fondo Nacional del Ahorro.
Periodicidad:Anual
Fecha de corte de la información:Diciembre 31
Fecha de reporte:Dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de enero de cada año.
Documento técnico:SB-DS-007.
Tipo y número del informe:26 área 9
Medio de envío:RAS
Dependencia responsable:Dirección de ahorro individual y prima media y dirección de supervisión institucional para intermediarios financieros.

Instructivo:

Información a reportar

Para dar cumplimiento a lo establecido en el parágrafo del artículo 6º de la Resolución 531 de 2014 emitida por el Ministerio del Trabajo, las sociedades administradoras de los fondos de pensiones y de cesantías y el Fondo Nacional del Ahorro deberán remitir anualmente a esta la Superintendencia, para cada municipio, el número de afiliados a los fondos de cesantías, el número de afiliados que manifestaron su voluntad de ahorro para el mecanismo de protección al cesante y el número de afiliados que, habiendo manifestado su voluntad, tienen en sus cuentas individuales ahorros para el mecanismo de protección al cesante.

Generalidades

Consideraciones a tener en cuenta para la transmisión.

Trabajadores dependientes: Es toda persona natural vinculada mediante contrato de trabajo o a través de una relación legal o reglamentaria que presta servicios a un tercero.

Trabajadores independientes: Toda persona natural que, sin estar subordinada a un empleador, realice personal y directamente una actividad económica, o quien siendo empleador labore en su propia empresa.

Afiliados voluntarios: Aquellos trabajadores dependientes, que una vez terminada su relación laboral, deciden voluntariamente dejar sus cesantías en el fondo.

Cuando un afiliado tenga una cuenta como trabajador Dependiente y otra cuenta como trabajador Independiente, la información de este afiliado se debe reportar como trabajador dependiente.

Cuando un afiliado tenga una cuenta como trabajador dependiente y otra cuenta como trabajador voluntario, la información de este afiliado se debe reportar como trabajador dependiente.

La presente proforma debe ser remitida con la firma digital del representante legal.

Si la entidad no tiene información para reportar, deberá enviar el formato en ceros (0) de acuerdo con lo establecido en el documento técnico, de lo contrario se entenderá como un incumplimiento por parte de la entidad.

Las subcuentas o renglones y columnas que no tengan valor o no apliquen, no se deben reportar en el archivo.

Para cada unidad de captura, en la columna “subcuenta” se registra en orden consecutivo el código de cada uno de los municipios. El listado con la codificación lo podrán consultar en nuestra página WEB www.superfinanciera.gov.co en la sección Interés del Vigilado / Reportes / Índice de Reportes a la Superintendencia Financiera / Guías para el Reporte de Información / Códigos de Municipios / Municipios.

El número de la “unidad de captura” asignado por esta Superintendencia corresponderá al código de departamento, de acuerdo con el siguiente listado:

Página 522

Unidad de captura del formatoCódigo del departamentoNombre del departamento
015Antioquia
028Atlántico
0311Bogotá
0413Bolívar
0515Boyacá
0617Caldas
0718Caquetá
0819Cauca
0920Cesar
1023Córdoba
1125Cundinamarca
1227Choco
1341Huila
1444La Guajira
1547Magdalena
1650Meta
1752Nariño
1854Norte de Santander
1963Quindío
2066Risaralda
2168Santander
2270Sucre
2373Tolima
2476Valle
2581Arauca
2685Casanare
2786Putumayo
2888San Andrés
2991Amazonas
3094Guainia
3195Guaviare
3297Vaupés
3399Vichada
34- - -Total Nacional

Encabezado

Entidad: Identificación de la entidad vigilada que diligencia esta proforma. Para este fin, indique el código del tipo de entidad al que pertenece, el código de la entidad asignado por la Superintendencia Financiera y el nombre o sigla de la entidad.

Fecha de corte: Se debe señalar bajo el formato DD (día), MM (mes) y AAAA (año a cuatro dígitos).

Cuerpo del formato:

Columnas 1 a 2: Registre en cada una de las subcuentas el número de afiliados dependientes, clasificándolos por género.

Columnas 3 a 4: Registre en cada una de las subcuentas el número de afiliados independientes, clasificándolos por género.

Columnas 5 a 6: Registre en cada una de las subcuentas el número de afiliados voluntarios, clasificándolos por género.

Columna 7: Registre la sumatoria de las columnas 1, 3 y 5.

Columna 8: Registre la sumatoria de las columnas 2, 4 y 6.

Columnas 9 a 10: Registre en cada una de las subcuentas el número de afiliados dependientes, que manifestaron su voluntad de ahorro para el mecanismo de protección al cesante, clasificándolos por género.

Columnas 11 a 12: Registre en cada una de las subcuentas el número de afiliados independientes, que manifestaron su voluntad de ahorro para el mecanismo de protección al cesante, clasificándolos por género.

Columnas 13 a 14: Registre en cada una de las subcuentas el número de afiliados voluntarios, que manifestaron su voluntad de ahorro para el mecanismo de protección al cesante, clasificándolos por género.

Página 523

Columna 15: Registre la sumatoria de las columnas 9, 11 y 13.

Columna 16: Registre la sumatoria de las columnas 10, 12 y 14.

Columnas 17 a 18: Registre en cada una de las subcuentas el número de afiliados dependientes, que habiendo manifestado su voluntad de ahorro, tienen en sus cuentas individuales ahorros para el mecanismo de protección al cesante, clasificándolos por género.

Columnas 19 a 20: Registre en cada una de las subcuentas el número de afiliados independientes, que habiendo manifestado su voluntad de ahorro, tienen en sus cuentas individuales ahorros para el mecanismo de protección al cesante, clasificándolos por género.

Columnas 21 a 22: Registre en cada una de las subcuentas el número de afiliados voluntarios, que habiendo manifestado su voluntad de ahorro, tienen en sus cuentas individuales ahorros para el mecanismo de protección al cesante, clasificándolos por género.

Columna 23: Registre la sumatoria de las columnas 17, 19 y 21.

Columna 24: Registre la sumatoria de las columnas 18, 20 y 22.

Anexo carta circular 23 de 2014