CIRCULAR EXTERNA 25 DE 1995 

(Abril 10)

De conformidad con lo previsto en el artículo 3º del Decreto 228 de 1995 (1) y con fundamento en el literal a) del numeral 3º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero, esta superintendencia señala a continuación el procedimiento para el traslado de información y devolución de aportes a las entidades administradoras de fondos de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad por parte del Instituto de Seguros Sociales, ISS.

1. Reporte de novedades. Las sociedades administradoras de fondos de pensiones tendrán hasta el 17 de abril de 1995 para reportar al Instituto de Seguros Sociales, ISS, las novedades de aquellos trabajadores que seleccionaron el régimen de ahorro individual con solidaridad durante el período del 1º de abril de 1994 hasta el 31 de diciembre del mismo año.

Dicho reporte se efectuará exclusivamente por medio magnético (cinta o disquete), en código ASCII, densidad de grabación 6250 BPI, con registros de longitud fija, ablocados 143 x 100, acompañada de una certificación, por parte de la administradora, sobre el traslado de los trabajadores que se reportan, contendrá como mínimo las siguientes especificaciones técnicas:

 

2. Cruce de información. A partir del 18 de abril de 1995 el Instituto de Seguros Sociales, ISS, dispone de quince (15) días calendario, es decir, hasta el 2 de mayo del mismo año, para efectuar la consolidación de información, definir aquellos clientes que efectivamente se retiraron del fondo y determinar el monto de cotizaciones que le corresponde trasladar a las diferentes administradoras; una vez evaluada esta información se procederá a remitir la misma a cada una de las administradoras que le reportaron, como máximo el 2 de mayo de 1995.

Para aquellos clientes en los cuales la información aportada por las administradoras cruce con alguna de las bases de datos del Instituto de Seguros Sociales, ISS, éste debe establecer por cada una de las administradoras y por cada uno de los clientes reportados la información pertinente en los siguientes eventos:

a) Retirados de IVM: son aquellos clientes reportados por las administradoras que efectivamente han sido retirados del fondo de reparto del Instituto de Seguros Sociales, ISS, remitiendo la siguiente información:

— Nombres y apellidos

— Documento de identidad

— NIT del empleador

— Fecha de retiro del Instituto de Seguros Sociales, ISS, es decir aquella en la cual efectivamente el Instituto de Seguros Sociales, ISS, retiró a los trabajadores

— Fecha de vinculación efectiva a un fondo

— Número de días cotizados al Instituto de Seguros Sociales, ISS, que corresponden a los fondos de pensiones

— Montos recaudados por concepto de las cotizaciones que corresponden a los fondos de pensiones

— Nombre de la administradora que vinculó a cada uno de los trabajadores;

b) Vinculados a IVM: son aquellos clientes reportados por las administradoras que aún figuran como vinculados al Instituto de Seguros Sociales, ISS, para los riesgos de IVM, remitiendo la siguiente información:

— Nombres y apellidos

— Documento de identidad

— NIT del empleador

— Fecha de vinculación efectiva a un fondo

— Número de días cotizados al Instituto de Seguros Sociales, ISS, que corresponden a los fondos de pensiones

— Montos recaudados por concepto de las cotizaciones que corresponden a los fondos de pensiones

— Nombre de la administradora que vinculó a cada uno de los trabajadores;

c) Inhabilitados: son aquellos clientes reportados por las administradoras que:

1. Se han vinculado al Instituto de Seguros Sociales, ISS, para los riesgos de IVM con posterioridad al 1º de abril de 1994 y cuya fecha de diligenciamiento de formulario es anterior a la reportada como fecha de vinculación al fondo de pensiones.

2. Afiliados al Instituto de Seguros Sociales, ISS, que ya son pensionados, que su pensión está en trámite o que cumplen los requisitos para acceder una pensión.

Para estos efectos no se debe tener en cuenta como afiliados aquellos vinculados al Instituto de Seguros Sociales, ISS, en atención a un reporte de novedades efectuado por el patrono o vinculados mediante un formulario de ratificación de afiliación, en los términos dispuestos en el artículo 5º del Decreto 228 de 1995.

Ahora bien, para los inhabilitados se deberá remitir la siguiente información:

— Nombres y apellidos

— Documento de identidad

— NIT del empleador

— Fecha de vinculación efectiva al Instituto de Seguros Sociales, ISS

— Fecha de vinculación efectiva reportada por el fondo

— Nombre de la administradora que lo reportó

— Causales de inhabilidad:

1. Vinculado al Instituto de Seguros Sociales, ISS, con fecha anterior a la reportada por la administradora.

2. Status de pensionado.

3. Solicitud de pensión en trámite, y

d) Reportado por varios fondos: son aquellos clientes reportados por más de una administradora. En este caso el Instituto de Seguros Sociales, ISS, generará el pago para aquella administradora que reportó la fecha de vinculación más cercana al 1º de abril de 1994, remitiendo la siguiente información:

— Nombres y apellidos

— Documento de identidad

— NIT del empleador

— Fecha de vinculación efectiva al Instituto de Seguros Sociales, ISS

— Fecha de vinculación efectiva reportada por el fondo

— Nombre de la administradora que lo reportó

— Nombre de las demás administradoras que lo reportaron

— Fechas de vinculación reportadas por las demás administradoras.

Para aquellos clientes reportados por las administradoras cuya información no cruzó con ninguna de las bases de datos del ISS, incluso con la de historias laborales, el Instituto de Seguros Sociales, ISS, debe remitir la siguiente información:

— Nombres y apellidos

— Documento de identidad

— NIT del empleador

— Fecha de la vinculación efectiva reportada por el fondo

— Nombre de la administradora que lo reportó.

Para esta eventualidad las administradoras deben establecer, en los diez (10) días calendario siguientes al conocimiento de este reporte, es decir, hasta el 12 de mayo de 1995, si el afiliado manifestó en la solicitud de vinculación haber cotizado al Instituto de Seguros Sociales, ISS, en cuyo caso se tendrá como prueba cualquiera de los siguientes documentos:

— Fotocopia de la tarjeta de comprobación de derechos

— Fotocopia del detalle de la facturación donde aparezca relacionado el afiliado

— Copia del reporte de novedades en que se informó el ingreso por la empresa

— Copia del extracto.

Para tal efecto, el Instituto de Seguros Sociales, ISS, deberá indicar la dependencia en la cual se deben radicar los documentos con la respectiva reclamación por parte de la administradora y para dar respuesta contará con cinco (5) días hábiles, a partir de la fecha de la recepción de dicha reclamación.

Para efectos de verificar el cumplimiento de lo aquí expuesto la totalidad de la anterior información deberá estar a disposición de la Superintendencia Bancaria.

3. Compensación de aportes. El Instituto de Seguros Sociales, ISS, trasladará a las administradoras de fondos de pensiones, en un plazo no superior a sesenta (60) días calendario a partir del 2 de mayo y hasta el 1º de julio, el 10.75% de las cotizaciones efectuadas, correspondientes al 8% de la pensión de vejez, más el 2.75% correspondiente al pago de pensiones de invalidez y sobrevivencia, gastos de administración y pago del reaseguro, al descontarle la gestión de administración realizada por el Instituto de Seguros Sociales, ISS.

Al valor de los aportes que el instituto debe trasladar, sin incluir el monto del aporte destinado al fondo de solidaridad pensional, se le reconocerá y pagará un interés equivalente a la rentabilidad mínima para la porción invertida en las demás inversiones admisibles diferentes de acciones para los fondos de pensiones administrados por las administradoras del régimen de ahorro individual.

Para calcular la rentabilidad hasta diciembre 31 de 1994, de los valores recaudados, se empleará la rentabilidad mínima obligatoria divulgada por la Superintendencia Bancaria para la porción de los fondos de pensiones colocada en demás inversiones admisibles diferentes de acciones para el período comprendido entre el 1º de abril y el 31 de diciembre de 1994, mientras que para calcular la rentabilidad para el año de 1995 se utilizará la última rentabilidad mínima divulgada por la Superintendencia Bancaria vigente a la fecha de traslado.

La devolución de las cotizaciones deberá efectuarse por cada afiliado detallando la siguiente información complementada con la correspondiente a la historia laboral del afiliado:

— Nombres

— Apellidos

— Edad

— Sexo

— Documento de identidad

— NIT del empleador

— Semanas cotizadas en el ISS

— Monto que se traslada

— Ingreso base de cotización

— Períodos y número de días cotizados en ellos

— El valor de la cotización obligatoria para pensiones (8%)

— El valor de la cotización que corresponde a gastos de administración y seguros, descontándole el 0.75% por concepto de gestión de administración (2.75%)

— Los intereses que se reconocen para ese período

— Certificado que acredite la realización del pago al fondo de solidaridad pensional.

(Nota: Derogado numeral 3 por la Circular Externa 100 de 1995 Capítulo XVI de la Superintendencia Bancaria).

4. Vigencia. La presente circular externa rige a partir de la fecha de su publicación en el boletín del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, capítulo Superintendencia Bancaria.

NOTA: La presente circular está dirigida a los representantes legales y revisores fiscales de las entidades administradoras del sistema general de pensiones.

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