CIRCULAR EXTERNA 25 DE 2000 

(Marzo 30)

Ref.: Comisiones. Reglamentación del artículo 39 del Decreto 656 de 1994.

(Nota: Derogada por la Circular 34 de 2000 de la Superintendencia Bancaria).

En desarrollo de la facultad consagrada en el parágrafo del artículo 39 del Decreto 656 de 1994, corresponde a la Superintendencia Bancaria fijar los montos máximos y las condiciones de las comisiones que pueden cobrar las sociedades administradoras de pensiones por la administración de pensiones bajo las modalidades de retiro programado, la administración de recursos de los afiliados cesantes y la comisión de traslado de afiliados del fondo que se administra.

A su vez, mediante este instructivo se incorpora a la Circular Externa 07 de 1996 —Circular básica jurídica—, el contenido de la Resolución 2549 de 1994 mediante la cual se señalaron los montos y las condiciones para la determinación de la comisión por el manejo de aportes obligatorios que las entidades que administren fondos de pensiones pueden cobrar a sus afiliados.

Para el efecto, este despacho se permite modificar las páginas que se anexan del capítulo segundo del título cuarto de la referida circular.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación. En tal virtud, las comisiones por administración de pensiones bajo la modalidad de retiro programado y de administración de recursos de afiliados cesantes, podrán cobrarse en los porcentajes y con la periodicidad señalada en esta circular, a partir de su entrada en vigencia y en el momento que se presente la situación jurídica que las causa. En aquellos eventos en que las sociedades administradoras estén cobrando porcentajes diferentes a los señalados en este instructivo deberán ajustarlos a los valores correspondientes, desde la vigencia de esta norma.

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CAPÍTULO SEGUNDO

Instrucciones relacionadas con las sociedades administradoras del régimen de ahorro individual con solidaridad

1. Disposiciones relacionas con las sociedades.

1.1. Democratización de acciones. Con el propósito de evaluar los mecanismos orientados al cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 8º del Decreto 656 de 1994, este despacho debe precisar que el término de cinco años a partir de la constitución, aludido en el mismo, debe entenderse referido al momento a partir del cual la respectiva sociedad recibió autorización para administrar el fondo de pensiones obligatorio.

De otra parte, teniendo en cuenta que la finalidad del proceso de democratización es llegar a colocar entre las entidades y personas mencionadas en la norma comentada, cuando menos un 20% del capital social, dicho porcentaje accionario deberá ser ofrecido desde la primera oferta pública que se realice, de forma que si antes de los cinco años se logra tal objetivo, cesará la obligación de efectuar nuevas ofertas públicas.

1.2. Contratación seguros de invalidez y sobrevivencia. Al respecto, será responsabilidad de las entidades administradoras verificar que las pólizas que se contraten al efecto, cumplan con los requisitos señalados en el subnumeral 1.4 del numeral 1, capítulo segundo, título sexto de la presente circular.

1.3. Remisión de extractos. De conformidad con lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 63 de la Ley 100 de 1993, el literal c) del artículo 14 del Decreto 656 de 1994, la letra b) del artículo 31 del estatuto orgánico del sistema financiero y el subnumeral 10) del literal a) del numeral 2.1 del capítulo tercero del presente título, las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías están en la obligación de remitir periódicamente a sus afiliados extractos de sus cuentas individuales, con la información exigida al efecto por esta superintendencia. En consecuencia, este despacho considera conveniente impartir las siguientes instrucciones:

a) Plazo para el envío de extractos a los afiliados. Tratándose de fondos de pensiones obligatorias, los extractos periódicos se remitirán a los afiliados dentro de los cuarenta y cinco (45) días comunes siguientes al cierre de cada trimestre; por tal razón, dicho plazo se contará a partir de marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31, respectivamente. En aquellos eventos en que una sociedad administradora ofrezca a sus afiliados la remisión de extractos que comprendan períodos inferiores a un trimestre, deberán dejar expresa constancia en los respectivos reglamentos del plazo dentro del cual serán enviados.

Las sociedades administradoras de fondos de cesantía que por virtud de lo dispuesto en el reglamento del fondo respectivo o en los ofrecimientos realizados en sus campañas publicitarias, se hayan comprometido a enviar dichos extractos en períodos inferiores al legalmente establecido y las que con sujeción a las disposiciones vigentes, lo remitan por lo menos una vez al año, deberán proceder a su envío a más tardar el último día hábil del mes siguiente al corte respectivo.

b) Contenido mínimo de los extractos. Los extractos periódicos que remitan las sociedades administradoras de fondos de pensiones y/o cesantías a sus afiliados, deberán contener la información mínima prevista para cada caso en el numeral 4 del literal a) del subnumeral 2.1 del capítulo tercero del presente título, en el inciso 2º del artículo 63 de la Ley 100 de 1993, en armonía con el literal c) del artículo 14 del Decreto 656 de 1994 y de acuerdo con las instrucciones contenidas en la circular de información contable y financiera, sin perjuicio de las disposiciones que a futuro se expidan sobre el particular, y

c) Medio y dirección a la cual deberán remitirse los extractos periódicos. Los extractos deben remitirse por correo a la dirección que el afiliado haya indicado expresamente para el recibo de correspondencia en el respectivo formulario de afiliación o traslado, sin perjuicio de que previa autorización de esta superintendencia, la sociedad administradora utilice un medio distinto que a su juicio brinde la suficiente idoneidad y seguridad para el envío de dichos extractos, caso en el cual deberá dar a conocer a sus afiliados tal situación con no menos de quince (15) días hábiles de antelación.

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1.4. Comisiones.

a) Comisión por administración de aportes obligatorios. Las entidades que administren fondos de pensiones podrán determinar libremente el porcentaje y la base sobre la cual se cobre la comisión de administración respecto de cotizaciones obligatorias, al igual que la periodicidad de su cobro dentro del año calendario, con sujeción al límite de tasa previsto en el artículo 20 de la Ley 100 de 1993.

Por tanto, la tasa que se cobre a los afiliados por conceptos de seguros para pensión de invalidez y sobrevivientes y gastos de administración del sistema, incluida la prima con el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, no podrá exceder del 3.5% de la base de cotización;

b) Comisión por administración de pensiones bajo la modalidad de retiro programado. Las sociedades administradoras de fondos de pensiones podrán cobrar por la administración de los recursos de los pensionados bajo la modalidad de retiro programado, un porcentaje no superior al 0.5% efectivo mensual liquidado sobre los rendimientos abonados durante el mes en la respectiva cuenta individual de ahorro pensional, sin que en ningún momento el valor de dicha comisión exceda el 0.5% de la mesada pensional. La comisión por este concepto podrá cobrarse por cada mes vencido a partir del primer mes en que deba reconocerse la respectiva mesada;

c) Comisión por concepto de la administración de recursos de afiliados cesantes. Las sociedades administradoras de pensiones podrán percibir en forma mensual como ingreso por concepto de la administración de recursos de afiliados cesantes, un porcentaje máximo del 0.5% efectivo mensual liquidado sobre los rendimientos abonados durante el mes en la cuenta individual.

Con el fin de proceder al cobro de la comisión prevista en este literal, se entenderá que un afiliado dependiente se encuentra cesante durante el lapso comprendido entre la fecha de novedad de terminación del vínculo laboral, legal o reglamentario y el reporte del nuevo vínculo. No podrá cobrarse comisión a los afiliados cuyos empleadores se encuentren en mora. Se presumen en mora los empleadores que no han continuado haciendo los aportes respectivos y no han reportado a la administradora la novedad del retiro.

Se presume que un trabajador independiente está cesante, cuando ha dejado de cotizar durante por lo menos tres meses (3) consecutivos;

d) Comisión por traslado de afiliados. En el evento en que un afiliado al fondo de pensiones opte por trasladarse a otra sociedad administradora del régimen de ahorro individual con solidaridad o al régimen de prima media con prestación definida, la entidad administradora de la cual se traslada el afiliado podrá descontar por concepto de comisión de traslado, un valor no superior al que resulte de aplicar los siguientes porcentajes al ingreso base de cotización sobre el cual se efectuó el último recaudo.

Último ingreso base de Porcentaje

cotización (%)

Hasta dos salarios mínimos 2%

Más de dos y hasta cuatro salarios mínimos 3%

Más de cuatro y hasta seis salarios mínimos 4%

Más de seis y hasta diez salarios mínimos 5%

Más de diez salarios mínimos 6%

Esta comisión será descontada de la cuenta individual en el momento en que se coloque a disposición de la administradora a la cual se traslada el afiliado el valor de los recursos a trasladar;

e) Comisiones diferenciales. Dentro de los límites impuestos por la Ley 100 de 1993, las entidades que administren fondos de pensiones podrán establecer comisiones diferenciales por descuento. El descuento en la fijación de la comisión deberá consultar criterios de permanencia y regularidad de los afiliados en su relación con el fondo correspondiente y el valor de la cuenta individual. El descuento deberá presentarse como un porcentaje único que resulte de las anteriores consideraciones.

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Las entidades que opten por fijar comisiones diferenciales no podrán utilizarlas como mecanismos para discriminar a determinados afiliados en el ejercicio de los derechos que la ley les confiere. Para tales efectos, las comisiones deberán establecerse con base en los mismos criterios y en forma transparente, lo que significa que debe aplicarse idéntica comisión al afiliado o afiliados que se encuentren bajo los mismos supuestos previamente establecidos por la entidad. Así mismo, las comisiones diferenciales no podrán establecerse por grupos de afiliados, sino que su fijación deberá ceñirse a la aplicación de los criterios antes señalados en relación con las condiciones individuales de cada afiliado frente al fondo;

f) Periodicidad en la determinación de la comisión. La metodología para la determinación de la comisión por los conceptos mencionados en el presente instructivo, deberán mantenerse por un término no inferior a un año, con excepción de aquellos casos en los cuales la entidad reduzca el valor de la comisión. El término antes señalado deberá establecerse en relación con todos los afiliados al fondo y no en forma individual, independientemente de la fecha de vinculación de cada afiliado.

Una vez transcurrido el término antes señalado, o el período que la entidad haya estipulado si éste es mayor, podrá modificarse el porcentaje y/o la base sobre la cual se calcula la comisión, así como la periodicidad de su cobro, para lo cual se deberá atender el siguiente procedimiento:

1. Informar a cada afiliado con una antelación no inferior a treinta (30) días hábiles con respecto a la fecha en que vayan a surtirse dichas modificaciones, mediante comunicación dirigida a la última dirección registrada.

2. En la comunicación que la entidad remita al afiliado deberá expresar la periodicidad de cobro de la comisión, el porcentaje y/o la base que utilizará en el cálculo de la comisión, así como la fecha a partir de la cual empezarán a regir las modificaciones correspondientes.

3. Los cambios introducidos en la metodología de cálculo de la comisión deberán ser informados con la misma antelación antes señalada a esta superintendencia;

g) Deber de suministrar información. A efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 63 de la Ley 100 de 1993, las entidades que administren fondos de pensiones deberán enviar a cada uno de sus afiliados, por lo menos en forma trimestral, un extracto de cuenta que contenga los datos de dicho período con la siguiente información, la cual deberá ser elaborada de acuerdo con los conceptos contenidos en los literales siguientes:

1) El valor inicial de la cuenta individual.

2) El monto de los aportes.

3) El valor de los rendimientos sobre las sumas antes señaladas.

4) El monto de las comisiones cobradas durante el período.

5) El monto de las primas pagadas por seguros previsionales en el período.

6) El valor final de la cuenta individual.

Adicionalmente, resulta necesario que en dicho extracto, la entidad discrimine la siguiente información:

a) El porcentaje de comisión de administración y la base sobre la cual se calcula;

b) La periodicidad de cobro de la comisión de administración, y

c) El descuento a que hubiere lugar;

h) Recursos administrados por el fondo. Entiéndese por recursos administrados por el fondo para cada período correspondiente la suma de:

1) El valor inicial de la cuenta individual,

2) El monto de los aportes y,

3) Los rendimientos del valor inicial de la cuenta individual y de los aportes durante el período.

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i) Revelación de las rentabilidades efectivas. Las entidades que administren fondos de pensiones deberán incluir en el extracto enviado a cada uno de sus afiliados información relacionada con la rentabilidad efectiva bruta y la rentabilidad efectiva neta, de acuerdo con los conceptos y el formato contenidos en los siguientes literales. Esta información deberá presentarse por lo menos en forma semestral en los extractos indicados en el literal g) del presente instructivo.

Cuando se trate de nuevas afiliaciones el primer reporte de la información relacionada en el párrafo anterior podrá realizarse al cabo de un año.

PAR.—La determinación de la rentabilidad mínima que deben obtener las entidades que administren fondos de pensiones de acuerdo con lo previsto en el artículo 101 de la Ley 100 de 1993, se regirá por las disposiciones expedidas por el Gobierno Nacional;

j) Conceptos. Con el propósito de que las entidades revelen en debida forma a sus afiliados el comportamiento de las rentabilidades efectivas obtenidas y únicamente para estos efectos, deberán incluir en los extractos la siguiente información:

El valor inicial de la cuenta individual, VIC, es el saldo capitalizado de la cuenta individual al final del último período reportado. Para efectos de revelación de las rentabilidades efectivas corresponde al saldo final del último reporte en que se hayan presentado dichas rentabilidades.

Los aportes corresponden al conjunto de los aportes obligatorios efectuados durante el período de cálculo por el afiliado y sus empleadores, descontando el pago de seguros previsionales.

El valor de la cuenta antes de comisiones de administración, VAC, es la sumatoria del VIC capitalizado con el rendimiento del período que se reporta, y el total de los aportes realizados durante ese mismo período capitalizados con el mismo rendimiento. La capitalización de los aportes deberá efectuarse en los períodos en los que dichos aportes hayan estado depositados en la cuenta individual.

El valor final de la cuenta individual, VFC, es el saldo de la cuenta individual que le queda al afiliado al final del período después de todos los cargos por concepto de seguros previsionales y comisiones de administración. Es la sumatoria del VIC capitalizado con el rendimiento del período que se reporta y el total de los aportes realizados durante ese mismo período, netos de todos los cargos, y capitalizados con el mismo rendimiento. La capitalización de los aportes deberá efectuarse en los períodos en los que dichos aportes hayan estado depositados en la cuenta individual.

La rentabilidad efectiva bruta, REB, es la rentabilidad efectiva anual del fondo antes de descontar las comisiones de administración. Se calcula como la tasa interna de retorno, expresada en términos anuales, del flujo de caja que considera como egresos el VIC y los aportes efectuados durante el período que se reporta, y como ingresos el VAC.

La rentabilidad efectiva neta, REN, es la rentabilidad efectiva anual del fondo después de descontar las comisiones de administración. Se calcula como la tasa interna de retorno, expresada en términos anuales, del flujo de caja que considera como egresos el VIC y los aportes efectuados durante el período que se reporta, y como ingresos el VFC.

El cargo por concepto de comisiones de administración, COM, (expresado en términos porcentuales) es la diferencia entre las dos rentabilidades efectivas mencionadas anteriormente y se calcula según la fórmula:

k) Formato para la revelación de las rentabilidades efectivas. En lugar prominente de los extractos deberá destacarse como información requerida por la Superintendencia Bancaria lo siguiente:

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Rentabilidad efectiva bruta (REB) = --%

Rentabilidad efectiva neta después

de descontar comisiones por

administración (REN) = --%

Cargo por concepto de comisiones

de administración (COM) = --%

La Superintendencia Bancaria podrá disponer modificaciones a los formatos mediante los cuales las entidades que administren fondos de pensiones informan a sus afiliados, cuando los mismos no contribuyan al suministro de una información adecuada y suficiente al afiliado, y

I. Reglamento del fondo. Las sociedades administradoras deberán mantener en el contenido del reglamento del fondo respectivo, los montos de comisión que pueden cobrar a los afiliados, con el propósito de suministrarles la información necesaria para la toma de la decisión que más convenga a sus intereses.

2. Disposiciones relacionadas con los fondos administrados.

2.1. Régimen de gastos admisibles para el fondo de pensiones. Con cargo a los fondos de pensiones se sufragarán exclusivamente los gastos que se señalan a continuación, de lo cual deberá quedar expresa constancia en el correspondiente reglamento de administración:

a) Los honorarios y gastos en que haya de incurrirse para la defensa de los intereses del fondo, cuando las circunstancias así lo exijan;

b) Los correspondientes al pago de comisiones por la utilización de comisionistas de bolsa;

c) Los intereses y demás rendimientos financieros que deban cancelarse por razón de operaciones “repo” u otras operaciones de crédito que se encuentren autorizadas;

d) La pérdida en venta de inversiones, la pérdida en venta de bienes recibidos en pago y los demás gastos de índole similar que se autoricen con carácter general por la superintendencia, y

e) La remuneración correspondiente al revisor fiscal del fondo.

N. del D.: La presente circular va dirigida a miembros de junta directiva, representantes legales y revisores fiscales de las sociedades administradoras de fondos de pensiones obligatorias.

(Nota: Derogada por la Circular 34 de 2000 de la Superintendencia Bancaria).

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