CIRCULAR EXTERNA 25 DE 2003 

(Junio 10)

Ref.: Modificaciones al capítulo decimoprimero, título I de la Circular Externa 7 de 1996-Circular Básica Jurídica sobre reglas de prevención del lavado de activos.

La prevención y el control del lavado de activos es uno de los deberes más importantes de las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria de Colombia, SBC, del cual se ha derivado la obligación legal de tener sistemas de prevención y control tendientes a evitar que recursos de origen ilícito permeen su actividad.

Ya han pasado varios años desde que la SBC expidió las primeras instrucciones en la materia, lo cual forma parte de un proceso de creación y afianzamiento de una disciplina de administración del denominado “riesgo de lavado”.

Durante estos años, las instrucciones impartidas por la SBC sobre el tema han reflejado las directrices internacionales y al igual que la tendencia de la regulación prudencial relativa a la administración general de riesgos, las normas sobre prevención del lavado de activos se han enfocado hacia el diseño y desarrollo por parte de las entidades de sus propios sistemas de gestión del riesgo de lavado, los cuales deben adoptarse en función, precisamente, de las políticas internas y su particular perfil de riesgo. Así, hoy, las normas sobre prevención del lavado de activos establecen unos parámetros generales que sirven de guía a las entidades en la definición de sus propios sistemas, cuyo funcionamiento forma parte de las responsabilidades propias de los administradores de las entidades vigiladas.

Ahora bien, este Despacho, en uso de sus facultades legales, considera necesario introducir nuevos cambios a las reglas sobre prevención del lavado de activos los cuales se orientan a otorgarle a las entidades vigiladas una mayor libertad en el diseño y aplicación de sus propios Sipla. Así mismo, se establece un nuevo orden de las disposiciones y reglas del capítulo decimoprimero.

Para una mayor claridad sobre los cambios introducidos por la presente circular, a continuación señalamos las modificaciones de aquellos aspectos que consideramos más importantes:

1. Reglas sobre diligenciamiento de formularios para el conocimiento del cliente

Las normas sobre prevención del riesgo de lavado de activos reconocen que el pilar principal en esta tarea, lo constituye el adecuado conocimiento de sus clientes y de aquellas personas que aspiran a serlo.

Las normas señalan que, por regla general, las entidades vigiladas deben desarrollar mecanismos adecuados para conocer a sus potenciales clientes y mantener actualizado el conocimiento de quienes ya lo son. De ahí el deber de diseñar formularios de vinculación y la obligación de hacerlos diligenciar por quienes aspiran a ser clientes previamente a su vinculación a la entidad. A este se suma el de recolectar en todos los casos información documental que soporte los datos consignados en el formulario.

Ahora bien, las normas han reconocido desde un principio que existen casos en los cuales resulta inocuo el diligenciamiento de un formulario con antelación de la vinculación de la persona a la entidad, pues en ellos o bien la entidad está obligada por ley a vincularla, o el riesgo de lavado es prácticamente inexistente.

Por lo anterior, la presente circular establece nuevos casos para los que resulta innecesario diligenciar el formulario y obtener información documental:

— La vinculación a entidades administradoras del sistema general de pensiones en los productos propios de dicho sistema.

— La constitución de fiducias de administración y pagos de obligaciones pensionales.

— Los seguros relativos a la seguridad social.

— Los seguros de cumplimiento cuando se celebren para garantizar el cumplimiento de contratos con entidades de carácter público.

— Los seguros de accidentes personales en vuelo.

— Los títulos de capitalización colocados mediante mercadeo masivo o bancapitalización, siempre que el pago de las cuotas se haga mediante descuento directo de cuenta de ahorros, cuenta corriente o tarjeta de crédito y que el cliente haya autorizado expresamente el traslado.

Adicionalmente, la norma en este punto ha sido objeto de una modificación (Anexo 1) a fin de radicar en cabeza de las entidades la responsabilidad de determinar —en función de aspectos tales como el nivel de exposición al riesgo de lavado por el tipo de producto o servicio que se ofrece, el nicho de mercado al que pertenece o el tipo de cliente de que se trate— qué documentos deben solicitar.

Igualmente, la presente circular precisa que los funcionarios de las entidades que tengan a su cargo la responsabilidad de desarrollar el mecanismo de conocimiento del cliente, es decir, quienes puedan decidir entre otras, respecto de la documentación anexa que se le solicita a cada cliente, podrán ser responsables administrativamente si como consecuencia de ello la entidad queda desprotegida contra el riesgo de lavado. Por ello, la norma indica la necesidad de que los manuales de procedimiento señalen de manera clara quiénes son los funcionarios que tienen tal facultad de decisión.

Esta previsión reconoce que no le corresponde a la autoridad administrativa determinar qué tipo de documentos para la vinculación de un cliente deben solicitarse en cada caso por ser asunto propio de la gestión de este riesgo, lo cual pone de relieve la importancia que reviste un ejercicio responsable de dicha facultad, al ser ella uno de los pilares más importantes en la prevención del lavado de activos.

Así, la circular, señala, sólo a título de guía, una lista de documentos que se consideran adecuados para ayudar al proceso de conocimiento del cliente, sin perjuicio, tal como se indicó, de que la entidad determine la necesidad de exigir unos distintos o incluso decida eximir de tal requisito.

2. Reglas sobre la realización de entrevistas a los potenciales clientes

Como parte integral del proceso de conocimiento de cliente, la norma vigente consagra el diligenciamiento del formulario de vinculación y la realización de una entrevista presencial al potencial cliente, de la cual debe dejarse constancia documental.

De ahí que la presente circular señale que tal entrevista resulte innecesaria en los casos en que no es obligatorio el diligenciamiento del formulario de vinculación.

Se aclara además que, salvo el caso de las casas de cambio señalado en el numeral 1.2.2 del anexo 1, las entidades no están obligadas a obtener el formulario ni a realizar entrevista a las personas que gozan exclusivamente de la calidad de beneficiarios de algún producto o servicio.

3. Reglas sobre el monitoreo de movimientos de usuarios

La norma vigente establece que el Sipla debe prever un seguimiento y monitoreo general de las operaciones que realizan los usuarios, razón por la cual debe contener procedimientos que le permitan a la entidad identificar las características de los movimientos que efectúan los distintos usuarios a través de sus oficinas.

Esta previsión, que fue objeto de comentarios por parte de las entidades vigiladas, se modifica mediante la presente circular, para señalar que las entidades deben estar en capacidad de monitorear, de manera general, únicamente operaciones que realicen sus usuarios a través de su red de cajeros automáticos o través de otros sistemas electrónicos, de modo que, por medio de señales de alerta, se puedan eventualmente identificar operaciones inusuales.

Siguiendo además la orientación ya señalada, la norma indica que le corresponde a cada entidad establecer, en función del nivel de exposición al riesgo de lavado, la necesidad de efectuar este tipo de monitoreo, u otros similares, respecto de operaciones de usuarios que utilicen medios distintos.

4. Reglas sobre la exoneración de clientes del registro de transacciones individuales en efectivo

Como quiera que la normatividad reconoce el hecho de que algunos clientes, por el giro ordinario de sus negocios, realizan numerosas transacciones en efectivo y que por tal motivo pueden ser excluidos del diligenciamiento del formulario individual, se establece en la presente circular, para los efectos propios del régimen de responsabilidad administrativa, que en el manual de procedimientos de la entidad se indique el cargo que dentro de la estructura organizacional tiene la función de evaluar la conveniencia de exonerar a determinados clientes del diligenciamiento de dicho formulario.

Se indica además que en adelante no es necesario efectuar control de transacciones múltiples, sobre las transacciones en efectivo que se realicen en ventanilla para el simple cambio de moneda (billetes o monedas metálicas) en pesos de una denominación por otra.

5. Reglas sobre el reporte de transacciones en efectivo

Además de la modificación al texto del capítulo decimoprimero en el sentido de indicar que dicho reporte debe remitirse directamente a la unidad de información y análisis financiero, UIAF, de acuerdo con lo señalado en el respectivo instructivo, el reporte mismo ha sido objeto de algunas modificaciones que sólo buscan hacer de este una herramienta más efectiva en la lucha contra el lavado de activos.

En tal sentido, en adelante las entidades no deberán enviar a dicha unidad un reporte consolidado de transacciones en efectivo, sino que lo deberán remitir mensualmente de manera individual por cada transacción que supere los montos establecidos en la norma.

6. Reporte de información por parte de las casas de cambio

Las casas de cambio constituyen uno de los aliados más importantes en la lucha contra el lavado de activos, pues por las características de la actividad que desarrollan están en mayor capacidad de detectar este tipo de operaciones. Dicha información constituye uno de los principales insumos en la investigación a cargo de las autoridades encargadas de combatir el lavado de activos.

Por tal motivo, mediante la presente circular se establece el deber a cargo de las casas de cambio de remitir a la UIAF la información relativa a la totalidad de las operaciones de cambio que realicen, para lo cual se ha diseñado y adoptado un formato especial.

7. Reglas sobre el oficial de cumplimiento

Mediante la presente circular se modifica, además, el numeral 3.2.1 del capítulo undécimo, en el sentido de señalar que para que una misma persona pueda desempeñarse como oficial de cumplimiento en varias entidades vigiladas (máximo cinco), la junta directiva de cada una de ellas debe designarlo expresamente para tales fines y asignarle el equipo de trabajo humano y técnico adecuado; y que, sin perjuicio del deber que se le imponga de reportar a una matriz o holding, reporte por separado a la junta directiva de cada entidad vigilada en la que se desempeñe como tal.

8. Reglas sobre responsabilidad

Además del ajuste de responsabilidad en materia de documentación en el proceso de conocimiento del cliente, se introducen ajustes adicionales tales como: Se señala de manera expresa cuáles son los deberes mínimos en materia de Sipla a cargo de las juntas directivas y del nivel administrativo de las entidades; se indica que las entidades deben señalar en su manual de procedimientos quién, dentro de la estructura organizacional, está facultado para exonerar clientes del diligenciamiento del formulario de transacciones en efectivo; se indica el deber de señalar claramente en el manual las funciones, responsabilidades y facultades de los administradores y demás funcionarios de la entidad en materia de prevención del lavado de activos y se indica el deber que tienen tales funcionarios de dejar expresa constancia de que conocen el manual y que se responsabilizan de su cumplimiento.

9. Vigencia

La presente circular rige a partir del 15 de julio de 2003, salvo la instrucción de enviar el reporte de transacciones en efectivo en la forma indicada en el nuevo anexo 3 del capítulo decimoprimero, la cual empieza a regir a partir del 1º de agosto de 2003.

En consecuencia, hasta el 31 de julio de 2003 las entidades deberán remitir a la UIAF el reporte de transacciones en efectivo en la forma como se ha venido haciendo hasta la fecha.

Las entidades deberán proceder a introducir en su Sipla las modificaciones a que haya lugar a fin de dar cumplimiento a lo establecido en la presente circular.

En consecuencia, este despacho, en uso de sus facultades legales, modifica algunos apartes del mencionado capítulo decimoprimero. Se adjunta un nuevo ejemplar de dicho capítulo, así como de los anexos I, III y V del mismo.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a miembros de junta directiva, representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

Página 70

CAPÍTULO UNDÉCIMO

Reglas relativas a la prevención y control del lavado de activos

CONTENIDO

— Consideraciones generales
1.Criterios aplicables a la prevención y control del lavado de activos
1.1.Alcance y efectos del lavado de activos en el sector de las entidades vigiladas
1.2.Obligación de prevención y control del lavado de activos
2.Sistema para la prevención y control del lavado de activos
2.1.Políticas en materia de prevención del lavado de activos
2.2.Procedimientos para la prevención del lavado de activos
2.2.1.Responsabilidades de la junta directiva u órgano equivalente
2.2.2.Responsabilidades del nivel administrativo de la entidad
2.3.Mecanismos e instrumentos del Sipla
2.3.1.Mecanismos de control
2.3.1.1.Conocimiento del cliente
2.3.1.1.1.Concepto de cliente
2.3.1.1.2.Condiciones mínimas de los procedimientos de conocimiento del cliente
2.3.1.1.3.Parámetros mínimos de los procedimientos de conocimiento del cliente
2.3.1.1.4.Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de vinculación de clientes y de realizar entrevista
2.3.1.1.5.Conocimiento del cliente por parte de grupos financieros
2.3.1.1.6.Monitoreo de movimientos de usuarios
2.3.1.2.Conocimiento del mercado
2.3.1.3.Detección de operaciones inusuales
2.3.1.3.1.Concepto de operación inusual
2.3.1.3.2.Condiciones mínimas de los procedimientos para la detección de operaciones inusuales
2.3.1.4.Determinación de operaciones sospechosas
2.3.1.4.1.Regla general
2.3.1.4.2.Condiciones mínimas de los procedimientos para la determinación de operaciones sospechosas
2.3.2.Instrumentos para la adecuada aplicación de los mecanismos de control
2.3.2.1.Señales de alerta
2.3.2.2.Desarrollo tecnológico
2.3.2.3.Segmentación del mercado
2.3.2.4.Consolidación electrónica de operaciones por cliente
2.3.2.5.Control y registro de transacciones individuales en efectivo
2.3.2.6.Control de transacciones múltiples
2.3.2.7.Capacitación y entrenamiento del personal
2.4.Reglas aplicables al control interno del proceso de prevención del lavado de activos
2.4.1.Reglas aplicables al oficial de cumplimiento
2.4.1.1.Obligación de designar y posesionar a un oficial de cumplimiento
2.4.1.2.Funciones
2.4.2.Reglas aplicables a la auditoría interna
2.4.3.Reglas aplicables a la revisoría fiscal
3.Reglas sobre los reportes derivados de la prevención y control del lavado de activos
3.1.Reportes internos
3.1.1.Reporte interno sobre transacciones inusuales
3.1.2.Reporte interno sobre operaciones sospechosas
3.2.Reportes externos
3.2.1.Reporte externo de operaciones sospechosas-ROS
3.2.2.Reporte mensual de ausencia de operaciones sospechosas
3.2.3.Reporte de operaciones en efectivo
3.2.4.Reporte de transacciones múltiples
3.2.5.Reporte de clientes exonerados
3.2.6.Reporte de casas de cambio sobre operaciones de cambio
4.Reglas sobre la conservación de documentos
5.Prácticas inseguras
Anexo 1:Requisitos para la vinculación de clientes de las entidades vigiladas
Anexo 2:Proforma reporte de operaciones sospechosas
Anexo 3:Proforma reporte de transacciones en efectivo
Anexo 4:Proforma reporte de clientes exentos
Anexo 5:Proforma reporte de operaciones cambiarias (casas de cambio)
TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

Página 71

— Consideraciones generales

El presente capítulo contiene los criterios que las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria de Colombia, SBC, deben tener en cuenta al adoptar los sistemas de control necesarios para el cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 102 y siguientes del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, EOSF. Las instrucciones impartidas en este capítulo señalan los parámetros que deben tenerse en cuenta al adoptar los sistemas integrales de prevención del lavado de activos y orientan a las entidades en el procedimiento a seguir en aquellos eventos en que, conforme a sus procedimientos internos de control, se detecten operaciones que puedan estar vinculadas con este tipo de actividades.

La prevención y control del lavado de activos resulta de suma importancia pues contribuye al aseguramiento de la confianza del público en los sectores cuyo control y vigilancia corresponde a la SBC y al adecuado funcionamiento del sistema de pagos de la economía.

El marco legal existente en Colombia sobre el tema de prevención y control del lavado, tiene como base fundamental el desarrollo de sistemas que permitan a los distintos sectores de la economía prevenir que, a través de las instituciones que los integran, sean utilizados para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas y así protegerse contra el riesgo legal y reputacional que el no hacerlo implica.

El papel del supervisor en esta materia es el de verificar que las entidades vigiladas cumplan lo establecido en dicho marco legal, es decir, consiste en velar porque las entidades adopten sistemas adecuados de prevención y control del lavado y que tales sistemas operen correctamente. Para tal fin, el supervisor efectúa un análisis global de los sistemas adoptados por las entidades vigiladas y establece la efectividad general de los mismos, no siendo su objetivo detectar casos concretos de lavado dentro de una institución vigilada.

Las instrucciones establecidas en el presente capítulo constituyen las reglas mínimas que deben observar las entidades vigiladas en el diseño e implantación de sus propios sistemas de prevención y control del lavado. Es responsabilidad de las entidades hacer todo lo que esté a su alcance para que los sistemas de prevención y control del lavado de activos funcionen, de modo tal que en el desarrollo de sus operaciones puedan prevenir ser utilizadas como vehículos para la realización de actividades delictivas.

1. Criterios aplicables a la prevención y control del lavado de activos

1.1. Alcance y efectos del lavado de activos en el sector de las entidades vigiladas

Para los efectos de este capítulo, el lavado de activos se vincula al riesgo legal y reputacional a que se expone una entidad vigilada, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera, al ser utilizada entre otros para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a los mismos.

1.2. Obligación de prevención y control del lavado de activos

Las entidades vigiladas están en la obligación de prevenir y controlar el lavado en todas sus operaciones. Dicho deber se predica de cada entidad independientemente de que pertenezca a un grupo financiero conformado por otras entidades vigiladas.

2. Sistema para la prevención y control del lavado de activos

Para la adecuada prevención y control del lavado es deber de las entidades adoptar y poner en práctica metodologías y procedimientos propios dentro de un sistema que sea integral en la prevención del lavado de activos, Sipla, cuyas características mínimas se describen a lo largo del presente capítulo.

Como todo sistema de administración de riesgos, el Sipla que se adopte debe contener cuando menos los siguientes elementos:

• Las políticas que asumirá la entidad en relación con el cumplimiento de las normas legales sobre prevención y control del lavado de activos. Tales políticas deben traducirse en reglas de conducta que orienten la actuación de cada uno de los funcionarios de la entidad para el adecuado desarrollo del sistema de prevención que adopten y deben estar contenidas en un código de conducta de acuerdo con lo establecido en el numeral 2.1 del presente capítulo.

• Procedimientos que incluyan responsabilidades, deberes y facultades de los distintos órganos de dirección y administración de la entidad en el adecuado cumplimiento del Sipla. Tales procedimientos deben estar contenidos en el manual a que hace referencia el numeral 2.2 del presente capítulo.

• Conjunto de mecanismos e instrumentos diseñados para cumplir adecuadamente las normas sobre prevención del riesgo de lavado de activos.

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

Página 72

• Procedimientos de control del Sipla.

2.1. Política en materia de prevención del lavado de activos

La política que en esta materia adopten las entidades vigiladas por la SBC debe considerar los siguientes presupuestos:

2.1.1. La prevención y control del lavado abarca las operaciones relacionadas con los servicios y productos de la entidad, sean éstas documentarias, electrónicas, en efectivo o desarrolladas en cualquier otra forma; se trate de operaciones en moneda legal o extranjera; o sean operaciones activas, pasivas o neutras.

2.1.2. Es deber de las entidades vigiladas, sus órganos de administración y de control, su oficial de cumplimiento y demás funcionarios, asegurar el cumplimiento de las normas encaminadas a prevenir y controlar el lavado, particularmente las contenidas en los artículos 102 a 105 EOSF con el propósito no sólo de contribuir a la realización de los fines del Estado y de cumplir la ley, sino de proteger la imagen y la reputación nacional e internacional de las entidades cuyo control y vigilancia competen a la SBC.

2.1.3. Cuando las entidades vigiladas realicen operaciones de compra o venta de inversiones de capital o compra o venta de aportes con personas distintas a las vigiladas por la SBC o la Superintendencia de Valores, deben identificar al comprador o al vendedor y la actividad económica del mismo.

2.1.4. El lavado involucra activos de origen ilícito, es decir, aquellos que provienen de cualquiera de los delitos consagrados como tales en las normas penales.

2.1.5. La reserva bancaria no es oponible a las solicitudes de información formuladas de manera específica por las autoridades dentro de las investigaciones de su competencia, conforme a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Nacional y en los artículos 63 Código de Comercio, 260 del Código de Procedimiento Penal, 288 del Código de Procedimiento Civil y 105 EOSF, o en aquellas normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan.

2.1.6. Para la prevención y control del lavado es indispensable que los mecanismos e instrumentos establecidos internamente sean observados por parte de los funcionarios que intervienen en la autorización, ejecución y revisión de las operaciones.

2.1.7. Las entidades deben adecuar su Sipla a los nuevos productos o servicios que diseñen, antes de ofrecerlos al público.

2.1.8. Las reglas de prevención de lavado señaladas en el presente capítulo aplican igualmente respecto de las personas naturales o jurídicas que pretendan adquirir de una entidad vigilada activos fijos o bienes que han sido recibidos en dación en pago. Las entidades deben obtener información adecuada de estas personas a fin de evaluar si existen características particulares o cualquier información relevante sobre la operación, que no guarde relación con la actividad económica informada y la declaración de origen de fondos del potencial adquirente o pagador y pueda proceder así con el correspondiente análisis de operación inusual y determinación de operación sospechosa.

2.1.9. El Sipla debe prever procedimientos más estrictos de vinculación de clientes y de monitoreo de operaciones de personas que por su perfil o por las funciones que desempeñan podrían estar expuestos en mayor grado al riesgo de lavado. En tal sentido, las entidades deben llevar un control más detallado de las operaciones que realizan personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público. En estos casos se debe contar con procedimientos particulares para el control y monitoreo del cliente.

2.1.10. Es imperativo anteponer la observancia de los principios éticos al logro de las metas comerciales, considerando que es primordial generar una cultura orientada a aplicar y hacer aplicar las normas establecidas para la prevención y detección del lavado de activos.

La política que se adopte se debe traducir en reglas de conducta que orienten la actuación de la entidad y la de cada uno de sus funcionarios en el adecuado funcionamiento del Sipla. Estas reglas de conducta deben estar contenidas en un código de conducta de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios de la entidad vigilada, de manera que sus preceptos se observen en cada acto u operación, y como manifestación de un propósito preventivo.

El código de conducta debe desarrollar, cuando menos, los siguientes preceptos tanto en relación con las actuaciones de la entidad vigilada, como respecto del comportamiento de sus accionistas, administradores y empleados:

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

Página 73

a) El cumplimiento riguroso de los mecanismos de control y prevención de actividades delictivas que se acojan en los respectivos manuales de procedimiento;

b) Los efectos que genera el incumplimiento de las normas que gobiernan la prevención del lavado de activos;

c) Los criterios y procedimientos necesarios para prevenir y resolver “conflictos de Interés” que puedan surgir en el desarrollo de su objeto y en especial, en la detección y análisis de operaciones inusuales y determinación y reporte de operaciones sospechosas;

d) La premisa de que la entidad debe anteponer la observancia de los principios éticos al logro de la metas comerciales, y

e) Procedimientos sancionatorios adecuados frente a la inobservancia del código de conducta.

2.2. Procedimientos para la prevención del lavado de activos

El Sipla debe prever procedimientos para la ejecución de los distintos mecanismos de prevención y control que se adopten. Estos procedimientos deben estar contenidos en un manual de procedimientos el cual debe ser aprobado por la junta directiva de la entidad o el órgano equivalente.

El manual se considerará apropiado si contiene órdenes y procedimientos claros e inequívocos sobre la forma como deben operar los mecanismos necesarios para la prevención y control del lavado e incluye, cuando menos, los siguientes aspectos:

a) Descripción de la metodología de confirmación y actualización de la información de los clientes, indicando los niveles o cargos responsables de su ejecución;

b) Los sistemas de capacitación y otros instrumentos diseñados para el mismo propósito, incluida la forma de evaluación y cubrimiento de las deficiencias en el conocimiento del Sipla;

c) Las funciones, responsabilidades y facultades de los administradores y demás funcionarios de la entidad a cargo del cumplimiento de las normas legales e internas en materia de prevención del lavado de activos, incluidas aquellas funciones especiales a que hacen referencia distintos apartes del presente capítulo;

d) Jerarquía, funciones y nivel de responsabilidad del oficial de cumplimiento en relación con el Sipla de la entidad;

e) Funciones de supervisión de la auditoría y de la revisoría fiscal,

f) Políticas coordinadas de control y canales de comunicación entre la oficina principal y sus sucursales y agencias e instancias de reporte y consulta entre el oficial de cumplimiento y todas las dependencias de la institución;

g) Los plazos o términos en los cuales cada funcionario de la entidad vigilada debe cumplir, según las responsabilidades propias del cargo, cada uno de los mecanismos e instrumentos de control y prevención de lavado de activos;

h) Políticas y procedimientos de conservación de documentos;

i) Desarrollo de los demás elementos con que cuenta la entidad para protegerse del lavado de activos;

j) El proceso a seguir para atender los requerimientos de información por parte de autoridades competentes, y

k) El cargo que tiene como función la responsabilidad de exonerar a clientes del diligenciamiento del formulario de transacciones en efectivo.

Los manuales de procedimiento deben estar actualizados, de manera tal que incluyan siempre los nuevos productos o servicios que ofrezcan y distribuirse en todas las dependencias de la entidad vigilada, en especial, oficinas, agencias o sucursales, dejando evidencia escrita de su recepción y lectura por todos sus funcionarios o empleados.

Cada funcionario de la entidad que tenga responsabilidades en el tema de prevención del lavado debe conocer el manual, dejando constancia de ello mediante firma.

Cualquier modificación a los mecanismos adoptados debe ser informada a la SBC dentro del mes siguiente. Los manuales deben permanecer en cada entidad a disposición de esta superintendencia.

2.2.1. Responsabilidades de la junta directiva u órgano equivalente. Los procedimientos que se adopten deben tener en cuenta las siguientes funciones de organización del Sipla a cargo de la junta directiva o máximo órgano administrativo que sea equivalente:

2.2.1.1. Señalar las políticas y adoptar el código de conducta de la entidad en materia de prevención del lavado de activos, de acuerdo con los parámetros establecidos en el numeral 2.1 del presente capítulo. Dichas políticas deben también incluir los criterios que empleará la entidad en la determinación de la documentación que se debe exigir a las distintas personas que desean vincularse como clientes, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2.1 del anexo 1 del presente capítulo.

2.2.1.2. Aprobar el manual de procedimientos que se adopte conforme a los parámetros establecidos en el numeral 2.2 del presente capítulo, así como sus actualizaciones.

2.2.1.3. Aprobar la estructura de mecanismos e instrumentos que compongan el Sipla de la entidad.

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

Página 74

2.2.1.4. Designar al oficial de cumplimiento de conformidad con las calidades y requisitos requeridos para ocupar dicho cargo.

2.2.1.5. Aprobar un sistema de selección del funcionario o funcionarios autorizados para exonerar clientes del diligenciamiento del formulario de transacciones en efectivo o del cumplimiento de los requisitos de vinculación a que se refiere el anexo 1 del presente capítulo.

2.2.1.6. Evaluar periódicamente el funcionamiento del Sipla y adoptar las medidas necesarias para ajustarlo a nuevas necesidades o corregir sus fallas.

2.2.1.7. Incluir cuando menos trimestralmente en el orden del día de sus reuniones, la presentación personal del informe del oficial de cumplimiento.

2.2.2. Responsabilidades del nivel administrativo de la entidad. Los procedimientos que se adopten deben tener en cuenta las siguientes funciones de gestión y seguimiento a cargo del nivel administrativo de la entidad:

2.2.2.1. Diseñar el manual de procedimientos a seguir por los funcionarios de la entidad para el adecuado cumplimiento del Sipla.

2.2.2.2. Someter a aprobación de la junta directiva u órgano equivalente el manual de procedimientos a que se refiere el numeral anterior.

2.2.2.3. Adelantar un seguimiento permanente del cumplimiento de los procedimientos por parte de las distintas áreas de la entidad.

2.3. Mecanismos e instrumentos del Sipla

El Sipla que diseñe y ponga en práctica cada entidad vigilada debe involucrar cuando menos los siguientes mecanismos e instrumentos de control:

a) Mecanismos de control

• Conocimiento del cliente

• Conocimiento del mercado

• Detección y análisis de operaciones inusuales

• Determinación y reporte de operaciones sospechosas, y

b) Instrumentos para la adecuada aplicación de los mecanismos de control

• Señales de alerta

• Desarrollo tecnológico

• Segmentación de mercado

• Consolidación electrónica de operaciones

• Control y registro de transacciones individuales en efectivo

• Control de transacciones múltiples

• Capacitación y entrenamiento del personal de la entidad

• Códigos de conducta

• Procedimientos a través de manuales escritos

2.3.1. Mecanismos de control

2.3.1.1. Conocimiento del cliente

2.3.1.1.1. Concepto de cliente. Para los propósitos de las instrucciones contenidas en este capítulo, son clientes de una entidad vigilada, aquellas personas naturales o jurídicas con las que se establece y mantiene una relación de origen legal o contractual para la prestación de algún servicio o el suministro de cualquier producto propio de su actividad.

2.3.1.1.2. Condiciones mínimas de los procedimientos de conocimiento del cliente. El Sipla debe contar con procedimientos adecuados para obtener un conocimiento de todos los clientes de la entidad (tanto de aquellos vigentes como de aquellos que se vayan a vincular).

a) La información mínima que el mecanismo de conocimiento del cliente debe contener es la siguiente:

a) 1. Identificación de la persona que aspira a tener una relación comercial de tipo contractual o legal con la entidad vigilada y su respectiva verificación.

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

Página 75

a) 2. Actividad económica del potencial cliente.

a) 3. Características y montos de los ingresos y egresos del potencial cliente.

a) 4. Características y montos de las transacciones y operaciones del cliente en la respectiva entidad, y

b) El mecanismo de conocimiento del cliente debe servir cuando menos al propósito de:

b) 1. Suministrarle a la entidad información que le permita comparar las características de sus transacciones con las de su actividad económica.

b) 2. Monitorear continuamente las operaciones de los clientes.

b) 3. Contar con elementos objetivos que permitan evaluar si amerita entablar vínculos comerciales con personas que no pueden ser identificadas.

b) 4. Contar con elementos de juicio y soportes documentales que permitan analizar las transacciones inusuales de esos clientes y determinar la existencia de operaciones sospechosas.

2.3.1.1.3. Parámetros mínimos de los procedimientos de conocimiento del cliente. Los procedimientos establecidos con el objetivo conocer al cliente serán adecuados si en su diseño se tienen en cuenta los siguientes parámetros mínimos:

a) El conocimiento del cliente comienza desde el momento en que una persona solicita su vinculación como cliente en los términos indicados en el numeral 2.3.1.1.1 del presente capítulo. Para ello la entidad, salvo en los casos expresamente exceptuados, debe verificar y asegurarse de que el formulario de vinculación de clientes a que hace referencia el anexo 1 del presente capítulo, esté adecuadamente diligenciado;

b) La entidad debe realizar las diligencias necesarias para confirmar y actualizar los datos suministrados en el formulario de vinculación de clientes y que por su naturaleza puedan variar.

c) La información que no sea actualizada o una vez actualizada no pueda confirmarse, constituye una señal de alerta para a entidad;

d) Se debe contar con procedimientos claros que permitan el análisis de la información, su archivo ordenado y conservación adecuada, de modo que sea de fácil y rápido acceso para los funcionarios directamente a cargo del deber de prevenir y controlar el lavado y de las autoridades que la soliciten;

e) Salvo en los casos señalados en el numeral 2.3.1.1.4 del presente capítulo, el conocimiento del cliente supone la realización de una entrevista presencial al potencial cliente, previa a su vinculación. De ello debe dejarse constancia documental en la que se indique el lugar, fecha y hora de la misma y sus resultados;

f) Si bien el diligenciamiento del formulario así como el recaudo de los documentos y la firma de los mismos puede efectuarse de acuerdo con el procedimiento señalado en la Ley 527 de 1999 y demás normas reglamentarias, el empleo de dichos procedimientos no puede sustituir la entrevista personal al solicitante o al representante legal si se trata de persona jurídica;

g) Los procedimientos de conocimiento del cliente aplicados por otras entidades vigiladas con relación a un mismo solicitante, no eximen de la responsabilidad que tiene la entidad de conocer a su propio cliente, aun cuando pertenezcan a un mismo grupo o conglomerado económico;

h) Al momento de decidir sobre la aceptación (vinculación definitiva) de un cliente, resulta prudente que la entidad preste especial atención, entre otros, a aspectos tales como el volumen histórico de los fondos que maneja, el país de origen de los mismos (si el país cumple con los estándares mínimos de conocimiento del cliente), la calidad y el perfil del solicitante (determinar si es no residente, etc.), si las negociaciones se van a conducir a través de medios electrónicos o similares y si la persona administra recursos públicos;

i) Los procedimientos de conocimiento del cliente, por corresponder a estándares mínimos a nivel internacional, deben ser incorporados en los manuales de las entidades subsidiarias en el extranjero;

j) Las entidades deben prever dentro de sus contratos la obligación del cliente de actualizar los datos que varíen, por lo menos anualmente, suministrando la totalidad de los soportes documentales exigidos según el producto o servicio de que se trate, y

k) La actualización de la información de aquellos clientes que, de acuerdo con las políticas y procedimientos de la entidad, hayan sido clasificados como “inactivos” o sean titulares de cuentas inactivas, se puede realizar una vez cese dicha condición.

2.3.1.1.4. Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de vinculación de clientes y de realizar entrevista. En el desarrollo de los procedimientos de conocimiento del cliente, las entidades vigiladas no están obligadas a obtener el formulario de vinculación ni a realizarle entrevista al potencial cliente cuando quiera que se trate de alguna de las siguientes operaciones, productos o servicios:

a) Operaciones realizadas entre entidades vigiladas por la SBC;

b) Operaciones realizadas entre entidades vigiladas por la SBC y entidades vigiladas por la Superintendencia de Valores respecto de aquellas operaciones realizadas por cuenta propia;

c) Operaciones realizadas con organismos multilaterales;

d) Operaciones realizadas con entidades públicas del orden nacional, departamental y municipal, salvo las realizadas con empresas industriales y comerciales del Estado y/o sociedades de economía mixta que no estén vigiladas por la SBC;

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

Página 76

e) Operaciones realizadas por las entidades vigiladas por la SBC que desarrollan operaciones de redescuento. En este caso la información relativa a los clientes beneficiarios del crédito debe ser recaudada por la entidad vigilada que tiene la relación contractual con el beneficiario final de los recursos de redescuento;

f) La vinculación a entidades administradoras del sistema general de pensiones en cuanto a los aportes obligatorios;

g) La vinculación a entidades administradoras de cesantías, salvo la realizada por los trabajadores independientes;

h) La constitución de fiducias de administración de pagos de obligaciones pensionales;

i) En los títulos de capitalización colocados mediante mercadeo masivo o bancapitalización siempre que el pago de las cuotas se haga mediante descuento directo de cuenta de ahorros, cuenta corriente o tarjeta de crédito y que el cliente haya autorizado expresamente el traslado;

j) En los siguientes seguros:

• En el seguro obligatorio de accidentes de tránsito, SOAT.

• En los seguros exequiales.

• En las pólizas de vidrios.

• En las pólizas judiciales.

• En las pólizas de lucro por rotura.

• En los seguros tomados por entidades financieras, aseguradoras o sociedades administradoras de fondos de pensiones por cuenta de sus clientes.

• Los relativos a la seguridad social.

• En los seguros tomados por entidades sometidas a control y vigilancia de la SBC.

• En los seguros en que el tomador, asegurado, afianzado o beneficiario sea una persona jurídica bajo el régimen de derecho público, salvo los tomados por empresas industriales y comerciales del Estado y/o sociedades de economía mixta que no estén vigiladas por la SBC.

• En la celebración de contratos de reaseguro y de coaseguro para las compañías distintas a la líder.

• En los seguros tomados mediante mercadeo masivo o bancaseguros siempre que el pago de las primas se haga mediante descuento directo de cuenta de ahorros, cuenta corriente o tarjeta de crédito y que el cliente haya autorizado expresamente el traslado.

• En los seguros de salud.

• En los seguros tomados por personas naturales o jurídicas por cuenta y a favor de sus empleados, cuyo origen sea un contrato de trabajo o relación laboral, respecto de la información del asegurado y el beneficiario. En lo que hace al tomador, la información debe solicitarse en su totalidad.

• Todos aquellos seguros que las entidades aseguradoras están obligadas a expedir por disposición legal.

• Seguros otorgados mediante procesos de licitación pública.

• En los seguros de cumplimiento cuando se celebren para garantizar el cumplimiento de contratos con entidades de carácter público.

• En los seguros de accidentes personales en vuelo;

k) Cuentas de ahorro abiertas para el pago de nómina de empleados, y

l) Cuentas de ahorro abiertas para el pago de pasivos pensionales.

Salvo la regla contenida en el numeral 1.2.2, anexo 1 del presente capítulo, no será necesario obtener el formulario de vinculación ni realizar entrevista a aquellas personas que tengan exclusivamente la calidad de beneficiarios.

2.3.1.1.5. Conocimiento del cliente por parte de grupos financieros. Las entidades vigiladas vinculadas a un mismo grupo financiero, pueden desarrollar el cumplimiento de las instrucciones en materia de diligenciamiento del formulario de vinculación de clientes, a través de la entidad del grupo que establezca una relación contractual y vincule por primera vez al cliente, siempre y cuando se de estricto cumplimiento a cada una de las siguientes reglas:

a) El grupo debe diseñar un formato único de vinculación de clientes que contenga, cuando menos, la totalidad de los requisitos de información exigidos por la SBC para los distintos productos o servicios ofrecidos por el grupo y que permita recaudar la información completa de los clientes independientemente del tipo de entidad de que se trate. El formato debe indicar claramente que la información se recauda para efecto de una eventual vinculación del cliente con otras entidades del mismo grupo financiero, y debe contener una estipulación en la que el cliente autorice de manera expresa e inequívoca su remisión a las demás entidades del mismo grupo a las que sucesivamente se vincule;

b) La entidad vigilada que recaude la información debe cumplir con la totalidad de los requisitos generales exigidos en el presente instructivo en materia de conocimiento del cliente, debiendo mantenerla actualizada en los términos aquí dispuestos.

c) A partir del momento en que el cliente se vincule a otra u otras entidades pertenecientes al grupo, éstas adquieren la obligación de cumplir con las normas generales sobre conocimiento del cliente y demás requisitos del SIPLA, así como, colaborar en la actualización de la información del cliente con la entidad del grupo que tenga a su cargo dicha responsabilidad;

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

Página 77

d) En el evento en que el cliente se vincule a otra entidad vigilada perteneciente al mismo grupo financiero, la entidad que haya recaudado la información debe estar en capacidad de remitirla a cualquiera otra entidad del mismo grupo, de manera actualizada en condiciones tales que pueda ser verificable, y

e) Con el fin de evitar la duplicidad en la información sobre los clientes vinculados al mismo grupo, se puede disponer que el formulario físico con sus respectivos anexos documentales sea archivado en debida forma por la entidad vigilada del grupo que haya recaudado por primera vez la información del cliente. La circularización o suministro de los datos a las distintas entidades del grupo puede hacerse en archivo sistematizado, medio magnético o cualquier otro mecanismo que garantice la entrega de la información de manera integral, completa y oportuna. En el evento en que la información se comparta de manera sistematizada, el grupo financiero debe contar con recursos tecnológicos y con una base de datos homogénea que contenga cuando menos la información y datos del cliente exigida por la SBC y que permita a las distintas entidades del grupo cumplir con las disposiciones generales y especiales sobre conocimiento del cliente que les resulten aplicables.

2.3.1.1.6. Monitoreo de movimientos de usuarios

a) Concepto de usuario. Son usuarios aquellas personas naturales o jurídicas a las que, sin ser clientes en los términos del numeral 2.3.1.1.1, la entidad vigilada les presta un servicio, y

b) Prevención del lavado respecto de movimientos de usuarios. Las entidades deben estar en capacidad de monitorear, de manera general, operaciones que realicen sus usuarios a través de su red de cajeros automáticos o través de otros sistemas electrónicos, de modo que, por medio de señales de alerta, se puedan eventualmente identificar operaciones inusuales.

El Sipla debe establecer criterios objetivos que, en función del nivel de exposición al riesgo de lavado, permitan identificar la necesidad de efectuar este tipo de monitoreo, u otros similares, respecto de operaciones realizadas por usuarios a través de medios distintos a los enunciados en el inciso anterior.

2.3.1.2. Conocimiento del mercado. Una adecuada prevención y control del lavado a través del Sipla supone también la adopción de metodologías y procedimientos que le permitan a la entidad conocer a fondo el mercado correspondiente a cada clase de producto o servicio que ofrece. Un adecuado conocimiento del mercado de productos y servicios de la entidad debe permitir establecer con claridad cuáles son las características usuales de las transacciones que se desarrollan dentro del mismo, para así compararlas con las transacciones que realizan quienes negocian con esos productos o servicios. Este procedimiento se desarrolla con base en un mercado objetivo y según las propias políticas de mercadeo de cada entidad, actualizándose continuamente conforme a los cambios que se presenten.

2.3.1.3. Detección de operaciones inusuales

2.3.1.3.1. Concepto de operación inusual

• Respecto de los clientes, son inusuales aquellas transacciones cuya cuantía o características no guardan relación con su actividad económica.

• Respecto de los usuarios, son inusuales aquellas transacciones que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos para determinado rango de mercado.

2.3.1.3.2. Condiciones mínimas de los procedimientos para la detección de operaciones inusuales. No será adecuado el Sipla que no le permita a la entidad vigilada establecer cuándo una operación debe considerarse inusual en los términos indicados en el numeral anterior.

Por ello el Sipla debe contar con procedimientos diseñados para detectar las operaciones inusuales de sus clientes y usuarios. Para la adopción de estos procedimientos resulta adecuado emplear los criterios aplicables a los demás mecanismos e instrumentos a que hace referencia el presente capítulo.

2.3.1.4. Determinación de operaciones sospechosas

2.3.1.4.1. Regla general. La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales, con la información acerca de los clientes o de los mercados, debe permitir, conforme el buen criterio de la entidad, identificar si una operación es o no sospechosa.

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

Página 78

Con todo, la entidad podrá considerar como sospechosas aquellas operaciones del cliente que, no obstante mantenerse dentro de los parámetros de su perfil financiero, la entidad con buen criterio estime en todo caso irregulares o extrañas, a tal punto que escapan de lo simplemente inusual.

En el caso de almacenes generales de depósito, los procedimientos de determinación de operaciones sospechosas también deben versar sobre aquellas sustancias importadas y almacenadas en la entidad respecto de las cuales, y de acuerdo con el Sipla desarrollado para el efecto, se presuma que podrán ser destinadas a la realización de actividades delictivas.

2.3.1.4.2. Condiciones mínimas de los procedimientos para la determinación de operaciones sospechosas. El Sipla debe permitirle a la entidad establecer cuándo una operación realizada por un cliente es sospechosa.

El Sipla será adecuado si le permite a la entidad efectuar una evaluación y análisis eficaz de las operaciones inusuales de sus clientes de modo tal que pueda establecer si la operación es sospechosa y tomar las decisiones que de acuerdo con sus propias políticas sean aplicables.

El objetivo de este análisis es el de detectar aquellas operaciones respecto de las cuales se sospecha pueden estar ligadas a alguna actividad delictiva y de esta manera poder tomar decisiones sobre la manera como se debe proceder en cada caso.

La entidad estará adecuadamente protegida contra el lavado si, entre otros, cuenta con procedimientos eficaces para la determinación de operaciones sospechosas y sobre la forma como deben ponerse en conocimiento de las autoridades competentes.

En punto de los procedimientos de detección de operaciones sospechosas es de suma importancia que la entidad comprenda que su deber es el de informar a las autoridades de manera inmediata sobre cada operación de este tipo que sea de su conocimiento.

Si bien la entidad, de acuerdo con sus propias políticas puede buscar los mecanismos legales tendientes a terminar cualquier vínculo contractual con aquel cliente que llevó a cabo una operación que a su juicio sospechosa en los términos indicados en el literal anterior, es importante subrayar que la entidad no estará incumpliendo las disposiciones sobre control y prevención del lavado de activos por el solo hecho de mantener vigente dicho vínculo con el cliente, pues su deber en este punto es el de informar inmediatamente de ello a las autoridades competentes.

2.3.2. Instrumentos para la adecuada aplicación de los mecanismos de control. Para que los mecanismos adoptados por las entidades operen de manera efectiva, un adecuado Sipla debe soportarse en instrumentos de prevención y control, tales como los que a continuación se señalan:

2.3.2.1. Señales de alerta. Son entre otras, hechos, situaciones, eventos, cuantías o indicadores financieros que la experiencia nacional e internacional ha identificado como elementos de juicio a partir de los cuales se puede inferir la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que la entidad en el giro ordinario de sus operaciones ha determinado como normal.

Estas señales de alerta deben considerar la naturaleza específica de cada entidad, las diversas clases de productos o servicios que ofrece, los niveles de riesgo, cualquier otro criterio que a su juicio resulte adecuado y los demás mecanismos e instrumentos señalados en el presente capítulo.

2.3.2.2. Desarrollo tecnológico. Como instrumento vital para el desarrollo del Sipla, las entidades vigiladas deben contar con las herramientas tecnológicas adecuadas.

2.3.2.3. Segmentación del mercado. Segmento es el rango de mercado dentro el cual se inscribe cada cliente de acuerdo con la naturaleza, características, volumen o frecuencia de sus transacciones, nivel de riesgo, clase de producto o servicio, origen o destino de las operaciones, o cualquier otro criterio similar, conforme las políticas comerciales de clasificación adoptadas por la entidad vigilada.

El propósito de la segmentación es el de determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan dentro del mismo y compararlas con las transacciones que realicen los correspondientes clientes a efectos de detectar las operaciones inusuales que éstos realicen.

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

Página 79

Con el fin de lograr un adecuado control de las operaciones que realizan, las entidades vigiladas deben adoptar parámetros de segmentación, o cualquier otro instrumento de similar eficacia, por niveles de riesgo, por clase de producto, o por cualquier otro criterio, que les permita identificar las operaciones inusuales.

Los instrumentos elegidos y la segmentación deben permitirle a la entidad determinar el rango en el cual se desarrollan normalmente las operaciones que realizan los clientes y las características del mercado.

2.3.2.4. Consolidación electrónica de operaciones por cliente. Será adecuado el Sipla que, entre otros factores, se apoye en instrumentos que le permitan a la entidad consolidar electrónicamente las operaciones que realiza con sus clientes dentro de cada mes calendario, de modo que puedan conocerse tales operaciones discriminadas entre operaciones débito y crédito, cuando sea el caso.

2.3.2.5. Control y registro de transacciones individuales en efectivo. Como instrumento adicional y en desarrollo de lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 103 EOSF, las entidades vigiladas, deben dejar constancia, en formulario especialmente diseñado para el efecto, de la información relativa a transacciones en efectivo cuyo valor sea igual o superior a las siguientes sumas:

a) Entidades vigiladas diferentes a casas de cambio: Diez millones de pesos ($ 10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (US$ 5.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de cambio en dólares americanos del día en que se realice la operación conforme indique el Banco de la República, y

b) Casas de cambio: Quinientos dólares de los Estados Unidos de América (US$ 500) o su equivalente en otras monedas.

Con todo, aquellos clientes que por el giro ordinario o normal de sus negocios y con base en los procedimientos de conocimiento del cliente, se haya establecido que realizan numerosas transacciones en efectivo, pueden ser excluidos del diligenciamiento del formulario individual, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:

• Que se deje constancia de las razones por las cuales fueron exonerados, habiéndose establecido la relación causa efecto entre la actividad económica del cliente, sus ingresos y el flujo corriente de efectivo generador de las operaciones sujetas a registro.

• Que de acuerdo con lo exigido en el numeral 2º, artículo 103 EOSF, se lleve un registro de transacciones en efectivo, por las cuantías establecidas en este capítulo para el efecto, en el que se identifique por lo menos, la información exigida en el formato individual, salvo la firma de la persona que físicamente realiza la operación.

De acuerdo con lo señalado en el numeral 2.2 del presente capítulo, en el manual de procedimientos se deberá establecer, dentro de la estructura organizacional, el cargo que tiene como función la responsabilidad de exonerar a clientes del diligenciamiento del formulario de transacciones en efectivo.

2.3.2.6. Control de transacciones múltiples. Las operaciones múltiples están constituidas por aquellas transacciones individuales en efectivo realizadas por cuantías inferiores a las señaladas en el numeral 2.3.2.5, que se realicen en una o varias oficinas, durante un (1) mes calendario, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen las sumas que se indican a continuación:

a) Entidades vigiladas diferentes a casas de cambio: Cincuenta millones de pesos ($ 50.000.000) o cincuenta mil dólares (US$ 50.000) ó su equivalente en otras monedas;

b) Casas de cambio: Mil quinientos dólares de los Estados Unidos de América (US$ 1.500) o su equivalente en otras monedas.

Estas transacciones están sujetas a control, pues se estima que constituyen un instrumento eficaz en la identificación del riesgo de lavado a que se expone una entidad. En consecuencia, será adecuado el Sipla que identifique procedimientos especiales para su análisis.

Con todo, no es necesario sumar, para efectos del control a que se refiere este numeral, las transacciones en efectivo que se realicen en ventanilla para el simple cambio de moneda (billetes o monedas metálicas) en pesos de una denominación por otra.

2.3.2.7. Capacitación y entrenamiento del personal. Otro instrumento esencial para el adecuado funcionamiento del Sipla es la implantación y permanente ejecución de programas de capacitación y entrenamiento del personal de la entidad acerca del marco regulatorio vigente y de los mecanismos de control y prevención del lavado adoptados.

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

Página 80

Las entidades deben capacitar y entrenar a sus empleados en los procesos de inducción y anualmente en los programas de actualización a través de actividades de capacitación orientados a la prevención y control del lavado respecto de las operaciones especificas de cada área.

Son adecuados aquellos programas que destaquen las responsabilidades de las instancias encargadas de ejecutar los mecanismos e instrumentos de prevención de actividades delictivas y de las que supervisan el cumplimiento de los procedimientos en cada área, como también aquellos que incluyen aspectos relacionados con el régimen de responsabilidad por el incumplimiento de los deberes que obligan a una adecuada prevención y control del lavado.

Los programas de capacitación deben ser constantemente revisados y actualizados. Para valorar su efectividad, la entidad debe evaluarlos anualmente y adoptar los mecanismos que considere pertinentes para mejorar las deficiencias.

2.4. Reglas aplicables al control interno del proceso de prevención del lavado de activos

El Sipla debe prever mecanismos adecuados de control interno que le permitan a la entidad garantizar el funcionamiento de los mecanismos e instrumentos propios de la prevención y control del riesgo de lavado.

Como regla general, la entidad debe establecer órganos e instancias responsables de efectuar una evaluación y supervisión del Sipla a fin de que se puedan determinar las fallas o debilidades de sus políticas y procedimientos de control y adoptar las medidas conducentes con el propósito de corregir y optimizar el proceso.

En particular, la entidad debe asignar funciones a su oficial de cumplimiento, al área de auditoría si la hubiere y a la revisoría fiscal.

A continuación, se establecen las funciones y responsabilidades mínimas que deben asignarse de acuerdo con lo señalado:

2.4.1. Reglas aplicables al oficial de cumplimiento

2.4.1.1. Obligación de designar y posesionar a un oficial de cumplimiento. Las entidades vigiladas tienen la obligación, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 102 EOSF, de designar un oficial de cumplimiento y de proporcionarle una adecuada estructura administrativa de apoyo.

Este funcionario debe ser designado por la junta directiva (o el órgano que haga sus veces), ser de alto nivel, tener capacidad decisoria, estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico que le permita cubrir las diferentes áreas de gestión y contar con el efectivo apoyo de las directivas de la entidad.

El oficial de cumplimiento debe tomar posesión de su cargo en los términos establecidos en el numeral 1º, capítulo décimo, título I de esta circular. Una vez posesionado ante la SBC, debe remitirse a la unidad administrativa especial de información y análisis financiero, UIAF, el nombre, número de cédula de ciudadanía de dicho funcionario y de su suplente si lo hubiere. Esta información debe actualizarse tan pronto como se produzca alguna novedad al respecto.

Una misma persona puede desempeñarse como oficial de cumplimiento de varias entidades vigiladas por la SBC, siempre que se cumplan los siguientes requisitos:

2.4.1.1.1. Que no sea designado para desempeñarse como tal en más de cinco (5) entidades de manera simultánea.

2.4.1.1.2. Que la junta directiva o el órgano que hagas sus veces en cada una de las entidades lo designe expresamente para tales fines.

2.4.1.1.3. Que cada una de las entidades le asigne un equipo de trabajo humano y técnico adecuado.

2.4.1.1.4. Que el oficial de cumplimiento acepte expresamente la designación como oficial de cumplimiento ante cada una de las entidades nominadoras.

2.4.1.1.5. Que, sin perjuicio del deber que se le imponga de reportar a una matriz o holding, deba reportar por separado a la junta directiva o al órgano que haga sus veces de cada entidad vigilada en la que se desempeñe como tal.

2.4.1.2. Funciones. El oficial de cumplimiento tendrá como mínimo las siguientes funciones:

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

Página 81

2.4.1.2.1. Velar por el adecuado funcionamiento dentro de la entidad de la totalidad de los mecanismos e instrumentos específicos diseñados que conforman el Sipla.

2.4.1.2.2. Vigilar el cumplimiento de todos los aspectos relacionados en la ley, en este capítulo y aquellos que determine la propia entidad referidos a la prevención del lavado de activos.

2.4.1.2.3. Presentar informes a la junta directiva (u órgano que corresponda) cuando menos trimestralmente, en lo cuales debe referirse como mínimo a los siguientes aspectos:

• Las políticas y programas desarrollados para cumplir su función y los resultados de la gestión realizada.

• El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los de reportes a las diferentes autoridades.

• Las políticas y programas adoptados para la actualización de la información de los clientes y el avance que se haya logrado sobre el tema en cada uno de los productos y servicios ofrecidos por la entidad vigilada.

• La efectividad de los mecanismos e instrumentos de control y las medidas adoptadas para corregir las fallas.

• Los casos específicos de incumplimiento por parte de los funcionarios de la entidad, así como, los resultados de las ordenes impartidas por la junta en este campo.

• Los correctivos que considere necesarios incluidas las propuestas de actualización o mejora de los mecanismos e instrumentos de protección.

2.4.1.2.4. Promover la adopción de correctivos al Sipla.

2.4.1.2.5. Participar en el desarrollo de programas internos de instrucción y capacitación.

2.4.1.2.6. Reportar al competente las posibles faltas que comprometan la responsabilidad de los funcionarios.

2.4.1.2.7. Proponer a la junta directiva o al órgano que haga sus veces, la actualización del manual de procedimientos y velar por su divulgación a todos los funcionarios de la entidad vigilada. Para el adecuado cumplimiento del deber que tiene de velar por el funcionamiento del Sipla, el oficial de cumplimiento puede realizar muestreos de análisis de transacciones inusuales y participar en la evaluación de las que identifiquen los funcionarios responsables al interior de la entidad vigilada.

2.4.2. Reglas aplicables a la auditoría interna. El cumplimiento de los mecanismos de control diseñados e implementados en el Sipla de la entidad, debe ser incluido dentro de los procesos de auditoría interna como un programa específico basado en los procedimientos de auditoría generalmente aceptados.

Los resultados de su gestión deben ser informados al oficial de cumplimiento de la entidad, quien se encargará de evaluarlos y efectuar el seguimiento respectivo con el fin de procurar la adopción de los correctivos a que haya lugar.

2.4.3. Reglas aplicables a la revisoría fiscal. En desarrollo del deber de colaboración establecido en el numeral 3º, artículo 207 Código de Comercio y de las instrucciones que sobre la materia ha impartido la SBC, la revisoría fiscal de la entidad vigilada debe instrumentar los controles adecuados que le permitan detectar incumplimientos de las instrucciones que para la prevención de lavado de activos se consagran en el EOSF y en el presente capítulo. Dicha gestión incluye el examen de las funciones que cumplen los administradores de la entidad incluido el oficial de cumplimiento en relación con el respectivo Sipla.

El revisor fiscal de cada entidad deberá elaborar un reporte trimestral especial dirigido a la junta directiva o al órgano que haga sus veces, en el que informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas sobre prevención del lavado.

3. Reglas sobre los reportes derivados de la prevención y control del lavado de activos

El Sipla que diseñe cada entidad debe prever un sistema adecuado de reportes tanto internos como externos, que garanticen el funcionamiento de sus propios procedimientos de control de riesgos, así como el cumplimiento del deber legal de colaborar con las autoridades a cargo de la lucha contra el delito de lavado de activos.

A continuación se señalan los reportes que toda entidad debe efectuar en esta materia a fin de que sean tenidos en cuenta en el diseño del Sipla:

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

Página 82

3.1. Reportes internos

3.1.1. Reporte interno sobre transacciones inusuales. La entidad debe prever dentro del Sipla los procedimientos para que cada funcionario responsable de la detección de operaciones inusuales, reporte las mismas al área encargada de analizarlas. Un buen reporte debe indicar las razones que determinan la calificación de la operación como inusual.

3.1.2. Reporte interno sobre operaciones sospechosas. Como quiera que los procedimientos de determinación de operaciones sospechosas deben operar de manera permanente, el Sipla debe prever los procedimientos de reporte inmediato y por escrito al funcionario o instancia competente.

3.2. Reportes externos

3.2.1. Reporte externo de operaciones sospechosas-ROS. Determinada la operación sospechosa, procede su reporte inmediato y directo a la UIAF, de acuerdo con las instrucciones impartidas en la respectiva pro forma.

Para efectos del ROS, no se requiere que la institución vigilada tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, así como tampoco debe identificar el tipo penal o que los recursos que maneja provienen de esas actividades. Sólo se requiere que la entidad considere que la operación es sospechosa.

Por no corresponder el ROS a una denuncia penal, el mismo no tiene que ser firmado.

De acuerdo con las normas legales, el reporte que deban efectuar los almacenes generales de depósito sobre operaciones sospechosas vinculadas con sustancias almacenadas, debe remitirse a la sección de control químico de la Dirección Antinarcóticos de la Policía Nacional, destacando los elementos esenciales en los que se funda la presunción.

3.2.2. Reporte mensual de ausencia de operaciones sospechosas. En caso de que durante el respectivo mes, las entidades vigiladas no hayan determinado la existencia de operaciones sospechosas, deben informar este hecho a la UIAF, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente.

3.2.3. Reporte de operaciones en efectivo. Las entidades vigiladas deben remitir a la UIAF el informe mensual sobre el número de transacciones en efectivo a que se refiere el numeral 2.3.2.5 del presente capítulo, mediante el diligenciamiento de la respectiva pro forma (Anexo 3) en las condiciones indicadas en su instructivo.

Cuando se celebre un contrato de uso de red entre un establecimiento de crédito y alguna entidad autorizada en la Ley 389 de 1997 y el Decreto Reglamentario 2805 del mismo año, el reporte debe ser remitido por la entidad usuaria de la red y a nombre de quien fueron efectuadas las transacciones en efectivo en los términos de la respectiva pro forma, puesto que estas transacciones no fueron realizadas por la entidad que prestó su red de oficinas sino entre el cliente y la entidad usuaria.

3.2.4. Reporte de transacciones múltiples. Las transacciones múltiples a que se refiere el numeral 2.3.2.6 del presente capítulo deben reportarse a la UIAF en la respectiva proforma (Anexo 3) en las condiciones indicadas en su instructivo.

3.2.5. Reporte de clientes exonerados. De acuerdo con lo establecido en el numeral 2º del artículo 103 EOSF, las entidades vigiladas están en la obligación de informar mensualmente los nombres e identidades de todos los clientes exonerados.

Esa información debe remitirse a la UIAF, dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes inmediatamente siguiente, mediante el diligenciamiento de la respectiva proforma. La actualización, debe surtirse dentro del mismo plazo.

Para el efecto de lo dispuesto en dicho artículo, las entidades deben remitir los nombres e identidades de los nuevos clientes exonerados y de los que dejaron de serlo en el mes inmediatamente anterior. En el evento en que no haya novedades que reportar, así debe indicarlo en los términos de la proforma mencionada.

3.2.6. Reporte de casas de cambio sobre operaciones de cambio. Las casas de cambio deben remitir a la UIAF un reporte de todas las operaciones de cambio que hayan sido realizadas durante el mes inmediatamente anterior, de acuerdo con lo establecido en el instructivo de la respectiva proforma (Anexo 5).

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

Página 83

4. Reglas sobre la conservación de documentos

4.1. Con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades, las entidades deben conservar los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevención y control del lavado por el término establecido en el artículo 96 EOSF.

Al cabo de este lapso pueden ser destruidos, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

• Que no medie solicitud de entrega de los mismos formulada por autoridad competente.

• Que se conserven en un medio técnico que garantice su posterior reproducción exacta y la preservación de su valor probatorio, conforme lo previsto en los decretos números 2527 de 1950, 3354 de 1954 y 2620 de 1993 y en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y demás normas que los complementen o adicionen.

4.2. En los casos de fusión la entidad absorbente debe garantizar la continuidad en el estricto cumplimiento de esta disposición.

4.3. En caso de liquidación corresponde al liquidador adoptar las medidas necesarias para garantizar el archivo y protección de estos documentos, de acuerdo con lo señalado en el numeral 21 del artículo 5º del Decreto 2418 de 1999.

4.4. Respecto de los documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa, la entidad debe disponer la conservación centralizada de tales documentos con las debidas seguridades, junto con el respectivo reporte a la UIAF, con el propósito de hacerlos llegar en forma completa y oportuna a las autoridades cuando estas los soliciten.

4.5. En cuanto a los formularios establecidos en el numeral 1º del artículo 103 EOSF, las entidades vigiladas los deben conservar debidamente organizados a disposición de las autoridades. La información debe reposar como mínimo en la oficina de radicación durante los primeros tres (3) años sin perjuicio del deber de conservación de documentos establecido en el presente numeral. La información contenida en estos formularios debe organizarse internamente en forma centralizada en una base datos por orden alfabético, número de identificación y por oficina, de manera que permita atender de forma inmediata los requerimientos de las autoridades y ser utilizada eficientemente por cada entidad para la detección de operaciones inusuales y sospechosas.

4.6. En cuanto a la exoneración de clientes del diligenciamiento del formulario de transacciones en efectivo, copia del estudio mediante el cual se compruebe la existencia de las condiciones de exoneración debe ser archivada de manera centralizada. El original del estudio acompañado de los respectivos soportes puede reposar en la correspondiente oficina.

5. Prácticas inseguras

La SBC califica como práctica insegura y no autorizada, conforme lo establecido en el literal a. del numeral 5º del artículo 326 EOSF, la realización de operaciones sin el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente capítulo, en especial sin cumplir con la debida diligencia en el proceso de conocimiento del cliente.

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

Página 84

ANEXO 1

Requisitos para la vinculación de clientes de las entidades vigiladas

De acuerdo con lo señalado en el literal a), numeral 2.1.1.3 del presente capítulo, el conocimiento del cliente comienza desde el momento en que una persona solicita ser admitida como tal.

El presente anexo contiene las pautas que deben observarse durante el proceso de vinculación de clientes de entidades vigiladas.

1. Requisitos relativos a la información que deben contener los formularios de vinculación de clientes

1.1. Regla general

Las entidades vigiladas, salvo en los casos expresamente exceptuados en el numeral 2.3.1.1.4 del presente capítulo, deben obtener, de las personas que desean vincularse como clientes, en los términos del numeral 2.3.1.1.1 del presente capítulo, el diligenciamiento de formularios de vinculación para el suministro de productos o prestación de servicios, que cumplan con los requisitos aquí indicados. El formulario de vinculación debe ser diligenciado también por toda persona que por virtud del contrato de suministro producto o prestación de servicio puedan disponer de los recursos o fondos vinculados al mismo. Para ello deberán observarse adicionalmente las reglas establecidas en el numeral 1.2 del presente anexo.

Todo formulario que se diseñe debe contener espacios para recolectar, cuando menos, la siguiente información:

PN: Vinculación de persona natural PJ: Vinculación de persona jurídica

DescripciónPNPJ
Nombre y apellidos completos o razón socialXX
Número de identificación: Cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, cédula de extranjería o NITXX
Nombre y apellidos completos del representante y número de identificación X
Dirección y teléfono del representante X
Lugar y fecha de nacimientoX 
Dirección y teléfono residenciaX 
Ocupación, oficio o profesiónX 
Descripción actividad: Independiente, dependiente, cargo que ocupaX 
Actividad económica principal: comercial, industrial, transporte, construcción, agroindustria, servicios financieros, etc., acorde con lo establecido en el código internacional CIIU (Código Internacional de Industria Uniforme) X
Nombre, dirección, fax y teléfono de la oficina, empresa o negocio donde trabaja si aplica.X 
Dirección, teléfono, fax y ciudad de la oficina principal y de la sucursal o agencia que actúe como cliente X
Tipo de empresa: privada, pública, mixta X
Declaración voluntaria de origen de los bienes y/o fondos, según el caso (puede ser un anexo)XX
Ingresos y egresos mensualesXX
Detalle de otros ingresos o ingresos no operacionales o originados en actividades diferentes a la principalXX
Total activos y pasivosXX
En el caso de fiducia, la clase de recursos e identificación del bien que se entregaXX
Autorización para consulta y reporte a centrales de riesgoXX
Firma y huella del solicitanteXX
El formulario debe contener espacios para recolectar la siguiente información cuando quiera que la actividad del potencial cliente suponga transacciones en moneda extranjera:

DescripciónPNPJ
El tipo de operaciones en moneda extrajera que normalmente realizaXX
Cuentas corrientes que posea en moneda extranjera: Número de cuenta, banco, ciudad, país y monedaXX
De no ser el caso, manifestación clara de que no realiza transacciones en moneda extranjeraXX
TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

Página 85

1.2. Reglas especiales en materia de diligenciamiento de formularios

1.2.1. Cuando por virtud de la naturaleza o estructura del contrato en el momento de vinculación del cliente no sea posible conocer la identidad de otras personas que se vinculan a la entidad como clientes, como sucedería en el caso de beneficiarios de ciertos contratos de seguro y de fiducia cuya identidad a veces sólo se establece en el futuro, queda claro que la información relativa a ellos debe obtenerse en el momento en que se individualicen.

1.2.2. Las casas de cambio, además de aplicar la regla general sobre vinculación de clientes, deben exigir, al momento de pagar un giro, el diligenciamiento del formulario de vinculación que tengan diseñado para el efecto a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias del mismo. Con todo, se considera que basta con exigir como anexo la fotocopia del documento de identificación de la persona o su representante.

1.2.3. Cuando el solicitante sea una persona jurídica de derecho público, la firma y huella requerida se debe estampar por quien sea designado para el efecto por la respectiva entidad.

1.2.4. Cuando algún producto se constituya por intermedio de apoderado, debe exigirse además la acreditación del poder por escrito debidamente firmado y autenticado con reconocimiento de firma, huella y contenido, documento donde debe aparecer la firma y huella del beneficiario. En caso de ser varios beneficiarios, estos deben estar registrados en el poder y necesariamente quien firma el poder debe ser uno de ellos.

1.2.5. Cuando el producto se contrate por intermedio de personas vigiladas por la Superintendencia de Valores la entidad vigilada por la SBC debe además mantener actualizado:

— El certificado que acredite al intermediario como tal.

— El registro de la firma del representante legal del intermediario y la de los funcionarios facultados para tramitar este tipo de operación.

1.2.6. Tratándose de CDTs y bonos, cuando el endoso no es registrado con anterioridad a la fecha de pago, o el beneficiario es diferente del suscriptor, se debe obtener la firma y huella de quien cobra el título y la fotocopia del documento de identidad.

1.2.7. Los beneficiarios de los fondos comunes ordinarios y especiales de inversión, no están obligados a efectuar declaración voluntaria del origen de los bienes y/o fondos cuando éstos sean diferentes del constituyente o adherente.

1.2.8. En contratos de capitalización vigentes a abril de 1999, la firma puede ser registrada al momento del vencimiento y pago del título, de la rescisión del mismo, del pago del sorteo o de la presentación de la solicitud de préstamo sobre ese título.

1.2.9. Reglas especiales en materia de contratos de seguros y capitalización:

— En los contratos de seguros y capitalización, cuando el asegurado, afianzado y/o beneficiario, sea una persona diferente al tomador o suscriptor, la información relativa a aquellos debe recaudarse al momento de la presentación de la reclamación, vencimiento y pago del título, rescisión del mismo, pago del sorteo o presentación de la solicitud de préstamo sobre el título. En los eventos en que el asegurado, afianzado y/o beneficiario, no suministren la información exigida en el presente capítulo, la operación debe calificarse como inusual.

— La compañía de seguros puede recaudar la información comercial a través de los formularios de declaración de asegurabilidad o de solicitud de seguro, siempre que tales formularios estén diseñados de tal forma que permitan obtener la información que se refiere en el numeral 1.1 de este anexo.

— Cuando la celebración del contrato sea promovida por un intermediario de seguros y de capitalización, éste será responsable del recaudo y verificación de la información que trata el presente anexo.

— La confirmación y custodia de la información corresponderá, a la compañía aseguradora o a la sociedad de capitalización y se dejará evidencia escrita de tal confirmación en los términos que establezcan los manuales de procedimiento.

— En las operaciones de coaseguro corresponde a la compañía líder el cumplimiento de las obligaciones contempladas en este capítulo.

2. Requisitos en materia de documentación anexa al proceso de vinculación de clientes

2.1. Regla general

El proceso de vinculación de clientes supone no sólo el diligenciamiento de un formulario sino que incluye también la recolección de información documental que le permita a la entidad corroborar la veracidad de la información contenida en el mismo y contar con información adicional sobre las características de un potencial cliente.

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

Página 86

Para ello cada entidad, a través de su Sipla y en función del tipo de productos o servicios que ofrece, debe establecer qué tipo de documentación habrá de exigir como anexo al formulario de cada cliente, considerando para ello aspectos tales como el nivel de exposición del producto o servicio al riesgo de lavado, el nicho de mercado de la entidad o el tipo y características del cliente de que se trate.

Cada entidad dentro del Sipla debe establecer las políticas y criterios que permitan determinar los casos en los cuales, considera adecuado exigir documentación distinta a la señalada en el presente anexo o eximir a un cliente del suministro de la misma.

Es importante reiterar que, de acuerdo con lo establecido en el capítulo XVI, parte tercera del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, es deber de las entidades estar adecuadamente protegidas contra el riesgo de lavado mediante la adopción e implantación de un Sipla. En tal sentido, si una entidad, siguiendo sus propios criterios, decide eximir a un cliente del suministro de cierta información documental, deberá estar en capacidad de evaluar el riesgo y el efecto que conlleva no conocer adecuadamente a sus clientes.

Las entidades deberán establecer en sus manuales de procedimiento quién o quiénes, de acuerdo con la estructura organizacional interna, tienen la facultad y autorización de eximir a un cliente del suministro de información documental.

Sólo a título de guía y considerando la experiencia recolectada en materia de sensibilidad al riesgo de lavado, a continuación se señalan los documentos que se consideran adecuados para ayudar al proceso de conocimiento del cliente al momento de su vinculación, sin perjuicio de que cada entidad determine unos distintos en función de criterios particulares:

2.1.1. Anexos a personas naturales. Sin perjuicio de lo establecido en el numeral anterior, se consideran adecuados los siguientes documentos anexos respecto de personas naturales:

Fotocopia del documento de identificación (cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o cédula de extranjería)
Constancia de ingresos (Honorarios, laborales, certificado de ingresos y retenciones o el documento que corresponda)
Declaración de renta del último período gravable disponible
Estados financieros certificados o dictaminados a la última fecha de corte disponible al momento de la apertura, cuando aplique
2.1.2. Anexos a personas jurídicas. Sin perjuicio de lo establecido en el numeral 2.1 anterior, se consideran adecuados los siguientes documentos anexos respecto de personas jurídicas:

Original del certificado de existencia y representación legal con vigencia no superior a tres meses, expedido por la Cámara de Comercio, el cual puede ser obtenido directamente por la entidad vigilada
Fotocopia del número de identificación tributaria, NIT, el cual puede ser obtenido directamente por la entidad vigilada
Fotocopia del documento de identificación del representante legal
Estados financieros certificados o dictaminados
Lista de los socios titulares del 5% o más del capital social, cuando esta información no conste en el certificado de existencia y representación legal identificando número del documento de identidad
Declaración de renta del último período gravable disponible
2.2. Reglas especiales sobre anexos por tipo de producto o servicio

Sin perjuicio de lo señalado en los numerales 2.1.1 y 2.1.2 del presente anexo, se deben tener en cuenta las siguientes reglas especiales aplicables a ciertos tipos de productos o servicios:

2.2.1. En los casos de suscripción de certificados de depósito a término y bonos

a) Personas naturales. En cualquier caso no se considera necesario exigir declaración de renta y estados financieros certificados o dictaminados, y

b) Personas jurídicas. En cualquier caso no se considera necesario exigir estados financieros certificados o dictaminados.

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

Página 87 a 98

2.1.2.1. En los casos en que se efectúen aportes a fondos de pensiones voluntarias o aportes voluntarios a fondos de pensiones obligatorias con recursos del afiliado o partícipe.

a) Personas naturales. En cualquier caso no se considera necesario exigir estados financieros certificados o dictaminados.

2.1.2.2. En los casos de celebración de negocios fiduciarios.

a) Personas naturales. Se considera adecuado solicitar, además de los documentos recomendados en el numeral 2.1.1 del presente anexo, el certificado de libertad y tradición del inmueble entregado en fiducia.

En cualquier caso no se considera necesario exigir la declaración de renta del último período gravable.

Además, se considera que cuando se trate de personas que se vinculan a través de fondos comunes ordinarios y fondos comunes especiales de inversión, basta con exigir fotocopia de la cédula de ciudadanía, y

b) Personas jurídicas. En cualquier caso, tratándose de personas jurídicas que se vinculen a través de fondos comunes ordinarios y fondos comunes especiales de inversión, no se considera necesario exigir declaración de renta y estados financieros certificados o dictaminados.

2.1.2.3. En los casos de celebración de contratos de seguro tanto para personas naturales como personas jurídicas. Se considera adecuado solicitar, además de los documentos recomendados en el numeral 2.1.1 del presente anexo, los siguientes documentos anexos: a) indicación de vínculos existentes entre el tomador, asegurado, afianzado y beneficiario; b) relación de las reclamaciones presentadas e indemnizaciones recibidas sobre seguros, respecto de cualquier asegurador, en los dos últimos años; c) inventario general de los bienes objeto del seguro, salvo cuando se trate de pólizas flotantes o automáticas.

En ningún caso se considera necesario exigir estados financieros certificados o dictaminados.

En todo caso, no resulta necesario exigir documentación anexa alguna cuando se trate de personas naturales que suscriban contratos de seguros de daño o patrimoniales en los que el valor asegurado sea igual o inferior a 1.270 salarios mínimos legales mensuales; automóviles en los casos en que el valor asegurado sea igual o inferior a 190 salarios mínimos legales mensuales por vehículo y 381 salarios mínimos legales mensuales por cliente, y, seguros de vida en los casos en que el valor asegurado sea igual o inferior a 846 salarios mínimos legales mensuales.

Igual regla a la establecida en el párrafo anterior aplica a las personas jurídicas que contraten seguros de daño o patrimoniales en los que el valor asegurado sea igual o inferior a 8.450 salarios mínimos legales mensuales; seguros de automóviles en los casos en que el valor asegurado sea igual o inferior a 190 salarios mínimos legales mensuales por vehículo y 1.258 salarios mínimos legales mensuales por cliente, y, seguros de vida en los casos en que el valor asegurado sea igual o inferior a 1.057 salarios mínimos legales mensuales.

2.1.2.4. En los casos de celebración de contratos de capitalización

a) Personas naturales. En cualquier caso no se considera necesario exigir estados financieros certificados o dictaminados, y

b) Personas jurídicas. En cualquier caso no se considera necesario exigir estados financieros certificados o dictaminados y declaración de renta.

En todo caso, no resulta necesario exigir documentos anexos cuando se trate de personas que adquieran títulos de capitalización pagaderos en cuota única de menos de 20 salarios mínimos legales mensuales y para aquellos pagaderos en cuotas periódicas de menos de 5 salarios mínimos legales mensuales.

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

ANEXO III

Página 105

Tema:Transacciones en efectivo
Nombre de proforma:Transacciones en efectivo del sector financiero
Objetivo:Entregar información a la unidad de información y análisis financiero, UIAF, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, sobre las transacciones en efectivo en el sector financiero.
Tipo de entidad a la que aplica:Entidades vigiladas
Periodicidad:Mensual
Fecha de reporte:Dentro de los primeros quince (15) días del mes siguiente al del corte
Fecha de corte de la información:Último día del mes inmediatamente anterior
Medio de envío:Disquete, CD o E-mail
Entidad usuarias:Unidad de información y análisis financiero, UIAF
Instructivo

Las entidades deben remitir a la UIAF el formulario de transacciones en efectivo debidamente diligenciado, relativo a transacciones en efectivo cuyo valor sea igual o superior a lo dispuesto en el numeral 2.3.2.5 del presente capítulo.

Así mismo, deben reportar las transacciones en efectivo de aquellos clientes que hayan realizado operaciones que sumadas superen los montos establecidos en el numeral 2.3.2.6 del presente capítulo.

Para el reporte de la información las entidades deben consultar el documento técnico dispuesto en la página web de la Superintendencia Bancaria www.superbancaria.gov.co en la sección Normativa/Índice de Reportes/Guías para el reporte de información/Documentos Técnicos, archivo “Información de Transacciones en efectivo”.

La información debe remitirse a la carrera 7ª Nº 74-56 piso 18, Bogotá, D.C. o a la dirección de correo electrónico: uiaf@uiaf.gov.co.

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que ésta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas. En el evento que la información no sea remitida en la forma, condiciones y términos establecidos, la UIAF informará tal circunstancia a la Superintendencia Bancaria.

Estructura del archivo

Se deberá entregar un (1) archivo tipo texto. La estructura del archivo contiene 3 tipos de registros, de acuerdo con las especificaciones del documento técnico:

• Tipo 1: Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo (Cabecera del archivo).

• Tipo 2: Contiene información referente a las operaciones declaradas. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como operaciones declaradas.

• Tipo 3: Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2. (Cola del archivo).

Cuerpo del formato

Información de la entidad que reporta (Encabezado)

Se debe reportar uno por cada archivo.

1. Tipo de entidad

Se diligencia el tipo de entidad asignado por la Superintendencia Bancaria.

2. Código de entidad

Se diligencia el código de la entidad asignado por la Superintendencia Bancaria.

3. Fecha de corte

Se registra la fecha de corte de la información reportada bajo el formato AAAA (año) MM (mes) DD (día).

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

ANEXO III

Página 106

Información de la transacción

1. Fecha de la transacción

Se registra la fecha en que se realizó la transacción bajo el formato AAAA (año) MM (mes) DD (día).

2. Valor de la transacción

Se registra el valor, en pesos sin decimales, de la transacción realizada. En el caso de que se haya efectuado en moneda extranjera, se debe convertir a pesos expresada con la tasa representativa del mercado vigente para el día en que se realizó la operación.

3. Moneda

Se registra la moneda en que se efectuó la transacción, de acuerdo con los siguientes códigos: 1 = Moneda nacional, 2 = Moneda extranjera.

4. Código de la oficina

Se registra el código asignado por la entidad a la oficina o sucursal donde se efectuó la transacción.

5. Tipo de producto

Se diligencia el código del producto mediante el cual se efectuó la transacción: 1 = Cuenta corriente, 2 = Cuenta de ahorros, 3 = Créditos, 4 = Tarjeta crédito, 5 = Certificados de depósito, 6 = Fondos fiduciarios, 7 = Fondos de pensiones y cesantías, 8 = Operaciones realizadas por otra entidad, 9 = Otro.

6. Tipo transacción

Se diligencia el código del tipo de transacción efectuada: 1 = Débito, 2 = Crédito.

7. Número de la cuenta

Se registra el número de la cuenta (producto) con que se efectuó la transacción, sin incluir guiones, espacios en blanco, ni otro tipo de separadores.

8. Tipo de identificación

Se debe indicar el tipo de documento de identificación del titular de la cuenta (producto): Los códigos a utilizar son: 1 = Cédula de ciudadanía, 2 = Cédula de extranjería, 3 NIT, 4 = Tarjeta de identidad, 5 = Pasaporte, 6 = Manejo de divisas, 7 = Sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = NUIP-Número único de identificación personal.

9. Número de identificación

Se debe indicar de número del documento de identificación del titular de la cuenta (producto). Para aquellas operaciones en las cuales la entidad financiera actúa como intermediario o prestador del servicio de recaudo o entrega de dinero, tales como recibo de pago de servicios, recaudo de impuestos, retiros en cajeros de la entidad por clientes de otra entidad, se debe registrar el número de identificación de la persona que efectúa la operación.

10. Código municipio

Se debe indicar el código del municipio donde se efectuó la transacción, de acuerdo con la codificación del Departamento Nacional de Estadística, DANE.

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

ANEXO III

Página 107

Transacciones en efectivo del sector financiero

Información de la entidad que reporta
       
1. Tipo de entidad 3. Fecha corte    
2. Código de la entidad  AAAAMMDD 
       
Información de la transacción
         
1. Fecha de la transacción:        
 AAAAMMDD     
2. Valor de la transacción ($): 
3. Moneda 4. Código de la oficina 5. Tipo de producto 6. Tipo de transacción 
7. Número de la cuenta 
8. Tipo de identificación 9. Número de identificación 10. Código municipio 
TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

ANEXO V

Página 111

Tema:Operaciones cambiarias
Nombre de proforma:Suministro de información de operaciones de cambio
Objetivo:Entregar información a la unidad de información y análisis financiero, UIAF, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con el fin de fortalecer la detección de prácticas asociadas con el lavado de activos en las operaciones de cambio efectuadas por las casas de cambio.
Tipo de entidad a la que aplica:Casas de cambio
Periodicidad:Mensual
Fecha de reporte:Dentro de los primeros diez (10) días corrientes del mes siguiente al del corte
Fecha de corte de la información:Último día del mes inmediatamente anterior
Medio de envío:Disquete, CD o E mail
Entidad usuaria:Unidad de información y análisis financiero, UIAF
Instructivo

Las casas de cambio deben reportar mes a mes todas las operaciones de cambio realizadas durante el mes inmediatamente anterior. Este reporte debe ser enviado en medio óptico, magnético o vía e-mail a la unidad de información y análisis financiero, UIAF, a más tardar el día 10 del mes siguiente respectivo, de acuerdo con el formato que se describe posteriormente.

La información debe remitirse a la a la carrera 7ª Nº 74-56 Piso 18, Bogotá, D.C. o a la dirección de correo electrónico: uiaf@uiaf.gov.co.

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que ésta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas. En el evento que la información no sea remitida en la forma, condiciones y términos establecidos, la UIAF informará tal circunstancia a la Superintendencia Bancaria.

Estructura del archivo

Se deberá entregar un (1) archivo tipo texto. La estructura del archivo contiene 3 tipos de registros, de acuerdo con las especificaciones del documento técnico reporte operaciones de cambio:

Tipo 1: Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo (Cabecera del archivo).

Tipo 2: Contiene información referente a las operaciones declaradas. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como operaciones declaradas.

Tipo 3: Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2 (Cola del archivo).

Cuerpo del formato

Información de la entidad que reporta (Encabezado)

Se debe reportar uno por cada archivo.

1. Código de entidad: Se diligencia bajo el formato sector (SS) en primer término y en segundo término el tipo (TT) y código (CCC) de la entidad asignados por la Superintendencia Bancaria.

2. Nombre o razón social de la entidad reportante: Se diligencia el nombre o la razón social de la entidad que reporta la información.

3. Fecha de corte: Se registra la fecha de corte de la información reportada bajo el formato AAAA (año) MM (mes) DD (día).

Información de la transacción

1. Número de registro: Se registra el número consecutivo de registro.

2. Código de la sucursal: Se registra el código asignado por la entidad a la oficina o sucursal donde se efectuó la transacción.

3. Fecha de la transacción: Se registra la fecha en que se realizó la transacción bajo el formato AAAA (año) MM (mes) DD (día).

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

ANEXO V

Página 112

4. Valor de la transacción en moneda original: Se registra el monto, con dos (2) decimales, en la moneda original de la transacción realizada. No se debe convertir.

5. Valor de la transacción en pesos: Se registra el valor, en pesos con dos (2) decimales, de la transacción realizada. En el caso de que se haya efectuado en moneda extranjera, se debe convertir a pesos expresada con la tasa representativa del mercado vigente para el día en que se realizó la operación.

6. Tipo de moneda: Se registra la moneda en que se efectuó la transacción, de acuerdo con los siguientes códigos: 1 = Pesos (moneda nacional), 2 = Dólares, 4 = Francos, 5 = Euros, 6 = Libras esterlinas, 7 Bolívares, 9 = Otras.

7. Forma de pago: Se diligencia indicando el código según la forma de pago mediante la cual se efectuó la transacción: 1 = En efectivo, 2 = En cheque, 3 = Transferencia de fondos.

8. Tipo de identificación: Se deberá indicar el tipo de documento o dato de identificación de la persona o entidad con quien se efectuó la operación: Los códigos a utilizar son: 1 = Cédula de ciudadanía, 2 = Cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = Tarjeta de identidad, 5 = Pasaporte, 7 = Sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 9 = NUIP-Número único de identificación personal.

9. Número de identificación: Se deberá indicar el número del documento o dato de identificación de la persona o entidad con quien se efectuó la operación.

10. Nombre completo o razón social: Se diligencia el nombre y apellidos completos de la persona natural o la razón social de la persona jurídica, que realiza la transacción.

11. Dirección domicilio: Se diligencia la dirección de la persona natural o jurídica que realiza la transacción, utilizando la nomenclatura catastral anexa.

12. Departamento: Se diligencia el departamento al que corresponde la dirección de la persona natural o jurídica que realiza la transacción, de acuerdo con la codificación del Departamento Nacional de Estadística, DANE.

13. Municipio: Se diligencia el municipio al que corresponde la dirección de la persona natural o jurídica que realiza la transacción, de acuerdo con la codificación del Departamento Nacional de Estadística, DANE.

14. Indicativo: Se registra el número del indicativo de la ciudad a la que pertenece el número telefónico. (Información opcional).

15. Teléfono: Se registra el número completo del teléfono. No se debe incluir el indicativo.

16. Tipo de transacción: Se registra el numeral cambiario al que corresponde la transacción de acuerdo con la Circular Reglamentaria Externa DCIN-23 de 2002.

17. Nombre del remitente/beneficiario: Se diligencia el nombre y apellidos completos de la persona natural o jurídica que remite el giro desde el exterior o el nombre del beneficiario cuando se trate de un giro al exterior.

18. Número de identificación: Se registra el número de identificación de la persona natural o jurídica que remite el giro desde el exterior o el nombre del beneficiario cuando se trate de un giro al exterior. La entrega de esta información dependerá de la disponibilidad de la misma y de la legislación vigente en el país de origen del giro.

19. Tipo de identificación: Se diligencia la denominación del tipo de identificación de la persona natural o jurídica que remite el giro o el nombre del beneficiario cuando se trate de un giro al exterior. Ejemplo: Cédula de ciudadanía. La entrega de esta información dependerá de la disponibilidad de la misma y de la legislación vigente en el país de origen del giro.

20. País: Se registra el código del país de donde se remite el giro o el código del país a donde se envía el giro, cuando el giro sea al exterior, teniendo en cuenta el estándar ISO 3166.

21. Origen o destino: Registre: 1 = Si es origen y 2 = si es destino. Con este registro también se identifica el origen o destino de los numerales 20 y 22 de este instructivo.

22. Ciudad: Se diligencia el nombre de la ciudad de donde se remite el giro o el de la ciudad a donde se envía el giro, cuando el giro sea al exterior.

23. Entidad que tramita el giro: Nombre completo de la entidad que se encarga de tramitar el giro en el exterior.

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Prevención y control del lavado de activos

ANEXO V

Página 113

Operaciones de cambio

Información de la entidad que reporta

       
1. Código de entidad 3. Fecha corte    
   AAAAMMDD 
       
2. Nombre o razón social de la entidad reportante 
Información de la transacción

        
1. Número de registro       
       
2. Código de sucursal 3. Fecha    
   AAAAMMDD 
          
4. Valor de la transacción en moneda original:5. Valor de la transacción en pesos:
  
6. Tipo de moneda 7. Forma de pago 
8. Tipo de identificación 9. Número de identificación 
10. Nombre completo o razón social: 
11. Dirección domicilio: 12. Departamento:13. Municipio:
    
14. Indicativo: 15. Teléfono:16. Tipo de transacción:
    
17. Nombre del remitente/Beneficiario 18. Número de identificación19. Tipo de identificación:
    
20. País: 21. Origen o destino:22. Ciudad:
23. Entidad que tramita el giro: 
_______________________