CIRCULAR EXTERNA 26 DE 2004 

(Noviembre 26)

Asunto: Presupuesto de ingresos, egresos, plan operativo e inversiones vigencia 2005.

1. Presupuesto de ingresos y egresos.

Con el fin de facilitar el diligenciamiento del presupuesto anual de ingresos, egresos, plan operativo y presupuesto de inversiones para la vigencia del año 2005, les estamos haciendo llegar los formatos guía de conformidad con los lineamientos generales establecidos por la Ley 789 de 2002 y con el plan único de cuentas adoptado mediante la Resolución 500 de 1997, los cuales deben ser diligenciados en estricta sujeción a los mismos y con la documentación complementaria requerida para el efecto, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 del Decreto 827 del 4 de abril de 2003.

Las entidades sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia del Subsidio Familiar deben elaborar los presupuestos de ingresos, egresos, plan operativo y de inversiones para el ejercicio comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del año 2005. Es preciso reiterarles, que las proyecciones deben efectuarse para efectos de control de gestión, por lo menos por períodos trimestrales.

Deben considerar las directrices dadas en la Circular 23 de diciembre de 2003, proferidas con base en la expedición de la Ley 789 de 2002.

La distribución de los aportes del cuatro (4%) por ciento que estimen recaudar deberá ser calculada conforme a lo dispuesto en el artículo 43, de la Ley 21 de 1982; Ley 49 de 1990; el artículo 217 de la Ley 100 de 1993, el Decreto 1902 de 1994 y las modificaciones de la Ley 789 de 2002.

Con base en los programas establecidos para las cajas de compensación familiar, de conformidad con los artículos 6º; 7º; 10 y 11 de la Ley 789 de 2002.

Se incorporan los anexos a diligenciar para el fondo de fomento al empleo y protección al desempleo, Fonede, proyectado para el año 2005 y el ejecutado por 2004, igualmente el anexo Fonniñez fondo de atención integral a la niñez y jornada escolar complementaria.

2. Diligenciamiento de los presupuestos de ingresos y egresos.

En el formato básico de presupuesto anual de ingresos y egresos comparativo, para la información del período ejecutado 2004, deben consignar las cifras de enero a diciembre de 2004, de acuerdo con la información contable registrada.

Este formato proyecta los ingresos y egresos para el año 2005 con base en los dos semestres del mismo y el total anual, estableciendo al final las variaciones porcentuales y relativas, entre las dos vigencias. Las cifras deben ser registradas al nivel de miles ($ 000) de pesos con el fin de que su procesamiento sea uniforme.

Las cajas de compensación familiar podrán destinar para gastos de publicidad, propaganda y avisos hasta un 10% de los gastos de administración, instalación y funcionamiento, para ser aplicado en aquellos servicios que son subsidiados. Para los programas autocosteables, no subsidiables, pueden cargar los gastos de publicidad, propaganda y avisos directamente a esos programas, siguiendo parámetros de austeridad.

Así mismo, deben detallarse los valores aplicados a cada servicio, programa y administración por concepto de publicidad, propaganda y avisos.

Los renglones o grupos de cuentas identificadas con asterisco (*) en los formatos guía, requieren la presentación obligatoria de las respectivas relaciones detalladas.

Igualmente, deben determinar el costo para los distintos servicios de conformidad con lo establecido en el plan único de cuentas para las cajas de compensación familiar.

3. Estados financieros complementarios proyectados para el año 2005.

Los estados financieros básicos permiten a los organismos de dirección y administración conocer y demostrar los recursos, las obligaciones, las transferencias para otros entes, los cambios y los resultados; por consiguiente para la determinación y revisión de las políticas administrativas, financieras, de servicios sociales y control es de suma importancia la proyección de los mismos por parte de sus responsables en las entidades vigiladas, con sujeción a las normas vigentes que afectan el funcionamiento del sistema de subsidio familiar.

En consecuencia, deben presentarse los estados financieros básicos y complementarios proyectados, de los cuales se adjuntan los respectivos formatos:

— Estado proyectado de pérdidas y ganancias de mercadeo año 2005.

— Estado proyectado de resultados de los programas de vivienda año 2005.

— Balance general proyectado año 2005, e índices financieros.

— Estado de origen y aplicación de recursos proyectado año 2005:

A. Estado de cambios en la situación financiera.

B. Estado de cambios en el capital de trabajo.

C. Estado de flujo de efectivo.

4. Otros aspectos.

Es de obligatoria presentación el acta de aprobación por parte del consejo directivo, del plan operativo y los presupuestos de ingresos, egresos, e inversiones, como también los proyectos de inversión.

Igualmente, deberán presentar el certificado del revisor fiscal sobre el origen y disponibilidad de los recursos para soportar el límite máximo de inversiones.

Por efectos de ordenamiento administrativo y operativo en cada corporación, exigidos a esta superintendencia por la ley, se considera conveniente que los consejos directivos aprueben los respectivos presupuestos antes del 31 de diciembre de 2004 con el fin de que agilicen su presentación con los documentos pertinentes.

Esta información debe ser enviada paralelamente vía módem o internet, en medio magnético y en forma impresa, sin modificaciones, de acuerdo con las características técnicas que se anexan a esta circular. Adicionalmente, deberán enviar los presupuestos conforme a la estructura del archivo plano que está publicado en el portal de la superintendencia www.ssf.gov.co.

5. División servicios sociales.

Los servicios sociales que ofrecen las cajas de compensación familiar deberán contribuir a la generación de empleo productivo, disminución de la pobreza y exclusión en el acceso a los servicios de la seguridad social, participación en un estado comunitario y atención de la infancia, familia y género.

Dentro de las funciones señaladas en el numeral 5º del artículo 16 de la Ley 789 de 2002, las cajas de compensación familiar administrarán a través de los programas que a ellas corresponda, las actividades de subsidio en dinero, recreación social, deportes, turismo, centros recreativos y vacacionales, cultura, museos, bibliotecas y teatros, vivienda de interés social, créditos, programas de atención integral a la niñez de 0 a 6 años, jornada escolar complementaria, educación y capacitación, atención a la tercera edad y programa de nutrición materno infantil y, en general, los programas que estén autorizados por la ley, para lo cual podrán continuar operando con el sistema de subsidio a la oferta.

Igualmente, atender a la población con discapacidad y las demás funciones señaladas para las cajas de compensación familiar en la precitada disposición.

Las cajas deberán buscar en el ofrecimiento de los servicios sociales modelos eficientes y eficaces, mediante tarifas diferenciales, con subsidios inversamente proporcionales a los salarios devengados por el usuario, procurando la optimización de esos recursos.

Por lo anterior, las corporaciones deberán enviar a la división de servicios sociales las tarifas diferenciales para los diferentes servicios que ofrecen, en un adendo anexo al presupuesto, indicando la metodología del cálculo de las mismas.

5.1. Salud.

Para efectos de la elaboración del presupuesto del programa de salud, las corporaciones deberán aplicar lo preceptuado en el artículo 65 de la Ley 633 de 2000, sin perjuicio de la reglamentación que para el efecto expida la Superintendencia Nacional de Salud.

5.2. Nutrición y mercadeo.

Los programas de promoción y prevención que actualmente vienen adelantando las cajas de compensación familiar para apoyar a las madres gestantes y a sus hijos en los primeros años de vida, podrán continuar ofreciéndose siempre y cuando no estén contemplados dentro del plan obligatorio de salud, POS, definido en la Ley 100 de 1993.

Las cajas de compensación que se encuentren desarrollando actividades de mercadeo en forma directa, y que presenten pérdidas en sus operaciones, serán notificadas de manera individual sobre las medidas adoptadas por este ente de control y vigilancia, con base en lo preceptuado en el numeral 12 del artículo 16 de la Ley 789 de 2002 y el artículo 65 de la Ley 633 de 2000.

5.3. Educación formal.

Con el fin de dar cumplimiento al compromiso social en materia de educación que para el efecto señale el Gobierno Nacional en el plan nacional de desarrollo, las corporaciones deberán ofrecer los programas de educación formal directa o indirectamente.

5.4. Capacitación.

Las cajas de compensación familiar que desarrollen programas de capacitación podrán subsidiarlos siempre y cuando no presenten duplicidad con los ofrecidos por el SENA, salvo los suscritos por convenio con dicha entidad.

5.5. Bibliotecas.

Las corporaciones deberán ofrecer a través del servicio de bibliotecas la promoción y el fomento a la lectura, tanto en beneficio de su población afiliada como para el público en general, en especial para aquellas poblaciones con menor capacidad para acceder al conocimiento.

5.6. Vivienda.

Las cajas continuarán desarrollando programas de vivienda de interés social para disminuir el déficit habitacional de los trabajadores afiliados, de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente. Podrán ofrecer préstamos para adquisición de vivienda, cuando se asocien, inviertan o participen en establecimientos de crédito, de conformidad con lo señalado en las normas vigentes.

Las cajas de compensación familiar que cuenten con afiliados en el sector rural deberán asignarles subsidios, destinando para ello como mínimo, un porcentaje igual a lo que estos representan, sobre el total de los afiliados, de conformidad con el Decreto 1042 de 2003.

5.7. Crédito de fomento para industrias familiares.

Conforme a las normas vigentes las corporaciones deberán continuar y si es del caso intensificar los planes y programas establecidos por el Gobierno Nacional.

5.8. Microcrédito.

Las cajas deberán darle cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 4º, 5º, 6º y 7º del Decreto 2340 del 2003 para la administración de los recursos del crédito.

5.9. Recreación.

Los servicios de recreación social que adelanten las cajas de compensación familiar, tienen como finalidad la recreación, el esparcimiento, el fomento al turismo, el deporte, y otras actividades para el desarrollo físico y mental, primordialmente de su población afiliada.

5.10. Programas sociales complementarios.

5.10.1. Adulto mayor - población con discapacidad.

Dentro de la política que fija el consejo directivo a su corporación, deberá establecer programas de prevención, tratamiento, educación especial y rehabilitación para los menores deficientes de acuerdo con lo prescrito en la ley, incluirán en sus presupuestos los recursos necesarios, para adelantar programas de orientación y asistencia sicológicas para sus familias.

También las cajas ofrecerán oportunidades educativas a su población afiliada con discapacidad, directamente o mediante convenios con otras entidades del sector educativo.

Para facilitar la identificación y control de los recursos destinados a estos programas, las cajas deberán presentar anexo al presupuesto de ingresos y egresos, los referidos a cada programa en forma independiente.

Se deberán constituir o continuar con programas estructurados e independientes, de manera que se tenga una población identificada a la cual se le reconozcan sus necesidades, determinando de esta manera el tipo de servicio que se les debe prestar: sociales, psicológicos, especializados, entre otros, de tal forma que integre los servicios de recreación, turismo, capacitación, cultura, y salud.

5.10.2. Atención integral a la niñez y jornadas escolares complementarias.

Las cajas en desarrollo de los programas de atención integral a la niñez de 0 a 6 años y jornadas escolares complementarias, deberán presentar el proyecto a este órgano de control y vigilancia dentro de los 15 días siguientes a la aprobación por parte del consejo directivo para adelantar su seguimiento y control, el que deberá ser radicado en los dos primeros meses del año.

N. del D.: La presente circular externa está dirigida a los consejos directivos, directores administrativos y revisores fiscales de las cajas de compensación familiar.

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