Superintendencia Financiera

CIRCULAR EXTERNA 26 DE 2011 

(Junio 30)

Ref.: Se imparten instrucciones relacionadas con la prestación de servicios de los establecimientos de crédito, las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las sociedades de intermediación cambiaria y servicios financieros especiales a través de corresponsales.

Este despacho, en uso de sus facultades legales y en particular las establecidas en el numeral 9 del artículo 11.2.1.4.2, en el parágrafo 2 del artículo 2.1.6.1.2, en el artículo 2.1.6.1.5, 2.1.6.1.7, en el parágrafo 2 del artículo 2.9.19.1.2, en el artículo 2.9.19.1.5, en el artículo 2.9.19.1.7 y en el artículo 2.36.9.1.4 del Decreto 2555 de 2010, se permite impartir las siguientes instrucciones relacionadas con la prestación de servicios de los establecimientos de crédito, las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las sociedades de intermediación cambiaria y servicios financieros especiales a través de corresponsales.

1. Adicionar el capítulo décimo quinto al Título I de la Circular Básica Jurídica (Circ. Externa. 007/96).

2. Modificar el numeral 1 del capítulo décimo segundo del Título I de la Circular Básica Jurídica (Circ. Ext. 007/96).

3. Derogar el capítulo 9 del título tercero de la Circular Básica Jurídica (Circ. Externa 007/96).

Se anexan las páginas que se modifican.

La presente circular externa rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los representantes legales de los establecimientos de crédito, las sociedades comisionistas de bolsa de valores, y las sociedades de intermediación cambiaria y servicios financieros especiales.

TÍTULO I

CAPÍTULO XII-Requerimientos mínimos de seguridad y calidad para la realización de operaciones

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Requerimientos mínimos de seguridad y calidad para la realización de operaciones

1. Ámbito de aplicación

Las instrucciones de que trata el presente capitulo deberán ser adoptadas por todas las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC), con excepción de las siguientes: el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras “Fogafín”, el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas “Fogacoop”, el Fondo Nacional de Garantías S.A. “FNG S.A.”, el Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo “Fonade”, los almacenes generales de depósito, los fondos de garantía que se constituyan en el mercado público de valores, los fondos mutuos de inversión, los fondos ganaderos, las sociedades calificadoras de valores y/o riesgo, las oficinas de representación de instituciones financieras y de reaseguros del exterior, los corredores de seguros y de reaseguros, los comisionistas independientes de valores, las sociedades comisionistas de bolsas agropecuarias y los organismos de autorregulación.

Sin embargo, las entidades exceptuadas de la aplicación del presente capítulo citadas en el párrafo anterior, deberán dar cumplimiento a los criterios de seguridad y calidad de la información, establecidos en los numerales 2.1 y 2.2 del presente capítulo.

El numeral 3.1.13 “Elaborar el perfil de las costumbres transacciones de cada uno de sus clientes...” deberá ser aplicado únicamente por los establecimientos de crédito, sin perjuicio de que las demás entidades, cuando lo consideren conveniente, pongan en práctica las instrucciones allí contenidas.

El numeral 7 “Análisis de vulnerabilidades” deberá ser aplicado únicamente por los establecimientos de crédito y los administradores de sistemas de pago de bajo valor, sin perjuicio de que las demás entidades, cuando lo consideren conveniente, pongan en práctica las instrucciones allí contenidas.

Las entidades vigiladas que presten sus servicios a través de corresponsales deberán sujetarse, para el uso de este canal de distribución, a las instrucciones contenidas en el capítulo décimo quinto de este título.

En todo caso las entidades vigiladas destinatarias de las instrucciones del presente numeral, deberán implementar los requerimientos exigidos atendiendo la naturaleza, objeto social y demás características particulares de su actividad.

2. Definiciones y criterios de seguridad y calidad de la información

Para el cumplimiento de los requerimientos mínimos de seguridad y calidad de la información que se maneja a través de canales e instrumentos para la realización de operaciones, las entidades deberán tener en cuenta las siguientes definiciones y criterios:

2.1. Criterios de seguridad de la información

a) Confidencialidad: Hace referencia a la protección de información cuya divulgación no está autorizada.

b) Integridad: La información debe ser precisa, coherente y completa desde su creación hasta su destrucción.

c) Disponibilidad: La información debe estar en el momento y en el formato que se requiera ahora y en el futuro, al igual que los recursos necesarios para su uso.

2.2. Criterios de calidad de la información

a) Efectividad: La información relevante debe ser pertinente y su entrega oportuna, correcta y consistente.

b) Eficiencia: El procesamiento y suministro de información debe hacerse utilizando de la mejor manera posible los recursos.

c) Confiabilidad: La información debe ser la apropiada para la administración de la entidad y el cumplimiento de sus obligaciones.

TÍTULO I

CAPÍTULO XV-Reglas relativas a los servicios prestados por los establecimientos de crédito, las sociedades comisionistas de bolsa y las sociedades de intermediación cambiaria y de servicios financieros especiales a través de corresponsales

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1. Clases de servicios que pueden prestar los establecimientos de crédito, las sociedades comisionistas de bolsas de valores y las sociedades de intermediación cambiaria y de servicios financieros especiales a través de corresponsales

1.1. Servicios que pueden prestar los establecimientos de crédito a través de corresponsales bancarios

En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 2.1.6.1.2 del Decreto 2555 de 2010, los establecimientos de crédito podrán prestar por medio de los corresponsales bancarios, uno o varios, de los siguientes servicios:

a. Recaudo, pagos y transferencia de fondos.

b. Envío o recepción de giros en moneda legal colombiana dentro del territorio nacional.

c. Depósitos y retiros en efectivo, y transferencias de fondos que afecten dichos depósitos.

d. Consultas de saldos.

e. Expedición de documentos e información sobre cualquier tipo de producto.

f. Desembolsos y pagos en efectivo por concepto de operaciones activas de crédito.

g. En desarrollo de lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 2.1.6.1.2 del Decreto 2555 de 2010, también podrán (i) recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a las operaciones de compra y venta de divisas provenientes de operaciones de cambio obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario; y (ii) recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a la compra y venta de divisas de operaciones de envío o recepción de giros no obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario, siempre y cuando el establecimiento de crédito respectivo ostente la calidad de intermediario del mercado cambiario y con sujeción a las disposiciones del régimen cambiario en lo pertinente.

h. La promoción y gestión de las operaciones de otras entidades vigiladas, usuarias de su red de oficinas, en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 93 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y en el artículo 5º de la Ley 389 de 1997.

i. Cualquier otra operación que se enmarque en uno o varios de los servicios consagrados en el articulo 2.1.6.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

Los corresponsales podrán recolectar y entregar documentación e información relacionada con los servicios señalados, incluyendo aquella relativa a la apertura de depósitos, la entrega de los instrumentos que permiten la disposición o manejo de los recursos depositados (tales como tarjetas, entre otros), y la relacionada con solicitudes de crédito, así como promover y publicitar tales servicios.

1.2. Servicios que pueden prestar las sociedades comisionistas de bolsas de valores a través de corresponsales bursátiles

En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 2.9.19.1.2 del Decreto 2555 de 2010, las sociedades comisionistas de bolsas de valores, podrán prestar, por medio de los corresponsales bursátiles los siguientes servicios:

a. La recepción de órdenes para la suscripción, compra y venta de valores, tanto en mercado primario como en mercado secundario, así como la recepción de dinero para o como resultado de operaciones realizadas a través de intermediarios de valores.

TÍTULO I

CAPÍTULO XV-Reglas relativas a los servicios prestados por los establecimientos de crédito, las sociedades comisionistas de bolsa y las sociedades de intermediación cambiaria y de servicios financieros especiales a través de corresponsales

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b. El pago de los dividendos o rendimientos de los títulos administrados por una sociedad comisionista de bolsa de valores, así como de los recursos derivados de la venta de las inversiones.

c. La entrega y recepción de las constancias o certificados de los valores que se manejen a través de los depósitos centralizados de valores.

d. La recepción de recursos destinados a ser invertidos en una cartera colectiva, así como su devolución.

e. En desarrollo de lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 2.9.19.1.2 del Decreto 2555 de 2010, también podrán (i) recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a las operaciones de compra y venta de divisas provenientes de operaciones de cambio obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario; y (ii) recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a la compra y venta de divisas de operaciones de envío o recepción de giros no obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario, siempre y cuando la sociedad comisionista de bolsa de valores respectiva ostente la calidad de intermediario del mercado cambiario y con sujeción a las disposiciones del régimen cambiario en lo pertinente.

1.3. Servicios que pueden prestar los intermediarios del mercado cambiario a través de corresponsales cambiarios

En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 2.36.9.1.3 del Decreto 2555 de 2010, los intermediarios del mercado cambiario podrán prestar, por medio de corresponsales cambiarios, los siguientes servicios:

a. Recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a las operaciones de compra y venta de divisas provenientes de operaciones de cambio obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario.

b. Recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a la compra y venta de divisas de operaciones de envío o recepción de giros no obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario.

2. Disposiciones generales para la prestación de servicios de las entidades vigiladas a través de sus corresponsales

2.1. Administración de los riesgos implícitos a la prestación de servicios a través de corresponsales

2.1.1. Administración del riesgo operativo

Las entidades vigiladas autorizadas para prestar sus servicios a través de corresponsales deben ajustar su sistema de administración de riesgo operativo (SARO) en todo aquello que resulte pertinente para la adecuada administración de ese riesgo. Como mínimo se deberán contemplar los siguientes aspectos:

• Los procesos, procedimientos, planes estratégicos, planes de continuidad del negocio, planes de contingencia.

• Complementar y/o ajustar sus políticas, procedimientos y mecanismos de control interno, con el fin de adaptarlos a las condiciones propias de la prestación de sus servicios a través de corresponsales.

• Adoptar políticas y establecer procedimientos para la selección, vinculación, capacitación, acompañamiento, y desvinculación de los corresponsales contratados para la prestación de los servicios autorizados. Dichas políticas deben ser aprobadas por la junta directiva u órgano que haga sus veces.

TÍTULO I

CAPÍTULO XV-Reglas relativas a los servicios prestados por los establecimientos de crédito, las sociedades comisionistas de bolsa y las sociedades de intermediación cambiaria y de servicios financieros especiales a través de corresponsales

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2.1.2. Reglas relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo

Las entidades vigiladas autorizadas para prestar sus servicios a través de corresponsales deberán dar cumplimiento a las disposiciones del Capítulo XI, Título I de la Circular Externa 007 de 1996, en lo que resulte aplicable.

Dentro del sistema de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT) se deberán definir los deberes del corresponsal, dentro de los cuales se puede incluir la posibilidad de brindar soporte a la entidad en las gestiones necesarias para el conocimiento del cliente, tales como las entrevistas necesarias para la vinculación de clientes a las entidades vigiladas.

2.2. Condiciones operativas para la prestación de servicios a través de corresponsales

Con el fin de garantizar que la información de las operaciones realizadas a través de corresponsales se ejecuten en condiciones de seguridad y calidad, las entidades vigiladas autorizadas para prestar sus servicios a través de corresponsales deben cumplir como mínimo los siguientes requerimientos, en relación con los terminales o medios tecnológicos que utilicen para tal efecto:

a) Realizar las operaciones en línea y en tiempo real.

b) Contar con mecanismos de identificación que permitan verificar que se trata de un equipo autorizado para prestar los servicios prestados a través de los corresponsales.

c) Disponer de mecanismos y/o procedimientos que impidan la captura, almacenamiento, procesamiento, visualización o transmisión de la información de las operaciones realizadas, para fines diferentes a los autorizados a las entidades vigiladas a través de los corresponsales.

d) Transmitir la información acerca de las operaciones realizadas, desde el terminal hasta la plataforma tecnológica de la entidad vigilada, en forma cifrada, utilizando algoritmos reconocidos internacionalmente, que brinden al menos los niveles de seguridad ofrecidos por 3DES o AES. En caso de que la interface sea Web deberá aplicarse el protocolo SSL, fundamentada en certificados digitales con llaves 1024 o superior.

e) Generar automáticamente el soporte de cada operación para ser entregado al cliente. En consecuencia, ante la falta de insumos o fallas técnicas que impidan la expedición del soporte, no podrá prestarse ningún servicio a través del corresponsal.

f) Se deberán establecer procedimientos para informar a los clientes aquellos casos en los que las operaciones no sean exitosas.

g) Permitir su manejo bajo diferentes perfiles de usuario diferenciados para efectos de su administración, mantenimiento y operación.

h) Garantizar que las terminales o medios tecnológicos utilizados por los corresponsales para la realización de las operaciones cumplen los principios de atomicidad, consistencia, aislamiento y durabilidad.

i) Disponer de centros de administración y monitoreo de los terminales o medios tecnológicos utilizados por sus corresponsales.

j) Contar con los medios necesarios para brindar la atención y soporte requeridos por los corresponsales para la debida prestación de sus servicios.

k) Disponer de un registro detallado de todos los eventos (exitosos y fallidos) realizados en los terminales o medios tecnológicos utilizados por sus corresponsales.

l) Contar con políticas y procedimientos para el alistamiento, transporte, instalación, mantenimiento y administración de los terminales de sus corresponsales, así como para el retiro del servicio de los mismos.

m) Operar con sistemas de información que permitan realizar las operaciones bajo condiciones de seguridad, calidad y no repudio por parte del corresponsal.

TÍTULO I

CAPÍTULO XV-Reglas relativas a los servicios prestados por los establecimientos de crédito, las sociedades comisionistas de bolsa y las sociedades de intermediación cambiaria y de servicios financieros especiales a través de corresponsales

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n) Adoptar las medidas necesarias encaminadas a impedir que el corresponsal tenga acceso directo a la información de las cuentas de los clientes de la entidad vigilada, salvo tratándose de aquella información que sea necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones como corresponsal.

o) Contemplar una fase de acompañamiento por parte de la entidad, al inicio de la operación de cada corresponsal, así como la disposición de los medios que le suministren el soporte necesario para la prestación de los servicios convenidos.

2.3. Condiciones de idoneidad moral, infraestructura física, técnica y de recursos humanos de los corresponsales

Las entidades vigiladas deben examinar y evaluar la idoneidad moral del corresponsal y serán los directos responsables de la prestación del servicio a través de estos. Por lo tanto, deben instruir claramente al corresponsal acerca de los lineamientos que le permitan mantener una adecuada infraestructura física, técnica y de recursos humanos. Adicionalmente, éstas deberán velar porque los corresponsales que ostenten la calidad de persona natural, o sus representantes legales y administradores en general, tratándose de personas jurídicas, no estén incursos en las supuestos a que se refiere los literales a), b), c) y d) del inciso tercero, del numeral 5 del artículo 53 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

Para efectos de establecer la idoneidad moral del corresponsal cuando se trate de personas naturales, o de los representantes legales y revisores fiscales, tratándosede personas jurídicas, las entidades vigiladas realizarán las averiguaciones pertinentes, tales como solicitud de antecedentes penales, administrativos y disciplinarios.

Tratándose de los corresponsales cambiarios de que trata el Título 9, del Libro 36, de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, en adición a lo anterior, deberán acreditar le cumplimiento de lo dispuesto en el parágrafo del artículo 100 de la Ley 1328 de 2009, en los términos del artículo 2.36.9.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

2.4. Contratos con los corresponsales

Las entidades vigiladas deberán enviar a la Superintendencia Financiera de Colombia para su aprobación, de forma previa a su celebración, los modelos de contratos con los corresponsales, así como cualquier modificación a los mismos, junto con la siguiente información:

a) Descripción de las características técnicas de los terminales con las cuales operará.

b) Infraestructura de comunicaciones que soportará la red de corresponsales.

c) Medidas de seguridad que protegerán la información de las operaciones realizadas.

d) Recursos dispuestos para la operación de los centros de administración, monitoreo y soporte.

e) Descripción del proceso adoptado por la entidad vigilada para la identificación y autenticación del cliente a través del corresponsal.

f) Procedimiento adoptado para el registro y conservación de la información de las operaciones realizadas.

g) Identificación de los riesgos operativos asociados a la prestación del servicio a través del corresponsal y las medidas adoptadas para su mitigación.

2.5. Información a los clientes y usuarios

Las entidades vigiladas deberán diseñar una estrategia que le permita informar a los clientes y usuarios, las características del servicio prestado a través de los corresponsales, las operaciones realizadas a través de éstos, las medidas de seguridad que deben tomar para su realización y los medios a través de los cuales podrá comunicar a la entidad vigilada cualquier falla o irregularidad en la prestación del servicio.

TÍTULO I

CAPÍTULO XV-Reglas relativas a los servicios prestados por los establecimientos de crédito, las sociedades comisionistas de bolsa y las sociedades de intermediación cambiaria y de servicios financieros especiales a través de corresponsales

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En todo caso, las entidades vigiladas son las únicas responsables de que las actividades de promoción y publicidad que efectúen los corresponsales se adelanten conforme a lo establecido en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, a lo dispuesto en el título 6, del libro 1, título 19 del Libro 9 y en el Título 9 del Libro 36, todos de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, así como en los instructivos expedidos por la Superintendencia Financiera de Colombia.

3. Disposiciones relacionadas con la prestación de servicios de varias entidades vigiladas a través de un mismo corresponsal

En desarrollo de lo dispuesto en el numeral 14 del artículo 2.9.19.13 y en el numeral 16 del artículo 2.36.9.1.5 del Decreto 2555 de 2010 una persona natural o jurídica puede ser corresponsal de uno o varios establecimientos de crédito, y/o de una o varias sociedades comisionistas de bolsas de valores, y/o de uno o varios intermediarios del mercado cambiario. En estos casos, se deberán establecer los mecanismos que aseguren una adecuada diferenciación de los servicios prestados por cada entidad vigilada, así como la obligación del corresponsal de abstenerse de realizar actos de discriminación o preferencia entre las entidades, o que impliquen competencia desleal entre los mismos.