CIRCULAR EXTERNA 27 DE 2005 

(Septiembre 20)

Ref.: Instrucciones sobre renuncia o remoción de los representantes legales y revisores fiscales.

Como es de su conocimiento, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 164 y 442 del Código de Comercio las personas inscritas como representantes legales y revisores fiscales de una sociedad, conservarán tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección.

Sin embargo, no puede perderse de vista el derecho que tienen los representantes legales y los revisores fiscales a la cancelación de su nombramiento cuando cesen en el ejercicio de sus funciones y la correlativa obligación de los órganos sociales competentes de designar el reemplazo y proceder al registro del nuevo nombramiento dentro del término previsto para el efecto en los estatutos sociales o, en su defecto, dentro del plazo de treinta días contados a partir del momento de la renuncia, remoción u ocurrencia de la circunstancia que ponga fin al ejercicio (1) .

En este sentido, vencido el término estatutario o legal señalado sin que se haya efectuado una nueva designación y su registro, tratándose de los representante legales de las entidades vigiladas, estos deberán informar a la SBC sobre su renuncia, su remoción o la ocurrencia de la circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo, con el fin de que dicha información se incorpore en el certificado de existencia y representación legal.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y modifica en lo pertinente, el capítulo décimo del título primero de la Circular Externa 7 de 1996 Circular Básica Jurídica, para lo cual se anexan las respectivas páginas.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a miembros de juntas directivas y consejos de administración, representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas.

TÍTULO I

CAPÍTULO DÉCIMO-Actuaciones ante la Superintendencia Bancaria

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1.4. Reglas relativas al trámite de posesiones

Es deber de cada entidad vigilada, a través de su representante legal, solicitar ante la SBC la posesión dentro de los sesenta (60) días corrientes siguientes a la fecha de designación del respectivo aspirante, presentando todos los documentos señalados en la lista de chequeo contenida en la proforma F.0000-18 y la hoja de vida contenida en la proforma F.0000-19, los cuales deben estar completamente diligenciados. Con todo, dentro del término señalado, el mismo aspirante podrá solicitar que se adelante el trámite respectivo adjuntando los documentos que correspondan.

Vencido el plazo de sesenta (60) días indicado en el inciso anterior sin que se haya presentado solicitud de posesión y remitido debidamente diligenciados los documentos requeridos, será necesario que el órgano nominador correspondiente ratifique la designación del aspirante a fin de que el trámite pueda surtirse.

Una vez presentada la documentación requerida en la “Lista de chequeo”, el grupo de registro efectuará el análisis correspondiente, teniendo en cuenta para ello el régimen de incompatibilidades e inhabilidades previsto en el EOSF y demás normas pertinentes, así como la información aportada.

No obstante lo anterior, cuando la SBC lo considere prudente, puede solicitar los documentos y aclaraciones adicionales que estime necesarios.

De acuerdo con lo previsto en el literal g) del numeral 2º del artículo 326 EOSF, el comité de posesiones de la SBC decidirá sobre las solicitudes de posesión y revocatorias de posesión de los miembros de junta o consejos directivos, representantes legales, revisores fiscales, oficiales de cumplimiento, representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras y de reaseguros del exterior, representantes legales (excepto los gerentes de sucursales) y todos aquellos funcionarios de las instituciones vigiladas respecto de las cuales la ley exija dicho requisito para desempeñar sus funciones.

De conformidad con el artículo 28 del Decreto 2150 de 1995, la posesión se entiende surtida con la autorización que imparta el comité de posesiones. El acto de posesión de directores, representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas por la SBC no requiere de la presentación personal ante esta entidad de acuerdo con lo señalado en el artículo 28 del Decreto 2150 de 1995. De acuerdo con lo previsto en el artículo 8º de la Ley 153 de 1887, lo señalado anteriormente será aplicable de igual manera para el acto de posesión de los funcionarios a los que hace referencia el inciso primero del numeral 3º del artículo 102 del EOSF. Con el mismo acto se entiende cumplido el juramento requerido por la ley.

1.5. Reglas relativas a las renuncias de administradores, revisores fiscales y oficiales de cumplimiento

Las entidades vigiladas deben informar a la SBC las renuncias de sus administradores, revisores fiscales, oficiales de cumplimiento, representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras y compañías de reaseguros del exterior y de todos aquellos funcionarios de las instituciones vigiladas respecto de los cuales la ley exija el acto de posesión para desempeñar sus funciones, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la aceptación de la misma por parte del órgano competente, mediante la remisión de la parte pertinente del documento o del acta donde conste dicha aceptación o constancia expedida por el representante legal que acredite la aceptación de la renuncia presentada.

De igual forma se debe proceder cuando quiera que se produzca la remoción o la separación de la persona, informando adicionalmente, los motivos que dieron lugar a tal decisión, junto con los documentos de soporte respectivos.

El órgano societario competente para aceptar una renuncia es aquel a quien le corresponde realizar el nombramiento.

En los eventos en que se disponga la remoción o se produzca la separación del cargo, el órgano competente deberá proceder a designar su reemplazo.

Los representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas que se encuentren inscritos, lo seguirán siendo, para todos los efectos legales, mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o con la indicación que efectúe el órgano societario competente de que el cargo queda suprimido o que no se designará reemplazo alguno, siempre que dicho evento se encuentre permitido en las normas y en los estatutos, de acuerdo con lo previsto en los artículos 164 y 442 Código de Comercio, y cuando se trate de separación inmediata del cargo.

En caso de renuncia al cargo, remoción u otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo, si en los estatutos sociales no se prevé expresamente un término dentro del cual deba proveerse el reemplazo del representante legal o del revisor fiscal saliente, los órganos sociales cuentan para el efecto con un plazo de treinta días, contados a partir del momento en que la misma se presente.

Vencidos los términos señalados sin que se haya efectuado una nueva designación y su registro, tratándose del representante legal saliente de una entidad vigilada, este deberá informar a la SBC sobre su renuncia, su remoción o la ocurrencia de la circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo, mediante comunicación presentada personalmente ante el secretario general u otra autoridad facultada por la ley para tal efecto (juez o notario), indicando de manera precisa la fecha en que la misma se produjo, con el fin de que se incluya en el correspondiente certificado la anotación relacionada con la desvinculación del cargo.

TÍTULO I

CAPÍTULO DÉCIMO-Actuaciones ante la Superintendencia Bancaria

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Tratándose de miembros de junta o consejos directivos o de administración, la vacancia establecida en el numeral 4º del artículo 73 EOSF debe ser comunicada por el presidente de dicho órgano de gobierno al grupo de registro de la SBC, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su ocurrencia.

2. Reglas sobre cambio de domicilio

2.1. Suministro de información sobre cambio de domicilio y dirección para notificaciones

Con el propósito de dar plena aplicación a los principios de celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción a los que se refiere el artículo 3º del Código Contencioso Administrativo, y atendiendo la garantía constitucional del derecho de defensa, las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en la SBC, deben informar al grupo de registro cualquier cambio de domicilio y dirección para notificaciones, indicando:

• Nombre y documento de identidad.

• Entidad y cargo en ejercicio.

• Nuevo domicilio y dirección para notificaciones.

2.2. Suministro de información sobre cambio de domicilio y dirección para notificaciones, posterior a la desvinculación de la entidad

Para los efectos del artículo 44 del Código Contencioso Administrativo, las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en la SBC, una vez cesen en el ejercicio del cargo desempeñado deben informar al grupo de registro cualquier cambio de domicilio y dirección para notificaciones que suceda dentro de los tres (3) años siguientes a la desvinculación indicando:

• Nombre y documento de identidad.

• Fecha de retiro.

• Cargo en ejercicio a la fecha de retiro.

• Nuevo domicilio y dirección para notificaciones.

Cuando de una actuación administrativa iniciada de oficio, especialmente cuando se trate de la facultad administrativa sancionatoria, se desprenda que personas que han cesado en el ejercicio de un cargo para el que tomaron posesión ante la SBC pueden resultar afectadas en forma directa, deberá citárselas para que puedan hacerse parte en dicha actuación. Para esto, si no hay otro medio más eficaz, se enviará comunicación por correo certificado a las direcciones que el interesado haya registrado para notificaciones en la entidad, lo mismo que a la que aparezca registrada en el directorio telefónico, si la hubiere. En el evento en que las comunicaciones no surtan efecto se procederá a efectuar la publicación correspondiente en un periódico de amplia circulación nacional, de acuerdo con lo previsto en los literales d) e) y f) del numeral 4º del artículo 208 del EOSF, sustituido por el artículo 45 de la Ley 795 de 2003.

2.3. Información sobre antecedentes laborales

En la forma indicada en el numeral anterior se procederá a informar en el caso en que las entidades vigiladas dispongan la terminación de las relaciones laborales con sus funcionarios, por virtud de irregularidades cometidas en su gestión financiera o a causa de comportamientos que riñen con el debido manejo de los recursos del público, con el propósito de proporcionar suficientes elementos de juicio a la SBC en relación con las calidades morales y profesionales de quienes se desempeñen o soliciten posesión para actuar como administradores de entidades del sector vigilado.

2.4. Dirección de notificación para actuaciones específicas

De acuerdo con lo previsto en el literal d) del numeral 4º del artículo 208 del EOSF sustituido por el artículo 45 de la Ley 795 de 2003 y el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo, las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en la SBC, frente a las cuales se desarrolle una actuación en esta entidad, podrán suministrar una dirección específica de notificación para tal actuación, diferente a la registrada en la hoja de vida al tomar posesión. La dirección específica o su modificación deberá informarse a esta superintendencia mediante comunicación realizada especialmente para tal propósito, dirigida al funcionario competente que realiza el trámite respectivo. En todo caso, se entiende que la dirección específica solo es válida para ese trámite determinado.

En el acto que ponga fin a la actuación o en los demás que deban notificarse personalmente, la dependencia que los proyecta indicará al final de los mismos la dirección específica de notificaciones aportada por el interesado o su modificación. Si el interesado no señaló dirección específica de notificaciones se indicará la que se haya utilizado dentro del trámite. En todo caso deberá indicarse la dirección personal de notificaciones suministrada por aquellos que han tomado posesión del cargo.

El hecho de que se haya suministrado una dirección de notificación específica para un trámite determinado no anula la dirección general registrada para notificaciones, que podrá ser utilizada en otras actuaciones que se desarrollen. Igualmente podrá ser utilizada la dirección general de manera subsidiaria en actuaciones para las cuales no se logre notificar el acto respectivo habiéndose hecho la citación a través de la dirección específica. El suministrar una dirección específica no exime de reportar los cambios de dirección de notificación general.

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