CIRCULAR EXTERNA 27 DE 2005 

(Noviembre 15)

Asunto: Presupuesto de ingresos, egresos, plan operativo e inversiones vigencia 2006.

1. Presupuesto de ingresos y egresos.

Con el fin de facilitar el diligenciamiento del presupuesto anual de ingresos, egresos, plan operativo y presupuesto de inversiones para la vigencia del año 2006, les estamos haciendo llegar los formatos guía de conformidad con los lineamientos generales establecidos por la Ley 789 de 2002 y con el plan único de cuentas adoptado mediante la Resolución 271 del 3 de agosto de 2005, los cuales deben ser diligenciados en estricta sujeción a los mismos y con la documentación complementaria requerida para el efecto, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 del Decreto Reglamentario 827 del 4 de abril de 2003.

Las entidades sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia del Subsidio Familiar deben elaborar los presupuestos de ingresos, egresos, plan operativo y de inversiones para el ejercicio comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del año 2006. Es preciso reiterarles, que las proyecciones deben efectuarse para efectos de control de gestión, por lo menos por períodos trimestrales.

Deben considerar las directrices dadas en la Circular 23 de diciembre de 2003, proferidas con base en la expedición de la Ley 789 de 2002.

La distribución de los aportes del cuatro por ciento (4%), que estimen recaudar deberá ser calculada conforme a lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley 21 de 1982; Ley 49 de 1990; el artículo 217 de la Ley 100 de 1993, el Decreto Reglamentario 1902 de 1994 y las modificaciones de la Ley 789 de 2002.

Con base en los programas establecidos para las cajas de compensación familiar, de conformidad con los artículos 6º; 7º; 10 y 11 de la Ley 789 de 2002, se incorporan los anexos a diligenciar para el fondo de fomento al empleo y protección al desempleo, Fonede, proyectado para el año 2006 y el ejecutado en el 2005, igualmente el anexo Foniñez, fondo de atención integral a la niñez y jornada escolar complementaria.

2. Diligenciamiento de los presupuestos de ingresos y egresos.

En el formato básico de presupuesto anual de ingresos y egresos comparativo, del período ejecutado 2005, se deben consignar las cifras de enero a diciembre de 2005, de acuerdo con la información contable registrada.

Este formato proyecta los ingresos y egresos para el año 2006 con base en los dos semestres del mismo y el total anual, estableciendo al final las variaciones porcentuales y relativas, entre las dos vigencias. Las cifras deben ser registradas al nivel de miles de pesos ($ 000) con el fin de que su procesamiento sea uniforme.

Las cajas de compensación familiar podrán destinar para gastos de publicidad, propaganda y avisos hasta un 10% del total de los gastos de administración, instalación y funcionamiento, para ser aplicado en aquellos servicios que son subsidiados. Para los programas autocosteables, no subsidiables, pueden cargar los gastos de publicidad, propaganda y avisos directamente a esos programas, siguiendo parámetros de austeridad.

Así mismo, deben detallarse los valores aplicados a cada servicio, programa y administración por concepto de publicidad, propaganda y avisos.

Los renglones o grupos de cuentas identificadas con asterisco (*) en los formatos guía, requieren la presentación obligatoria de las respectivas relaciones detalladas.

Igualmente, deben determinar el costo para los distintos servicios de conformidad con lo establecido en el plan único de cuentas para las cajas de compensación familiar.

3. Estados financieros complementarios proyectados para el año 2006.

Los estados financieros básicos permiten a los organismos de dirección, administración y control conocer los recursos, las obligaciones, las transferencias para otros entes, los cambios y los resultados de un período; por consiguiente para la determinación y revisión de las políticas administrativas y financieras de los servicios sociales es de suma importancia la proyección de los mismos por parte de sus responsables en las entidades vigiladas, con sujeción a las normas vigentes que afectan el funcionamiento del sistema de subsidio familiar.

En consecuencia, deben presentarse los estados financieros básicos y complementarios proyectados, de los cuales se adjuntan los respectivos formatos:

— Estado proyectado de pérdidas y ganancias de mercadeo año 2006.

— Estado proyectado de resultados de los programas de vivienda año 2006.

— Estado de resultados proyectado de salud año 2006 (ARS, EPS, IPS y consolidado).

— Balance general proyectado año 2006, e índices financieros.

— Estado de origen y aplicación de recursos proyectado año 2006:

A. Estado de cambios en la situación financiera;

B. Estado de cambios en el capital de trabajo;

C. Estado de flujo de efectivo.

4. Otros aspectos.

4.1. Actas.

Es de obligatoria presentación copia del acta del consejo directivo, debidamente firmada por el presidente y el secretario, donde conste específicamente la aprobación del plan operativo y los presupuestos de ingresos, egresos, e inversiones con sus respectivos valores.

Los proyectos de inversión que se presenten con el presupuesto deberán ser taxativamente aprobados por el consejo directivo, indicando su valor.

4.2. Origen y disponibilidad de los recursos.

Los revisores fiscales deberán certificar la disponibilidad de recursos para respaldar las inversiones de los proyectos contemplados en el límite máximo.

Teniendo en cuenta que el artículo 67 del Decreto 341 de 1988 señala que la apropiación de los remanentes presupuestales de cada ejercicio deberán hacerla los consejos directivos dentro del semestre siguiente al ejercicio anual que generó los remanentes, por consiguiente la caja de compensación no podrá soportar la financiación del límite máximo de inversiones presupuestado para el año 2006 con los remanentes que esperan por el ejercicio del 2006.

4.3. De la aprobación del presupuesto.

Por efectos de ordenamiento administrativo y operativo en cada corporación, se considera conveniente que los consejos directivos aprueben los respectivos presupuestos antes del 31 de diciembre de 2005 con el fin de que agilicen su presentación con los documentos pertinentes y su ejecución se inicie el primero de enero de 2006.

Esta información debe ser enviada simultáneamente vía módem o internet, en medio magnético y en forma impresa, sin ninguna variación en la información remitida por los diferentes medios, de acuerdo con las características técnicas que se anexan a esta circular.

Las modificaciones a los presupuestos deberán ser aprobadas por los consejos directivos e incluirlas dentro del cuadro del límite máximo de inversiones y/o presupuesto de ingresos y egresos, según sea el caso y ser remitidas a la Superintendencia del Subsidio Familiar dentro de los 15 días siguientes a la aprobación por parte del consejo directivo. Estas modificaciones deben ser efectuadas dentro de la vigencia respectiva (enero a diciembre).

Todo proyecto debe estar incluido en el límite máximo previo a su ejecución.

Las cajas de compensación deberán propender por la ejecución del 100% de las inversiones presupuestadas y en lo posible evitar que las modificaciones se presenten en el último trimestre del año.

5. Servicios sociales.

Los servicios sociales que ofrecen las cajas de compensación familiar deberán contribuir a la generación del empleo productivo, a la disminución de la pobreza y a la exclusión en el acceso a los servicios de la seguridad social y atención de la infancia, familia y género y que se enmarquen en las políticas definidas en el plan nacional de desarrollo “hacia un Estado comunitario”.

Dentro de las funciones señaladas en el numeral 5º del artículo 16 de la Ley 789 de 2002, las cajas de compensación familiar administrarán a través de los programas que a ellas corresponda, las actividades de subsidio en dinero, recreación social, deportes, turismo, centros recreativos y vacacionales, cultura, museos, bibliotecas y teatros, vivienda de interés social, créditos, programas de atención integral a la niñez de 0 a 6 años, jornada escolar complementaria, educación, capacitación, bibliotecas, atención a la tercera edad y programa de nutrición materno infantil y en general, los programas que estén autorizados por la ley, para lo cual podrán continuar operando con el sistema de subsidio a la oferta.

Igualmente, podrán atender a la población con discapacidad y las demás funciones señaladas para las cajas de compensación familiar en la precitada disposición.

Las cajas deberán buscar en el ofrecimiento de los servicios sociales modelos eficientes y eficaces, mediante tarifas diferenciales, con subsidios inversamente proporcionales a los salarios devengados por el usuario, procurando la optimización de esos recursos.

5.1. Salud.

Para efectos de la elaboración del presupuesto del programa de salud, las corporaciones deberán aplicar lo preceptuado en el artículo 65 de la Ley 633 de 2000, sin perjuicio de la reglamentación que para el efecto expida la Superintendencia Nacional de Salud.

Los programas de salud establecidos por Ley 21 de 1982 que actualmente vienen adelantando las cajas de compensación familiar, podrán continuar ofreciéndose siempre y cuando no estén contemplados dentro del plan obligatorio de salud POS, definido en la Ley 100 de 1993.

5.2. Mercadeo.

Las cajas tendrán un manejo financiero independiente y en cuentas separadas del recaudo del cuatro por ciento (4%) de la nómina para el servicio de mercadeo. Por consiguiente, en ningún caso los recursos provenientes del aporte del cuatro por ciento (4%) podrán destinarse a subsidiar dicha actividad.

5.3. Educación formal.

Con el fin de dar cumplimiento al compromiso social en materia de educación que para el efecto señale el Gobierno Nacional en el plan nacional de desarrollo, las corporaciones deberán ofrecer los programas de educación formal directamente o a través de convenio, en cumplimiento del Decreto 1902 de 1994 reglamentario de la Ley 115 de 1994.

5.4. Capacitación.

Las cajas de compensación familiar que desarrollen programas de capacitación podrán subsidiarlos siempre y cuando no presenten duplicidad con los ofrecidos por el SENA, salvo los suscritos por convenio con dicha entidad.

5.5. Bibliotecas.

Las corporaciones deberán ofrecer a través del servicio de bibliotecas la promoción y el fomento a la lectura, tanto en beneficio de su población afiliada como para el público en general, en especial para aquellas poblaciones con menor capacidad para acceder al conocimiento.

5.6. Recursos de Ley 115 de 1994.

Con recursos de Ley 115 de 1994, las cajas de compensación podrán ejecutar las siguientes actividades:

— Educación, básica y media directamente o contratada.

— Otorgamiento de becas.

— Cupos gratuitos en establecimientos educativos y programas de educación básica y media para adultos.

— Apertura de colegios (construcción, compra, arriendo, convenios, administración, dotación) en forma prioritaria para los hijos de los trabajadores beneficiarios.

— Bibliotecas.

— Kits escolares para los hijos de los trabajadores beneficiarios, los que deben ser entregados previo a la fecha de iniciación de los calendarios escolares, teniendo en cuenta el censo escolar de cada caja de compensación familiar y acorde con las necesidades de las edades escolares.

Los programas en cada caso, deberán estar debidamente aprobados y reglamentados por el consejo directivo.

5.7. Vivienda.

Las Cajas continuarán desarrollando programas de vivienda de interés social para disminuir el déficit habitacional de los trabajadores afiliados, así mismo, podrán ofrecer préstamos para adquisición de vivienda, cuando se asocien, inviertan o participen en establecimientos de crédito, de conformidad con lo señalado en las normas vigentes.

Las cajas de compensación familiar que cuenten con afiliados en el sector rural deberán asignarles subsidios, destinando para ello como mínimo, un porcentaje igual a lo que estos representan, sobre el total de los afiliados, de conformidad con las normas legales vigentes.

También se podrán adelantar programas de vivienda en forma directa o a través de alianzas o convenios para población afiliada o particular. Todo programa de construcción de vivienda debe ser autocosteable.

5.8. Fondos de crédito.

Conforme a las normas vigentes las corporaciones deberán continuar y si es del caso intensificar los planes y programas establecidos por el Gobierno Nacional, los cuales deben reglamentarse y reportarse en forma independiente por cada servicio de acuerdo con las necesidades de la corporación.

Los créditos utilizados para libre inversión deben reportarse en el servicio de mercadeo y corresponde a aquellos que no tienen una aplicación directa en cada uno de los servicios.

5.9. Microcrédito.

Las cajas de compensación familiar deberán darle cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 4º, 5º, 6º y 7º del Decreto Reglamentario 2340 de 2003 para la administración de los recursos del crédito.

5.10. Recreación.

Los servicios de recreación social que adelanten las cajas de compensación familiar, tienen como finalidad la recreación, el esparcimiento, el fomento al turismo, el deporte y otras actividades para el desarrollo físico y mental, primordialmente de su población afiliada.

5.11. Programas sociales complementarios.

5.11.1. Adulto mayor - población con discapacidad.

Dentro de la política que fija el consejo directivo a su corporación, podrá establecer programas de prevención, tratamiento, educación especial y rehabilitación para los menores deficientes de acuerdo con lo prescrito en la ley, incluirán en sus presupuestos los recursos necesarios, para adelantar programas de orientación y asistencia sicológicas para sus familias.

También las cajas ofrecerán oportunidades educativas a su población afiliada con discapacidad, directamente o mediante convenios con otras entidades del sector educativo.

Para facilitar la identificación y control de los recursos destinados a estos programas, las cajas deberán presentar anexo al presupuesto de ingresos y egresos, los referidos a cada programa adulto mayor y población con discapacidad en forma independiente.

Se deberán constituir o continuar con programas estructurados e independientes, de manera que se tenga una población identificada a la cual se le reconozcan sus necesidades, determinando de esta forma el tipo de servicio que se les debe prestar: Sociales, psicológicos, especializados, entre otros, de tal forma que integre los servicios de recreación, turismo, capacitación, cultura y salud.

5.10.2. Atención integral a la niñez y jornada escolar complementaria.

Las cajas de compensación familiar en desarrollo de los programas de atención integral a la niñez de 0 a 6 años y jornada escolar complementaria de 7 años en adelante, deberán diligenciar el cuadro anexo 6.

Se les recuerda a las cajas de compensación familiar que estos programas deben desarrollarse en forma integral en cumplimiento de lo establecido en la Circular 23 de 2004.

Para rendir la información solicitada en esta circular, las cajas de compensación familiar deberán consignar la información requerida en cada uno de los archivos que a continuación se adjuntan:

N. del D.: Esta circular va dirigida a consejos directivos, directores administrativos y revisores fiscales de las cajas de compensación familiar.

NOTA: Los anexos que hacen parte de la presente resolución pueden ser consultados en la Superintendencia de Subsidio Familiar.

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