CIRCULAR EXTERNA 28 DE 2007 

(Mayo 11)

Ref.: Adopción encuesta de mejores prácticas corporativas.

(Nota: Derogada a partir del 1 de enero de 2015 por la Circular Externa 28 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

(Nota: Modificada por la Circular Externa 7 de 2011 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

En atención a que una adecuada estructura de prácticas de gobierno corporativo ayuda a las entidades emisoras de valores a atraer inversión, crecer y competir exitosamente, con el ánimo de proteger la confianza de los inversionistas mediante la identificación, fortalecimiento y suficiencia de la información a la que pueden acceder, este despacho, en ejercicio de sus atribuciones, en especial las consagradas en el literal a) del artículo 6º de la Ley 964 de 2005 y el numeral 9º del artículo 11 del Decreto 4327 de 2005, considera pertinente establecer la obligación de diligenciar y remitir la encuesta mediante la cual se da a conocer al mercado de valores la adopción de las recomendaciones del Código de Mejores Prácticas Corporativas de Colombia (en adelante Código País), en los siguientes términos:

1. Ámbito de aplicación. El presente instructivo es aplicable a todas las entidades que se encuentren inscritas o que tengan valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores - RNVE excepto la Nación; los patrimonios autónomos fiduciarios, constituidos o no como fondo común; las universalidades de que trata de la Ley 546 de 1999; las entidades territoriales a que se refiere el artículo 286 de la Constitución Política; los organismos multilaterales de crédito; los gobiernos extranjeros y las entidades públicas extranjeras; las sucursales de sociedades extranjeras y las entidades extranjeras.

Lo dispuesto en el presente instructivo se entiende sin perjuicio de los requisitos que deben acreditar las personas jurídicas públicas y privadas que pretendan ser destinatarias de la inversión de recursos de los fondos de pensiones exigidos en la Resolución 275 de 2001 expedida por el Superintendente de Valores.

2. Alcance del código de mejores prácticas corporativas y adopción de la encuesta. El Código País se construyó bajo el principio de “cumpla o explique” y por lo tanto, sus recomendaciones son de adopción voluntaria para los emisores de valores; no obstante lo anterior, se establece para los emisores de valores definidos en el numeral 1º del presente instructivo la obligación de información al mercado, mediante el diligenciamiento y remisión anual a la Superintendencia Financiera de Colombia de la encuesta de mejores prácticas corporativas, cuyo objeto es la revelación general sobre las prácticas de gobierno corporativo de cada emisor y sobre la adopción de las recomendaciones del Código País. Dicha encuesta se incorpora al presente instructivo en el anexo 1.

Adicionalmente, dada la naturaleza jurídica diferente que pueden tener los emisores de valores, en el anexo 3 se desagrega por tipo de emisores las preguntas que deben responder.

En todos los casos, el emisor podrá dar a conocer las razones por las cuales adoptó o no las medidas recomendadas para el período que esté revelando.

Las respuestas deberán hacer referencia al período comprendido entre enero y diciembre del año inmediatamente anterior a su diligenciamiento, reporte y envío.

3. Estructura del Código de Mejores Prácticas Corporativas de Colombia. El código cuenta con un conjunto de medidas y recomendaciones concretas que pueden ser adoptadas por los emisores de valores en materia de: (i) Asamblea general de accionistas, (ii) Junta directiva, (iii) Revelación de información financiera y no financiera, y (iv) Solución de controversias. El texto del Código de Recomendaciones de Mejores Prácticas Corporativas de Colombia se encuentra incorporado al presente instructivo mediante el anexo 2.

4. Diligenciamiento de la encuesta. La encuesta está integrada por ochenta preguntas y cada una guarda estricta relación con las recomendaciones del Código País, por tal razón, mantiene su estructura: (i) Asamblea general de accionistas, (ii) Junta directiva, (iii) Revelación de información financiera y no financiera, y (iv) Solución de controversias. Para su diligenciamiento y remisión deberá ingresar a la página de internet de la Superintendencia Financiera de Colombia www.superfinanciera.gov.co en el vínculo trámites y atención al usuario.

Las setenta y nueve preguntas iniciales podrán responderse afirmativa o negativamente señalando la casilla que corresponda según se cumpla o no con la recomendación referida, siempre y cuando la situación del emisor encuadre dentro del supuesto que allí se plantea, en caso contrario, tendrá la opción de responder no aplica. Adicionalmente, en cada pregunta existe la posibilidad de que el emisor ingrese en la respuesta los comentarios o consideraciones concretas que considere pertinentes revelar al mercado.

En la parte final de la encuesta se plantea una pregunta opcional de respuesta abierta que tiene como objetivo incluir toda la información que ayude al mercado a conocer la forma en que el emisor ha incorporado prácticas de gobierno corporativo que sean adicionales, complementarias o diferentes a las previstas por el Código País.

La responsabilidad por el diligenciamiento y remisión de la encuesta, así como por la veracidad acerca del contenido de las respuestas, corresponde al representante legal de la entidad emisora. En el caso de los fondos o carteras colectivas que sean emisores de valores, la obligación estará en cabeza del representante legal del administrador.

En los casos en los que exista pluralidad de representantes legales, deberá designarse a uno de estos como funcionario responsable por el diligenciamiento y envío de la información. Dicha designación, así como cualquier modificación temporal o definitiva de la misma, deberá ser comunicada al Registro Nacional de Valores y Emisores - RNVE.

El acceso para el diligenciamiento y transmisión requerirá la firma digital del representante legal designado.

Simultáneamente con la remisión a la Superintendencia Financiera de Colombia, la encuesta deberá publicarse por el emisor en su página de internet y deberá actualizarla con la misma periodicidad con la que se reporte a esta superintendencia.

5. Contextualización de las preguntas. En los casos en que, por su naturaleza, el emisor no cuente con el órgano específico al que se refiere la medida que se pregunta, se entenderá que la misma hace referencia al órgano que al interior de la entidad haga sus veces.

6. Periodicidad y vigencia. En adelante, los emisores de valores obligados a diligenciar y remitir la encuesta deberán hacerlo anualmente, entre el 2 y el 31 de enero del año siguiente al que va a revelar su adopción de prácticas de gobierno corporativo. El primer diligenciamiento y transmisión se efectuará entre el 8 y el 31 de enero de 2008, informando la situación del emisor en el período comprendido entre la fecha de entrada en vigencia de la presente circular y diciembre de 2007.

A efectos de garantizar una adecuada remisión de la encuesta, los emisores de valores deberán efectuar pruebas de transmisión entre el 15 y el 31 de octubre de 2007.

La presente circular externa rige a partir de su publicación, y deroga todas las normas que le sean contrarias. Se adjuntan los siguientes anexos:

Anexo 1: Encuesta de mejores prácticas corporativas.

Anexo 2: Código de Mejores Prácticas Corporativas de Colombia.

Anexo 3: Preguntas obligatorias por tipo de entidad emisora.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales, miembros de junta directiva y revisores fiscales de emisores de valores.

NOTA: Los anexos que hacen parte integral de la presente circular externa pueden ser consultados en la Superintendencia Financiera de Colombia.

(Nota: Modificada por la Circular Externa 7 de 2011 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

(Nota: Derogada a partir del 1 de enero de 2015 por la Circular Externa 28 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

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