Superintendencia Financiera

CIRCULAR EXTERNA 28 DE 2014 

(Septiembre 30)

Ref.: Presentación del Nuevo Código País y Adopción del Reporte de implementación de mejores prácticas corporativas.

(Nota: Incorporados los numerales 1 a 7 de la instrucción primera de la presente circular en la Circular Externa 29 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

En atención al desarrollo del gobierno corporativo a nivel mundial y en orden de dar respuesta a las nuevas realidades empresariales, especialmente tras la crisis de la economía global que puso de manifiesto, entre otras, las profundas debilidades existentes en el funcionamiento del gobierno corporativo, la Superintendencia Financiera de Colombia adelantó un proceso de revisión del Código País, tomando como guía la publicación de la CAF, “Lineamientos para un Código Latinoamericano de gobierno corporativo”, y los aportes y comentarios de la industria, para efectos de elaborar un Nuevo Código País que se ajuste a la situación del mercado colombiano.

Por lo tanto, este despacho, en ejercicio de sus atribuciones, en especial las consagradas en el literal a) del artículo 6º de la Ley 964 de 2005 y el numeral 9º de artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, considera pertinente dar a conocer el Nuevo Código de mejores prácticas corporativas de Colombia (en adelante Nuevo Código País) y establecer la obligación de diligenciar y remitir el Reporte de implementación de dicho código por parte de los emisores de valores. Para tales efectos se imparten las siguientes instrucciones:

PRIMERO. Adopción del Nuevo Código País y del Reporte de implementación.

1. Ámbito de aplicación. El presente instructivo es aplicable a todas las entidades que tengan valores inscritos en el RNVE; excepto la Nación, los patrimonios autónomos administrados por las sociedades fiduciarias, los fondos de inversión colectiva, las universalidades de que trata la Ley 546 de 1999, las entidades territoriales a que se refiere el artículo 286 de la Constitución Política, los organismos multilaterales de crédito, los gobiernos extranjeros, las entidades públicas extranjeras, las sucursales de sociedades extranjeras y las entidades extranjeras.

2. Estructura del Nuevo Código País. El Código está integrado por 33 Medidas, las cuales agrupan hasta 148 recomendaciones que pueden ser adoptadas por los emisores de valores en materia de: (i) Derechos y trato equitativo de los accionistas, (ii) asamblea general de Accionistas, (iii) junta directiva, (iv) arquitectura de control, y (v) Transparencia e Información Financiera y no Financiera. El Nuevo Código País se encuentra incorporado al presente instructivo mediante el anexo 1.

3. Alcance del Nuevo Código País y adopción del Reporte de implementación. El Nuevo Código País mantiene su estructura bajo el principio de “cumpla o explique” y por lo tanto, sus recomendaciones son de adopción voluntaria para los emisores de valores. Los destinatarios de la presente circular deben dar a conocer al mercado el nivel de implementación de las recomendaciones contenidas en el Código País, mediante el diligenciamiento y remisión anual a la SFC del Reporte de implementación de mejores prácticas corporativas. Dicho reporte se incorpora como anexo 2.

El Reporte de implementación debe reflejar la situación del emisor frente a las recomendaciones del Código País durante el período comprendido entre enero y diciembre del año inmediatamente anterior a su diligenciamiento, reporte y envío.

4. Diligenciamiento y reporte. Para el diligenciamiento y remisión del Reporte de implementación de mejores prácticas corporativas, se debe ingresar a la página de Internet de la SFC: www.superfinanciera.gov.co

A continuación de cada recomendación se debe responder con SI, NO o NO APLICA (N.A.), señalando la casilla que corresponda según se adopte o no la recomendación referida, o si la misma no resulte aplicable.

En virtud del modelo adoptado, cada recomendación cuenta con un espacio para que los emisores que han acogido las recomendaciones describan brevemente la manera cómo han realizado dicha implementación. En caso contrario, el emisor deberá explicar las razones por las cuales no ha acogido la misma.

La respuesta N.A., sólo puede ser suministrada por el emisor en aquellos casos en que por razones legales no le sea posible adoptar la recomendación. En este evento deberá indicar en forma precisa la norma o disposiciones que se lo impiden.

Cada recomendación cuenta con una casilla para indicar la fecha en que el emisor la implementó por primera vez. Adicionalmente, se contará con una casilla donde se registrarán las fechas en las cuales se han realizado modificaciones.

Toda la información debe ajustarse a los principios de transparencia, integralidad y veracidad, por tal razón no podrá incluir información sesgada, insuficiente, no verificable, o cualquier otra que pueda inducir a error o confusión, o no permita al mercado en general y a los inversionistas hacerse un juicio fundado y objetivo sobre la entidad.

Así mismo, las explicaciones deben estar redactadas en un lenguaje claro y preciso, de forma tal que no den lugar a la formación de un juicio erróneo entre sus destinatarios.

El Reporte de implementación constituye información relevante, en atención a lo definido en el parágrafo 5º del artículo 5.2.4.1.5 del Decreto 2555 de 2010. En consecuencia, la responsabilidad por su envío corresponde al representante legal de la entidad emisora, en los términos del artículo 5.2.4.1.8 del Decreto 2555 de 2010. El acceso para el diligenciamiento y transmisión requerirá la firma digital del representante legal designado.

En todo caso, la responsabilidad respecto de la integralidad y veracidad de la información contenida en el Reporte de implementación transmitido al RNVE es del representante legal de la entidad emisora, del representante legal responsable del suministro de información relevante y de los administradores de la sociedad que hayan intervenido en la preparación del mismo.

El reporte debe publicarse por el emisor en su página de Internet en forma simultánea a su remisión a la SFC.

El reporte de implementación deberá ponerse en conocimiento de la asamblea general de accionistas, u órgano que haga sus veces, por parte de la administración del emisor, y hará parte del informe de gestión que dicha administración aprueba y presenta cada año durante la sesión ordinaria de la asamblea. Aquellas entidades que opten por adoptar un informe anual de gobierno corporativo, de conformidad con la recomendación 33.1 del Nuevo Código País, deberán informarles a los accionistas que el Reporte de implementación se encuentra publicado en la página web de la entidad.

5. Implementación de recomendaciones. Los destinatarios del Nuevo Código País deben incluir en sus estatutos una cláusula según la cual la entidad, sus administradores y empleados o funcionarios se encuentran obligados a cumplir las recomendaciones que voluntariamente ha adoptado la sociedad.

6. Contextualización de las recomendaciones. Cuando por su naturaleza el emisor no cuente con el órgano específico al que se refiere la recomendación, se entenderá que la misma hace referencia al órgano que al interior de la entidad sea equivalente o haga sus veces.

7. Periodicidad, vigencia y derogatorias. Los emisores de valores obligados a diligenciar y remitir el Reporte de implementación deberán hacerlo cada año, en el periodo comprendido entre el 8 y el 31 de enero, antes de que se lleve a cabo la sesión ordinaria de la asamblea general ordinaria de accionistas del emisor, u órgano que haga sus veces. El reporte enviado por los emisores hará referencia al período enero-diciembre del año inmediatamente anterior.

La presente circular rige a partir del 1º de enero de 2015 y deroga la Circular Externa 28 de 2007 y la 7 de 2011.

Se adjuntan los siguientes anexos:

ANEXO 1: Código de mejores prácticas corporativas de Colombia - Nuevo Código País.

ANEXO 2: Reporte de implementación de mejores prácticas corporativas de Colombia

SEGUNDO. Transición. El primer diligenciamiento y transmisión del reporte de Implementación bajo las instrucciones de la presente circular deberá efectuarse entre el 8 y el 31 de enero de 2016, informando la situación del emisor en el período enero-diciembre del año 2015. Por lo tanto, para el período correspondiente a enero-diciembre del año 2014 los emisores de valores deberán cumplir con el Código País y su encuesta en los términos establecidos en las circulares externas 007 de 2011 y 28 de 2007.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los representantes legales, miembros de junta directiva y revisores fiscales de emisores de valores.

(Nota: Incorporados los numerales 1 a 7 de la instrucción primera de la presente circular en la Circular Externa 29 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

Financial Superintendency of Colombia

EXTERNAL CIRCULAR 28 OF 2014

(September 30)

Ref.: Presentation of the new Country Code and the Implementation Report of the Best Corporate Governance Practices.

Taking into consideration the developments in Corporate Governance globally, and in order to meet new business circumstances, particularly after the world economic crisis which revealed, among many other things, the deep weaknesses that lingered in the Corporate Governance functioning, the Financial Superintendency of Colombia (FSC) has led a process of revision of the Country Code, taken as a key referent the CAF’s publication “Lineamientos para un Código Latinoamericano de gobierno corporativo” [Guidelines for a Latin American Corporate Governance Code], as well as the comments and input from the industry, to develop a new Country Code that suits the Colombian market situation.

This Office, in using of its powers, especially those establishes in paragraph a) of article 6 of Law 964 of 2005 and paragraph 9 of article 11.2.1.4.2 of Decree 2555 of 2010, considers it appropriate to present the new Code of Best Corporate Governance Practices of Colombia (hereinafter New Country Code) and establishes the obligation to fill in and submit the Implementation Report. For this purpose the following instructions are given:

FIRST. Adoption of the New Country Code and its Implementation Report:

1. Field of Application. The present instruction is applicable to all entities that have securities registered in the RNVE except the Nation, “patrimonios autonomos” managed by trust companies, collective investment funds, the Law 546 of 1999 “universalidades”, local authorities under article 286 of the Political Constitution, multilateral lending agencies, foreign governments, foreign public agencies, branches of foreign companies and foreign entities.

2. Structure of the New Country Code. The code is integrated by 33 Measures that gather a total of 148 Recommendations that could be adopted by issuers related to: (i) Rights and equitable treatment of shareholders; (ii) Assembly General Meeting; (iii) Board; (iv) Control Architecture; and (v) Transparency and Financial and non-financial information. The New Country Code is part of this instructive as annex 1.

3. Scope of the New Country Code and Adoption of the Implementation Report. The New Code Country maintains the principle of “comply or explain” and therefore, its Recommendations are the voluntary adoption by issuers. According with this Circular, issuers have to disclose to the market the level of implementation of the Country Code Recommendations, through the Annual Report of Implementation that has to be filled in and submit to the FSC. The Report is included as annex 2.

The Report must reflect the issuers’ real implementation of the Recommendations for the period between january and december of the previous year of its response and submission.

4. Response and report. For the response and submission of the Implementation Report, issuers have to enter to the SFC website: www.superfinanciera.gov.co

To response the Report, in front of each Recommendation issuers have to mark YES, NO or Not Apply (N.A.), depending on the actual implementation or not of the Recommendation, or if the Recommendation it is not possible to adopt.

Due the adopted model, each Recommendation has the space for issuers to explain briefly how they have implemented it in practice. On the contrary they have to explain the reasons why they did not implement the Recommendation.

The N.A. response can only be provided by the issuer in cases that for legal reasons it is not possible to adopt the recommendation. In this case, the issuer must indicate precisely the law or regulation which prevents it.

Each recommendation has a box to indicate the date of its first implementation. It will have, as well, a box to indicate the date of the subsequent modifications.

The information provide must comply the principles of transparency, integrity and reliability, and for that reason may not include biased or subjective, inadequate, unverifiable, or any other information that may be misleading or confusing, or information that does not allow the market and investors to have an informed and objective judgment about the issuer.

Also, the explanations should be written in a clear and precise language, so does not lead to an erroneous judgment among its recipients.

In accordance with paragraph 5 of article 5.2.4.1.5 of Decree 2555 of 2010, the Implementation Report will be considering as relevant information. Accordingly, the responsibility of sending the Implementation Report lies on the issuer’s legal representative appointed as responsible for the submission of the relevant information, in the terms of the article 5.2.4.1.8 of Decree 2555 of 2010. The digital signature of the legal representative appointed, will be required for accessing the web page to process and submit the Report.

In any case, the responsibility for the integrity and accuracy of the information provided in the Implementation Report disclosed through the RNVE lies on the legal representative of the issuer, on the legal representative responsible for the submission of the relevant information and, on the administrators that have been part of its response.

The report has to be published by the issuer in its website simultaneously with its submission to the SFC.

The Implementation Report has to be notified to the General Meeting of Shareholders, or the body that replaces it, by the issuer’s administration, and will be part of the Management Report that the administration has to present each year during the ordinary Assembly meeting. Those issuers that have adopted an annual report on Corporate Governance, according to the Recommendation 33.1 of the new Code Country, have to inform to the shareholders, that the Implementation Report is already published on the issuer’s website.

5. Implementation of the Recommendations. The recipients of the New Country Code have to include in their bylaws a clause under which the issuer, its directors and employees or officials are obliged to comply with the Recommendations that the issuer has voluntarily adopted.

6. Contextualization of the recommendations. If due the issuer’s legal nature, it has not a specific organ to which the recommendation refers, it will be understood that the Recommendation refers to the body within the entity that is equal or replaces it.

7. Periodicity, validity and derogatory. Issuers required to fill in and submit the Implementation Report have to do it annually between the 8th and the 31st of January, before the ordinary General Meeting of Shareholders, or body that replaces. The Implementation Report submitted by the issuers, will refer to the period covering from January to December of the previous year.

This External Circular will be in force from the 1st of january 2015 and derogates the external circulars 28 of 2007 and 007 of 2011.

The following annexes are attached:

ANNEX 1: Code of Best Corporate Governance Practices of Colombia-New Country Code.

ANNEX 2: Implementation Report of Best Corporate Governance Practices of Colombia.

SECOND. Transition. The first response and submission of the Implementation Report under the instructions of this External Circular have to be made between the 8th and the 31st of January 2016, reporting the issuer situation during the period between january-december 2015. Therefore, for the period covering to january-december 2014, issuers must comply with the Country Code and its survey in the terms of the External Circulars 007 of 2011 and 28 of 2007.

To: Legal representatives, members of the board of directors and fiscal auditors of issuers.

 

CÓDIGO DE MEJORES PRÁCTICAS CORPORATIVAS

CÓDIGO PAÍS

COLOMBIA

Entidades participantes:

ANDI

Asobancaria

Asofiduciarias

Asofondos

Bolsa de Valores de Colombia

Confecámaras

Fasecolda

Comité de Emisores de la Bolsa de Valores de Colombia

CAF

ANEXO 1

Superintendencia Financiera de Colombia 

2014

CÓDIGO DE MEJORES PRÁCTICAS CORPORATIVAS 2014

CÓDIGO PAÍS

Introducción

Antecedentes

Desde la publicación en 2007 del Código de mejores prácticas corporativas, mediante la Circular Externa 28 de la Superintendencia Financiera de Colombia, SFC, la preocupación por su implementación efectiva y material, tanto por los Emisores de valores como por todas las empresas, sigue siendo un motivo de interés no solo para la SFC sino también para otros actores de la comunidad empresarial de Colombia.

Desde entonces hasta hoy, el gobierno corporativo ha experimentado un desarrollo muy notable, tanto a nivel global como en la región Latinoamericana, en orden a dar respuesta a nuevas realidades empresariales, especialmente tras el inicio de la crisis económica global, que puso de manifiesto, entre otras muchas variables, las profundas debilidades existentes todavía en el funcionamiento eficaz del gobierno corporativo de muchas empresas y entidades.

Ahora más que nunca se pone de manifiesto que el gobierno corporativo no es un fin en sí mismo, que culmina con la implementación a través de distintos documentos societarios de buenas prácticas de gobierno corporativo, sino que debe ser entendido como el medio que en el marco de un proceso dinámico y cambiante, dote a las empresas de las herramientas necesarias para una adecuada administración y control. Igualmente, es evidente que la vigilancia de la calidad del cumplimiento de las prácticas implementadas representa, sin duda, el mayor reto que para los años venideros afrontan las propias empresas, supervisores e inversionistas.

Diversos informes internacionales y evaluaciones sobre la situación de Colombia respecto a distintas categorías de estándares internacionales(1), han puesto de manifiesto los importantes progresos realizados en los últimos años por Colombia sobre aspectos concretos de gobierno corporativo, y señalado las posibilidades y campos de mejora.

Ante este nuevo escenario, la SFC, con el apoyo financiero de la CAF, ha liderado un proceso de discusión con distintos gremios empresariales, proveedores de recursos y con otras instituciones representativas de la realidad empresarial de Colombia, con el objeto de actualizar el código de mejores prácticas corporativas de 2007, en línea con los avances que se han dado sobre la materia, uno de cuyos principales referentes es la publicación realizada por la CAF, a mediados de 2013, de los nuevos Lineamientos para un Código Latinoamericano de gobierno corporativo, texto que, entre otros analizados, ha servido de sustento para la construcción de este nuevo Código País.

Para lograr este objetivo, la SFC impulsó la creación de una mesa de trabajo altamente representativa del mercado de valores colombiano y de su realidad empresarial, a través de la cual se canalizaron los procesos de discusión y se lograron los consensos necesarios para alcanzar un texto final del Código País que, con sus altos estándares, genere valor para sus destinatarios, promueva el desarrollo del mercado de valores colombiano, y propenda por la protección y la confianza de los inversionistas.

Cabe destacar que la redacción del nuevo Código País pone de manifiesto, como bien señala la OECD, la naturaleza evolutiva de los fundamentales del gobierno corporativo, la necesidad de ser adoptados teniendo en consideración el tipo de empresa que los va a implementar y cumplir, y la obligación inexcusable de revisarlos periódicamente, con el objetivo de adecuar las prácticas de gobierno a la realidad empresarial.

En este sentido, toda vez que los temas de gobierno corporativo se caracterizan por ser dinámicos, la SFC y la mesa de trabajo que ha elaborado el presente código, tendrá como tarea posterior y de carácter permanente revisar las recomendaciones propuestas y, dado el caso, desarrollar nuevas recomendaciones o modificar las existentes, de manera que el Código País se ajuste siempre a la situación del mercado.

Estructura del código

En su estructura formal, el nuevo Código País presenta similitudes con el Código País 2007.

De esta forma, se mantiene la identificación de cinco (5) grandes áreas de gobierno corporativo y dentro de ellas se incluyen treinta y tres (33) medidas concretas sobre aspectos clave del gobierno corporativo. A efectos de una mejor comprensión y seguimiento, algunas medidas se descomponen en distintas Recomendaciones, numeradas, correlativa y sucesivamente, lo que permite concluir que el Código País propone hasta ciento cuarenta y ocho (148) recomendaciones de gobierno corporativo.

Las Áreas de gobierno corporativo en las que se divide el Código País son las siguientes:

I. Derechos y trato equitativo de accionistas.

II. Asamblea general de accionistas.

III. Junta directiva.

IV. Arquitectura de control.

V. Transparencia e información financiera y no financiera.

Las recomendaciones se presentan de manera concisa y con un enfoque pragmático de tal forma que se facilite su entendimiento, el análisis de su conveniencia e implicaciones y, de ser el caso, la adopción formal y la implementación material de las mismas.

Respecto al Código País 2007 se han revisado, entre otros aspectos, las recomendaciones relacionadas con la dinámica y operativa de la junta directiva, se ha desarrollado una nueva área completa relativa a la arquitectura de control (en la que se aborda la administración de riesgos y el control interno), se ha abordado el tratamiento de la remuneración de los miembros de la junta directiva y de la alta gerencia de forma diferenciada y se han incluido determinadas recomendaciones de gobierno corporativo especialmente aplicables al sector financiero y a los conglomerados en los que se integran empresas en situación de control y/o grupo empresarial, figura empresarial de importancia creciente.

La experiencia internacional demuestra que el mejoramiento de las prácticas de buen gobierno requiere de la acción conjunta de las autoridades, las empresas y los inversionistas, mediante la combinación de normas obligatorias con esquemas de autorregulación y cumplimiento voluntario.

Desde la perspectiva de la SFC, es muy importante señalar que en el nuevo Código País se incluyen prácticas de gobierno corporativo de adopción voluntaria, que a futuro podrían ser objeto de regulación, si en desarrollo de su función como ente supervisor, la SFC lo estima necesario.

Alcance

Con carácter general el Código País, y en concreto las medidas de gobierno corporativo que se proponen, están destinadas a los emisores de valores de Colombia con independencia de su tamaño y nivel de capitalización.

Por lo anterior, es posible que algunas recomendaciones puedan resultar poco apropiadas y/o de difícil implementación para emisores de menor tamaño, en cuyo caso la sociedad afectada por esta limitación deberá explicar las razones y/o las opciones elegidas para la implementación o no de las recomendaciones.

Lo anterior, no impide que otro tipo de empresas no emisoras u otras estructuras(2), ya sean privadas o públicas, de propiedad eminentemente familiar o no, puedan apoyarse en el Código País para avanzar, mediante un análisis selectivo de las recomendaciones, en el fortalecimiento de sus estructuras y modelos de gobierno.

Desde esta perspectiva, el Código País persigue un objetivo último consistente en la generación de una cultura sólida de gobierno corporativo en Colombia, de tal forma que su entendimiento se extienda al conjunto del tejido empresarial y no se circunscriba exclusivamente a las grandes empresas emisoras.

En la misma línea que el Código País 2007 y en el marco de la capacidad de autorregulación empresarial, el nuevo Código País de Colombia y las Medidas de gobierno corporativo que incluye, son de adopción voluntaria, de tal manera que cada sociedad decide libremente cuáles aspectos del Código País adopta y cuáles no, dependiendo de su situación particular.

No obstante, los emisores de valores están obligados a diligenciar y remitir a la SFC, anualmente, el reporte de implementación de mejores prácticas corporativas, que tiene por objeto indicar y describir de manera general sus prácticas de gobierno corporativo y la adopción de las recomendaciones del Código País, con el objeto de que los accionistas, los inversionistas y el mercado en general, puedan evaluarlos.

La metodología para diligenciar el reporte de implementación de mejores prácticas corporativas por parte de las empresas obligadas, se basa en el principio “cumpla o explique”, por lo que, en todos los casos el emisor deberá indicar si adoptó o no las recomendaciones para el período que esté revelando.

Cuando su respuesta sea afirmativa, el emisor deberá describir los mecanismos formales tales como estatutos, reglamentos, códigos y otra normativa interna o acuerdos entre accionistas, a través de los cuales se asegura la implementación material de una determinada recomendación, así como la forma en que se ha llevado a la práctica.

En caso de no haber implementado alguna recomendación durante el período revelado, el emisor deberá explicar las razones para ello.

En el evento en que por razones legales no le sea posible adoptar la recomendación, el emisor deberá responder No Aplica (N.A.) e indicar en forma precisa la norma que se lo impide.

El reporte de implementación de mejores prácticas corporativas deberá publicarse por el emisor en su página web y actualizarse con la misma periodicidad con la que se reporte a la SFC, la cual, en el marco de sus facultades, podrá exigir a las sociedades que se corrijan las omisiones o datos erróneos o no ajustados a la realidad.

El presente documento constituye una guía de las mejores prácticas corporativas que se espera sean adoptadas y llevadas a la práctica por las sociedades emisoras de valores, por lo que debe considerarse como complemento de las actuales prácticas que en materia de gobierno corporativo aplican las sociedades colombianas.

En la parte final del código se incluye un glosario en el cual se establece el alcance de la definición de algunos términos relevantes para la comprensión de las recomendaciones.

I. Derechos y trato equitativo de los accionistas

El reconocimiento de los derechos de los accionistas y los mecanismos para su ejercicio son uno de los temas más relevantes desde la perspectiva de gobierno corporativo, ya que éstos, independientemente de que sean accionistas controlantes, significativos o minoritarios, son los verdaderos propietarios de la empresa y quienes aportan el capital para el ejercicio de su actividad.

En consecuencia, los accionistas deben tener reconocidos unos derechos de propiedad considerados clave, los cuales se vinculan con:

• Influir en la sociedad, fundamentalmente a través de su participación y voto en la asamblea general de accionistas.

• Recibir y solicitar información.

• Participar en los beneficios de la sociedad (o responder ante las pérdidas).

Dado que la administración y la gestión societaria son actividades complejas, que requieren de la toma de decisiones de forma ágil, y exigen unas capacidades determinadas, no deben ser los accionistas directamente quienes ejerzan esas funciones (salvo para empresas muy pequeñas), por lo que normalmente éstos delegan la administración de la empresa en la junta directiva, órgano que a su vez delega el giro ordinario en los miembros de la alta gerencia de la sociedad, quedando establecidos así los tres (3) niveles clave de gobierno: propiedad (accionistas), administración (junta directiva, entre otros) y giro ordinario (alta gerencia).

Los accionistas, por tanto, cuando ejercen única y exclusivamente como tales (sin ser a su vez miembros de la junta directiva y/o de la alta gerencia), ejercen un conjunto de derechos centrados en determinadas cuestiones clave de la propiedad.

Es en el reconocimiento de esos derechos, pero muy especialmente en los mecanismos para su ejercicio equitativo, donde radica la atención desde la perspectiva de gobierno corporativo.

Medida Nº 1: Principio de igualdad de trato.

1.1. La Sociedad proporciona un trato igualitario a todos los accionistas que, dentro de una misma clase de acciones, se encuentren en las mismas condiciones, sin que ello suponga el acceso a información privilegiada de unos accionistas respecto de otros.

1.2. La junta directiva ha aprobado un procedimiento concreto que define las prácticas de la sociedad para relacionarse con los accionistas de distintas condiciones, en materias como, por ejemplo, el acceso a la información, la resolución de solicitudes de información, los canales de comunicación, las formas de interacción entre los accionistas y la sociedad, su junta directiva y demás administradores.

Medida Nº 2: Información sobre acciones.

2.1. A través de su página de web, la sociedad da a conocer al público con claridad, exactitud e integridad las distintas clases de acciones emitidas por la sociedad, la cantidad de acciones emitidas para cada clase y la cantidad de acciones en reserva, así como los derechos y obligaciones inherentes a cada clase de acciones.

Medida Nº 3: No dilución del capital.

3.1. En operaciones que puedan derivar en la dilución del capital de los accionistas minoritarios (caso de un aumento de capital con renuncia al derecho de preferencia en la suscripción de acciones, una fusión, escisión o segregación, entre otras), la sociedad las explica detalladamente a los accionistas en un informe previo de la junta directiva, y con la opinión, sobre los términos de la transacción, de un asesor externo independiente de reconocida solvencia (fairness opinion), designado por la junta directiva. Estos informes se ponen a disposición de los accionistas con antelación a la Asamblea dentro de los términos para el ejercicio del derecho de inspección.

Medida Nº 4: Información y comunicación con los accionistas.

En el marco del derecho de los accionistas a recibir información y más allá de los requerimientos mínimos legales, la sociedad promueve el principio general de que la “información debe ir a los accionistas y no que los accionistas tengan que ir a la información”, reforzando el derecho de los accionistas a recibir información y transformándolo en una obligación de la sociedad de proveerla.

Para alcanzar este objetivo se proponen las siguientes recomendaciones:

4.1. La sociedad cuenta con una página web corporativa, en español e inglés, con un vínculo de gobierno corporativo o de relación con accionistas e inversionistas o equivalente, en el que se incluye información financiera y no financiera en los términos propuestos en las recomendaciones 32.3 y 33.3 y que, en ningún caso, podrá incluir información confidencial de la sociedad o relativa a secretos industriales, o aquella cuya divulgación pueda ser utilizada en detrimento de la sociedad.

4.2. La sociedad cuenta con mecanismos de acceso permanente y uso dirigido exclusivamente a los accionistas, tales como un vínculo en la web de acceso exclusivo a accionistas, o una oficina de atención o relaciones con accionistas e inversionistas, reuniones informativas periódicas, entre otros, para que puedan expresar sus opiniones o plantear inquietudes o sugerencias sobre el desarrollo de la sociedad o aquellas asociadas a su condición de accionistas.

4.3. La sociedad organiza eventos de presentación de resultados trimestrales, dirigidos a sus accionistas y analistas del mercado, que pueden ser presenciales o a través de medios de comunicación a distancia (conferencia, videoconferencia, etc.).

4.4. La sociedad organiza o participa en presentaciones, eventos o foros de renta fija, principalmente destinados a inversionistas en instrumentos de deuda y analistas del mercado, en los que se actualizan los indicadores de negocio del emisor, la gestión de sus pasivos, su política financiera, calificaciones, comportamiento del emisor respecto de covenants, etc.

4.5. Los estatutos de la sociedad prevén que un accionista o grupo de accionistas que representen al menos un cinco por ciento (5%) del capital pueda solicitar la realización de auditorías especializadas sobre materias distintas a las auditadas por el revisor fiscal de la sociedad. En función de su estructura de capital, la sociedad podrá determinar un porcentaje inferior al cinco por ciento (5%).

4.6. Para el ejercicio de este derecho, la sociedad cuenta con un procedimiento escrito que precisa:

i. Las razones por las cuáles la sociedad definió un porcentaje menor al cinco por ciento (5%).

ii. Los requisitos exigibles para solicitar una auditoría especializada.

iii. La obligación de la sociedad, por medio de su junta directiva, de responder por escrito a los accionistas solicitantes a la mayor brevedad.

iv. La forma para designar a quién corresponde su práctica.

v. Quién debe asumir el costo de la auditoría especializada.

vi. Plazos precisos para cada una de las etapas o pasos del procedimiento.

Medida Nº 5: Actuación de los administradores ante operaciones de cambio o toma de control de la sociedad.

5.1. Los miembros de la junta directiva y de la alta gerencia han aceptado expresamente en sus cartas de aceptación o contratos, que desde el conocimiento de la presentación de una OPA u otras operaciones relevantes, tales como fusiones o escisiones, existirán períodos durante los cuales se comprometen a no negociar, directa o indirectamente a través de interpuesta persona, acciones de la sociedad.

Medida Nº 6: Cotización de sociedades integradas en conglomerados.

En ocasiones, los objetivos e interés del conglomerado y de las empresas que lo integran no están plenamente alineados y surge un potencial conflicto de interés. el problema se plantea especialmente con las operaciones vinculadas entre empresas del conglomerado en las que participan empresas subordinadas que tienen accionistas externos, normalmente de carácter minoritario, distintos a los de la matriz.

Para gestionar estas situaciones se proponen las siguientes recomendaciones:

6.1. Sin perjuicio de la independencia de cada empresa individual integrada en el conglomerado y las responsabilidades de sus órganos de administración, existe una estructura organizacional del conglomerado que define para los tres (3) niveles de gobierno —asamblea de accionistas, junta directiva y alta gerencia— los órganos y posiciones individuales clave, así como las relaciones entre ellos, la cual es pública, clara y transparente, y permite determinar líneas claras de responsabilidad y comunicación, y facilita la orientación estratégica, supervisión, control y administración efectiva del conglomerado.

6.2. Bajo la anterior premisa, la sociedad matriz y sus subordinadas más importantes han definido un marco de referencia de relaciones institucionales a través de la suscripción de un acuerdo, de carácter público y aprobado por la junta directiva de cada una de dichas empresas, que regula:

i. La definición del interés del conglomerado al que pertenecen, entendido como el interés primario que todas las empresas deben perseguir y defender.

ii. El reconocimiento y aprovechamiento de sinergias entre empresas del conglomerado, bajo la premisa de respeto por los accionistas minoritarios.

iii. Las respectivas áreas de actividad y eventuales negocios entre ellas.

iv. Los servicios comunes prestados por la matriz, una subordinada y/o por terceros.

v. Los criterios o manera de determinar el precio y condiciones de los negocios entre empresas del conglomerado y de los servicios comunes prestados por alguna de ellas o terceros.

vi. La búsqueda de la cohesión del conglomerado, mediante una visión común y compartida de las posiciones clave de la arquitectura de control como auditoría interna, auditoría externa y gestión de riesgos.

vii. La actuación y coordinación de los comités de la junta directiva de la Matriz y de los comités que sea conveniente u obligatorio constituir en las juntas directivas de las subordinadas.

viii. Los mecanismos previstos para resolver posibles conflictos de interés entre las empresas.

ix. La previsión de que cuando se presenten operaciones vinculadas entre una empresa subordinada emisora de valores y su empresa matriz, sea emisora o no, se aplicará con especial sensibilidad y rigor la política de administración de conflicto de interés, para asegurar, entre otras cuestiones, que las operaciones propenden hacia precios y condiciones de mercado.

Medida Nº 7: Resolución de controversias.

7.1. Salvo para aquellas disputas entre accionistas, o entre accionistas y la sociedad o su junta directiva, que por atribución legal expresa deban dirimirse necesariamente ante la jurisdicción ordinaria, los estatutos de la sociedad incluyen mecanismos para la resolución de controversias tales como el acuerdo directo, la amigable composición, la conciliación o el arbitraje.

II. Asamblea general de accionistas.

La asamblea general de accionistas(3) es el órgano soberano y supremo de gobierno de las sociedades y, en primera instancia, constituye el principal mecanismo para el suministro de información a los accionistas.

Sin embargo, la asamblea general de accionistas es algo más que un espacio para obtener información. Desde la óptica de gobierno corporativo, se podría sostener que la competencia verdaderamente clave de la asamblea general de accionistas es la del control efectivo por parte de los accionistas de la marcha de la sociedad y, por consiguiente, de la actuación de la junta directiva.

Esta situación es aún más crítica cuando se trata de las asambleas generales de accionistas de empresas emisoras listadas en el mercado público de valores, donde la existencia de muchos accionistas como inversionistas individuales pasivos (incluidos en el denominado capital flotante o free float, solo aportantes de capital), antes que verdaderos accionistas comprometidos con la empresa, ha motivado la progresiva reducción del papel activo de la asamblea general de accionistas como órgano clave de control.

Frente a esta realidad, a nivel internacional se han presentado todo un conjunto de recomendaciones que, a través del buen gobierno corporativo, tratan de revitalizar el papel de la asamblea general de accionistas como órgano de gobierno y de control efectivo de los administradores, de forma que los accionistas pasen de un estado de “apatía accionarial” a un estado de “activismo accionarial”.

Este tipo de recomendaciones van muy de la mano del fomento de las nuevas tecnologías en el universo corporativo, de forma que se maximice el acceso a la información, los canales de comunicación existentes entre la sociedad y sus accionistas, los mecanismos de ejercicio de voto o representación, o las agrupaciones de accionistas.

Es importante precisar que, salvo las excepciones señaladas, las presentes recomendaciones son aplicables tanto para las reuniones de asamblea ordinaria como para las extraordinarias.

Medida Nº 8: Funciones y competencia.

8.1. Además de otras funciones atribuidas a la asamblea general de accionistas por el marco legal, los estatutos recogen expresamente las siguientes funciones de la asamblea general de accionistas y enfatizan su carácter de exclusivas e indelegables:

i. La aprobación de la política general de remuneración de la junta directiva, y en el caso de la alta gerencia cuando a ésta se le reconoce un componente variable en la remuneración vinculado al valor de la acción.

ii. La aprobación de la política de sucesión de la junta directiva.

iii. La adquisición, venta o gravamen de activos estratégicos que a juicio de la junta directiva resulten esenciales para el desarrollo de la actividad, o cuando, en la práctica, estas operaciones puedan devenir en una modificación efectiva del objeto social.

iv. La aprobación de la segregación (escisión impropia) de la sociedad.

Medida Nº 9: Reglamento de la asamblea general de accionistas.

9.1. La sociedad cuenta con un Reglamento de la asamblea general de accionistas, que regula todas aquellas materias que atañen a ésta, desde su convocatoria, la preparación de la información que deben recibir los accionistas, asistencia, desarrollo y ejercicio de los derechos políticos de los accionistas, de forma que éstos estén perfectamente informados de todo el régimen de desarrollo de las sesiones de la asamblea.

Medida Nº 10: Convocatoria de la asamblea.

La convocatoria de las asambleas generales de accionistas, presenta distintas aristas que son tratadas desde la perspectiva de un buen gobierno corporativo a través de un conjunto plural de recomendaciones relacionadas:

Plazo de la convocatoria.

10.1. Para facilitar el ejercicio del derecho de información de los accionistas, los estatutos establecen que la asamblea general de accionistas ordinaria debe convocarse con no menos de treinta (30) días comunes de anticipación y para las reuniones extraordinarias deberán convocarse con no menos de quince (15) días comunes de anticipación. Lo anterior sin perjuicio de los términos legales establecidos para reorganizaciones empresariales (por ejemplo fusión, escisión o transformación).

Medios de difusión del anuncio de la convocatoria.

10.2. Además de los medios tradicionales y obligatorios previstos en el marco legal, la sociedad asegura la máxima difusión y publicidad de la convocatoria mediante la utilización de medios electrónicos, tales como la Web corporativa, mensajes de alerta a través de correo electrónico individualizado e, incluso, si lo estima pertinente, por medio de las redes sociales.

Contenido de la convocatoria.

10.3. Con el fin de aumentar la transparencia del proceso de toma de decisiones durante la asamblea general, además del orden del día de la reunión con el enunciado punto por punto de los temas que serán objeto de debate, la sociedad ha previsto que simultáneamente con la convocatoria o, al menos, con una antelación de quince (15) días comunes a la reunión, se pongan a disposición de los accionistas las propuestas de acuerdo que para cada punto del orden del día la junta directiva elevará a la asamblea general de accionistas.

Orden del día de la reunión.

Los puntos del orden del día deberían precisarse para su mejor comprensión, buscando facilitar su análisis y evitando la votación conjunta de temas o propuestas de acuerdo que deberían resolverse individualmente.

Para ello, la sociedad adopta las siguientes recomendaciones:

10.4. La escisión impropia solo puede ser analizada y aprobada por la asamblea general de accionistas cuando este punto haya sido incluido expresamente en la convocatoria de la reunión respectiva.

10.5. El orden del día propuesto por la junta directiva contiene con precisión el contenido de los temas a tratar, evitando que los temas de trascendencia se oculten o enmascaren bajo menciones imprecisas, genéricas, demasiado generales o amplias como “otros” o “proposiciones y varios”.

10.6. En el caso de modificaciones de los estatutos, se vota separadamente cada artículo o grupo de artículos que sean sustancialmente independientes. En todo caso se vota de forma separada un artículo si algún accionista o grupo de accionistas, que represente al menos el cinco por ciento (5%) del capital social, así lo solicita durante la asamblea, derecho que se le da a conocer previamente a los accionistas.

Capacidad de introducir temas en el orden del día de la Asamblea general de accionistas ordinaria.

10.7. Sin prejuicio de lo establecido en el artículo 182 del Código de Comercio, con el objetivo de reforzar y garantizar el derecho de inspección e información de los accionistas con antelación a la reunión de la asamblea, los estatutos reconocen el derecho de los accionistas, independientemente del tamaño de su participación accionaria, a proponer la introducción de uno o más puntos a debatir en el orden del día de la asamblea general de accionistas, dentro de un límite razonable y siempre que la solicitud de los nuevos puntos se acompañe de una justificación. La solicitud por parte de los accionistas debe hacerse dentro de los cinco (5) días comunes siguientes a la publicación de la convocatoria.

10.8. Si la solicitud se desestima por la junta directiva, ésta se obliga a responder por escrito aquellas solicitudes apoyadas, como mínimo por un porcentaje del cinco por ciento (5%) del capital social, o un porcentaje inferior establecido por la sociedad atendiendo al grado de concentración de la propiedad, explicando las razones que motivan su decisión e informando a los accionistas del derecho que tienen de plantear sus propuestas durante la celebración de la Asamblea de acuerdo con lo previsto en el citado artículo 182 del Código de Comercio.

10.9. En el caso de que la junta directiva acepte la solicitud, agotado el tiempo de los accionistas para proponer temas conforme a las recomendaciones precedente, se publica un complemento a la convocatoria de la asamblea general de accionistas, mínimo con quince (15) días comunes de antelación a la reunión.

10.10. En el mismo plazo señalado en el numeral 10.7., los accionistas también pueden presentar de forma fundamentada nuevas Propuestas de Acuerdo sobre asuntos ya incluidos previamente en el orden del día. Para estas solicitudes, la junta directiva actúa de forma similar a lo previsto en los numerales 10.8 y 10.9 anteriores.

Derecho de información de los accionistas.

10.11. La sociedad se obliga a utilizar los medios electrónicos de comunicación, principalmente la web corporativa con acceso exclusivo a los accionistas, para hacer llegar a éstos los documentos y la información asociada a cada uno de los puntos del orden del día de la reunión.

10.12. Los estatutos de la sociedad reconocen a los accionistas el derecho a solicitar con antelación suficiente la información o aclaraciones que estime pertinentes, a través de los canales tradicionales y/o, cuando proceda, de las nuevas tecnologías, o a formular por escrito las preguntas que estimen necesarias en relación con los asuntos comprendidos en el orden del día, la documentación recibida o sobre la información pública facilitada por la sociedad. En función del plazo elegido por la sociedad para convocar la asamblea general de accionistas, la sociedad determina el periodo dentro del cual los accionistas pueden ejercer este derecho.

10.13. La sociedad ha previsto que la información solicitada pueda denegarse si, de acuerdo con los procedimientos internos, puede calificarse como: i) irrazonable; ii) irrelevante para conocer la marcha o los intereses de la sociedad; iii) confidencial, lo que incluirá la información privilegiada en el ámbito del mercado de valores, los secretos industriales, las operaciones en curso cuyo buen fin para la compañía dependa sustancialmente del secreto de su negociación; y iv) otras cuya divulgación pongan en inminente y grave peligro la competitividad de la misma.

10.14. Cuando la respuesta facilitada a un accionista pueda ponerlo en ventaja, la sociedad garantiza el acceso a dicha respuesta a los demás accionistas de manera concomitante, de acuerdo con los mecanismos establecidos para el efecto, y en las mismas condiciones.

Medida Nº 11: Regulación de la representación.

11.1. Sin perjuicio de los límites previstos en el artículo 185 del Código de Comercio, la Circular Externa 24 de 2010 y las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan, la sociedad no limita el derecho del accionista a hacerse representar en la asamblea general de accionistas, pudiendo delegar su voto en cualquier persona, sea ésta accionista o no.

11.2. La sociedad minimiza el uso de delegaciones de voto en blanco, sin instrucciones de voto, promoviendo de manera activa el uso de un modelo estándar de carta de representación que la propia sociedad hace llegar a los accionistas o publica en su página web. En el modelo se incluyen los puntos del orden del y día las correspondientes propuestas de acuerdo determinados conforme al procedimiento establecido con anterioridad y que serán sometidas a la consideración de los accionistas, con el objetivo de que el accionista, si así lo estima conveniente, indique, en cada caso, el sentido de su voto a su representante.

Medida Nº 12: Asistencia de otras personas además de los accionistas.

12.1. Con el objetivo de revitalizar el papel de la asamblea general en la conformación de la voluntad societaria, y hacer de ella un órgano mucho más participativo, el reglamento de la asamblea de la sociedad exige que los miembros de la junta directiva y, muy especialmente, los presidentes de los comités de la junta directiva, así como el presidente de la sociedad, asistan a la asamblea para responder a las inquietudes de los accionistas.

III. Junta directiva

Una de las necesidades básicas para el buen funcionamiento de los emisores de valores es la existencia de un órgano colegiado de administración que se reúna con mucha mayor periodicidad que la asamblea general de accionistas, y que cuente con funciones suficientemente definidas, y al tiempo con una amplia capacidad de delegación.

Con carácter general, es deseable que la conformación de la junta directiva a través de sus miembros individuales refleje una cierta simetría con la estructura accionaria de la sociedad, en la que pueden coexistir accionistas de distinto perfil tales como, accionistas controlantes, significativos, institucionales o minoritarios.

Desde esta perspectiva, contar con una junta directiva como órgano de administración societario, trae como ventajas la toma en consideración de distintos puntos de vista y opiniones dado el carácter deliberante del órgano, la profesionalización de la administración societaria, la preparación de la sociedad para la convivencia con distintos accionistas, la institucionalización de la compañía en previsión de cambios generacionales en el caso de empresas familiares, la colegiatura en la toma de decisiones societarias y, por supuesto, el incremento de la formalidad y profesionalización de la sociedad.

En este contexto, las empresas pueden adoptar modelos muy diversos de organización y actuación de sus juntas directivas, especialmente en relación con el giro ordinario de la sociedad, función que normalmente se entiende asumida por la alta gerencia.

Este Código País no pretende promover un modelo concreto, busca incentivar a los emisores para que logren un adecuado equilibrio en la delegación de la funciones de la junta directiva, de tal forma que se garantice el cumplimiento de aquellas funciones esenciales e irrenunciables, tales como, las denominadas funciones generales de definición estratégica, supervisión de materias clave, control del giro ordinario de los negocios y gobierno, sin olvidar que en su condición de máximo órgano de administración de la sociedad, la junta directiva tiene la plena competencia para ordenar que se ejecute o celebre cualquier acto o contrato y aprobar la disposición de bienes e instruir la ejecución de cualquier tipo de operación necesaria para el cumplimiento del objeto social.

Para el ejercicio de sus funciones y toma de decisiones, la junta directiva, si lo estima conveniente, puede solicitar el estudio o apoyo técnico de sus comités especializados a los que, eventualmente, puede delegar formalmente el ejercicio de determinadas funciones.

Medida Nº 13: Funciones de la junta directiva.

13.1. Los estatutos señalan expresamente aquellas funciones que no podrán ser objeto de delegación a la alta gerencia, entre las que figuran:

i. La aprobación y seguimiento periódico del plan estratégico, el plan de negocios, objetivos de gestión y los presupuestos anuales de la sociedad.

ii. La definición de la estructura de la sociedad. En el caso de un conglomerado, la junta directiva de la matriz deberá definir la estructura y/o modelo de gobierno del mismo.

iii. La aprobación de los lineamientos o políticas financieras y de inversión de la sociedad o del conglomerado.

iv. La aprobación de la política de remuneración y evaluación de la alta gerencia, la cual debe estar atada al cumplimiento de objetivos a largo plazo y a los niveles de riesgo asumidos, salvo que esta función le corresponda a la asamblea general en virtud de lo establecido en literal i) de la recomendación 8.1.

v. La aprobación de las inversiones, desinversiones u operaciones de todo tipo que por su cuantía y/o características puedan calificarse como estratégicas o que afectan activos o pasivos estratégicos de la sociedad, salvo que la aprobación de este tipo de operaciones haya quedado reservada a la asamblea general de accionistas, en cuyo caso, la función de la junta directiva se limita a la propuesta y justificación de la operación.

vi. La aprobación de la política de gobierno corporativo.

vii. La aprobación del informe anual de gobierno corporativo.

viii. La aprobación de la política de información y comunicación con los distintos tipos de accionistas, los mercados, grupos de interés y la opinión pública en general.

ix. La aprobación de la política de riesgos y el conocimiento y monitoreo periódico de los principales riesgos de la sociedad, incluidos los asumidos en operaciones fuera de balance.

x. La aprobación, la implantación y seguimiento de los sistemas de control interno adecuados, incluyendo las operaciones con empresas off shore, que deberán hacerse de conformidad con los procedimientos, sistemas de control de riesgos y alarmas que hubiera aprobado la misma junta directiva.

xi. La aprobación de las políticas de sucesión de la alta gerencia.

xii. La propuesta sobre las políticas de sucesión de la junta directiva para su aprobación por parte de la asamblea general de accionistas.

xiii. La aprobación de las políticas relacionadas con los sistemas de denuncias anónimas o “whistleblowers”.

xiv. En general, la aprobación y, cuando corresponda, la propuesta a la asamblea general de las restantes políticas que la sociedad estime necesarias.

xv. La designación, remuneración, evaluación y remoción del presidente de la sociedad.

xvi. El nombramiento, a propuesta del presidente de la sociedad, de los miembros de la alta gerencia y, en algunos supuestos, su destitución.

xvii. La aprobación de los sistemas retributivos de los miembros de la alta gerencia así como sus cláusulas de indemnización.

xviii. La creación de los comités de la junta directiva tales como auditoría, riesgos, nombramientos y remuneraciones y gobierno corporativo, así como la aprobación de los reglamentos internos de funcionamiento de estos comités.

xix. La propuesta a la asamblea general de accionistas de la política de remuneración de la junta directiva.

xx. La propuesta a la asamblea general de la política en materia de recompra de acciones propias.

xxi. La propuesta a la asamblea general para la contratación del revisor fiscal, previo el análisis de su experiencia y disponibilidad de tiempo y recursos humanos y técnicos necesarios para desarrollar su labor.

xxii. La constitución o adquisición de participaciones en entidades de propósito especial o domiciliadas en países o territorios que tengan la consideración de paraísos fiscales, así como otras transacciones u operaciones de naturaleza análoga, que por su complejidad pongan en riesgo la transparencia de la sociedad.

xxiii. El conocimiento y administración de los conflictos de interés entre la sociedad y los accionistas, miembros de la junta directiva y la alta gerencia.

xxiv. El conocimiento y, en caso de impacto material, la aprobación de las operaciones que la sociedad realiza con accionistas controlantes o significativos, definidos de acuerdo con la estructura de propiedad de la sociedad, o representados en la junta directiva; con los miembros de la junta directiva y otros administradores o con personas a ellos vinculadas (operaciones con partes vinculadas), así como con empresas del conglomerado al que pertenece.

xxv. Organizar el proceso de evaluación anual de la junta directiva, tanto como órgano colegiado de administración como de sus miembros individualmente considerados, de acuerdo con metodologías comúnmente aceptadas de autoevaluación o evaluación que pueden considerar la participación de asesores externos.

xxvi. Actuar como enlace entre la sociedad y sus accionistas, creando los mecanismos adecuados para suministrar información veraz y oportuna sobre la marcha del emisor.

xxvii. La supervisión sobre la integridad y confiabilidad de los sistemas contables y de información interna con base, entre otros, en los informes de auditoría interna y de los representantes legales.

xxviii. La supervisión de la información, financiera y no financiera, que por su condición de emisora y en el marco las políticas de información y comunicación la sociedad debe hacer publica periódicamente.

xxix. La supervisión de la independencia y eficiencia de la función de auditoría interna.

xxx. La supervisión de la eficiencia de las prácticas de gobierno corporativo implementadas, y el nivel de cumplimiento de las normas éticas y de conducta adoptadas por la sociedad.

xxxi. El control periódico del desempeño de la sociedad y del giro ordinario de los negocios, así como conocer la evaluación del desempeño de los miembros de la alta gerencia.

xxxii. Velar porque el proceso de proposición y elección de los miembros de la junta directiva se efectúe de acuerdo con las formalidades previstas por la sociedad.

13.2. Sin perjuicio de la autonomía de los órganos de gobierno de las empresas subordinadas, cuando la sociedad actúa como matriz de un conglomerado, estas funciones de la junta directiva tienen enfoque de grupo y se desarrollan a través de políticas generales, lineamientos o solicitudes de información que respetan el equilibrio entre los intereses de la matriz y de las subordinadas, y del conglomerado en su conjunto.

Medida Nº 14: Reglamento de la junta directiva.

14.1. La junta directiva ha aprobado el reglamento interno que regula su organización y funcionamiento, así como las funciones y responsabilidades de sus miembros, del presidente y del secretario de la junta directiva, y sus deberes y derechos. El cual es difundido entre los accionistas, y cuyo carácter es vinculante para los miembros de la junta directiva.

Medida Nº 15: Dimensión de la junta directiva.

Con el objetivo de revitalizar la actuación de la junta directiva, se ha de abordar un aspecto crítico de la misma, como es el de su dimensión, ya que está comprobado que juntas directivas excesivamente amplias en su número de miembros pierden de forma significativa su nivel de efectividad y juntas directivas excesivamente pequeñas dificultan la creación de comités.

15.1. La sociedad ha optado estatutariamente por no designar miembros suplentes de la junta directiva.

Medida Nº 16: Conformación de la junta directiva.

La conformación de la junta directiva se entiende como un proceso dinámico que culmina con la elección de sus miembros por parte de la asamblea general de accionistas, mediante la aplicación, mientras no se aprueben otros mecanismos alternativos, del sistema de cociente electoral.

Desde la perspectiva del gobierno corporativo, en relación con las distintas fases de este proceso, se propone un conjunto de recomendaciones que coadyuvan a una mayor transparencia en la conformación de la junta directiva y establecen las bases para que en su elección, prime por encima de otras consideraciones el principio de idoneidad de los candidatos.

Las recomendaciones que se proponen asociadas a la conformación de la junta directiva son las siguientes:

16.1. A partir de la premisa de que una vez elegidos todos los miembros de la junta directiva actúan en beneficio de la sociedad, en un ejercicio de máxima transparencia, la sociedad identifica el origen de los distintos miembros de la junta directiva de acuerdo con el siguiente esquema:

i. Miembro ejecutivo, son los representantes legales o de la alta gerencia que participan en la gestión del día a día de la sociedad.

ii. Miembro independiente, quienes, como mínimo, cumplen con los requisitos de independencia establecidos en la Ley 964 de 2005 o las normas que la modifiquen o sustituyan, y demás reglamentación interna expedida por la sociedad para considerarlos como tales, independientemente del accionista o grupo de accionistas que los haya nominado y/o votado.

iii. Miembro patrimonial, quienes no cuentan con el carácter de independientes y son accionistas personas jurídicas o naturales, o personas expresamente nominadas por un accionista persona jurídica o natural o grupo de accionistas, para integrar la junta directiva.

16.2. La sociedad cuenta con un procedimiento, articulado a través del comité de nombramientos y retribuciones u otro que cumpla sus funciones, que permite a la junta directiva, a través de su propia dinámica y las conclusiones de las evaluaciones anuales, alcanzar los siguientes objetivos:

i. Identificar la composición tentativa de perfiles funcionales (asociados a aspectos tales como conocimientos y experiencia profesional) que en cada circunstancia se necesitan en la junta directiva.

ii. Identificar los perfiles personales (vinculados con trayectoria, reconocimiento, prestigio, disponibilidad, liderazgo, dinámica de grupo, etc.) más convenientes para la junta directiva.

iii. Evaluar el tiempo y dedicación necesarios para que puedan desempeñar adecuadamente sus obligaciones.

16.3. Los perfiles profesionales identificados como necesarios se informan por la junta directiva a los accionistas, de tal forma que los distintos actores, principalmente accionistas controlantes, significativos, familias, agrupaciones de accionistas y accionistas institucionales, si existen, y la propia junta directiva, estén en condiciones de identificar los candidatos más idóneos.

16.4. La sociedad considera que la sola evaluación de las hojas de vida por parte de los accionistas es un recurso insuficiente para determinar la idoneidad de los candidatos, por lo que cuenta con un procedimiento interno para evaluar las incompatibilidades e inhabilidades de carácter legal y la adecuación del candidato a las necesidades de la junta directiva, a través de la evaluación de un conjunto de criterios que deben cumplir los perfiles funcionales y personales de los candidatos, y la verificación del cumplimiento de unos requisitos objetivos para ser miembro de junta directiva y otros adicionales para ser Miembro Independiente.

16.5. Además de los requisitos de independencia ya previstos en la Ley 964 de 2005, la sociedad voluntariamente ha adoptado una definición de independencia más rigurosa a la establecida en la citada ley. Esta definición ha sido adoptada como marco de referencia a través de su reglamento de junta directiva, e incluye, entre otros requisitos que deben ser evaluados, las relaciones o vínculos de cualquier naturaleza del candidato a miembro independiente con accionistas controlantes o significativos y sus partes vinculadas, nacionales y del exterior, y exige una doble declaración de independencia: (i) del candidato ante la sociedad, sus accionistas y miembros de la alta gerencia, instrumentada a través de su carta de aceptación y, (ii) de la junta directiva, respecto a la independencia del candidato.

16.6. La sociedad, a través de su normativa interna, considera que la junta directiva, por medio de su presidente y con el apoyo del comité de nombramientos y retribuciones o quien cumpla sus funciones, es el órgano más adecuado para centralizar y coordinar con anterioridad a la asamblea general el proceso de conformación del órgano de administración. De esta forma, los accionistas que con base en su participación accionaria aspiran a ser parte de la junta directiva, pueden conocer las necesidades de la junta directiva y plantear sus aspiraciones, negociar los equilibrios accionarios y el reparto entre las distintas categorías de miembros, presentar a sus candidatos y aceptar que la idoneidad de sus candidatos sea evaluada por el comité de nombramientos y retribuciones antes de la votación en asamblea general de accionistas.

16.7. El reglamento de la junta directiva prevé que la evaluación de la idoneidad de los candidatos es una actividad cuya ejecución es anterior a la realización de la asamblea general de Accionistas, de tal forma que los accionistas dispongan de información suficiente (calidades personales, idoneidad, trayectoria, experiencia, integridad, etc.) sobre los candidatos propuestos para integrarla, con la antelación que permita su adecuada evaluación.

Medida Nº 17: Estructura funcional de la junta directiva.

La junta directiva debe reflejar la diversidad de conocimientos y de experiencias precisas para desempeñar sus funciones con eficacia, objetividad e independencia.

En función del origen de su nombramiento, los miembros de la junta directiva pueden presentar sensibilidades, intereses e incluso incentivos diversos. Sin embargo, esta realidad no puede ser obstáculo para que la junta directiva, como órgano colegiado de administración, aspire a alinear las posiciones particulares de sus miembros en la búsqueda común del interés social.

Para ello, se plantean las siguientes recomendaciones concretas:

17.1. El reglamento de la junta directiva, estipula que los miembros independientes y patrimoniales son siempre mayoría respecto a los miembros ejecutivos, cuyo número, en el supuesto de integrarse en la junta directiva, es el mínimo necesario para atender las necesidades de información y coordinación entre la junta directiva y la alta gerencia de la sociedad.

17.2. A partir del porcentaje mínimo del veinticinco por ciento (25%) de miembros independientes fijado en la Ley 964 de 2005, la sociedad analiza y voluntariamente ajusta, al alza, el número de miembros independientes, teniendo en cuenta, entre otros, que el número de miembros independientes guarde relación con el capital flotante.

Medida Nº 18: Organización de la junta directiva.

La organización de la junta directiva es particularmente importante ya que facilita la implicación de sus miembros y el fortalecimiento de su posición frente a la alta gerencia; en definitiva, permite que las juntas directivas sean órganos activos, empoderados y con capacidad para ejercer ese empoderamiento.

Presidente de la junta directiva.

El liderazgo y eficiencia en el cumplimiento de las responsabilidades del Presidente de la junta directiva, debe contribuir a fortalecer el sistema de pesos y contrapesos entre los distintos niveles de gobierno de la sociedad. En este sentido, desde el gobierno corporativo se promueve el fortalecimiento de la posición del presidente de la junta directiva para que actúe como verdadero líder del órgano de administración y no limite su actuación a dirigir los debates y a cumplir con las formalidades establecidas en la legislación vigente.

Para alcanzar este objetivo, se proponen las siguientes recomendaciones:

18.1. Las funciones del presidente de la junta directiva se señalan en el estatuto y sus responsabilidades principales son las siguientes:

i. Asegurar que la junta directiva fije e implemente eficientemente la dirección estratégica de la sociedad.

ii. Impulsar la acción de gobierno de la sociedad, actuando como enlace entre los accionistas y la junta directiva.

iii. Coordinar y planificar el funcionamiento de la junta directiva mediante el establecimiento de un plan anual de trabajo basado en las funciones asignadas.

iv. Realizar la convocatoria de las reuniones, directamente o por medio del Secretario de la junta directiva.

v. Preparar el orden del día de las reuniones, en coordinación con el presidente de la sociedad, el secretario de la junta directiva y los demás miembros.

vi. Velar por la entrega, en tiempo y forma, de la información a los Miembros de junta directiva, directamente o por medio del secretario de la junta directiva.

vii. Presidir las reuniones y manejar los debates.

viii. Velar por la ejecución de los acuerdos de la junta directiva y efectuar el seguimiento de sus encargos y decisiones.

ix. Monitorear la participación activa de los miembros de la junta directiva.

x. Liderar el proceso de evaluación anual de la junta directiva y los comités, excepto su propia evaluación.

18.2. La normativa interna de la sociedad, prevé la posibilidad de que el Presidente de la junta directiva pueda contar con un tratamiento diferenciado respecto de los demás miembros tanto en sus obligaciones como en su remuneración, como consecuencia del alcance de sus funciones específicas y su mayor dedicación de tiempo.

Secretario de la junta directiva.

Al igual que ocurre con el presidente de la junta directiva, la posición del Secretario en muchas empresas, sobre todo las de menor tamaño, se limita a la redacción de las actas, custodia de la documentación social y aspectos relacionados con la transmisión de acciones.

Con el objetivo de reforzar la posición del secretario, por el papel clave que debe desempeñar en el buen funcionamiento de la junta directiva, se proponen las siguientes recomendaciones:

18.3. Los estatutos recogen las reglas para el nombramiento del secretario de la junta directiva entre las que destacan:

i. Cuando actúa exclusivamente como secretario de la junta directiva, su nombramiento y remoción corresponde a la junta directiva, con informe previo del comité de nombramientos y remuneraciones, si existe.

ii. Cuando coincide la posición de secretario de la junta directiva con otras posiciones ejecutivas dentro de la sociedad, se salvaguarda su independencia frente al presidente de la sociedad, por lo que su nombramiento y remoción corresponde a la junta directiva a propuesta del presidente de la sociedad, con informe previo del comité de nombramientos y remuneraciones, si existe.

iii. Posibilidad o no de ser miembro de la junta directiva.

18.4. En el reglamento de la junta directiva se establecen las funciones del secretario, entre las que figuran:

i. Realizar la convocatoria a las reuniones, de acuerdo con el plan anual.

ii. Realizar la entrega en tiempo y forma de la información a los miembros de la junta directiva.

iii. Conservar la documentación social, reflejar debidamente en los libros de actas el desarrollo de las sesiones, y dar fe de los acuerdos de los órganos sociales.

iv. Velar por la legalidad formal de las actuaciones de la junta directiva y garantizar que sus procedimientos y reglas de gobierno sean respetados y regularmente revisados, de acuerdo con lo previsto en los estatutos y demás normativa interna de la sociedad.

Comités de la junta directiva.

El tamaño y complejidad de los negocios de la sociedad, así como la amplitud de funciones que el marco normativo y los estatutos atribuyen a la junta directiva, aconseja que ésta evalúe la conveniencia de constituir en su seno comités especializados para actuar como órganos de estudio y apoyo sobre materias específicas, a veces de gran complejidad técnica, con capacidad de presentar propuestas a la junta directiva y, eventualmente, ejercer por delegación ciertas funciones. Estos comités podrán ser temporales o permanentes.

Cuando desde el gobierno corporativo se promueve la creación de comités de la junta directiva, se les conceptualiza como una extensión ésta; es decir, no son órganos independientes de la junta y consecuentemente sus funciones serán aquellas que decida la propia junta. En este sentido, si la junta directiva decide que sus comités solo actúen como órganos de apoyo y estudio, la junta directiva a su mejor criterio decidirá, con base en las mejores prácticas, sobre qué materias deben desarrollar sus trabajos cada uno de los comités (reflejando las funciones que finalmente se asignen a cada uno de ellos en el correspondiente reglamento del comité), limitándose su capacidad de decisión a presentar informes o propuestas sobre temas concretos a la junta directiva, quien en cada caso, tomará las decisiones pertinentes.

Bajo este esquema, los comités de junta directiva ni comprometen a la sociedad, ni cursan instrucciones a la alta gerencia. En sentido contrario, la junta directiva puede delegar expresamente a alguno de sus comités el ejercicio de determinadas funciones. En este caso, los comités con funciones delegadas toman decisiones en nombre de la junta directiva sin eximir a esta de su responsabilidad.

18.5. La junta directiva ha constituido un comité de nombramientos y remuneraciones.

18.6. La junta directiva ha constituido un comité de riesgos.

18.7. La junta directiva ha constituido un comité de gobierno corporativo.

18.8. Si la sociedad ha considerado que no es necesario constituir la totalidad de estos comités, sus funciones se han distribuido entre los que existen o las ha asumido la junta directiva en pleno.

18.9. Cada uno de los comités de la junta directiva cuenta con un reglamento interno que regula los detalles de su conformación, las materias, funciones sobre las que debe trabajar el comité, y su operativa, prestando especial atención a los canales de comunicación entre los comités y la junta directiva y, en el caso de los conglomerados, a los mecanismos de relacionamiento y coordinación entre los comités de la junta directiva de la matriz y los de las empresas subordinadas, si existen.

18.10. Los comités de la junta directiva están conformados exclusivamente por miembros independientes o patrimoniales, con un mínimo de tres (3) integrantes y presididos por un miembro independiente. En el caso del comité de nombramientos y remuneraciones, los miembros independientes, son siempre la mayoría.

18.11. Los comités de la junta directiva pueden obtener el apoyo, puntual o de forma permanente, de miembros de la alta gerencia con experiencia sobre las materias de su competencia y/o de expertos externos.

18.12. Para la integración de sus comités, la junta directiva toma en consideración los perfiles, conocimientos y experiencia profesional de los miembros en relación con la materia objeto del comité.

18.13. De las reuniones de los comités se levanta acta, cuya copia se remite a todos los miembros de la junta directiva de la sociedad. Si los comités cuentan con facultades delegadas para la toma de decisiones, las actas se ajustan a lo exigido en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio.

18.14. Salvo que el marco legal o regulatorio aplicable exija su constitución, en el caso de los conglomerados la normativa interna prevé que las juntas directivas de las empresas subordinadas pueden optar por no constituir comités específicos para el tratamiento de ciertas materias y ser éstas tareas asumidas por los comités de la junta directiva de la matriz, sin que esto suponga una transferencia hacia la matriz de la responsabilidad de las juntas directivas de las empresas subordinadas.

Comité de auditoría

18.15. La principal tarea del comité de auditoría es asistir a la junta directiva en su función de supervisión mediante la evaluación de los procedimientos contables, el relacionamiento con el revisor fiscal y, en general, la revisión de la arquitectura de control de la sociedad, incluida la auditoría del sistema de gestión de riesgos implementado por la sociedad.

18.16. Los miembros del comité de auditoría cuentan con conocimientos contables, financieros y otras materias asociadas, lo que les permite pronunciarse con rigor sobre los temas competencia del comité con un nivel suficiente para entender su alcance y complejidad.

18.17. A solicitud del presidente de la asamblea, el presidente del comité de auditoría, informa a la asamblea general de accionistas sobre aspectos concretos del trabajo realizado por el comité, como por ejemplo, el análisis del alcance y contenido del informe del revisor fiscal.

18.18. El Reglamento Interno del Comité le atribuye las siguientes funciones:

i. Informar en la asamblea general de accionistas sobre las cuestiones que en ella planteen los accionistas en materia de su competencia.

ii. Proponer a la junta directiva, para su sometimiento a la asamblea general de accionistas, los candidatos para la designación del revisor fiscal y las condiciones de su contratación y, en su caso, la revocación o no renovación del mismo, utilizando para el efecto el resultado de la evaluación a que hace referencia el numeral siguiente.

iii. Supervisar los servicios de revisoría fiscal, lo cual incluye evaluar la calidad y efectividad de éstos.

iv. Interactuar y llevar las relaciones periódicas con el revisor fiscal y, en particular, evaluar e informar a la junta directiva de todas aquellas situaciones que puedan limitar su acceso a la información o poner en riesgo su independencia y cualesquiera otras relacionadas con el plan de auditoría y el desarrollo de la auditoría financiera así como aquellas otras comunicaciones previstas en la legislación de auditoría financiera y en las normas técnicas de auditoría.

v. Recibir el informe final de auditoría financiera y estudiar los estados financieros para someterlos a consideración de la junta directiva, sin perjuicio de las funciones atribuidas por la normativa al revisor fiscal y a la alta gerencia, y en el caso de que contengan salvedades u opiniones desfavorables deberá emitir un pronunciamiento sobre su contenido y alcance, el cual se dará a conocer a los accionistas, y al mercado público de valores a través de la página web del emisor; así como verificar que la alta gerencia tiene en cuenta las recomendaciones del revisor fiscal y, de ser el caso, liderar el proceso de respuesta a las observaciones incluidas en su informe.

vi. Velar porque los criterios contables vigentes en cada momento se apliquen adecuadamente en la elaboración de los estados financieros que la junta directiva presenta a la asamblea general, y en la preparación de información interna confiable para la toma de decisiones.

vii. Conocer y evaluar el proceso de preparación, presentación y revelación de información financiera.

viii. Supervisar el funcionamiento de la página web de la sociedad y otros mecanismos de difusión de información (si no existe Comité de gobierno corporativo).

ix. Supervisar la eficiencia de la función de cumplimiento regulatorio y LA/FT.

x. Verificar que la información periódica que se ofrezca al mercado se elabore conforme a los mismos principios y prácticas profesionales que las cuentas anuales, supervisando esa información antes de su difusión.

xi. Proponer a la junta directiva, la estructura, procedimientos y metodologías necesarios para el funcionamiento del sistema de control interno.

xii. Conocer y evaluar el sistema de control interno de la sociedad.

xiii. Supervisar e informar periódicamente a la junta directiva sobre la aplicación efectiva de la política de riesgos de la sociedad, para que los principales riesgos, financieros y no financieros, en balance y fuera de balance, se identifiquen, gestionen y se den a conocer adecuadamente.

xiv. Supervisar los servicios de auditoría interna e informar a la junta directiva.

xv. Proponer a la junta directiva la selección, nombramiento, retribución, reelección y cese del responsable del servicio de auditoría interna.

xvi. Analizar y aprobar el plan anual de trabajo de la auditoría interna y el informe anual de actividades.

xvii. Velar por la independencia y eficacia de la función de auditoría interna, recibir información periódica sobre sus actividades y verificar que la alta gerencia tiene en cuenta las conclusiones y recomendaciones de sus informes.

xviii. Revisar el cumplimiento de las acciones y medidas que sean consecuencia de los informes o actuaciones de inspección de las autoridades de supervisión y control.

xix. Evaluar e informar a la junta directiva las situaciones de conflicto de interés, temporal o permanente, en las que pueda estar inmerso, directa o indirectamente o a través de parte vinculada, un accionista significativo, miembros de la junta directiva y la alta gerencia, haciendo las propuestas necesarias para administrar la situación.

xx. En el caso de conglomerados, evaluar e informar a la junta directiva de la sociedad matriz sobre los posibles conflictos de interés que puedan surgir entre ésta y las empresas subordinadas o de éstas entre sí, o con sus administradores y vinculados, haciendo las propuestas necesarias para administrar la situación.

xxi. Con carácter previo a su autorización por la junta directiva, examinar e informar a ésta sobre las operaciones que la sociedad realice, directa o indirectamente, con miembros de la junta directiva, accionistas controlantes y significativos, miembros de la alta gerencia, operaciones entre empresas del conglomerado o personas a ellos vinculadas, que por su cuantía, naturaleza o condiciones revistan un riesgo para la sociedad o el conglomerado.

xxii. Seguimiento periódico del grado de cumplimiento del Código de Ética y la eficacia del sistema de denuncias anónimas o “whistleblowers”, evaluando las actuaciones antiéticas que se presenten y el contenido de las denuncias efectuadas, haciendo a la junta directiva las recomendaciones pertinentes.

Comité de nombramientos y retribuciones

18.19. El principal objetivo del comité de nombramientos y retribuciones es apoyar a la junta directiva en el ejercicio de sus funciones de carácter decisorio o de asesoramiento asociadas a las materias de nombramientos y remuneración de los miembros de la junta directiva y de la alta gerencia y vigilar la observancia de las reglas de gobierno corporativo, revisando periódicamente su cumplimiento, recomendaciones y principios (en aquellos casos en que esta función no está atribuida expresamente a otro comité de la sociedad).

18.20. Algunos miembros del comité de nombramientos y retribuciones poseen conocimientos en estrategia, recursos humanos (reclutamiento y selección, contratación, capacitación, administración o gestión del personal), política salarial y materias afines, con un nivel suficiente para entender el alcance y la complejidad que estas materias presenten en la sociedad.

18.21. A solicitud del presidente de la asamblea, el presidente del comité de nombramientos y retribuciones, puede informar a la asamblea general de accionistas sobre aspectos concretos del trabajo realizado por el comité, como por ejemplo el seguimiento de las políticas de remuneración de la junta directiva y alta gerencia.

18.22. El reglamento interno del comité de nombramientos y retribuciones le atribuye las siguientes funciones:

i. Informar a la asamblea general de accionistas sobre sus actuaciones, y atender las cuestiones que les planteen los accionistas en materias de su competencia.

ii. Evaluar periódicamente las competencias, conocimientos y experiencia de los miembros de la junta directiva de la sociedad.

iii. Proponer y revisar los criterios que deben seguirse para la composición de la junta directiva y la evaluación de la idoneidad de los candidatos a miembro de Junta propuestos por los accionistas.

iv. Informar, cuando corresponda, de la calificación de independiente de los candidatos a miembro de la junta directiva, para su propuesta a la asamblea general de accionistas por parte de la junta directiva o directamente por los accionistas.

v. En los casos de reelección o ratificación de miembros de la junta directiva, formular una propuesta que contendrá una evaluación del trabajo que ha venido desempeñando el miembro propuesto, y la dedicación efectiva al cargo durante el último período.

vi. Informar a la junta directiva aquellos casos de miembros que puedan afectar negativamente el funcionamiento de la junta directiva o la reputación de la sociedad y, en particular, cuando se hallen incursos en alguno de los supuestos de incompatibilidad, inhabilidad o prohibición legal.

vii. Proponer a la junta directiva, la política de sucesión de los miembros de la junta directiva y la alta gerencia y demás ejecutivos clave.

viii. Evaluar a los candidatos y proponer el nombramiento y remoción del Presidente de la sociedad.

ix. Proponer los criterios objetivos por los cuales la sociedad contrata y remunera a sus ejecutivos clave.

x. Proponer a la junta directiva la política de remuneración de los miembros de la junta directiva —que deberá ser aprobada por la asamblea general— y la política de remuneración de la alta gerencia.

xi. Proponer a la junta directiva, dentro del marco de la política de remuneración aprobada por la asamblea general, la cuantía individual de las retribuciones de los miembros de la junta directiva incluyendo al Presidente de la junta directiva, y a los Miembros Ejecutivos, si los hubiere, por el desempeño de funciones distintas a las de miembro de la junta directiva y demás condiciones de sus contratos laborales.

xii. Asegurar la observancia de la política de remuneración de los miembros de la junta directiva y demás administradores, y la transparencia y revelación de sus retribuciones (si esta función no está atribuida expresamente a otro comité.)

xiii. Revisar periódicamente los programas de remuneración de los miembros de la junta directiva y alta gerencia y hacer las recomendaciones pertinentes a la junta directiva.

xiv. Formular el Informe anual sobre la política de remuneración de los miembros de la junta directiva y la Política de Remuneración de la alta gerencia.

xv. Apoyar al Presidente de la junta directiva en la realización de la evaluación anual de dicho órgano, revisar los resultados del proceso, y formular sugerencias para el mejor funcionamiento de la misma (si dicha función no está atribuida expresamente a otro comité).

xvi. Proponer la Política de Recursos Humanos de la sociedad.

Comité de riesgos.

18.23. El principal objetivo del Comité de Riesgos es asistir a la junta directiva en el cumplimiento de sus responsabilidades de supervisión en relación con la gestión de riesgos.

18.24. A petición del Presidente de la Asamblea, el Presidente del Comité de Riesgos puede informar a la asamblea general de accionistas sobre aspectos concretos del trabajo realizado por el comité.

18.25. Con los ajustes que sean necesarios para distinguir entre sociedades que pertenecen al sector financiero o al sector real de la economía, y sin perjuicio de las funciones asignadas a este comité por las normas vigentes, el Reglamento interno del comité de riesgos le atribuye las siguientes funciones:

i. Informar a la asamblea general de accionistas sobre las cuestiones que en ella planteen los accionistas en materias de su competencia.

ii. Revisar y evaluar la integridad y la adecuación de la función de gestión de riesgos de la sociedad.

iii. Revisar la adecuación del capital económico y regulatorio, en los casos en que a ello haya lugar, de cada empresa y su asignación a las distintas líneas de negocio y/o productos.

iv. Revisar los límites de riesgos y los informes sobre riesgos, haciendo las recomendaciones pertinentes a la junta directiva y/o al comité de auditoría.

v. Proponer a la junta directiva la política de riesgos de la sociedad.

vi. Valorar sistemáticamente la estrategia y las políticas generales de riesgo en la sociedad, traducidas en el establecimiento de límites por tipos de riesgo y de negocio, con el nivel de desagregación que se establezca por negocios, grupos empresariales o económicos, clientes y áreas de actividad.

vii. Analizar y valorar la gestión ordinaria del riesgo en la sociedad, en términos de límites, perfil de riesgo (pérdida esperada), rentabilidad, y mapa de capitales (capital en riesgo).

viii. Analizar y evaluar los sistemas y herramientas de control de riesgos de la sociedad.

ix. Formular las iniciativas de mejora que considere necesarias sobre la infraestructura y los sistemas internos de control y gestión de los riesgos.

x. Elevar a la junta directiva las propuestas de normas de delegación para la aprobación de los distintos tipos de riesgo que correspondan asumir a ésta o a otros niveles inferiores de la organización.

xi. Informar a la junta directiva sobre las operaciones que ésta deba autorizar, cuando las mismas sobrepasen las facultades otorgadas a otros niveles de la sociedad.

xii. A solicitud de la junta directiva, informarla sobre las operaciones que ésta deba autorizar por ley o por reglamento o disposición interna o externa.

xiii. Valorar y seguir las indicaciones formuladas por las autoridades supervisoras en el ejercicio de su función.

xiv. Impulsar la adecuación de la gestión del riesgo en la sociedad a un modelo avanzado que permita la configuración de un perfil de riesgos acorde con los objetivos estratégicos y un seguimiento del grado de adecuación de los riesgos asumidos a ese perfil.

— Comité de gobierno corporativo.

18.26. El principal cometido del comité de gobierno corporativo es asistir a la junta directiva en sus funciones de propuestas y de supervisión de las medidas de gobierno corporativo adoptadas por la sociedad.

18.27. El reglamento interno del comité de gobierno corporativo le atribuye las siguientes funciones:

i. Propender porque los accionistas y el mercado en general, tengan acceso de manera completa, veraz y oportuna a la información de la sociedad que deba revelarse.

ii. Revisar y evaluar la manera en que la junta directiva dio cumplimiento a sus deberes durante el período.

iii. Supervisar que se cumplan los requisitos y procedimientos para la elección de los miembros de la junta directiva de la sociedad y demás empresas Subordinadas en el caso de conglomerados (competencias, inhabilidades, limitaciones, entre otras).

iv. Coordinar el proceso de inducción de los nuevos miembros de junta directiva y promover la capacitación y actualización de los mismos en temas que tengan relación con las competencias de la junta directiva.

v. Revisar que las prácticas de gobierno corporativo de la sociedad, la conducta y comportamiento empresarial y administrativo, se ajusten a lo previsto en el código de gobierno corporativo y demás normativa interna y regulatoria.

vi. Estudiar las propuestas de reforma a los estatutos y código de gobierno corporativo que tengan relación con el buen gobierno de la sociedad y presentar las modificaciones, actualizaciones y derogatorias de las disposiciones relacionadas con el gobierno corporativo.

vii. Hacer seguimiento periódico de las negociaciones realizadas por miembros de la junta directiva y administradores con acciones emitidas por la sociedad o por otras empresas emisoras cuando hacen parte del mismo conglomerado y, en general, de su actuación en el ámbito del mercado de valores.

viii. Atender dentro de los diez (10) días comunes siguientes a su presentación las reclamaciones de los accionistas e inversionistas que consideren que la sociedad no aplica las políticas de gobierno corporativo adoptadas.

ix. Conocer de las actuaciones relacionadas con conductas de los miembros de la junta directiva de la sociedad que puedan ser contrarias a lo dispuesto en los estatutos, el Reglamento de la junta directiva y demás reglamentos internos, de las que se informará a ésta, cuando a juicio del comité fuere necesario.

Medida Nº 19: Funcionamiento de la junta directiva

La organización sistemática de las reuniones de junta directiva y la preparación anticipada y diligente por parte de sus miembros coadyuvan a su eficacia y disminuyen el riesgo de convertir las reuniones en espacios para obtener información y/o solo ratificar propuestas presentadas por la alta gerencia.

19.1 El presidente de la junta directiva con la asistencia del Secretario y del Presidente de la sociedad prepara un plan de trabajo de la junta directiva para el periodo evaluado, herramienta que facilita determinar el número razonable de reuniones ordinarias por año y su duración estimada.

19.2. Salvo las entidades sometidas a vigilancia que por su régimen están obligadas mínimo a una (1) reunión por mes, la junta directiva de la sociedad celebra entre ocho (8) y doce (12) reuniones ordinarias por año.

19.3. Una (1) o dos (2) reuniones por año de la junta directiva tienen un foco claramente orientado a la definición y seguimiento de la estrategia de la sociedad.

19.4. La junta directiva aprueba un calendario concreto de sesiones ordinarias, sin perjuicio de que, con carácter extraordinario, pueda reunirse cuantas veces sea necesario.

19.5. Junto con la convocatoria de la reunión y, como mínimo, con una antelación de cinco (5) días comunes, se entregan a los miembros de la junta directiva los documentos o la información asociada a cada punto del orden del día, para que sus miembros puedan participar activamente y tomen las decisiones de forma razonada.

19.6. El presidente de la junta directiva asume, con el concurso del Secretario de la junta directiva, la responsabilidad última de que los miembros reciban la información con antelación suficiente y que la información sea útil, por lo que en el conjunto de documentos que se entrega (dashboard de la junta directiva) debe primar la calidad frente a la cantidad.

19.7. La responsabilidad última de la preparación del orden del día de las reuniones de la junta directiva corresponde al presidente de la junta directiva y no al presidente de la sociedad, y se estructura de acuerdo con ciertos parámetros que permitan seguir un orden lógico de la presentación de los temas y los debates.

19.8. En el informe anual de gobierno corporativo y en la página web corporativa, la sociedad hace pública la asistencia de los miembros a las reuniones de la junta directiva y sus comités.

19.9. Anualmente la junta directiva evalúa la eficacia de su trabajo como órgano colegiado, la de sus comités y la de los miembros individualmente considerados, incluyendo la evaluación por pares, así como la razonabilidad de sus normas internas y la dedicación y rendimiento de sus miembros, proponiendo, en su caso, las modificaciones a su organización y funcionamiento que considere pertinentes. En el caso de conglomerados, la junta directiva de la matriz exige que el proceso de evaluación se lleve a cabo también en las juntas directivas de las empresas subordinadas.

19.10. La junta directiva alterna la técnica de la autoevaluación interna con la evaluación externa realizada por asesores independientes.

Medida Nº 20: Deberes y derechos de los miembros de la junta directiva.

Desde la óptica del buen gobierno corporativo, se exige no sólo defender a las compañías de la posible incompetencia o negligencia de los miembros de la junta directiva sino, sobre todo y en primer lugar, de los actos de apropiación indebida de los bienes de las compañías por parte de sus administradores quienes en ocasiones han antepuesto sus intereses personales a los intereses societarios.

20.1. El reglamento de la junta directiva complementa lo dispuesto en el marco normativo, en relación con los deberes y derechos de los miembros de la junta directiva.

20.2. El reglamento de la junta directiva desarrolla el entendimiento de la sociedad respecto a los siguientes deberes de los miembros de la junta directiva:

i. Deber de diligencia o cuidado.

ii. Deber de lealtad.

iii. Deber de no competencia.

iv. Deber de secreto.

v. Deber de no uso de los activos sociales.

20.3. El reglamento de la junta directiva desarrolla el contenido de los siguientes derechos de los miembros de la junta directiva:

i. Derecho de información.

ii. Derecho a contar con el auxilio de expertos.

iii. Derecho de remuneración.

iv. Derecho de inducción y entrenamiento permanente.

Medida Nº 21: Conflictos de interés.

21.1. La sociedad cuenta con una política y un procedimiento definido y formalizado en la normativa interna para el conocimiento, administración y resolución de las situaciones de conflicto de interés, ya sean directos o indirectos a través de partes vinculadas, que pueden afectar a los miembros de la junta directiva y demás administradores.

21.2. El procedimiento para la gestión de los conflictos de interés distingue la naturaleza de los mismos, diferenciando entre conflicto de interés esporádico o permanente. Si el conflicto de interés es esporádico, el procedimiento aplicable indica las reglas y pasos a seguir, que deben ser relativamente fáciles de administrar y difícil de eludir para el afectado. Para el caso de conflictos de interés de carácter permanente, el procedimiento considera que si esta situación afecta al conjunto de las operaciones de la sociedad, debe entenderse como una causal de renuncia obligatoria por parte del afectado ya que le imposibilita para ejercer el cargo.

21.3. Los miembros de la junta directiva, representantes legales, miembros de la alta gerencia y demás administradores de la sociedad informan periódicamente a la junta directiva de las relaciones, directas o indirectas, que mantengan entre ellos, o con otras entidades o estructuras pertenecientes al conglomerado del que hace parte el emisor, o con el emisor, o con proveedores, o con clientes o con cualquier otro grupo de interés, de las que pudieran derivarse situaciones de conflicto de interés o influir en la dirección de su opinión o voto, construyendo así un “mapa de partes vinculadas” de los Administradores.

21.4. Las situaciones de conflicto de interés relevante entendidos como aquellos que obligarían al afectado a abstenerse de una reunión y/o votación, en que se encuentren los miembros de la junta directiva y demás Administradores, son recogidas en la información pública que con carácter anual publica la sociedad en su página Web.

21.5. Para estos efectos, la definición de Parte Vinculada que aplica la sociedad es consistente con la Norma Internacional de Contabilidad Nº 24 (NIC 24).

Medida Nº 22: Operaciones con partes vinculadas.

Los conflictos de interés pueden llevar asociada, además, una transacción u operación con parte vinculada, en la que el bien objeto de transacción pueden ser acciones de la sociedad o cualquier otro bien o servicio, tales como operaciones financieras, suministros, alquileres, garantías, compra-venta de activos, etc.

La forma de manejar este tipo de transacciones entre la sociedad y los miembros de la junta directiva, accionistas controlantes o significativos, miembros de la alta gerencia o las partes vinculadas de cualquiera de ellos, o entre empresas de un conglomerado, marcan la diferencia entre las buenas y malas prácticas de gobierno corporativo.

Las operaciones con partes vinculadas se presentan con mayor frecuencia en situaciones de control accionario. En el caso de los conglomerados se pueden plantear inconvenientes para gestionar este tipo de operaciones, especialmente cuando la matriz no controla el cien por cien (100%) del capital de la subordinada y en marcos legales que se focalizan en empresas individuales, los miembros de las juntas directivas de las subordinadas pueden encontrarse en una situación delicada si a la hora de valorar operaciones vinculadas, anteponen el interés general del conglomerado frente al interés particular de la subordinada o viceversa.

Las operaciones con vinculadas no son negativas per se, es más, pueden ser económicamente beneficiosas y generadoras de valor, pero en ocasiones, pueden generar un riesgo de abuso o de apropiación indebida en perjuicio de los accionistas minoritarios razón por la cual las NIIF las dedican una especial atención.

Respecto a las operaciones con vinculadas se proponen las siguientes recomendaciones:

22.1. La sociedad cuenta con una política que define el procedimiento concreto para la valoración, aprobación y revelación de las operaciones con partes vinculadas, incluidos los saldos pendientes y relaciones entre ellas.

22.2. La política de la sociedad sobre operaciones con vinculadas aborda los siguientes aspectos:

i. Valoración: el conocimiento y valoración de la transacción debe corresponder al comité de auditoría. Las conclusiones de la valoración se consignan en un informe del comité a la junta directiva donde se establecen:

a) Los criterios cualitativos o cuantitativos utilizados para determinar la materialidad de la operación.

b) El respeto de la operación a la igualdad de trato de los accionistas.

c) El precio o valor de la operación y el respeto a las condiciones de mercado.

d) El momento de la revelación.

ii. Aprobación: las operaciones con vinculadas son aprobadas por la junta directiva con la exclusión de la parte interesada, y dependiendo del volumen o complejidad de la operación, la política puede plantear la opción de solicitar la aprobación expresa de la asamblea general de accionistas.

Para la aprobación de estas operaciones se requiere, además del anterior informe, de una mayoría cualificada en la junta directiva, al menos para las operaciones más relevantes. Esta mayoría debe ser de tres cuartas partes de la misma y el voto afirmativo de los Miembros Independientes.

iii. Revelación: Para la revelación posterior de las operaciones entre partes vinculadas propias del giro ordinario, que sean recurrentes y a precios de mercado, la sociedad suministra al mercado información adicional al esquema planteado por las NIIF y lo hace como mínimo una vez al año a través de los estados financieros.

22.3. La política prevé que no requieren de autorización expresa por parte de la junta directiva, las operaciones vinculadas recurrentes propias del giro ordinario realizadas en virtud de contratos de adhesión, o contratos marco generales, cuyas condiciones están perfectamente estandarizadas, se aplican de forma masiva, y son realizadas a precios de mercado, fijados con carácter general por quien actúa como suministrador del bien o servicio del que se trate, y cuya cuantía individual no sea relevante para la sociedad.

Medida Nº 23: Retribución de los miembros de la junta directiva.

Uno de los temas más controvertidos en gobierno corporativo es el relacionado con la retribución de los miembros de la junta directiva y de la alta gerencia.

Como mejor práctica, se considera que para el buen funcionamiento de la empresa, la junta directiva debe estar “suficientemente remunerada” para retribuir la dedicación de tiempo, la cualificación puesta a disposición de la sociedad y la responsabilidad derivada de la condición de administrador. Desde esta perspectiva, retribuciones excesivamente bajas o testimoniales, condicionan la posibilidad de exigir los compromisos adquiridos por el miembro de la junta directiva, mientras que, por el contrario, retribuciones excesivamente elevadas pueden llegar a comprometer su independencia de criterio.

La tendencia actual es la de revelar, en el marco de la transparencia informativa por parte de las sociedades, la remuneración de los miembros de la junta directiva y la alta gerencia.

En relación con los aspectos retributivos de la junta directiva se plantean las siguientes recomendaciones:

23.1. La sociedad cuenta con una política de remuneración de la junta directiva, aprobada por la asamblea general de accionistas y revisada cada año, que identifica todos los componentes retributivos que efectivamente se pueden satisfacer. Estos componentes pueden ser fijos o variables. Pueden incluir honorarios fijos por ser miembro de la junta directiva, honorarios por asistencia a las reuniones de la junta y/o sus comités y otros emolumentos de cualquier clase devengados en el curso del ejercicio, cualquiera que sea su causa, en dinero o en especie, así como las obligaciones contraídas por la sociedad en materia de pensiones o de pago de primas de seguros de vida, u otros conceptos, respecto tanto de los miembros antiguos como actuales, así como aquellas primas de seguro por responsabilidad civil (pólizas D&O) contratadas por la compañía a favor de los miembros de la junta directiva.

23.2. Si la sociedad adopta sistemas de remuneración mediante el reconocimiento de un componente variable vinculado a la buena marcha de la sociedad en el medio y largo plazo, la política de remuneración incorpora límites a la cuantía que se puede distribuir la junta directiva y, si el componente variable está relacionado con los beneficios de la sociedad u otros indicadores de gestión al cierre del periodo evaluado, debe tomar en cuenta las eventuales salvedades que figuren en el informe del revisor fiscal y que podrían minorar los resultados del periodo.

23.3. Los Miembros Patrimoniales e independientes de la junta directiva quedan expresamente excluidos de sistemas retributivos que incorporan opciones sobre acciones o una retribución variable vinculada a la variación absoluta de la cotización de la acción.

23.4. Para cada periodo evaluado, en el marco de la política de remuneración, la asamblea general de accionistas aprueba un costo máximo de la junta directiva por todos los componentes retributivos aprobados.

23.5. El costo efectivo total de la junta directiva durante el periodo evaluado, que incluye todos los componentes retributivos satisfechos a los miembros de la junta directiva así como el reembolso de gastos es conocido por los accionistas y publicado en la página web de la sociedad, con el nivel de desagregación y detalle que apruebe la junta directiva.

Medida Nº 24: El Presidente de la sociedad y la alta gerencia.

24.1. El modelo de gobierno de la sociedad establece una separación efectiva entre la administración o gobierno de la sociedad (representada por la junta directiva) y el giro ordinario de los negocios (a cargo de la alta gerencia con el liderazgo del Presidente de la sociedad).

24.2. Con carácter general, la política de la junta directiva consiste en delegar el giro ordinario de los negocios en el equipo de alta gerencia, concentrando su actividad en las funciones generales de estrategia, supervisión, gobierno y control.

24.3. Como norma general los miembros de la alta gerencia son identificados, evaluados y designados directamente por el Presidente de la sociedad ya que son sus colaboradores directos. Alternativamente, la sociedad puede optar porque los miembros de la alta gerencia sean designados por la junta directiva a propuesta del Presidente de la sociedad. Independientemente de quién haga la designación final, los candidatos a ocupar puestos ejecutivos clave de la sociedad son conocidos y evaluados por el Comité de Nombramientos y Remuneraciones de la junta directiva, quien deberá emitir su opinión.

24.4. La sociedad cuenta con una política clara de delegación de funciones aprobada por la junta directiva y/o un esquema de poderes que permite conocer el nivel de empoderamiento del Presidente de la sociedad y de los demás miembros de la alta gerencia.

24.5. La junta directiva, por medio del comité de nombramientos y retribuciones, o quien cumpla sus funciones, lidera anualmente la evaluación del desempeño del Presidente de la sociedad y conoce las evaluaciones de los demás miembros de la alta gerencia.

24.6. La sociedad cuenta con una política de remuneración del presidente de la sociedad y de los demás miembros de la alta gerencia, aprobada por la junta directiva, que identifica todos los componentes retributivos que efectivamente se pueden satisfacer, atados al cumplimiento de objetivos a largo plazo y los niveles de riesgo.

24.7. Si la retribución del Presidente de la sociedad incluye un componente fijo y uno variable, su diseño técnico y forma de cálculo impide que el componente variable pueda llegar a superar el límite máximo establecido por la junta directiva.

IV. Arquitectura de control

La arquitectura de control es un concepto integral que aglutina todo lo relacionado con ambiente de control, gestión de riesgos, sistemas de control interno, cumplimiento, información y comunicación y monitoreo. Permite a la empresa contar con una estructura, políticas y procedimientos (desde la junta directiva y la alta gerencia, hasta los propios empleados) que provean una seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de la misma, facilitando —en el caso de los conglomerados— la cohesión entre las empresas que lo conforman.

Con carácter general, desde la óptica de gobierno corporativo, se invita a las empresas emisoras a inspirar su arquitectura de control en línea con el tratamiento que sobre esta materia realiza el COSO(4), reconocido como estándar internacional sobre la materia, que establece las principales directivas para la implantación, gestión y control de un sistema de Control Interno (COSO I) y un sistema de administración de riesgos (COSO II).

Entre los principales beneficios de COSO figuran los siguientes:

• Facilita la incorporación de procedimientos consistentes y alineados.

• Mejora el seguimiento del desempeño respecto de los objetivos estratégicos.

• Incrementa la capacidad para gestionar de forma apropiada los riesgos necesarios para la estrategia del negocio.

• Facilita la comprensión de los riesgos en la toma de decisiones.

• Refuerza el control del conjunto de los riesgos a los que está expuesta la organización.

De acuerdo con COSO, la arquitectura de control puede desagregarse en cinco (5) grandes componentes: (i) ambiente de control, (ii) gestión de riesgos, (iii) actividades de control, (iv) información y comunicación y (v) monitoreo.

La intensidad de la arquitectura de control será diferente en función de factores tales como el tamaño, la complejidad de los negocios o de los procesos de la empresa, la dispersión geográfica y, especialmente, la naturaleza de los riesgos que ésta enfrente.

Medida Nº 25: Ambiente de control.

El ambiente de control es el componente fundamental dentro de la arquitectura de control, ya que define la filosofía de la empresa en lo relativo al control y administración de riesgos, así como el tono o importancia que dentro de la organización se concede a esta materia.

25.1. La junta directiva es la responsable última de la existencia de un sólido ambiente de control dentro de la sociedad, adaptado a su naturaleza, tamaño, complejidad y riesgos, de forma que:

i. Se promueva una cultura de riesgos y control en toda la sociedad, que alcance a toda la organización.

ii. Se definan roles y responsabilidades en torno a la gestión de riesgos, control interno, y evaluación, con líneas de reporte claramente establecidas.

iii. Se consideren los riesgos que se derivan de la definición estratégica de la sociedad y de los procesos del negocio para realizar un adecuado seguimiento, evaluación y gestión de los mismos.

25.2. En el caso de los conglomerados, la junta directiva de la Matriz propenderá por la existencia de una arquitectura de control con alcance consolidado, formal, y que abarque a todos las empresas Subordinadas, estableciendo responsabilidades respecto a las políticas y lineamientos sobre esta materia a nivel del conglomerado y definiendo líneas de reporte claras que permitan una visión consolidada de los riesgos a los que está expuesto el conglomerado y la adopción de las medidas de control que correspondan.

Medida Nº 26: Gestión de riesgos.

La gestión de riesgos engloba la definición de políticas de riesgos, así como la definición y ejecución de procesos de identificación, evaluación, medición, administración, monitoreo y reporte de los mismos.

En relación con la gestión de riesgos se proponen las siguientes recomendaciones:

26.1. En la sociedad, los objetivos de la gestión de riesgos son:

i. Identificación de los riesgos, derivados de la estrategia definida por la sociedad.

ii. Evaluación de los riesgos y medición del grado de exposición a los mismos.

iii. Gestión efectiva de los riesgos, que incluye la toma de decisiones sobre su manejo en términos de evitarlo, controlarlo, mitigarlo, compartirlo o aceptarlo.

iv. Monitoreo de riesgos, entendido como la evaluación de que las decisiones sobre asunción de riesgos están en línea con la política de riesgos aprobada por la junta directiva y con los límites máximos de exposición definidos por esta.

v. Reporte periódico a la junta directiva y a la alta gerencia sobre la administración de riesgos.

26.2. La sociedad cuenta con un mapa de riesgos entendido como una herramienta para la identificación y seguimiento de los riesgos financieros y no financieros a los que está expuesta.

26.3. La junta directiva es responsable de definir una política de administración de riesgos, así como de fijar unos límites máximos de exposición a cada riesgo identificado.

26.4. La junta directiva conoce y supervisa periódicamente la exposición efectiva de la sociedad a los límites máximos de riesgo definidos, y plantea acciones de corrección y seguimiento en caso de desviaciones.

26.5. En el marco de la política de administración riesgos, la alta gerencia es la dueña de los procesos y responsable de la administración de riesgos, es decir, de identificar, evaluar, medir, controlar, monitorear y reportar los riesgos, definiendo metodologías, y asegurando que la administración de riesgos es consistente con la estrategia, la política de riesgos definida, y los límites máximos aprobados.

26.6. La sociedad cuenta con una política de delegación de riesgos, aprobada por la junta directiva, que establece los límites de riesgo que pueden ser administrados directamente por cada nivel en la sociedad.

26.7. En los conglomerados, la administración de riesgos debe hacerse a nivel consolidado de tal forma que contribuya a la cohesión y al control de las empresas que lo conforman.

26.8. Si la sociedad cuenta con una estructura compleja y diversa de negocios y operaciones, existe la posición del gerente de rziesgos (CRO Chief Risk Officer) con competencia a nivel del conglomerado si se trata de empresas integradas en situaciones de control y/o grupo empresarial.

Medida Nº 27: Actividades de control.

La administración de riesgos necesita, para su máxima efectividad y mayor aporte de valor, que exista un sistema de control interno destinado a asegurar que:

i. Cada uno de los riesgos identificados en los distintos procesos de la compañía, se encuentra adecuadamente gestionados conforme a la política y cultura de riesgos de la empresa, para lo que existen unos controles específicos.

ii. Las políticas, procesos, sus controles y medidas desarrolladas para la gestión de riesgos efectivamente se aplican en la práctica.

En relación con las actividades de control se proponen las siguientes recomendaciones:

27.1. La junta directiva es responsable de velar por la existencia de un adecuado sistema de control interno, adaptado a la sociedad y su complejidad, y consistente con la gestión de riesgos en vigor.

27.2. La junta directiva es responsable de supervisar la eficacia e idoneidad del sistema de control interno, que podrá delegarse en el comité de auditoría, sin que por ello la junta pierda su responsabilidad de supervisión.

27.3. En la sociedad se aplica y exige el principio de autocontrol, entendido como la “capacidad de las personas que participan en los distintos procesos de considerar el control como parte inherente de sus responsabilidades, campos de acción y toma de decisiones”.

Medida Nº 28: Información y comunicación.

Un sistema eficaz de administración de riesgos y de control interno requiere, entre otros factores, de una cultura organizacional en la que tanto la alta gerencia como toda la organización gestionen los riesgos generados por su propia actividad, y diseñen los controles pertinentes.

En relación con la información y comunicación se proponen las siguientes recomendaciones:

28.1. En la sociedad se comunican hacia abajo y en horizontal la cultura, filosofía y políticas de riesgos, así como los límites de exposición aprobados, de forma que el conjunto de la organización considere los riesgos y las actividades de control en su actividad.

28.2. En la sociedad existe un mecanismo de reporte de información hacia arriba (hacia la junta directiva y la alta gerencia), que es veraz, comprensible y completo, de forma que apoya y permite la toma informada de decisiones y la administración de riesgos y control.

28.3. El mecanismo de comunicación y de reporte de información de la sociedad permite que:

i. La alta gerencia involucre al conjunto de la sociedad resaltando su responsabilidad ante la gestión de riesgos y la definición de controles.

ii. El personal de la sociedad entiende su papel en la gestión de riesgos y la identificación de controles, así como su contribución individual en relación con el trabajo de otros.

28.4. Existen líneas internas de denuncias anónimas o “whistleblowers”, que permiten a los empleados poder comunicar de forma anónima comportamientos ilegales o antiéticos o que puedan contravenir la cultura de administración de riesgos y controles en la sociedad. Un informe sobre estas denuncias es conocido por la junta directiva de la sociedad.

Medida Nº 29: Monitoreo de la arquitectura de control.

El monitoreo provee de aseguramiento objetivo a la junta directiva sobre la efectividad de la gestión de riesgos en una organización, para ayudar a asegurar que los riesgos claves de negocio están siendo gestionados apropiadamente y que el sistema de control interno implementado por la sociedad está siendo operado efectivamente.

En relación con monitoreo se proponen las siguientes recomendaciones:

29.1. En la sociedad, la junta directiva, a través del comité de auditoría, es responsable de supervisar la efectividad de los distintos componentes de la arquitectura de control.

29.2. En la sociedad, la labor de monitoreo dirigida a proveer aseguramiento sobre la eficacia de la arquitectura de control, involucra de forma principal a la auditoría interna en colaboración con el revisor fiscal en las materias propias de su competencia y en particular lo referido a la información financiera generada por la sociedad.

29.3. La función de auditoría interna de la sociedad cuenta con un Estatuto de Auditoría Interna, aprobado por el comité de auditoría, en el que figure expresamente el alcance de sus funciones en esta materia, que debería comprender:

i. La autonomía e independencia necesaria para el ejercicio de sus funciones.

ii. La labor de evaluación y aseguramiento de los procesos de administración de riesgos.

iii. La evaluación y aseguramiento de que los riesgos están siendo correctamente evaluados.

iv. La evaluación de los mecanismos de reporte de los riesgos claves del negocio.

v. La revisión del manejo de los riesgos claves por sus responsables.

29.4. El máximo responsable de la auditoría interna mantiene una relación de independencia profesional respecto a la alta gerencia de la sociedad o conglomerado que lo contrata, mediante su dependencia funcional exclusiva del comité de auditoría.

29.5. En la sociedad el nombramiento así como la remoción del responsable de auditoría interna es una responsabilidad de la junta directiva, a propuesta del comité de auditoría, y su remoción o renuncia es comunicada al mercado.

29.6. El revisor fiscal de la sociedad o conglomerado mantiene una clara independencia respecto de éstos, calidad que debe ser declarada en el respectivo informe de auditoría.

29.7. Si la sociedad actúa como matriz de un conglomerado, el revisor fiscal es el mismo para todas las empresas, incluidas las empresas off-shore.

29.8. La sociedad cuenta con una política para la designación del revisor fiscal, aprobada por la junta directiva y divulgada entre los Accionistas, en la que figuran:

i. Unas reglas de selección del revisor fiscal, basadas en criterios de profesionalidad, experiencia y honorabilidad, que contemplan que la junta directiva no podrá proponer para su designación a la asamblea general de Accionistas a firmas que hayan sido objeto de inhabilitación, suspensión o cualquier otro tipo de sanción en firme por el ejercicio de los servicios de auditoría financiera, impuestas por un juez o una autoridad de regulación y/o supervisión de los países en los que tiene actividad el conglomerado.

ii. Duración máxima del contrato y prórrogas aplicables.

iii. La conformación y calidades del equipo de trabajo que acompañan al revisor fiscal.

29.9. Con el fin de evitar un exceso de vinculación entre la sociedad y la firma de revisoría fiscal y/o sus equipos y mantener su independencia, la sociedad establece un plazo máximo de contratación que oscila entre cinco (5) y diez (10) años. Para el caso de la revisoría fiscal, persona natural no vinculada a una firma, el plazo máximo de contratación es de cinco (5) años.

29.10. Dentro del plazo máximo de contratación, la sociedad promueve la rotación del socio de la firma de revisoría fiscal asignado a la sociedad y sus equipos de trabajo a la mitad del periodo, a cuya finalización debe producirse obligatoriamente la rotación de la firma.

29.11. En adición a la prohibición vigente de no contratar con el revisor fiscal servicios profesionales distintos a los de la propia auditoría financiera y demás funciones reconocidas en la normativa vigente, la sociedad extiende esta limitación a las personas o entidades vinculadas con la firma de revisoría fiscal, entre las que se incluyen las empresas de su grupo, así como las empresas en las que haya una amplia coincidencia de sus socios y/o administradores con los de la firma de revisoría fiscal.

29.12. En su información pública, la sociedad revela el monto total del contrato con el revisor fiscal así como la proporción que representan los honorarios pagados por la sociedad frente al total de ingresos de la firma relacionados con su actividad de revisoría fiscal.

V. Transparencia e información financiera y no financiera

La revelación de información financiera y no financiera es el principal mecanismo de contacto del emisor con sus grupos de interés y con el mercado en su conjunto. Dicha información tiene por objeto permitir un conocimiento apropiado por parte de tales grupos sobre la marcha y situación del emisor y disponer de elementos de juicio suficientes para la toma de decisiones de manera informada.

Las recomendaciones contenidas en este capítulo se entienden aplicables a aquella información distinta de la que tienen derecho a conocer los accionistas en ejercicio de su derecho de inspección e información.

En gobierno corporativo, la transparencia se ha convertido en un principio fundamental que reclaman tanto los accionistas de una sociedad, como el conjunto del mercado, grupos de interés (stakeholders) y otros terceros interesados.

En este sentido, la transparencia ha ido evolucionando desde una “demanda” o “derecho” de los accionistas, que las empresas voluntariamente atendían más allá de los mínimos de información recogidos en las leyes mercantiles, hacia un “deber” de las compañías.

Medida Nº 30: Política de revelación de información.

30.1. La junta directiva ha aprobado una política de revelación de información, en la que se identifica, como mínimo, lo siguiente:

i. Identificación del departamento o unidad responsable al interior de la sociedad de desarrollar la política de revelación de información.

ii. La información que se debe revelar.

iii. La forma cómo se debe revelar esa información.

iv. A quién se debe revelar la información.

v. Mecanismos para asegurar la máxima calidad y representatividad de la información revelada.

vi. Procedimiento para la calificación de la información como reservada o confidencial y para el manejo de esta información frente a las exigencias de revelación de la normativa vigente.

30.2. En el caso de conglomerados, la revelación a terceros de información es integral y transversal, referente al conjunto de empresas, que permita a los terceros externos formarse una opinión fundada sobre la realidad, organización, complejidad, actividad, tamaño y modelo de gobierno del conglomerado.

Medida Nº 31: Estados financieros.

31.1. De existir salvedades en el informe del revisor fiscal éstas y las acciones que la sociedad plantea para solventar la situación, serán objeto de pronunciamiento ante los accionistas reunidos en asamblea general, por parte del presidente del comité de auditoría.

31.2. Cuando ante las salvedades y/o párrafos de énfasis del revisor fiscal, la junta directiva considera que debe mantener su criterio, esta posición es adecuadamente explicada y justificada mediante informe escrito a la asamblea general, concretando el contenido y el alcance de la discrepancia.

31.3. Las operaciones con o entre partes vinculadas, incluidas las operaciones entre empresas del conglomerado que, por medio de parámetros objetivos tales como volumen de la operación, porcentaje sobre activos, ventas u otros indicadores, sean calificadas como materiales por la sociedad, se incluyen con detalle en la información financiera pública así como la mención a la realización de operaciones off-shore.

Medida Nº 32: Información a los mercados.

32.1. En el marco de la política de revelación de información, la junta directiva (o el comité de auditoría), adopta las medidas necesarias para garantizar que se transmita a los mercados financieros y de capital toda la información financiera y no financiera sobre la sociedad exigida por la legislación vigente, además de toda aquélla que considere relevante para inversionistas y clientes.

32.2. La página web de la sociedad está organizada de forma amigable, de tal forma que resulta sencillo para el usuario acceder a la información asociada o relacionada con el gobierno corporativo.

32.3. En este sentido, la página web de la sociedad incluye, al menos, los siguientes vínculos o con denominación análoga:

i. Acerca de la sociedad: historia, principales datos, visión y valores, modelo de negocio, estructura empresarial, modelo de gobierno y en el caso de conglomerados las relaciones entre matriz y subordinadas, etc.

ii. Accionistas: cotización, capital, cobertura de analistas, hechos relevantes comunicados al RNVE, información financiera (estados financieros auditados e informe o dictamen del revisor fiscal, informe anual, informe de gestión, presentación resultados intermedios, indicadores económicos y financieros, etc.), agenda del accionista (reuniones informativas, asambleas, pago de dividendos, etc.), asamblea general (convocatoria, agenda, propuestas de acuerdo, información asociada a los puntos de la agenda, modelo de representación, etc.), histórico de dividendos por acción pagados, datos de la oficina de contacto de accionistas, preguntas frecuentes, etc.

iii. Relaciones con inversionistas: resultados, presentaciones (de resultados, de operaciones, conferencias, eventos, etc.), informes financieros (informe anual, informe de gestión, informes trimestrales, informe de la gestión de riesgos, información a entes supervisores, noticias significativas, información pública periódica, etc.), características de las emisiones de deuda vigentes, informe de las calificaciones, etc.

iv. Gobierno corporativo: estatutos, Asamblea general de accionistas y su reglamento, Código de gobierno corporativo, composición de la junta directiva y su Reglamento, Comités de la junta directiva, informe anual de gobierno corporativo, Informes de los Comités, derechos de información, acuerdos de accionistas, Código de Conducta, Código de Ética, copia de la últimas cinco (5) encuestas Código País diligenciada y/o Reporte de Implementación, principales políticas de la sociedad, etc.

v. Sostenibilidad: políticas de responsabilidad social empresarial, relaciones con grupos de interés, comunidad, medio ambiente, etc.

32.4. Los soportes para comunicar información a los mercados que utiliza la sociedad en general, son documentos que se pueden imprimir, descargar y compartir.

32.5. Si la sociedad es una empresa de gran tamaño y complejidad, anualmente publica en la página web un informe explicativo sobre la organización, métodos y procedimientos de la arquitectura de control implementada con el objetivo de proveer una información financiera y no financiera correcta y segura, salvaguardar los activos de la entidad y la eficiencia y seguridad de sus operaciones. La información sobre la arquitectura de control, se complementa con un informe de gestión del riesgo.

Medida Nº 33: Informe anual de gobierno corporativo.

33.1. La sociedad prepara anualmente un informe de gobierno corporativo, de cuyo contenido es responsable la junta directiva, previa revisión e informe favorable del comité auditoría, que se presenta junto con el resto de documentos de cierre de ejercicio.

33.2. El informe anual de gobierno corporativo de la sociedad, no es una mera trascripción de las normas de gobierno corporativo, incluidas en los estatutos, reglamentos internos, códigos de buen gobierno u otros documentos societarios. No tiene por objetivo describir el modelo de gobierno de la sociedad, sino explicar la realidad de su funcionamiento y los cambios relevantes durante el ejercicio.

33.3. El informe anual de gobierno corporativo de la sociedad, contiene información al cierre del ejercicio que describe la manera en la que durante el año se dio cumplimiento a las recomendaciones de gobierno corporativo adoptadas por la sociedad y los principales cambios producidos.

La estructura del informe anual de gobierno corporativo de la sociedad está alineada con el siguiente esquema:

i. Estructura de la propiedad de la sociedad o conglomerado.

a) Capital y estructura de la propiedad de la sociedad.

b) Identidad de los accionistas que cuenten con participaciones significativas, directas e indirectas.

c) Información de las acciones de las que directamente (a título personal) o indirectamente (a través de sociedades u otros vehículos) sean propietarios los miembros de la junta directiva y de los derechos de voto que representen.

d) Relaciones de índole familiar, comercial, contractual o societaria que existan entre los titulares de las participaciones significativas y la sociedad, o entre los titulares de participaciones significativas entre sí.

e) Negociaciones que los miembros de la junta directiva, de la alta gerencia y demás administradores han realizado con las acciones y los demás valores emitidos por la sociedad.

f) Síntesis de los acuerdos entre accionistas de los que se tenga conocimiento.

g) Acciones propias en poder de la sociedad.

ii. Estructura de la administración de la sociedad o conglomerado.

a) Composición de la junta directiva e identificación del origen o procedencia de cada uno de los miembros, y de los comités constituidos en su seno. Fecha de primer nombramiento y posteriores.

b) Hojas de vida de los miembros de la junta directiva.

c) Cambios en la junta directiva durante el ejercicio.

d) Miembros de la junta directiva de la matriz que se integran en las juntas directivas de las empresas subordinadas o que ocupan puestos ejecutivos en éstas (caso de conglomerados).

e) Políticas aprobadas por la junta directiva durante el período que se reporta.

f) Proceso de nombramiento de los miembros de la junta directiva.

g) Política de remuneración de la junta directiva.

h) Remuneración de la junta directiva y miembros de la alta gerencia.

i) Quórum de la junta directiva.

j) Datos de asistencia a las reuniones de la junta directiva y de los comités.

k) Presidente de la junta directiva (funciones y temas claves).

l) Secretario de la junta directiva (funciones y temas claves).

m) Relaciones durante el año de la junta directiva con el revisor fiscal, analistas financieros, bancas de inversión y agencias de calificación.

n) Asesoramiento externo recibido por la junta directiva.

o) Manejo de la información de la junta directiva.

p) Actividades de los comités de la junta directiva.

q) Información sobre la realización de los procesos de evaluación de la junta directiva y alta gerencia, así como síntesis de los resultados.

iii. Operaciones con partes vinculadas.

a) Atribuciones de la junta directiva sobre este tipo de operaciones y situaciones de conflictos de interés.

b) Detalle de las operaciones con partes vinculadas más relevantes a juicio de la sociedad, incluidas las operaciones entre empresas del conglomerado.

c) Conflictos de interés presentados y actuación de los miembros de la junta directiva.

d) Mecanismos para resolver conflictos de interés entre empresas del mismo conglomerado y su aplicación durante el ejercicio.

iv. Sistemas de gestión de riesgos de la sociedad o conglomerado.

e) Explicación del Sistema de Control Interno (SCI) de la sociedad o conglomerado y sus modificaciones durante el ejercicio.

f) Descripción de la política de riesgos y su aplicación durante el ejercicio.

g) Materialización de riesgos durante el ejercicio.

h) Planes de respuesta y supervisión para los principales riesgos.

v. Asamblea general de accionistas.

a) Diferencias de funcionamiento de la asamblea entre el régimen de mínimos de la normativa vigente y el definido por los estatutos y reglamento de la asamblea de la sociedad.

b) Medidas adoptadas durante el ejercicio para fomentar la participación de los accionistas.

c) Información a los accionistas y comunicación con los mismos.

d) Número de solicitudes y materias sobre las que los accionistas han requerido información a la sociedad.

e) Datos de asistencia a la asamblea general de accionistas.

f) Detalle de los principales acuerdos tomados.

VI. Glosario de términos(5)

Accionista minoritario Aquél accionista que por su reducido número de acciones no tiene capacidad de controlar directa o indirectamente a la sociedad ni de influir en la toma de decisiones, o aquel definido como tal de acuerdo con los estatutos de la sociedad o de las normas vigentes.

Accionista significativo Aquel accionista que por sí solo o en virtud de acuerdo con otros accionistas, es titular de derechos de voto que superan un determinado límite (fijado actualmente en el 10% del total del derecho de voto) y cuya participación tenga una finalidad estable.

Alta gerencia Personas del más alto nivel jerárquico en el área administrativa o corporativa de la sociedad. Son responsables del giro ordinario del negocio de la sociedad y encargadas de idear, ejecutar y controlar los objetivos y estrategias de la misma. Se incluyen también el secretario corporativo o general y el Auditor Interno.

Arquitectura de control Concepto integral que aglutina todo lo relacionado con el ambiente de control, gestión de riesgos, sistemas de control interno, información y comunicación, y monitoreo. Permite a la sociedad contar con una estructura, políticas y procedimientos ejercidos por toda la organización (desde la junta directiva y la alta gerencia, hasta los propios empleados), que provean una seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de la empresa.

Auditor externo Profesional o redes de servicios profesionales conformados por entidades legalmente separadas que ofrecen servicios de aseguramiento (auditorías de estados financieros, revisoría fiscal, NIIF, cumplimiento, auditorías especializadas, etc.), consultoría, asesoría legal y tributaria, outsourcing y otros.

Auditoría especializada Estudio, análisis y emisión de un concepto sobre un tema específico. La auditoría especializada puede ser solicitada por un grupo de accionistas en las condiciones estipuladas por la sociedad para llevar a cabo este procedimiento. El auditor especializado estará obligado a guardar confidencialidad sobre los temas consultados y la información presentada para el desarrollo del contrato.

Capital flotante Porcentaje muy disperso del capital total de una sociedad, susceptible de ser negociado regularmente ya que no está controlado por el accionista controlante, ni por los accionistas Significativos o institucionales o miembros de la junta directiva. También conocido como free float, en él se encuadran los Accionistas Minoritarios.

Carta de aceptación Documento que firma el miembro de junta directiva al ser elegido o reelegido y en la que se resumen los compromisos que el nuevo miembro de la junta directiva asume con la sociedad. Esta carta, abordará cuestiones tales como: plazo del nombramiento; deberes y derechos; compromisos estimados de tiempo; programa de inducción; remuneración; gastos; devolución de documentos; terminación de la designación; pólizas de D&O; reuniones estimadas; conflictos de interés; aceptación de la normativa interna de la sociedad (Estatutos, reglamentos, código de gobierno corporativo). En el caso de los miembros independientes, la carta de aceptación incluirá su declaración de independencia y cumplimiento de los requisitos establecidos por la sociedad para integrarse en esta categoría.

Conglomerado Conjunto de empresas integradas en situaciones de control y/o grupo empresarial.

Disolución anticipada Posibilidad que tienen los asociados de llevar a cabo, por causas diferentes a las legalmente establecidas, el trámite encaminado a la liquidación de la sociedad, para lo cual deberá pagarse el pasivo externo y luego distribuir el remanente. La decisión de recurrir a la disolución anticipada es tomada siguiendo el procedimiento que para ello ha fijado la sociedad en sus estatutos o la ley.

Empresas offshore Empresas creadas en centros financieros con un nivel impositivo muy bajo. También conocidos como “paraísos fiscales”.

Giro ordinario Se refiere al conjunto de decisiones tomadas y operaciones ejecutadas que son necesarias para implementar la estrategia de la empresa y alcanzar sus objetivos empresariales. Normalmente la responsabilidad del giro ordinario de los negocios recae sobre el equipo de alta gerencia liderado por el Presidente de la sociedad.

Grupos de interés Todas aquellas personas que por su vinculación con el emisor de valores, tienen interés en él. Dentro de éstos se cuentan el público en general, accionistas, empleados, clientes, usuarios, autoridades económicas y tributarias, y el supervisor oficial.

Incertidumbre Es una situación en la cual no se tiene certeza sobre su desenlace a la fecha del balance, por depender de la ocurrencia o no de un hecho futuro, por lo que no se puede estimar su impacto en los estados financieros de la sociedad. Por tanto, el término incertidumbre implica “ausencia de certeza” para la sociedad.

Mesa de trabajo Todos los representantes de los diferentes grupos, proveedores de infraestructura, agremiaciones e instituciones que desarrollan de manera conjunta, periódica y dinámica el Código de mejores prácticas corporativas.

Hallazgo material Un hecho económico es material cuando, debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información. Al preparar estados financieros, la materialidad se debe determinar en relación con el activo total, el pasivo total, el pasivo corriente, el capital de trabajo, el patrimonio o los resultados del ejercicio, según corresponda.

Información material Se entiende como información material, a título de ejemplo, la relacionada con procesos de reorganización empresarial como fusiones, escisiones, préstamos entre matrices y subordinadas, cesiones o transferencias de activos, pasivos y otros que pudieran llegar a afectar al emisor. La misma debe constar en un documento que resuma el impacto que el evento cause sobre el emisor.

Inversionista Para efectos del Código País, es la persona natural o jurídica que mediante la inversión en instrumentos de renta fija, canalizan su dinero en el mercado de valores con el propósito de obtener una rentabilidad.

Matriz Sociedad que ostenta el control o poder de decisión sobre otra u otras llamadas subordinadas.

Operaciones relevantes. Hechos significativos para el emisor, sus negocios, sus títulos inscritos y/o la oferta al mercado de dichos valores, de acuerdo con los criterios señalados en el artículo 1.1.2.18 del Decreto 3139 de 2006.

Participación significativa. Se considerará participación significativa en una sociedad, aquella equivalente al diez por ciento (10%) o más de las acciones en circulación.

Presidente de la sociedad. Posición individual dentro de la sociedad que responde ante la junta directiva. El presidente es el máximo responsable del giro ordinario de la sociedad y a él reportan de forma directa la mayoría de los miembros de la alta gerencia. También identificado como gerente general y generalmente actúa como representante legal principal o titular de la sociedad.

Propuesta de acuerdo. Texto preparado por la junta directiva que acompaña a cada uno de los puntos incluidos en la agenda de la asamblea general de accionistas. La propuesta de acuerdo describe literalmente la cuestión que la junta directiva somete a la votación de los accionistas y puede incluir una sugerencia de la junta directiva a los accionistas sobre el sentido de voto.

Segregación. Se entiende por segregación o escisión impropia la operación mediante la cual una sociedad, que se denomina “segregante” destina una o varias partes de su patrimonio a la constitución de una o varias sociedades o al aumento de capital de sociedades ya existentes, que se denominarán “beneficiarias”. Como contraprestación, la sociedad segregante recibe acciones, cuotas o partes de interés en las sociedades beneficiarias. Se considerará que un aporte en especie constituye segregación cuando, como resultado del mismo, se entregue una línea de negocio, establecimiento de comercio o se produzca un cambio significativo en el desarrollo del objeto social de la entidad segregante. En este sentido se presume que se ha producido un cambio significativo en el desarrollo del objeto social de la entidad segregante cuando el valor neto de los bienes aportados equivalga o sea superior al veinticinco por ciento (25%) del total del patrimonio de la respectiva sociedad o cuando los activos aportados generen el treinta por ciento (30%) o más de los ingresos operacionales de la misma, tomando como base los estados financieros correspondientes al ejercicio inmediatamente anterior.

Tarifas de mercado. Equivalente a los precios de transferencia establecidos en el Capítulo XI del estatuto tributario.

Partes vinculadas. Aquellas identificadas en la NIC 24.

(1) Financial Sector Assessment Program (FSAP); IMF/World Bank Observance of Standards and Codes (ROSC); IOSCO; OECD; Principios de Basilea, etc.

(2) Fondos de pensiones (de ahorro obligatorio o voluntario), carteras colectivas o fondos de inversión, fondos de capital privado, etc.

(3) Tratándose de emisores de naturaleza no societaria, las referencias contenidas en este código a la asamblea general de accionistas y a la junta directiva se entenderán realizadas a los órganos que hagan sus veces.

(4) COSO: Committee of Sponsoring Organizations of the Tradeway Commission

(5) El alcance de la definición dada a los términos estipulados en el presente glosario, se limita a su significado en el Código de mejores prácticas corporativas y en ningún momento pretende reemplazar las definiciones legales, al tiempo que no van en contravía de las mismas.

CODE OF BEST CORPORATE PRACTICES - COUNTRY CODE

COLOMBIA

Participating entities:

ANDI

[Asociación Nacional de Empresarios de Colombia – Colombian National Business Association]

Asobancaria

[Banking Association] Asofiduciarias

[Asociación de Fiduciarias de Colombia – Association of Trust Companies of Colombia] Asofondos

[Asociación Colombiana de Administradores de Fondos de Pensiones y de Cesantía

Colombian Association of Pension and Severance-pay Funds]

Bolsa de Valores de Colombia

[Colombia Stock Exchange] Confecámaras

[Red de Cámaras de Comercio – Network of Chambers of Commerce] Fasecolda

[Federación de Aseguradores Colombianos – Federation of Colombian Insurers]

Comité de Emisores de la Bolsa de Valores de Colombia

[Issuers Committee of the Colombian Stock Exchange] CAF

[Banco de Desarrollo de América Latina – Development Bank of Latin America]

Superintendencia Financiera de Colombia

[Financial Superintendency of Colombia]

2014

CODE OF BEST CORPORATE PRACTICES 2014

COUNTRY CODE

Introduction

Background

Ever since the Financial Superintendency of Colombia (FSC) published the Code of Best Corporate Practices, through its 2007 External Circular Letter 28, the concern for its actual and effective implementation, by both security issuers and companies at large, remains relevant for the FSC and for other stakeholders of the Colombian business community.

Since then until today, there have been remarkable developments in corporate governance, both globally and in Latin America, in order to meet new business circumstances. This was particularly true after the world economic crisis, which revealed, among many other things, the deep weaknesses that lingered in the governance of many companies and entities.

Today, more than ever, it is evident that Corporate Governance is not an end in itself, which is completed through the implementation of good governance practices through diverse company documents. It must rather be understood as a tool that companies have for adequate management and control amid dynamic and changing processes. Clearly, monitoring the extent of the enforcement of the practices implemented represents a great challenge for companies, supervisors, and investors in the years to come.

Several international reports and assessments of Colombia’s standing on diverse worldwide standards(1) have highlighted the significant progress that the country has made in concrete Corporate Governance matters in recent times. They have also mentioned areas and possibilities for improvement.

Facing this new landscape, the FSC, with the CAF’s financial support, has led a process of discussion with several economic sectors, resource providers, and other representative institutions of the Colombian business environment, in order to update the 2007 Code of Best Corporate Practices. This has been in line with developments on the subject, and has taken as a key referent the CAF’s 2013 publication Lineamientos para un Código Latinoamericano de Gobierno Corporativo [Guidelines for a Latin American Corporate Governance Code]. Indeed, that text, among others that were analyzed, served as a basis for the development of this new country code.

To attain this objective, the FSC fostered the creation of a Working Table, highly representative of the Colombian securities market and business environment. Such a Table was the vehicle for the discussion processes and the consensus necessary to produce a final country code text, which, through its high standards, would create value for its targets, promote the development of the country’s securities market, and ensure the protection and confidence of investors.

It is worth mentioning that the new country code illustrates the evolving nature of the Corporate Governance fundamentals, as the OECD has rightly suggested, and the need to adopt them based on the kind of company implementing and enforcing them. Moreover, there is the unavoidable duty to revise them periodically in order to adapt the governance practices to the business environment.

In this vein, because the Corporate Governance subjects are dynamic, the FSC and the Working Table that has drafted this Code will have as a task thereafter and permanently, the review of any eventual recommendations. When needed, those recommendations will be implemented or the existing norms modified so that the country code will fit the market conditions at all times.

Structure of the Code

In its formal structure, the new country code is similar to its 2007 version.

Consequently, it still identifies five (5) major Corporate Governance areas, and within them, thirty-three (33) concrete measures on key governance aspects. For better understanding and progression, some measures are divided into several recommendations, which are enumerated on a sequential basis. Therefore, the country code proposes up to one hundred and forty-eight (148) Corporate Governance recommendations.

The Corporate Governance areas featured by the country code are:

I. Shareholder Rights and Equal Treatment.

II. General Assembly of Shareholders.

III. board of directors.

IV. Control Architecture.

V. Financial and Non-Financial Transparency and Information.

The recommendations are presented in a concise and practical way to ease their understanding, the analysis of their convenience and implications, and if appropriate, their formal adoption and actual implementation.

Several aspects of the 2007 country code have been reviewed, among them, the recommendations on the dynamics and operation of the board of directors. Moreover, a new complete area on Control Architecture has been developed (which contemplates risk management and internal control matters). The remuneration of the members of the board of directors and of the senior management has been addressed on a separate basis. And some Corporate Governance recommendations have been added, which are particularly applicable to the financial sector and to conglomerates. Such conglomerates feature controlling companies and/or business groups in configurations that are becoming increasingly important.

The international experience demonstrates that making progress on good governance practices requires the joint action of authorities, companies, and investors, combining obligatory rules with self-regulatory and voluntary schemes.

The FSC highlights that the new country code features voluntary good governance practices, which may eventually become regulated, if the FSC deems it necessary, while performing its supervisory duties.

Scope

The country code in general and the proposed Corporate Governance measures, in particular, are addressed to Colombian security issuers, regardless of their size and level of capitalization.

However, some recommendations may be inappropriate for small issuers, and/or their implementation may be difficult to them. In that situation, the corporations with such limitations will explain their reasons and/or alternative to implement or not the recommendations.

This does not mean that other types of non-issuing companies or structures(2), either private or public, family-owned or not, may not take advantage of the country code to strengthen their governance schemes, based on their selective analysis of the recommendations.

From this perspective, the ultimate goal of the country code is to generate a solid culture of Corporate Governance in Colombia. Such awareness must spread to the country’s entire business milieu, instead of remaining exclusively within the large issuing companies.

In line with the 2007 country code, and based on the companies’ self-regulatory capacities, the new country code for Colombia and the Corporate Governance measures that it features are voluntary. Therefore, each corporation may decide freely which aspects of the country code it will adopt and which it will not, depending on its own particular conditions.

Nevertheless, every year, the securities issuers have the duty to draft and forward to the FSC, a Reporte de Implementación de Mejores Prácticas Corporativas [Report on the Implementation of Best Corporate Practices]. Its purpose is to describe, in general, their Corporate Governance practices and their adoption of the country code recommendations so that shareholders, investors, and the market at large may evaluate them.

The methodology that the companies required to draft the Report on the Implementation of Best Corporate Practices must follow obeys the principle of “comply or explain”. Hence, in all cases, the issuers must indicate whether they adopted or not the recommendations during the period reported.

In the case of positive answers, the issuers will describe the formal mechanisms through which the actual implementation of a given recommendation took place (such as bylaws, regulations, codes or other internal norms, agreements among shareholders), and the way it was practically enforced.

If the issuer did not implement some recommendation during the reported period, it will explain its related reasons.

The N.A. response can only be provided by the issuer in cases that for legal reasons it is not possible to adopt the recommendation. In this case, the issuer must indicate precisely the rule which prevents it.

The issuer will publish the Report on the Implementation of Best Corporate Practices on its web site, and it will update it with the same periodicity that it presents it to the FSC. The FSC, in fulfillment of its powers, may request the corporations to correct any omissions, or data mistaken or not fully based on facts.

This document is a guide of the best corporate practices that the security-issuing companies are expected to adopt and implement. Therefore, it must be regarded as a complement to the Corporate Governance practices that Colombian corporations currently carry out.

A Glossary is included in the final part of this Code, in which the scope of the definition of certain relevant terms is given for the best understanding of the Recommendations.

I. Shareholder rights and equal treatment

From a Corporate Government perspective, acknowledging the rights of shareholders and the mechanisms to enforce them is very relevant, for shareholders, whether they are controlling, significant or minority, are the actual owners of a company, and those who provide the capital for its activities.

Consequently, shareholders must have their key property rights acknowledged, among them:

• Having an influence in the corporation, basically through their participation and vote in the General Assembly of Shareholders. · Receiving and requesting information.

• Participating in the corporation’s benefits (or being liable for losses).

Because the administration and management of a corporation are complex activities, which require fast decisions and demand particular abilities, shareholders must not exercise these functions directly (except in the case of very small companies). Commonly, they delegate the administration of a company to the board of directors, which, in turn, trusts its ordinary course of business to the members of the senior management. This, then, determines the three (3) key governance levels: the owners (shareholders); the administration (board of directors, among others), and the ordinary course of business (senior management).

Therefore, when shareholders are only and exclusively shareholders (without being members of the board of directors and/or of the senior management), they have a set of rights concerning key property matters.

The Corporate Governance approach pays attention to the acknowledgement of those rights, but even more so, to the mechanisms for their equitable enforcement.

Measure Nº 1: The principle of equal treatment.

1.1. The corporation gives equal treatment to all the shareholders who have similar shares and conditions, without granting access to privileged information to some shareholders above others.

1.2. The board of directors has approved concrete procedures to determine the corporation’s ways to relate to the different types of shareholders, regarding matters such as: access to information; answer to information requests; communication channels; interaction between the shareholders and the corporation, its board of directors, and the remaining managers.

Measure Nº 2: Information about shares.

2.1. Through its web site, the corporation informs the public, in a clear, precise, and comprehensive way, the different types of shares issued by the corporation, the quantity issued per type, and the quantity of shares reserved, as well as the rights and obligations inherent to each type of share.

Measure Nº 3: No capital dilution.

3.1. In transactions that may cause the dilution of the capital of minority shareholders (i.e. a capital increase with a waiver of preemptive rights in the subscription of shares, a merger, a segregation (spinoffs), among others), the corporation will explain them to the shareholders in detail through a previous report of the board of directors. Such a report will contain the opinion, about the terms of the transaction, of a renowned external independent advisor appointed by the board of directors (fairness opinion). These reports will be made available to the shareholders before the Assembly, within the terms for the exercise of inspection rights.

Measure Nº 4: Information and communication with shareholders.

In the context of the right of shareholders to receive information, and beyond the minimum legal requirements, the corporation promotes the general principle that: “The information must go to the shareholders and not the shareholders to the information,” thereby reinforcing the right of shareholders to receive information, and transforming its provision into an obligation to the corporation.

To reach this objective, the following recommendations are proposed:

4.1. The corporation has an institutional web site in Spanish and English, with a link of corporate governance, or of relations with shareholders and investors, or equivalent. It will include financial and non-financial information in the terms proposed by recommendations 32.3 and 33.3. Furthermore, under no circumstance, it will include the corporation’s confidential information, or that relative to company secrets, or any other whose disclosure could be used to the detriment of the corporation.

4.2. The corporation has permanent-access mechanisms targeted exclusively to shareholders, such as a web link (only for them), or an office devoted to the relations with shareholders and investors, periodical information sessions, among others. These spaces should permit them state their opinions, concerns or suggestions on the corporation’s development, or about their condition as shareholders.

4.3. The corporation organizes events to present quarterly results to its shareholders and to market analysts. These may be in person or through distantcommunication media (conference, video conference, etc.).

4.4. The corporation organizes or takes part in presentations, events, or fora on fixed-yield instruments, mostly addressed to debt-security investors and market analysts. These events offer updates on the issuer’s business indicators, the management of its liabilities, its financial policy, its ratings, its behavior concerning covenants, etc.

4.5. The corporation’s bylaws provide that a shareholder or group of shareholders, representing at least five percent (5%) of the capital, may request the performance of Specialized Audits on matters other than those pertaining to the audits carried out by the corporation’s Statutory Auditor (Revisor Fiscal). Depending on its capital structure, the corporation may determine a proportion below five percent (5%).

4.6. For the exercise of this right, the corporation has a written procedure that specifies:

i. The reasons why the corporation defined a proportion below five percent (5%). ii. The applicable requirements to request a Specialized Audit.

iii. The corporation’s duty to reply in writing, through its board of directors, to the applicant shareholders as soon as possible.

iv. The mechanism to appoint the respective auditor.

v. Who should assume the cost of a Specialized Audit.

vi. Precise terms for each of the stages or steps of the procedure.

Measure Nº 5: Behavior of managers before takeovers or transactions to change the corporation’s control.

5.1. The members of the board of directors and of the senior management have agreed expressly, in their letters of acceptance or contracts, that as soon as they learn of a take-over bid or other relevant transactions, such as mergers or segregation (spinoffs), there will be periods during which they will not negotiate, directly or indirectly through a third party, any shares of the corporation.

Measure Nº 6: Listing of corporations clustered in conglomerates.

In some cases, the goals and interest of a conglomerate and those of the companies that it comprises are not fully aligned; therefore, there may be potential conflicts of interest. This is mostly the case in related-party transactions among conglomerate companies that involve the participation of subsidiary enterprises that have external shareholders, usually minority, different from those of the holding company.

To manage these situations, the following recommendations are made:

6.1. Without prejudice to the independence of every single company of the conglomerate and to the responsibilities of its management bodies, the conglomerate has an organizational structure that defines for the three (3) governance levels (Shareholders Assembly, board of directors, and senior management), the key bodies and individual positions and the relations between them. Such a structure is public, evident, and transparent; it determines clear responsibility and communication channels; it facilitates the conglomerate’s strategic direction, and its effective supervision, control, and management.

6.2. Under the previous provision, the holding company and its most important subordinates have defined a framework for institutional relations through the subscription of an agreement. Such an agreement is public, has been approved by the board of directors of each of the companies, and it regulates:

i. The definition of the interest of the conglomerate to which they belong, understood as the primary interest that all the companies must pursue and defend.

ii. The recognition and use of synergies between conglomerate’s companies, under the premise of respect for the minority shareholders.

iii. The respective areas of activity and the eventual businesses between them. iv. The common services provided by the holding company, a subordinate, and/or by third parties.

v. The criteria or way to set price and conditions to the businesses between companies of the conglomerate, and to the common services provided by any of them or by third parties.

vi. The search for the conglomerate’s cohesion, through a shared perspective of the key elements of its Control Architecture, such as the internal and external auditing, and the management of risks.

vii. The performance and coordination of the committees of the board of directors of the holding company, and the committees that it may be convenient or mandatory to appoint within the Boards of Directors of the subordinates.

viii. The mechanisms foreseen to solve any possible conflicts of interest between the companies.

ix. The taking of precautions so that when there are related-party transactions between a subordinate issuer of securities and its holding company, whether it is an issuer company or not, the conflict-of-interest policies will be applied with particular care and rigor to ensure, among other aspects, that the transactions lean toward market prices and conditions.

Measure Nº 7: Conflict resolution.

7.1. Except for the disputes between shareholders, or between shareholders and the corporation or its board of directors that by explicit legal mandate must be settled necessarily before the ordinary jurisdiction, the corporation’s bylaws include conflict-resolution mechanisms such as direct agreements, amiable composition, settlement, or arbitration.

II. General assembly of shareholders

The General Assembly of Shareholders(3) is the sovereign and supreme governance body of corporations. Moreover, it is the first and most important tool to provide information to shareholders.

However, the General Assembly of Shareholders is more than a space to gather information. From a Corporate Governance perspective, it might be said that the key competence of the General Assembly of Shareholders is the exercise of an effective control by the shareholders over the corporation’s progress, and consequently, over the performance of the board of directors.

This competence is even more critical regarding the General Assemblies of Shareholders of issuing companies listed on the stock exchange. In these Assemblies, the existence of many shareholders as passive individual investors (included in the so- called Floating Capital or free float, as mere capital providers), instead of that of true shareholders devoted to the company, has progressively eroded the active role of the General Assembly of Shareholders as a key body for control.

In light of these facts, there has been a whole set of recommendations worldwide, which, through good corporate governance, seeks to revitalize the role of the General Assembly of Shareholders as an effective body for governance and control available to managers. The idea is to move the shareholders from an apathetic to an activist shareholding attitude.

These recommendations are very aligned with an increased use of new technologies within corporations. There must be an optimal access to information, to the existing channels of communication between the corporation and its shareholders, to the voting or representation mechanisms, and to the shareholders associations.

It must be said that, except for any exceptions herein mentioned, these recommendations are applicable to both the meetings of the ordinary assembly and those of extraordinary assemblies.

Measure Nº 8: Functions and competence.

8.1. Besides other functions assigned to the General Assembly of Shareholders by the legal framework, the bylaws explicitly confer the following functions upon it, and emphasize their exclusive and non-delegable nature:

i. Approving the general compensation policy for the board of directors; and, in the case of the senior management, if a variable remuneration component tied to the value of the shares will be granted.

ii. Approving the succession policies for the board of directors.

iii. The acquisition, sale, or encumbrance [gravamen] of strategic assets that the board of directors deems essential to the performance of activities, or when those transactions might actually and effectively modify the corporate purpose. iv. Approving the corporation’s segregation-spinoffs (escisión impropia).

Measure Nº 9: Regulation of the General Assembly of Shareholders.

9.1. The corporation has a regulation for the General Assembly of Shareholders, which set up norms for any tasks within its competence. They range from its meeting calls, to the preparation of the information intended for shareholders, their attendance, the development and exercise of their political rights, so that they are fully aware about the regime that governs the Assembly’s sessions.

Measure Nº 10: Meeting call for the assembly.

The meeting call for the General Assemblies of Shareholders have many facets. From a good Corporate Governance perspective, the following set of related recommendations applies to them:

Term of the meeting call.

10.1. To ease the shareholders’ exercise of their information rights, the bylaws provide that the meeting call for the ordinary General Assembly of Shareholders must take place no less than thirty (30) common days in advance; in the case of the extraordinary meetings, the call will take place with at least fifteen (15) common days of anticipation. This will be without prejudice to the legal terms set forth for company restructuring (e.g. mergers, segregation (spinoffs), or transformations).

Media to convey the meeting call.

10.2. Besides the traditional and obligatory media set forth within the legal framework, the corporation ensures the widest communication and publicity for the meeting call. This will be done by using e-media, such as the corporate web site, individual alerting e-mails, and even the social networks if deemed appropriate.

Contents of the meeting call.

10.3. For increased transparency during the decision-making process of the General Assembly, besides its Agenda, stating point by point the subjects for discussion, the corporation ensures that simultaneously with the meeting call, or at least fifteen (15) common days before the meeting, the shareholders receive the Agreement Proposals that the board of directors will submit to the General Assembly of Shareholders concerning each of those points.

Agenda for the meeting.

The points on the Agenda should be precise to facilitate their understanding and analysis. The block voting of subjects or Agreement Proposals that should be decided individually must be avoided.

For these purposes, the corporation adopts the following recommendations:

10.4. The General Assembly of Shareholders will analyze and approve the corporation’s segregation (spinoffs) (escisión impropia) only when this subject had been included explicitly in the respective meeting call.

10.5. The agenda that the board of directors is proposing features the subjects for discussion accurately. It does not permit that any significant issues become obscured under imprecise, nonspecific, overly general, or very wide expressions such as “others” or “proposals and miscellaneous”.

10.6. In the case of amendments to the bylaws, each article or group of articles substantially different will be voted separately. In any case, an article will be voted separately if any shareholder or group of shareholders, representing at least five percent (5%) of the corporate capital, request it during the assembly. The shareholders will be informed of this right beforehand.

— Power to include subjects on the Agenda of the ordinary General Assembly of Shareholders.

10.7. Without prejudice to the article 182 of the Code of Commerce, to strengthen and ensure the shareholders’ rights of inspection and information before the Assembly, the bylaws recognize their right to propose the inclusion of one or more points for discussion within the Agenda of the General Assembly of Shareholders, regardless of the size of their stock participation. This will take place within reasonable period of time and provided that their request includes a justification. The shareholders will make such a request within five (5) common days following the publication of the meeting call.

10.8. If the board of director refuses the request, it must reply in writing to those requests supported by at least five percent (5%) of the corporate capital, or a lower proportion as provided by the company based on its degree of ownership concentration. In such a reply, it will explain the reasons for its decision, and inform the shareholders of their right to make proposals during the Assembly, under the provisions of the abovementioned article 182 of the Code of Commerce.

10.9. If the board of directors accepts the request, once expired the shareholders’ term to propose subjects-as set forth in the preceding recommendations, a complement to the meeting call for the General Assembly of Shareholders will be published at least fifteen (15) common days before the meeting.

10.10. Within the same term provided in the paragraph 10.7, the shareholders may submit new and well-grounded Agreement Proposals to matters previously included on the Agenda. For these requests, the board of directors will act according to the provisions of the paragraphs 10.8 and 10.9 above.

Shareholders’ right to information.

10.11. The corporation will use e-media, and particularly the institutional web site available only to shareholders, to convey to them the documents and information related to each of the points of the Agenda for the meeting.

10.12. The corporation bylaws recognize the shareholders’ right to request the information or clarification that they deem appropriate with enough anticipation, either through traditional channels and/or, if suitable, through new technologies, or to express in writing their questions on the subjects of the Agenda, the documentation received, or the public information issued by the corporation. Depending on the term of the corporation to call for a General Assembly of Shareholders, it will determine the period within which the shareholders will exercise this right.

10.13. The corporation foresees that the requested information may be denied if, based on internal procedures, it may be considered: i) non-reasonable; ii) irrelevant to learn about the corporation’s progress or interests; iii) confidential, which will include reserved information within the securities market; business secrets; and transactions in progress, whose success for the company will be contingent upon their secrecy; iv) any other information that if disclosed will compromise imminently and seriously the competitiveness of the company.

10.14. When an answer provided to a shareholder may grant him some advantage, the corporation guarantees the access to that answer to the other shareholders, on a concomitant basis, according to the mechanisms set forth for that purpose, and under the same conditions.

Measure Nº 11: Norms on representation.

11.1. Without prejudice to the limits set forth in the article 185 of the Code of Commerce, the External Circular 24 of 2010, and the regulations wh ich may amend, supplement, or substitute them, the corporation does not limit the shareholder’s right to be represented at the General Assembly of Shareholders, including the delegation of his vote to any other person, whether it is a shareholder or not.

11.2. The corporation minimizes the use of blankvoting representatives or those without voting instructions by promoting actively the use of a standard letter of representation that the company conveys to the shareholders or publishes on its web site. The model features the points of the Agenda and the respective Agreement Proposals, determined under the procedures previously set forth, which will be submitted to the shareholders for consideration. The purpose is that shareholder s, as they deem appropriate , may instruct their representatives about their voting on each case.

Measure Nº 12: Attendance of other persons besides the shareholders.

12.1. To revitalize the General Assembly’s role in defining the corporate will, and to turn it into a much more participatory body, its regulation require that the members of the board of directors and particularly the presidents of the board committees and the president of the corporation attend the Assembly to address the shareholders’ concerns.

III. Board of directors

One of the basic requirements for the good operation of security issuers is the existence of a collective, administrative body that gets together more frequently than the General Assembly of Shareholders. Such a body must have clearly defined functions but also wide delegation capacities.

In general, it is desirable that, through its individual members, the board of directors’ composition keeps certain symmetry with the corporation’s shareholding structure. In that structure, there may be shareholders of a diverse profile such as controlling, significant, institutional, or minority.

From this standpoint, having a board of directors as a corporate administrative body brings advantages such as: considering diverse points of view and opinions, for it is a deliberative body; having a more skilled management; preparing the company to interact with different shareholders; institutionalizing it as a precaution to generational transitions, in the case of family-owned enterprises; plurality in the company's decisionmaking processes and, undoubtedly, enhanced formality and professional standards within the corporation.

Moreover, companies may adopt very diverse models for the organization and performance of their board of directors, particularly in regard to their ordinary course of business, which is assumed, in general, by the senior management.

This country code does not intend to promote any specific model. It seeks to motivate issuers to delegate the functions of the board of directors in a balanced way, ensuring the fulfillment of all essential and inalienable duties. Among them are the so-called general strategic-definition functions, the supervision of key matters, and the control of the ordinary course of business and governance. Keeping in mind that, as the highest corporate administrative body, the board of directors is fully competent to order the performance or subscription of a given act or agreement, to sanction the disposition of any assets, and to instruct the execution of whatever transaction necessary for the attainment of the corporate purpose.

To fulfill its functions and to take decisions, the board of directors, if it deems it appropriate, may request the advice or technical support of its specialized committees. It might also delegate to those committees formally the performance of specific duties.

Measure Nº 13: Functions of the board of directors.

13.1. The bylaws specify explicitly the functions that will not be delegated to the senior management, among them:

i. Approving and monitoring periodically the strategic and business plans, the management objectives, and the corporation’s annual budgets.

ii. Defining the corporation’s structure. In the case of a conglomerate, the board of directors of the holding company will define the structure and/or governance model for it. iii. Approving the financial and investment guidelines or policies of the corporation or conglomerate.

iv. Approving the compensation and assessment policies for the senior management. They will be tied to the attainment of long-term objectives,

and to the levels of risk assumed. Except if the General Assembly performs this function by virtue of the provisions of the paragraph i) of the measure 8.1.

v. Approving the investments, disinvestments, or transactions of any kind that, because of their amount and/or characteristics, may be deemed strategic, or may affect corporation’s strategic assets or liabilities. Except if such an approval is a prerogative of the General Assembly of Shareholders, in which case, the board of directors will only propose and justify the given transaction.

vi. Approving the Corporate Governance policy.

vii. Approving the Corporate Governance Annual Report.

viii. Approving the policy for information and communication with the different types of shareholders, markets, interest groups, and the public in general.

ix. Approving the risk policy; identifying and monitoring periodically the corporation’s main risks, including those assumed in off-balance sheet transactions.

x. Approving, implementing, and monitoring appropriate internal control systems; this includes those of transactions with offshore companies that must be carried out under the procedures, risk-control and alarm systems approved by the same board of directors.

xi. Approving the succession policies for the senior management.

xii. Proposing to the General Assembly the succession policies for the board of directors.

xiii. Approving the policies related to anonymous-tip systems or “whistle- blowers”.

xiv. In general, approving any other policies that the corporation deems necessary, and proposing them the General Assembly when appropriate.

xv. Appointing, deciding the compensation of, assessing, and dismissing the president of the corporation.

xvi. Upon the proposal of the president of the corporation, appointing the members of the senior management, and in some cases, dismissing them.

xvii. Approving the compensation systems for the senior management members, as well as their indemnity clauses.

xviii. Creating the committees of the board of directors, i.e. Audit, Risk, Nomination and Compensation, corporate governance. Approving the internal regulations for the operation of these committees.

xix. Proposing to the General Assembly of Shareholders the compensation policy for the board of directors.

xx. Proposing to the General Assembly the policy for own stock repurchase. xxi. Proposing to the General Assembly the recruitment of the Statutory Auditor, upon analyzing his experience, time availability, human and technical qualifications, as required for his duties.

xxii. Creating or acquiring participations in special-purpose entities or those domiciled in countries or territories that are considered as tax havens, as well as other similar transactions or operations that, given their complexity, may compromise the corporation’s transparency.

xxiii. Identifying and managing any conflicts of interest between the corporation and the shareholders, members of the board of directors, and senior managers.

xxiv. Identifying and if they cause any material impact, approving any transactions that the corporation makes with: controlling or significant shareholders, as defined based on the company’s ownership structure, or those represented at the board of directors; with members of the board of directors and other managers, or with individuals related to them (relatedparty transactions); and with companies of the conglomerate to which the corporation belongs.

xxv. Organizing the annual assessment of the board of directors, both as a collective administrative body and that of its members individually considered. This will be done through generally accepted self-assessment or assessment methodologies, and may involve the participation of external advisors.

xxvi. Acting as a liaison between the corporation and its shareholders, creating appropriate tools for the delivery of truthful and timely information on the issuer’s progress.

xxvii. Supervising the comprehensiveness and reliability of the internal accounting and information systems, based, among others, on the internal audit reports and those of the legal representatives.

xxviii. Supervising the financial and non-financial information that the corporation must disclose to the public periodically, within the framework of its information and communication policies, and because it is an issuing company. xxix. Supervising the independence and effectiveness of the internal audit function.

xxx. Supervising the effectiveness of the Corporate Governance practices implemented, and the extent to which the ethical standards and the code of conduct adopted by the corporation are being met.

xxxi. Controlling periodically the corporation’s performance and its ordinary course of business. Learning about the assessment of the performance of the senior management members.

xxxii. Ensure that the process of election and appointment of the members of the board of directors complies with all the formalities foreseen by the corporation.

13.2. Without prejudice to the autonomy of the governance bodies of the subordinated companies, when the corporation acts as the holding company of a conglomerate, these functions of the board of directors keep a group perspective and are implemented through general policies, guidelines, or information requests that respect the balance between the interests of the holding company, those of the subordinates, and those of the conglomerate as a whole.

Measure Nº 14: Regulation of the board of directors.

14.1. The board of directors has approved internal regulation for its organization, operation, the rights and duties of its members, its President, and its Secretary.This regulation is informed to the shareholders, and they are binding upon the members of the Board.

Measure Nº 15: Size of the board of directors.

The size of the board of directors will be addressed as a critical aspect for its dynamic performance. It has been demonstrated that the Boards of Directors with too many members may lose effectiveness significantly, and those which are very small may have difficulties in appointing committees.

15.1. In its bylaws, the corporation has decided not to have alternate members in its board of directors.

Measure Nº 16: Appointment of the board of directors.

Appointing the board of directors is a dynamic process that ends with the election of its members by the General Assembly of Shareholders. This is done through the application of the electoral quotient, provided that no alternative mechanisms were approved.

From a Corporate Governance perspective, there are several recommendations for the different stages of this process, so that there is increased transparency in the appointment of the board of directors, and the principle of the fitness of the candidates has priority over other considerations throughout their election.

The recommendations related to the appointment of the board of directors are the following:

16.1. Departing from the premise that, once elected all the members of the board of directors act in the corporation’s best interest, the corporation, enforcing the highest transparency, identifies the origin of the different members of the Board, based on the following scheme:

i. Executive members: They are the legal or senior-management representatives who take part in the corporation’s day-to-day operations.

ii. Independent members are those who, at least, meet the independence requirements set forth by the Law 964 of 2005, or the norms that modify or substitute it, and any other corporate internal regulations to consider them as such, regardless of the shareholder(s) who nominated them and/or elected them by a vote.

iii. Proprietary members [miembros patrimoniales] are those who are not independent members. They are shareholders (whether legal or natural persons), or individuals explicitly appointed by such shareholders, or by group of them, to be members of the board of directors.

16.2. The corporation has procedures, implemented through the Nomination and Compensation Committee, or some other with similar functions, which enable the board of directors, based on its own dynamics and the findings of the annual assessments, reach the following objectives:

i. Identify the tentative composition of functional profiles (related to aspects such as expertise and professional experience) that the board needs in every circumstance.

ii. Identify the personal profiles (related to background, reputation, prestige, availability, leadership, teamwork, etc.) most convenient for the board of directors. iii. Assess the time and commitment necessary for an adequate performance of their duties.

16.3. The board of directors informs the shareholders about the professional profiles deemed necessary so that the different stakeholders (mainly any controlling, significant, or institutional shareholders, any groups of shareholders or families, if there are any, and the board itself) may identify the most appropriate candidates.

16.4. The corporation considers that the mere review of the résumés by the shareholders is not enough to decide on the candidates’ fitness. Consequently, it has internal procedures to assess any legal incompatibilities and inabilities, as well as a candidate’s appropriateness to the needs of the board of directors. These procedures evaluate a set of criteria that the candidates’ functional and personal profiles must meet, and verify their compliance with some objective requirements to become a member of the board of directors, and some additional requisites to become an independent member.

16.5. Besides the independence requirements set forth by the Law 964 of 2005, the corporation has voluntarily adopted a more rigorous definition for this concept than that of the said law. Such definition has been accepted as a reference framework through the regulation of the board of directors; it includes, among other requirements to be assessed, that of the relationships or links of any kind of a candidate to become an independent member with any controlling or significant shareholders or their related parties, either domestically or abroad. Furthermore, it requires a double statement of independence: (i) that of the candidate before the corporation, its shareholders, and senior-management members, expressed in his letter of acceptance, and (ii) that of the board of directors with respect to the candidate’s independence.

16.6. Based on its internal regulations, the corporation considers that the board of directors, through its president and with the support of the Nomination and Compensation Committee, or that which fulfill its duties, is the most appropriate body to centralize and coordinate the process to appoint the board before the General Assembly. In this way, the shareholders that wish to become board members based on their stock participation, may learn about the Board’s needs, express their aspirations, and negotiate any stock-based balances and distribution among the different types of members. Moreover, they may present their candidates and agree that the Nomination and Compensation Committee assess their fitness before the vote during the General Assembly of Shareholders.

16.7. Regulation of the board of directors foresees that the assessment of the candidates’ suitability must take place before the General Assembly of Shareholders. Consequently, the shareholders will have, with enough anticipation, sufficient information on the proposed candidates (personal qualities, suitability, background, experience, integrity, etc.) to evaluate them well.

Measure Nº 17: Functional structure of the board of directors.

The board of directors must encompass an adequate breadth of knowledge and experience to fulfill its duties with effectiveness, objectivity, and independence.

The members of the board of directors may have diverse interests, sensitivities and even incentives, based on the origin of their appointment. However, this will not hinder the Board, as a collective administrative body, to align any particular positions that its members may have in the common search of the corporate interest.

Therefore, the following concrete recommendations are made:

17.1. Regulation of the board of directors provides that the independent and proprietary members are always a majority with respect to the executive members whose number, if they are included in the board of directors, will be the minimum necessary to meet the information and coordination requirements that exist between the board of directors and the corporation’s senior management.

17.2. Beyond the minimum rate of twenty-five percent (25%) of independent members set forth by the Law 964 of 2005, the corporation analyzes and adjusts upwardly their number on a voluntary basis. Not being a fixed rule, this occurs in a way that the proportion of proprietary and independent members within the board of directors is comparable with the stock participation of the controlling and significant shareholders, and that of the floating capital, where the minority shareholders are.

Measure Nº 18: Organization of the board of directors.

The organization of the board of directors is particularly relevant for it facilitates its members’ commitment and the Board’s empowerment before the senior management. Ultimately, it permits that the Boards be active and empowered bodies able to exert their command.

The president of the board of directors.

The president of the board of directors must fulfill his duties with a leadership and effectiveness that enhance the system of checks and balances set up between the corporation’s diverse governance levels. Hence, from a Corporate Governance perspective, the position of the Board’s president must be strong so that he may act as the true leader of this administrative body, and not just as a debate moderator, or someone who merely meets the formalities of the existing legislation.

To meet this objective, the following recommendations are proposed:

18.1. The bylaws specify the functions of the president of the board of directors, and his leading responsibilities are the following:

i. Ensure that the board of directors sets forth and implements the corporation’s strategic direction effectively.

ii. Encourage the corporation’s governance actions, being a liaison between the shareholders and the Board.

iii. Coordinate and plan the operation of the board of directors through an annual work program based on assigned functions.

iv. Call for meetings, either directly or through the Secretary of the board of directors.

v. Prepare the Agenda for the meetings in coordination with the president of the corporation, the Secretary of the board of directors, and the remaining members.

vi. Ensure an adequate and timely information delivery to the members of the board of directors, either directly or through the Board’s Secretary.

vii. Chair the meetings and moderate the debates.

viii. Ensure the implementation of the agreements of the board of directors and monitor their respective requests and decisions.

ix. Monitor the active participation of the board members.

x. Lead the annual assessment process of the board of directors and its Committees, except for his own evaluation.

18.2. The corporation’s internal regulations foresee the possibility that the president of the board of directors may have a different treatment than that of the other members, both in his obligations and his remuneration, because of the scope of his specific functions and his increased time commitment.

The Secretary of the board of directors.

As it is the case of the president of the board of directors, in many companies, and particularly in small ones, the functions of the Secretary are limited to the drafting of minutes, the custody of the corporation’s documents, and matters related to the transfer of shares.

The following recommendations are proposed to help strengthen the Secretary’s position, for his role is crucial to the appropriate performance of the board of directors.

18.3. The bylaws specify the norms for the appointment of the Secretary of the board of directors, among them:

i. When he acts exclusively as Secretary of the board of directors, his appointment and dismissal correspond to the board of directors, with a previous report by the Nomination and Compensation Committee, if there is one. ii. When the position of Secretary of the board of directors coincides with other executive positions within the corporation, his independence before the president of the corporation is safeguarded, hence his appointment and dismissal correspond to the board of directors upon the proposal of the president of the corporation, with a previous report by the Nomination and Compensation Committee, if there is one.

iii. Having or not the possibility of becoming a member of the board of directors.

18.4. Regulation of the board of directors set forth the Secretary’s functions, among them:

i. Call for meetings, based on the annual plan. ii. Perform an adequate and timely delivery of information to the members of the board of directors.

iii. Keep the corporation’s documentation, register appropriately in the books of records the development of the sessions, and attest the agreements of the corporate bodies. iv. Ensure that the acts of the board of directors abide by the law, and that its procedures and governance rules are respected and revised regularly, based on the bylaws and other corporate internal regulations. - The committees of the board of directors.

The board of directors may consider the convenience of creating specialized committees within it, in light of the size and complexity of the corporation’s businesses, and the wide functions that the regulations and bylaws assign to the Board. Such committees are bodies that study and provide support on specific matters, sometimes of great technical complexity. They may submit proposals to the board and assume certain functions upon their delegation. They may be temporary or permanent.

When the creation of committees within the board of directors becomes advisable from a Corporate Governance perspective, those committees are regarded as an extension of the Board. That means that they are not independent bodies, and that their functions will be determined by the board itself. In this vein, if the board decides that its committees will only be for study and support, it will determine the subjects assigned to every one of them, based on its best judgment and practices (the functions finally assigned to every committee will be recorded on its respective internal regulation). These committees will be restricted to present reports or proposals on concrete matters to the board of directors, which will take the pertinent decisions in every case.

Under this model, the committees of the board of directors do not impose obligations on the corporation or issue instructions to the senior management. Conversely, the board of directors may delegate explicitly to any of its committees the performance of given functions. In this case, the committees with delegated functions will take decisions on behalf of the board of directors, without exonerating it from its responsibility.

18.5. The board of directors has created a Nomination and Compensation Committee.

18.6. The board of directors has created a Risk Committee.

18.7. The board of directors has created a Corporate Governance Committee.

18.8. If the corporation considers that it is unnecessary to create all these committees, their functions are distributed among the committees that do exist, or they are performed by the board of directors at large.

18.9. Each of the committees of the board of directors has its internal regulation for its creation, its functions, the subjects in which the committee must work, and its operation. They pay special attention to the channels of communication between the committees and the board of directors; and in the case of conglomerates, to the tools for the interaction and coordination between the committees of the board of directors of the holding company and those of the subordinate companies, if they exist.

18.10. The committees of the board of directors are comprised exclusively by independent or proprietary members exclusively; they have a minimum of three (3) members, and are chaired by an independent member. In the case of the Nomination and Compensation Committee, the independent members are always a majority.

18.11. The committees of the board of directors may have the support, specific or permanent, of senior management members, with experience in the matters of the committee’s competence, and/or that of external experts.

18.12. In the creation of its committees, the board of directors takes into account the profiles, knowledge, and professional experience of their members, with regard to the committee’s subject matter.

18.13. The committees draft minutes of their meetings and send a copy of them to all the members of the corporation’s board of directors. If the committees have delegated functions that enable them to take decisions, the minutes will comply with the requirements of the articles 189 and 431 of the Code of Commerce.

18.14. Except if the applicable legal or regulatory framework demands their creation, in the case of conglomerates, the internal regulations foresee that the Boards of Directors of the subordinate companies may decide not to create specific committees to deal with certain matters, and those matters may be assumed by the committees of the board of directors of the holding company. However, this will not imply a transfer of the responsibilities of the Boards of Directors of the subordinate companies to the holding company.

Audit Committee.

18.15. The main duty of the Audit Committee is to assist the board of directors in its supervisory functions through the assessment of the accounting procedures, the interaction with the Statutory Auditor and, in general, the monitoring of the corporation’s Control Architecture, including its risk management system.

18.16. The members of the Audit Committee are knowledgeable in accounting, finance, and other related matters. This enables them to treat the committee’s subject matters with accuracy, and with an adequate understanding of their scope and complexity.

18.17. Upon request of the president of the Assembly, the president of the Audit Committee informs the General Assembly of Shareholders of concrete aspects of the committee’s work, for instance, the analysis of the scope and contents of the Report of the Statutory Auditor.

18.18. The committee’s internal regulation assigns the following functions to it:

i. During the General Assembly of Shareholders, provide information on any issues that the shareholders may raise concerning matters within its competence.

ii. Propose candidates for the Statutory Auditor position and its hiring conditions to the board of directors, so that it may present them to the General Assembly of Shareholders, or when appropriate, the dismissal or non-renewal of the current auditor, based on the results of the evaluation cited in the next numeral. iii. Oversee the Statutory Auditor services, including the evaluation of its quality and effectiveness.

iv. Interact and keep a regular contact with the Statutory Auditor; assess any situations that may limit his access to information or compromise his independence and tell the board of directors about them, as well as about any other situations related to the audit plan or the financial audit, and take care of any communications foreseen within the financial audit regulations and technical standards.

v. Receive the final report on the financial audit and review the financial statements to submit them to the board of directors, without prejudice to the functions assigned in the bylaws to the Statutory Auditor and to the Senior Management. In the case that they feature qualifications [salvedades] or unfavorable opinions, explain their contents and scope to the shareholders and to the public securities market, through the issuer’s web site. Moreover, verify that the senior management considers the recommendations of the Statutory Auditor, and if appropriate, lead the process to reply to the observations included in his report.

vi. Ensure that at any given time, the current accounting criteria are employed appropriately in the preparation of the financial statements that the board of directors submits to the General Assembly, and in the preparation of internal information reliable for decision-making.

vii. Learn about and assess the process to prepare, submit, and disclose the financial information.

viii. Oversee the operation of the corporation’s web site as well as other tools to convey information (if there isn’t a Corporate Governance Committee). ix. Oversee the effectiveness of the regulation-compliance function and LA/FT [Spanish acronym: Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo –asset laundering, and funding of terrorism].

x. Ensure that the information regularly offered to the market is prepared with the same professional principles and practices employed in the annual accounting, and review such information before its dissemination. xi. Propose to the board of directors the structure, procedures, and methodologies needed for the operation of the internal control system.

xii. Learn about and assess the corporation’s internal control system. xiii. Oversee the effective enforcement of the corporation’s risk policy and inform the board of directors regularly about it, so that the main financial and non-financial risks, on and off the balance sheet, may be identified, managed, and communicated appropriately.

xiv. Supervise the internal audit services and keep the board of directors informed.

xv. Propose to the board of directors the selection, appointment, compensation, reelection, and dismissal of those responsible for the internal audit service. xvi. Analyze and approve the annual internal audit work program and the annual activity report.

xvii. Ensure the independence and effectiveness of the internal audit function, receive regular information about its activities, and verify that the senior management considers the conclusions and recommendations of its reports.

xviii. Monitor the enforcement of the actions and measures brought about by the reports or inspection activities of the supervisory and control authorities. xix. Assess and keep the board of directors informed about any conflicts of interest, temporary or permanent, that may be affecting, directly or indirectly, or through a related party, any significant shareholder, members of the board of directors and senior management, making any needed proposals to manage the situation.

xx. In the case of conglomerates, assess and keep the board of directors of the holding company informed about any conflicts of interest that may arise between the holding company and its subordinate companies, or between

the subordinates, or with their managers and related parties, making any needed proposals to manage the situation.

xxi. Before the board of directors authorizes them, examine and inform the board about any transactions that the corporation performs, directly or indirectly, with board members, controlling or significant shareholders, senior managers, or about transactions between companies of the conglomerate, or individuals related to them, that because of their amount, nature, or conditions may entail a risk to the corporation or the conglomerate.

xxii. Monitor regularly the extent of the compliance with the code of ethics and the effectiveness of the anonymous-tip system or “whistle blowers,” assess any unethical behaviors and the contents of any complaints received, and make pertinent recommendations to the board of directors.

Nomination and Compensation Committee.

18.19. The main goal of the Nomination and Compensation Committee is to support the board of directors in its advising and decision-making duties relative to the appointment and compensation of board members and senior managers. In addition, it must monitor regularly the observance of Corporate Governance norms, recommendations, and principles (in those cases when this function is not assigned explicitly to another corporate committee).

18.20. Some members of the Nomination and Compensation Committee are knowledgeable in strategy and human resources (selection, recruitment, hiring, training, staff management), compensation policies and related matters, so that they understand their scope and complexity within the corporation.

18.21. Upon request of the president of the Assembly, the president of the Nomination and Compensation Committee may inform the General Assembly of Shareholders on the concrete tasks that the committee has performed, such as monitoring the compensation policies for the board of directors and senior managers.

18.22. The internal regulation of the Nomination and Compensation Committee assign it the following functions:

i. Inform the General Assembly of Shareholders about its actions, and address any issues that the shareholders raise on matters within its competence.

ii. Assess regularly the competences, knowledge, and experience of the members of the corporation’s board of directors.

iii. Propose and review the criteria for the composition of the board of directors and assess the suitability of the candidates to become board members suggested by the shareholders.

iv. When appropriate, inform about the independence qualifications of candidates to become members of the board of directors, so that either the board or the shareholders directly may propose them to the General Assembly of Shareholders.

v. In cases of reelection or ratification of board members, draft a proposal containing an assessment of the work that the given member has been performing, and his effective dedication to the position over the previous term.

vi. Inform the board of directors about any members that may affect negatively the operation of the board or the reputation of the corporation, particularly when they fall within any incompatibility, inability, or legal prohibition provisions.

vii. Propose to the board of directors the succession policy for the board members, the senior managers, and any other key management staff.

viii. Assess the candidates, and propose the appointment and dismissal of the president of the corporation.

ix. Propose the objective criteria that the corporation applies to hire and compensate its key management staff.

x. Propose to the board of directors the compensation policy for its members, which will be approved by the General Assembly, as well as the compensation policy for the senior management.

xi. Within the compensation policy approved by the General Assembly, propose to the board of directors the individual compensation amounts of its members, including those of the president of the board and of the executive members, if there were any, for the performance of duties beyond those of board members, and any other conditions relative to their work contracts.

xii. Ensure the compliance with the compensation policy for the members of the board of directors and other managers, as well as transparency and the disclosure of their remuneration (if this function is not assigned explicitly to another committee).

xiii. Review the compensation plans for the board members and senior managers regularly, and make pertinent recommendations to the board of directors.

xiv. Draft the annual report on the annual compensation policy for board members, and the compensation policy for senior managers.

xv. Provide support to the president of the board of directors in the annual assessment of the Board, examine the results of the process, and make suggestions for the Board’s improvement (if this function is not assigned explicitly to another committee).

xvi. Propose the corporation’s human-resource policy.

Risk Committee.

18.23. The main objective of the Risk Committee is to assist the board of directors in its responsibility to oversee the management of risks.

18.24. Upon request of the president of the Assembly, the president of the Risk Committee may inform the General Assembly of Shareholders on the concrete tasks that the committee has performed.

18.25. Given any necessary adjustments to distinguish between corporations of the financial sector and those of the economy’s real sector, and without prejudice to the functions prescribed to this committee by the norms in force, the Risk Committee’s internal regulation assign it the following functions:

i. At the General Assembly of Shareholders, provide information on issues that the shareholders raise on matters within the committee’s competence.

ii. Examine and assess the comprehensiveness and adequacy of the corporation’s risk management function.

iii. Examine the adequacy of the economic and regulatory capital of each company, when appropriate, and their assignment to the different lines of business and/or products.

iv. Examine the risk limits and the reports on risks; make pertinent recommendations to the board of directors and/or Audit Committee.

v. Propose to the board of directors the risk policy for the corporation.

vi. Assess systematically the corporation’s risk strategy and general policies, as they translate into the setting of limits by types of risk and business, with the level of disaggregation set forth for businesses, business or economic groups, customers, and areas of activity.

vii. Analyze and assess the corporation’s ordinary risk management, in terms of limits, risk profile (expected loss), profitability, and map of capitals (capital at risk).

viii. Analyze and assess the corporation’s risk-control systems and tools.

ix. Recommend any improvement initiatives deemed necessary for the risk- control and risk management internal systems and infrastructure.

x. Submit to the board of directors any proposed norms to delegate the approval of different types of risks that the board or lower corporate levels must assume.

xi. Inform to the board of directors about transactions that it must authorize, when those transactions exceed the powers granted to other corporate levels.

xii. Upon request of the board of directors, provide it with information on transactions that it must authorize under the law, regulations, internal or external dispositions.

xiii. Assess and comply with any guidelines issued by the supervisory authorities in fulfillment of their duties.

xiv. Promote the adjustment of the corporation’s risk management to an advanced model that permits the setting of a risk profile consistent with the strategic objectives as well as monitoring the coherence of the risks assumed with that profile.

Corporate Governance Committee.

18.26. The main objective of the Corporate Governance Committee is to assist the board of directors in its functions to propose and supervise the corporation’s governance measures.

18.27. The internal regulation of the Corporate Governance Committee assigns it the following functions:

i. Ensure that the shareholders and the market in general have a complete, truthful, and timely access to the information that corporation must disclose.

ii. Review and assess the way in which the board of directors complied with its duties throughout the term.

iii. Oversee the compliance with the requirements and procedures for the election of the corporation’s board members and, in the case of conglomerates, those of the subordinate companies (i.e., competences, inabilities, and limitations, among others).

iv. Coordinate the process of induction of the new board members. Promote their training and updating in matters related to the Board’s competences.

v. Ensure that the company’s governance practices, its business and management behavior, comply with the Corporate Governance code and with any other regulations and internal norms.

vi. Review the proposals to reform the bylaws and the Corporate Governance code, related to the company’s good governance, and present the amendments, updates, and repeals of the dispositions on corporate governance.

vii. Monitor periodically the transactions of board members and managers with shares issued by the corporation or by other issuing companies of the same conglomerate. Monitor, in general, their performance within the securities market.

viii. Reply to any complaints of shareholders and investors regarding the company’s breach of its Corporate Governance policies, within the ten (10) common days following their reception.

ix. Learn about any behaviors of the corporation’s board members that might be contrary to the dispositions of the bylaws, the Board’s regulation, and any other internal norms. These will be informed to the board when the committee deems it necessary.

Measure Nº 19: Operation of the board of directors.

The methodical organization of the meetings of the board of directors and their members’ diligent preparation beforehand contribute to the effectiveness of the sessions. This lessens the risk of holding merely informative gatherings, or those just to ratify the proposals of the senior management.

19.1 The president of the board of directors with the assistance of the Secretary and of the president of the corporation prepares a work plan for the Board, for the period under assessment. This tool helps to determine a reasonable number of ordinary meetings per year, and their estimated length.

19.2. The board of directors of the corporation holds between eight (8) and twelve (12) ordinary meetings per year; except for the entities subject to surveillance, which must hold at least one (1) meeting per month because of their regime.

19.3. One (1) or two (2) of the Board’s meetings per year make a distinctive emphasis on the definition and monitoring of the corporation’s strategy.

19.4. The board of directors approves a concrete calendar for its ordinary sessions. However, it may also meet, on an extraordinary basis, as many times as necessary.

19.5. At least five (5) common days before the meeting, the board members receive, simultaneously with the meeting call, the documents or information related to each of the points on the Agenda. This ensures their active participation and their well-thought decision-making.

19.6. The president of the board of directors, with the support of the Board’s Secretary, assumes the ultimate responsibility for the timeliness and usefulness of the information delivered to the members. Consequently, in the set of documents provided (the dashboard of the board of directors) the quality will be most important than the quantity.

19.7. The ultimate responsibility to prepare the Agenda for the meetings of the board of directors corresponds to the Board’s president and not to the president of the corporation. The structure of the Agenda follows given parameters that ensure a logical order for the presentation of the subjects and for the debates.

19.8. On the Annual Corporate Governance Report and on the institutional web site, the company publishes the attendance of the board members to the meetings of the board of directors and to its committees.

19.9. Every year, the board of directors assesses the effectiveness of its work as a collective body, that of its committees, and that of its members individually considered, including peer evaluation. Furthermore, it evaluates the reasonableness of its internal regulations, and the dedication and performance of its members, proposing changes in its organization and operation deemed pertinent. In the case of conglomerates, the board of directors of the holding company demands that the assessment process takes place also within the Boards of Directors of the subordinate companies.

19.10. The board of directors alternates internal evaluation techniques with external evaluation performed by independent advisors.

Measure Nº 20: Duties and rights of the members of the board of directors.

From the perspective of good corporate governance, companies must not only be protected against the possible incompetence or negligence of board members, but also, and very importantly, against the misappropriation of company assets by their administrators who, sometimes, put their personal interests before the corporate interests.

20.1. Regulation of the board of directors complements the dispositions of the company’s regulatory framework regarding the duties and rights of the board members.

20.2. Regulation of the board of directors develops the company’sunderstanding of the following duties of the board members:

i. Duty of care or diligence.

ii. Duty of loyalty.

iii. Duty of non-competition.

iv. Duty of secrecy.

v. Duty of non-use of corporate assets.

20.3. Regulation of the board of directors develops the contents of thefollowing rights of the board members:

i. Right to information.

ii. Right to have the assistance of experts.

iii. Right to compensation.

iv. Right to induction and permanent training.

Measure Nº 21: Conflicts of interest.

21.1. In its internal regulations, the corporation has a clear and formal policy and procedure for the identification, management, and resolution of conflicts of interest, whether direct or indirect through related parties, that may affect the members of the board of directors and other managers.

21.2. The procedure for the management of conflicts of interest makes a distinction about their nature as occasional or permanent. If they are occasional, the applicable procedure indicates the rules and steps to be followed, which should be relatively easy to implement and hard to avoid for those affected. In the case of permanent conflicts of interest, the procedure stipulates that if the situation affects the corporation’s overall operations, it must be regarded as a cause for the obligatory resignation of those affected, for it makes it impossible for them to hold the position.

21.3. The members of the board of directors, legal representatives, senior managers, and other administrators of the corporation inform the board periodically about any relationships, whether direct or indirect, that they keep between them, or with other entities or structures of the conglomerate to which the issuer belongs, or with the issuer, or with providers, or clients, or any other stakeholders, out of which given conflicts of interest might arise, or that might influence their opinion or vote, thereby building up the managers’ “map of related parties”.

21.4. Any relevant conflict-of-interest situations, understood as those that would force the affected to refrain from attending a meeting and/or voting, involving the members of the board of directors and remaining managers, are featured in the public information that the corporation posts every year on its web site.

21.5. For these purposes, the definition of Related Party that the corporation applies is consistent with the International Accounting Standard No. 24 (IAS 24).

Measure Nº 22: Related Party Transactions.

The conflicts of interest may also entail a transaction or operation with a related party, in which the transaction’s matter may be shares of the corporation or any other good or service, such as financial operations, supplies, rentals, guarantees, the purchase-sale of assets, etc.

The way of handling this type of transactions between the corporation and the board members, the controlling or significant shareholders, the senior managers, or the related parties of any of them, or between the companies of a conglomerate, sets the difference between good or poor Corporate Governance practices.

Related-party transactions are more frequent in contexts of shareholding control. In the case of conglomerates, they may pose difficulties, particularly when the holding company does not control one hundred percent (100%) of the subordinate’s capital. In legal frameworks that focus on individual companies, the board members of the subordinates may be in a hard position when assessing the related-party transactions if they place the conglomerate’s general interest above that of the subordinate, or vice versa.

Related-party transactions are not negative per se. They may even be economically advantageous and generate value. However, in some cases, they may entail risks of abuse or misappropriation to the detriment of the minority shareholders. That is why the IFRS devote special attention to them.

The following recommendations are made with respect to the related-party transactions:

22.1. The corporation has a policy that specifies the concrete procedures for the assessment, approval, and disclosure of related-party transactions, including any pending balances, and the relationships among those transactions.

22.2. The corporation’s policy on related-party transactions addresses the following matters:

i. Assessment: The Audit Committee learns about and assesses the transaction.

The assessment conclusions are recorded on a committee’s report to the board of directors that contains:

a) The qualitative or quantitative criteria used to determine the transaction’s materiality.

b) The transaction’s respect for the equal treatment to shareholders.

c) The transaction’s price or value and the respect for market conditions.

d) The timing of the disclosure.

ii. Approval: The board of directors approves the related-party transactions without the participation of the interested parties. Depending on the volume or complexity of the transaction, the policy may provide the option of requesting the explicit authorization of the General Assembly of Shareholders.

Beyond the abovementioned report, the approval of these transactions requires that of a qualified majority within the board of directors, at least for the most relevant operations. This majority consists of three-quarters of the board plus the positive vote of the independent members.

iii. Disclosure: For the subsequent disclosure of related-party transactions within the ordinary course of business, that are recurrent and at market prices, the corporation provides information to the market beyond the scheme proposed by the IFRS, and it does so at least once a year through the financial statements.

22.3. The policy foresees that the board of directors does not need to authorize explicitly the related-party transactions if they are recurrent and pertain to the ordinary course of business, and performed by virtue of contracts of adhesion or master agreements, whose conditions are fully standardized, are applied massively, and carried out at market prices that have been set, on a general basis, by those who provide the given good or service, and the individual amount of which is not relevant to the corporation.

Measure Nº 23: Compensation of members of the board of directors.

One of the most controversial Corporate Governance matters is that of the compensation of members of the board of directors and senior managers.

Having a board of directors “sufficiently compensated” is regarded as a best practice for a company’s adequate operation. It rewards the time commitment, available qualifications, and responsibility relative to managerial positions. From this perspective, a very small or testimonial compensation limits the possibility to demand the commitments accepted by the board member, whereas an extremely large compensation may compromise the independence of his opinions.

In the context of the information transparency expected from corporations, the current trend is to disclose the compensation of members of the board of directors and senior managers.

The following recommendations apply in regard to board compensation matters:

23.1. The corporation has a compensation policy for the board of directors approved by the General Assembly of Shareholders that is reviewed every year. It identifies all the compensation elements that may be actually met. These elements may be fixed or variable.They may include fixed honoraria for being a board member, honoraria for attending the board sessions and/or its committee meetings, and other allowances of any type earned throughout the appointment, for whatever cause, either in cash or in kind.They also include any obligations assumed by the corporation in terms of pension or life-insurance payments, or other items, awarded to senior or newer members, as well as any liability-insurance coverage (Directors and Officers – D&O policies) that the company acquires for its board members.

23.2. If the corporation adopts any variable compensation systems related to the company’s progress in the medium and long terms, the compensation policy sets limits to the amounts that may be distributed to the board of directors. If the variable component is related to the corporation’s profits or other management indicators by the closing of the term assessed, whatever qualifications [salvedades] made by the Statutory Auditor in his report, which could lessen the term’s results, will be considered.

23.3. The proprietary and independent members of the board of directors are explicitly excluded from compensation schemes that include stock options or from a variable compensation linked to absolute changes in share prices.

23.4. Within the compensation policy, for every term assessed, the General Assembly of Shareholders approves a maximum cost for the board of directors, including all the compensation elements authorized.

23.5. The shareholders know the complete actual cost of the board of directors during the term assessed, including all the compensation elements awarded to the board members plus any spending reimbursements. Furthermore, it is published on the corporation’s web site, itemized and detailed as the board approves.

Measure Nº 24: The president of the corporation and the senior management.

24.1. The corporation’s governance model creates an effective separation between the corporation’s administration or governance (represented by the board of directors) and the ordinary course of business (in the hands of the senior management and led by the president of the corporation).

24.2. In general, the policy of the board of directors consists of delegating the ordinary course of business to the senior management team, thereby focusing its activities on the overall strategy, supervisory, governance, and control functions.

24.3. As a general rule, the president of the corporation identifies, assesses, and appoints the senior management members directly, for they are his immediate staff. Otherwise, the corporation may have the board of directors appoint the senior management members upon the proposal of the president of the company.

However, no matter who makes the final appointment, the Board’s Nomination and Compensation Committee will get to know and assess the candidates to hold key executive positions within the company, and it will issue its opinion.

24.4. The corporation has a clear policy to delegate functions approved by the board of directors and/or a power scheme that permits to assess the degree of empowerment of the president of the corporation, and that of the remaining members of the senior management.

24.5. The board of directors, through the Nomination and Compensation Committee, or whoever fulfills its functions, leads annually the performance assessment of the president of the corporation, and learns about the assessments of the other senior management members.

24.6. The corporation has a compensation policy for the president of the company, and for the remaining senior management members approved by the board of directors. It identifies all the compensation elements that may be actually met, bound to the attainment of long-term objectives and to risk levels.

24.7. If the compensation of the president of the corporation includes fixed and variable components, its technical design and method of calculation impede that the variable component may surpass the maximum limit set forth by the board of directors.

IV. Control architecture

Control Architecture is a comprehensive concept that involves all the aspects related to an environment of control, risk management, internal control systems, compliance, information and communication, and monitoring. It allows the company (from the board of directors and the senior management to the staff at large) to have a structure, policies, and procedures that ensure reasonable safety in the attainment of the company’s objectives, facilitating, in the case of conglomerates, the cohesion of the companies that comprise it.

In general, from a Corporate Governance standpoint, issuing companies are invited to devise their Control Architecture in line with the COSO(4) approach to the subject. This is a well-known international standard that provides the leading guidelines for the implementation, management, and control of an internal control system (COSO I), and a risk management system (COSO II).

Some of the leading advantages of the COSO are:

• It facilitates the implementation of coherent and aligned procedures.

• It improves the monitoring of performance with respect to strategic objectives.

• It increases the capacity to manage adequately the risks inherent to the business strategy.

• It eases the understanding of risks in decision-making processes.

• It strengthens the control over the set of risks to which the organization is exposed.

According to the COSO, the Control Architecture may be divided into five (5) leading components: (i) environment of control, (ii) risk management, (iii) control activities, (iv) information and communication, and (v) monitoring.

The intensity of the Architecture of Control will be different based on factors such as size, the complexity of the company’s businesses or processes, geographic dispersion, and mostly, the nature of the risks that it faces.

Measure Nº 25: Environment of control.

The environment of control is the essential component of the Architecture of Control, for it defines the company’s philosophy on control matters and on the management of risks, as well as the tone or importance granted to these subjects within the organization.

25.1. The board of directors is ultimately responsible for the existence of a sound environment of control within the corporation, adapted to its nature, size, complexity, and risks, in a way that:

i. A risk and control culture is promoted throughout the corporation, and extends to the whole organization.

ii. The roles and responsibilities relative to risk management, internal control, and assessment are defined, and have clearly established reporting lines. iii. The risks involved in the corporation’s strategic definition and business processes are considered, so that they are monitored, assessed, and managed appropriately.

25.2. In the case of conglomerates, the board of directors of the holding company will foster a comprehensive and formal Control Architecture covering all the subordinate companies. It will establish responsibilities for the related policies and guidelines throughout the conglomerate and define clear reporting lines. All this will promote an all-inclusive perspective of the conglomerate’s risks as well as the adoption of pertinent control mechanisms.

Measure Nº 26: Risk management.

Risk management entails the definition of risk policies, and the implementation of processes to identify, assess, estimate, manage, monitor, and report the given risks.

The following recommendations are made in regard to risk management:

26.1. The corporation’s risk management objectives are:

i. Identifying the risks derived from the strategy defined by the corporation.

ii. Assessing the risks and estimating the degree of exposure to them. iii. Managing risks effectively, this includes taking decisions concerning their avoidance, mitigation, sharing, or acceptance. iv. Monitoring risks, understood as assessing whether any risk-taking decisions are aligned with the risk policy approved by the board of directors, and with the maximum limits of exposure established by it.

v. Reporting on risk management periodically to the board of directors and to the senior management.

26.2. The corporation has a map of risks, understood as a tool to identify and monitor the financial and non-financial risks to which it is exposed.

26.3. The board of directors is responsible for defining a risk management policy, and for setting maximum limits of exposure for each risk identified.

26.4. The board of directors knows about, and supervises periodically, the corporation’s actual exposure to the maximum risk limits determined, and it proposes corrective and follow-up actions in case of deviations.

26.5. Within the risk management policy framework, the senior management performs the processes and is responsible for managing the risks; therefore, it must identify, assess, estimate, control, monitor, and report them. In doing so, it defines methodologies and ensures that the management of risks is coherent with the risk strategies and policies set forth, and with the top limits approved.

26.6. The corporation has la policy to delegate risks approved by the board of directors. It establishes the limits of risk that may be managed directly at each of its levels.

26.7. Within conglomerates, there must be a comprehensive management of risks, so that there is cohesion among the belonging companies and control of them.

26.8. If the corporation has a complex and diverse structure for business and transactions, there is a risk management post (CRO Chief Risk Officer). In the case of companies integrated in control configurations and/or business groups, the incumbent has faculties over the conglomerate at large.

Measure Nº 27: Control activities.

To reach top effectiveness and add increased value, the management of risks requires the existence of an internal control system intended to ensure that:

i. Based on the company’s risk policy and culture, there is an adequate management of each of the risks identified within its diverse processes, for which there are some specific controls.

ii. In practice, there is an actual implementation of any risk management policies, processes, controls, and measures developed.

The following recommendations are made in regard to the control activities:

27.1. The board of directors is responsible for ensuring that there is an adequate internal control system, adjusted to the corporation and its complexity, and coherent with the risk management in force.

27.2. The board of directors is responsible for overseeing the effectiveness and suitability of the internal control system. This could be delegated to the Audi t Committee, with no lessening of the Board’s supervisory responsibilities.

27.3. The corporation applies and demands the self-control principle. It is understood as the ability of the individuals who participate in the various processes to consider control as an inherent part of their responsibilities, fields of activity, and decision-making.

Measure Nº 28: Information and communication.

Among other elements, effective risk management and internal control systems require an organizational culture in which both the senior management and the staff at large manage the risks derived from their own activities, and design the pertinent controls.

The following recommendations are made in regard to information and communication:

28.1. Within the corporation, there is top-down and horizontal communication about the culture, philosophy, and policies concerning risk, and about the limits of exposure approved, so that the staff at large regards the risks and control activities within their functions.

28.2. Within the corporation, there is a bottom-up mechanism to report information (toward the board of directors and the senior management) reliable, clear, and complete, which provides support and permits an informed decision-making, risk management, and control.

28.3. The corporation’s mechanisms for communication and report of information:

i. Allow the senior management to engage the corporation as a whole, highlighting its responsibility in risk management and the setup of controls.

ii. Enable the corporation’s personnel to understand their role in risk management and the identification of controls, as well as their individual contribution in connection with the work of others.

28.4. There are internal anonymous-tip systems or “whistle blowers” through which the employees may inform anonymously any illegal or unethical behaviors, or those that may contravene the corporation’s risk management and control culture. The board of directors receives a report on these claims.

Measure Nº 29: Monitoring of the Control Architecture.

Through a monitoring system, the board of directors gains an objective certainty that a corporation’s risk management is effective. This helps to ensure that the key risks of the business are being managed adequately, and that the company’s internal control system is being operated effectively.

The following recommendations are made with respect to monitoring:

29.1. The board of directors, through the Audit Committee, is responsible for overseeing the effectiveness of the different components of the corporation’s Control Architecture.

29.2. The corporation’s monitoring activities, aimed at confirming the effectiveness of the Control Architecture, involve, in a special way, the cooperation of the internal audit functions and of the Statutory Auditor in matters within their competence, and particularly those regarding the company’s financial information.

29.3. The corporation’s internal audit function has bylaws approved by the Audit Committee. They describe explicitly the scope of its duties, and should comprise:

i. The autonomy and independence required to fulfill its functions. ii. The assessment and assurance of the risk management processes.

iii. The assessment and assurance that the risks are being evaluated adequately. iv. The assessment of the report mechanisms for the key risks of the business. v. The review of the management of key risks by those responsible of them.

29.4. The head director of the internal audit remains professionally independent of the senior management of the corporation or conglomerate that has hired him, by being functionally dependent from the Audit Committee exclusively.

29.5. The corporation’s board of directors is responsible for appointing and dismissing the head of the internal audit upon the proposal of the Audit Committee. The market is informed of his dismissal or resignation.

29.6. The Statutory Auditor of the corporation or conglomerate is clearly independent of them. The respective audit report makes a statement about this capacity.

29.7. If the corporation is the holding company of a conglomerate, the Statutory Auditor is the same for all the companies, including those that are offshore.

29.8. The corporation has a policy to appoint the Statutory Auditor approved by the board of directors and communicated to the shareholders. It contains:

i. Given rules to select the Statutory Auditor, based on professionalism, experience, and honorability criteria; they foresee that the board of directors will not propose to the General Assembly of Shareholders the appointment of any firms disabled, suspended, or otherwise sanctioned irrevocably by reason of exercising financial audit, by a judge or regulatory or supervisory authority of the countries in which the conglomerate operates.

ii. The maximum term of the contract and any applicable extensions. iii. The configuration and qualifications of the Statutory Auditor’s team work.

29.9. The corporation sets forth a maximum contract term with the auditing firm that ranges between five (5) and ten (10) years, in order to avoid excessive proximity with such a firm and/or its teams, and to safeguard its independence. Regarding Statutory Auditor-natural person without contract with any auditing firm, the maximum contract term is 5 years.

29.10. Within the maximum contract term, halfway through it, the corporation promotes the turnover of the auditing-firm associates assigned to it, and that of their work teams. At the end of such term, the turnover of the firm itself must obligatorily take place.

29.11. The corporation extends the existing prohibition to avoid contracting with the Statutory Auditor any professional services other than the financial auditing and related functions sanctioned by the current regulations, to individuals or entities related to the auditing firm. This includes companies within the group of the auditing firm, and companies of which a large number of shareholders and/or administrators coincide with those of the auditing firm.

29.12. In its public information, the corporation discloses the total amount of the contract with the Statutory Auditor, as well as the proportion that these honoraria have for the auditing firm in relation to the total income associated to the firm’s financial auditing activity.

V. Financial and non-financial transparency and information

The issuer’s leading tool for contact with its stakeholders and with the market at large is the disclosure of financial and non-financial information. Such information intends to provide those groups with an adequate understanding of the issuers’ progress and situation, and sufficient facts to take informed decisions.

The recommendations offered in this chapter apply to the information different to that which the shareholders are entitled to, under their rights of inspection and information.

Transparency has become a fundamental Corporate Governance principle; one that company shareholders, the market at large, diverse stakeholders, and concerned third parties demand.

In this vein, transparency has been evolving from being a “requirement” or a “right” of shareholders –which, beyond any minimum legal dispositions, the companies met voluntarily– towards becoming a corporate “mandate”.

Measure Nº 30: Information disclosure policy.

30.1. The board of directors has approved an information disclosure policy that features, at least, the following:

i. The corporation’s department or unit responsible for developing the information disclosure policy.

ii. The information that must be disclosed. iii. The way in which the information must be disclosed. iv. To whom should the information be disclosed.

v. Mechanisms to ensure the maximum quality and representativeness for the disclosed information. vi. Procedures to label the information as privileged or confidential, and for its handling vis-à-vis the disclosure requirements of the existing regulations.

30.2. In the case of conglomerates, the disclosure of information to third parties is comprehensive and transversal in regard to the group of companies, so that those external parties may have a well-grounded idea of the conglomerate’s facts, organization, complexity, activity, size, and governance model.

Measure Nº 31: Financial statements.

31.1. If there are qualifications [salvedades] in the Statutory Auditor’s report, these, and any possible corporate actions to solve the situation, will be explained to the shareholders gathered at the General Assembly, by the president of the Audit Committee.

31.2. If the board of directors considers that it must keep its own opinion vis-àvis the Statutory Auditor’s qualifications [salvedades] or “emphasis paragraphs”, these are explained and justified appropriately to the General Assembly through a written report that specifies the contents and scope of the discrepancy.

31.3 The public financial information contains a detailed description of transactions with or between related parties. Theseinclude transactions between conglomerate companies that the corporation deems material through objective parameters such as their volume, percentage on assets, sales or other indicators. There is also a reference to any offshore transactions.

Measure Nº 32: Information to the markets.

32.1. In the context of the information disclosure policy, the board of directors (or the Audit Committee), adopts the necessary measures to ensure that the financial and capital markets receive all the financial and non-financial information on the corporation required by the regulations in force, plus any other that it considers relevant for investors and clients.

32.2. The corporation’s web site is user-friendly. The visitor finds any Corporate Governance information easily.

32.3. In this vein, the corporation’s web site includes, at least, the following links or similar ones:

i. About the corporation –history, main data, vision and values, business model, company structure, governance approach; in the case of conglomerates, the relations between the holding company and the subordinates, etc.

ii. Shareholders –current price [cotización]; capital; analysts’ remarks; relevant facts informed to the RNVE [Spanish acronym: Registro Nacional de Valores y Emisores – National Registry of Securities and Issuers]; financial information (financial statements audited, and report or assessment by the Statutory Auditor, annual report, management report, intermediate-results report, economic and financial indicators, etc.); shareholder’s agenda (information meetings, assemblies, dividend payments, etc.); General Assembly (notice of meeting, Agenda, Agreement Proposals, information related to the points on the Agenda, model letter for representation, etc.); history of dividends paid by share; contact information for the shareholders-service office; frequent questions, etc.

iii. Relationships with investors results; reports (of results, transactions, conferences, events, etc.); financial reports (annual report, management report, quarterly reports, risk management report, information to supervisory authorities, significant news, periodical public information, etc.); characteristics of current debt issuances; rating reports, etc.

iv. Corporate Governance –bylaws; General Assembly of Shareholders and its regulation; Corporate Governance Code; composition of the board of directors and its regulation; committees of the board of directors; Corporate Governance Annual Report; reports of the committees; information rights; shareholder agreements; Code of Conduct; Code of Ethics; copy of the last five (5) country code Surveys [Encuestas Código País] answered, and/or Implementation Report; the corporation’s leading policies, etc.

v. Sustainability - Corporate social responsibility policies; relationships with stakeholders, community, the environment, etc.

32.4. In general, the supporting documents through which the corporation conveys information to the markets are files easy to share, download, and print.

32.5. If the corporation is sizable and complex, it publishes every year on its web site, an explanatory report on the organization, methods, and procedures of its Control Architecture. It seeks to provide accurate and reliable financial and nonfinancial information, and to protect the company’s assets as well as the safety and effectiveness of its transactions. A risk management report complements the above information.

Measure Nº 33: Annual Corporate Governance Report.

33.1. The company prepares an Annual Corporate Governance Report. The board of directors is responsible for its contents, after their review and a favorable concept by the Audit Committee. This report accompanies the remaining documents of the closing of the accounting period.

33.2. The company’s Annual Corporate Governance Report is not a mere transcription of the governance norms included in the bylaws, internal regulations, good-governance codes, or other company documents. It does not intend to describe the corporation’s governance model, but rather explain how it actually works and any relevant changes during the accounting period.

33.3. The company’s Annual Corporate Governance Report describes, at the end of the accounting period, how the company enforced, throughout the year, the governance recommendations it adopted as well as the leading resulting changes.

The structure of the company’s Annual Corporate Governance Report coincides with the following scheme:

i. Ownership structure of the corporation or conglomerate.

a) The corporation’s capital and ownership structure.

b) Identity of the shareholders with significant participations, direct and indirect.

c) Information on the shares owned by members of the board of directors either directly (in their own name), or indirectly (through corporations or other vehicles), and on the voting rights that they represent.

d) Relationships –family, commercial, contractual, or corporate, that exist among the owners of significant participations, or between them and the corporation.

e) The transactions that the members of the board of directors, senior managers, and other administrators have performed with the shares and other securities issued by the corporation.

f) A summary of known agreements between shareholders.

g) Own stock in control of the corporation.

ii. Administrative structure of the corporation or conglomerate.

a) Composition of the board of directors and description of the origin of each of its members, and of its committees. Dates of first and subsequent appointments.

b) Résumés of the members of the board of directors.

c) Changes in the board of directors throughout the accounting period.

d) Members of the board of directors of the holding company that are board members of the subordinate companies, or that hold executive positions in them (in the case of conglomerates).

e) Policies approved by the board of directors during the period under report.

f) Process to appoint the members of the board of directors.

g) Compensation policy for the board of directors.

h) Compensation of the board of directors and senior managers.

i) Quorum of the board of directors.

j) Data on attendance to meetings of the board of directors and committees.

k) President of the board of directors (functions and key subjects).

l) Secretary of the board of directors (functions and key subjects).

m) Relationships of the board of directors with the Statutory Auditor, financial analysts, investment banks, and rating agencies throughout the year.

n) External advice received by the board of directors.

o) Management of information by the board of directors.

p) Activities of the committees of the board of directors.

q) Information on the performance of processes to assess the board of directors and the senior management, and summary of their results.

iii. Related-party transactions.

a) Powers of the board of directors over this type of transactions and conflict of interest situations.

b) Description of the most important related-party transactions, including those between companies of the conglomerate, in the opinion of the corporation.

c) Conflicts of interest faced, and actions by the members of the board of directors.

d) Mechanisms to solve conflicts of interest between the companies of the conglomerate, and their application during the accounting period.

iv. Risk management systems of the corporation or conglomerate.

e) Explanation of the internal control system (ICS) of the corporation or conglomerate and its changes during the accounting period.

f) Description of the risk policy and its implementation during the accounting period.

g) Risks materialized during the accounting period.

h) Plans to meet and oversee the leading risks.

v. General Assembly of Shareholders.

a) Concerning the Assembly’s operation, the differences between the minimum requirements of the norms in force, and those defined by the corporation’s bylaws and by the Assembly’s regulation.

b) Measures adopted during the accounting period to encourage the participation of shareholders.

c) Information and communication with shareholders.

d) The number and subjects of information requests made by shareholders to the corporation.

e) Data on attendance to the General Assembly of Shareholders.

f) Description of the main agreements reached.

VI. Glossary(5)

Minority shareholder. It is a shareholder with a limited amount of shares who has no capacity to control, directly or indirectly, the corporation, or to influence the taking of decisions. The shareholder defined as such by the company’s bylaws or by the norms in force.

Significant shareholder. It is a shareholder that either alone or by virtue of agreements with other shareholders, has a voting right above a certain limit (currently set at 10% of the total voting rights), and whose participation has a stable purpose.

Senior management. These are individuals at the highest hierarchical administrative or corporate level of the company. They are responsible for the ordinary course of business of the corporation and must conceive, execute, and control its objectives and strategies. The general or corporate secretary and the internal auditor also belong to it.

Control architecture. It is a comprehensive concept that involves all the aspects related to an environment of control, risk management, internal control systems, information and communication, and monitoring. It allows the company (from the board of directors and the senior management to the staff at large) to have a structure, policies, and procedures that ensure reasonable safety in the attainment of the company’s objectives.

External auditor. It is a professional, or a network of professional services comprised by legally separate entities, which provide assurance services (financial statement audits, Statutory Auditing, IFRS, compliance, specialized audits, etc.), consulting, legal and tax advice, outsourcing, and others.

Specialized audit. It is the review, analysis, and issuance of an opinion about a given subject. A group of shareholders may request it under the conditions provided by the corporation for such a procedure. The specialized auditor will observe confidentiality with respect to the themes consulted, and the information supplied for the development of the contract.

Floating capital. Percentage of a corporation’s total capital which is much dispersed. It may be transacted regularly for it is not held by controlling, significant, or institutional shareholders, or by the members of the board of directors. Also known as free float, it is the sphere of minority shareholders.

Letter of acceptance It is the document that a member of the board of directors signs when he is elected or reelected. It summarizes the commitments that the new board member accepts with respect to the corporation. It includes matters such as: term of appointment; rights and duties; estimated time commitment; induction program; compensation; expenses; return of documentation; end of appointment; D&O [Directors and Officers] policies; estimated meetings; conflicts of interest; acceptance of the corporation’s internal norms (bylaws, regulations, Corporate Governance code). In the case of the independent members, the letter of acceptance will include their statement of independence and compliance with the corporation’s requirements for belonging to this category.

Conglomerate Set of companies integrated in situations of control and/or business groups.

Early dissolution It is the possibility of shareholders to dissolve the corporation for causes other than those established by the law. It will require the payment of the external liabilities, and thereafter, the distribution of any remaining assets. The decision to opt for an early dissolution must follow the respective procedures set forth by the company’s bylaws or by the law.

Offshore companies These are companies created in financial centers with very low tax burdens, also known as tax havens.

Ordinary course of business It is the set of decisions and transactions that must be carried out to implement the company’s strategy, and reach its business objectives. Usually, the senior management team is responsible for it, under the leadership of the president of the corporation.

Stakeholders These are all the persons that are related to the issuer of securities, and therefore, have an interest in it. Among them are the public at large, the shareholders, the employees, the clients and users, the economic and tax authorities, and the official supervisor.

Uncertainty It is a situation whose outcome is uncertain by the date of a balance, because it is contingent on the occurrence of a future event, or the absence of it. Therefore, its impact on the corporation’s financial statements may not be estimated. Hence, the term implies a “lack of certainty” for the corporation.

Working table. These are all the representatives of the different groups, infrastructure providers, guilds, and institutions that develop on a joint, regular, and dynamic basis the Code of Best Corporate Practices.

Material finding. An economic fact is material when, because of its nature or amount, its knowledge or absence of it, and given its particular circumstances, it may alter significantly the economic decisions of the information users. When preparing financial statements, the materiality must be determined in regard to the total assets, the total liabilities, the current liabilities, the working capital, the net worth, or the accounting period results, as applicable.

Material information. It is, by way of example, that information related to corporate reorganization processes such as mergers; segregation (spinoffs); loans between parent companies and subordinates; transfers of assets, liabilities and other items, which might affect the issuer. This information must be registered in a document that summarizes the event’s impact on the issuer.

Investor. For the purposes of the country code, these are natural or legal persons that invest in fixed-yield instruments, thereby channeling their funds through the securities market with the aim of making a profit.

Holding company. It is a corporation that has control or decision-making authority over another company or companies called subordinates.

Relevant transactions. These are facts of significance to the issuer, to its business, to its listed securities, and/or to the offering of those securities to the market, according to the criteria set forth by the article 1.1.2.18 of the Decree 3139 of 2006.

Significant participation. A significant participation in a corporation will correspond to ten percent (10%) or more of the outstanding stock.

President of the corporation. It is an individual position within the corporation that reports to the board of directors. The president is the person ultimately responsible for the corporation’s ordinary course of business, and the majority of the members of the senior management report to him directly. Also called the general manager, he usually acts as the company’s top legal representative or its head [titular].

Agreement proposal. It is a text prepared by the board of directors that accompanies each of the points on the agenda for the general assembly of shareholders. It literally describes the subject that the board is submitting to the shareholders for a vote, and it may include the Board’s suggestion on how they should vote.

Segregation. A segregation (spinoffs) [escisión impropia] is a transaction by which a “segregating” corporation assigns one or several parts of its equity to the constitution of one or more companies, or to the capital enhancement of existing enterprises, which are called the “beneficiaries”. In compensation, the segregating corporation receives shares, quotas, or interest participations from the beneficiaries. An inkind contribution will be regarded as segregation when it delivers a business line or a commercial outlet, or when it introduces significant changes to the corporate purpose of the segregating company. Such a change in the corporate purpose is presumed as significant when the net worth of the assets delivered corresponds to twenty-five percent (25%) or more of the total equity of the segregating company, or when the assets delivered generate thirty percent (30%) or more of its operational revenues, based on the financial statements of the previous accounting period.

Market prices. These are the transfer prices set forth in the Chapter XI of the Tax Statute.

Related parties. Those identified in the IAS 24.

(1) Financial Sector Assessment Program (FSAP); IMF/World Bank Observance of Standards and Codes (ROSC); IOSCO; OECD; Basel Principles, etc.

(2) Pension Funds (under either the obligatory or voluntary savings regimes), collective portfolios or investment funds, private capital funds, etc.

(3) In the case of non-corporate issuers, this Code’s reference to the General Assembly of Shareholders and to the board of directors will apply to the bodies that fulfill those duties.

(4) COSO: Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.

(5) The scope of the term definitions provided in this Glossary is that of this Code of Best Corporate Practices exclusively. While it does not intend to replace any legal definitions, it does not contravene them.

ANEXO 2

Reporte de implementación de mejores prácticas corporativas

Razón social del emisor

Representante legal principal ___________________

Representante legal designado para el envío del reporte de implementación_______________________________

Periodo del reporte____________________________

Fecha de reporte______________________________

Introducción

La implementación de las recomendaciones del nuevo Código de mejores prácticas corporativas de Colombia, deberá ser reportada por los emisores a la Superintendencia Financiera de Colombia, SFC, mediante el presente Reporte de implementación de mejores prácticas corporativas.

El objetivo de este reporte es informar al mercado de valores sobre la implementación o no de las recomendaciones del código por parte de cada emisor. Para este efecto, frente a cada recomendación se encuentran tres casillas correspondientes a SI, NO y N.A., así como un espacio para complementar su respuesta de la siguiente manera:

Si la respuesta es afirmativa, el emisor deberá describir brevemente la manera cómo ha realizado dicha implementación. En caso negativo, el emisor deberá explicar las razones por las cuales no ha acogido la misma.

La respuesta N.A., sólo puede ser suministrada por el emisor en aquellos casos en que por razones legales no le sea posible adoptar la recomendación. En este evento deberá indicar en forma precisa la norma que se lo impide.

Dado que algunas recomendaciones están conformadas por una serie de aspectos puntuales, importa resaltar que estas solo se entenderán implementadas si se cumple con la totalidad de los aspectos que las componen, salvo que la razón para no adoptar algunos de ellos, sea de carácter legal, lo cual deberá indicarse.

Cada recomendación cuenta con una casilla para indicar la fecha en que el emisor la implementó por primera vez. Adicionalmente, se contará con una casilla donde se registrarán las fechas en las cuales se realicen modificaciones.

Finalmente, cuando por su naturaleza el emisor no cuente con el órgano específico al que se refiere la recomendación, se entenderá que la misma hace referencia al órgano que al interior de la entidad sea equivalente o haga sus veces.

I. Derechos y trato equitativo de los accionistas

Medida Nº 1: Principio de igualdad de trato

1.1. La sociedad proporciona un trato igualitario a todos los accionistas que, dentro de una misma clase de acciones, se encuentren en las mismas condiciones, sin que ello suponga el acceso a información privilegiada de unos accionistas respecto de otros.

1.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación       

1.2. La junta directiva ha aprobado un procedimiento concreto que define las prácticas de la sociedad para relacionarse con los accionistas de distintas condiciones, en materias como, por ejemplo, el acceso a la información, la resolución de solicitudes de información, los canales de comunicación, las formas de interacción entre los accionistas y la sociedad, su junta directiva y demás administradores.

1.2. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 2: Información sobre acciones.

2.1. A través de su página web, la sociedad da a conocer al público con claridad, exactitud e integridad las distintas clases de acciones emitidas por la sociedad, la cantidad de acciones emitidas para cada clase y la cantidad de acciones en reserva, así como los derechos y obligaciones inherentes a cada clase de acciones.

2.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 3: No dilución del capital.

3.1. En operaciones que puedan derivar en la dilución del capital de los accionistas minoritarios (caso de un aumento de capital con renuncia al derecho de preferencia en la suscripción de acciones, una fusión, escisión o segregación, entre otras), la sociedad las explica detalladamente a los accionistas en un informe previo de la junta directiva, y con la opinión, sobre los términos de la transacción, de un asesor externo independiente de reconocida solvencia (fairness opinion), designado por la junta directiva. Estos informes se ponen a disposición de los accionistas con antelación a la asamblea dentro de los términos para el ejercicio del derecho de inspección.

3.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

 

Medida Nº 4: Información y comunicación con los accionistas.

4.1. La sociedad cuenta con una página web corporativa, en español e inglés, con un vínculo de gobierno corporativo o de relación con accionistas e inversionistas o equivalente, en el que se incluye información financiera y no financiera en los términos propuestos en las recomendaciones 32.3 y 33.3 y que, en ningún caso, podrá incluir información confidencial de la sociedad o relativa a secretos industriales, o aquella cuya divulgación pueda ser utilizada en detrimento de la sociedad.

4.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

4.2. La sociedad cuenta con mecanismos de acceso permanente y uso dirigido exclusivamente a los accionistas, tales como un vínculo en la página web de acceso exclusivo a accionistas, o una oficina de atención o relaciones con accionistas e inversionistas, reuniones informativas periódicas, entre otros, para que puedan expresar sus opiniones o plantear inquietudes o sugerencias sobre el desarrollo de la sociedad o aquellas asociadas a su condición de accionistas.

4.2. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

4.3. La sociedad organiza eventos de presentación de resultados trimestrales, dirigidos a sus accionistas y analistas del mercado, que pueden ser presenciales o a través de medios de comunicación a distancia (conferencia, videoconferencia, etc.).

4.3. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

4.4. La sociedad organiza o participa en presentaciones, eventos o foros de renta fija, principalmente destinados a inversionistas en instrumentos de deuda y analistas del mercado, en los que se actualizan los indicadores de negocio del emisor, la gestión de sus pasivos, su política financiera, calificaciones, comportamiento del emisor respecto de covenants, etc.

4.4. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

4.5. Los estatutos de la sociedad prevén que un accionista o grupo de accionistas que representen al menos un cinco por ciento (5%) del capital pueda solicitar la realización de auditorías especializadas sobre materias distintas a las auditadas por el revisor fiscal de la sociedad. En función de su estructura de capital, la sociedad podrá determinar un porcentaje inferior al cinco por ciento (5%).

4.5. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

4.6. Para el ejercicio de este derecho, la sociedad cuenta con un procedimiento escrito con las precisiones que contempla la recomendación 4.6.

4.6. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 5: Actuación de los administradores ante operaciones de cambio o toma de control de la sociedad.

5.1. Los miembros de la junta directiva y de la alta gerencia han aceptado expresamente en sus cartas de aceptación o contratos, que desde el conocimiento de la presentación de una OPA u otras operaciones relevantes, tales como fusiones o escisiones, existirán períodos durante los cuales se comprometen a no negociar, directa o indirectamente a través de interpuesta persona, acciones de la sociedad.

5.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 6: Cotización de sociedades integradas en conglomerados.

6.1. Sin perjuicio de la independencia de cada empresa individual integrada en el conglomerado y las responsabilidades de sus órganos de administración, existe una estructura organizacional del conglomerado que define para los tres (3) niveles de gobierno —asamblea de accionistas, junta directiva y alta gerencia— los órganos y posiciones individuales clave, así como las relaciones entre ellos, la cual es pública, clara y transparente, y permite determinar líneas claras de responsabilidad y comunicación, y facilita la orientación estratégica, supervisión, control y administración efectiva del conglomerado.

6.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

6.2. La sociedad matriz y sus subordinadas más importantes han definido un marco de referencia de relaciones institucionales a través de la suscripción de un acuerdo, de carácter público y aprobado por la junta directiva de cada una de dichas empresas, que regula los temas indicados en la recomendación 6.2.

6.2. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 7: Resolución de controversias.

7.1. Salvo para aquellas disputas entre accionistas, o entre accionistas y la sociedad o su junta directiva, que por atribución legal expresa deban dirimirse necesariamente ante la jurisdicción ordinaria, los estatutos de la sociedad incluyen mecanismos para la resolución de controversias tales como el acuerdo directo, la amigable composición, la conciliación o el arbitraje.

7.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

I. Asamblea general de accionistas

Medida Nº 8: Funciones y competencia.

8.1. Además de otras funciones atribuidas a la asamblea general de accionistas por el marco legal, los estatutos recogen expresamente las funciones de la asamblea general de accionistas que se indican en la recomendación 8.1, y enfatizan su carácter de exclusivas e indelegables.

8.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 9: Reglamento de la asamblea general de accionistas.

9.1. La sociedad cuenta con un reglamento de la asamblea general de accionistas que regula todas aquellas materias que atañen a ésta, desde su convocatoria, a la preparación de la información que deben recibir los accionistas, asistencia, desarrollo y ejercicio de los derechos políticos de los accionistas, de forma que éstos estén perfectamente informados de todo el régimen de desarrollo de las sesiones de la asamblea.

9.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 10: Convocatoria de la asamblea.

10.1. Para facilitar el ejercicio del derecho de información de los accionistas, los estatutos establecen que la asamblea general de accionistas ordinaria debe convocarse con no menos de treinta (30) días comunes de anticipación y para las reuniones extraordinarias deberán convocarse con no menos de quince (15) días comunes de anticipación. Lo anterior sin perjuicio de los términos legales establecidos para reorganizaciones empresariales (por ejemplo fusión, escisión o transformación).

10.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

10.2. Además de los medios tradicionales y obligatorios previstos en el marco legal, la sociedad asegura la máxima difusión y publicidad de la convocatoria mediante la utilización de medios electrónicos, tales como la Web corporativa, mensajes de alerta a través de correo electrónico individualizado e, incluso, si lo estima pertinente, por medio de las redes sociales.

10.2. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

10.3. Con el fin de aumentar la transparencia del proceso de toma de decisiones durante la asamblea general, además del orden del día de la reunión con el enunciado punto por punto de los temas que serán objeto de debate, la sociedad ha previsto que simultáneamente con la convocatoria o, al menos, con una antelación de quince (15) días comunes a la reunión, se pongan a disposición de los accionistas las propuestas de acuerdo que para cada punto del orden del día la junta directiva elevará a la asamblea general de accionistas.

10.3. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

10.4. La escisión impropia solo puede ser analizada y aprobada por la asamblea general de accionistas cuando este punto haya sido incluido expresamente en la convocatoria de la reunión respectiva.

10.4 Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

10.5. El orden del día propuesto por la junta directiva contiene con precisión el contenido de los temas a tratar, evitando que los temas de trascendencia se oculten o enmascaren bajo menciones imprecisas, genéricas, demasiado generales o amplias como “otros” o “proposiciones y varios”.

10.5. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

10.6. En el caso de modificaciones de los estatutos, se vota separadamente cada artículo o grupo de artículos que sean sustancialmente independientes. En todo caso se vota de forma separada un artículo si algún accionista o grupo de accionistas, que represente al menos el cinco por ciento (5%) del capital social, así lo solicita durante la asamblea, derecho que se le da a conocer previamente a los accionistas.

10.6. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

10.7. Sin prejuicio de lo establecido en el artículo 182 del Código de Comercio, con el objetivo de reforzar y garantizar el derecho de inspección e información de los accionistas con antelación a la reunión de la asamblea, los estatutos reconocen el derecho de los accionistas, independientemente del tamaño de su participación accionaria, a proponer la introducción de uno o más puntos a debatir en el orden del día de la asamblea general de accionistas, dentro de un límite razonable y siempre que la solicitud de los nuevos puntos se acompañe de una justificación. La solicitud por parte de los accionistas debe hacerse dentro de los cinco (5) días comunes siguientes a la publicación de la convocatoria.

10.7. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

10.8. Si la solicitud se desestima por la junta directiva, esta se obliga a responder por escrito aquellas solicitudes apoyadas, como mínimo por un porcentaje del cinco por ciento (5%) del capital social, o un porcentaje inferior establecido por la sociedad atendiendo al grado de concentración de la propiedad, explicando las razones que motivan su decisión e informando a los accionistas del derecho que tienen de plantear sus propuestas durante la celebración de la Asamblea de acuerdo con lo previsto en el citado artículo 182 del Código de Comercio.

10.8. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

10.9. En el caso de que la junta directiva acepte la solicitud, agotado el tiempo de los accionistas para proponer temas conforme a las recomendaciones precedentes, se publica un complemento a la convocatoria de la asamblea general de accionistas, mínimo con quince (15) días comunes de antelación a la reunión.

10.9. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

10.10. En el mismo plazo señalado en el numeral 10.7 los accionistas también pueden presentar de forma fundamentada nuevas propuestas de acuerdo sobre asuntos ya incluidos previamente en el orden del día. Para estas solicitudes, la junta directiva actúa de forma similar a lo previsto en los numerales 10.8 y 10.9 anteriores.

10.10. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

10.11. La sociedad se obliga a utilizar los medios electrónicos de comunicación, principalmente la web corporativa con acceso exclusivo a los accionistas, para hacer llegar a éstos los documentos y la información asociada a cada uno de los puntos del orden del día de la reunión.

10.11. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

10.12. Los estatutos de la sociedad reconocen a los accionistas el derecho a solicitar con antelación suficiente la información o aclaraciones que estime pertinentes, a través de los canales tradicionales y/o, cuando proceda, de las nuevas tecnologías, o a formular por escrito las preguntas que estimen necesarias en relación con los asuntos comprendidos en el orden del día, la documentación recibida o sobre la información pública facilitada por la sociedad. En función del plazo elegido por la sociedad para convocar la Asamblea general de accionistas, la sociedad determina el periodo dentro del cual los accionistas pueden ejercer este derecho.

10.12. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

10.13. La sociedad ha previsto que la información solicitada pueda denegarse si, de acuerdo con los procedimientos internos, puede calificarse como: i) irrazonable; ii) irrelevante para conocer la marcha o los intereses de la sociedad; iii) confidencial, lo que incluirá la información privilegiada en el ámbito del mercado de valores, los secretos industriales, las operaciones en curso cuyo buen fin para la compañía dependa sustancialmente del secreto de su negociación; y iv) otras cuya divulgación pongan en inminente y grave peligro la competitividad de la misma.

10.13. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

10.14. Cuando la respuesta facilitada a un accionista pueda ponerlo en ventaja, la sociedad garantiza el acceso a dicha respuesta a los demás accionistas de manera concomitante, de acuerdo con los mecanismos establecidos para el efecto, y en las mismas condiciones.

10.14. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 11: Regulación de la representación.

11.1. Sin perjuicio de los límites previstos en el artículo 185 del Código de Comercio, la Circular Externa 24 de 2010 y las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan, la sociedad no limita el derecho del accionista a hacerse representar en la asamblea general de accionistas, pudiendo delegar su voto en cualquier persona, sea ésta accionista o no.

11.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

11.2. La sociedad minimiza el uso de delegaciones de voto en blanco, sin instrucciones de voto, promoviendo de manera activa el uso de un modelo estándar de carta de representación que la propia sociedad hace llegar a los accionistas o publica en su página web. En el modelo se incluyen los puntos del orden del día y las correspondientes propuestas de acuerdo determinados conforme al procedimiento establecido con anterioridad y que serán sometidas a la consideración de los accionistas, con el objetivo de que el accionista, si así lo estima conveniente, indique, en cada caso, el sentido de su voto a su representante.

11.2. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 12: Asistencia de otras personas además de los accionistas.

12.1. Con el objetivo de revitalizar el papel de la asamblea general en la conformación de la voluntad societaria, y hacer de ella un órgano mucho más participativo, el reglamento de la asamblea de la sociedad exige que los miembros de la junta directiva y, muy especialmente, los presidentes de los Comités de la junta directiva, así como el presidente de la sociedad, asistan a la asamblea para responder a las inquietudes de los accionistas.

12.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

I. junta directiva

Medida Nº 13: Funciones de la junta directiva.

13.1. Los estatutos señalan expresamente aquellas funciones que no podrán ser objeto de delegación a la alta gerencia, entre las que figuran las establecidas en la recomendación 13.1.

13.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación 
Fechas de modificación 

13.2. Sin perjuicio de la autonomía de los órganos de gobierno de las Empresas Subordinadas, cuando la sociedad actúa como matriz de un conglomerado, estas funciones de la junta directiva tienen enfoque de grupo y se desarrollan a través de políticas generales, lineamientos o solicitudes de información que respetan el equilibrio entre los intereses de la matriz y de las subordinadas, y del conglomerado en su conjunto.

13.2. Implementa la medida SI NO  N/A 
         
SI. Indique brevemente:        
         
         
         
NO. Explique:        
         
         
         
 NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
         
         
         
         
Fecha de implementación   
Fechas de modificación  

Medida Nº 14: Reglamento de la junta directiva.

14.1. La junta directiva ha aprobado el reglamento interno que regula su organización y funcionamiento, así como las funciones y responsabilidades de sus miembros, del presidente y del secretario de la junta directiva, y sus deberes y derechos. El cual es difundido entre los accionistas, y cuyo carácter es vinculante para los miembros de la junta directiva.

14.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 15: Dimensión de la junta directiva.

15.1. La sociedad ha optado estatutariamente por no designar miembros suplentes de la junta directiva.

15.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 16: Conformación de la junta directiva.

16.1. A partir de la premisa de que una vez elegidos todos los miembros de la junta directiva actúan en beneficio de la sociedad, en un ejercicio de máxima transparencia, la sociedad identifica el origen de los distintos miembros de la junta directiva de acuerdo con el esquema definido en la recomendación 16.1.

16.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

16.2. La sociedad cuenta con un procedimiento, articulado a través del comité de nombramientos y retribuciones u otro que cumpla sus funciones, que permite a la junta directiva, a través de su propia dinámica y las conclusiones de las evaluaciones anuales, alcanzar los objetivos señalados en la recomendación 16.2.

16.2. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

16.3. Los perfiles profesionales identificados como necesarios se informan por la junta directiva a los accionistas, de tal forma que los distintos actores, principalmente accionistas controlantes, significativos, familias, agrupaciones de accionistas y accionistas institucionales, si existen, y la propia junta directiva, estén en condiciones de identificar los candidatos más idóneos.

16.3. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

16.4. La sociedad considera que la sola evaluación de las hojas de vida por parte de los accionistas es un recurso insuficiente para determinar la idoneidad de los candidatos, por lo que cuenta con un procedimiento interno para evaluar las incompatibilidades e inhabilidades de carácter legal y la adecuación del candidato a las necesidades de la junta directiva, a través de la evaluación de un conjunto de criterios que deben cumplir los perfiles funcionales y personales de los candidatos, y la verificación del cumplimiento de unos requisitos objetivos para ser miembro de junta directiva y otros adicionales para ser miembro independiente.

16.4. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

16.5. Además de los requisitos de independencia ya previstos en la Ley 964 de 2005, la sociedad voluntariamente ha adoptado una definición de independencia más rigurosa a la establecida en la citada ley. Esta definición ha sido adoptada como marco de referencia a través de su Reglamento de junta directiva, e incluye, entre otros requisitos que deben ser evaluados, las relaciones o vínculos de cualquier naturaleza del candidato a Miembro Independiente con accionistas controlantes o significativos y sus partes vinculadas, nacionales y del exterior, y exige una doble declaración de independencia: (i) del candidato ante la sociedad, sus accionistas y miembros de la alta gerencia, instrumentada a través de su carta de aceptación y, (ii) de la junta directiva, respecto a la independencia del candidato.

16.5. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

16.6. La sociedad, a través de su normativa interna, considera que la junta directiva, por medio de su presidente y con el apoyo del comité de nombramientos y retribuciones o quien cumpla sus funciones, es el órgano más adecuado para centralizar y coordinar con anterioridad a la asamblea general el proceso de conformación del órgano de administración. De esta forma, los accionistas que con base en su participación accionaria aspiran a ser parte de la junta directiva, pueden conocer las necesidades de la junta directiva y plantear sus aspiraciones, negociar los equilibrios accionarios y el reparto entre las distintas categorías de miembros, presentar a sus candidatos y aceptar que la idoneidad de sus candidatos sea evaluada por el comité de nombramientos y retribuciones antes de la votación en asamblea general de accionistas.

16.6. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

16.7. El reglamento de la junta directiva prevé que la evaluación de la idoneidad de los candidatos es una actividad cuya ejecución es anterior a la realización de la asamblea general de accionistas, de tal forma que los accionistas dispongan de información suficiente (calidades personales, idoneidad, trayectoria, experiencia, integridad, etc.) sobre los candidatos propuestos para integrarla, con la antelación que permita su adecuada evaluación.

16.7. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 17: Estructura funcional de la junta directiva.

17.1. El reglamento de la junta directiva, estipula que los miembros independientes y patrimoniales son siempre mayoría respecto a los miembros ejecutivos, cuyo número, en el supuesto de integrarse en la junta directiva, es el mínimo necesario para atender las necesidades de información y coordinación entre la junta directiva y la alta gerencia de la sociedad.

17.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

17.2. A partir del porcentaje mínimo del veinticinco por ciento (25%) de Miembros Independientes fijado en la Ley 964 de 2005, la sociedad analiza y voluntariamente ajusta, al alza, el número de miembros independientes, teniendo en cuenta, entre otros, que el número de miembros independientes guarde relación con el capital flotante.

17.2. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 18: Organización de la junta directiva.

18.1. Las funciones del presidente de la junta directiva se señalan en el Estatuto y sus responsabilidades principales son las que establece la recomendación 18.1

18.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.2. La normativa interna de la sociedad, prevé la posibilidad de que el presidente de la junta directiva pueda contar con un tratamiento diferenciado respecto de los demás miembros tanto en sus obligaciones como en su remuneración, como consecuencia del alcance de sus funciones específicas y su mayor dedicación de tiempo.

18.2. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.3. Los estatutos recogen las reglas para el nombramiento del secretario de la junta directiva entre las que destacan las indicadas en la recomendación 18.3.

18.3. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.4. En el reglamento de la junta directiva se establecen las funciones del secretario, entre las que figuran las señaladas en la recomendación 18.4.

18.4. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.5. La junta directiva ha constituido un comité de nombramientos y remuneraciones.

18.5. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.6. La junta directiva ha constituido un comité de riesgos.

18.6. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.7. La junta directiva ha constituido un comité de gobierno corporativo.

18.7. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.8. Si la sociedad ha considerado que no es necesario constituir la totalidad de estos comités, sus funciones se han distribuido entre los que existen o las ha asumido la junta directiva en pleno.

18.8. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.9. Cada uno de los comités de la junta directiva cuenta con un reglamento interno que regula los detalles de su conformación, las materias, funciones sobre las que debe trabajar el comité, y su operativa, prestando especial atención a los canales de comunicación entre los comités y la junta directiva y, en el caso de los conglomerados, a los mecanismos de relacionamiento y coordinación entre los comités de la junta directiva de la matriz y los de las empresas subordinadas, si existen.

18.9. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.10. Los comités de la junta directiva están conformados exclusivamente por miembros independientes o patrimoniales, con un mínimo de tres (3) integrantes y presididos por un miembro independiente. En el caso del comité de nombramientos y remuneraciones, los miembros independientes, son siempre la mayoría.

18.10. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.11. Los comités de la junta directiva pueden obtener el apoyo, puntual o de forma permanente, de miembros de la alta gerencia con experiencia sobre las materias de su competencia y/o de expertos externos.

18.11. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.12. Para la integración de sus comités, la junta directiva toma en consideración los perfiles, conocimientos y experiencia profesional de los miembros en relación con la materia objeto del comité.

18.12. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.13. De las reuniones de los comités se levanta acta, cuya copia se remite a todos los miembros de la junta directiva de la sociedad. Si los comités cuentan con facultades delegadas para la toma de decisiones, las actas se ajustan a lo exigido en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio.

18.13. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.14. Salvo que el marco legal o regulatorio aplicable exija su constitución, en el caso de los conglomerados la normativa interna prevé que las juntas directivas de las empresas subordinadas pueden optar por no constituir comités específicos para el tratamiento de ciertas materias y ser éstas tareas asumidas por los comités de la junta directiva de la matriz, sin que esto suponga una transferencia hacia la matriz de la responsabilidad de las juntas directivas de las empresas subordinadas.

18.14. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.15. La principal tarea del comité de auditoría es asistir a la junta directiva en su función de supervisión mediante la evaluación de los procedimientos contables, el relacionamiento con el revisor fiscal y, en general, la revisión de la arquitectura de control de la sociedad, incluida la auditoría del sistema de gestión de riesgos implementado por la sociedad.

18.15. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.16. Los miembros del comité de auditoría cuentan con conocimientos contables, financieros y otras materias asociadas, lo que les permite pronunciarse con rigor sobre los temas competencia del comité con un nivel suficiente para entender su alcance y complejidad.

18.16. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.17. A solicitud del presidente de la asamblea, el presidente del comité de auditoría, informa a la asamblea general de accionistas sobre aspectos concretos del trabajo realizado por el comité, como por ejemplo, el análisis del alcance y contenido del Informe del revisor fiscal.

18.17. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.18. El reglamento interno del comité de auditoría le atribuye las funciones que señala la recomendación 18.18.

18.18. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.19. El principal objetivo del comité de nombramientos y retribuciones es apoyar a la junta directiva en el ejercicio de sus funciones de carácter decisorio o de asesoramiento asociadas a las materias de nombramientos y remuneración de los miembros de la junta directiva y de la alta gerencia y vigilar la observancia de las reglas de gobierno corporativo, revisando periódicamente su cumplimiento, recomendaciones y principios (en aquellos casos en que esta función no está atribuida expresamente a otro comité de la sociedad).

18.19. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.20. Algunos miembros del comité de nombramientos y retribuciones poseen conocimientos en estrategia, recursos humanos (reclutamiento y selección, contratación, capacitación, administración o gestión del personal), política salarial y materias afines, con un nivel suficiente para entender el alcance y la complejidad que estas materias presenten en la sociedad.

18.20. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.21. A solicitud del presidente de la asamblea, el presidente del comité de nombramientos y retribuciones, puede informar a la asamblea general de accionistas sobre aspectos concretos del trabajo realizado por el comité, como por ejemplo el seguimiento de las políticas de remuneración de la junta directiva y alta gerencia.

18.21. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.22. El reglamento interno del comité de nombramientos y retribuciones le atribuye las funciones que señala la recomendación 18.22.

18.22. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.23. El principal objetivo del comité de riesgos es asistir a la junta directiva en el cumplimiento de sus responsabilidades de supervisión en relación con la gestión de riesgos.

18.23. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.24. A petición del presidente de la asamblea, el presidente del comité de riesgos puede informar a la asamblea general de accionistas sobre aspectos concretos del trabajo realizado por el comité.

18.24. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.25. Con los ajustes que sean necesarios para distinguir entre sociedades que pertenecen al sector financiero o al sector real de la economía, y sin perjuicio de las funciones asignadas a este comité por las normas vigentes, el reglamento interno del comité de riesgos le atribuye las funciones establecidas en la recomendación 18.25.

18.25. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.26. El principal cometido del Comité de gobierno corporativo es asistir a la junta directiva en sus funciones de propuestas y de supervisión de las medidas de gobierno corporativo adoptadas por la sociedad.

18.26. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

18.27. El reglamento interno del comité de gobierno corporativo le atribuye las funciones que señala la recomendación 18.27.

18.27. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 19: Funcionamiento de la junta directiva

19.1 El presidente de la junta directiva con la asistencia del Secretario y del Presidente de la sociedad prepara un plan de trabajo de la junta directiva para el periodo evaluado, herramienta que facilita determinar el número razonable de reuniones ordinarias por año y su duración estimada.

19.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

19.2. Salvo las entidades sometidas a vigilancia que por su régimen están obligadas mínimo a una (1) reunión por mes, la junta directiva de la sociedad celebra entre ocho (8) y doce (12) reuniones ordinarias por año.

19.2. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

19.3. Una (1) o dos (2) reuniones por año de la junta directiva tienen un foco claramente orientado a la definición y seguimiento de la estrategia de la sociedad.

19.3. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

19.4. La junta directiva aprueba un calendario concreto de sesiones ordinarias, sin perjuicio de que, con carácter extraordinario, pueda reunirse cuantas veces sea necesario.

19.4 Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

19.5. Junto con la convocatoria de la reunión y, como mínimo, con una antelación de cinco (5) días comunes, se entregan a los miembros de la junta directiva los documentos o la información asociada a cada punto del orden del día, para que sus miembros puedan participar activamente y tomen las decisiones de forma razonada.

19.5 Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

19.6. El presidente de la junta directiva asume, con el concurso del secretario de la junta directiva, la responsabilidad última de que los miembros reciban la información con antelación suficiente y que la información sea útil, por lo que en el conjunto de documentos que se entrega (dashboard de la junta directiva) debe primar la calidad frente a la cantidad.

19.6. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

19.7. La responsabilidad última de la preparación del orden del día de las reuniones de la junta directiva corresponde al presidente de la junta directiva y no al Presidente de la sociedad, y se estructura de acuerdo con ciertos parámetros que permitan seguir un orden lógico de la presentación de los temas y los debates.

19.7. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

19.8. En el informe anual de gobierno corporativo y en la página web corporativa, la sociedad hace pública la asistencia de los miembros a las reuniones de la junta directiva y sus comités.

19.8 Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

19.9. Anualmente la junta directiva evalúa la eficacia de su trabajo como órgano colegiado, la de sus comités y la de los miembros individualmente considerados, incluyendo la evaluación por pares, así como la razonabilidad de sus normas internas y la dedicación y rendimiento de sus miembros, proponiendo, en su caso, las modificaciones a su organización y funcionamiento que considere pertinentes. En el caso de conglomerados, la junta directiva de la matriz exige que el proceso de evaluación se lleve a cabo también en las juntas directivas de las empresas subordinadas.

19.8 Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

19.10. La junta directiva alterna la técnica de la autoevaluación interna con la evaluación externa realizada por asesores independientes.

19.9 Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 20: Deberes y derechos de los miembros de la junta directiva.

20.1. El reglamento de la junta directiva complementa lo dispuesto en el marco normativo, en relación con los deberes y derechos de los miembros de la junta directiva.

20.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
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NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

20.2. El reglamento de la junta directiva desarrolla el entendimiento de la sociedad respecto a los deberes de los miembros de la junta directiva a que se refiere la recomendación 20.2.

20.2. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

20.3. El reglamento de la junta directiva desarrolla el contenido de los derechos de los miembros de la junta directiva que establece la recomendación 20.3.

20.3. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 21: Conflictos de interés.

21.1. La sociedad cuenta con una política y un procedimiento definido y formalizado en la normativa interna para el conocimiento, administración y resolución de las situaciones de conflicto de interés, ya sean directos o indirectos a través de partes vinculadas, que pueden afectar a los miembros de la junta directiva y demás administradores.

21.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

21.2. El procedimiento para la gestión de los conflictos de interés distingue la naturaleza de los mismos, diferenciando entre conflicto de interés esporádico o permanente. Si el conflicto de interés es esporádico, el procedimiento aplicable indica las reglas y pasos a seguir, que deben ser relativamente fáciles de administrar y difícil de eludir para el afectado. Para el caso de conflictos de interés de carácter permanente, el procedimiento considera que si esta situación afecta al conjunto de las operaciones de la sociedad, debe entenderse como una causal de renuncia obligatoria por parte del afectado ya que le imposibilita para ejercer el cargo.

21.2. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

21.3. Los miembros de la junta directiva, Representantes Legales, miembros de la alta gerencia y demás Administradores de la sociedad informan periódicamente a la junta directiva de las relaciones, directas o indirectas, que mantengan entre ellos, o con otras entidades o estructuras pertenecientes al conglomerado del que hace parte el emisor, o con el emisor, o con proveedores, o con clientes o con cualquier otro grupo de interés, de las que pudieran derivarse situaciones de conflicto de interés o influir en la dirección de su opinión o voto, construyendo así un “mapa de partes vinculadas” de los Administradores.

21.3. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

21.4. Las situaciones de conflicto de interés relevante entendidos como aquellos que obligarían al afectado a abstenerse de una reunión y/o votación, en que se encuentren los miembros de la junta directiva y demás Administradores, son recogidas en la información pública que con carácter anual publica la sociedad en su página Web.

21.4. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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Fecha de implementación  
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21.5. Para estos efectos, la definición de Parte Vinculada que aplica la sociedad es consistente con la Norma Internacional de Contabilidad nº 24 (NIC 24).

21.5. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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Fecha de implementación  
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Medida Nº 22: Operaciones con partes vinculadas.

22.1. La sociedad cuenta con una política que define el procedimiento concreto para la valoración, aprobación y revelación de las operaciones con partes vinculadas, incluidos los saldos pendientes y relaciones entre ellas, salvo para aquellas operaciones que cuenten con una regulación específica,

22.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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Fecha de implementación  
Fechas de modificación

22.2. La política de la sociedad sobre operaciones con vinculadas aborda los aspectos de que trata la recomendación 22.2.

22.2. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

22.3. La política prevé que no requieren de autorización expresa por parte de la junta directiva, las operaciones vinculadas recurrentes propias del giro ordinario realizadas en virtud de contratos de adhesión, o contratos marco generales, cuyas condiciones están perfectamente estandarizadas, se aplican de forma masiva, y son realizadas a precios de mercado, fijados con carácter general por quien actúa como suministrador del bien o servicio del que se trate, y cuya cuantía individual no sea relevante para la sociedad.

22.3. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 23: Retribución de los miembros de la junta directiva.

23.1. La sociedad cuenta con una política de remuneración de la junta directiva, aprobada por la Asamblea general de accionistas y revisada cada año, que identifica todos los componentes retributivos que efectivamente se pueden satisfacer. Estos componentes pueden ser fijos o variables. Pueden incluir honorarios fijos por ser miembro de la junta directiva, honorarios por asistencia a las reuniones de la junta y/o sus comités y otros emolumentos de cualquier clase devengados en el curso del ejercicio, cualquiera que sea su causa, en dinero o en especie, así como las obligaciones contraídas por la sociedad en materia de pensiones o de pago de primas de seguros de vida, u otros conceptos, respecto tanto de los miembros antiguos como actuales, así como aquellas primas de seguro por responsabilidad civil (pólizas D&O) contratadas por la compañía a favor de los miembros de la junta directiva.

23.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

23.2. Si la sociedad adopta sistemas de remuneración mediante el reconocimiento de un componente variable vinculado a la buena marcha de la sociedad en el medio y largo plazo, la política de remuneración incorpora límites a la cuantía que se puede distribuir la junta directiva y, si el componente variable está relacionado con los beneficios de la sociedad u otros indicadores de gestión al cierre del periodo evaluado, debe tomar en cuenta las eventuales salvedades que figuren en el informe del revisor fiscal y que podrían minorar los resultados del periodo.

23.2. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
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Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

23.3. Los miembros patrimoniales e independientes de la junta directiva quedan expresamente excluidos de sistemas retributivos que incorporan opciones sobre acciones o una retribución variable vinculada a la variación absoluta de la cotización de la acción.

23.3. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

23.4. Para cada periodo evaluado, en el marco de la política de remuneración, la Asamblea general de accionistas aprueba un costo máximo de la junta directiva por todos los componentes retributivos aprobados.

23.4. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

23.5. El costo efectivo total de la junta directiva durante el periodo evaluado, que incluye todos los componentes retributivos satisfechos a los miembros de la junta directiva así como el reembolso de gastos es conocido por los accionistas y publicado en la página web de la sociedad, con el nivel de desagregación y detalle que apruebe la junta directiva.

23.5. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 24: El presidente de la sociedad y la alta gerencia.

24.1. El modelo de gobierno de la sociedad establece una separación efectiva entre la administración o gobierno de la sociedad (representada por la junta directiva) y el giro ordinario de los negocios (a cargo de la alta gerencia con el liderazgo del presidente de la sociedad).

24.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

24.2. Con carácter general, la política de la junta directiva consiste en delegar el giro ordinario de los negocios en el equipo de alta gerencia, concentrando su actividad en las funciones generales de estrategia, supervisión, gobierno y control.

24.2. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

24.3. Como norma general los miembros de la alta gerencia son identificados, evaluados y designados directamente por el Presidente de la sociedad ya que son sus colaboradores directos. Alternativamente, la sociedad puede optar porque los miembros de la alta gerencia sean designados por la junta directiva a propuesta del Presidente de la sociedad. Independientemente de quién haga la designación final, los candidatos a ocupar puestos ejecutivos clave de la sociedad son conocidos y evaluados por el Comité de Nombramientos y Remuneraciones de la junta directiva, quien deberá emitir su opinión.

24.3. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

24.4. La sociedad cuenta con una política clara de delegación de funciones aprobada por la junta directiva y/o un esquema de poderes que permite conocer el nivel de empoderamiento del Presidente de la sociedad y de los demás miembros de la alta gerencia.

24.4. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

24.5. La junta directiva, por medio del Comité de Nombramientos y Retribuciones, o quien cumpla sus funciones, lidera anualmente la evaluación del desempeño del Presidente de la sociedad y conoce las evaluaciones de los demás miembros de la alta gerencia.

24.5. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

24.6. La sociedad cuenta con una política de remuneración del Presidente de la sociedad y de los demás miembros de la alta gerencia, aprobada por la junta directiva, que identifica todos los componentes retributivos que efectivamente se pueden satisfacer, atados al cumplimiento de objetivos a largo plazo y los niveles de riesgo.

24.6. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

24.7. Si la retribución del Presidente de la sociedad incluye un componente fijo y uno variable, su diseño técnico y forma de cálculo impide que el componente variable pueda llegar a superar el límite máximo establecido por la junta directiva.

24.7. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

I. Arquitectura de control

Medida Nº 25: Ambiente de control.

25.1. La junta directiva es la responsable última, de la existencia de un sólido ambiente de control dentro de la sociedad, adaptado a su naturaleza, tamaño, complejidad y riesgos, de forma que cumpla con los presupuestos señalados en la recomendación 25.1.

25.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

25.2. En el caso de los conglomerados, la junta directiva de la Matriz propenderá por la existencia de una arquitectura de control con alcance consolidado, formal, y que abarque a todos las empresas Subordinadas, estableciendo responsabilidades respecto a las políticas y lineamientos sobre esta materia a nivel de conglomerado y definiendo líneas de reporte claras que permitan una visión consolidada de los riesgos a los que está expuesto el conglomerado y la toma de medidas de control.

25.2. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 26: Gestión de Riesgos.

26.1. En la sociedad, los objetivos de la gestión de riesgos son los que contempla la recomendación 26.1.

26.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

26.2. La sociedad cuenta con un mapa de riesgosentendido como una herramienta para la identificación y seguimiento de los riesgos financieros y no financieros a los que está expuesta.

26.2. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

26.3. La junta directiva es responsable de definir una política de administración de riesgos, así como de fijar unos límites máximos de exposición a cada riesgo identificado.

26.3. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

26.4. La junta directiva conoce y supervisa periódicamente la exposición efectiva de la sociedad a los límites máximos de riesgo definidos, y plantea acciones de corrección y seguimiento en caso de desviaciones.

26.4. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

26.5. En el marco de la política de administración riesgos, la alta gerencia es la dueña de los procesos y responsable de la administración de riesgos, es decir, de identificar, evaluar, medir, controlar, monitorear y reportar los riesgos, definiendo metodologías, y asegurando que la administración de riesgos es consistente con la estrategia, la política de riesgos definida, y los límites máximos aprobados.

26.5. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

26.6. La sociedad cuenta con una política de delegación de riesgos, aprobada por la junta directiva, que establece los límites de riesgo que pueden ser administrados directamente por cada nivel en la sociedad.

26.6. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

26.7. En los conglomerados, la administración de riesgos debe hacerse a nivel consolidado de tal forma que contribuya a la cohesión y al control de las empresas que lo conforman.

26.7. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

26.8. Si la sociedad cuenta con una estructura compleja y diversa de negocios y operaciones, existe la posición del gerente de riesgos (CRO Chief Risk Officer) con competencia a nivel del conglomerado si se trata de empresas integradas en situaciones de control y/o grupo empresarial.

26.8. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 27: Actividades de control.

27.1. La junta directiva es responsable de velar por la existencia de un adecuado sistema de control interno, adaptado a la sociedad y su complejidad, y consistente con la gestión de riesgos en vigor.

27.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

27.2. La junta directiva es responsable de supervisar la eficacia e idoneidad del sistema de control interno, que podrá delegarse en el comité de auditoría, sin que por ello la junta pierda su responsabilidad de supervisión.

27.2. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

27.3. En la sociedad se aplica y exige el principio de autocontrol, entendido como la “capacidad de las personas que participan en los distintos procesos de considerar el control como parte inherente de sus responsabilidades, campos de acción y toma de decisiones”.

27.3. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 28: Información y comunicación.

28.1. En la sociedad se comunican hacia abajo y en horizontal la cultura, filosofía y políticas de riesgos, así como los límites de exposición aprobados, de forma que el conjunto de la organización considere los riesgos y las actividades de control en su actividad.

28.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

28.2. En la sociedad existe un mecanismo de reporte de información hacia arriba (hacia la junta directiva y la alta gerencia), que es veraz, comprensible y completo, de forma que apoya y permite la toma informada de decisiones y la administración de riesgos y control.

28.2. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

28.3. El mecanismo de comunicación y de reporte de información de la sociedad permite que: i. la alta gerencia involucre al conjunto de la sociedad resaltando su responsabilidad ante la gestión de riesgos y la definición de controles y ii. el personal de la sociedad entienda su papel en la gestión de riesgos y la identificación de controles, así como su contribución individual en relación con el trabajo de otros.

28.3. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

28.4. Existen líneas internas de denuncias anónimas o “whistleblowers”, que permiten a los empleados poder comunicar de forma anónima comportamientos ilegales o antiéticos o que puedan contravenir la cultura de administración de riesgos y controles en la sociedad. Un informe sobre estas denuncias es conocido por la junta directiva de la sociedad.

28.4. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 29: Monitoreo de la arquitectura de control.

29.1. En la sociedad, la junta directiva, a través del Comité de Auditoría, es responsable de supervisar la efectividad de los distintos componentes de la arquitectura de control.

29.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

29.2. En la sociedad, la labor de monitoreo dirigida a proveer aseguramiento sobre la eficacia de la arquitectura de control, involucra de forma principal a la auditoría interna en colaboración con el revisor fiscal en las materias propias de su competencia y en particular lo referido a la información financiera generada por la sociedad.

29.2. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

29.3. La función de auditoría interna de la sociedad cuenta con un Estatuto de Auditoría Interna, aprobado por el comité de auditoría, en el que figure expresamente el alcance de sus funciones en esta materia, que debería comprender los temas señalados en la recomendación 29.3.

29.3. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

29.4. El máximo responsable de la auditoría interna mantiene una relación de independencia profesional respecto a la alta gerencia de la sociedad o conglomerado que lo contrata, mediante su dependencia funcional exclusiva del comité de auditoría.

29.4. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

29.5. En la sociedad el nombramiento y la remoción del responsable de auditoría interna es una responsabilidad de la junta directiva, a propuesta del comité de auditoría, y su remoción o renuncia es comunicada al mercado.

29.5 Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

29.6. El revisor fiscal de la sociedad o conglomerado mantiene una clara independencia respecto de éstos, calidad que debe ser declarada en el respectivo informe de auditoría.

29.6. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

29.7. Si la sociedad actúa como Matriz de un conglomerado, el revisor fiscal es el mismo para todas las empresas, incluidas las empresas off-shore.

29.7. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

29.8. La sociedad cuenta con una política para la designación del revisor fiscal, aprobada por la junta directiva y divulgada entre los Accionistas, en la que figuran las previsiones establecidas en la recomendación 29.8.

29.8. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

29.9. Con el fin de evitar un exceso de vinculación entre la sociedad y la firma de revisoría fiscal y/o sus equipos y mantener su independencia, la sociedad establece un plazo máximo de contratación que oscila entre cinco (5) y diez (10) años. Para el caso de la revisoría fiscal, persona natural no vinculada a una firma, el plazo máximo de contratación es de cinco (5) años

29.9. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación       

29.10. Dentro del plazo máximo de contratación, la sociedad promueve la rotación del socio de la firma de revisoría fiscal asignado a la sociedad y sus equipos de trabajo a la mitad del periodo, a cuya finalización debe producirse obligatoriamente la rotación de la firma.

29.10. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

29.11. En adición a la prohibición vigente de no contratar con el revisor fiscal servicios profesionales distintos a los de la propia auditoría financiera y demás funciones reconocidas en la normativa vigente, la sociedad extiende esta limitación a las personas o entidades vinculadas con la firma de revisoría fiscal, entre las que se incluyen las empresas de su grupo, así como las empresas en las que haya una amplia coincidencia de sus socios y/o administradores con los de la firma de revisoría fiscal.

29.11. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

29.12. En su información pública, la sociedad revela el monto total del contrato con el revisor fiscal así como la proporción que representan los honorarios pagados por la sociedad frente al total de ingresos de la firma relacionados con su actividad de revisoría fiscal.

29.12. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

V. Transparencia e información financiera y no financiera

Medida Nº 30: Política de revelación de información.

30.1. La junta directiva ha aprobado una política de revelación de información, en la que se identifica, como mínimo, la información de que trata la recomendación.

30.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

30.2. En el caso de conglomerados, la revelación a terceros de información es integral y transversal, referente al conjunto de empresas, que permita a los terceros externos formarse una opinión fundada sobre la realidad, organización, complejidad, actividad, tamaño y modelo de gobierno del conglomerado.

30.2. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 31: Estados financieros.

31.1. De existir salvedades en el informe del revisor fiscal éstas y las acciones que la sociedad plantea para solventar la situación, serán objeto de pronunciamiento ante los accionistas reunidos en asamblea general, por parte del presidente del

.

31.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

31.2. Cuando ante las salvedades y/o párrafos de énfasis del revisor fiscal, la junta directiva considera que debe mantener su criterio, esta posición es adecuadamente explicada y justificada mediante informe escrito a la asamblea general, concretando el contenido y el alcance de la discrepancia.

31.2. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

31.3 Las operaciones con o entre partes vinculadas, incluidas las operaciones entre empresas del conglomerado que, por medio de parámetros objetivos tales como volumen de la operación, porcentaje sobre activos, ventas u otros indicadores, sean calificadas como materiales por la sociedad, se incluyen con detalle en la información financiera pública así como la mención a la realización de operaciones off-shore.

31.3. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 32: Información a los mercados.

32.1. En el marco de la política de revelación de información, la junta directiva (o el comité de auditoría), adopta las medidas necesarias para garantizar que se transmita a los mercados financieros y de capital toda la información financiera y no financiera sobre la sociedad exigida por la legislación vigente, además de toda aquélla que considere relevante para inversionistas y clientes.

32.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

32.2. La página web de la sociedad está organizada de forma amigable, de tal forma que resulta sencillo para el usuario acceder a la información asociada o relacionada con el gobierno corporativo.

32.2. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

32.3. La página web de la sociedad incluye, al menos, los vínculos de que trata la recomendación 32.3.

32.3. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

32.4. Los soportes para comunicar información a los mercados que utiliza la sociedad en general, son documentos que se pueden imprimir, descargar y compartir.

32.4 Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

32.5. Si la sociedad es una empresa de gran tamaño y complejidad, anualmente publica en la página web un informe explicativo sobre la organización, métodos y procedimientos de la arquitectura de control implementada con el objetivo de proveer una información financiera y no financiera correcta y segura, salvaguardar los activos de la entidad y la eficiencia y seguridad de sus operaciones. La información sobre la arquitectura de control, se complementa con un informe de gestión del riesgo.

32.5. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

Medida Nº 33: Informe anual de gobierno corporativo.

33.1. La sociedad prepara anualmente un Informe de gobierno corporativo, de cuyo contenido es responsable la junta directiva, previa revisión e informe favorable del comité auditoría, que se presenta junto con el resto de documentos de cierre de ejercicio.

33.1. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

33.2. El Informe Anual de gobierno corporativo de la sociedad, no es una mera trascripción de las normas de gobierno corporativo, incluidas en los estatutos, reglamentos internos, códigos de buen gobierno u otros documentos societarios. No tiene por objetivo describir el modelo de gobierno de la sociedad, sino explicar la realidad de su funcionamiento y los cambios relevantes durante el ejercicio.

33.2. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

33.3. El informe anual de gobierno corporativo de la sociedad, contiene información al cierre del ejercicio que describe la manera en la que durante el año se dio cumplimiento a las recomendaciones de gobierno corporativo adoptadas por la sociedad y los principales cambios producidos.

La estructura del informe anual de gobierno corporativo de la sociedad está alineada con el esquema que contempla la recomendación 33.3.

33.3. Implementa la medidaSI NO  N/A 
        
SI. Indique brevemente:       
        
        
        
NO. Explique:       
        
        
        
NA. Precise las normas que impiden adoptar la recomendación:    
        
        
        
        
Fecha de implementación  
Fechas de modificación 

 

Implementation report of best corporate practices

Issuer’s business name

Legal representative ______________

Legal representative appointed for sending the implementation report

______________________________

Report period__________________________

Report date_____________________________

Introduction

The implementation of the recommendations of the new Code of Best

Corporate Practices of Colombia should be reported by issuers to the Financial Superintendence of Colombia (FSC) by this Implementation Report of Best Corporate Practices.

This report is aimed to inform the securities market about the implementation or not of the recommendations of the Code by each issuer. To this end, for each recommendation there are three boxes for YES, NO and N.A. (not apply), as well as a space to supplement its response as follows:

If the answer is yes, the issuer must briefly describe the way such implementation has been made. If not, the issuer must explain the reasons why it has not been adopted.

The N.A. response can only be provided by the issuer in cases that for legal reasons it is not possible to adopt the recommendation. In this case, the issuer must indicate precisely the law or regulation which prevents it.

Given that, some recommendations are made up of a number of specific aspects, is important to emphasize that these will only be understood as implemented if all of the aspects that compose them are met, unless the reason for not adopting some is of legal nature, which should be indicated.

Each recommendation has a box to indicate the date the issuer first implemented it. Additionally, there will be a box where the dates on which changes are made will be recorded.

Finally, when the issuer by its nature does not have the specific body to which the recommendation relates it shall be understood that it refers to the equivalent body within the entity.

I. Shareholder rights and equal treatment

Measure Nº 1: The principle of equal treatment.

1.1. The corporation gives equal treatment to all the shareholders who have similar shares and conditions, without granting access to privileged information to some shareholders above others.

1.1. Measure ImplementationYES NO  N/A 
        
YES. Briefly indicate:       
        
        
        
NO. Explain:       
        
        
        
N.A. Precise the law or regulation that prevents the adoption of the recommendation:    
        
        
        
        
Implementation Date 
Modification Dates  

 

1.2. The Board of Directors has approved concrete procedures to determine the corporation’s ways to relate to the different types of shareholders, regarding matters such as: access to information; answer to information requests; communication channels; interaction between the shareholders and the corporation, its Board of Directors, and the remaining managers.

 

1.2. Measure ImplementationYES NO  N/A 
        
YES. Briefly indicate:       
        
        
        
NO. Explain:       
        
        
        
N.A. Precise the law or regulation that prevents the adoption of the recommendation:    
        
        
        
        
Implementation Date 
Modification Dates

 

2.1. Through its web site, the corporation informs the public, in a clear, precise, and comprehensive way, the different types of shares issued by the corporation, the quantity issued per type, and the quantity of shares reserved, as well as the rights and obligations inherent to each type of share.

 

2.1. Measure ImplementationYES NO  N/A 
        
YES. Briefly indicate:       
        
        
        
NO. Explain:       
        
        
        
N.A. Precise the law or regulation that prevents the adoption of the recommendation:    
        
        
        
        
Implementation Date 
Modification Dates

 

Measure Nº 3: No capital dilution.

3.1. In transactions that may cause the dilution of the capital of minority shareholders (i.e. a capital increase with a waiver of preemptive rights in the subscription of shares, a merger, a segregation (spinoffs), among others), the corporation will explain them to the shareholders in detail through a previous report of the Board of Directors. Such a report will contain the opinion, about the terms of the transaction, of a renowned external independent advisor appointed by the Board of Directors (fairness opinion). These reports will be made available to the shareholders before the Assembly, within the terms for the exercise of inspection rights.

3.1. Measure ImplementationYES NO  N/A 
        
YES. Briefly indicate:       
        
        
        
NO. Explain:       
        
        
        
N.A. Precise the law or regulation that prevents the adoption of the recommendation:    
        
        
        
        
Implementation Date 
Modification Dates

 

Measure Nº 4: Information and communication with shareholders.

4.1. The corporation has an institutional web site in Spanish and English, with a link of Corporate Governance, or of relations with shareholders and investors, or equivalent. It will include financial and non-financial information in the terms proposed by recommendations 32.3 and 33.3. Furthermore, under no circumstance, it will include the corporation’s confidential information, or that relative to company secrets, or any other whose disclosure could be used to the detriment of the corporation.

4.1. Measure ImplementationYES NO  N/A 
        
YES. Briefly indicate:       
        
        
        
NO. Explain:       
        
        
        
N.A. Precise the law or regulation that prevents the adoption of the recommendation:    
        
        
        
        
Implementation Date 
Modification Dates

4.2. The corporation has permanent-access mechanisms targeted exclusively to shareholders, such as a web link (only for them), or an office devoted to the relations with shareholders and investors, periodical information sessions, among others. These spaces should permit them state their opinions, concerns or suggestions on the corporation’s development, or about their condition as shareholders.

 

4.2. Measure ImplementationYES NO  N/A 
        
YES. Briefly indicate:       
        
        
        
NO. Explain:       
        
        
        
N.A. Precise the law or regulation that prevents the adoption of the recommendation:    
        
        
        
        
Implementation Date 
Modification Dates

 

4.3. The corporation organizes events to present quarterly results to its shareholders and to market analysts. These may be in person or through distantcommunication media (conference, video conference, etc.).

 

4.3. Measure ImplementationYES NO  N/A 
        
YES. Briefly indicate:       
        
        
        
NO. Explain:       
        
        
        
N.A. Precise the law or regulation that prevents the adoption of the recommendation:    
        
        
        
        
Implementation Date 
Modification Dates

 

4.4. The corporation organizes or takes part in presentations, events, or fora on fixed-yield instruments, mostly addressed to debt-security investors and market analysts. These events offer updates on the issuer’s business indicators, the management of its liabilities, its financial policy, its ratings, its behavior concerning covenants, etc.

4.4. Measure ImplementationYES NO  N/A 
        
YES. Briefly indicate:       
        
        
        
NO. Explain:       
        
        
        
N.A. Precise the law or regulation that prevents the adoption of the recommendation:    
        
        
        
       &nb