CIRCULAR EXTERNA 29 DE 2002 

(Junio 28)

Ref.: Instrucciones contables relativas a los consorcios y a las uniones temporales.

Este despacho en uso de sus facultades legales y en especial las que le confieren los literales a) y b) del numeral 3º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero y teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 18 del estatuto tributario, considera oportuno impartir las siguientes instrucciones que se deben seguir en el registro contable y en el reporte de los contratos celebrados con el Estado mediante las figuras de consorcio o de unión temporal:

1. Contabilización en los estados financieros de las entidades vigiladas que participan en consorcios o uniones temporales.

Las entidades vigiladas que hagan parte del consorcio o unión temporal deberán dar el siguiente tratamiento contable al movimiento que presente tal esquema de contratación como unidad de negocio:

1.1. Activos de los consorcios o de las uniones temporales.

Mensualmente registrarán en sus estados financieros, subcuenta 199045 otros activos-diversos-consorcios o uniones temporales, el valor total correspondiente a su participación en los activos de los consorcios o uniones temporales en los que hagan parte, sin perjuicio de que a nivel auxiliar lleven el control del valor de la participación de cada consorcio o unión temporal por separado y de cada cuenta de los activos de los mismos.

1.2. Pasivos de los consorcios o de las uniones temporales.

Mensualmente registrarán en sus estados financieros, subcuenta 279545 otros pasivos-diversos-consorcios o uniones temporales, el valor total correspondiente a su participación en los pasivos de los consorcios o uniones temporales en los que hagan parte, sin perjuicio de que a nivel auxiliar lleven el control del valor de la participación de cada consorcio o unión temporal por separado y de cada cuenta de los pasivos de los mismos.

1.3. Ingresos y gastos de los consorcios o de las uniones temporales.

Mensualmente registrarán en sus estados financieros los ingresos y los gastos operacionales y no operacionales, en las subcuentas 419545, 429545, 519046 y 529545, según corresponda, y de acuerdo con la participación en cada uno de los consorcios o uniones temporales en los que participen.

En razón a que las entidades vigiladas deben mantener un control adecuado por cada una de sus participaciones en consorcios o en las uniones temporales, en los códigos de las cuentas de ingresos y de gastos a nivel superior al sexto dígito, deberán registrar un detalle de cada uno de los conceptos de ingresos y gastos causados en cada consorcio o unión temporal.

2. Reporte de la contabilidad de los consorcios o de las uniones temporales.

La entidad vigilada que obre como representante del consorcio o de la unión temporal, reportará en medio magnético a la dirección técnica de esta superintendencia la cual se encuentre adscrita, los estados financieros del consorcio o de la unión temporal como unidad de negocio. Tal reporte se hará con corte a 30 de junio y 31 de diciembre de cada año, a nivel de subcuenta, y se allegará dentro del plazo establecido para la transmisión de los estados financieros de la entidad vigilada, acompañado de la certificación del contador público del consorcio o de la unión temporal. En este reporte se deberá informar las sociedades que integran el respectivo consorcio o unión temporal y su participación en ellos, así como la frecuencia de rotación del representante según el contrato.

3. Reporte y contabilización de los fideicomisos.

La entidad que actúe como representante del consorcio o de la unión temporal, deberá transmitir vía RAS o RDSI en el Formato 169 el encargo fiduciario, patrimonio autónomo o fiducia pública que se administra, a más tardar en la fecha en que se transmitan los estados financieros de la entidad, y de acuerdo con la clasificación establecida en el Capítulo VIII de la Circular Externa 100 de 1995 de esta superintendencia. El fideicomiso se debe identificar con la expresión “consorcio” o “unión temporal” y la denominación contractual del mismo.

Adicionalmente, en la publicación de los estados financieros de fin de ejercicio de la entidad que actúe como representante del consorcio o de la unión temporal, se debe incluir una referencia en la que se recoja la información básica del consorcio o de la unión temporal, así como la participación de los integrantes de estos esquemas de contratación.

Con el objeto de ofrecer mayor transparencia a los usuarios de la información financiera de las entidades vigiladas, en el evento en que dicha información se remita a terceros o se dé a conocer a la opinión pública, en los estados financieros del consorcio o de la unión temporal se deberá indicar con absoluta claridad que éste es producto de la unión de las entidades que lo integran, las cuales deberán relacionarse indicando el porcentaje de participación de cada una de ellas.

Cuando una entidad vigilada pretenda participar en licitaciones públicas y hagan parte de consorcios o de las uniones temporales podrán informar en sus estados financieros su participación en cada uno de estos, así como el valor de los patrimonios autónomos que está administrando a través de esquemas de contratación estatal.

Finalmente, para el reporte de la información vía RAS o RDSI se deben seguir las instrucciones contenidas en los documentos SB-DS-015 y 016, con excepción de lo indicado en el numeral 2º de esta circular.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación, aplica a partir de los estados financieros del mes de septiembre de 2002, deroga la Carta Circular 69 de 1994, modifica la Resolución 3600 de 1988. Se anexan las hojas que sufrieron cambios.

N. del D.: Esta carta circular va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de sociedades fiduciarias, almacenes generales de depósito y sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía.

Página 29

Plan Único de cuentas para el sistema financiero

CódigoNombre
199010Retención en la fuente
199012Sobrantes de anticipos y retenciones
199015Muebles y enseres en almacén
199020Remesas en tránsito no confirmadas
199030Caja menor
199035Anticipo impuesto de industria y comercio
199040IVA descontable en el impuesto de renta
199045Consorcios o uniones temporales
199095Otros
1995Valorizaciones
199505Inversiones no negociables renta variable
199506Inversiones negociables renta variable
199507Aportes permanentes
199510Propiedades y equipo
199512Inversiones permanentes-Renta variable
199515Bienes recibidos en pago
199520Semovientes
199530Patrimonio autónomo-Saneamiento Fogafin
199535Patrimonio autónomo-Saneamiento voluntario
199580Bienes de arte y cultura
1996Desvalorizaciones (CR)
199605Inversiones no negociables renta variable (CR)
199610Inversiones negociables renta variable (CR)
199612Inversiones permanentes - renta variable (CR)
1997Cuenta activa de reporte - secciones especiales
199705Sección de seguros
199710Áreas comerciales
1998Cuenta activa de reporte-Secciones especiales
199805Sección valor constante
199810Sección tradicional

Página 39-1

CódigoNombre
279510Sobrantes en caja
279515Sobrantes en canje
279520Sobrantes seguro de depósitos
279525Sobrantes costo de garantía
279530Contribuciones
279545Consorcios o uniones temporales
279595Otros
2797Cuenta pasiva de reporte-secciones especiales
279705Sección de seguros
Página 51

CódigoNombre
4194Operaciones fondos ganaderos
419405Venta de semovientes en participación
419410Venta de semovientes administración directa
419415Venta de semovientes de servicio
419420Venta de insumos agropecuarios
419425Venta de productos conexos
419430Servicios agrícolas y ganaderos
419435Actividades de fomento
419495Otros
4195Diversos
419505Venta de chequeras
419510Información comercial
419515Cables, portes, teléfono
419520Cláusula penal
419545Ingresos operacionales consorcios o uniones temporales
419595Otros
4196Ingresos operacionales leasing
419605Arrendamiento de bienes en leasing
419608Intereses en contratos de bienes dados en arrendamiento
419610Utilidad en venta de activos en leasing
419615Sanciones por incumplimiento en contratos de arrendamiento
4197Cuenta de reporte ingresos operacionales-secciones especiales
419705Sección de seguros
419710Áreas comerciales
4198Cuenta de reporte ingresos operacionales-secciones especiales
419805Sección valor constante
419810Sección tradicional
42No operacionales
4205Utilidad en venta de bienes recibidos en pago
420505Bienes inmuebles
420510Bienes muebles

Página 53

CódigoNombre
4295Diversos
429510Ingresos bienes recibidos en pago
429545Ingresos no operacionales consorcios o uniones temporales
429550Amortización defecto del costo de la inversión sobre el valor en libros
429555Interés minoritario
429580Amortización crédito mercantil
429595Otros
4297Cuenta de reporte ingresos no operacionales - secciones especiales
429705Sección de seguros
429710Áreas comerciales
4298Cuenta de reporte ingresos no operacionales-secciones especiales
429805Sección valor constante
429810Sección tradicional
43Ingresos compensados
4305Ingresos compensados
Página 62

CódigoNombre
5190Diversos
519005Servicio de aseo y vigilancia
519010Servicios temporales
519015Publicidad y propaganda
519020Relaciones publicas
519025Servicios públicos
519030Procesamiento electrónico de datos
519035Gastos de viaje
519040Transporte
519045Útiles y papelería
519046Gastos operacionales consorcios o uniones temporales
519050Muerte de ganado
519055Extravío y hurto de ganado
519060Donaciones
519065Pérdida en venta de activos en leasing
519095Otros
5194Costo de ventas bienes realizables
519405Vivienda
519410Locales y oficinas
519415Bienes terminados
519420Mercancías
519425Vehículos
519435Terrenos
5195Costo de ventas semovientes
519505Costo de ventas semovientes
519510Costo de ventas semovientes en participación
519515Costo de ventas semovientes administración directa
5197Cuenta de reporte gastos y costos operacionales-secciones especiales
519705Sección de seguros
519710Áreas comerciales

Página 64

CódigoNombre
521740Títulos valores
521745Cartera de créditos
521795Otros activos
5225Amortización bienes entregados en comodato
5230Multas y sanciones, litigios, indemnizaciones y demandas
523006Multas y sanciones superintendencia bancaria-desencaje
523007Multas y sanciones superintendencia bancaria-apalancamiento
523008Multas y sanciones superintendencia bancaria-posición propia
523009Multas y sanciones superintendencia bancaria-otras
523010Multas y sanciones otras autoridades administrativas
523015Indemnizaciones a clientes
523020Otras indemnizaciones
523025Demandas laborales
523030Demandas por incumplimiento de contratos
523035Litigios en proceso ejecutivo
523040Otros litigios en proceso administrativo judicial o arbitral
523095Otras
5295Diversos
529505Intereses por multas y sanciones
529510Gastos bienes recibidos en pago
529515Pérdida en recuperación de cartera
529545Gastos no operacionales consorcios o uniones temporales
529550Amortización exceso del costo de la inversión sobre el valor en libros
529555Interés minoritario
529595Otros
5297Cuenta de reporte gastos y costos no operacionales-secciones especiales
529705Sección de seguros
529710Áreas comerciales
5298Cuenta de reporte gastos y costos no operacionales-secciones especiales
529805Sección valor constante
529810Sección tradicional
Plan Único de Cuentas

Resolución 3600 de 1988

Circular Externa 29 de 2002

Vigencia: Septiembre de 2002.

Hoja 341

ClaseGrupoCuenta
1 ACTIVO19 Otros activos1990 Diversos
Caja menor. Registra el importe asignado a un funcionario autorizado con el propósito de cubrir pagos urgentes de menor cuantía, distintos a los desembolsos originados en las operaciones regulares de la entidad.

Anticipo Impuesto de Industria y Comercio. Registra los valores cancelados por la entidad como anticipo del impuesto de industria y comercio establecido en la liquidación privada de la respectiva declaración del impuesto de industria y comercio correspondiente a un determinado año gravable.

Consorcios o uniones temporales. Registra la participación en el activo de cada uno de los consorcios o uniones temporales, dicha contabilización debe quedar a un nivel superior al sexto dígito para llevar el control por cada consorcio o unión temporal.

Al finalizar cada año la entidad aplicará al pasivo estimado pertinente, subcuenta 281505 —Renta y complementarios—, el anticipo efectivamente pagado durante el período, subcuenta 199005 —Anticipos imporrenta—; el IVA a tratar como descuento, subcuenta 199040 —IVA descontable en el impuesto de renta para leasing—, así como las correspondientes retenciones en la fuente que le hubiesen practicado, subcuenta 199010 —Retención en la fuente—. Si el impuesto neto de renta resulta ser inferior al anticipo efectivamente pagado más la retención en la fuente que se hubiesen practicado, los sobrantes por dichos conceptos se registrarán en la subcuenta 199012 —Sobrantes de anticipos y retenciones—.

Por analogía, el anticipo del impuesto de industria y comercio, subcuenta 199035, se aplicará al pasivo estimado correspondiente, subcuenta 281510 —Industria y comercio—, a efectos de revelar el pasivo estimado neto por pagar.

Hoja 342

ClaseGrupoCuenta
1 ACTIVO19 Otros activos1990 Diversos
Dinámica

DébitosCréditos
1. Por los valores cancelados a manera de anticipos del impuesto de renta y complementarios y del impuesto de industria y comercio.
2. Por el valor del IVA a descontar del impuesto sobre la renta a cargo de la sociedad.
3. Por los valores retenidos.
4. Por el costo de la adquisición de los muebles y enseres.
5. Por el valor de las remesas en tránsito no confirmadas.
6. Por el importe establecido para el fondo de caja menor.
7. Por el reingreso al almacén de muebles y enseres.
1. Por la aplicación de los anticipos y el IVA descontable a la liquidación del impuesto de renta y complementarios y del impuesto de industria y comercio.
2. Por el traslado al costo del activo respectivo del IVA descontable que exceda el impuesto sobre la renta a cargo.
3. Por la aplicación de los valores retenidos.
4. Por el valor de los muebles y enseres que el almacén suministra a las diferentes unidades administrativas de la entidad.
5. Por la confirmación de las remesas.
6. Por la cancelación del fondo de caja menor.
7. Por el valor de los castigos debidamente autorizados.
Hoja 343

ClaseGrupoCuenta
1 ACTIVO19 Otros activos1990 Diversos
8. Por el aporte efectuado en la sucursal en el extranjero.
9. Por el valor del ajuste por inflación de los muebles y enseres en almacén, con abono a la subcuenta 470519 —Otros activos (CR)—.
10. Por el valor del incremento en la participación en los activos en cada uno de los consorcios o uniones temporales.
8. Por la disminución en la participación en los activos en cada uno de los consorcios o uniones temporales.
9. Por la liquidación del consorcio o unión temporal.
Hoja 446

ClaseGrupoCuenta
2 PASIVO27 Otros pasivos2795 Diversos
Descripción

Comprende otros pasivos no determinados en las anteriores subcuentas así:

Abonos para aplicar a obligaciones al cobro: Registra las sumas recibidas por la entidad, de sus clientes, para abonar a obligaciones al cobro, que por cualquier razón no se pueden aplicar de inmediato.

— Sobrantes en caja.

— Sobrantes en canje.

Consorcios o uniones temporales: Registra la participación en los pasivos en cada uno de los consorcios o uniones temporales, dicha contabilización debe quedar a un nivel superior al sexto dígito para llevar el control por cada consorcio o unión temporal.

— Otros.

Las subcuentas 279520 —Sobrantes seguro de depósitos— y 279525 —Sobrantes costo de garantía— registran los valores en exceso cancelados por las entidades inscritas al Fondo de Garantías de Instituciones Financieras o al Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas de acuerdo con la liquidación realizada por el fondo, valores sobre los cuales sólo procede su devolución de acuerdo con la normatividad expedida por dicha entidad.

Hoja 447

ClaseGrupoCuenta
2. PASIVO27 Otros pasivos2795 Diversos
Dinámica

CréditosDébitos
1. Por los dineros recibidos para aplicar a obligaciones al cobro.
2. Por el valor de los sobrantes en caja y canje.
3. Por la diferencia a favor de la entidad inscrita, determinada por el Fogafin o Fogacoop de acuerdo con las bases suministradas por la Superintendencia Bancaria o Superintendencia de Economía Solidaria.
4. Por el incremento en la participación en el pasivo en cada uno de los consorcios o uniones temporales.
5. Por otros conceptos.
1. Por la aplicación de los dineros a las obligaciones al cobro.
2. Por la regularización de sobrantes en caja y canje.
3. Por el pago de acuerdo con la solicitud de devolución hecha por la entidad inscrita.
4. Por la disminución en la participación en el pasivo en cada uno de los consorcios o uniones temporales.
5. Por la liquidación del consorcio o unión temporal.
6. Por otros conceptos.
Hoja 529

ClaseGrupoCuenta
4. INGRESOS41 Operacionales4195 Diversos
Descripción

Registra otros ingresos operacionales provenientes de conceptos diferentes a los especificados anteriormente.

En el código 419520 deben registrarse los valores correspondientes a servicios de almacenaje que se causen desde el momento en que se retire la mercancía hasta la fecha acordada para el depósito.

En el código 419545 —Ingresos operacionales consorcios o uniones temporales— se registran los ingresos operacionales resultantes de la participación en cada uno de los consorcios o uniones temporales, dicha contabilización debe quedar a un nivel superior al sexto dígito para llevar el control por cada consorcio o unión temporal y por cada concepto de ingresos.

Dinámica

CréditosDébitos
1. Por los valores causados.1. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.
Hoja 539

ClaseGrupoCuenta
4. INGRESOS42 No operacionales4295 Diversos
Descripción

Registra los ingresos no operacionales provenientes de conceptos diferentes a los especificados anteriormente.

En el código 429545 —Ingresos no operacionales consorcios o uniones temporales— se registran los ingresos no operacionales resultantes de la participación de cada uno de los consorcios o uniones temporales, dicha contabilización debe quedar a un nivel superior al sexto dígito para llevar el control por cada consorcio o unión temporal y por cada concepto de ingresos.

Dinámica

CréditosDébitos
1. Por el valor de los diversos ingresos obtenidos o causados.1. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.
Hoja 577

ClaseGrupoCuenta
5. GASTOS Y COSTOS51 Operacionales5190 Diversos
Descripción

Registra los gastos operacionales ocasionados por conceptos diferentes a los especificados anteriormente.

En el código 519046 —Gastos operacionales consorcios o uniones temporales— se registran los gastos operacionales resultantes de la participación en cada uno de los consorcios o uniones temporales, dicha contabilización debe quedar a un nivel superior al sexto dígito para llevar el control por cada consorcio o unión temporal y por cada concepto de gastos.

Dinámica

DébitosCréditos
1. Por el valor causado1. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.
Hoja 589

ClaseGrupoCuenta
5. GASTOS Y52 No operacionales5295 Diversos
Descripción

Registra los gastos no operacionales ocasionados por conceptos diferentes a los especificados anteriormente.

En el código 529545 —Gastos no operacionales consorcios o uniones temporales— se registran los gastos no operacionales resultantes de la participación en cada uno de los consorcios o uniones temporales, dicha contabilización debe quedar a un nivel superior al sexto dígito para llevar el control por cada consorcio o unión temporal y por cada concepto de gastos.

Dinámica

DébitosCréditos
1. Por el valor de los gastos causados.1. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.
_______________________