CIRCULAR EXTERNA 29 DE 2006 

(Septiembre 5)

Ref.: Instrucciones para la posesión de los representantes legales, miembros de junta directiva, consejo directivo o de administración, revisores fiscales y oficiales de cumplimiento para la prevención del lavado de activos de las entidades vigiladas.

Con el fin de actualizar las instrucciones vigentes en materia de posesiones y agilizar su proceso, este despacho en ejercicio de las facultades consagradas en el numeral 9º del artículo 11 del Decreto 4327 de 2005 en consonancia con lo dispuesto en el literal a) numeral 3º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero, y el literal a) del artículo 6º de la Ley 964 de 2005, considera necesario modificar el capítulo décimo del título primero de la Circular Básica Jurídica, la proforma F.0000-19 “Solicitud de posesiones” junto con su correspondiente instructivo, proferidas por la anterior Superintendencia Bancaria, y la Circular Externa 11 de 1993 proferida por la anterior Superintendencia de Valores.

En virtud de lo anterior y en aplicación de lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1747 de 2000, mediante la presente circular se adoptan las siguientes instrucciones:

1. Instrucciones relativas a la posesión ante la Superintendencia Financiera de Colombia de representantes legales, miembros de junta directiva, consejos directivos o de administración, revisores fiscales y oficiales de cumplimiento para la prevención del lavado de activos de las entidades vigiladas.

Corresponde a los representantes legales, miembros de juntas directivas o consejos directivos o de administración, revisores fiscales, oficiales de cumplimiento para la prevención de lavado de activos, representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras y de reaseguros del exterior, y representantes designados para Colombia de las instituciones financieras y de reaseguros del exterior que decidan acogerse a las excepciones establecidas en los numerales 8º y 9º del artículo 2º del Decreto 2951 de 2004, tomar posesión de sus cargos ante la SFC para lo cual deben atender las instrucciones que se señalan en la presente circular.

Lo anterior, en cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 73 numeral 3º, 74 numeral 4º, 79 numeral 3º y 326 numeral 2º literal g) del estatuto orgánico del sistema financiero (EOSF), artículo 22 de la Ley 964 de 2005, artículo 21 de la Ley 45 de 1990, artículo 3º numeral 34 del Decreto 2739 de 1991, artículo 40 de la Ley 454 de 1998, artículo 14 del Decreto 2514 de 1987 y el artículo 10 del Decreto 2951 de 2004.

1.1. Personas que deben tomar posesión.

De conformidad con lo establecido en las normas citadas deben tomar posesión del cargo:

• Los representantes legales, principales y suplentes, de las entidades vigiladas.

• Miembros de junta directiva, consejo directivo o de administración, principales y suplentes, de las entidades vigiladas;

• Los representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras y de reaseguros del exterior;

• Los representantes designados para Colombia de las instituciones financieras y de reaseguros del exterior que decidan acogerse a las excepciones establecidas en los numerales 8º y 9º del artículo 2º del Decreto 2951 de 2004;

• Los revisores fiscales, principales y suplentes, de las entidades vigiladas;

• Los oficiales de cumplimiento para la prevención de lavado de activos, principales y suplentes, de las entidades vigiladas; y

• Los representantes o delegados de los funcionarios públicos que por disposición legal deban hacer parte de una junta directiva, consejo directivo o de administración de alguna entidad vigilada.

Para el ejercicio válido de los anteriores cargos se requiere la designación junto con la posesión ante esta entidad. En tal virtud, el ejercicio de cualquier cargo sin haber tomado posesión del mismo cuando las normas aplicables así lo exijan, dará lugar a las sanciones correspondientes, sin perjuicio de que por este solo hecho la Superintendencia Financiera de Colombia se abstenga de autorizar la posesión.

Para efectos del presente instructivo se entenderá por entidades vigiladas las siguientes: establecimientos de crédito; sociedades de servicios financieros; compañías de seguros y de reaseguros; sociedades de capitalización; instituciones oficiales especiales; organismos cooperativos de grado superior; secciones especializadas de ahorro y crédito de las cajas de compensación familiar; corredores de seguros y de reaseguros; sociedades comisionistas de bolsa de valores; comisionistas independientes de valores; bolsas de valores; bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales y de otros commodities y sus miembros; bolsas de futuros y opciones y sus miembros; sociedades calificadoras de valores y/o riesgo; depósitos centralizados de valores; sociedades titularizadoras; fondos mutuos de inversión que a 31 de diciembre de cada año registren activos iguales o superiores a 4000 smmlv; cámara de riesgo central de contraparte; sociedades administradoras de fondos de inversión; sociedades administradoras de sistemas de negociación de valores; entidades que administren sistemas de negociación y registro de divisas; sociedades administradoras de sistemas de compensación y liquidación de divisas; sociedades que realicen la compensación y liquidación de valores, contratos de futuros, opciones y otros; fondos de garantía que se constituyan en el mercado público de valores; administradoras de sistemas de pago de bajo valor; organismos de autorregulación; casas de cambio y en general todas aquellas entidades que determinen las normas vigentes.

Los funcionarios públicos que por disposición legal deban hacer parte de una junta directiva de alguna entidad vigilada y que ejerzan personalmente dicha función no requieren adelantar el trámite de posesión. En todo caso, corresponderá al responsable del trámite de posesión a que se refiere el numeral 1.3 del presente instructivo informar tal situación a la SFC.

De conformidad con lo dispuesto en el inciso 2º, numeral 2º del artículo 74 del estatuto orgánico del sistema financiero, los gerentes de sucursales no deben adelantar el trámite de posesión ante la SFC y la certificación de su representación se sujetará a lo dispuesto en el régimen general de sociedades, de acuerdo con lo señalado en el subnumeral 12.2 del capítulo décimo de la circular básica jurídica (Circ. Externa 7/96) expedida por la Superintendencia Bancaria. Igualmente, los representantes designados exclusivamente para adelantar funciones judiciales, es decir para actuar ante las autoridades jurisdiccionales, no requieren de posesión ante esta entidad.

1.2. Eventos en los que no se requiere de nueva posesión.

No se requiere adelantar nuevamente el trámite de posesión en los casos de reelección de: revisor fiscal, miembros de junta directiva, consejo directivo o de administración, oficial de cumplimiento para la prevención del lavado de activos y representante legal, principal o suplente. Lo anterior aplica siempre que la persona sea reelecta para el ejercicio del mismo cargo con independencia de la condición de principal o suplente.

En estos casos, corresponderá al responsable del trámite de posesión de la entidad a que se refiere el numeral 1.3. siguiente, informar tal situación dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la ocurrencia del hecho mediante el diligenciamiento de la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de posesión” ingresando al ícono “Otras actuaciones relacionadas con la posesión”, junto con la actualización de la hoja de vida. El mismo procedimiento deberá efectuarse cuando ocurra el cambio de la condición de suplente a principal.

1.3. Funciones del responsable del trámite de posesión.

El secretario general o vicepresidente jurídico de la entidad vigilada, o en su defecto, en aquellas entidades que no cuenten con dichos cargos, un representante legal principal designado expresamente para tal efecto por la junta directiva, será la persona responsable de:

1. Exigir al postulado la información que soporta su trayectoria e idoneidad profesional y moral con el fin de proceder a la revisión y posterior incorporación de los datos exigidos en la proforma F.0000-19, certificando la coincidencia de la información con los documentos aportados.

2. Diligenciar en su integridad la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de Posesión” de acuerdo con su correspondiente instructivo.

3. Firmar digitalmente la proforma F.0000-19 “Solicitud de Posesión” y transmitirla vía electrónica a la SFC.

4. Conservar un ejemplar físico del trámite de posesión, debidamente firmado por él y el postulado en los términos previstos en la ley para la conservación de documentos.

5. Archivar y custodiar la documentación que soporta el diligenciamiento de la proforma F.0000-19 “Solicitud de posesión”, de acuerdo con las normas que regulan los términos y plazos para la conservación de documentos.

Una vez firmada y transmitida la proforma a la SFC por el responsable del trámite de posesión, se entiende que él mismo hace constar que la información allí consignada fue revisada, coincide con los documentos suministrados por el postulado y que éstos reposan en los archivos de la entidad.

Es deber del responsable del trámite de posesión garantizar en todo momento la confidencialidad de la información que conozca en desarrollo de sus funciones.

1.4. Reglas relativas al trámite de posesiones.

Es deber de cada entidad vigilada, a través del funcionario responsable del trámite de posesión en los términos previstos en el subnumeral anterior, solicitar ante la SFC la posesión dentro de los treinta (30) días corrientes siguientes a la fecha de designación del respectivo aspirante. Vencido tal plazo sin que se haya presentado la solicitud de posesión, será necesario que el órgano nominador correspondiente ratifique la designación del aspirante para surtir el trámite.

Para el efecto se adelantará vía electrónica el siguiente procedimiento:

1. Previa la revisión y verificación respectiva, el responsable del trámite en los términos del numeral 1.3 deberá diligenciar en su integridad la proforma F.0000-19 “Solicitud de posesión”, la cual estará disponible en la página web de la Superintendencia Financiera de Colombia en el link: “Trámites y atención al usuario”.

2. Una vez diligenciada la proforma F.0000-19 “Solicitud de posesión” corresponde al responsable del trámite firmarla digitalmente con un certificado digital emitido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio y transmitirla a la SFC. Transmitida la proforma, se entiende que el responsable del trámite ha revisado la información aportada, por lo tanto no se podrán hacer modificaciones a la misma, salvo autorización expresa de la SFC. Con dicha transmisión se entiende iniciado formalmente el trámite de posesión. La información suministrada por el postulado se entenderá bajo la gravedad de juramento.

3. La entidad recibirá un registro electrónico con el número asignado al trámite. De la proforma diligenciada deberá conservarse en la entidad un soporte físico debidamente suscrito por el responsable del trámite y por el postulado. Con el número asignado se podrá hacer el seguimiento al estado del trámite a través de la página web.

4. El sistema remitirá la proforma al grupo de registro de la SFC, el cual con base en la información allí consignada, generará un reporte al superintendente delegado institucional respectivo y/o al comité de posesiones sobre los antecedentes del postulado.

5. En el evento de existir inconsistencias en la información consignada en la proforma corresponderá al grupo de registro requerir directamente al responsable del trámite para que efectúe las aclaraciones a que haya lugar. Subsanadas las inconsistencias presentadas, se procederá a verificar si el postulado incurre en alguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades previstas para el ejercicio del cargo. En caso de incurrir en alguna causal, el grupo de registro remitirá al comité de posesiones el informe respectivo para su análisis y decisión. La decisión tomada por dicho comité será comunicada al responsable del trámite a través del grupo de registro.

En caso de no encontrar inconsistencias en la información consignada ni causales de inhabilidad o incompatibilidad para el ejercicio del cargo, el grupo de registro enviará el trámite al superintendente delegado institucional competente para que en desarrollo de la función establecida en el numeral 19 del artículo 44 del Decreto 4327 de 2005 profiera concepto sobre la solicitud de posesión. Dicho concepto se enviará al comité de posesiones para su decisión.

6. El comité de posesiones evaluará y decidirá sobre las solicitudes de posesión sometidas a su consideración atendiendo el orden de presentación de las mismas. El secretario del comité de posesiones elaborará un acta con las decisiones adoptadas.

7. La decisión tomada por el comité de posesiones será comunicada al responsable del trámite a través del grupo de registro. En caso de negarse la posesión deberá además notificarse personalmente al postulado.

En cualquier estado del trámite la SFC podrá solicitar los documentos y aclaraciones adicionales del caso, los cuales deberán remitirse a más tardar dentro de los dos meses siguientes a la solicitud. Transcurrido dicho plazo sin que el responsable haya suministrado la información solicitada, se entenderá que se ha desistido de la solicitud y se tendrá por finalizado el trámite, en los términos del artículo 13 del Código Contencioso Administrativo.

Para retirar una solicitud de posesión ya transmitida a la SFC y siempre que el comité de posesiones no haya tomado una decisión al respecto, el responsable del trámite deberá ingresar a la página web de la superintendencia y seleccionar la opción “Cancelar trámite”, explicando brevemente el motivo de tal decisión. Utilizada dicha opción el trámite se dará por finalizado. Si la entidad desea tramitar nuevamente la solicitud de posesión del mismo postulado podrá hacerlo una vez transcurridos diez (10) días calendario contados a partir del día siguiente de la fecha de retiro de la anterior solicitud.

Toda información falsa, engañosa, inexacta o incompleta suministrada dará lugar a las acciones penales y civiles a que haya lugar, con independencia de las sanciones administrativas que imponga esta Superintendencia en ejercicio de sus atribuciones legales. En estos eventos, esto es cuando la SFC encuentre que se ha reportado información falsa, engañosa, inexacta o incompleta, deberá informar a las autoridades competentes para que se adelanten las investigaciones a que hubiere lugar. En cualquier momento la SFC podrá solicitar y verificar en las entidades vigiladas, las solicitudes de posesión tramitadas con sus respectivos documentos soporte.

1.5. Reglas relativas a las situaciones que ponen fin al ejercicio de los cargos que requieren posesión ante la SFC

Las personas que se encuentren debidamente posesionadas y registradas en la base de datos del grupo de registro de esta superintendencia para los cargos de que trata el numeral 1.1 del presente instructivo mantendrán tal condición para todos los efectos legales, hasta tanto ocurra uno de los siguientes eventos: i) se registre el nombramiento y posesión de una nueva persona; ii) el responsable del trámite informe que el cargo queda suprimido o iii) esta entidad lleve a cabo la actualización del registro, conforme a las reglas que a continuación se indican:

1.5.1. Reglas en caso de renuncias.

Corresponde al responsable del trámite de posesión informar a esta superintendencia las renuncias de las personas que ejerzan los cargos indicados en el subnumeral 1.1 de la presente circular, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la aceptación de la misma. Para tal efecto, el responsable del trámite deberá diligenciar la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de posesión”, link “Otras actuaciones relacionadas con la posesión”. El responsable del trámite deberá conservar los soportes respectivos que acrediten tal hecho.

En caso de renuncia al cargo y si en los estatutos sociales no se prevé expresamente un término dentro del cual deba proveerse el reemplazo del saliente, los órganos sociales encargados de llevar a cabo el nombramiento deberán iniciar el trámite de posesión dentro de un plazo de treinta (30) días corrientes, contados a partir de la fecha de presentación de la renuncia, so pena de las sanciones a que haya lugar.

Vencido el término anterior sin que se haya designado y posesionado el reemplazo del saliente, corresponderá a las personas posesionadas ante la SFC para el ejercicio de los cargos señalados en el numeral 1.1 de la presente circular y que hayan presentado renuncia, informar tal situación mediante comunicación dirigida al grupo de registro de la superintendencia adjuntando el soporte respectivo en el cual se acredite la fecha en que la misma fue presentada con el fin de que se actualice el registro conforme a lo resuelto por la Corte Constitucional en Sentencia C-621 de 2003.

1.5.2. Reglas en caso de remoción.

En caso de remoción u otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo producto de una decisión tomada por la entidad vigilada, el responsable del trámite deberá informar a la superintendencia dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la decisión el contenido de la misma, así como las razones que la motivaron, junto con los documentos de soporte respectivos. Para el efecto, el responsable del trámite deberá diligenciar la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de posesión”, link “Otras actuaciones relacionadas con la posesión”. En todo caso corresponderá al responsable del trámite conservar los soportes respectivos que acrediten tal decisión.

Vencido el término anterior sin que la entidad vigilada haya informado acerca de tal circunstancia, la persona interesada podrá adelantar el trámite indicado en el párrafo final del subnumeral 1.5.1 de la presente circular en lo que resulte pertinente.

1.5.3. Reglas en caso de vacancia.

De acuerdo con lo señalado en el numeral 4º del artículo 73 del EOSF la ausencia injustificada de un miembro de junta directiva, consejo directivo o de administración en las entidades destinatarias de tal disposición por un período mayor de tres (3) meses producirá la vacancia del cargo. En este evento, el responsable del trámite deberá comunicar dicha situación a la superintendencia dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su configuración diligenciando la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de posesión”, link “Otras actuaciones relacionadas con la posesión”. Corresponderá al responsable del trámite conservar los soportes respectivos que acrediten la ocurrencia de esa situación.

Como quiera que por disposición legal en caso de vacancia el suplente ocupará el puesto del principal, de existir un único suplente, la entidad vigilada deberá adelantar el trámite de posesión respecto del nuevo suplente dentro de los treinta (30) días corrientes siguientes a la configuración de la vacancia.

2. Formatos.

La presente circular deroga la Proforma F.0000-18 lista de chequeo y modifica la Proforma F.0000-19 que en adelante se denominará “Solicitud de posesión”.

3. Disposiciones transitorias.

A partir de la fecha de vigencia la presente circular, para acceder a la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de posesión”, las entidades vigiladas deberán solicitar al correo electrónico posesiones@superfinanciera.gov.co un código de usuario y una contraseña. En dicha solicitud que debe venir firmada digitalmente por el representante legal con un certificado digital emitido por una entidad de certificación digital abierta autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, se deberá especificar el nombre, documento y número de identificación, cargo, teléfono y correo electrónico de la persona designada como funcionario responsable del trámite. El responsable del trámite recibirá el código de usuario asignado a la entidad y una contraseña, ésta última, por seguridad debe ser cambiada por una nueva de conocimiento y uso exclusivo del mismo.

En atención a que algunas entidades deben proveer de firma digital al funcionario responsable del trámite de posesión, a partir de la fecha de vigencia de la presente circular y hasta el 3 de noviembre de 2006, se podrán tramitar las solicitudes de posesión sin la firma digital, utilizando únicamente el usuario y la contraseña de la entidad. En todo caso, a partir del 4 de noviembre de 2006, solo se tramitarán posesiones firmadas digitalmente con un certificado digital emitido por una entidad de certificación digital abierta autorizada por la SIC.

4. Vigencias y derogatorias.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación. En tal virtud, a partir de esa fecha las solicitudes de posesión solo se tramitarán a través de la página web de la SFC diligenciando la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de posesión”.

Las solicitudes de posesión radicadas antes de la vigencia de la presente circular y que a esa fecha no hayan concluido, continuarán bajo el procedimiento anterior hasta su culminación.

La SFC atenderá cualquier inquietud, relacionada con la aplicación de esta circular en el teléfono 5940200, extensiones 1104, 1106, 1215, 1216, 2214, 2215 y 2311 de lunes a viernes en el horario de 8:30 a.m. a 5:30 p.m. o a través del correo electrónico: posesiones@superfinanciera.gov.co.

La presente circular deroga la proforma F.0000-18 Lista de chequeo, modifica el capítulo décimo título I de la Circular Externa 7 de 1996, la proforma F.0000-19 “Solicitud de posesión” y su instructivo de la parte I del anexo I-Remisión de información de la Circular Externa 100 de 1995 —circular básica contable y financiera—, proferidas todas estas por la anterior Superintendencia Bancaria, y la Circular Externa 11 de 1993 proferida por la anterior Superintendencia de Valores.

Se adjuntan las páginas correspondientes.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales, miembros de junta directiva, consejo directivo o de administración y revisores fiscales de las entidades vigiladas.

TÍTULO I

CAPÍTULO DÉCIMO

Actuaciones ante la Superfinanciera

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1. Instrucciones relativas a la posesión ante la Superintendencia Financiera de Colombia de representantes legales, miembros de junta directiva, consejos directivos o de administración, revisores fiscales y oficiales de cumplimiento para la prevención del lavado de activos de las entidades vigiladas.

Corresponde a los representantes legales, miembros de juntas directivas o consejos directivos o de administración, revisores fiscales, oficiales de cumplimiento para la prevención de lavado de activos, representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras y de reaseguros del exterior, y representantes designados para Colombia de las instituciones financieras y de reaseguros del exterior que decidan acogerse a las excepciones establecidas en los numerales 8º y 9º del artículo 2º del Decreto 2951 de 2004, tomar posesión de sus cargos ante la SFC para lo cual deben atender las instrucciones que se señalan en el presente capítulo.

Lo anterior, en cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 73, numeral 3º; 74, numeral 4º; 79, numeral 3º y 326, numeral 2º, literal g) del estatuto orgánico del sistema financiero (EOSF), artículo 22 de la Ley 964 de 2005, artículo 21 de la Ley 45 de 1990; artículo 3º, numeral 34 del Decreto 2739 de 1991, artículo 40 de la Ley 454 de 1998, artículo 14 del Decreto 2514 de 1987 y el artículo 10 del Decreto 2951 de 2004.

1.1. Personas que deben tomar posesión.

De conformidad con lo establecido en las normas citadas deben tomar posesión del cargo:

• Los representantes legales, principales y suplentes, de las entidades vigiladas;

• Miembros de junta directiva, consejo directivo o de administración, principales y suplentes, de las entidades vigiladas;

• Los representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras y de reaseguros del exterior;

• Los representantes designados para Colombia de las instituciones financieras y de reaseguros del exterior que decidan acogerse a las excepciones establecidas en los numerales 8º y 9º del artículo 2º del Decreto 2951 de 2004;

• Los revisores fiscales, principales y suplentes, de las entidades vigiladas;

• Los oficiales de cumplimiento para la prevención de lavado de activos, principales y suplentes, de las entidades vigiladas; y

• Los representantes o delegados de los funcionarios públicos que por disposición legal deban hacer parte de una junta directiva, consejo directivo o de administración de alguna entidad vigilada.

Para el ejercicio válido de los anteriores cargos se requiere la designación junto con la posesión ante esta entidad. En tal virtud, el ejercicio de cualquier cargo sin haber tomado posesión del mismo cuando las normas aplicables así lo exijan, dará lugar a las sanciones correspondientes, sin perjuicio de que por este solo hecho la Superintendencia Financiera de Colombia se abstenga de autorizar la posesión.

Los funcionarios públicos que por disposición legal deban hacer parte de una junta directiva de alguna entidad vigilada y que ejerzan personalmente dicha función no requieren adelantar el trámite de posesión. En todo caso, corresponderá al responsable del trámite de posesión a que se refiere el numeral 1.3 del presente capítulo informar tal situación a la SFC.

De conformidad con lo dispuesto en el inciso 2º, numeral 2º del artículo 74 del estatuto orgánico del sistema financiero, los gerentes de sucursales no deben adelantar el trámite de posesión ante la SFC y la certificación de su representación se sujetará a lo dispuesto en el régimen general de sociedades, de acuerdo con lo señalado en el subnumeral 12.2 del capítulo décimo de la presente circular. Igualmente, los representantes designados exclusivamente para adelantar funciones judiciales, es decir para actuar ante las autoridades jurisdiccionales, no requieren de posesión ante esta entidad.

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1.2. Eventos en los que no se requiere de nueva posesión.

No se requiere adelantar nuevamente el trámite de posesión en los casos de reelección de: revisor fiscal, miembros de junta directiva, consejo directivo o de administración, oficial de cumplimiento para la prevención del lavado de activos y representante legal, principal o suplente. Lo anterior aplica siempre que la persona sea reelecta para el ejercicio del mismo cargo con independencia de la condición de principal o suplente.

En estos casos, corresponderá al responsable del trámite de posesión de la entidad a que se refiere el numeral 1.3 siguiente, informar tal situación dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la ocurrencia del hecho mediante el diligenciamiento de la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de posesión” ingresando al ícono “Otras actuaciones relacionadas con la posesión”, junto con la actualización de la hoja de vida. El mismo procedimiento deberá efectuarse cuando ocurra el cambio de la condición de suplente a principal.

1.3. Funciones del responsable del trámite de posesión.

El secretario general o vicepresidente jurídico de la entidad vigilada, o en su defecto, en aquellas entidades que no cuenten con dichos cargos, un representante legal principal designado expresamente para tal efecto por la junta directiva, será la persona responsable de:

1. Exigir al postulado la información que soporta su trayectoria e idoneidad profesional y moral con el fin de proceder a la revisión y posterior incorporación de los datos exigidos en la proforma F.0000-19, certificando la coincidencia de la información con los documentos aportados.

2. Diligenciar en su integridad la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de posesión” de acuerdo con su correspondiente instructivo.

3. Firmar digitalmente la proforma F.0000-19 “Solicitud de posesión” y transmitirla vía electrónica a la SFC.

4. Conservar un ejemplar físico del trámite de posesión, debidamente firmado por él y el postulado en los términos previstos en la ley para la conservación de documentos.

5. Archivar y custodiar la documentación que soporta el diligenciamiento de la proforma F.0000-19 “Solicitud de posesión”, de acuerdo con las normas que regulan los términos y plazos para la conservación de documentos.

Una vez firmada y transmitida la proforma a la SFC por el responsable del trámite de posesión, se entiende que él mismo hace constar que la información allí consignada fue revisada, coincide con los documentos suministrados por el postulado y que estos reposan en los archivos de la entidad.

Es deber del responsable del trámite de posesión garantizar en todo momento la confidencialidad de la información que conozca en desarrollo de sus funciones.

1.4. Reglas relativas al trámite de posesiones.

Es deber de cada entidad vigilada, a través del funcionario responsable del trámite de posesión en los términos previstos en el subnumeral anterior, solicitar ante la SFC la posesión dentro de los treinta (30) días corrientes siguientes a la fecha de designación del respectivo aspirante. Vencido tal plazo sin que se haya presentado la solicitud de posesión, será necesario que el órgano nominador correspondiente ratifique la designación del aspirante para surtir el trámite.

Para el efecto se adelantará vía electrónica el siguiente procedimiento:

1. Previa la revisión y verificación respectiva, el responsable del trámite en los términos del numeral 1.3 deberá diligenciar en su integridad la proforma F.0000-19 “Solicitud de posesión”, la cual estará disponible en la página web de la Superintendencia Financiera de Colombia en el link: “Trámites y atención al usuario”.

2. Una vez diligenciada la proforma F.0000-19 “Solicitud de posesión” corresponde al responsable del trámite firmarla digitalmente con un certificado digital emitido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio y transmitirla a la SFC. Transmitida la proforma, se entiende que el responsable del trámite ha revisado la información aportada, por lo tanto no se podrán hacer modificaciones a la misma salvo autorización expresa de la SFC. Con dicha transmisión se entiende iniciado formalmente el trámite de posesión. La información suministrada por el postulado se entenderá bajo la gravedad de juramento.

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3. La entidad recibirá un registro electrónico con el número asignado al trámite. De la proforma diligenciada deberá conservarse en la entidad un soporte físico debidamente suscrito por el responsable del trámite y por el postulado. Con el número asignado se podrá hacer el seguimiento al estado del trámite a través de la página web.

4. El sistema remitirá la proforma al grupo de registro de la SFC, el cual con base en la información allí consignada, generará un reporte al superintendente delegado institucional respectivo y/o al comité de posesiones sobre los antecedentes del postulado.

5. En el evento de existir inconsistencias en la información consignada en la proforma corresponderá al grupo de registro requerir directamente al responsable del trámite para que efectúe las aclaraciones a que haya lugar. Subsanadas las inconsistencias presentadas, se procederá a verificar si el postulado incurre en alguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades previstas para el ejercicio del cargo. En caso de incurrir en alguna causal, el grupo de registro remitirá al comité de posesiones el informe respectivo para su análisis y decisión. La decisión tomada por dicho comité será comunicada al responsable del trámite a través del grupo de registro.

En caso de no encontrar inconsistencias en la información consignada ni causales de inhabilidad o incompatibilidad para el ejercicio del cargo, el grupo de registro enviará el trámite al superintendente delegado institucional competente para que en desarrollo de la función establecida en el numeral 19 del artículo 44 del Decreto 4327 de 2005 profiera concepto sobre la solicitud de posesión. Dicho concepto se enviará al comité de posesiones para su decisión.

6. El comité de posesiones evaluará y decidirá sobre las solicitudes de posesión sometidas a su consideración en el orden de presentación de las mismas. El secretario del comité de posesiones elaborará un acta con las decisiones adoptadas.

7. La decisión tomada por el comité de posesiones será comunicada al responsable del trámite a través del grupo de registro. En caso de negarse la posesión deberá además notificarse personalmente al postulado.

En cualquier estado del trámite la SFC podrá solicitar los documentos y aclaraciones adicionales del caso, los cuales deberán remitirse a más tardar dentro de los dos meses siguientes a la solicitud. Transcurrido dicho plazo sin que el responsable haya suministrado la información solicitada, se entenderá que se ha desistido de la solicitud y se tendrá por finalizado el trámite, en los términos del artículo 13 del Código Contencioso Administrativo.

Para retirar una solicitud de posesión ya transmitida a la SFC y siempre que el comité de posesiones no haya tomado una decisión al respecto, el responsable del trámite deberá ingresar a la página web de la superintendencia y seleccionar la opción “Cancelar trámite”, explicando brevemente el motivo de tal decisión. Utilizada dicha opción el trámite se dará por finalizado. Si la entidad desea tramitar nuevamente la solicitud de posesión del mismo postulado podrá hacerlo una vez transcurridos diez (10) días calendario contados a partir del día siguiente de la fecha de retiro de la anterior solicitud.

Toda información falsa, engañosa, inexacta o incompleta suministrada dará lugar a las acciones penales y civiles a que haya lugar, con independencia de las sanciones administrativas que imponga esta superintendencia en ejercicio de sus atribuciones legales. En estos eventos, esto es cuando la SFC encuentre que se ha reportado información falsa, engañosa, inexacta o incompleta, deberá informar a las autoridades competentes para que se adelanten las investigaciones a que hubiere lugar. En cualquier momento la SFC podrá solicitar y verificar en las entidades vigiladas, las solicitudes de posesión tramitadas con sus respectivos documentos soporte.

1.5. Reglas relativas a las situaciones que ponen fin al ejercicio de los cargos que requieren posesión ante la SFC.

Las personas que se encuentren debidamente posesionadas y registradas en la base de datos del grupo de registro de esta superintendencia para los cargos de que trata el numeral 1.1 del presente capítulo mantendrán tal condición para todos los efectos legales, hasta tanto ocurra uno de los siguientes eventos: i) se registre el nombramiento y posesión de una nueva persona; ii) el responsable del trámite informe que el cargo queda suprimido o iii) esta entidad lleve a cabo la actualización del registro, conforme a las reglas que a continuación se indican:

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1.5.1. Reglas en caso de renuncias.

Corresponde al responsable del trámite de posesión informar a esta superintendencia las renuncias de las personas que ejerzan los cargos indicados en el subnumeral 1.1 de la presente circular, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la aceptación de la misma. Para tal efecto, el responsable del trámite deberá diligenciar la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de posesión”, link “Otras actuaciones relacionadas con la posesión”. El responsable del trámite deberá conservar los soportes respectivos que acrediten tal hecho.

En caso de renuncia al cargo y si en los estatutos sociales no se prevé expresamente un término dentro del cual deba proveerse el reemplazo del saliente, los órganos sociales encargados de llevar a cabo el nombramiento deberán iniciar el trámite de posesión dentro de un plazo de treinta (30) días corrientes, contados a partir de la fecha de presentación de la renuncia, so pena de las sanciones a que haya lugar.

Vencido el término anterior sin que se haya designado y posesionado el reemplazo del saliente, corresponderá a las personas posesionadas ante la SFC para el ejercicio de los cargos señalados en el numeral 1.1 de la presente circular y que hayan presentado renuncia, informar tal situación mediante comunicación dirigida al grupo de registro de la superintendencia adjuntando el soporte respectivo en el cual se acredite la fecha en que la misma fue presentada con el fin de que se actualice el registro conforme a lo resuelto por la Corte Constitucional en Sentencia C-621 de 2003.

1.5.2. Reglas en caso de remoción.

En caso de remoción u otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo producto de una decisión tomada por la entidad vigilada, el responsable del trámite deberá informar a la superintendencia dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la decisión el contenido de la misma, así como las razones que la motivaron, junto con los documentos de soporte respectivos. Para el efecto, el responsable del trámite deberá diligenciar la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de posesión”, link “Otras actuaciones relacionadas con la posesión”. En todo caso corresponderá al responsable del trámite conservar los soportes respectivos que acrediten tal decisión.

Vencido el término anterior sin que la entidad vigilada haya informado acerca de tal circunstancia, la persona interesada podrá adelantar el trámite indicado en el párrafo final del subnumeral 1.5.1 del presente capítulo en lo que resulte pertinente.

1.5.3. Reglas en caso de vacancia.

De acuerdo con lo señalado en el numeral 4º del artículo 73 del EOSF la ausencia injustificada de un miembro de junta directiva, consejo directivo o de administración en las entidades destinatarias de tal disposición por un período mayor de tres (3) meses producirá la vacancia del cargo. En este evento, el responsable del trámite deberá comunicar dicha situación a la superintendencia dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su configuración diligenciando la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de posesión”, link “Otras actuaciones relacionadas con la posesión”. Corresponderá al responsable del trámite conservar los soportes respectivos que acrediten la ocurrencia de esa situación.

Como quiera que por disposición legal en caso de vacancia el suplente ocupará el puesto del principal, de existir un único suplente, la entidad vigilada deberá adelantar el trámite de posesión respecto del nuevo suplente dentro de los treinta (30) días corrientes siguientes a la configuración de la vacancia.

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2. Reglas sobre cambio de domicilio.

2.1. Suministro de información sobre cambio de domicilio y dirección para notificaciones.

Con el propósito de dar plena aplicación a los principios de celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción a los que se refiere el artículo 3º del Código Contencioso Administrativo, y atendiendo la garantía constitucional del derecho de defensa, las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en la SBC, deben informar al grupo de registro cualquier cambio de domicilio y dirección para notificaciones, indicando:

• Nombre y documento de identidad.

• Entidad y cargo en ejercicio.

• Nuevo domicilio y dirección para notificaciones.

2.2. Suministro de información sobre cambio de domicilio y dirección para notificaciones, posterior a la desvinculación de la entidad.

Para los efectos del artículo 44 del Código Contencioso Administrativo, las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en la SBC, una vez cesen en el ejercicio del cargo desempeñado deben informar al grupo de registro cualquier cambio de domicilio y dirección para notificaciones que suceda dentro de los tres (3) años siguientes a la desvinculación indicando:

• Nombre y documento de identidad.

• Fecha de retiro.

• Cargo en ejercicio a la fecha de retiro.

• Nuevo domicilio y dirección para notificaciones.

Cuando de una actuación administrativa iniciada de oficio, especialmente cuando se trate de la facultad administrativa sancionatoria, se desprenda que personas que han cesado en el ejercicio de un cargo para el que tomaron posesión ante la SBC pueden resultar afectadas en forma directa, deberá citárselas para que puedan hacerse parte en dicha actuación. Para esto, si no hay otro medio más eficaz, se enviará comunicación por correo certificado a las direcciones que el interesado haya registrado para notificaciones en la entidad, lo mismo que a la que aparezca registrada en el directorio telefónico, si la hubiere. En el evento en que las comunicaciones no surtan efecto se procederá a efectuar la publicación correspondiente en un periódico de amplia circulación nacional, de acuerdo con lo previsto en los literales d) e) y f) del numeral 4º del artículo 208 del EOSF, sustituido por el artículo 45 de la Ley 795 de 2003.

2.3. Información sobre antecedentes laborales.

En la forma indicada en el numeral anterior se procederá a informar en el caso en que las entidades vigiladas dispongan la terminación de las relaciones laborales con sus funcionarios, por virtud de irregularidades cometidas en su gestión financiera o a causa de comportamientos que riñen con el debido manejo de los recursos del público, con el propósito de proporcionar suficientes elementos de juicio a la SBC en relación con las calidades morales y profesionales de quienes se desempeñen o soliciten posesión para actuar como administradores de entidades del sector vigilado.

2.4. Dirección de notificación para actuaciones específicas.

De acuerdo con lo previsto en el literal d) del numeral 4º del artículo 208 del EOSF sustituido por el artículo 45 de la Ley 795 de 2003 y el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo, las personas que se han posesionado y cuyos registros se llevan en la SBC, frente a las cuales se desarrolle una actuación en esta entidad, podrán suministrar una dirección específica de notificación para tal actuación, diferente a la registrada en la hoja de vida al tomar posesión. La dirección específica o su modificación deberá informarse a esta superintendencia mediante comunicación realizada especialmente para tal propósito, dirigida al funcionario competente que realiza el trámite respectivo. En todo caso, se entiende que la dirección específica solo es válida para ese trámite determinado.

En el acto que ponga fin a la actuación o en los demás que deban notificarse personalmente, la dependencia que los proyecta indicará al final de los mismos la dirección específica de notificaciones aportada por el interesado o su modificación. Si el interesado no señaló dirección específica de notificaciones se indicará la que se haya utilizado dentro del trámite. En todo caso deberá indicarse la dirección personal de notificaciones suministrada por aquellos que han tomado posesión del cargo.

El hecho de que se haya suministrado una dirección de notificación específica para un trámite determinado no anula la dirección general registrada para notificaciones, que podrá ser utilizada en otras actuaciones que se desarrollen. Igualmente podrá ser utilizada la dirección general de manera subsidiaria en actuaciones para las cuales no se logre notificar el acto respectivo habiéndose hecho la citación a través de la dirección específica. El suministrar una dirección específica no exime de reportar los cambios de dirección de notificación general.

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Instructivo de diligenciamiento de la proforma solicitud de posesiones (F.0000-19)

La proforma F.0000-19 solicitud de posesiones de la Superintendencia Financiera de Colombia utiliza ventanas emergentes, si la versión de Internet Explorer que usted está utilizando tiene la protección activa contra este tipo de elementos, tenga en cuenta las siguientes instrucciones:

Cuando Internet Explorer muestre una pantalla como la que sigue, haga clic sobre el mensaje “Elemento emergente bloqueado” (zona con fondo amarillo).

 

Haga clic sobre la opción “Permitir siempre elementos emergentes de este sitio”:

 

Haga clic en el botón “Si” para permitir los elementos emergentes de este sitio.

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Para acceder a la proforma debe seguir los siguientes pasos:

Ingrese a la página web de la SFC www.superfinanciera.gov.co, donde aparece la siguiente pantalla:

 

En el menú de la izquierda debe seleccionar la opción “Trámites y atención al usuario” y aparece esta pantalla:

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En esta pantalla en la sección de trámites, selecciona la opción “Trámites en línea de la Superintendencia Financiera de Colombia” y aparece esta pantalla:

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Hace clic en “Ingresar”, del numeral 2 “Posesiones” y lo ubica en la siguiente pantalla:

 

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En primera instancia, en esta pantalla encuentra un enlace a preguntas frecuentes relacionadas con el tema de posesiones, después encuentra el instructivo. A continuación están las celdas para digitar la clave de usuario, la que previamente ha sido suministrada a la entidad vigilada por parte de la SFC y la celda de contraseña, que inicialmente también la ha proporcionado la SFC, pero que la entidad debe haber cambiado para conocimiento y uso exclusivo del funcionario responsable designado por la entidad para realizar los trámites de posesiones.

 

Una vez digitadas las celdas de usuario y contraseña, se hace clic en el botón “Ingresar” y de esta manera le da acceso a la proforma, donde aparece la siguiente pantalla:

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La proforma F.0000-19 Solicitud de posesiones está compuesta por 3 secciones:

• Hoja de vida

• Trámite de autorización de posesión

• Otras actuaciones relacionadas con la posesión

Para realizar un trámite de posesión, primero hay que diligenciar o actualizar la sección de hoja de vida y posteriormente se diligencia la sección de trámite de posesión. Si no existe hoja de vida del candidato, el sistema no le permitirá diligenciar la sección de trámite de autorización de posesión.

En el caso de diligenciar la hoja de vida por primera vez para el postulado, favor incluir TODA la información del mismo relativa a estudios, experiencia laboral y profesional.

La sección de otras actuaciones relacionadas con la posesión está destinada para adelantar unos trámites relacionados con novedades sobre personas ya posesionadas y solamente en los casos de cambio de suplente a principal y el de reelección, es indispensable actualizar previamente la sección de hoja de vida.

I - Diligenciamiento de hoja de vida

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En esta sección se ingresa la información relacionada con el candidato, como lo son sus datos personales, referencias, estudios, experiencia tanto en el sector financiero como fuera de él y antecedentes.

Ingresar: Se utiliza cuando es la primera vez que se va a ingresar la información del postulado vía Internet, o sea, que no existe hoja de vida del candidato. Después de ingresar la hoja de vida por primera vez, para próximos trámites no tendrá que volverla a digitar, solamente tendrá que adicionar los nuevos datos y para ello debe utilizar la opción actualizar.

En el caso de diligenciar la hoja de vida por primera vez para el postulado, favor incluir TODA la información del mismo relativa a datos básicos, estudios, experiencia laboral y profesional.

Actualizar: Se utiliza cuando ya existe la hoja de vida del candidato. Cuando se da clic en esta opción aparece una ventana “Buscar candidato”, donde hay que diligenciar el número de identificación del candidato y la clave para acceder a la hoja de vida (esta clave la asigna el sistema la primera vez que se ingresa la hoja de vida del postulado, quien para próximos de trámites de posesión le deberá informar esta clave al funcionario responsable de la entidad que lo está postulando). Al oprimir el botón de aceptar le permitirá acceder a los módulos de la hoja de vida con la información ya existente del candidato. Esta opción se puede utilizar en los siguientes eventos:

 

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• Cuando está diligenciando la información del candidato por primera vez, y no alcanza a ingresarla toda, en la misma sesión o día y la ha grabado antes de salir del aplicativo; cuando entre nuevamente al aplicativo debe entrar por la opción de actualizar y podrá continuar ingresando la información que le falta.

• Cuando ya existe la hoja de vida del candidato en la base de datos de la SFC y este quiere actualizar su información, por ejemplo adicionando nuevos estudios o cambiando direcciones, teléfonos, etc.

• Cuando va a tramitar una nueva solicitud de posesión, un cambio de suplente a principal o una reelección.

Nota: La información digitada es susceptible de modificar o corregir hasta antes de transmitir oficialmente la información a la SFC, después de ello, la información es inmodificable y únicamente se permitirá actualizar la información, por ejemplo nuevos cursos o experiencias laborales, una vez concluido el trámite de posesión.

Diligenciamiento de los módulos de la hoja de vida

1 - Identificación y datos personales del candidato

 

1 - Identificación y datos personales del candidato
Tipo de documento de identificación:Seleccione el tipo de documento de identificación del candidato

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Nº del documento de identificación:Digite el número de identificación del candidato (sin signos, puntos, comas, etc.)
Expedido en:Digite la ciudad donde se expidió el documento de identificación del candidato
Fecha de expediciónLa puede ingresar directamente bajo el formato dd/mm/aaaa, o también puede utilizar el icono de calendario que al darle clic, despliega una hoja de calendario en la que se puede posicionar en el año y/o mes, al oprimirlo aparece un listado de años o de meses, según sea el caso. Puede avanzar o retroceder en los listados, hasta que ubique y seleccione el dato correspondiente a la información solicitada y por último selecciona el día.

 

Nacionalidad:Seleccione el país de nacionalidad. Si el candidato tiene doble nacionalidad y una de ellas es colombiana, señale esta última.
Fecha de nacimiento:Digite la fecha de nacimiento del candidato (dd/mm/aaaa)
Ciudad de nacimiento:Aparece una pantalla “ciudad”. Si nació en Colombia, seleccione el departamento y la ciudad de nacimiento. Si es extranjero, en la casilla de departamento seleccione “No aplica” y en la casilla de “ciudad” digite el nombre de la ciudad y oprima el botón de aceptar.

 

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En las casillas de país, departamento o ciudad, una ayuda para encontrarlos sin tener que recorrer toda la lista, consiste en que una vez desplegada la respectiva lista, se teclea la primera letra y automáticamente el sistema lo ubica en esa parte de la lista.

Primer apellido:Digite el primer apellido del candidato, como figura en el documento de identificación.
Segundo apellido:Si aplica coloque el segundo apellido del candidato, como figura en el documento de identificación.
Primer nombre:Digite el primer nombre del candidato, como figura en el documento de identificación.
Segundo nombre:Si aplica digite el segundo y demás nombres del candidato, como figura en el documento de identificación.
Dirección de residencia:Digite la dirección donde reside actualmente (no es válida la dirección de la entidad postulante), en caso de cambiar de residencia está obligado a reportar la nueva dirección.
Teléfono residencia:Digite el indicativo del país, de la ciudad y el número telefónico de la residencia. Si no tiene teléfono en su residencia, coloque uno diferente al de la entidad, donde se pueda contactar fácilmente, por ejemplo de un familiar o vecino.
Ciudad:Aparece una pantalla “ciudad”. Si la residencia es en Colombia, seleccione el departamento y la ciudad. Si es extranjero, en la casilla de departamento seleccione “No aplica” y en la casilla de “ciudad” digite el nombre de la ciudad y oprima el botón de aceptar.
Dirección de notificación:Digite la dirección donde se puede localizar al candidato para efectos de notificaciones.
Teléfono notificación:Digite el indicativo del país, de la ciudad y el número telefónico de donde se le puede localizar para informarle sobre notificaciones.
Ciudad notificación:Aparece una pantalla “ciudad”. Si la ciudad de notificación es en Colombia, seleccione el departamento y la ciudad. Si es extranjero, en la casilla de departamento seleccione “No aplica” y en la casilla de “ciudad” digite el nombre de la ciudad y oprima el botón de aceptar.
Fax:Digite el indicativo del país, de la ciudad y el número telefónico del fax donde se le puede enviar comunicaciones.
Celular:Digite el número completo del celular del candidato.
Correo electrónico 1:Digite el correo electrónico principal, donde se puede comunicar con el candidato. Campo obligatorio.
Correo electrónico 2:Digite el correo electrónico alterno, donde se puede comunicar con el candidato.
Estado civil:Seleccione el actual estado civil del candidato. Para los casos de casado, unión libre y separado, se despliega una pantalla “datos cónyuge”, cuyos campos se explican a continuación.
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Sociedad patrimonial de hecho:Marque si o no, de acuerdo a si se encuentra vigente la sociedad patrimonial de hecho, en el momento de diligenciar la pro forma.
Tipo de documento de identificación del cónyuge:Seleccione el tipo de documento de identificación del cónyuge.
Nº del documento de identificación del cónyuge:Digite el número de identificación del cónyuge del candidato (sin signos, puntos, comas, etc.).
Primer apellido:Digite el primer apellido del cónyuge, como figura en el documento de identificación.
Segundo apellido:Si aplica coloque el segundo apellido del cónyuge, como figura en el documento de identificación.
Primer nombre:Digite el primer nombre del cónyuge, como figura en el documento de identificación.
Segundo nombre:Si aplica digite el segundo y demás nombres del cónyuge, como figura en el documento de identificación
Ocupación:Digite la principal ocupación del cónyuge, por ejemplo, hogar, docente, empleado, independiente, etc.
Entidad:Digite la razón social de la entidad donde labora el cónyuge.
Dirección de residencia:Digite la dirección donde reside actualmente el cónyuge.
Teléfono de residencia:Digite el indicativo del país, de la ciudad y el número telefónico de la residencia del cónyuge.
Aceptar:Al oprimir este botón, la información del cónyuge queda grabada.
Guardar:Al hacer clic en este botón, la información digitada en este módulo queda grabada.
Menú:Al oprimir este botón lo remite al menú anterior. Antes de oprimir menú, haga clic en el botón guardar, de lo contrario perderá la información digitada.
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2 - Referencias personales o comerciales.

 

2 - Referencias personales o comerciales
Nombre:Digite los apellidos y nombres completos de la persona que suministra la referencia, si no conoce esta información coloque N/A.
Entidad:Coloque la razón social de la entidad donde labora la persona que suministra la referencia.
Cargo:Escriba el nombre del cargo que desempeña la persona que suministra la referencia, si no conoce esta información coloque N/A.
Teléfono:Digite el indicativo del país, de la ciudad y el número telefónico de la persona que suministra la referencia.
Adicionar otra referencia:Oprimiendo este botón ingresa la información digitada y le permite ingresar los datos de una nueva referencia.
Borrar:Cuando se ha adicionado una serie de datos y se desea eliminarlos, se oprime el botón borrar.
Editar:Cuando se ha adicionado una serie de datos y se detectó un error en uno de los campos, al oprimir el
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 Botón editar, le permite ingresar al campo para realizar la respectiva corrección.
Guardar:Al hacer clic en este botón, la información digitada queda grabada.
Menú:Al oprimir este botón lo remite al menú anterior. Antes de oprimir menú, haga clic en el botón guardar, de lo contrario perderá la información digitada.

En este módulo debe diligenciar por lo menos una referencia.

3 - Estudios.

 

3 - Estudios
Nivel de estudio:Seleccione el nivel de estudios al que corresponde la información que va a suministrar.
Institución educativa:Digite el nombre completo de la institución donde adelantó los estudios que está reportando. Si el nivel de estudios es “Sin estudio”, digite en esta casilla “No aplica”.
Nombre de la carrera o estudios:Digite el nombre de la carrera o estudios que está reportando. Si el nivel de estudios es “Sin estudio”, digite en esta casilla “No aplica”.
N° Tarjeta profesional:Digite el número de la tarjeta profesional, para las profesiones que la ley la exige como requisito para
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 ejercer la profesión.
Fecha de expedición TP:Digite la fecha de expedición de la tarjeta profesional (dd/mm/aaaa).
Afinidad de estudios:Seleccione la clase de ciencias u opción a la que más se asimile la carrera o estudios que usted efectuó, si no está en ninguna, seleccione “otros”.
Estado de los estudios:Seleccione la opción que corresponda al estado de los estudios que está reportando.
Fecha de terminación o grado:Digite la fecha en que terminó los estudios o en que se graduó.
Adicionar otro estudio:Oprimiendo este botón ingresa la información digitada y le permite ingresar los datos de un nuevo estudio.
Borrar:Cuando se ha adicionado una serie de datos y se desea eliminarlos, se oprime el botón borrar.
Editar:Cuando se ha adicionado una serie de datos y se detectó un error en uno de los campos, al oprimir el botón editar, le permite ingresar al campo para realizar la respectiva corrección.
Guardar:Al hacer clic en este botón, la información digitada queda grabada.
Menú:Al oprimir este botón lo remite al menú anterior. Antes de oprimir menú, haga clic en el botón guardar, de lo contrario perderá la información digitada.

En el caso de diligenciar la hoja de vida por primera vez para el postulado, favor incluir TODA la información del mismo relativa a los estudios que el postulado haya adelantado.

4 - Experiencia profesional y laboral en el sector financiero (nacional o extranjero).

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4 - Experiencia profesional y laboral en el sector financiero (nacional o extranjero)
¿La información de este módulo aplica para el postulante?Si el módulo aplica diligencie la información solicitada y al final oprima el botón guardar.
Si el módulo no aplica seleccione la opción no y al final oprima el botón guardar.
Tipo de entidad:Seleccione el tipo de entidad; si se trata de una entidad extranjera, seleccione la opción que más se asimile.
Código de entidad:Si es vigilada seleccione el código de la entidad, si ya no es vigilada o es extranjera seleccione “Extranjera u otra”.
Razón social:Si la entidad ya no es vigilada o es extranjera, digite la razón social de la entidad donde desarrolla o desarrolló su experiencia.
Nombre del cargo:Escriba el nombre del cargo que desempeña o desempeñó.
Tipo de cargo:Seleccione la opción que más se asimile al cargo que desempeña o desempeñó.
Área de desempeño:Seleccione la opción que más se asimile, de acuerdo con sus funciones.
Motivo del retiro:Seleccione el motivo para retirarse del cargo que esta reportando, si aún labora seleccione “No aplica”.
Fecha de inicio:Digite la fecha desde que comenzó a desempeñarse en el cargo.
Fecha de retiro:Digite la fecha en que terminó de desempeñarse en el cargo, si aún labora, deje en blanco este campo.
Adicionar otra experiencia:Oprimiendo este botón ingresa la información digitada
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 y le permite ingresar los datos de una nueva experiencia laboral.
Borrar:Cuando se ha adicionado una serie de datos y se desea eliminarlos, se oprime el botón borrar.
Editar:Cuando se ha adicionado una serie de datos y se detectó un error en uno de los campos, al oprimir el botón editar, le permite ingresar al campo para realizar la respectiva corrección.
Guardar:Al hacer clic en este botón, la información digitada queda grabada.
Menú:Al oprimir este botón lo remite al menú anterior. Antes de oprimir menú, haga clic en el botón guardar, de lo contrario perderá la información digitada.

En el caso de diligenciar la hoja de vida por primera vez para el postulado, favor incluir TODA la información del mismo relativa a la experiencia laboral y profesional en el sector financiero.

5 - Experiencia profesional y laboral fuera del sector financiero (nacional o extranjero).

 

5 - Experiencia profesional y laboral fuera del sector financiero (nacional o extranjero)
¿La información de este módulo aplica para elSi el módulo aplica diligencie la información solicitada y al final oprima el botón guardar.
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postulante?Si el módulo no aplica seleccione la opción no y al final oprima el botón guardar.
Sector:Seleccione el sector al cual pertenece la entidad donde usted trabajó o trabaja actualmente.
Clase de sociedad:Seleccione la opción que corresponda.
Razón social:Digite la razón social de la entidad donde desarrolla o desarrolló su experiencia.
Nombre del cargo:Escriba el nombre del cargo que desempeña o desempeñó.
Tipo de cargo:Seleccione la opción que más se asimile al cargo que desempeña o desempeñó.
Área de desempeño:Seleccione la opción que más se asimile, de acuerdo con sus funciones.
Motivo del retiro:Seleccione el motivo para retirarse del cargo que esta reportando, si aún labora seleccione “No aplica”.
Fecha de inicio:Digite la fecha desde que comenzó a desempeñarse en el cargo.
Fecha de retiro:Digite la fecha en que terminó de desempeñarse en el cargo, si aún labora, deje en blanco este campo.
Adicionar otra experiencia:Oprimiendo este botón ingresa la información digitada y le permite ingresar los datos de una nueva experiencia laboral.
Borrar:Cuando se ha adicionado una serie de datos y se desea eliminarlos, se oprime el botón borrar.
Editar:Cuando se ha adicionado una serie de datos y se detectó un error en uno de los campos, al oprimir el botón editar, le permite ingresar al campo para realizar la respectiva corrección.
Guardar:Al hacer clic en este botón, la información digitada queda grabada.
Menú:Al oprimir este botón lo remite al menú anterior. Antes de oprimir menú, haga clic en el botón guardar, de lo contrario perderá la información digitada.

En el caso de diligenciar la hoja de vida por primera vez para el postulado, favor incluir TODA la información del mismo relativa a la experiencia laboral y profesional fuera del sector financiero.

6 - Sanciones en firme.

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6 - Sanciones en firme
¿La información de este módulo aplica para el postulante?Si el módulo aplica diligencie la información solicitada y al final oprima el botón guardar.
Si el módulo no aplica seleccione la opción no y al final oprima el botón guardar.
Organismo que profirió la sanción:Seleccione el organismo o entidad que la profirió.
Materia de la sanción:Seleccione la opción que corresponda, en caso de no encontrar la materia específica, seleccione “otros”.
Tipo de acto mediante el cual se sanciona:Seleccione el tipo de acto administrativo mediante el cual se sancionó.
Número de la sanción:Digite el número que identifica el respectivo acto administrativo.
Fecha de sanción:Seleccione la fecha en que se efectuó la sanción.
Adicionar otra sanción:Oprimiendo este botón ingresa la información digitada y le permite ingresar los datos de otra sanción.
Borrar:Cuando se ha adicionado una serie de datos y se desea eliminarlos, se oprime el botón borrar.
Editar:Cuando se ha adicionado una serie de datos y se detectó un error en uno de los campos, al oprimir el botón editar, le permite ingresar al campo para realizar la respectiva corrección.
Guardar:Al hacer clic en este botón, la información digitada queda grabada.
Menú:Al oprimir este botón lo remite al menú anterior. Antes de oprimir menú, haga clic en el botón guardar, de lo contrario perderá la información digitada.
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II - Diligenciamiento de trámite de posesión

Una vez diligenciada o actualizada la información de la hoja de vida del candidato, oprime “Menú” y en el menú principal en la segunda sección “Trámite de autorización de posesión”, encuentra las siguientes opciones:

Ingresar: Al oprimir esta opción, le da acceso al primer módulo de esta sección, al seleccionar el campo de número de identificación del candidato se despliega una ventana “Buscar candidato”, en la que solicita el número de identificación del candidato y su clave. Al digitarlo y hacer clic en aceptar, el sistema le coloca automáticamente en el primer módulo de esta sección, el número de identificación y el nombre del candidato, y queda listo para que continúe ingresando la información en el formulario.

 

Estado del trámite: Al hacer clic en esta opción, aparece una pantalla con la siguiente información:

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Postulaciones
En esta pantalla aparecen los formularios que se están diligenciando, o los que ya fueron transmitidos por parte de la entidad, de tal manera que puede seleccionar el que sea de su interés, ya sea para continuar su diligenciamiento o para ver en que estado se encuentra el trámite.
Estado:Puede aparecer:
“En diligenciamiento”, o sea, que aún no ha sido transmitido y se puede modificar o complementar.
“En estudio de antecedentes”, significa que la SFC está realizando las consultas y estudio de los antecedentes del candidato.
“En evaluación del comité ”, indica que el comité está evaluando la solicitud.
“Autorizado”, quiere decir que el comité autorizó la posesión del candidato.
“Negado”, significa que el comité no autorizó la posesión.
“Aplazado”, indica que el comité aplazó la decisión, mientras que obtiene y evalúa nuevos elementos de juicio.
Número del trámite:Es el número que se le asignó a dicho trámite.
Candidato:Muestra el nombre del candidato correspondiente al número de trámite.
Cargo postulado:Visualiza el cargo al que está postulado el candidato de ese trámite
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Ver:Permite acceder a los módulos de esta sección. Es importante tener en cuenta que únicamente se puede modificar la información cuando aún no se ha transmitido la solicitud, o sea, cuando el estado está en “En diligenciamiento”.
Menú:Al oprimir este botón lo remite al menú anterior. Antes de oprimir menú, haga clic en el botón guardar, de lo contrario perderá la información digitada.

Cancelar trámite: Esta opción se utiliza cuando la entidad después de haber realizado la transmisión a la SFC, toma la decisión de retirar la solicitud. Para la cancelación debe diligenciar la siguiente pantalla, donde debe informar los motivos de la cancelación de la solicitud. Es importante tener en cuenta que después de la cancelación, si la entidad desea iniciar nuevamente el mismo trámite, deberá esperar 10 días calendarios para volverlo a hacer.

 

1 - Entidad y cargo postulado.

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1 - Entidad y cargo postulado
Nº identificación del candidato:El sistema despliega una pantalla “Buscar candidato”, donde se digita el número de identificación del candidato y la clave, al darle aceptar, el sistema trae el número de identificación y nombre del candidato.
Nombre del candidato:El sistema le colocó el nombre del candidato que está asociado al número de identificación.
Cargo al que se postula:Seleccione el cargo al cual está postulado el candidato.
(A continuación se muestran unas pantallas que aparecen para los casos de otros representantes
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 legales y miembros de junta directiva).


Clase:Seleccione si va a ser comercial, administrativo o no aplica, según el caso.
Actividad:Seleccione la actividad o no aplica, según el caso.

Calidad:Seleccione si es personal o numérico.
Renglón:Digite con carácter numérico el renglón que ocupará.
Tipo de entidad:Seleccione el tipo de entidad en el que ejercerá el cargo.
Código y razón social de la entidad:Seleccione el código que identifica a la entidad postulante ante la SFC.
Fecha de aceptación:Digite la fecha en que el candidato aceptó la nominación al cargo.
Órgano que lo designó:Seleccione el órgano que lo designó para el cargo.
Documento de designación:Seleccione el tipo de documento mediante el cual fue designado.
Para el caso de revisor fiscal, se toma la comunicación en que la firma seleccionada informa la persona designada para ejercer el cargo.
Nº del documento de designación:Digite el número del documento de designación.
Para el caso de revisor fiscal, se toma el número de la comunicación en que la firma seleccionada informa la persona designada para ejercer el cargo.
Fecha del documento de designación:Digite la fecha del documento de designación.
Para el caso de revisor fiscal, se toma la fecha de la comunicación en que la firma seleccionada informa de la persona designada por ellos para ejercer el cargo.
Nombre de quien lo candidatizó:Escriba los apellidos y nombres completos de la(s) persona(s) que lo candidatizaron para el cargo. Si es independiente deje en blanco.
En representación de quién:Seleccione la opción que identifique a quién representa
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 La persona que lo candidatizó, cuando nadie lo candidatizó seleccione la opción independiente.
Actualmente tiene vínculo contractual con la entidad que lo postula:Seleccione la respuesta que corresponda.
Cargo actual:Si en la pregunta anterior la respuesta fue NO, escriba el cargo que va a ocupar, de lo contrario, digite el cargo actual.
Horas mensuales que le dedicará al nuevo cargo:Digite el número aproximado de horas mensuales que usted le dedicará al desempeño de las funciones del cargo al cual fue designado. No incluya las horas que le dedica a otras actividades o funciones de otros cargos que también ejerce.
Clase de nombramiento:Seleccione la situación que origina su nombramiento. Si se trata de un reemplazo o el cambio de suplente a principal, se despliega una ventana en la que hay que diligenciar los campos que se explican a continuación.
Motivo del reemplazo:Seleccione el motivo.

 

Nº de identificación del reemplazado:Digite el número de identificación (sin signos, puntos, comas, etc.).
Nombre del reemplazado:Digite el nombre completo del reemplazado.
Aceptar:Al hacer clic en este botón, la información digitada queda grabada.
Dirección de notificación:Digite la dirección donde se puede localizar al candidato para efectos de notificaciones, de acuerdo con la entidad que lo esta postulando.
Teléfono notificación:Digite el indicativo del país, de la ciudad y el número telefónico de donde se le puede localizar para informarle sobre notificaciones, de acuerdo con la entidad que lo esta postulando.
Email para notificación:Digite el e-mail a donde se le puede escribir para informarle sobre notificaciones, de acuerdo con la entidad que lo esta postulando.
Guardar:Al hacer clic en este botón, la información digitada queda grabada.
Menú:Al oprimir este botón lo remite al menú anterior. Antes de oprimir menú, haga clic en el botón guardar, de lo contrario perderá la información digitada.

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Al guardar, el sistema le puede mostrar uno de estos mensajes:

El número de días que le quedan para realizar el trámite ante la SFC.

 

O, que la fecha del documento de designación supera los 30 días de vigencia, por lo tanto para poder realizar el trámite, el órgano que lo designó deberá ratificarlo y colocar en la fecha de designación la del documento con el cual ratificaron el nombramiento.

 

2 - Comportamiento crediticio.

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2 - Comportamiento crediticio
¿Ha sido reportado en alguna central de riesgo nacional o extranjera?Si ha sido reportado debe necesariamente diligenciar la información solicitada y adjuntar los archivos indicados y al final oprima el botón guardar.
Si no ha sido reportado, seleccione la opción no y al final oprima el botón guardar.
Clase de central de riesgo:Seleccione la opción que corresponda.
Nombre de la central de riesgo:Digite el nombre de la central de riesgo.
Tipo de obligación:Seleccione el tipo de obligación a la que corresponde el crédito reportado.
Fecha del reporte:Digite la fecha en que se efectuó el reporte.
Mora:Seleccione el rango de tiempo en mora del crédito.
Estado:Seleccione el estado en que se encuentra el crédito.
Fecha de pago:Si el estado corresponde a cancelado, digite la fecha en que se realizó el pago.
Reporte correcto:Seleccione la opción que indique si el reporte es correcto, incorrecto o justificable, según sea el caso.
Razón social del reportante:Digite el nombre o razón social de quien reportó la mora del crédito.
Sustentación del reporte erróneo o justificable:Si presenta algún reporte, es obligatorio explicar las circunstancias que lo originaron, y adjuntar la justificación de la mora. Para lo anterior adjunte un archivo en word cuyo nombre debe tener la siguiente estructura (Todo seguido sin espacios ni puntuación): número de identificación del postulado, año, mes, día
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 del documento de justificación y la palabra justificación; por ejemplo: 9999999999920060704justificacion.

Para adjuntar el archivo hace clic en adjuntar y aparece la siguiente pantalla


1

Oprime el botón examinar y aparece la pantalla para que ubique en el disco duro donde tiene el archivo que desea adjuntar.

Hace clic en el botón abrir aparece el archivo cargado listo para adjuntar
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Oprime el botón aceptar y queda cargado el archivo.
Certificación de quien reportó la deuda:Si ya canceló o lo considera necesario, adjunte el archivo en medio magnético (scanner), del documento mediante el cual el reportante manifiesta el estado actual del crédito (para adjuntar sigue los mismos pasos anteriormente explicados).
Adicionar:Oprimiendo este botón ingresa la información digitada y le permite ingresar los datos de otro reporte crediticio.
Borrar:Cuando se ha adicionado una serie de datos y se desea eliminarlos, se oprime el botón borrar.
Editar:Cuando se ha adicionado una serie de datos y se detectó un error en uno de los campos, al oprimir el botón editar, le permite ingresar al campo para realizar la respectiva corrección.
Guardar:Al hacer clic en este botón, la información digitada queda grabada.
Menú:Al oprimir este botón lo remite al menú anterior. Antes de oprimir menú, haga clic en el botón guardar, de lo contrario perderá la información digitada.

3 - Investigaciones o sanciones que no se encuentran en firme.

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3 - Investigaciones o sanciones no en firme
¿La información de este módulo aplica para el postulante?Si el módulo aplica diligencie la información solicitada y al final oprima el botón guardar.
Si el módulo no aplica seleccione la opción no y al final oprima el botón guardar.
Tipo de acción:Seleccione la opción que indique si se trata de una investigación o sanción que aún no está en firme.
Entidad que investiga o sanciona:Seleccione la entidad que la está realizando.
Materia de la investigación o sanción:Seleccione la opción que corresponda, en caso de no encontrar la materia específica, seleccione “otros”.
Tipo de acto:Seleccione el tipo de acto administrativo mediante el cual se formalizó la investigación o sanción.
Número de la investigación o sanción:Digite el número que identifica el respectivo acto administrativo.
Estado:Seleccione la opción que manifieste en que estado se encuentra la investigación o sanción.
Adicionar otro registro:Oprimiendo este botón ingresa la información digitada y le permite ingresar los datos de otra sanción o investigación.
Borrar:Cuando se ha adicionado una serie de datos y se desea eliminarlos, se oprime el botón borrar.
Editar:Cuando se ha adicionado una serie de datos y se detectó un error en uno de los campos, al oprimir el botón editar, le permite ingresar al campo para realizar la respectiva corrección.
Guardar:Al hacer clic en este botón, la información digitada
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 queda grabada.
Menú:Al oprimir este botón lo remite al menú anterior. Antes de oprimir menú, haga clic en el botón guardar, de lo contrario perderá la información digitada.

4 - Inhabilidades e incompatibilidades.

 

4 - Inhabilidades e incompatibilidades
En este módulo debe contestar una serie de preguntas bajo la gravedad de juramento, indicando “SI” o “NO” según el caso.
Las preguntas están clasificadas en generales, en comunes al tipo de cargo y en particulares al tipo de cargo y entidad.
Es importante tener en cuenta que el sistema trae todas las respuestas marcadas con SI, por lo tanto si la respuesta es NO, se debe seleccionar.
Guardar:Al hacer clic en este botón, la información digitada queda grabada.
Menú:Al oprimir este botón lo remite al menú anterior. Antes de oprimir menú, haga clic en el botón guardar, de lo contrario perderá la información digitada.
Generales para revisor fiscal
En este módulo para el caso de los revisores fiscales, hay una información adicional que se debe diligenciar.
Datos del revisor fiscal
Razón social de la firma:Digite el nombre o razón social de la firma de auditoría o revisorías fiscales a la que pertenece.
N° de la matrícula mercantil:Digite el número de la matrícula mercantil con el que la
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 firma está inscrita en la cámara de comercio.
Cámara de comercio:Digite la cámara de comercio en la que está inscrita la firma.
N° Tarjeta profesional:Digite el número de la tarjeta profesional de contador público del candidato.
Si actualmente se desempeña como revisor fiscal en otras entidades, diligencie la siguiente información.
Tipo de entidad:Seleccione el tipo de entidad.
Razón social:Diligencie la razón social de la entidad.
Valor de los activos:Coloque el valor de los activos de la entidad a 31 de diciembre del año anterior, expresados en billones (ejemplo, tres y medio billones = 3.5)
Adicionar :Oprimiendo este botón ingresa la información digitada y le permite ingresar los datos de otra entidad.
Borrar:Cuando se ha adicionado una serie de datos y se desea eliminarlos, se oprime el botón borrar.
Editar:Cuando se ha adicionado una serie de datos y se detectó un error en uno de los campos, al oprimir el botón editar, le permite ingresar al campo para realizar la respectiva corrección.
Guardar:Al hacer clic en este botón, la información digitada queda grabada.
Menú:Al oprimir este botón lo remite al menú anterior. Antes de oprimir menú, haga clic en el botón guardar, de lo contrario perderá la información digitada.

 

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5 - Sanciones en firme.

 

5 - Sanciones en firme

En este módulo debe contestar una serie de preguntas bajo la gravedad de juramento, indicando “SI” o “NO” ha sido condenado en unos delitos listados.

5 - Sanciones en firme
Es importante tener en cuenta que el sistema trae todas las respuestas marcadas con SI, por lo tanto si la respuesta es NO, se debe seleccionar.
Guardar:Al hacer clic en este botón, la información digitada queda grabada.
Menú:Al oprimir este botón lo remite al menú anterior. Antes de oprimir menú, haga clic en el botón guardar, de lo contrario perderá la información digitada.

6 - Otras situaciones objeto de información.

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6 - Otras situaciones objeto de información
Conteste bajo la gravedad del juramento cada una de las preguntas de este módulo, seleccionando “Si” o “No”. Es importante tener en cuenta que el sistema trae todas las respuestas marcadas con SI, por lo tanto si la respuesta es NO, se debe seleccionar.
Si contestó afirmativamente las preguntas 4 y/o 5, favor diligencie la siguiente información:
Primer apellido:Digite el primer apellido de la persona del vínculo.
Segundo apellido:Si aplica coloque el segundo apellido de la persona del vínculo.
Primer nombre:Digite el primer nombre de la persona del vínculo.
Segundo nombre:Si aplica digite el segundo y demás nombres de la persona del vínculo.
Tipo de documento de identificación:Seleccione el tipo de documento de identificación de la persona con la cual se tiene el vínculo.
Nº del documento de Identificación:Digite el número de identificación de la persona con la cual se tiene el vínculo (sin signos, puntos, comas, etc.).
Clase de vínculo:Seleccione la clase de vínculo con la persona reportada.
Parentesco:Si el vínculo es por parentesco, seleccione la opción correspondiente, si no encuentra ninguna seleccione “otros”.
Entidad:Si el vínculo es laboral, digite la razón social de la entidad.
Cargo:Si el vínculo es laboral, digite el nombre del cargo de la persona con la cual se tiene el vínculo.
Tipo de cargo:Si el vínculo es laboral, seleccione el tipo de cargo de la persona con la cual se tiene el vínculo.
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Adicionar otro registro:Oprimiendo este botón ingresa la información digitada y le permite ingresar los datos de otra persona con la cual tiene un vínculo.
Borrar:Cuando se ha adicionado una serie de datos y se desea eliminarlos, se oprime el botón borrar.
Editar:Cuando se ha adicionado una serie de datos y se detectó un error en uno de los campos, al oprimir el botón editar, le permite ingresar al campo para realizar la respectiva corrección.
Guardar:Al hacer clic en este botón, la información digitada queda grabada.
Menú:Al oprimir este botón lo remite al menú anterior. Antes de oprimir menú, haga clic en el botón guardar, de lo contrario perderá la información digitada.

7 - Entidades en las que actualmente posee acciones o aportes de capital.

 

7 - Entidades en las que actualmente posee acciones o aportes de capital
¿La información de este módulo aplica para el postulante?Si el módulo aplica diligencie la información solicitada y al final oprima el botón guardar.
Si el módulo no aplica seleccione la opción no y al final oprima el botón guardar.
Tipo de entidad:Si es vigilada seleccione el tipo de entidad, de lo contrario seleccione la opción 112 “Entidades no vigiladas”.
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Código de entidad:Si es vigilada seleccione el código y razón social de la entidad, si es no vigilada, seleccione extranjera u otras.
Razón social:Si la entidad es vigilada deje en blanco esta casilla, de lo contrario digite la razón social de la entidad.
NIT:Digite el número del NIT de la entidad en la que es accionista o tiene aportes de capital (sin signos ni dígito de chequeo).
Participación %:Digite en números el porcentaje de participación (con 2 decimales y no coloque signo de %).
Inscritas en Bolsa:Si posee acciones indique si están inscritas o no en la bolsa.
Adicionar otro registro:Oprimiendo este botón ingresa la información digitada y le permite ingresar los datos de otra entidad.
Guardar:Al hacer clic en este botón, la información digitada queda grabada.
Borrar:Cuando se ha adicionado una serie de datos y se desea eliminarlos, se oprime el botón borrar.
Editar:Cuando se ha adicionado una serie de datos y se detectó un error en uno de los campos, al oprimir el botón editar, le permite ingresar al campo para realizar la respectiva corrección.
Menú:Al oprimir este botón lo remite al menú anterior. Antes de oprimir menú, haga clic en el botón guardar, de lo contrario perderá la información digitada.

8 - Oficialización del envío del trámite.

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En este módulo se encuentra la constancia por parte de la entidad, relacionada con la revisión de los datos consignados en el formulario y que estos coinciden con los documentos suministrados por el candidato, documentos que reposan en los archivos de la entidad.

También se encuentra la manifestación que realiza del candidato bajo la gravedad de juramento de que la información que ha suministrado en el formulario es veraz.

Imprimir formulario: Esta opción se puede utilizar en dos circunstancias, la primera cuando se quiere revisar la información digitada antes de transmitir y la segunda, después de haber realizado la transmisión, con el objeto de imprimir y firmar la proforma. En la pantalla, al final del formulario impreso hay un link para regresar al módulo de oficialización.

Para imprimir, hacer clic en la opción “Imprimir formulario” y aparece la ventana de Windows para imprimir como lo hace normalmente desde su computador.

Transmitir: Una vez revisada la información ingresada en la proforma, el funcionario responsable procede a hacer clic en el botón “Transmitir”, en ese momento el sistema genera un mensaje informando el número asignado a la solicitud y debe oprimir el botón de aceptar.

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A continuación el funcionario responsable debe imprimir la proforma y firmarla junto con el candidato y este documento queda bajo la custodia de la entidad y a disposición de la SFC cuando esta lo requiera.

III - Otras actuaciones relacionadas con la posesión

1. Cambio de suplente a principal.

Este módulo se diligencia cuando la entidad ha decidido cambiar en forma permanente la condición de un suplente por la de principal.

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Cambio de suplente a principal
Nº identificación del funcionario:El sistema despliega una pantalla “Buscar candidato”, donde se digita el número de identificación del candidato, al darle aceptar, el sistema trae el número de identificación y nombre del candidato.
Nombre del funcionario:El sistema le indica el nombre del funcionario que está asociado al número de identificación.
Cargo al que se postula:Seleccione el cargo al cual está postulado el candidato.
(A continuación se muestran unas pantallas que aparecen para los casos de otros representantes legales y miembros de junta directiva).
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Clase:Seleccione si va a ser comercial, administrativo o no aplica, según el caso.
Actividad:Seleccione la actividad o no aplica, según el caso.

Calidad:Seleccione si es personal o numérico.
Renglón:Digite con carácter numérico el renglón que ocupará.
Tipo de entidad:Lo trae el sistema.
Código y razón social de la entidad:Lo trae el sistema.
Fecha del documento de designación:Digite la fecha del documento de designación.
Para el caso de revisor fiscal, se toma la fecha de la comunicación en que la firma seleccionada informa de la persona designada por ellos para ejercer el cargo.
Órgano que lo designó:Seleccione el órgano que lo designó para el cargo.
Documento de designación:Seleccione el tipo de documento mediante el cual fue designado.
Para el caso de revisor fiscal, se toma la comunicación en que la firma seleccionada informa la persona designada para ejercer el cargo.
Nº del documento de designación:Digite el número del documento de designación.
Para el caso de revisor fiscal, se toma el número de la comunicación en que la firma seleccionada informa la persona designada para ejercer el cargo.
Fecha de aceptación:Digite la fecha en que el candidato aceptó la designación.
Cargo actual:Escriba el cargo que va a ocupar.
Dirección de notificación:Digite la dirección donde se puede localizar al candidato para efectos de notificaciones.
Teléfono notificación:Digite el indicativo del país, de la ciudad y el número telefónico de donde se le puede localizar para informarle sobre notificaciones.
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Email para notificación:Digite el e-mail de donde se le puede escribir para informarle sobre notificaciones.

Imprimir formulario: Esta opción se puede utilizar en dos circunstancias, la primera cuando se quiere revisar la información digitada antes de transmitir y la segunda, después de haber realizado la transmisión, con el objeto de imprimir y firmar la proforma. En la pantalla, al final del formulario impreso hay un link para regresar al módulo de oficialización.

Para imprimir, hace clic en la opción “Imprimir formulario” y aparece la ventana de Windows para imprimir como lo hace normalmente desde su computador.

Transmitir: Una vez revisada la información ingresada en la proforma, el funcionario responsable procede a hacer clic en el botón “Transmitir”, en ese momento el sistema genera un mensaje informando el número asignado a la solicitud y debe oprimir el botón de aceptar.

A continuación el funcionario responsable debe imprimir la proforma y firmarla y este documento queda bajo la custodia de la entidad y a disposición de la SFC cuando esta lo requiera.

2. Reelección.

Este módulo se diligencia cuando la entidad ha decidido reelegir a una persona en el mismo cargo.

 

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Reelección
Nº identificación del funcionario:El sistema despliega una pantalla “Buscar candidato”, donde se digita el número de identificación del funcionario, al darle aceptar, el sistema trae el número de identificación y nombre del candidato.

Nombre del funcionario:El sistema le indica el nombre del funcionario que está asociado al número de identificación.
Cargo al que se postula:Seleccione el cargo que ocupa actualmente.
(A continuación se muestran unas pantallas que aparecen para los casos de otros representantes legales y miembros de junta directiva).
Clase:Seleccione si va a ser comercial, administrativo o no aplica, según el caso.
Actividad:Seleccione la actividad o no aplica, según el caso.

Calidad:Seleccione si es personal o numérico.
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Renglón:Digite con carácter numérico el renglón que ocupará.
Tipo de entidad:Lo trae el sistema.
Código y razón social de la entidad:Lo trae el sistema.
Fecha del documento de designación:Digite la fecha del documento de designación del reelegido.
Para el caso de revisor fiscal, se toma la fecha de la comunicación en que la firma seleccionada informa la persona designada para ejercer el cargo.
Órgano que lo designó:Seleccione el órgano que lo reeligió en el cargo.
Documento de designación:Seleccione el tipo de documento mediante el cual fue reelegido.
Para el caso de revisor fiscal, se toma la comunicación en que la firma seleccionada informa la persona designada para ejercer el cargo.
Nº del documento de designación:Digite el número del documento de reelección.
Para el caso de revisor fiscal, se toma el número de la comunicación en que la firma seleccionada informa la persona designada para ejercer el cargo.
Fecha de aceptación:Digite la fecha en que el candidato aceptó la reelección.
Cargo actual:Escriba el cargo que va a ocupar, de lo contrario, digite el cargo actual.
Dirección de notificación:Digite la dirección donde se puede localizar al candidato para efectos de notificaciones.
Teléfono notificación:Digite el indicativo del país, de la ciudad y el número telefónico de donde se le puede localizar para informarle sobre notificaciones.
Email para notificación:Digite el e-mail de donde se le puede escribir para informarle sobre notificaciones.

Imprimir formulario. Esta opción se puede utilizar en dos circunstancias, la primera cuando se quiere revisar la información digitada antes de transmitir y la segunda, después de haber realizado la transmisión, con el objeto de imprimir y firmar la proforma. En la pantalla, al final del formulario impreso hay un link para regresar al módulo de oficialización.

Para imprimir, hace clic en la opción “Imprimir formulario” y aparece la ventana de Windows para imprimir como lo hace normalmente desde su computador.

Transmitir. Una vez revisada la información ingresada en la proforma, el funcionario responsable procede a hacer clic en el botón “Transmitir”, en ese momento el sistema genera un mensaje informando el número asignado a la solicitud y debe oprimir el botón de aceptar.

A continuación el funcionario responsable debe imprimir la proforma y firmarla y este documento queda bajo la custodia de la entidad y a disposición de la SFC cuando esta lo requiera.

3. Renuncia.

Este módulo se utiliza cuando la persona que ejerce el cargo renuncia.

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Renuncia
Nº identificación del funcionario:El sistema despliega una pantalla “Buscar candidato”, donde se digita el número de identificación del candidato, al darle aceptar, el sistema trae el número de identificación y nombre del candidato.

 

Nombre del funcionario:El sistema le indica el nombre del funcionario que está asociado al número de identificación.
Cargo al que renuncia:Seleccione el cargo que ocupa actualmente.
(A continuación se muestran unas pantallas que aparecen para los casos de otros representantes legales y miembros de junta directiva).

 

Clase:Seleccione si es comercial, administrativo o no aplica, según el caso.
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Actividad:Seleccione la actividad o no aplica, según el caso.

 

Calidad:Seleccione si es personal o numérico.
Renglón:Digite con carácter numérico el renglón que ocupa.
Tipo de entidad:Lo trae el sistema.
Código y razón social de la entidad:Lo trae el sistema.
Fecha del documento de renuncia:Digite la fecha del documento de renuncia.
Documento de aceptación de la renuncia:Seleccione el tipo de documento mediante el cual fue aceptada la renuncia.
Nº del documento de aceptación de la renuncia:Digite el número del documento de aceptación de la renuncia.
Fecha de aceptación de la renuncia:Digite la fecha en que la entidad aceptó la renuncia.
Dirección de notificación:Digite la dirección donde se puede localizar al candidato para efectos de notificaciones.
Teléfono notificación:Digite el indicativo del país, de la ciudad y el número telefónico de donde se le puede localizar para informarle sobre notificaciones.
Email para notificación:Digite el e-mail de donde se le puede escribir para informarle sobre notificaciones.

Imprimir formulario. Esta opción se puede utilizar en dos circunstancias, la primera cuando se quiere revisar la información digitada antes de transmitir y la segunda, después de haber realizado la transmisión, con el objeto de imprimir y firmar la proforma. En la pantalla, al final del formulario impreso hay un link para regresar al módulo de oficialización.

Para imprimir, hace clic en la opción “Imprimir formulario” y aparece la ventana de Windows para imprimir como lo hace normalmente desde su computador.

Transmitir. Una vez revisada la información ingresada en la proforma, el funcionario responsable procede a hacer clic en el botón “Transmitir”, en ese momento el sistema genera un mensaje informando el número asignado a la solicitud y debe oprimir el botón de aceptar.

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A continuación el funcionario responsable debe imprimir la proforma y firmarla y este documento queda bajo la custodia de la entidad y a disposición de la SFC cuando esta lo requiera.

4. Vacancia, remoción o supresión del cargo.

Este módulo se utiliza cuando la entidad declara la vacancia de un cargo, o decide remover a una persona posesionada o decide suprimir un cargo.

 

Vacancia, remoción o supresión del cargo
Tipo de novedad:Seleccione el tipo de novedad dependiendo si corresponde a vacancia, remoción o supresión del cargo.
N° identificación del funcionario:El sistema despliega una pantalla “Buscar candidato”, donde se digita el número de identificación del candidato, al darle aceptar, el sistema trae el número de identificación y nombre del candidato.

 

Nombre del funcionario:El sistema le indica el nombre del funcionario que está asociado al número de identificación.
Cargo afectado por laSeleccione el cargo que se ve afectado por la novedad.
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Novedad:(A continuación se muestran unas pantallas que aparecen para los casos de otros representantes legales y miembros de junta directiva).

 

 Clase:Seleccione si es comercial, administrativo o no aplica, según el caso.
 Actividad:Seleccione la actividad o no aplica, según el caso.

 

Calidad:Seleccione si es personal o numérico.
Renglón:Digite con carácter numérico el renglón que ocupa.
Tipo de entidad:Lo trae el sistema.
Código y razón social de la entidad:Lo trae el sistema.
Fecha del documento de novedad:Digite la fecha del documento de novedad.
Documento de novedad:Seleccione el tipo de documento mediante el cual se establece la novedad.
Nº del documento de novedad:Digite el número del documento de novedad.
Dirección de notificación:Digite la dirección donde se puede localizar al candidato para efectos de notificaciones.
Teléfono notificación:Digite el indicativo del país, de la ciudad y el número telefónico de donde se le puede localizar para informarle sobre notificaciones.
Email para notificación:Digite el e-mail de donde se le puede escribir para informarle sobre notificaciones.

Imprimir formulario. Esta opción se puede utilizar en dos circunstancias, la primera cuando se quiere revisar la información digitada antes de transmitir y la segunda, después de haber realizado la transmisión, con el objeto de imprimir y

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firmar la proforma. En la pantalla, al final del formulario impreso hay un link para regresar al módulo de oficialización.

Para imprimir, hace clic en la opción “Imprimir formulario” y aparece la ventana de Windows para imprimir como lo hace normalmente desde su computador.

Transmitir. Una vez revisada la información ingresada en la proforma, el funcionario responsable procede a hacer clic en el botón “Transmitir”, en ese momento el sistema genera un mensaje informando el número asignado a la solicitud y debe oprimir el botón de aceptar.

A continuación el funcionario responsable debe imprimir la proforma y firmarla y este documento queda bajo la custodia de la entidad y a disposición de la SFC cuando esta lo requiera.

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