Superintendencia Financiera de Colombia

CIRCULAR EXTERNA 29 DE 2013 

(Octubre 16)

Ref.: Modificación del capítulo décimo quinto del título I de la Circular Básica Jurídica - Reglas relativas a los servicios prestados por las entidades vigiladas a través de corresponsales locales.

Este despacho en uso de sus facultades, en particular las establecidas en el numeral 9º del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, y con ocasión de la expedición del Decreto 2672 de 2012, considera necesario modificar la Circular Básica Jurídica, en lo relativo a la prestación de servicios de las entidades vigiladas a través de corresponsales.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y modifica en lo pertinente el capítulo décimo quinto del título primero de la Circular Básica Jurídica; en tal virtud, las modificaciones a los contratos que se encuentren en trámite y cumplan lo dispuesto en el numeral 2.4.1 adicionado al capítulo décimo quinto del título I de la Circular Básica Jurídica, no requerirán autorización a partir de la fecha.

Se adjuntan las páginas correspondientes.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas.

TÍTULO I

CAPÍTULO XV-Reglas relativas a los servicios prestados por las entidades vigiladas a través de corresponsales locales

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CAPÍTULO XV-Reglas relativas a los servicios prestados por las entidades vigiladas a través de corresponsales locales

1. Clases de servicios que pueden prestar los establecimientos de crédito, las sociedades administradoras de inversión, las sociedades comisionistas de bolsas de valores, las sociedades administradoras de fondos de pensiones, las sociedades fiduciarias y las sociedades intermediarias del mercado cambiario

1.1. Servicios que pueden prestar los establecimientos de crédito a través de corresponsales bancarios.

En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 2.36.9.1.4 del Decreto 2555 de 2010, los establecimientos de crédito podrán prestar por medio de corresponsales, uno o varios de los siguientes servicios:

a. Recaudo, pagos y transferencia de fondos.

b. Envío o recepción de giros en moneda legal colombiana dentro del territorio nacional.

c. Depósitos y retiros en efectivo, y transferencias de fondos que afecten dichos depósitos, incluyendo los depósitos electrónicos.

d. Consultas de saldos.

e. Expedición y entrega de extractos, documentos e información sobre cualquier tipo de producto.

f. Desembolsos y pagos en efectivo por concepto de operaciones activas de crédito, al igual que la activación de productos pre-aprobados de crédito.

g. En desarrollo de lo dispuesto en los numerales 7º y 8º del artículo 2.36.9.1.4 del Decreto 2555 de 2010, también podrán (i) recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a las operaciones de compra y venta de divisas provenientes de operaciones de cambio obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario; y (ii) recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a la compra y venta de divisas de operaciones de envío o recepción de giros no obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario, siempre y cuando el establecimiento de crédito respectivo ostente la calidad de intermediario del mercado cambiario y con sujeción a las disposiciones del régimen cambiario en lo pertinente.

h. La promoción y gestión de las operaciones de otras entidades vigiladas, usuarias de su red de oficinas, en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 93 del estatuto orgánico del sistema financiero y en el artículo 5º de la Ley 389 de 1997.

i. Cualquier otra operación que se enmarque en uno o varios de los servicios consagrados en el artículo 2.36.9.1.4 del Decreto 2555 de 2010.

Los corresponsales podrán recolectar y entregar documentación e información relacionada con los servicios señalados, incluyendo aquella relativa a la apertura y cancelación de cuentas,a la realización y cancelación de depósitos, la entrega de los instrumentos que permiten la disposición o manejo de los recursos depositados (tales como tarjetas, entre otros), y la relacionada con solicitudes de crédito, así como promover y publicitar tales servicios.

1.2. Servicios que pueden prestar las sociedades comisionistas de bolsas de valores a través de corresponsales.

En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 2.36.9.1.5 del Decreto 2555 de 2010, las sociedades comisionistas de bolsas de valores, podrán prestar, por medio de corresponsales los siguientes servicios:

a. La recepción de dinero para o como resultado de operaciones realizadas a través de intermediarios de valores.

TÍTULO I

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b. El pago de los dividendos o rendimientos de los títulos administrados por una sociedad comisionista de bolsa de valores, así como de los recursos derivados de la venta de las inversiones.

c. La entrega y recepción de las constancias o certificados de los valores que se manejen a través de los depósitos centralizados de valores.

d. La recepción de recursos destinados a ser invertidos en un fondo de inversión colectiva, así como su devolución.

e. En desarrollo de lo dispuesto en los numerales 5º y 6º del artículo 2.36.9.1.5 del Decreto 2555 de 2010, también podrán (i) recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a las operaciones de compra y venta de divisas provenientes de operaciones de cambio obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario; y (ii) recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a la compra y venta de divisas de operaciones de envío o recepción de giros no obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario, siempre y cuando la sociedad comisionista de bolsa de valores respectiva ostente la calidad de intermediario del mercado cambiario y con sujeción a las disposiciones del régimen cambiario en lo pertinente.

Los corresponsales de sociedades comisionistas de bolsas de valores no podrán prestar ningún tipo de asesoría para la vinculación de clientes ni para la realización de inversiones respecto de clientes ya vinculados con la sociedad comisionista de bolsa de valores. No obstante podrán recolectar y entregar documentación e información relacionada con los servicios previstos en el presente subnumeral.

1.3. Servicios que pueden prestar los intermediarios del mercado cambiario a través de corresponsales.

En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 2.36.9.1.7 del Decreto 2555 de 2010, los intermediarios del mercado cambiario podrán prestar, por medio de corresponsales exclusivamente los siguientes servicios:

a. Recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a las operaciones de compra y venta de divisas provenientes de operaciones de cambio obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario.

b. Recibir o entregar recursos en moneda legal colombiana correspondiente a la compra y venta de divisas de operaciones de envío o recepción de giros no obligatoriamente canalizables a través del mercado cambiario.

Los corresponsales cambiarios no podrán desarrollar operaciones de compra y venta de divisas a nombre o por cuenta del IMC. El corresponsal del IMC sólo estará obligado a atender solicitudes de recursos en moneda legal colombiana de operaciones realizadas por el IMC a que se refiere el presente subnumeral, en la medida en que cuente con recursos suficientes, sin perjuicio de la exigibilidad de las obligaciones a cargo del IMC, las cuales, en todo caso, deberán ser atendidas oportunamente, a través de su propia red de oficinas.

1.4. Servicios que pueden prestar las sociedades administradoras fondos de inversión colectiva a través de corresponsales.

Atendiendo lo dispuesto en el artículo 2.36.9.1.6 del Decreto 2555 de 2010, las entidades autorizadas para administrar fondos de inversión colectiva, en desarrollo de dicha actividad podrán prestar por medio de corresponsales los siguientes servicios:

a. Recaudo, pago y transferencia de dineros asociados a la normal operación de fondos de inversión colectiva.

b. Expedición y entrega de extractos.

c. Recolección y entrega de documentación e información relacionada con los fondos de inversión colectiva administrados.

Los corresponsales de sociedades administradoras de fondos de inversión colectiva no podrán prestar ningún tipo de asesoría para la vinculación de clientes e inversión en dichos fondos, ni para la realización de inversiones respecto de clientes ya vinculados con la

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sociedad administradora. No obstante, podrán recolectar y entregar documentación e información relacionada con los servicios previstos en el presente numeral.

1.5. Servicios que pueden prestar las sociedades administradoras de los fondos de pensiones a través de corresponsales.

En virtud de lo establecido en el artículo 2.36.9.1.8 del Decreto 2555 de 2010, las entidades autorizadas para administrar fondos de pensiones, en desarrollo de dicha actividad podrán prestar por medio de corresponsales los siguientes servicios:

a. Recaudo y pago de recursos asociados a la vinculación a fondos de pensión voluntaria.

b. Recolección y entrega de documentación e información relacionada con la vinculación a fondos de pensión voluntaria.

c. Expedición y entrega de extractos de fondos de pensión voluntaria.

Los corresponsales de sociedades administradoras de fondos de pensiones no podrán vincular ni prestar ningún tipo de asesoría para la vinculación de clientes.

1.6. Servicios que pueden prestar las sociedades fiduciarias a través de corresponsales.

Según lo establecido en el artículo 2.36.9.1.9 del Decreto 2555 de 2010, las sociedades fiduciarias en desarrollo de su actividad podrán prestar por medio de corresponsales los siguientes servicios:

a. Recaudo y pago de recursos asociados a las operaciones autorizadas a las sociedades fiduciarias.

b. Recolección y entrega de documentación e información relacionada con las operaciones autorizadas a las sociedades fiduciarias.

c. Expedición y entrega de extractos.

Los corresponsales de sociedades fiduciarias no podrán vincular ni prestar ningún tipo de asesoría para la vinculación de clientes.

2. Disposiciones generales para la prestación de servicios de las entidades vigiladas a través de sus corresponsales.

2.1. Administración de los riesgos implícitos a la prestación de servicios a través de corresponsales.

2.1.1. Administración del riesgo operativo.

Las entidades vigiladas autorizadas para prestar sus servicios a través de corresponsales deben ajustar su sistema de administración de riesgo operativo (SARO) en todo aquello que resulte pertinente para la adecuada administración de ese riesgo. Como mínimo se deberán contemplar los siguientes aspectos:

• Los procesos, procedimientos, planes estratégicos, planes de continuidad del negocio, planes de contingencia.

• Complementar y/o ajustar sus políticas, procedimientos y mecanismos de control interno, con el fin de adaptarlos a las condiciones propias de la prestación de sus servicios a través de corresponsales.

• Adoptar políticas y establecer procedimientos para la selección, vinculación, capacitación, acompañamiento, y desvinculación de los corresponsales contratados para la prestación de los servicios autorizados. Dichas políticas deben ser aprobadas por la junta directiva u órgano que haga sus veces.

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2.1.2. Reglas relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.

Las entidades vigiladas autorizadas para prestar sus servicios a través de corresponsales deberán dar cumplimiento a las disposiciones del capítulo XI, título I de la Circular Externa 7 de 1996, en lo que resulte aplicable.

Dentro del sistema de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (Sarlaft) se deberán definir los deberes del corresponsal, dentro de los cuales se puede incluir la posibilidad de brindar soporte a la entidad en las gestiones necesarias para el conocimiento del cliente.

2.2. Condiciones operativas para la prestación de servicios a través de corresponsales.

Con el fin de garantizar que la información de las operaciones realizadas a través de corresponsales se ejecuten en condiciones de seguridad y calidad, las entidades vigiladas autorizadas para prestar sus servicios a través de corresponsales deben cumplir como mínimo los siguientes requerimientos, en relación con los terminales o medios tecnológicos que utilicen para tal efecto:

a) Realizar las operaciones en línea y en tiempo real.

b) Contar con mecanismos de identificación que permitan verificar que se trata de un equipo autorizado para prestar los servicios a través de los corresponsales.

c) Disponer de mecanismos y/o procedimientos que impidan la captura, almacenamiento, procesamiento, visualización o transmisión de la información de las operaciones realizadas, para fines diferentes a los autorizados a las entidades vigiladas a través de los corresponsales.

d) Transmitir la información acerca de las operaciones realizadas, desde el terminal hasta la plataforma tecnológica de la entidad vigilada utilizando mecanismos de cifrado fuerte de conformidad con lo señalado en el capítulo XII, título I de la Circular Externa 7 de 1996.

e) Generar automáticamente el soporte de cada operación para ser entregado al cliente. En consecuencia, ante la falta de insumos o fallas técnicas que impidan la expedición del soporte, no podrá prestarse ningún servicio a través del corresponsal.

f) Se deberán establecer procedimientos para informar a los clientes aquellos casos en los que las operaciones no sean exitosas.

g) Permitir su manejo bajo diferentes perfiles de usuario diferenciados para efectos de su administración, mantenimiento y operación.

h) Garantizar que las terminales o medios tecnológicos utilizados por los corresponsales para la realización de las operaciones cumplen los principios de atomicidad, consistencia, aislamiento y durabilidad, teniendo en cuenta las siguientes definiciones:

Atomicidad: Propiedad que asegura que una operación es indivisible y, por lo tanto, ante un fallo del sistema, no existe la posibilidad de que se ejecute solo una parte.

Consistencia: Propiedad que asegura que únicamente se ejecutan aquellas operaciones que no van a romper las reglas y directrices de integridad de la base de datos.

Aislamiento: Propiedad que asegura que una transacción es una unidad de aislamiento, permitiendo que transacciones concurrentes se comporten como si cada una fuera la única transacción que se ejecuta en el sistema. Esto asegura que la realización de dos transacciones sobre la misma información sean independientes.

Durabilidad: Propiedad que asegura que una vez realizada la operación ésta persistirá y no se podrá deshacer aunque falle el sistema. Cuando una transacción termina de ejecutarse, toda la información debe grabarse en algún medio de almacenamiento, en donde se asegure que las actualizaciones no se perderán.

TÍTULO I

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i) Disponer de centros de administración y monitoreo de los terminales o medios tecnológicos utilizados por sus corresponsales.

j) Contar con los medios necesarios para brindar la atención y soporte requeridos por los corresponsales para la debida prestación de sus servicios.

k) Disponer de un registro detallado de todos los eventos (exitosos y fallidos) realizados en los terminales o medios tecnológicos utilizados por sus corresponsales.

l) Contar con políticas y procedimientos para el alistamiento, transporte, instalación, mantenimiento y administración de los terminales de sus corresponsales, así como para el retiro del servicio de los mismos.

m) Operar con sistemas de información que permitan realizar las operaciones bajo condiciones de seguridad, calidad y no repudio por parte del corresponsal.

n) Adoptar las medidas necesarias encaminadas a impedir que el corresponsal tenga acceso directo a la información de las cuentas de los clientes de la entidad vigilada, salvo tratándose de aquella información que sea necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones como corresponsal.

o) Contemplar una fase de acompañamiento por parte de la entidad, al inicio de la operación de cada corresponsal, así como la disposición de los medios que le suministren el soporte necesario para la prestación de los servicios convenidos.

p) Contar con mecanismos de autenticación de dos (2) factores para la realización de operaciones monetarias que impliquen el retiro de efectivo, transferencias de fondos, recepción de giros y desembolsos, así como la consulta de saldos, la expedición de extractos y cualquier otra operación no monetaria, autorizada para ser realizada a través de corresponsales, que conlleve a la consulta de información confidencial de los consumidores financieros.

Las consultas y/o pagos relacionados con el valor de cuotas de créditos sólo requerirán un factor de autenticación.

En el caso de operaciones originadas desde la Banca Móvil, la autenticación de dos (2) factores se realizará en el origen de la transacción.

2.3. Condiciones de idoneidad moral, infraestructura física, técnica y de recursos humanos de los corresponsales.

Las entidades vigiladas deben examinar y evaluar la idoneidad moral del corresponsal y serán los directos responsables de la prestación del servicio a través de estos. Por lo tanto, deben instruir claramente al corresponsal acerca de los lineamientos que le permitan mantener una adecuada infraestructura física, técnica y de recursos humanos. Adicionalmente, estas deberán velar porque los corresponsales que ostenten la calidad de persona natural, o sus representantes legales y administradores en general, tratándose de personas jurídicas, no estén incursos en las supuestos a que se refiere los literales a), b), c) y d) del inciso tercero, del numeral 5º del artículo 53 del estatuto orgánico del sistema financiero.

Para efectos de establecer la idoneidad moral del corresponsal cuando se trate de personas naturales, o de los representantes legales y revisores fiscales, tratándosede personas jurídicas, las entidades vigiladas realizarán las averiguaciones pertinentes, tales como solicitud de antecedentes penales, medidas o sanciones administrativas impuestas por las Superintendencias, por conductas asociadas al desarrollo o participación en la actividad financiera, bursátil y/o aseguradora, sin contar con la debida autorización estatal.

Tratándose de los corresponsales cambiarios de que trata el título 9, del libro 36, de la parte 2 del Decreto 2555 de 2010, en adición a lo anterior, deberán acreditar el cumplimiento de lo dispuesto en el parágrafo del artículo 100 de la Ley 1328 de 2009, en los términos del artículo 2.36.9.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

2.4. Contratos con los corresponsales.

Las entidades vigiladas deberán enviar a la Superintendencia Financiera de Colombia para su aprobación, de forma previa a su celebración e implementación, los modelos de contratos con los

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corresponsales en las condiciones de que trata el artículo 2.36.9.1.11 del Decreto 2555 de 2010, así como la siguiente información:

a) Descripción de las características técnicas de los terminales con las cuales operará.

b) Infraestructura de comunicaciones que soportará la red de corresponsales.

c) Medidas de seguridad que protegerán la información de las operaciones realizadas.

d) Recursos dispuestos para la operación de los centros de administración, monitoreo y soporte.

e) Descripción del proceso adoptado por la entidad vigilada para la identificación y autenticación del cliente a través del corresponsal.

f) Procedimiento adoptado para el registro y conservación de la información de las operaciones realizadas.

g) Identificación de los riesgos operativos asociados a la prestación del servicio a través del corresponsal y las medidas adoptadas para su mitigación.

2.4.1. Modificaciones de los contratos.

De conformidad con el artículo 2.36.9.1.15 del Decreto 2555 de 2010, esta superintendencia autoriza de manera general aquellas modificaciones que se relacionen con los siguientes aspectos:

a) Establecimiento de límites para la prestación de los servicios, monto por transacción, número de transacciones por cliente o usuario y tipo de transacción.

b) La remuneración a favor del corresponsal y a cargo de la entidad que lo contrata para la prestación de sus servicios, y la forma de pago.

c) Los horarios de atención al público, los cuales podrán ser acordados libremente entre las partes.

d) La asignación del respectivo corresponsal a una agencia, sucursal o dependencia del establecimiento de crédito, sociedad administradora de inversión, sociedad comisionista de bolsa de valores, sociedad administradora de fondos de pensiones, sociedad fiduciaria o IMC, así como los canales y procedimientos que podrá emplear el corresponsal para comunicarse con aquellas.

e) La indicación de si el corresponsal se encontrará autorizado para emplear el efectivo recibido de los clientes y usuarios del establecimiento de crédito, sociedad administradora de inversión, sociedad comisionista de bolsa de valores, sociedad administradora de fondos de pensiones, sociedad fiduciaria o IMC, para transacciones relacionadas con su propio negocio y, en tal caso, los términos y condiciones en que el efectivo podrá emplearse, sin perjuicio de la responsabilidad de la entidad que presta sus servicios a través del corresponsal frente a los clientes y usuarios, y del corresponsal frente a la entidad, por tales recursos.

f) La obligación del corresponsal de consignar en una agencia o sucursal de la entidad contratante o de otro establecimiento de crédito el efectivo recibido, con una determinada periodicidad, o si se exceden ciertos límites, la contratación de seguros, la forma de custodia del efectivo en su poder, entre otros.

g) Las condiciones bajo las cuales los corresponsales podrán o no utilizar su red de oficinas, agencias, sucursales o franquicias para prestar los servicios autorizados en el presente capítulo, con indicación expresa de la responsabilidad que asume el establecimiento de crédito, sociedad administradora de inversión, sociedad comisionista de bolsa de valores, sociedad administradora de fondos de pensiones, sociedad fiduciaria o IMC, de verificar de manera directa la idoneidad y la calidad en la prestación de los servicios por parte de su corresponsal.

h) La descripción técnica de los medios tecnológicos y/o terminales electrónicos situados en las instalaciones del corresponsal y con los que éste cuente para la

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prestación del servicio, así como la obligación de éste de velar por su debida conservación y custodia.

Sin perjuicio de la autorización general de que trata el presente sub numeral, las anteriores modificaciones deberán ser informadas a esta superintendencia una vez sean acordados entre las partes.

2.5. Información a los clientes y usuarios.

Las entidades vigiladas deberán diseñar una estrategia que le permita informar a los clientes y usuarios, las características del servicio prestado a través de los corresponsales, las operaciones realizadas a través de éstos, las medidas de seguridad que deben tomar para su realización y los medios a través de los cuales podrá comunicar a la entidad vigilada cualquier falla o irregularidad en la prestación del servicio.

En todo caso, las entidades vigiladas son las únicas responsables de que las actividades de promoción y publicidad que efectúen los corresponsales se adelanten conforme a lo establecido en el estatuto orgánico del sistema financiero, a lo dispuesto en el título 9 del libro 36 de la parte 2 del Decreto 2555 de 2010, así como en los instructivos expedidos por la Superintendencia Financiera de Colombia.

3. Disposiciones relacionadas con la prestación de servicios de varias entidades vigiladas a través de un mismo corresponsal.

En desarrollo de lo dispuesto en el numeral 14 del artículo 2.36.9.1.11 del Decreto 2555 de 2010 una persona natural o jurídica puede ser corresponsal de una o varias entidades facultadas para prestar sus servicios a través de corresponsales. En estos casos, se deberán establecer los mecanismos que aseguren una adecuada diferenciación de los servicios prestados por cada entidad vigilada, así como la obligación del corresponsal de abstenerse de realizar actos de discriminación o preferencia entre las entidades, o que impliquen competencia desleal entre los mismos.