CIRCULAR EXTERNA 29 DE AGOSTO 16 DE 2017

 

Ministerio de Salud y Protección Social

CIRCULAR EXTERNA 29 DE 2017

(Agosto 16)

Asunto: Envío de los datos al Ministerio de Salud y Protección Social del registro individual de prestación de servicios de salud, RIPS, de las atenciones realizadas a personas extranjeras en las instituciones prestadoras de servicios de salud.

Este ministerio, en desarrollo de lo previsto en el artículo 2º, numeral 23, del Decreto 4107 de 2011, modificado por el Decreto 2562 de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1438 de 2011, estableció en su artículo 114, la obligación de reportar, como “una obligación de las entidades promotoras de salud, los prestadores de servicios de salud, de las direcciones territoriales de salud, las empresas farmacéuticas, las cajas de compensación, las administradoras de riesgos profesionales y los demás agentes del sistema, proveer la información solicitada de forma confiable, oportuna y clara dentro de los plazos que se establezcan en el reglamento, con el objetivo de elaborar los indicadores. Es deber de los ciudadanos proveer información veraz y oportuna”.

Que en el contexto de esta disposición, se entiende que los prestadores de servicios de salud habilitados en el territorio colombiano que atienden población extranjera, deben reportar de forma permanente y directa a este ministerio, los registros individuales de prestación de servicios de salud, RIPS, de todas las atenciones de salud realizadas a la población antes anotada, con las especificaciones de oportunidad, calidad y cobertura y en la plataforma informática prevista en la normatividad vigente.

Que la Resolución 1531 de 2014 expedida por este ministerio, estableció el mecanismo para la transferencia de datos del registro individual de prestación de servicios de salud, RIPS, a través de la plataforma de integración de datos - Pisis del sistema de información de la protección social, Sispro, y se amplían las entidades obligadas a reportar, mediante la modificación en tal sentido, de la Resolución 3374 de 2000.

Que se requiere realizar el análisis de la información relacionada con la demanda de los servicios de salud en todo el territorio nacional de todas las personas extranjeras, cualquiera sea su nacionalidad, así como también, la disponibilidad y suficiencia de oferta necesaria, con el fin de complementar la información existente en zonas de frontera; se permite

INSTRUIR

A todas las IPS habilitadas, en el marco del sistema obligatorio de garantía de la calidad, para que envíen al Ministerio de Salud y Protección Social los registros individuales de prestación de servicios de salud, RIPS, de las personas extranjeras allí atendidas, de acuerdo con la especificación del anexo técnico 1, numeral 2º, de la Resolución 3374 de 2000 a través de la plataforma Pisis, conforme al siguiente procedimiento:

1. Especificación para el envío de los archivos RIPS por parte de las IPS a través de la plataforma Pisis.

Las IPS deben enviar al Ministerio de Salud y Protección Social los datos del registro individual de prestaciones de salud, correspondientes a las atenciones de las personas extranjeras, por medio de archivos comprimidos, que se vienen reportando conforme a la Resolución 3374 de 2000, de acuerdo con la siguiente especificación técnica.

1.1. Especificación del nombre de los archivos.

El nombre de los archivos debe cumplir con el siguiente estándar:

Componente del nombre de archivoValores permitidos o formatoDescripciónLongitud fijaRequerido
Módulo de informaciónRIPIdentificador del módulo de información:
RIPS
3
Tipo de fuente165Fuente de la información: Institución prestadora de servicios de salud, IPS3
Tema de informaciónRIPSConjunto de archivos de prestaciones de salud4

Fecha de corte

AAAAMMDD
Debe corresponder al último día calendario del periodo de información reportada. Por ejemplo: 20160831.
8
Tipo de identificación de la entidad reportante
NI
Tipo de identificación de la entidad reportadora de la información. Número de identificación tributaria, NIT.
2

Número de identificación de la entidad reportante

999999999999
Número de identificación de la IPS que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior: número de NIT, sin dígito de verificación. Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda, si es necesario para completar el tamaño del campo.
Por ejemplo: 000860999123

12
Extensión del archivo.DATExtensión del archivo.4

Nombres de archivos comprimidos:

Tipo de archivoNombre del anexo técnicoEjemplos de nombres de archivoLongitud del nombre
Registros individuales de prestaciones de saludRIP165RIPSRIP165RIPSAAAAMMDD-NIXXXXXXXXXXXX.DAT36

1.2. Contenido del archivo comprimido.

El archivo comprimido debe cumplir con las siguientes características:

— Debe ser un archivo comprimido mediante el formato ZIP, con extensión cambiada a .DAT.

— Cada archivo comprimido debe contener los siguientes archivos planos, cuyas estructuras son las descritas en el anexo técnico 1, numeral 2º, de la Resolución 3374 de 2000, así:

Nombre archivo planoTipo de archivoPeriodo del archivo
CTMMAAAACT Archivo de controlEl nombre del archivo contiene el mes y año de reporte, así: MM: mes AAAA: año
El mes y año de estos archivos debe ser coherente con el año y mes de la fecha de corte del nombre del archivo comprimido que los contiene.
Ejemplo:
Nombre del archivo comprimido: RIP165RIPS20160831NIXXXXXXXXXXXX.DAT
El archivo anterior contendrá los siguientes archivos planos, según el ejemplo:
US082016.txt
AF082016.txt
AP082016.txt
AC082016.txt
AH082016.txt
AU082016.txt
AN082016.txt
AM082016.txt
AT082016.txt
USMMAAAAUS Archivo de usuarios
AFMMAAAAAF Archivo de transacciones (facturas)
APMMAAAAAP Archivo de procedimientos
ACMMAAAAAC Archivo de consultas
AHMMAAAAAH Archivo de hospitalización
AUMMAAAAAU Archivo de urgencias
ANMMAAAAAN Archivo de recién nacidos
AMMMAAAAAM Archivo de medicamentos
OTMMAAAAOT Archivo de otros servicios

2. Periodo de reporte y plazo.

Los RIPS de las personas extranjeras atendidas en las instituciones prestadoras de servicios de salud no fronterizas, se deben reportar así:

 Periodo a reportarFecha de reporte a través de Pisis
Reporte inicialDel 1º de marzo al 31 de octubre de 2017De 1º al 15 de noviembre de 2017.
Reporte periódicoA partir del mes de noviembre de 2017Durante los primeros 15 días calendario del mes siguiente.

3. Consideraciones para el reporte de los RIPS.

3.1. Entidades a quienes se debe reportar.

Los reportes de las atenciones de personas extranjeras deberán enviarse tanto al Ministerio de Salud y Protección Social, como a la dirección departamental o distrital de salud respectiva, para su propia gestión.

Las demás atenciones realizadas por las IPS deben seguirse reportando en RIPS al pagador respectivo, de acuerdo con la normatividad vigente.

3.2. Determinación del tipo de identificación.

Cuando la persona de nacionalidad extranjera posea un documento de identificación equivalente se permiten los siguientes tipos de identificación: PA = Pasaporte, CD = Carné diplomático, SV = Salvoconducto o CE = Cédula de extranjería, PE = Permiso especial de permanencia(1).

Cuando la persona de nacionalidad extranjera no posea un documento de identificación equivalente, se deben utilizar los siguientes tipos de identificación: AS = Adulto sin identificar, MS = Menor sin identificar.

3.3. Determinación del número de identificación.

Se debe incluir en el número de identificación el código de país según el estándar ISO 3166-1 a tres (3) caracteres, que se adjunta a la presente circular y forma parte de la misma, seguido del número de identificación presentado por el usuario de los servicios de salud, o del consecutivo asignado por la IPS cuando este no tiene ninguna identificación. Se incluye en el anexo 1, la tabla de codificación de países.

Cuando el usuario no cuenta con documento de su país, la IPS debe generar por cada persona atendida, un consecutivo de seis (6) dígitos, iniciando con el 000001.

Por ejemplo: La identificación debe diligenciarse, así:

• BRA000001 para nacionales brasileños sin documento de identificación

• BRA123457686970 para nacionales brasileños con documento de identificación del país.

4. Plataforma para el envío de la información.

El Ministerio de Salud y Protección Social dispone de la plataforma de intercambio de información, Pisis, del sistema integral de información de la protección social, Sispro, para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Si el reportante aún no cuenta con usuario, debe solicitarlo previo registro de su entidad en el sitio web del Sispro, utilizando los links anotados a continuación.

Registrar entidad: http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Entidades/RegistrarEntidad.aspx

Registrar solicitud de usuario: http://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/ RegistroSolicitudes.aspx

5. Control de calidad de la información.

La plataforma Pisis recibe los archivos conformados según la estructura determinada en la presente circular y realiza el proceso de validación, así:

• Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante.

• Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación, se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado.

Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.  

6. Tratamiento de la información.

Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Ley 1712 de 2014, el capítulo 25 del título 2 de la parte 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.

7. Seguridad y veracidad de lo reportado.

Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los mismos garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la entidad competente.

8. Mesa de ayuda.

Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace:

http://www.sispro.gov.co/recursosapp/Pages/Mesa_Ayudas.aspx

Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma Pisis en el siguiente enlace:

http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx

Se aclara que el no reporte de la información, en las condiciones contenidas en el artículo 116 de la Ley 1438 de 2011, generará en el obligado la responsabilidad allí prevista.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 16 de agosto de 2017.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a instituciones prestadoras de servicios de salud, direcciones departamentales de salud y entidades municipales de salud, no fronterizas.

(1) Conforme a la Resolución 5797 de 2017, Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.

Código paísNombre país
AFGAfghanistan
ALBAlbania
DZAAlgeria
ANDAndorra
AGOAngola
ATGAntigua and Barbuda
ARCArgentina
ARMArmenia
AUSAustralia
AUTAustria
AZEAzerbaijan
BHSBahamas, The
BHRBahrain
BGDBangladesh
BRBBarbados
BLRBelarus
BELBelgium
BLZBelize
BENBenin
BTNBhutan
BOLBolivia
BIHBosnia and Herzegovina
BWABotswana
BRABrazil
BRNBrunei
BGRBulgaria
BFABurkina Faso
BDIBurundi
KHMCambodia
CMRCameroon
CANCanada
CPVCape Verde
CAFCentral African Republic
TCDChad
CHLChile
CHNChina, People´s Republic of
COMComoros
CODCongo (Congo A- Kinshasa)
COGCongo (Congo A- Brazzaville)
CRICosta Rica
CIVCote D’Ivoire (Ivory Coast)
HRVCroatia
CUBCuba

Código paísNombre país
CYPCyprus
CZECzech Republic
DNKDenmark
DJIDjibouti
DMADominica
DOMDominican Republic
ECUEcuador
EGYEgypt
SLVEl Salvador
GNQEquatorial Guinea
ERIEritrea
ESTEstonia
ETHEthiopia
FJIFiji
FINFinland
FRAFrance
GABGabon
GMBGambia, The
GEOGeorgia
DEUGermany
GHAGhana
GRCGreece
GRDGrenada
GTMGuatemala
GINGuinea
GNBGuinea-Bissau
GUYGuyana
HTIHaiti
HNDHonduras
HUNHungary
ISLIceland
INDIndia
IDNIndonesia
IRNIran
IRQIraq
IRLIreland
ISRIsrael
ITAItaly
JAMJamaica
JPNJapan
JORJordan
KAZKazakhstan
KENKenya
KIRKiribati
PRKKorea, North
KORKorea, South
KWTKuwait

Código paísNombre país
KGZKyrgyzstan
LAOLaos
LVALatvia
LBNLebanon
LSOLesotho
LBRLiberia
LBYLibya
LIELiechtenstein
LTULithuania
LUXLuxembourg
MKDMacedonia
MDGMadagascar
MWIMalawi
MYSMalaysia
MDVMaldives
MLIMali
MLTMalta
MHLMarshall Islands
MRTMauritania
MUSMauritius
MEXMexico
FSMMicronesia
MDAMoldova
MCOMonaco
MNGMongolia
MNEMontenegro
MARMorocco
MOZMozambique
MMRMyanmar (Burma)
NAMNamibia
NRUNauru
NPLNepal
NLDNetherlands
NZLNew Zealand
NICNicaragua
NERNiger
NGANigeria
NORNorway
OMNOman
PAKPakistan
PLWPalau
PANPanama
PNGPapua New Guinea
PRYParaguay
PERPeru
PHLPhilippines
POLPoland

Código paísNombre país
PRTPortugal
QATQatar
ROURomania
RUSRussia
RWARwanda
KNASaint Kitts and Nevis
LCASaint Lucia
VCTSaint Vincent and the Grenadines
WSMSamoa
SMRSan Marino
STPSao Tome and Principe
SAUSaudi Arabia
SENSenegal
SRBSerbia
SYCSeychelles
SLESierra Leone
SGPSingapore
SVKSlovakia
SVNSlovenia
SLBSolomon Islands
SOMSomalia
ZAFSouth Africa
ESPSpain
LKASri Lanka
SDNSudan
SURSuriname
SWZSwaziland
SWESweden
CHESwitzerland
SYRSyria
TJKTajikistan
TZATanzania
THAThailand
TLSTimor-Leste (East Timor)
TGOTogo
TONTonga
TTOTrinidad and Tobago
TUNTunisia
TURTurkey
TKMTurkmenistan
TUVTuvalu
UGAUganda
UKRUkraine
AREUnited Arab Emirates
GBRUnited Kingdom
USAUnited States

Código paísNombre país
URYUruguay
UZBUsbekistan
VUTVanuatu
VATVatican City
VENVenezuela
VNMVietnam
YEMYemen
ZMBZambia
ZWEZimbabwe
GEOAbkhazia
TWNChina, Republic of (Taiwan)
AZENagorno-Karabakh
CYPNorthern Cyprus
MDAPridnestrovie (Transnistria)
SOMSomaliland
GEOSouth Ossetia
AUSAshmore and Cartier Islands
CXRChristmas Island
CCKCocos (Keeling) Islands
AUSCoral Sea Islands
HMDHeard Island and McDonald Islands
NFKNorfolk Islands
NCLNew Caledonia
PYFFrench Polynesia
MYTMayotte
GLPSaint Barthelemy
GLPSaint Martin
SPMSaint Pierre and Miquelon
WLFWallis and Futuna
ATFFrench Southern and Antarctic Lands
PYFClipperton Island
BVTBouvet Island
COKCook Islands
NIUNiue
TKLTokelau
GGYGuernsey
IMNIsle of Man
JEYJersey
AIAAnguilla
BMUBermuda
IOTBritish Indian Ocean Territory
VGBCayman Islands
CYMFalkland Islands (Islas Malvinas)

Código paísNombre país
FLKGibraltar
GIBMontserrat
MSRPitcairn Islands
PCNSaint Helena
SHNSouth Georgia & South Sandwich Islands
SGSTurks and Caicos Islands
TCANorthern Mariana Islands
MNPPuerto Rico
PRIAmerican Samoa
ASMBaker Island
UMIGuam
GUMHowland Island
UMIJarvis Island
UMIJohnston Atoll
UMIKingman Reef
UMIMidway Islands
UMINavassa Island
UMIPalmyra Atoll
UMIU.S. Virgin Islands
VIRWake Island
UMIHong Kong
HKGMacau
MACFaroe Islands
FROGreenland
GRLFrench Guiana
GUFGuadeloupe
GLPMartinique
MTQReunion
REUAland
ALAAruba
ABWNetherlands Antilles
ANTSvalbard
SJMAscension
ASCTristan da Cunha
TAAAustralian Antarctic Territory
ATARoss Dependency
ATAPeter I Island
ATAQueen Maud Land
ATABritish Antarctic Territory