CIRCULAR EXTERNA 3 DE 1997 

(Abril 3)

Esta superintendencia considera necesario modificar las instrucciones impartidas en la Circular Externa 14 de 1995, respecto a las obligaciones de prevención de actividades delictivas establecidas en los artículos 102 a 107 del estatuto orgánico del sistema financiero, en concordancia con lo previsto en la Ley 190 de 1995, estatuto anticorrupción.

Las instituciones sometidas a inspección, vigilancia o control de esta superintendencia deberán adoptar medidas y establecer mecanismos apropiados y suficientes para evitar que en la realización de sus operaciones puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a estas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas; para tal efecto se procede también a reordenar y ampliar las disposiciones contenidas en la circular externa ya anotada, buscando asegurar su estricto y oportuno cumplimiento.

(Nota: Derogada por la Circular 4 de 1998 de la Superintendencia de Valores).

I. Disposiciones generales.

1. Conocimiento del cliente.

Las entidades sometidas a inspección, vigilancia o control están obligadas a identificar en forma detallada y completa a sus clientes, la actividad económica que desarrollan, su magnitud y las características básicas de las transacciones que efectúan.

Así mismo deben establecer la frecuencia, volumen, clase y características de las transacciones financieras de sus usuarios y consolidar con una periodicidad mínima de un mes, todas las operaciones de un mismo cliente.

Con base en la información anteriormente anotada deberá para todas y cada una de las operaciones o transacciones, poderse establecer la relación que guarda la actividad económica, los ingresos y el patrimonio de cada cliente, con el volumen y movimiento de fondos que realiza.

2. Conocimiento y segmentación estadística del mercado.

Siguiendo el principio de profesionalidad y conocimiento del mercado, que debe asistir el desarrollo de las actividades de cada una de las entidades anotadas, estas deberán tener debidamente identificado el mercado en el cual se desempeñan, de manera que permita la agrupación de las transacciones que sus clientes realizan de acuerdo con características tales como: tipo de operación, volumen, actividad económica del cliente, pudiéndose adicionar cualquier otro elemento que permita un adecuado conocimiento del mercado y la posibilidad de poder efectuar comparaciones para operaciones o transacciones de similar naturaleza.

3. Determinación de operaciones sospechosas.

Se consideran sospechosos los manejos de fondos cuyas cuantías o características no guarden relación con la actividad económica de los clientes, o las transacciones efectuadas por estos, que por su número, cantidades transadas, o características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que se está utilizando a la entidad para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas.

Solamente el conocimiento, la experiencia y la naturaleza de la entidad vigilada o controlada permite evaluar la razonabilidad de una sospecha, por lo cual no pueden existir catálogos exhaustivos sobre operaciones sospechosas.

3.1. Obligación de reporte de operación sospechosa. Las entidades sometidas a inspección, vigilancia o control de esta superintendencia deberán reportar de manera inmediata y suficiente a la Fiscalía General de la Nación, o a los cuerpos especiales de policía judicial que ésta designe, cualquier información relacionada con la realización o solicitud de realización de operaciones sospechosas.

3.1.1. Aspectos generales del reporte. Una vez se determine una operación como sospechosa, deberá hacerse el respectivo reporte a la Fiscalía General de la Nación, para lo cual no se requiere que la institución vigilada tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, o que los recursos utilizados provienen de esta clase de actividades; sólo se requiere la consideración de la operación como sospechosa.

Por no constituir en ningún caso el reporte de operaciones sospechosas a la Fiscalía General de la Nación denuncia penal, no se exige que éste deba estar suscrito.

3.1.2. Contenido del reporte. El reporte de transacciones sospechosas deberá remitirse a la Fiscalía General de la Nación utilizando el formato especial, cuya descripción de contenido aparece en el anexo 1 de esta circular.

Los documentos originales soporte de los reportes respectivos se conservarán en cada entidad con las debidas seguridades, para en caso de ser requeridos hacerse llegar de manera completa y oportuna.

4. Manual de procedimientos.

Los mecanismos establecidos por cada entidad para la prevención de actividades ilícitas, deberán ser incorporados en un manual específico de procedimientos, que deberá ser aprobado por la junta directiva de cada entidad o quien haga sus veces.

Así mismo dicho manual deberá involucrar las tareas a cargo del funcionario de cumplimiento, y de los demás funcionarios de la entidad en la detección de operaciones sospechosas.

5. Funcionario de cumplimiento.

En virtud de lo dispuesto por el numeral 3º del artículo 102 del estatuto orgánico del sector financiero, las entidades sometidas a inspección, vigilancia o control de esta superintendencia que están obligadas a adoptar los procedimientos de control antes enunciados, deberán designar el funcionario responsable de verificar el adecuado cumplimiento de dichos procedimientos.

Dicho funcionario, cuya designación deberá efectuar la junta directiva de la respectiva entidad o quien haga sus veces, dentro del mes siguiente a la entrada en vigencia de esta circular, deberá tener conocimiento tanto de las normas relativas a prevención de actividades ilícitas realizadas a través del mercado de valores, como de los procedimientos que al respecto deban adoptarse.

El funcionario de cumplimiento quien deberá ser de alto nivel administrativo presentará un informe mensual a la junta directiva o quien haga sus veces, acerca del cumplimiento en la aplicación de los mecanismos de prevención establecidos en la ley y en el presente instructivo.

La designación de un funcionario de cumplimiento no exime a la entidad, ni a sus funcionarios de la obligación de detectar y reportar a la Fiscalía las operaciones sospechosas.

6. Revisoría fiscal.

El revisor fiscal de las entidades obligadas a adoptar los procedimientos señalados, en ejercicio de las funciones que le son propias, deberá verificar que se dé cumplimiento a todas las obligaciones establecidas en la ley y en este instructivo, para el control de actividades ilícitas.

Dicho órgano deberá instrumentar los controles adecuados que le permitan detectar el incumplimiento de las instrucciones aquí impartidas y tendrá la obligación de reportar sobre el particular, a la junta directiva o quien haga sus veces.

(Nota: Derogada por la Circular 4 de 1998 de la Superintendencia de Valores)

II. Obligaciones especiales.

1. Sociedades comisionistas de valores y sociedades administradoras de fondos de inversión.

Las sociedades comisionistas de bolsa, comisionistas independientes de valores, así como las sociedades administradoras de fondos de inversión, deberán iniciar su relación con los clientes diligenciando el denominado formato de apertura de cuenta, solicitando la información y documentación mínima que adelante se especifica, lo que a su vez les permite desarrollar el registro de clientes.

1.1. Formato de apertura de cuentas.

1.1.2. Requisitos del formato de apertura de cuenta. En dicho formato se deberá incluir, como mínimo, la siguiente información:

a) Número de la cuenta;

b) Nombres completos de sus titulares representantes o apoderados si se trata de personas jurídicas;

c) Cédula de ciudadanía o número de identificación tributaria, NIT;

d) Estado civil;

e) Profesión, oficio y actividad u ocupación;

f) Datos correspondientes a domicilio, dirección y teléfono. Tratándose de personas jurídicas estos datos se deben obtener también del respectivo representante legal o apoderado;

g) Nacionalidad;

h) Información financiera. A los clientes clasificados en los literales c.2, d) y e) del punto 1.2 de esta circular, se debe solicitar el patrimonio y valor mensual de los ingresos: a los clientes clasificados en el literal f) del numeral anteriormente citado se les deberá solicitar la mencionada información, si el aporte que realicen al fondo de valores o al fondo de inversión es igual o superior a ciento cinco (105) salarios mínimos mensuales, e

i) Número de las cuentas corrientes bancarias y las entidades respectivas.

En los casos de clientes con dependencia económica de un tercero, deberán ser diligenciados los datos a los que se refieren los literales anteriores para la persona natural de quien provengan los recursos utilizados para efectuar las operaciones o transacciones.

1.1.3. Documentación adicional. Al momento de la apertura de la cuenta, se solicitará la siguiente documentación:

a) Copia de la cédula de ciudadanía o extranjería para personas naturales nacionales o extranjeras residentes, según sea el caso;

b) Exhibición de pasaporte, en caso de personas naturales extranjeras no residentes, del cual deberá tomarse la información general allí contenida, y

c) Certificado de existencia y representación con fecha de expedición no mayor a 1 mes en el caso de las personas jurídicas nacionales, y documento análogo, debidamente autenticado para personas jurídicas extranjeras.

Para el representante legal o apoderado, de personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, se aplicará lo previsto en los literales anteriores de este numeral. En todo caso, se deberá solicitar que se acredite la representación legal. A los menores de edad se les solicitará la tarjeta de identidad y la cédula de ciudadanía del representante o apoderado.

En los casos de clientes con dependencia económica de un tercero, se deberá solicitar la documentación adicional de la persona de quien provengan los recursos utilizados para efectuar las operaciones o transacciones.

Quedarán exceptuados de la obligación de anexar la documentación adicional aquellos clientes que correspondan a las siguientes categorías:

a) Entidades sometidas a inspección y vigilancia de las superintendencias Bancaria y de Valores;

b) Entidades pertenecientes al sector público;

c) Inversionistas en fondos de valores y fondos de inversión cuyos aportes sean inferiores a la suma de ciento cinco (105) salarios mínimos mensuales;

d) Emisores de valores inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios, calificados como grandes contribuyentes.

1.2. Registro de clientes.

Las sociedades comisionistas de bolsa, las sociedades comisionistas independientes de valores y las sociedades administradoras de fondos de inversión deberán llevar un registro de clientes, conforme a la siguiente clasificación:

a) Entidades financieras;

b) Entidades pertenecientes al sector público;

c) Emisores inscritos en el registro nacional de valores;

c.1. Grandes contribuyentes;

c.2. Otros;

d) Personas jurídicas no inscritas en el registro nacional de valores e intermediarios;

e) Personas naturales, y

f) Adherentes a los fondos de valores y fondos de inversión.

1.3. Excepciones bajo responsabilidad expresa.

En casos excepcionales, por virtud del conocimiento y experiencia que se tenga de algunos clientes, y bajo la responsabilidad expresa del presidente, gerente de la entidad o quien haga sus veces, quien deberá suscribir el formato de apertura de cuenta respectivo, en el que deberá aparecer en forma clara su nombre además de la firma ya anotada, podrá eximirse a determinados clientes del cumplimiento de algunos de los requisitos mencionados en los numerales 1.1.2 y 1.1.3 de la parte segunda de esta circular, en todo caso siempre deberá diligenciarse y disponerse de la información a que se refieren los literales del a) al g) del numeral 1.1.2 de la presente circular.

El presidente o gerente de la entidad, o quien haga sus veces que asuma la responsabilidad referida, deberá demostrar la debida diligencia en el cumplimiento de las obligaciones que le impone el estatuto orgánico del sistema financiero.

1.4. Control de transacciones en efectivo.

Con el objeto de dar cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 103 del estatuto orgánico del sistema financiero, las sociedades comisionistas de bolsa, comisionistas independientes de valores, y las sociedades administradoras de fondos de inversión, deberán dejar constancia en formulario especialmente diseñado para tal efecto, de la información relativa a las transacciones en efectivo que realicen (recibo de dinero en efectivo para desarrollar su encargo o para participar en los portafolios colectivos e inversión), cuyo valor sea superior a la suma de cinco salarios mínimos mensuales.

Estos formularios deberán contener, por lo menos, la siguiente información:

a) Identidad, firma y dirección de la persona que físicamente ordena o realice la transacción;

b) Identidad y dirección de la persona en nombre de la cual se ordena o realice la transacción;

c) Identidad del beneficiario o destinatario de la transacción si lo hubiere;

d) Identidad de la cuenca afectada por la transacción, si existe;

e) Tipo de transacción de que se trate (contrato de comisión, adhesión a portafolios colectivos de inversión, pago de otras operaciones autorizadas), y

f) Fecha, lugar, hora y monto de la transacción.

Los destinatarios de esta circular deberán adoptar las medidas que resulten apropiadas para la determinación de la existencia de transacciones múltiples que deben ser consideradas como una sola transacción, conforme a lo previsto en el artículo 6º del Decreto 1872 de 1992.

Para tal efecto, se tomará el conjunto de operaciones que se lleven a cabo en una misma oficina o en varias sucursales, u oficinas, en un mismo día y que sean susceptibles de acumularse con base en la aplicación de los medios técnicos y operativos disponibles para el normal desarrollo de las actividades de las instituciones, de modo que resulte factible para un funcionario de la entidad establecer que mediante la suma de valores correspondientes a cada una de las transacciones realizadas por o en beneficio de determinada persona, se va a superar el límite señalado y que, por tanto, debe proceder a diligenciar el correspondiente formulario.

Las sociedades anteriormente mencionadas deben informar, a la Superintendencia de Valores dentro de los 10 primeros días calendario de los meses de abril, julio, octubre y enero, la información contenida en los formularios de control de transacciones en efectivo.

1.5. Cuantías de verificación especial.

Con el objeto de cumplir con el mandato previsto en el artículo 102 del estatuto orgánico del sistema financiero y en virtud de la facultad consagrada en el numeral 4º de este mismo artículo, las sociedades comisionistas realizarán análisis de verificación especial sobre las cuentas de los clientes cuyo acumulado en cada mes calendario sea o exceda de ochocientos cincuenta (850) y tres mil quinientos (3.500) salarios mínimos mensuales, para personas naturales y jurídicas respectivamente.

Las operaciones que queden cobijadas por estos parámetros entrarán a ser evaluadas en forma especial por los respectivos intermediarios, con base en los antecedentes e información que tengan con relación a un cliente, así como su experiencia en el desarrollo de este tipo de actividades. Esta evaluación servirá para determinar si la cuantía o características de la operación no guardan relación con la actividad económica del mismo por razón de su número, cantidad o características, o con el tipo de operación de que se trate, y por tanto, puedan llevar razonablemente a sospechar que se está usando a la entidad para transferir, manejar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades ilícitas.

2. Bolsas de valores.

2.1. Identificación y segmentación del mercado.

Las bolsas determinarán los lineamientos generales de la metodología a utilizar, para la identificación y segmentación del mercado correspondiente a los servicios o productos que ofrecen sus miembros, tal como se indica en el numeral 2º de la primera parte de esta circular, en lo relacionado con la obligación de conocimiento del mercado a cargo de las entidades sometidas a inspección, vigilancia o control de esta superintendencia. Para tal fin deberán las bolsas de valores de común acuerdo determinar dicha metodología, la que deberá ser informada a la Superintendencia de Valores a más tardar dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de publicación de esta circular.

2.2. Código de conducta de los miembros de las bolsas de valores.

Corresponderá a las bolsas de valores dictar los lineamientos generales sobre las reglas que deberán ser incluidas en el código de conducta de sus miembros, en desarrollo de la labor de aplicación de los mecanismos preventivos que la ley y este instructivo determinan. Se dispondrá del término de 30 días contados a partir de la fecha de publicación de esta circular, para determinar e informar a esta superintendencia la reglamentación correspondiente a este punto.

3. Procedimientos de control por parte de los emisores de valores.

Teniendo en cuenta el papel que juegan los emisores en el mercado de valores, en la medida en que captan recursos provenientes de ahorro e inversión, y que por lo tanto, en desarrollo de esa actividad pueden ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dineros u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a estas actividades o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas, las sociedades emisoras de valores con títulos inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios deberán adoptar los siguientes controles:

3.1. Las sociedades emisoras de valores con títulos inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios, que no tengan el carácter de entidades financieras vigiladas por la Superintendencia Bancaria y que coloquen directamente sus valores, es decir, sin utilizar un intermediario para el efecto, deberán solicitar a todo suscriptor la siguiente información:

a) Nombre completo o razón social;

b) Documento de identidad o NIT;

c) Actividad económica;

d) Ingresos mensuales;

e) Patrimonio a 31 de diciembre del año gravable inmediatamente anterior;

f) Dirección permanente;

g) Teléfono, y

h) En el caso de personas jurídicas, certificado reciente de existencia y representación legal, en el que consten los nombres del representante legal, los miembros de la junta directiva u órgano equivalente y el revisor fiscal, en el caso de las sociedades obligadas a tenerlo.

3.2. Los emisores de valores deberán instruir a los suscriptores de sus emisiones, sobre la obligación de informar sobre cualquier cambio en los datos correspondientes al numeral anterior.

3.3. Para el debido cumplimiento de reporte de operaciones sospechosos se deberá evaluar previamente la información a la que hace referencia el numeral 3.1 con el objeto de determinar si el volumen de las suscripciones de valores efectuadas guarda relación con su actividad económica.

3.4. Igualmente se deberá dar cumplimiento a las obligaciones consagradas en el numeral 1.4 de la parte segunda de esta circular, sobre reporte de transacciones en efectivo cuando la transacción se realice por esta modalidad.

Sin perjuicio de lo anterior, las sociedades emisoras de valores con títulos inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios deberán tener en cuenta el deber de conocimiento del cliente, que para efectos de este instructivo serán los respectivos suscriptores de sus emisiones; conocimiento del mercado; reporte de operación sospechosa e implantación del manual de procedimientos preventivos, descritos en las disposiciones generales de esta circular.

4. Otros intermediarios inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios.

Obligaciones de información. En los términos dispuestos por el artículo 1.1.6.3 de la Resolución 400 de 1995 de la Superintendencia de Valores, las personas inscritas como intermediarios de valores en el registro nacional de valores e intermediarios, por ser corredores de valores o por realizar operaciones habituales de adquisición y enajenación de valores ejecutadas directamente y por cuenta propia, de acuerdo con el título quinto de la parte primera, de la Resolución 400 de 1995, deberán informar de manera detallada sobre las políticas adoptadas para efectos de evitar que con su actividad se pueda realizar receptación, legalización y ocultamiento de bienes provenientes de actividades ilegales, en los términos del tipo penal descrito en el artículo 31 de la Ley 190 de 1995, estatuto anticorrupción, que modificó el artículo 177 del Código Penal.

Lo dispuesto en este numeral no se aplica a los intermediarios de valores vigilados por la Superintendencia Bancaria.

(Nota: Derogada por la Circular 4 de 1998 de la Superintendencia de Valores).

III. Disposiciones finales.

1. Conservación de documentos.

Los documentos que sirvan de soporte para efectos de los controles que corresponde adoptar a los destinatarios del presente instructivo, deberán mantenerse a disposición de la Superintendencia de Valores y de la Fiscalía General de la Nación, y conservarse de acuerdo con las normas que rigen la guarda y conservación de documentos.

2. Acceso a la información producida en virtud de los controles adoptados.

Sin perjuicio de la obligación de reportar en forma inmediata y suficiente a la Fiscalía General de la Nación o a los cuerpos especiales de policía judicial que ésta designe, la información sobre operaciones sospechosas a que se refiere la letra d), del numeral 2º del artículo 102 del estatuto orgánico del sistema financiero, las entidades mencionadas sólo estarán obligadas a suministrar información obtenida en desarrollo de los mecanismos de control establecidos cuando así lo soliciten los directores regionales o seccionales de la Fiscalía General de la Nación, quienes podrán ordenarlo durante las indagaciones previas o en la etapa de instrucción, directamente o por conducto de las entidades que cumplen funciones de policía judicial, exclusivamente para efectos de investigaciones de delitos cuya realización les competa, conforme lo dispuesto por el artículo 105 del estatuto orgánico del sistema financiero, o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

3. Reserva sobre la información reportada.

Las entidades sometidas a inspección, vigilancia o control de esta superintendencia no podrán dar a conocer a las personas que hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, que han comunicado a la Fiscalía General de la Nación información sobre las mismas, en cumplimiento de la obligación consagrada en el numeral 2º, literal d) del artículo 102 del estatuto orgánico del sector financiero, y deberán guardar reserva sobre dicha información.

4. Ausencia de responsabilidad por reporte de operaciones sospechosas.

Cuando se realice un reporte de operación sospechosa en los términos descritos en el numeral 3.1 de la parte primera de esta circular, no habrá lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica, informante, ni para los directivos o empleados de la entidad, en virtud de lo dispuesto por el artículo 42 de la Ley 190 de 1995.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Circular Externa 14 de 1995.

(Nota: Derogada por la Circular 4 de 1998 de la Superintendencia de Valores).

N. del D.: Esta circular va dirigida a los representantes legales, miembros de la junta directiva y revisores fiscales, de bolsas de valores, sociedades comisionistas de bolsa, sociedades comisionistas independientes de valores, sociedades administradoras de fondos de inversión, sociedades administradoras de depósitos centralizados de valores, sociedades calificadoras de valores, demás intermediarios y emisores de valores inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios.

En esta circular va anexo un formulario que puede ser solicitado a la Superintendencia de Valores.

(Nota: Derogada por la Circular 4 de 1998 de la Superintendencia de Valores).

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