CIRCULAR EXTERNA 3 DE 1999

 

CIRCULAR EXTERNA 3 DE 1999 

(Enero 27)

(Nota: Derogada por la Circular Externa 8 de 2005 de la Superintendencia de Valores)

Asunto. Envío de información de portafolios financieros vía módem.

Con el propósito de evaluar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el título séptimo de la parte primera de la Resolución 1200 de 1995, expedida por la Superintendencia de Valores, en cuanto a los criterios, lineamientos y procedimientos para la valoración a precios de mercado de las inversiones que poseen las entidades vigiladas, la Superintendencia de Valores pondrá en operación una aplicación sistematizada que le permitirá recibir vía módem el estado de los portafolios de inversión.

La presente circular describe los aspectos de carácter administrativo relacionados con la transmisión.

El documento anexo denominado “Definición del sistema de envío de información de portafolios financieros SV-EIP-03”, señala los aspectos de orden técnico que deberán ser acogidos por las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de esta superintendencia que posean inversiones o administren portafolios de inversión.

1. Para efectos de la presente circular se entiende que la expresión portafolio de inversiones cobija a los títulos o valores registrados en los siguientes rubros:

1.1. Para las sociedades comisionistas de bolsa y los fondos mutuos de Inversión las inversiones registradas en las siguientes cuentas del Plan Único de Cuentas: 1204, 1206, 1216, 1220, 1225, 1230, 1280, 1296, 1297 y 1415.

1.2. Para las demás entidades vigiladas, las inversiones registradas en las cuentas del Plan Único de Cuentas que se enuncian a continuación: 1204, 1206 y 1280.

1.3. Para los fondos de valores y portafolios de terceros administrados por sociedades comisionistas de bolsa al igual que para los fondos de inversión administrados por sociedades administradoras de inversión, las inversiones registradas en las cuentas del Plan Único de Cuentas que se presentan a renglón seguido: 71205, 71206, 71210, 71215, 71240 y 71280.

2. Pruebas.

Del 3 al 14 de mayo de 1999 y con fecha de corte al 30 de abril de 1999, las entidades vigiladas deberán transmitir en calidad de prueba su propio portafolio, así como los portafolios por ellas administrados de conformidad con las disposiciones legales que rigen su actividad.

Todas las entidades deberán realizar al menos una prueba entre el 3 y el 14 de mayo de 1999. Si en este período no logran una transmisión libre de errores, del 18 al 25 de mayo de 1999, deberán hacer tantas pruebas como sea necesario hasta lograr obtener código de transmisión.

3. Transmisión definitiva.

La información que se reporte como transmisión definitiva a más tardar el día 25 de mayo del año en curso respecto del portafolio a abril 30 de 1999, tendrá carácter oficial y se considerará como válida para todos los efectos legales.

4. Periodicidad de la transmisión de portafolios vía módem.

Cuando quiera que la Superintendencia de Valores así lo solicite, las entidades vigiladas deberán proceder a transmitir vía módem los portafolios a que alude el numeral 1º de la presente circular, con corte a las fechas que se indiquen y dentro del plazo que se establezca para el efecto.

5. Soporte.

Como soporte a las transmisiones y hasta tanto la Superintendencia de Valores no disponga otra cosa, las entidades vigiladas deberán enviar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de transmisión, la composición de los portafolios transmitidos vía módem, en los formatos que para el efecto establezca cada entidad y que contenga como mínimo la información a que hace referencia los registros tipo 3 del anexo denominado “Definición del sistema de envío de información de portafolios financieros SV-EIP-03”.

6. Código de transmisión.

El sistema asignará un código de transmisión, CT, a cada portafolio transmitido vía módem que no presente errores de comunicación, de estructura o aritmético. Dicho código identifica en forma única el archivo de datos recibido, de manera que una vez transmitida y aceptada la información, no será posible retransmitir nuevamente el portafolio correspondiente a una fecha determinada sin previa autorización de la superintendencia.

7. Certificación.

Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la transmisión vía módem que haya obtenido código de transmisión, las entidades deberán radicar en la Superintendencia de Valores una comunicación firmada por el representante legal y el revisor fiscal, en la que se indique el número de CT asignado y se certifique que la información transmitida corresponde fielmente a la composición del portafolio.

8. Horarios de transmisión.

Los computadores de la superintendencia estarán habilitados para recibir la información solicitada, dentro de los plazos asignados para ello, todos los días de 7:00 a.m. a 12 p.m.

9. Codificación en disquete.

Adjunto a la presente se entrega en disquete, a los destinatarios de la presente circular, los anexos del documento técnico SV-EIP-03. Para facilitar el manejo de los códigos utilizados por el sistema y su cargue a una base de datos, de cada anexo se entregan dos archivos: uno ASCII separado por comas y otro en formato xls. (Excel V7.0).

10. Teléfonos.

Las dudas relacionadas con la conformación y estructura del archivo y con la transmisión, serán absueltas por la división de sistemas y estadística en los teléfonos: conmutador 4270222, extensiones 190 y 191, líneas directas 4270458 y 4270469.

Por su parte las consultas contables y operativas las resolverá la división de instituciones de inversión colectiva y la división de bolsas de valores e intermediarios, según se trate, en los teléfonos: conmutador 4270222, extensiones 204, 264 y 363, líneas directas 4270591 y 4270603.

11. Medidas de transición aplicables a los fondos mutuos de inversión.

En relación con los fondos mutuos de inversión, las disposiciones contenidas en la presente circular sólo tendrán aplicación a partir del día 31 de agosto de 1999.

Oportunamente, la Superintendencia de Valores informará a los fondos mutuos de inversión las fechas para efectos de las transmisiones de prueba.

12. Vigencia y derogatorias.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial las contenidas en las circulares externas 19 y 22 de 1995, expedidas por la Superintendencia de Valores.

NOTA: El documento titulado “definición del sistema de información de portafolios financieros SV-EIP-03” puede ser consultado en el Diario Oficial 43490 en la Biblioteca de Legis Editores S.A.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 8 de 2005 de la Superintendencia de Valores)

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