CIRCULAR EXTERNA 3 DE 1999 

Asunto: Circular por medio de la cual se modifica la Circular Externa 002 de 1998.

La presente circular modifica la Circular Externa 002 de 1998 en los siguientes aspectos:

1. El numeral 11 del capítulo I de la Circular Externa 002 de 1998 quedará así:

“11. Imputaciones y devoluciones de sumas a favor de los declarantes y/o sujetos pasivos de la contribución.

a) Pago efectuado por un mayor valor al declarado. Cuando una entidad responsable del recaudo pague un mayor valor del que corresponda y haya registrado en la “declaración semanal de contribución sobre transacciones financieras”, podrá imputar la suma pagada en exceso al valor a pagar de la declaración correspondiente al período semanal inmediatamente siguiente a aquel en el cual se realizó el pago en exceso. Si el valor a pagar de la declaración del período inmediatamente siguiente, no permite la imputación total de la suma pagada en exceso, el saldo por imputar se podrá llevar a las declaraciones de los períodos semanales subsiguientes hasta imputar totalmente la suma pagada en exceso.

En el evento que se haya presentado solicitud ante Fogafin de devolución de sumas pagadas en exceso, con anterioridad a la fecha de expedición de la presente circular, la entidad responsable del recaudo podrá imputar la suma pagada en exceso al valor a pagar de las declaraciones correspondientes a los períodos semanales inmediatamente siguientes a la fecha de expedición de la presente circular, hasta imputar totalmente dicha suma.

El procedimiento para la imputación de sumas pagadas en exceso es el siguiente:

1. En la declaración que se realice la operación de imputación, la entidad responsable del recaudo deberá incluir en el renglón número 9 denominado “Contribución descontable”, el valor de la suma pagada en exceso.

2. La entidad responsable del recaudo deberá anexar a la declaración indicada en el numeral anterior, certificación suscrita por un representante legal de la entidad declarante, en la cual se indique: (i) el número de radicación y período de la declaración en la cual se pagó un mayor valor al declarado, y (ii) el valor pagado en exceso.

3. En el evento en que el valor a imputar sea superior al valor a pagar en la declaración que refleje la imputación, la entidad declarante deberá indicar ese hecho en la certificación de que trata el numeral anterior y, en todo caso, deberá imputar la totalidad de la suma en las declaraciones correspondientes a los períodos semanales subsiguientes, indicando con cada declaración el valor que imputa.

La entidad responsable del recaudo de la contribución deberá conservar los documentos que soporten cada operación de imputación de sumas, para ser presentados ante Fogafin cuando éste así lo exija;

b) Valores retenidos en exceso o indebidamente por una entidad responsable del recaudo. Cuando la entidad responsable del recaudo haya declarado y pagado valores por concepto de una contribución, practicada a un tercero o sobre operaciones propias, en exceso o en forma indebida, podrá devolver la suma retenida mediante el procedimiento automático de devolución que se señala a continuación.

Para este efecto la entidad responsable del recaudo, directamente cuando ésta tenga el carácter de sujeto pasivo, o previa solicitud de devolución del sujeto pasivo y verificación de los supuestos de la retención indebida o en exceso frente a sí misma o a terceros, procederá a abonar la respectiva suma en la cuenta del sujeto pasivo que fue debitada, suma que la entidad responsable del recaudo descontará del valor a pagar por concepto de la contribución sobre transacciones financieras en la declaración semanal correspondiente al período en el cual se realiza la devolución al sujeto pasivo.

El descuento que realizará la entidad responsable del recaudo procederá siempre y cuando la suma a devolver al sujeto pasivo le sea entregada por la entidad responsable del recaudo a través de una nota crédito en la misma cuenta que fue debitada en exceso o indebidamente. En todo caso, las notas crédito serán realizadas con anterioridad o a más tardar el mismo día que la entidad responsable del recaudo efectúe el descuento en la forma señalada.

En el evento que se haya presentado ante Fogafin la solicitud de devolución por sumas retenidas en exceso o indebidamente, con anterioridad a la fecha de expedición de la presente circular, la entidad responsable del recaudo podrá realizar el procedimiento de devolución automática y descuento aquí previsto, en las condiciones señaladas, y lo comunicará a Fogafin, desistiendo de la solicitud de devolución ya presentada.

En ningún caso, los valores que descuente la entidad responsable del recaudo, del valor a pagar de las declaraciones semanales por concepto del mecanismo de devolución automática, podrá ser superior a la suma de las notas crédito realizadas a las mismas cuentas debitadas por retención indebida o en exceso.

La entidad responsable del recaudo de la contribución deberá conservar los documentos que soporten cada nota crédito realizada a favor de un sujeto pasivo, para ser presentados ante Fogafin cuando éste así lo exija.

Para efectos del procedimiento de devolución automática, la entidad responsable del recaudo procederá así:

1. En la declaración correspondiente al período semanal en la cual se realice la devolución al sujeto pasivo mediante nota crédito, la entidad responsable del recaudo incluirá en el renglón número 9 denominado “Contribución descontable”, el valor abonado al sujeto pasivo por haber sido retenido en exceso o indebidamente.

2. Anexar a la declaración indicada en el numeral anterior, certificación suscrita por un representante legal de la entidad declarante en la cual se indique: (i) el número de radicación y período de la declaración en la cual se declaró y pagó la suma retenida en exceso o indebidamente, (ii) el valor retenido en exceso o indebidamente, y (iii) la relación discriminada de las devoluciones que proceden por cada concepto de los señalados en los renglones 1 al 8 de la declaración semanal de la contribución.

3. En el evento en que el valor a descontar sea superior al valor a pagar de la respectiva declaración, la entidad declarante deberá indicar ese hecho en la certificación de que trata el numeral anterior y, en todo caso, deberá descontar la totalidad de las sumas en las declaraciones correspondientes a los períodos semanales subsiguientes.

Cuando por razones no imputables a la entidad responsable del recaudo, no pueda proceder a la devolución mediante el procedimiento aquí señalado, dicha entidad deberá solicitar previamente ante Fogafin, la devolución de la suma retenida en exceso o indebidamente para posteriormente entregarla al sujeto pasivo;

c) Valores retenidos indebidamente por entidad no responsable del recaudo. Cuando las disposiciones legales y/o reglamentarias indiquen que una entidad no es responsable del recaudo por concepto de la contribución sobre transacciones financieras, ésta solicitará a Fogafin la devolución de las sumas que retuvo por tal concepto con el objeto de reintegrarlas a los sujetos pasivos que fueron retenidos indebidamente.

Para estos efectos, la entidad presentará ante Fogafin, solicitud escrita firmada por un representante legal, que indique: (i) el valor total declarado y pagado por concepto de la contribución sobre transacciones financieras, (ii) el número de radicación y período de las declaraciones presentadas, (iii) la relación discriminada de las devoluciones que proceden por cada concepto de los señalados en los renglones 1 al 8 de la declaración semanal de la contribución, y (iv) la identificación de la cuenta a la cual debe acreditarse la suma correspondiente o el nombre de la persona jurídica a la cual se debe girar el cheque (v) certificación suscrita por el revisor fiscal o contador público, según corresponda en la cual conste que los valores retenidos se generaron en transacciones no sometidas a la contribución.

La entidad objeto de devolución, dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha en la cual se efectuó la respectiva devolución, deberá remitir una certificación suscrita por un representante legal y el revisor fiscal, en la cual se acredite que el valor devuelto fue efectivamente reintegrado a los sujetos pasivos que fueron retenidos indebidamente.

El Fondo de Garantías de Instituciones Financieras efectuará la devolución dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de presentación de la solicitud en debida forma;

d) Retención sobre los recursos del fondo de solidaridad y garantía (Superintendencia Bancaria C.E. 002 de 1999). Cuando una entidad responsable del recaudo de la contribución sobre transacciones financieras, hubiere efectuado retención por este concepto sobre los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, podrá utilizar el mecanismo de devolución automático previsto en literal b) del presente numeral, o presentar ante Fogafin un proyecto de corrección de la declaración junto con la solicitud escrita de devolución, firmada por un representante legal, en la cual se indique: (i) la suma objeto de devolución, (ii) el número de radicación y período de la declaración en la cual se liquidó y pagó el valor retenido indebidamente, (iii) la relación discriminada de las devoluciones que proceden por cada concepto de los señalados en los renglones 1 al 8 de la declaración semanal de la contribución, (iv) la identificación de la cuenta a la cual debe acreditarse la suma correspondiente o el nombre de la persona jurídica a la cual se debe girar el cheque y (v) certificación suscrita por el revisor fiscal o por contador público, según corresponda, de la entidad responsable del recaudo, en la cual conste que los valores retenidos se generaron en transacciones no sometidas a la contribución.

Para los efectos previstos en el presente literal, Fogafin deberá pronunciarse sobre el proyecto de corrección dentro del mes siguiente a la fecha de su presentación en debida forma, y deberá efectuar la devolución que corresponda dentro del mes siguiente a la aprobación del proyecto de corrección, y

e) Cuando una entidad responsable o no del recaudo de la contribución hubiere efectuado un pago por concepto de sanción por un valor superior al legalmente establecido para dicha sanción. Cuando una entidad no responsable del recaudo hubiere efectuado un pago por concepto de sanción por un valor superior al legalmente establecido para dicha sanción, deberá presentar ante Fogafin un proyecto de corrección de la declaración en la cual se efectuó el pago del mayor valor por sanción, junto con la solicitud escrita de devolución de la sanción paga en exceso, firmada por un representante legal, en la cual se indique: (i) la clase de sanción objeto de la devolución, (ii) la suma objeto de devolución y argumentos jurídicos que fundamentan la devolución, (iii) el número de radicación y período de la declaración presentada en la cual se realizó el pago del mayor valor por sanción, y (iv) la identificación de la cuenta a la cual debe acreditarse la suma correspondiente o el nombre de la persona jurídica a la cual se debe girar el cheque.

Para los efectos previstos en el presente literal, Fogafin deberá pronunciarse sobre el proyecto de corrección dentro del mes siguiente a la fecha de su presentación en debida forma, y deberá efectuar la devolución que corresponda dentro del mes siguiente a la aprobación del proyecto de corrección.

En los casos en los que se haya presentado proyecto de corrección y solicitud de devolución con anterioridad a la fecha de expedición de la presente circular, los términos aquí previstos empezarán a contarse a partir de la vigencia de esta circular.

La entidad responsable del recaudo deberá mantener a disposición de Fogafin los soportes en los cuales se fundamente la devolución del mayor valor pagado por sanción.

2. El numeral 6.2 del Capítulo I de la Circular Externa 002 de 1998 quedará así:

“6.2. Disquete. El disquete deberá contener la información consignada en la declaración diligenciada en papel y estar plenamente identificado con un adhesivo que deberá contener la siguiente información:

• Nombre de la entidad

• NIT

• Fecha de presentación de la declaración

• Identificación del período de la semana que se está reportando

Las características del disquete son las indicadas en el Capítulo III de la Circular Externa 002 de diciembre 1 de 1998.

Es deber de la entidad verificar la coincidencia entre la información contenida en la declaración en papel, y la información incluida en el disquete.

Sin perjuicio de lo anterior, al momento de la presentación de la declaración, el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras cotejará la declaración presentada en papel y la presentada en medio magnético y en caso de presentarse diferencias en la información, la declaración no será radicada hasta tanto se subsanen dichas diferencias”.

3. El numeral 7º del capítulo I de la Circular Externa 002 de 1998 quedará así:

“7º. Lugar y horario de la presentación de la documentación

La declaración deberá ser radicada en el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras en la ciudad de Santafé de Bogotá, D.C., en la carrera 7ª Nº 35-40 piso tercero, en un horario de 9:00 a.m. a 5:30 p.m. en jornada continua.

Las entidades que no cuenten con oficina en Santafé de Bogotá, D.C., enviarán los documentos de la declaración por correo certificado. Se entenderá presentada la declaración en la fecha y hora que registre la oficina de correo el recibo de la misma”.

4. Adiciónese el numeral 13 a la Circular Externa 002 de 1998.

“13. Formato anexo de dirección para notificación

La entidad responsable del recaudo deberá remitir la siguiente información en el Formato anexo de Dirección para Notificación, que se adjunta con la presente Circular:

• Fecha de presentación de la información (DD/MM/AAAA).

• Nombre o razón social de la entidad declarante y NIT con dígito de verificación en el espacio correspondiente para cada uno de estos ítems.

• Nombres, apellidos e identificación de los representantes legales de la entidad que tengan la facultad de cumplir las obligaciones formales.

• Dirección del domicilio de la entidad, la cual se entenderá como dirección de notificaciones de las actuaciones de Fogafin.

• Dirección de correo electrónico, teléfonos y fax de la entidad.

• Firma del Representante Legal.

El Formato anexo de dirección para notificación deberá presentarse junto con la declaración de la contribución correspondiente al segundo período semanal de los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre de 1999.

Cuando existan cambios en la información suministrada, se deberá informar en el Formato anexo de Dirección para Notificación, debidamente diligenciado, el cual se remitirá con la declaración presentada del período semanal inmediatamente siguiente a aquel en el cual ocurrió el cambio.

Formato anexo de dirección de notificación y dirección procesal en el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, Fogafin.

Fecha

Día ____ Mes____ Año ________

Nombre o razón social

NIT (con dígito de verificación)

Representante legal de la entidad declarante

Documento de identificación del representante legal

Representantes legales

Nombre ________________ identificación ____________

Dirección para notificaciones

Teléfono

Fax

Dirección correro electrónico

Firma del representante legal

(Nota: La presente circular fue declarada nula por la Sala Plena del Consejo de Estado en Sentencia del 1º de septiembre de 1999. Expediente CA-027. M.P. Ana María Olaya Forero).

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de los establecimientos bancarios, Banco de la República, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda, compañías de financiamiento comercial generales y especializadas en leasing, cooperativas financieras, dirección general del tesoro, depósitos centrales de valores, sociedades comisionistas de bolsa, sociedades fiduciarias, fondos de cesantías, Findeter, Finagro, Bancoldex, y demás usuarios de las cuentas de depósitos en moneda nacional o extranjera en el Banco de la República.

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