CIRCULAR EXTERNA 3 DE 2000 

(Enero 26)

Asunto: Términos, requisitos y formalidades para la presentación de los estados financieros intermedios y de cierre de ejercicio.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 3 de 2001 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

En desarrollo de lo previsto en la Ley 454 del 4 de agosto de 1998, el Decreto 1401 del 28 de julio de 1999, y el Decreto 2159 del 4 de octubre de 1999; con el fin de unificar criterios y procedimientos que faciliten tanto a las entidades vigiladas como a esta superintendencia, el manejo de la información contable, financiera y estadística, este despacho ha considerado conveniente reestructurar e informar sobre el procedimiento a seguir en el proceso de remisión de esta información, para lo cual se permite impartir las instrucciones que a continuación se señalan:

CAPÍTULO I

Estados financieros intermedios

En concordancia con el artículo 26 del Decreto 2649 de 1993, los estados financieros de períodos intermedios —balance general y estado de resultados— han sido definidos como: “los estados financieros básicos que se preparan durante el transcurso de un período, para satisfacer, entre otras, necesidades de los administradores, del ente económico o de las autoridades que ejercen inspección, vigilancia o control. Deben ser confiables y oportunos”.

1. Obligatoriedad de presentación

Las organizaciones sujetas al primer y segundo nivel de supervisión definidos por el Decreto 2159 de 1999 deberán reportar cada ejercicio intermedio así: 1. Las de primer nivel trimestralmente, con corte a marzo, junio y septiembre; 2. Las de segundo nivel semestralmente con corte a junio.

2. Anexos y reportes

El reporte en medio magnético se llevará a cabo siguiendo las instrucciones del capítulo III de la presente circular. Para estos períodos no deben presentar anexos impresos en papel.

CAPÍTULO II

Estados financieros de cierre de ejercicio

De conformidad con el Decreto 2649 de 1993, los estados financieros de cierre de ejercicio, corresponden a los estados financieros de propósito general los cuales deben ser preparados al cierre del ejercicio para ser conocidos por usuarios indeterminados, de tal forma que permitan evaluar la capacidad del ente económico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta.

1. Obligatoriedad de presentación

Todas las entidades vigiladas sujetas a cualquier nivel de supervisión están obligadas a presentar los estados financieros de cierre de ejercicio, en las fechas más adelante señaladas.

2. Anexos y reportes

El reporte en medio magnético se llevará a cabo conforme a las instrucciones del capítulo III de la presente circular. La información así reportada será complementada con los anexos y reportes que se relacionan en este capítulo.

La información indicada en este capítulo y correspondiente a la reunión de asamblea será remitida en papel a esta superintendencia, dentro de los 30 días siguientes a la celebración de la asamblea general.

La totalidad de la documentación señalada en el numeral siguiente debe ser radicada o enviada por correo certificado, a la oficina de correspondencia de esta superintendencia.

Las entidades sujetas al tercer (3º) nivel de supervisión, únicamente enviarán el reporte en medio magnético; teniendo la obligación de conservar los anexos y reportes escritos a disposición de la superintendencia para que en el momento en que en ejercicio de la selectividad de que trata el parágrafo primero del artículo sexto del Decreto 2159 de 1999, ésta se los exija.

3. Documentos a presentar

Únicamente para las entidades sujetas al primero y segundo nivel de supervisión.

3.1. Estados financieros básicos. Las entidades deberán remitir, de acuerdo con el Decreto 2649 de 1993, certificados y dictaminados, los siguientes estados financieros, debidamente comparados con el ejercicio inmediatamente anterior:

— Balance general

— Estados de resultados

— Estado de cambios en el patrimonio

— Estado de cambios en la situación financiera

— Estado de flujos de efectivo.

3.2. Notas a los estados financieros. Con los estados financieros básicos es necesaria la presentación (comparativa con el ejercicio inmediatamente anterior) de las notas a los estados financieros, como parte integrante de los mismos, debidamente identificadas, tituladas y referenciadas, siguiendo una secuencia lógica, guardando el mismo orden de los rubros de los estados financieros, teniendo en cuenta su importancia relativa o material, observando de todos modos las normas técnicas sobre revelaciones contempladas en el capítulo III del Decreto 2649 de 1993.

3.3. Informes adicionales. Junto con los estados financieros básicos y las correspondientes notas a los estados financieros, se anexarán:

3.3.1. Convocatoria a la asamblea general o junta de asociados. Las entidades vigiladas deberán allegar a esta superintendencia los documentos que acrediten el procedimiento aplicado para efectuar la convocatoria y el cumplimiento de todos los controles referente al proceso contemplado en la ley y en los estatutos.

Al efecto, como mínimo se deben anexar los siguientes soportes:

a) Certificación expedida por el secretario del consejo o junta directiva, según el caso, donde se demuestre que la convocatoria a todos los miembros del órgano que convoca la asamblea o junta de asociados se ajusta a la ley y los estatutos. En la misma debe constar: fecha, hora y lugar de realización de la asamblea, temas a tratar en la reunión y medios utilizados para publicitarla;

b) Certificación del revisor fiscal, donde conste el cumplimiento de los aspectos legales referente a la presentación y formalización de los estados financieros a considerar en la asamblea a efectuarse, y

c) Certificación expedida por la junta de vigilancia o quien haga sus veces según el caso, donde se indique el cumplimiento sobre verificación de las listas de los asociados hábiles e inhábiles y la publicación de esta última.

3.3.2. Indicadores financieros. Únicamente las entidades sujetas al primer nivel de supervisión, presentarán los indicadores financieros que a continuación se señalan, en porcentaje (%), con un decimal, debidamente comentados, comparados con los dos (2) ejercicios económicos precedentes:

Nombre del indicador Formulación
Relación de solvenciaCalculados según Decreto 1840 de 1997
Relación fondo de liquidezFondo de liquidez / depósitos
Calidad de la carteraCartera vencida total / cartera total bruta X 100
Quebranto patrimonialPatrimonio / aportes sociales X 100
Rentabilidad del activoResultado del presente ejercicio / total de activo X 100
Margen financiero bruto(Ingresos financieros por cartera – egresos financieros por depósitos) / ingresos financieros por cartera X 100

3.3.3. Distribución de excedentes. El proyecto de distribución de excedentes, se presentará en el formato desarrollado por esta superintendencia (anexo Nº 01), el cual podrá ser reproducido por las entidades o adquirido en la página web de la superintendencia o en los organismos regionales de integración del sector. Adjunto al mismo, deberá remitirse lo correspondiente a la capitalización de la cuenta revalorización del patrimonio.

Esta superintendencia advierte a las entidades vigiladas que la sumatoria de la capitalización efectuada con cargo al fondo de revalorización de aportes y revalorización del patrimonio, no puede ser superior al IPC, certificado por el DANE, con relación al año inmediatamente anterior al cual se aplica la respectiva valorización.

3.3.4. Dictamen del revisor fiscal. Sobre el particular, el revisor fiscal en su dictamen deberá tener en cuenta lo señalado en el pronunciamiento 7 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública y las demás normas legales relacionadas con el ejercicio de la actividad profesional.

En aquellas entidades que por acto administrativo están exoneradas de la revisoría fiscal, la junta de vigilancia o quien haga sus veces, deberá elaborar un informe sobre el tema de la referencia.

3.3.5. Procesos judiciales en contra. Las entidades presentarán un cuadro resumen, según anexo Nº 02, que contenga como mínimo: Demandante, demandado; cuantía, naturaleza; etapa procesal actual; calificación de los procesos; el valor de las provisiones, si se han constituido; así como también un resumen ejecutivo del informe reciente del abogado externo o del departamento jurídico sobre el estado de la contingencia.

3.3.6. Erogaciones a miembros del consejo de administración o quien haga sus veces, juntas de vigilancia o quien haga sus veces, representantes legales, asesores y gestores de las entidades vigiladas. Las entidades, en cuadro resumen preparado según anexo Nº 03, indicarán el total pagado por concepto de salarios, honorarios, compensaciones, viáticos, gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por concepto de transporte y cualquier otra clase de remuneración que hubiere percibido cada uno de ellos.

3.3.7. De la asamblea general. Las entidades vigiladas, deberán enviar:

• Certificación donde conste cumplimiento del quórum respectivo.

• Certificación expedida por el revisor fiscal, sobre la aprobación o improbación de los estados financieros presentados a la asamblea.

4. Publicación de los estados financieros de cierre de ejercicio

En concordancia con lo preceptuado en el literal f) del numeral 2º del artículo 6º del Decreto 1401 de 1999, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá autorizar la publicación del balance general y el estado de resultados de cierre de ejercicio comparativos, previamente aprobados por la asamblea general de asociados en un diario de amplia circulación en el lugar de domicilio de la entidad.

Para efectos de la publicación la entidad podrá, a su buen criterio, excluir aquellas cuentas, subcuentas o auxiliares que no revelen saldos o su saldo sea cero. Copia de la página del periódico en el cual se haga la correspondiente publicación de los estados financieros deberá ser remitida a esta superintendencia dentro de los ocho (8) días siguientes a la fecha de la respectiva publicación.

Este numeral se aplicará únicamente para aquellas entidades del primer nivel de supervisión, que por iniciativa propia o por disposición de la Superintendencia de la Economía Solidaria deban publicar sus estados financieros.

CAPÍTULO III

Reporte de información financiera en medio magnético

1. Forma de presentación

Todas las entidades sometidas a inspección y vigilancia deben presentar en las fechas que señala la presente circular, los estados financieros intermedios y de cierre de ejercicio, según el caso, en los formatos especiales que constituyen el formulario oficial de rendición de cuentas, contenidos en el software diseñado para tal fin por la Superintendencia de la Economía Solidaria, SES, y la Confederación de Cooperativas de Colombia, Confecoop.

2. Distribución del software

En la actualidad, Confecoop está encargada de efectuar la distribución del software, con las actualizaciones correspondientes. Las fechas, formas y sitios de distribución de dicho software, en caso de actualización, serán publicadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria y/o la confederación, con tiempo suficiente a la fecha de presentación de los estados financieros en un diario de amplia circulación nacional.

3. Generación y transmisión del archivo

Una vez procesado el software entregado por Confecoop, con la información financiera requerida y en los formatos debidamente diligenciados, la entidad vigilada generará el reporte final en un archivo debidamente validado, el cual se obtiene en la opción “generar archivo” que se encuentra ubicada dentro de la opción “herramientas” del menú principal de la aplicación; este archivo deberá ser transmitido o reportado a la Confederación de Cooperativas de Colombia, Confecoop.

4. Fechas para la entrega de la información por parte de las entidades supervisadas

Los estados financieros con corte a diciembre 31 de 1999, se procesarán en el software utilizado para la presentación de los reportes periódicos de 1999, y se reportarán en las siguientes fechas de acuerdo con el último dígito de su número de identificación tributario, NIT:

Último dígito NIT Para corte 31 de diciembre de 1999
0 y 1Lunes 3 de abril de 2000
2 y 3Martes 4 de abril de 2000
4 y 5Miércoles 5 de abril de 2000
6 y 7Jueves 6 de abril de 2000
8 y 9Viernes 7 de abril de 2000

La entrega de la información financiera, después de las fechas antes señaladas, se considerará extemporánea, lo cual dará lugar a la imposición de las sanciones previstas en los numerales 6º y 7º del artículo 5º del Decreto 1401 de 1999, en concordancia con la Ley 454 de 1998.

PAR.—Las fechas de entrega de los estados financieros correspondientes a la vigencia de 2000 y siguientes, serán promulgadas con posterioridad a esta circular.

5. Recepción

La recepción de la información señalada en el numeral anterior se efectuará a través de la Confederación de Cooperativas de Colombia, Confecoop, en los lugares dados a conocer por ésta, mediante aviso publicado en un diario de circulación nacional.

En todo caso, el reporte final de información deberá entregarse en las fechas indicadas, debidamente marcado con los siguientes datos:

— Razón social

— Sigla

— Número de identificación tributaria, NIT

— Naturaleza jurídica (se debe indicar si se trata de una cooperativa especializada, multiactiva o integral con o sin sección de ahorro y crédito; de un fondo de empleados o de una asociación mutualista), la cual debe coincidir con lo registrado en el formato de identificación.

Al verificar su contenido, Confecoop expedirá a la entidad supervisada un comprobante en el que conste la información recibida. Es entendido que el reporte de la misma sin el lleno de las formalidades y términos exigidos, se entenderá como no presentada.

6. Formatos a diligenciar

El software de rendición de información financiera, diseñado por Confecoop, está compuesto de formatos, los cuales deben diligenciarse en su totalidad como se indica a continuación:

6.1. Formatos de información general. Todas las entidades deberán diligenciar y/o actualizar el formato de identificación, de acuerdo con la información vigente a la fecha de entrega de ésta.

Así mismo deberán diligenciar y/o actualizar el formato de directivos en la fecha de la información reportada.

6.2. Formatos sobre ejercicios intermedios. Las entidades de primer y segundo nivel de supervisión, de conformidad con el Decreto 2159 de 1999, deberán reportar para cada ejercicio intermedio el balance y estado de resultados incluyendo las cuentas de orden de acuerdo con el plan único de cuentas.

6.3. Formatos sobre información de cierre de ejercicio. Todas las entidades deberán transmitir o reportar para los cierres de ejercicio los siguientes formatos:

a) Balance y estado de resultados de acuerdo con el plan único de cuentas, incluyendo las cuentas de orden;

b) Proyecto de distribución de excedentes, y

c) Información estadística.

6.4. Formatos referentes a cooperativas con sección de ahorro y crédito. Adicionalmente a los formatos anteriores (nums. 6.1 y 6.2), las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito contempladas en el primer nivel de supervisión en los informes con corte a marzo, junio, septiembre y diciembre, deben remitir los siguientes formatos:

a) Informe individual de cartera de crédito;

b) Informe individual de las captaciones y aportes,

c) Relación de Inversiones de renta fija negociables y no negociables;

d) Relación de inversiones de renta variable negociables y no negociables;

e) Relación de bienes recibidos en pago;

f) Relación de propiedades, planta y equipo, y

g) Cuentas para el cálculo de la relación de solvencia.

7. Instrucciones para el diligenciamiento de los formatos de reporte de información contable.

Para el diligenciamiento de los formatos indicados en el numeral 6º de este capítulo, debe observarse lo dispuesto en el manual técnico del software de reporte de información financiera, suministrado por la Confederación de Cooperativas de Colombia.

CAPÍTULO IV

Disposiciones varias

1. Plan único de cuentas

Todas las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria están obligadas a registrar todas sus operaciones conforme al plan único de cuentas y procedimientos contables diseñados para ellas.

2. De los libros de contabilidad

Todas las entidades llevarán como mínimo los libros principales: diario general y mayor y balances. Además deberán llevar los libros y/o tarjetas auxiliares necesarias para el completo entendimiento del detalle de las cuentas principales o mayores.

Las operaciones deberán registrarse en los libros principales a más tardar dentro del mes siguiente a la fecha de su ocurrencia.

3. Balance inicial de operaciones

Al iniciar actividades, las entidades elaborarán un balance General debidamente discriminado a la fecha de obtener el registro en la cámara de comercio o la entidad que haga sus veces, el cual debe estar acompañado de una relación detallada de cada una de las cuentas que lo conforman y un listado general de los asociados con su documento de identidad y aportes respectivos. Este balance debe ser suscrito por el representante legal, contador y revisor fiscal y se presentará, por parte de las entidades de primero y segundo nivel de supervisión, a la superintendencia dentro del mes siguiente al registro de la entidad en la cámara de comercio respectiva.

Tanto el contador como el revisor fiscal deberán anexar al balance inicial fotocopia simple de la tarjeta profesional.

4. Verificaciones

La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá, en cualquier momento, verificar la información suministrada en los estados financieros, solicitando cuando sea del caso los documentos adicionales, efectuando visitas de inspección y revisión o adoptando las demás medidas que estime pertinentes.

En caso de encontrar inexactitudes, esta superintendencia aplicará las sanciones correspondientes, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, o dará traslado a la autoridad competente, según sea el caso.

5. Efectos de la aprobación de los estados financieros

La aprobación de los estados financieros por parte de la asamblea y el pronunciamiento que de los mismos emita la Superintendencia de la Economía Solidaria, no exonera de responsabilidad a los integrantes de los órganos de administración, representante legal, contador y revisor fiscal, que hayan desempeñado dichos cargos durante el ejercicio por los actos y omisiones que impliquen el incumplimiento de normas legales, estatutarias y reglamentarias.

Los estados financieros certificados por el representante legal y el contador y dictaminados por el revisor fiscal, serán el instrumento para determinar la situación económica de la entidad, siendo por tanto responsables de sus efectos hacia el futuro.

Incurrirán en renuencia a los actos de inspección y vigilancia e incumplimiento a los deberes, los responsables de la rendición de estados financieros e informes que señala la presente circular, por la no presentación o por la presentación extemporánea de los mismos, haciéndose acreedores por tanto a las sanciones legales pertinentes por parte de esta superintendencia.

CAPÍTULO V

Vigencia y derogatorias

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

(Nota: Modificada parcialmente por la Circular 6 de 2000 de la Superintendencia de la Economía Solidaria).

(Nota: Modificada parcialmente por la Circular 9 de 2000 de la Superintendencia de la Economía Solidaria).

(Nota: Modificada parcialmente por la Circular Externa 12 de 2000 de la Superintendencia de la Economía Solidaria).

NOTA: Los anexos de la presente circular pueden ser consultados en las oficinas de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

N. del D.: La presente circular va dirigida a representantes legales, miembros de los órganos de administración y vigilancia, de las entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

(Nota: Derogada por Circular Externa 3 de 2001 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

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