CIRCULAR EXTERNA 3 DE 2001 

(Marzo 16)

Asunto: Términos, requisitos y formalidades para la presentación de la información financiera, anexos y reportes.

(Nota: Véase Circular Externa 10 de 2001 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: La Circular Externa 5 de 2002 de la Superintendencia de la Economía Solidaria modificó la periodicidad de reporte de información financiera en lo que tiene que ver con las entidades que pertenecen al primer nivel de supervisión)

En desarrollo de lo previsto en la Ley 454 del 4 de agosto de 1998, el Decreto 1401 del 28 de julio de 1999 y el Decreto 2159 del 4 de noviembre de 1999 y con el fin de unificar criterios y procedimientos que faciliten, tanto a las entidades vigiladas como a esta superintendencia, el manejo de la información contable, financiera y estadística, este despacho ha considerado conveniente, a partir del reporte de información financiera con corte a diciembre 31 de 2000, estandarizar el tratamiento a seguir en el proceso de remisión de esta información, para lo cual se permite impartir las instrucciones que a continuación se señalan:

1. Información financiera, anexos y reportes.

Para efectos de esta circular, se requerirá de parte de las entidades sometidas a supervisión de esta superintendencia la siguiente información:

1.1. Formulario oficial de rendición de cuentas. El formulario oficial de rendición de cuentas está constituido por los formatos incluidos en el software diseñado para tal fin por la Superintendencia de la Economía Solidaria y la Confederación de Cooperativas de Colombia, Confecoop, conformado por los siguientes formatos:

Formatos del software formulario oficial de rendición de cuentas

1 Identificación

2 Directivos

3 PUC balance general, estado de resultados

4 Aplicación de excedentes (proyecto o aprobado)

5 Cuentas no PUC para el cálculo de la relación de solvencia

6 Información estadística

7 Relación de bienes recibidos en pago

8 Relación de propiedades y equipos

9 Informe individual de captaciones

10 Informe individual de cartera

11 Informe individual de aportes

12 Informe individual de cuentas por cobrar

13 Informe individual de parentescos

14 Formato brecha de liquidez

15 Formato usuarios

16 Productos y servicios, con sus secciones: crédito, vivienda, educación, transporte, consumo, comercialización y producción de otros bienes y servicios.

17 Relación de inversiones de renta variable

18 Relación de inversiones de renta fija

19 Red de oficinas

1.2. Información financiera de cierre de ejercicio. Se entenderá como información financiera de cierre de ejercicio los siguientes:

1.2.1. Estados financieros básicos. Los estados financieros básicos señalados en el artículo 22 del Decreto 2649 de 1993, con corte a diciembre 31 debidamente certificados, dictaminados y comparados con el ejercicio inmediatamente anterior: balance general, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, estado de cambios en la situación financiera y estado de flujos de efectivo.

1.2.2. Anexos y reportes.

1.2.2.1. Informe de gestión. Este informe deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación económica, administrativa y jurídica de la entidad.

El informe deberá incluir igualmente indicaciones sobre: los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio, la evolución previsible de la entidad, las operaciones celebradas con los asociados y con los administradores y el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la entidad.

1.2.2.2. Notas a los estados financieros. Son aquellas explicaciones que se hacen a cada uno de los rubros del balance comparativo, teniendo en cuenta su importancia relativa, observando de todos modos las normas técnicas sobre revelaciones contempladas en el capítulo III del Decreto 2649 de 1993.

1.2.2.3. Indicadores financieros. Las entidades sujetas al primer nivel de supervisión y con periodicidad mensual, presentarán los indicadores financieros que a continuación se señalan, expresados en porcentaje (%), con un decimal, debidamente comentados y comparados con los dos (2) periodos anteriores:

Nombre del indicadorFormulación
Relación de solvenciaCalculados según Decreto 1840 de 1997
Relación fondo de liquidezFondo de liquidez/depósitos
Calidad de la carteraCartera vencida total/cartera total bruta X100
Indicador de coberturaProvisiones/cartera vencida total X100
Quebranto patrimonialPatrimonio/aportes sociales X 100
Rentabilidad del patrimonioResultado del presente ejercicio/patrimonio X 100
Rentabilidad del activoResultado del presente ejercicio/total de activo X 100
Margen financiero bruto(Ingresos financieros por cartera-egresos financieros por depósitos)/ingresos financieros por cartera X 100

Las entidades pertenecientes al segundo y tercer nivel de supervisión no estarán obligadas a reportar esta información.

1.2.2.4. Asamblea general. El revisor fiscal certificará la fecha de realización de la asamblea general y si en dicha asamblea se aprobaron los estados financieros, así como la distribución de excedentes de acuerdo con la ley.

1.2.2.5. Distribución de excedentes. El representante legal y el revisor fiscal deberán diligenciar el formato desarrollado por esta superintendencia sobre distribución de excedentes, indicando si la misma se realizó de acuerdo con la ley. Anexo 001.

1.2.2.6. Dictamen del revisor fiscal. El revisor fiscal en su dictamen deberá tener en cuenta lo señalado en el pronunciamiento 7º del Consejo Técnico de la Contaduría Pública y las demás normas legales relacionadas con el ejercicio de la actividad profesional.

En aquellas entidades que por acto administrativo están exoneradas de la revisoría fiscal, la junta de vigilancia o quien haga sus veces, deberá elaborar un informe sobre el tema de la referencia.

1.2.2.7. Procesos judiciales en contra. Las entidades presentarán un cuadro resumen, según anexo 002, que contenga como mínimo: Demandante, demandado; cuantía, naturaleza; etapa procesal actual; calificación de los procesos; el valor de las provisiones, si se han constituido; así como también un resumen ejecutivo del informe reciente del abogado externo o del departamento jurídico sobre el estado de la contingencia.

1.2.2.8. Erogaciones a miembros del consejo de administración o juntas directivas. Las entidades, en cuadro resumen preparado según anexo 003, indicarán el total pagado por concepto de salarios, honorarios, compensaciones, viáticos, gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por concepto de transporte y cualquier otra clase de remuneración que hubiere percibido cada uno de ellos, en concordancia al artículo 60 de la Ley 454 de 1998.

2. Requisitos para la presentación de información financiera, anexos y reportes.

La información financiera, anexos y reportes descritos en el numeral anterior debe reunir los siguientes requisitos:

2.1. PUC. Las entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria, hasta diciembre 31 del año 2001, están obligadas a registrar todas sus operaciones conforme a la estructura del plan único de cuentas, señaladas en la Resolución 1017 de 1994 expedida por el Dancoop. A partir del 1º de enero de 2002, la estructura del plan único de cuentas, deberá ceñirse en lo señalado por la Resolución 1472 de diciembre 12 de 2000, expedida por esta superintendencia o por las normas que la modifiquen o sustituyan.

Para efectos del reporte de la información sobre el PUC, se deberá observar las cuentas del balance consideradas como neutras o que pueden asumir saldos positivos o negativos, de acuerdo con las instrucciones contenidas dentro del software.

2.2. Medio magnético o internet. Todas las entidades sometidas a supervisión de esta superintendencia, deberán diligenciar y presentar de acuerdo con la periodicidad señalada en el numeral 3.1 de esta circular, la información financiera incluida en los formatos especiales que constituyen el formulario oficial de rendición de cuentas, señalado en el numeral 1.1 de la presente circular.

La entidad encargada de efectuar la distribución del software y sus actualizaciones será Confecoop. Los sitios de distribución de dicho software, así como las fechas, medios y formas, serán informadas por la Confederación, en un diario de amplia circulación nacional.

2.2.1. Requisitos de recepción por medio magnético o internet. El reporte que contiene la información generada por el software, deberá ser presentado en medio magnético a la Confederación de Cooperativas de Colombia –Confecoop–, en los sitios y medios de recepción designados por esta, o podrá ser transmitida vía internet a la siguiente dirección: efinancieros2000@portalcooperativo.com.

Los reportes presentados a Confecoop deberán estar debidamente identificados con la siguiente información:

— Nombre completo de la entidad.

— Sigla.

— Número de identificación tributaria, NIT.

— Fecha de corte de la información contenida.

— Tipo de entidad, de acuerdo al cuadro incorporado en el presente numeral el cual debe coincidir con lo registrado en el formato de identificación.

Confecoop publicará en un diario de amplia circulación nacional la dirección de los sitios de recepción y medios de transmisión de datos a utilizar con por lo menos quince días (15) de antelación a la fecha de presentación del reporte generado por el software.

Al verificar el contenido del archivo entregado por la entidad, Confecoop expedirá a la entidad supervisada el control de recepción en el que conste el número de formatos entregados. El reporte de la misma sin el lleno de las formalidades y términos exigidos, se entenderá como no presentada.

Para efectos del diligenciamiento del software se entienden por tipos de entidad los siguientes:

Tipo de entidadDescripción
1Cooperativas especializadas de ahorro y crédito
2Cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito
3Cooperativas especializadas diferentes de ahorro y crédito
4Cooperativas multiactivas o integrales sin sección de ahorro y crédito
5Instituciones auxiliares del cooperativismo
6Organismos de segundo grado
7Organismos de tercer grado
8Fondos de empleados
9Asociaciones mutualistas
10Cooperativas de aportes y crédito
11Cooperativas de trabajo asociado

Las entidades pertenecientes al tercer nivel de supervisión, deberán enviar por medio magnético únicamente el formulario oficial de rendición de cuentas.

2.3. Información impresa. Las entidades pertenecientes al primer y segundo nivel de supervisión deberán presentar la información financiera de cierre de ejercicio impresa en papel y radicarla en el centro de atención al usuario CAU o enviarla por correo certificado a esta superintendencia en las fechas que se prevén en el numeral 4.2 y con la periodicidad establecida en el numeral 3.2 de la presente circular.

Las entidades sujetas al tercer nivel de supervisión no estarán obligadas a enviar la información financiera de cierre de ejercicio en papel, no obstante lo cual deberán conservar esta información a disposición de la Superintendencia para que en el momento en que en ejercicio de la selectividad de que trata el parágrafo primero del artículo 6º del Decreto 2159 de 1999, ésta se los exija.

2.4. Oportunidad. Se recuerda que la entrega del formulario oficial de rendición de cuentas y la información financiera de cierre de ejercicio después de las fechas antes señaladas, se considerará extemporánea, lo cual dará lugar a la imposición de las sanciones previstas en los numerales 6º y 7º del artículo 5º del Decreto 1401 de 1999, en concordancia con la Ley 454 de 1998.

3. Periodicidad para la presentación de la información financiera, anexos y reportes.

3.1. Periodicidad para la presentación de información por medio magnético o internet. Las organizaciones clasificadas en el primer, segundo y tercer niveles de supervisión definidos por el Decreto 2159 de 1999, deberán reportar el formulario oficial de rendición de cuentas descrito en el numeral 1.1 de la presente circular, de la siguiente forma, de acuerdo con su nivel de supervisión: 1) las de primer nivel mensualmente, con corte a fin de cada mes; 2) las de segundo nivel semestralmente con corte a junio 30 y diciembre 31 y 3) las de tercer nivel con corte a diciembre 31 y deberán diligenciar los siguientes formatos:

Formatos de software a presentar por nivel de supervisión
Nivel de supervisiónCierre de ejercicioPeríodo mensualPeríodo semestral
1TODOS1, 3, 5, 6, 10 y 14 
2TODOS excepto:  
 5, 9, 14 y 19-1, 3, 8 y 10
3TODOS excepto:  
 5, 9, 14 y 19--

Las asociaciones mutuales y los fondos de empleados que presenten captación de ahorros, deberán presentar los formatos 9 y 14 con la periodicidad establecida para su nivel de supervisión.

3.2. Periodicidad para la presentación de información impresa en papel. Las entidades pertenecientes al primer y segundo nivel de supervisión, deberán presentar la información financiera de cierre de ejercicio detallada en el numeral 1.2 de la presente circular impresa en papel anualmente, dentro de los treinta días calendario siguientes a la celebración de la asamblea general.

4. Fechas para la entrega de la información financiera por parte de las entidades supervisadas.

Todas las entidades sujetas a supervisión por parte de la Superintendencia de la Economía Solidaria, deberán reportar la información financiera en las siguientes fechas:

4.1. Formulario oficial de rendición de cuentas. La presentación del formulario oficial de rendición de cuentas previsto en el numeral 1.1 de la presente circular, por parte de las entidades vigiladas deberá ser realizada a más tardar dentro de la fecha que se indica a continuación de acuerdo con su nivel de supervisión, teniendo en cuenta el último dígito de NIT:

4.1.1. Entidades del primer nivel de supervisión.

Último dígito del NITDías de presentación
0 – 1Tercer lunes
2 – 3Tercer martes
4 – 5Tercer miércoles
6 – 7Tercer jueves
8 – 9Tercer viernes

4.1.2. Entidades del segundo y tercer nivel de supervisión.

Último dígito del NITDías de presentación
0 – 1Sexto lunes
2 – 3Sexto martes
4 – 5Sexto miércoles
6 – 7Sexto jueves
8 – 9Sexto viernes

En el evento de que alguno de los días señalados en los cuadros anteriores coincida con un festivo, las entidades cuyo último dígito del NIT corresponda a ese día, deberá efectuar el reporte el primer día hábil siguiente.

4.2. Fechas para información financiera de cierre de ejercicio, anexos y reportes en forma impresa. La presentación de la información financiera de cierre de ejercicio, anexos y reportes previsto en el numeral 1.2 de la presente circular, en forma impresa en papel, deberá presentarse ante esta superintendencia, dentro de los treinta días calendario siguientes a la celebración de la asamblea general ordinaria.

4.3. Fechas para la entrega de la información financiera por parte de las entidades supervisadas (disposiciones transitorias). Durante el año 2001, las entidades cooperativas presentarán la información financiera a que se refiere la presente circular, en las fechas y con la periodicidad que se indica a continuación. A partir del año 2002, las fechas y periodicidad para la entrega de la información, será la señalada en los puntos anteriores de la presente circular.

4.3.1. Formulario oficial de rendición de cuentas con corte a 31 de diciembre de 2000. Todas las entidades sujetas a la supervisión y vigilancia de esta superintendencia, deberán reportar el formulario oficial de rendición de cuentas con corte a diciembre 31 de 2000 en las siguientes fechas, de acuerdo al nivel de supervisión y teniendo en cuenta el último dígito de NIT, como se indica en el siguiente cuadro:

Último dígito del NITDías de presentación
0 – 1Mayo 7
2 – 3Mayo 8
4 – 5Mayo 9
6 – 7Mayo 10
8 – 9Mayo 11

Las entidades sujetas al 1º nivel de supervisión, sólo durante el año 2001 seguirán presentando en periodos trimestrales, con corte a marzo 31, junio 30 y septiembre 30, los formatos 1, 3, 5, 6, 10 y 14 contenidos en el formulario oficial de rendición de cuentas, en la sexta semana siguiente a la fecha de corte de acuerdo con el siguiente cuadro:

Último dígito del NITDías de presentación
0 – 1Sexto lunes
2 – 3Sexto martes
4 – 5Sexto miércoles
6 – 7Sexto jueves
8 – 9Sexto viernes

Durante el año 2001, las entidades sujetas al 2º nivel de supervisión reportarán la información con corte a 30 de junio en la sexta semana siguiente a dicha fecha, en los formatos contenidos en el formulario oficial de rendición de cuentas, de acuerdo con el cuadro anterior.

4.3.2. Fecha para la presentación de información financiera de cierre de ejercicio, anexos y reportes impresos en papel. La presentación de la información financiera de cierre de ejercicio, anexos y reportes correspondiente a diciembre 31 de 2000 en forma impresa en papel, para las entidades pertenecientes al primer y segundo nivel de supervisión, deberá realizarse ante esta superintendencia en las mismas fechas de presentación del formulario oficial de rendición de cuentas previstas en el numeral 4.1 de la presente circular. Las entidades que a la expedición de la presente circular ya reportaron la información impresa, no están obligadas a volver a presentarla.

(Nota: Modificados los numerales 4.1, 4.3.1 y 4.3.2 por la Circular Externa 5 de 2001 de la Superintendencia de la Economía Solidaria).

5. Disposiciones varias.

5.1. Publicación de los estados financieros de cierre de ejercicio. Las entidades podrán realizar la publicación del balance general y el estado de resultados de cierre de ejercicio anual, previamente aprobado por la asamblea general de asociados.

Copia de la página del medio utilizado, en el cual se efectuó la correspondiente publicación de los estados financieros, deberá ser remitida a esta superintendencia dentro de los ocho (8) días siguientes a la fecha de la respectiva publicación.

5.2. Balance inicial de operaciones. Al iniciar actividades, las entidades elaborarán un balance general debidamente discriminado a la fecha de obtener el registro en la cámara de comercio o la entidad que haga sus veces, el cual debe estar acompañado de una relación detallada de cada una de las cuentas que lo conforman y un listado general de los asociados con su documento de identidad y aportes respectivos. Este debe ser suscrito por el representante legal, contador y revisor fiscal y se presentará, por parte de las entidades, a esta superintendencia dentro del mes siguiente al registro de la entidad.

Tanto el contador como el revisor fiscal deberán anexar al balance inicial fotocopia de la tarjeta profesional.

5.3. Verificaciones. La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá en cualquier momento, verificar la información suministrada en los estados financieros, solicitando cuando sea del caso los documentos adicionales, efectuando visitas de inspección y revisión o adoptando las demás medidas que estime pertinentes.

En caso de encontrar inexactitudes, esta superintendencia aplicará las sanciones correspondientes, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, o dará traslado a la autoridad competente según sea el caso.

5.4. Efectos de la aprobación de los estados financieros por parte de la asamblea de asociados. De conformidad con la Ley 79 de 1988 la aprobación de los estados financieros le corresponde a la asamblea general de las organizaciones de la economía solidaria, y en tal medida no corresponde a la Superintendencia de la Economía Solidaria.

La aprobación de los estados financieros por parte de la asamblea, no exonera de responsabilidad a los integrantes de los órganos de administración, representante legal, contador y revisor fiscal, que hayan desempeñado dichos cargos durante el ejercicio por los actos y omisiones que impliquen el incumplimiento de normas legales, estatutarias y reglamentarias, en caso de ser requeridos por parte de la Superintendencia de la Economía Solidaria o de otra autoridad competente.

Los estados financieros certificados por el representante legal y el contador y dictaminados por el revisor fiscal, serán el instrumento para determinar la situación económica de la entidad, siendo por tanto responsables de sus efectos hacia el futuro.

Incurrirán en renuencia a los actos de inspección y vigilancia e incumplimiento a los deberes, los responsables de la rendición de estados financieros e informes que señala la presente circular, por la no presentación o por la presentación extemporánea de los mismos, haciéndose acreedores por tanto a las sanciones legales pertinentes por parte de esta superintendencia.

6. Vigencias y derogatorias

La presente circular deroga todas las disposiciones que le sean contrarias en especial la Circular Externa 3 de enero 26 de 2000, y rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales, miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

NOTA: Los anexos de la presente circular pueden ser consultados en el Diaio Oficial Nº 44.371 de marzo 28 de 2001.

(Nota: Véase Circular Externa 10 de 2001 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

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