CIRCULAR EXTERNA 3 de 2003

 

CIRCULAR EXTERNA 3 de 2003 

(Enero 21)

Ref.: Estados financieros de fin de ejercicio.

Este despacho en uso de sus facultades legales y en especial de las que le confieren los literales a) y b) del numeral 3º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero, ha considerado necesario modificar los numerales 2.1.1 y 2.3.11 del capítulo IX de la Circular Externa 100 de 1995 (Básica Contable y Financiera), respecto de la presentación de estados financieros de fin de ejercicio y el dictamen del revisor fiscal de entidades vigiladas que administran fideicomisos, fondos de pensiones obligatorios y voluntarios, fondos de cesantía, patrimonios autónomos y/o fondos de reservas pensionales.

Las instrucciones que mediante la presente circular se imparten buscan aclarar algunos aspectos del alcance del dictamen del revisor fiscal de las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria. En tal sentido se indica que para los efectos de lo dispuesto en el numeral 2.3.11 del capítulo IX de la Circular 100 de 1995 las entidades vigiladas sólo están obligadas a remitir a la Superintendencia Bancaria un único dictamen del revisor fiscal que al contener su opinión sobre los estados financieros de la entidad vigilada y de sus negocios, incluye los fideicomisos, patrimonios autónomos y/o fondos de reservas pensionales que administren las entidades destinatarias del presente instructivo. En consecuencia, se reitera el deber que tiene el revisor fiscal de evaluar los fideicomisos, patrimonios autónomos y fondos que de manera expresa se enumeran en la norma citada, así como la obligación de hacer mención expresa de ello en el dictamen que rinda.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación, aplica a los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2002 y modifica en lo pertinente el citado capítulo de la Circular Externa 100 de 1995, para lo cual se anexan las páginas correspondientes.

En relación con lo establecido en el numeral 2º del capítulo IX de la Circular 100 de 1995, las entidades a que se refiere el presente instructivo que administren fideicomisos, patrimonios autónomos y/o fondos de reservas pensionales, podrán remitir por una sola vez el dictamen del revisor fiscal a que hace referencia el numeral 2.3.11 con una antelación de 15 días hábiles a la fecha en que se tenga previsto realizar la asamblea con corte a 31 de diciembre de 2002.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía, entidades administradoras del régimen de prima media con prestación definida, Instituto de Seguros Sociales y entidades aseguradoras.

CAPÍTULO IX

Estados financieros de fin de ejercicio

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1. Plazo para la presentación.

Los estados financieros de fin de ejercicio de las entidades vigiladas deberán transmitirse a más tardar el día veinte (20) del mes siguiente a la fecha de corte respectivo. En todo caso, se transmitirán por lo menos con treinta (30) días comunes de antelación a la fecha de celebración de la asamblea o junta de socios en que habrán de considerarse.

El cierre de ejercicio de los negocios fiduciarios o patrimonios autónomos administrados por sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía y compañías de seguros deberá efectuarse con la misma periodicidad del cierre de los estados financieros de la entidad vigilada que los administre, salvo que contractualmente se haya pactado un período de corte menor.

2.Presentación de documentos para asamblea.

La totalidad de la documentación requerida en el presente numeral deberá remitirse y radicarse por lo menos con treinta (30) días comunes de antelación a la fecha de celebración de la asamblea o junta de socios, indicando la fecha de corte o período al cual corresponde.

El término de los treinta (30) días comunes tanto para transmisión como para la entrega de anexos y reportes, comienza a correr desde el día en que se reciba la totalidad de la documentación debidamente diligenciada, una vez confrontada con la lista de chequeo definida por la Superintendencia Bancaria. Este término se interrumpe cuando como producto de la revisión de los estados financieros y la documentación remitida, se requieran explicaciones o ajustes que a juicio de la Superintendencia Bancaria deba rendir y/o realizar la entidad.

Conviene advertir que el incumplimiento al anterior término o la falta de la documentación requerida para el análisis implicará que esta superintendencia no pueda pronunciarse oportunamente respecto de los estados financieros.

2.1. Estados financieros básicos.

Las entidades vigiladas deberán remitir los siguientes estados financieros, debidamente comparados con el período inmediatamente anterior:

— Balance general.

— Estado de resultados.

— Estado de cambios en el patrimonio.

— Estado de flujos de efectivo.

2.1.1. En el caso de los negocios fiduciarios, fondos de pensiones obligatorias y voluntarias, fondos de cesantía, patrimonios autónomos administrados por sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía y compañías de seguros, así como en el de los fondos de reservas pensionales administrados por las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida, y de los fondos de reservas de la administradora de riesgos profesionales del Instituto de Seguros Sociales, la entidad administradora sólo deberá elaborar el balance general y el estado de resultados, salvo que el respectivo contrato prevea la elaboración de estados financieros adicionales.

De los fondos de pensiones obligatorias y voluntarias, así como de los negocios señalados en los literales a) a r) del subnumeral 2.3.11 del presente capítulo, deberán remitirse los estados financieros mencionados en el párrafo anterior y sus notas, siguiendo para el efecto las indicaciones formuladas para los estados financieros de fin de ejercicio de las sociedades que administran dichos recursos, conforme a las instrucciones señaladas en el presente instructivo.

2.2. Notas a los estados financieros.

Junto con los estados financieros y como parte integrante de los mismos, deberán presentarse las notas a los estados financieros comparadas con el período inmediatamente anterior, identificadas, tituladas y referenciadas, siguiendo una secuencia lógica, guardando el mismo orden de los rubros de los estados financieros y teniendo en cuenta la importancia relativa o material. En todo caso, las notas a los estados financieros deberán contener como mínimo la siguiente información:

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2.3.Informes adicionales.

Junto a los estados financieros básicos y a las correspondientes notas deberá remitirse:

2.3.1. Convocatoria a la asamblea general de accionistas o junta de socios.

Las entidades vigiladas deberán enviar a esta superintendencia, conjuntamente con los documentos relacionados anteriormente y con la misma anticipación, copia de las convocatorias para las asambleas, bien sean ordinarias o extraordinarias. Para el efecto se comunicará a esta superintendencia la fecha, hora y lugar en que se verificará la correspondiente reunión, así como el orden del día (para el caso de las convocatorias extraordinarias), allegando, según el caso, copia de cada citación en la cual conste la fecha de recibo por parte del destinatario, o la página completa del diario en el cual se haya publicado el respectivo aviso.

En todo caso, la antelación de los 15 días hábiles o 5 días comunes de la convocatoria, según el caso, se contarán a partir de la fecha de recibo de la respectiva citación por parte del accionista o asociado o de la fecha de publicación del correspondiente aviso.

2.3.2. Cuentas con modificaciones especiales.

Las entidades vigiladas deberán enviar un estudio de las cuentas que hayan sufrido modificaciones relevantes con relación al balance anterior, indicando las circunstancias que dieron origen a los cambios.

2.3.3.Indicadores financieros.

Deberán utilizarse los indicadores financieros definidos por la Superintendencia Bancaria, debidamente comentados y comparados con los dos (2) ejercicios económicos precedentes.

2.3.4.Relación de solvencia de establecimientos de crédito, entidades aseguradoras y sociedades de capitalización.

Los establecimientos de crédito y las entidades aseguradoras, deberán remitir el cálculo detallado de la relación de solvencia, los activos ponderados por nivel de riesgo y el patrimonio técnico. Las sociedades de capitalización estarán obligadas a dar a conocer la relación de solvencia correspondiente al mes inmediatamente anterior, de conformidad con las instrucciones que para el efecto se impartan.

2.3.5.Proyecto de distribución de utilidades.

Deberá incluir, por lo menos, el valor bruto de las utilidades obtenidas en el respectivo ejercicio, señalando las apropiaciones efectuadas para el pago de impuestos, y adicionalmente el valor neto a distribuir entre los socios o asociados expresando el valor destinado para la reserva legal, estatutarias, legales especiales y para la constitución de fondos obligatorios en el caso de las entidades cooperativas, la forma como serán pagados los dividendos (en efectivo o en acciones), la proporción en dinero o en acciones que corresponda según el caso y la fecha de entrega de los respectivos dividendos.

2.3.6.Proyecto de capitalización de la cuenta revalorización del patrimonio.

Deberá presentarse en forma separada al de distribución de utilidades. Este proyecto deberá señalar, por lo menos, el saldo total de dicha cuenta, el valor que se propone capitalizar, la proporción que corresponde a cada una de las acciones suscritas y la fecha de entrega de las acciones liberadas para el efecto.

2.3.7. Informe de la junta directiva y del representante legal.

Dicho informe deberá incluir los temas señalados en el numeral 3º del artículo 446 del Código de Comercio, así como un pronunciamiento respecto del cumplimiento por parte de la administración a lo señalado en el artículo 57 del Decreto 2649 de 1993. Este informe puede ser presentado de manera conjunta por la junta directiva y el representante legal.

Adicionalmente, el informe deberá incorporar las consideraciones establecidas en materia de riesgos de que trata el numeral 2.2.31 del presente instructivo.

2.3.8. Informe de gestión.

Deberá contener la información detallada a que hace referencia el artículo 47 de la Ley 222 de 1995 modificado por la Ley 603 de 2000 y demás normas que lo modifiquen o adicionen. Este informe deberá ser aprobado por el representante legal y por la mayoría de votos de los miembros de la junta directiva.

2.3.9.Informe especial artículo 29 Ley 222 de 1995.

Siempre y cuando se dé el supuesto señalado en la norma de la referencia, se deberá remitir dicho informe especial atendiendo a las instrucciones que en cuanto a contenido mínimo se señalan en el mismo artículo 29 de la Ley 222 de 1995.

2.3.10. Informe del comité de auditoría.

Deberá remitirse copia del informe que se rendirá a la asamblea sobre las labores adelantadas por este comité durante todo el ejercicio, conforme a lo establecido en la Circular Básica Jurídica.

2.3.11.Dictamen del revisor fiscal. Se deberá remitir el dictamen del revisor fiscal de los estados financieros de la respectiva entidad vigilada y de los fondos de pensiones obligatorias y voluntarias,teniendo en cuenta para ello lo señalado en los artículos 208 y 209 del Código del Comercio, la Ley 43 de 1990, lo establecido en el título I, capítulo III, numeral 4.8 de la Circular Externa 7 Básica Jurídica y los artículos 11 y 12 del Decreto 1406 de 1999, así como toda aquella normatividad que al respecto sea expedida con fines complementarios.

En el evento de que el revisor fiscal de los fondos de pensiones obligatorias o voluntarias sea el mismo de la entidad que los administre, podrá incluir el dictamen que sobre dichos fondos debe emitir dentro del dictamen de la respectiva entidad.

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En el caso de las sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía, entidades administradoras del régimen de prima media con prestación definida, del Instituto de Seguros Sociales como administradora de riesgos profesionales y entidades aseguradoras, teniendo en cuenta lo señalado en el artículo 207 del Código de Comercio, el dictamen que se remita deberá pronunciarse respecto de los estados financieros de la entidad incluyendo los fideicomisos, patrimonios autónomos y/o fondos de reservas pensionales que ésta administra.

En todo caso, dentro del párrafo de introducción del dictamen deberá hacer mención expresa de que en desarrollo de su labor auditó los estados financieros de la sociedad y evaluó, por lo menos, los negocios que a continuación se señalan:

a) Fondos comunes de inversión;

b) Fiducia pública (negocios en los que se administren directa o indirectamente recursos públicos);

c) Fondo Nacional de Pensiones de Entidades Territoriales (Fonpet-L. 549/99);

d) Fondo de Pensiones Públicas del Nivel Nacional, Fopep;

e) Fondos territoriales de pensiones (D.L. 1296/94);

f) Fondo prestacional del sector salud, en lo relacionado con pensiones;

g) Patrimonios autónomos para la administración de pasivos pensionales y reactivación económica de que trata la Ley 550 de 1999;

h) Los recursos a que hace referencia el Decreto 810 de 1998;

i) Los recursos destinados a la garantía y pago de bonos pensionales y cuotas partes de bonos pensionales (D. 1299/94);

j) Fondos de cesantía;

k) Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga;

l) Fondo de solidaridad pensional;

m) Fondo de riesgos profesionales;

n) Fondos de reservas pensionales administrados por las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida;

o) Fondos de reservas de la administradora de riesgos profesionales del Instituto de Seguros Sociales;

p) Los recursos a que hace referencia el artículo 54 de la Ley 100 de 1993;

q) Los recursos destinados a la garantía y pago de obligaciones pensionales legales a cargo del Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio, de las Fuerzas Armadas, la Policía Nacional y Ecopetrol;

r) Los demás que manejen recursos del sistema de seguridad social;

s) Los demás que señale la Superintendencia Bancaria;

t) Los demás negocios fiduciarios seleccionados por el revisor fiscal mediante metodología que señale la SBC.

2.3.12.Procesos judiciales en contra.

Deberá enviarse un listado completo de los procesos de cualquier naturaleza que se adelanten en contra de las entidades vigiladas. Dicha relación deberá contener necesariamente la clase de proceso, el valor de las pretensiones, el estado en que se encuentra (instancia), fallos que se han producido y el sentido de los mismos (a favor o en contra de la entidad), concepto reciente del abogado externo o del departamento jurídico sobre el estado de la contingencia y el valor de las provisiones constituidas por dicho concepto.

Cabe anotar que éste listado también debe contener lo correspondiente a los fondos de pensiones, fondos de cesantía y patrimonios autónomos administrados por las sociedades administradoras de pensiones y cesantías y las sociedades fiduciarias, de los fondos de reservas pensionales administrados por las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida y de los fondos de reservas de la administradora de riesgos profesionales del Instituto de los Seguros Sociales.

Para efectos de suministrar la información solicitada en el presente ítem, todas las entidades deberán remitir la proforma establecida para el efecto debidamente diligenciada, complementada con los conceptos del abogado externo o del departamento jurídico.

2.3.13. Otras contingencias de pérdidas.

Igualmente, deberá remitirse un listado de las multas o sanciones por cualquier concepto impuestas por alguna autoridad del Estado, así como las órdenes de pago de un mayor valor al reconocido por la entidad financiera frente a la DIAN respecto del pago de impuestos nacionales, municipales y distritales, señalando en todos los casos el valor de las provisiones constituidas conforme a lo dispuesto en la dinámica del plan de cuentas correspondiente.

El reporte de la información aquí solicitada, se hará a través del diligenciamiento de la proforma establecida para el efecto.

2.3.14.Liquidación de impuestos.

Liquidación detallada de los impuestos de renta y complementarios, para lo cual se deberá incluir la proforma de depuración de la renta debidamente detallada y diligenciada con los respectivos anexos.

2.3.15.Informes artículos 291 y 446 del Código de Comercio.

Aquella información no solicitada en el presente instructivo y que se encuentre contenida en los mencionados artículos, deberá permanecer a disposición de la Superintendencia Bancaria para el momento en que sea requerida.

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2.3.16.Último informe o memorando de control interno.

Efectuado por el revisor fiscal y/o el realizado por la auditoría interna, con los respectivos comentarios por parte de la administración.

2.3.17.Lista de chequeo de reporte de información de fin de ejercicio.

Con el propósito de agilizar el trámite de asambleas y que las entidades vigiladas conozcan con precisión los datos y papeles que con ocasión del cierre del ejercicio económico deben remitir, será necesario que se diligencie la proforma sobre el particular, la cual constituirá el documento remisorio de dicha información y deberá estar suscrita por el representante legal de la entidad.

2.3.18.Formatos adicionales.

Cada entidad deberá remitir los formatos o la información que las áreas de supervisión de ésta superintendencia encargadas de su vigilancia les requieran, para efectos de ampliar las evaluaciones acerca de los diferentes rubros o tópicos inherentes al negocio, tales como: Lista de chequeo, cartera de créditos, inversiones, bienes recibidos en dación de pago, activos fijos, valorizaciones, depósitos y exigibilidades, gastos pagados por anticipado, cargos diferidos y conciliaciones bancarias, entre otros.

2.4.Publicación de los estados financieros de fin de ejercicio.

El balance general y el estado de resultados de fin de ejercicio, comparados con igual período del ejercicio anterior, deben ser publicados una vez autorizados por la Superintendencia Bancaria, dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de su aprobación por la asamblea general de accionistas o del órgano que haga sus veces, en un diario de amplia circulación en el lugar de domicilio de la entidad, en los formatos diseñados por la Superintendencia Bancaria.

Para efectos de la publicación, la entidad podrá, a su buen criterio, excluir aquellas cuentas, subcuentas o auxiliares que no revelen saldos o éste sea cero, sin que con ello se modifiquen los datos remitidos en las proformas de esta superintendencia. Copia de la parte pertinente del periódico en el cual se haga la correspondiente publicación de los estados financieros deberá ser remitida a esta superintendencia dentro de los ocho (8) días siguientes a la fecha de la respectiva publicación.

La publicación a que hace referencia este numeral deberá realizarse en adición al depósito a que alude el artículo 41 de la Ley 222 de 1995.

Adicionalmente, las entidades vigiladas al realizar la publicación de los estados financieros de fin de ejercicio deberán indicar, que éstos, las notas a los estados financieros y el dictamen del revisor fiscal se depositarán en la cámara de comercio en donde pueden ser consultados por el público en general.

2.5. Publicaciones informativas de estados financieros.

Cuando se trate de publicaciones que deban hacerse atendiendo instructivos de otras entidades de control, deberá advertirse en el cuerpo de la misma si han sido o no autorizados por la Superintendencia Bancaria.

2.6. Acta de la reunión de la asamblea general de accionistas o asociados.

De acuerdo con el artículo 432 del Código de Comercio el revisor fiscal de la entidad debe remitir a la Superintendencia Bancaria, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la celebración de la respectiva reunión, copia autorizada del acta de asamblea general de accionistas o asociados. De acuerdo con lo señalado en el artículo 189 del Código de Comercio, dicha copia debe estar firmada por el secretario o un representante legal de la entidad.

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía, entidades administradoras del régimen de prima media con prestación definida, Instituto de Seguros Sociales y entidades aseguradoras.

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