CIRCULAR EXTERNA 3 DE 2003 

(Marzo 12)

Tema: Fiscalización de las entidades en liquidación forzosa administrativa.

I. Objetivo

Establecer pautas claras y precisas a las cuales debe sujetarse el contralor, sin perjuicio de las funciones que por ley se les han encomendado, en su calidad de auxiliar de la justicia, en ejercicio de su labor de fiscalización del proceso liquidatorio y como instrumento de apoyo a la función de seguimiento a la actividad del liquidador que debe ejercer el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, en adelante Fogafín.

II. Marco legal

De conformidad con lo dispuesto por el numeral 4º del artículo 295 del estatuto orgánico del sistema financiero (D. 663/93), modificado por el artículo 28 de la Ley 510 de 1999 y en concordancia con el literal a) del numeral 1º del artículo 296 del citado estatuto, corresponde al director de Fogafín designar, remover discrecionalmente y dar posesión a quienes deban desempeñar las funciones de contralor.

Así mismo, en virtud de lo previsto por el numeral 10 del artículo 295 del mismo estatuto, “Los contralores ejercerán las funciones propias de un revisor fiscal conforme al Código de Comercio y demás normas aplicables a la revisoría y responderán de acuerdo con ellas”.

III. Características propias de la función de contraloría

El ejercicio de la función de la contraloría debe sujetarse a las siguientes características, descritas en la Circular Externa 7 de 1996 de la Superintendencia Bancaria:

Permanencia. Su labor debe cubrir las operaciones en su fase de preparación, celebración y ejecución; su responsabilidad y acción deben ser permanentes, tal como se deduce de lo dispuesto en los ordinales 1º y 5º del artículo 207 del Código de Comercio, principalmente.

Cobertura total. Su acción debe ser total, de tal manera que ningún aspecto o área de operación de la empresa esté vedado al contralor. Todas las operaciones o actos de la sociedad, como todos sus bienes, sin reserva alguna, son objeto de su fiscalización.

Independencia de acción y criterios. El contralor debe cumplir con las responsabilidades que le asigna la ley y su criterio debe ser personal, basado en las normas legales, en su conciencia social y en su capacidad profesional.

En todo caso, su gestión debe ser libre de todo conflicto de interés que le reste independencia y ajena a cualquier tipo de subordinación respecto de los administradores que son, precisamente, los sujetos pasivos de su control (C. de Co., art. 210).

Función preventiva. La vigilancia que ejerce el contralor debe ser de carácter preventivo, sus informes oportunos, para que no se incurra en actos irregulares o no se persevere en conductas ajenas a la licitud o a las órdenes de los órganos superiores, según lo disponen los ordinales 2º y 5º del artículo 207 del Código de Comercio.

IV. Calidades del contralor

1. Requisitos legales.

Conforme al artículo 215 del Código de Comercio, el revisor fiscal deberá ser contador público, por lo tanto y de acuerdo con el numeral 10 del artículo 295 del estatuto orgánico del sistema financiero, el contralor deberá igualmente cumplir tal calidad.

Por otra parte, considerando el numeral 4º del artículo 295 del estatuto orgánico del sistema financiero, modificado por el artículo 28 de la Ley 510 de 1999, para la designación de contralores se tendrán en cuenta los siguientes requisitos mínimos:

a) Ser contador público con tarjeta profesional, y

b) Acreditar experiencia e idoneidad a juicio del nominador. (Fogafín).

Tratándose de personas jurídicas, deberán haber sido constituidas por lo menos con un (1) año de anterioridad a la fecha de su designación y acreditar que disponen de la infraestructura técnica y operativa adecuada para el desempeño de la función y de personal calificado que reúna los requisitos exigidos para ser contralor persona natural, según el caso.

2. Requisitos exigidos por Fogafín.

En cumplimiento de lo dispuesto por el numeral 4º del artículo 295 del estatuto orgánico del sistema financiero, en relación con la obligación de acreditar experiencia e idoneidad absoluta a juicio del nominador, Fogafín considera que las sociedades que ejerzan tal función, así como los contadores públicos independientes postulantes, deben acreditar los siguientes requisitos:

a) Personas jurídicas

• Presentar propuesta de servicios de contraloría que contemple como mínimo: Reseña de la sociedad, los objetivos y alcance de los servicios ofrecidos, la metodología para desarrollar el trabajo, personal asignado al trabajo y tiempo de participación en el mismo, costo de los servicios, requerimiento logístico, entre otros.

• Certificado de existencia y representación legal de la sociedad emitido por la cámara de comercio, con fecha de expedición no superior a 30 días en el cual conste su constitución por lo menos con un (1) año de anterioridad a la fecha de su designación.

• Fotocopia de la tarjeta de registro de la sociedad en los términos de la Resolución 42 de 1999 de la Junta Central de Contadores.

• Certificado de antecedentes disciplinarios de la sociedad emitido por la Junta Central de Contadores con fecha de expedición no superior a 30 días.

• Constancias o referencias de prestación de servicios de contraloría o revisoría fiscal.

• Historial técnico de la sociedad en el formato diseñado por Fogafín.

• Los contadores públicos designados como contralor principal y suplente deben cumplir con los requisitos exigidos para las personas naturales que se indican a continuación, excepto en lo referente a la propuesta de servicios;

b) Persona natural

• Contador público con experiencia de cinco (5) años en cargos profesionales en el sector financiero o real y experiencia mínima de (2) años en auditoría y/o revisoría fiscal, preferiblemente en el sector financiero.

• Presentar propuesta de servicios de contraloría que contemple como mínimo: Los objetivos y alcance de los servicios ofrecidos, la metodología para desarrollar el trabajo, tiempo de participación en el mismo, costo de los servicios, requerimiento logístico, entre otros.

• Hoja de vida en el formato diseñado por Fogafín.

• Fotocopia de la tarjeta profesional.

• Fotocopia de la cédula de ciudadanía.

• Certificado de antecedentes disciplinarios emitido por la Junta Central de Contadores, con fecha de expedición no superior a 30 días.

• Constancias o referencias laborales.

• Manifestación escrita de no encontrarse incurso en las causales de inhabilidad e incompatibilidad de que tratan los artículos 205 y 215 del Código de Comercio y los artículos 48 al 51 de la Ley 43 de 1990.

• Autorización irrevocable a Fogafín para que de manera permanente consulte cualquier central de información y riesgos (Cifin, Datacrédito, etc.).

• Certificado de responsables fiscales vigente emitido por la Contraloría General de la República.

• Certificado judicial vigente expedido por el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS.

• Certificado de antecedentes disciplinarios vigente emitido por la Procuraduría General de la Nación.

V. Ausencia temporal o definitiva

La persona jurídica o natural que renuncie a la designación como contralor principal deberá informar a Fogafín tal decisión, con una antelación no inferior a 30 días calendario.

En caso de ausencia temporal, la persona jurídica o natural reportará a Fogafín tal situación con 10 días hábiles de antelación.

En todo caso, para que Fogafín se pronuncie sobre la designación del nuevo contralor, se debe observar los requisitos que sobre el particular se señalan en el capítulo IV de esta circular.

En caso de ausencia definitiva, por renuncia o en razón a lo establecido en el numeral 4º del artículo 295 del Decreto 663 de 1993, en concordancia con el artículo 28 de la Ley 510 de 1999, es decir cuando sea removido de su cargo por el director de Fogafín, el contralor saliente deberá efectuar el empalme respectivo con el entrante y estar al día en la presentación de los informes requeridos de conformidad con lo definido en el capítulo VIII de esta circular.

VI. Alcance del trabajo de la contraloría

La Contraloría es un órgano de fiscalización, que en interés del Estado y los acreedores, cumple con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas, las funciones de revisoría fiscal.

Es importante mencionar que el contralor, en ejercicio de sus funciones, debe considerar: Que las entidades que son sujeto de intervención forzosa administrativa para liquidar no están desarrollando normalmente sus operaciones y que la finalidad del proceso liquidatorio es la pronta realización de los activos, así como el pago gradual y rápido del pasivo externo.

Por consiguiente, los contralores designados por Fogafín, en cumplimiento de las funciones que por ley le corresponden ejercerán, entre otras, las siguientes:

1. Verificar el cumplimiento de lo establecido en el Decreto-Ley 663 de 1993, en la Ley 510 de 1999, en el Decreto 2418 de 1999 y demás normas que los modifiquen y reglamenten.

2. Examinar la rendición de cuentas que debe presentar el liquidador, conforme al artículo 297 del Decreto 663 de 1993 y dictaminar los estados financieros que hacen parte de la misma.

3. Velar por que la contabilidad de las entidades se continúe llevando de acuerdo con los lineamientos establecidos en esta materia por la Superintendencia Bancaria, el Decreto 2649 de 1993 y las nuevas disposiciones que en su momento emitan las autoridades competentes, que sean compatibles con el proceso liquidatorio.

4. Validar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con Fogafín por parte del liquidador, relacionados con el área administrativa, financiera, legal, así como de gestión para agilizar el proceso liquidatorio y demás proyectos que se contemplen.

5. Validar y efectuar seguimiento a la depuración contable.

6. Analizar, revisar y hacer seguimiento a las obligaciones de la entidad en materia fiscal.

7. Constatar que los activos de la entidad y los bienes de terceros a su cargo, estén debidamente custodiados y presenten las salvaguardas necesarias.

8. Evaluar los procedimientos establecidos y efectuar seguimiento a las actividades de cobro, recaudo, castigo y recuperación de cartera, adelantados por la entidad.

9. Evaluar los procedimientos definidos por la entidad para la realización de activos, verificar su cumplimiento y determinar que éstos se ajusten a las disposiciones legales vigentes que lo regulan.

10. Velar por que la liquidez temporal de la entidad se invierta con un alto grado de seguridad en su retorno y una adecuada rentabilidad en entidades sujetas a la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Bancaria, Superintendencia de Valores o en títulos emitidos por la Nación.

11. Vigilar que la entidad cumpla ágil y oportunamente los compromisos y obligaciones para con sus acreedores.

12. Efectuar seguimiento y determinar la razonabilidad y congruencia de los ingresos y gastos que se generan, de acuerdo con la dinámica del proceso y el acatamiento de lo dispuesto en la ley sobre el particular.

13. Determinar y hacer seguimiento a las posibles contingencias que se deriven de la liquidación de las entidades, principalmente, por la existencia de procesos legales y establecer el impacto que los mismos pueden llegar a significar dentro del proceso o la ocurrencia de eventos subsecuentes que afecten financieramente la entidad.

14. Emitir por requerimiento legal, por iniciativa propia o por motivación ordinaria o extraordinaria de la junta asesora o de Fogafín y con la periodicidad que se requiera; el dictamen, los informes y las certificaciones relacionadas con la resolución de reconocimiento de acreencias, fórmulas para acuerdos de acreedores y cálculo de desvalorización monetaria, entre otras, tendientes a expresar con base en los resultados obtenidos en desarrollo de la auditoría integral adelantada, una opinión y un plan de acción, sobre la situación de la entidad en materia financiera, de cumplimiento, de gestión y sobre el control interno.

15. Establecer un plan de auditoría que le permita, sin perjuicio de aquellos que por ley deban observarse, definir y dar cubrimiento a todos y cada uno de los objetivos básicos tendientes a cumplir las funciones enunciadas, y propender por que su gestión se realice mediante el diseño y ejecución de programas de trabajo que se hayan elaborado observando las características que particularizan este tipo de entidades.

VII. Instrucciones y requerimientos particulares

Por la importancia de las funciones asignadas al contralor, la responsabilidad que se deriva de su cumplimiento impone el deber de obtener una evidencia válida y suficiente, con objeto de que la fiscalización y la rendición de informes, dictámenes y certificaciones tengan la virtud de alcanzar los cometidos que señala la ley.

Para tal efecto, se hace necesario que los contralores establezcan un plan de trabajo, en concordancia con lo dispuesto en el literal a) del numeral 2º del artículo 7º de la Ley 43 de 1990, que establece entre otras cosas que: “El trabajo debe ser técnicamente planeado ...”. La remisión de este plan de trabajo, conjuntamente con un informe sobre el avance del mismo, podrá ser solicitado por Fogafín cuando así lo estime pertinente.

En todo caso, los papeles de trabajo de conformidad con el parágrafo del artículo 9º de la Ley 43 de 1990, deberán estar disponibles para revisión y consulta por parte de Fogafín.

VIII. Rendición de informes

A partir de la fecha de expedición de la presente circular, los contralores presentarán como mínimo los informes en la forma y fechas que a continuación se detallan, sin perjuicio de los que deban emitirse por ley y en razón de lo expuesto en el capítulo VI, numeral 14 de esta circular:

1. Informe de diagnóstico integral.

Este informe aplica para aquellos contralores que asumen la fiscalización al inicio de un proceso de liquidación forzosa administrativa o para aquellos que se vinculen a un proceso de liquidación en marcha.

La fecha de entrega a Fogafín será de 60 días calendario a partir de la fecha de posesión del contralor. Este informe debe referirse, como mínimo, a los siguientes aspectos de la entidad objeto de liquidación forzosa:

• Situación contable.

• Situación financiera.

• Situación administrativa.

• Situación legal.

• Situación del control interno.

• Situación de los sistemas de procesamiento electrónico de datos.

• Situación del proceso liquidatorio.

2. Informe trimestral.

Este informe debe ser remitido a esta entidad por parte de los contralores dentro de los 30 días calendario de los meses de enero, abril, julio y octubre, correspondiente al trimestre que les antecede. A través del mismo, el contralor debe sintetizar sus actividades de seguimiento y determinar el estado de los aspectos más relevantes del proceso liquidatorio plasmados por el liquidador en el informe de ejecución trimestral de que trata el numeral 3º del capítulo III de la Circular Externa 2 del 10 de febrero de 2003.

El informe a que se hace referencia debe incluir:

a) Resultado del análisis y pruebas practicadas al cumplimiento de los compromisos adquiridos por parte del liquidador con Fogafín;

b) Resultado del análisis y pruebas practicadas sobre los anexos y demás información requerida y suministrada por el liquidador;

c) Resultado del análisis y pruebas practicadas sobre los actos administrativos emitidos por el liquidador;

d) Resultado del análisis y pruebas practicadas sobre las principales variaciones de los rubros más representativos del balance general y del estado de pérdidas y ganancias, y

e) Detalle y copia de los comunicados, informes o requerimientos dirigidos al liquidador relacionados con el proceso liquidatorio, con sus respectivas respuestas.

Nota: El informe correspondiente al último trimestre calendario hará parte del informe sobre la rendición de cuentas de que trata el numeral 4º del capítulo VIII de esta circular.

3. Informe sobre el presupuesto anual

Este informe deberá ser remitido a más tardar el 20 de enero del año que se presupuesta. A través del mismo, el contralor debe informar el resultado del análisis y revisión sobre el informe presentado por el liquidador de conformidad con lo establecido en el numeral 4º del capítulo III de la Circular Externa 2 del 10 de febrero de 2003.

4. Informe sobre la rendición de cuentas del liquidador

Este informe se relaciona con la rendición de cuentas que debe presentar el liquidador conforme al artículo 297 del Decreto 663 de 1993 y al numeral 5º del capítulo III de la Circular Externa 2 del 10 de febrero de 2003.

El plazo límite de envío del informe es de 30 días calendario siguientes al cierre de cada año o a partir de la fecha de separación del cargo del liquidador, sin perjuicio de las acciones a que hace referencia el artículo en cita.

El informe debe contener:

a) El dictamen sobre los estados financieros correspondiente al período de la rendición de cuentas;

b) El resultado del análisis adelantado sobre el informe de ejecución acumulado presentado por el liquidador;

c) El resultado del análisis sobre los documentos e informes adicionales que el liquidador adjunte a la rendición de cuentas y demás actividades que comente;

d) Los comentarios de la contraloría sobre aspectos que se consideren relevantes para el proceso liquidatorio, y

e) Recomendaciones o sugerencias de la contraloría sobre la rendición de cuentas.

Nota: La información requerida para el informe trimestral de que trata el numeral 2º del capítulo VIII de esta circular con fecha de corte diciembre 31, hará parte del informe sobre la rendición de cuentas del liquidador, por lo que sólo se presentará este último.

IX. Derogatorias

La presente circular deroga en su totalidad la Circular Externa 5 del 4 de mayo de 2001 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

X. Vigencia

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a contralores de entidades en liquidación forzosa administrativa.

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