CIRCULAR EXTERNA 165-000003 DE 2004 

(Febrero 23)

Asunto: Actualización de datos.

Con el fin de mantener actualizada la información básica de las sociedades y sus administradores, para lograr una efectiva comunicación entre la superintendencia y las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales sujetas a vigilancia o control, así como a las inspeccionadas que reciban esta circular, la entidad, con base en las atribuciones conferidas en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el artículo 2º del Decreto 1080 de 1996, considera procedente solicitar que reporten en forma inmediata a esta superintendencia cualquier cambio que ocurra en uno o más de los siguientes datos:

1. Datos básicos de la sociedad.

Por cuanto la entidad, respecto de sociedades vigiladas, ya no aprueba reformas estatutarias, distintas de la fusión y escisión, es de gran importancia para la entidad que las compañías nos informen el cambio realizado en alguno de los siguientes datos:

— Razón social.

— Objeto social.

— Actividad económica (Clasificación Internacional Industrial Uniforme, CIIU).

— Transformación de la sociedad.

— Domicilio (incluyendo dirección del domicilio y para notificaciones).

— Corte de los estados financieros según estatutos.

— Período de duración de la sociedad.

Y en general, todas aquellas modificaciones a las cláusulas estatutarias que afecten la información general que reposa en esta superintendencia.

2. Cambios de los administradores y revisor fiscal.

En consideración a que las sociedades no están obligadas a enviar las actas de asamblea general de accionistas o junta de socios, ni las de junta directiva, es necesario que cuando realicen nuevos nombramientos de representante legal, miembros de junta directiva y revisor fiscal, tanto principales como suplentes, suministren la información relacionada con la persona designada para el cargo, la cual deberá incluir los siguientes datos: nombres y apellidos completos, número de identificación, nacionalidad, dirección de domicilio y ciudad, teléfono, profesión, número de tarjeta profesional (para el caso de revisores fiscales).

3. La disolución y liquidación voluntaria.

Cuando quiera que la sociedad declare o reconozca su disolución, deberá informar de tal decisión a la superintendencia, una vez perfeccionada la reforma correspondiente y dentro de los cinco (5) días siguientes a la inscripción en el registro mercantil, con el objeto de actualizar la base de datos y realizar el seguimiento en los casos que sea pertinente.

La información requerida en esta circular, deberá ser enviada al grupo de estadística o a la intendencia regional correspondiente, acompañada de los documentos que den cuenta del cumplimiento de los requisitos legales establecidos para que la modificación sea oponible a terceros.

El revisor fiscal, en cumplimiento de lo previsto en el numeral 3º del artículo 207, velará porque los destinatarios de esta circular atiendan oportunamente las instrucciones aquí impartidas, evitando que su inobservancia les haga acreedores a las sanciones establecidas en la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada del ente económico.

Cualquier información adicional con relación al tema tratado en esta circular será resuelta por el grupo de estadística en el teléfono 324 5777, extensiones 355 ó 328.

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales, sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales.

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