CIRCULAR EXTERNA 3 DE 2004 

(Marzo 8)

Asunto: Presentación de los estados financieros a 31 de diciembre de 2003.

Con el fin de obtener la oportuna presentación de la información contable-financiera y de actividades por el ejercicio terminado el 31 de diciembre de 2003, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2º de la Resolución 412 de 1988 que establece como fecha máxima hasta el 31 de marzo de cada año, me permito recordar la información que debe ser tramitada y reportada a esta superintendencia, en los formatos y anexos que se detallan a continuación:

I. Estados financieros y anexos

1.1. Balance general consolidado (activo, pasivo, patrimonio e índices financieros).

1.2. Estado consolidado de ingresos y egresos, e informativo de aportes para terceros y saldos de pasivo por aportes para terceros.

1.3. Estado de origen y aplicación de recursos:

a) Estado de cambios en la situación financiera;

b) Estado de cambios en el capital de trabajo;

c) Estado de flujo de efectivo.

1.4. Anexo al estado de egresos —Ley 633 de 2000—.

1.5. Estado de pérdidas y ganancias de mercadeo (por actividades y consolidado).

1.6. Estado de resultados de los programas de vivienda.

1.7. Informe del Fondo de Subsidio Familiar de Vivienda, Fovis.

1.8. Valor cuota mensual de subsidio monetario.

1.9. Anexo situación de fuentes y aplicaciones de Fonede. Ley 789 de 2002.

1.10. Anexo de Fonninez (atención integral y jornada escolar) Ley 789 de 2002.

1.11. Anexo para inversiones temporales.

1.12. Anexo para inversiones por fondos con destinación específica.

1.13. Informe general de ejecución de inversiones en servicios y administración.

Nota. Para efectos del procesamiento uniforme y la consolidación de la información por parte de esta superintendencia, les reiteramos que las cifras deben registrarse en miles de pesos ($ 000).

II. Aspectos legales-administrativos

Es indispensable se remita la siguiente información complementaria:

2.1. Relación detallada de la planta de personal informando la remuneración individual por cargos, por centros de costos y totalizada.

2.2. Información sobre el manejo administrativo-operativo de los programas desarrollados directamente y de aquellas instituciones en las cuales tengan participación, con base en la Ley 100 de 1993, EPS, IPS, ARS y AFP y, copia de los estados financieros específicos de los mismos.

2.3. Notas a los estados financieros, de conformidad con las normas técnicas sobre revelaciones dispuestas en los artículos 113 a 121 del capítulo III del Decreto 2649 de 1993, de manera completa y en su orden:

ART. 114.—Notas a los estados financieros.

ART. 115.—Norma general sobre revelaciones.

ART. 116.—Revelaciones sobre rubros del balance general.

ART. 117.—Revelaciones sobre rubros del estado de resultados.

ART. 118.—Revelaciones sobre rubros del estado de cambios en el patrimonio.

ART. 119.—Estado de cambios en la situación financiera.

ART. 120.—Estado de flujos de efectivo.

ART. 121.—Revelación de las cuentas de orden.

2.3.1. Con base en las modificaciones introducidas por la Ley 789 de diciembre de 2002, el Decreto 827 de abril de 2003, el Decreto 1769 de 2003 y las diferentes resoluciones que con sujeción a los mismos ha expedido esta superintendencia, en notas independientes y especiales deberá revelarse la forma en que han sido registrados los hechos económicos correspondientes al traslado de recursos del Fondo para el Fomento del Empleo y Protección al Desempleo, Fonede, los valores objeto de transferencia entre cajas de compensación y demás aspectos complementarios, relacionando las subcuentas utilizadas y sus respectivos montos.

2.3.2. Otros aspectos de interés. Siempre que sea relevante, deberá incluirse en las notas a los estados financieros aquellos hechos económicos ocurridos con posterioridad a la fecha de corte, antes o después, que puedan afectar la situación financiera, las perspectivas y la viabilidad o continuidad de la corporación.

2.4. Informe del director administrativo y/o consejo directivo.

2.5. Copia del acta del consejo directivo de la sesión en que hayan sido aprobados u objetados los estados financieros, cuentas de fin de ejercicio y consideración de los informes generales y especiales que presenta el director administrativo para su remisión a la asamblea general, conforme al numeral 5º del parágrafo del artículo 50 de la Ley 21 de 1982, con observancia de los numerales 5º, 6º y 8º del artículo 54 de la citada ley.

2.6. La información contable-financiera debe enviarse certificada por el director administrativo y el contador y dictaminada por el revisor fiscal de la corporación (D. 2649/93, art. 33 y L. 222/95, art. 37).

2.7. El informe y dictamen de la revisoría fiscal (D. 2649/93, art. 26 y L. 222/95, art. 38) con sujeción a los artículos 37 y 38 del Decreto 341 de 1988 son de presentación improrrogable a esta fecha.

El revisor fiscal debe considerar el adecuado cumplimiento a lo señalado en la Ley 43 de 1990, el artículo 49 de la Ley 21 de 1982, las disposiciones profesionales del consejo técnico de la contaduría pública y la Circular Externa 14 del 6 de mayo de 1998 emitida por esta superintendencia.

III. Algunas consideraciones adicionales

3.1. Los renglones o grupos de cuentas señalados con asterisco (*) en los formatos de los estados financieros requieren la presentación de relaciones; en cuanto a los egresos por costos y gastos deben detallarse las subcuentas que los componen.

3.2. Por considerarse de especial importancia, debe cumplirse con la presentación de la relación específica de los valores aplicados como “costos y gastos indirectos” a los programas y servicios sociales por concepto de administración, informando sobre el estudio técnico previo establecido y la aprobación del mismo por parte del consejo directivo.

Así mismo, es indispensable la presentación de la relación por gastos de publicidad, propaganda y avisos, cargados a los diferentes servicios sociales y a la administración.

3.3. En el estado consolidado de egresos deben clasificar adecuadamente los costos de los diferentes programas y servicios sociales, de conformidad con lo establecido en el plan único de cuentas vigente.

3.4. Una vez diligenciada la información de conformidad con el presente instructivo, deberá ser totalmente revisada para el envío en forma veraz, completa y oportuna por parte de la corporación, considerando el amplio plazo vigente desde los registros (D. 2649/93, art. 56) y cierre contable hasta la fecha máxima de presentación.

IV. Forma de presentación de los informes

4.1. Para efecto del diligenciamiento y presentación de los formatos antes definidos y la información general, deberán utilizar la tecnología de correo electrónico implementada, por esta superintendencia.

4.2. La información financiera y de actividades solicitada, debe presentarse en disquete en formato de excel 97, y en forma impresa, con las firmas autógrafas del director administrativo, contador y revisor fiscal. Adicionalmente deberá diligenciarse en los archivos planos, el cual se encuentra disponible en la página web de esta superintendencia.

4.3. De las celdas que conforman los cuadros en excel, algunas están protegidas y aquellas que carecen de seguridad son las disponibles para digitar la información correspondiente. Por lo tanto, para que la información sea cargada en la base de datos y analizada por esta superintendencia, se requiere de la remisión del mismo archivo por parte de ustedes.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a consejos directivos, directores administrativos y revisores fiscales de las cajas de compensación familiar.

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