CIRCULAR EXTERNA 3 DE 2005 

(Febrero 1º)

Ref.: Mecanismos para la prevención y control del lavado de activos proveniente de actividades delictivas a través del mercado de valores.

De acuerdo con el artículo 39 de la Ley 190 de 1995 el régimen previsto para las instituciones sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria, a que se hace referencia en los artículos 102 a 107 del estatuto orgánico del sistema financiero (D. 663/93), es aplicable a las entidades sometidas a la inspección, vigilancia o control de la Superintendencia de Valores y por tanto están obligadas a adoptar medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en la realización de sus operaciones puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.

En consecuencia, dichas entidades deben diseñar y poner en práctica procedimientos específicos, y designar funcionarios responsables de verificar el adecuado cumplimiento de dichos procedimientos.

A su vez, corresponde a la Superintendencia de Valores instruir a sus vigilados sobre las características, periodicidad y controles en relación con la información a recaudar para la unidad administrativa especial de información y análisis financiero (UIAF), de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 526 de 1999.

Teniendo en cuenta la experiencia nacional e internacional en la materia, la Superintendencia de Valores considera necesario actualizar la Circular Externa 4 de 1998 con el propósito de ajustar y mejorar los mecanismos para la prevención y control del lavado de activos proveniente de actividades delictivas a través del mercado de valores. Por tanto, las entidades deberán adoptar los mecanismos y reglas de conducta que se establecen en la presente circular.

SECCIÓN 1

Aspectos generales

1.1. Alcance.

Las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia de Valores de acuerdo con el artículo 2º del Decreto 203 de 2004 y aquellas que desarrollen actividades de intermediación en los términos del artículo 1.5.1.1 de la Resolución 400 de 1995 que no estén sometidas a vigilancia de otra superintendencia que haya expedido normas sobre prevención y control de actividades delictivas, están obligadas a prevenir y controlar el lavado de activos en desarrollo de las operaciones y actividades de su objeto social, para lo cual deberán fijar políticas, implementar mecanismos y controles, que deben ser establecidos en función de los riesgos a los que pueda estar expuesta la entidad. Por tanto, los sistemas que se diseñen deben ser objeto de permanente seguimiento, evaluación y actualización de acuerdo con la evolución del mercado y las prácticas internacionales.

Las reglas establecidas en la presente circular constituyen los requisitos mínimos que se deben cumplir en el diseño e implementación de sus propios sistemas de prevención y control del lavado de activos a través del mercado de valores.

1.2. Objetivo.

La prevención y el control del lavado de activos tiene como objetivo fundamental evitar que, en la realización de operaciones en el mercado público de valores, las entidades utilicen o sean utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas y financiación del terrorismo, o para dar apariencia de legalidad a estas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.

1.3. Fijación de políticas.

Las políticas y directrices que adopten las entidades a efectos de prevenir y controlar el lavado de activos, deben ser determinadas observando como mínimo lo dispuesto en la siguiente sección.

SECCIÓN 2

Sistema integral para la prevención de lavado de activos

2.1. Sistema integral para la prevención de lavado de activos (SIPLA).

Para efectos de la presente circular se entiende por SIPLA, el conjunto de políticas, instrumentos, mecanismos y procedimientos diseñados e implementados para prevenir y controlar el lavado de activos en la realización de operaciones en el mercado de valores.

El SIPLA deberá estructurarse atendiendo los siguientes aspectos:

• Las políticas que asumirá la entidad en relación con el cumplimiento de las normas legales sobre prevención y control del lavado de activos. Tales políticas deben traducirse en reglas de conducta que orienten la actuación de cada uno de los funcionarios de la entidad para el adecuado desarrollo del sistema de prevención que adopten y deben estar contenidas en un código de conducta.

• Procedimientos que incluyan responsabilidades, deberes y facultades de los distintos órganos de dirección y administración de la entidad en el adecuado cumplimiento del SIPLA. Tales procedimientos deben estar contenidos en el manual de procedimiento.

• Conjunto de mecanismos e instrumentos diseñados para cumplir adecuadamente las normas sobre prevención del riesgo de lavado de activos.

• El SIPLA debe hacer parte integrante del sistema general de control interno, para identificar, manejar y administrar adecuadamente el riesgo relacionado con el lavado de activos en el desarrollo de operaciones del mercado de valores. El SIPLA deberá estructurarse teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

a) La prevención y control del lavado de activos se extiende a la realización de operaciones y actividades correspondientes al desarrollo de su objeto social, sean éstas documentarias, electrónicas, en efectivo o desarrolladas en cualquier otra forma; se trate de operaciones en moneda legal o extranjera.

b) Es deber de las entidades, sus órganos de administración y de control, su oficial de cumplimiento y demás funcionarios, asegurar el cumplimiento de las normas encaminadas a prevenir y controlar el lavado, particularmente las contenidas en los artículos 102 a 107 del estatuto orgánico del sistema financiero con el propósito no sólo de contribuir a la realización de los fines del Estado y de cumplir la ley, sino de proteger la imagen y la reputación nacional e internacional de las mismas.

c) Cuando las entidades realicen operaciones de compra o venta de valores con personas distintas a las vigiladas por la Superintendencia Bancaria o la Superintendencia de Valores, deberán identificar al comprador o al vendedor y la actividad económica del mismo.

d) El lavado involucra activos de origen ilícito, es decir, aquellos que provienen de cualquiera de los delitos consagrados como tales en las normas penales.

e) La reserva no es oponible a las solicitudes de información formuladas de manera específica por las autoridades dentro del ejercicio de sus funciones, conforme a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política y en los artículos 63 del Código de Comercio, 288 del Código de Procedimiento Civil, 20 del Código Contencioso Administrativo, el artículo 9º de la Ley 526 de 1999 y el artículo 105 del estatuto orgánico del sistema financiero, o en aquellas normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan.

f) Para la prevención y control del lavado de activos es indispensable que los mecanismos e instrumentos establecidos internamente sean observados por parte de los funcionarios que intervienen en la autorización, ejecución y revisión de las operaciones, así como en la vinculación de personal y demás actividades que desarrolle la entidad.

g) El SIPLA de las entidades debe contener procedimientos generales y específicos para las diferentes dependencias de la entidad, haciendo énfasis especial en las áreas con mayor riesgo de lavado de activos.

h) Las entidades deben adecuar su SIPLA a los nuevos productos o servicios que diseñen, antes de ofrecerlos al público.

i) Las reglas de prevención de lavado de activos señaladas en la presente circular aplican igualmente respecto de las personas naturales o jurídicas que pretendan adquirir de una entidad activos fijos o bienes que han sido recibidos en dación en pago. Las entidades deben obtener información adecuada de estas personas a fin de evaluar si existen características particulares o cualquier información relevante sobre la operación, que no guarde relación con la actividad económica informada y la declaración de origen de fondos del potencial adquirente o pagador y pueda proceder así con el correspondiente análisis de operación inusual y determinación de operación sospechosa.

j) El SIPLA deberá contener procedimientos de monitoreo y seguimiento tanto de operaciones como de clientes que permitan clasificar y organizar las operaciones de acuerdo con el perfil del cliente, las características de las transacciones, las clases de productos o cualquier otro criterio que resulte adecuado para los fines previstos en la presente circular.

k) El SIPLA debe prever procedimientos más estrictos de vinculación de clientes y de monitoreo de operaciones de personas que por su perfil o por las funciones que desempeñan podrían estar expuestos en mayor grado al riesgo de lavado. En tal sentido, las entidades deben llevar un control más detallado de las operaciones que realizan personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público. En estos casos se debe contar con procedimientos particulares para la vinculación, el control y monitoreo del cliente.

l) Permitir a la entidad la evaluación y determinación del riesgo implícito en las operaciones que realicen con personas o entidades de países que no aplican las recomendaciones del grupo de acción financiera internacional (GAFI).

m) Es imperativo anteponer la observancia de los principios orientadores consagrados en el artículo 1.1.1.2 de la Resolución 1200 de 1995 y en los manuales internos, al logro de las metas comerciales, considerando que es primordial generar una cultura orientada a aplicar y hacer aplicar las normas establecidas para la prevención y detección del lavado de activos.

n) En los eventos en los cuales las autoridades con funciones en la lucha contra el lavado de activos identifiquen de manera particular y soliciten por intermedio de la Superintendencia de Valores un monitoreo especial de cierto tipo de operaciones o de clientes, el SIPLA debe contar con procedimientos que le permitan a la entidad atender oportunamente tales solicitudes y reportar sus resultados en las condiciones que en cada caso se determinen.

2.2. El sistema que se implemente para la prevención y control del lavado de activos deberá contar por lo menos con los siguientes elementos:

a) Participantes en la definición, gestión, control y aplicación del SIPLA.

b) Manual para la prevención del lavado de activos.

c) Código de conducta.

d) Procedimientos de conocimiento del cliente y del usuario.

e) Operaciones inusuales y operaciones sospechosas.

f) Desarrollo tecnológico.

g) Procedimientos de control y reporte.

2.2.1. En la definición, gestión, control y aplicación del SIPLA participan por lo menos los siguientes órganos y funcionarios:

a) La junta directiva u órgano que haga sus veces.

b) La administración

c) El oficial de cumplimiento.

d) Los funcionarios de la entidad.

e) La auditoría interna

f) El revisor fiscal.

2.2.1.1. De la junta directiva u órgano que haga sus veces. La participación de la junta directiva o el órgano que haga sus veces en la definición, gestión, control y aplicación del SIPLA comprenderá los siguientes aspectos:

a) Señalar las políticas para la prevención y control de lavado de activos de conformidad con lo previsto en la presente circular.

b) Aprobar el manual para la prevención del lavado de activos, así como las actualizaciones o modificaciones del mismo, que se adopten conforme a los parámetros establecidos en el numeral 2.2.2 de la presente circular.

c) Adoptar el código de conducta de la entidad en materia de prevención del lavado de activos, así como sus actualizaciones, de acuerdo con los parámetros establecidos en el numeral 2.2.3 de la presente circular.

d) Aprobar los mecanismos e instrumentos que compongan el SIPLA de la entidad, evaluar periódicamente su funcionamiento y adoptar las medidas necesarias para ajustarlo a nuevas necesidades o corregir sus fallas.

e) Designar al oficial de cumplimiento de conformidad con las calidades y requisitos requeridos para ocupar dicho cargo.

f) Aprobar los recursos tecnológicos, humanos y físicos que requiera el oficial de cumplimiento para cumplir con sus funciones y ordenar a la administración de la entidad el suministro oportuno de los mismos.

g) Aprobar un sistema de selección del funcionario o funcionarios autorizados para exonerar clientes, del diligenciamiento del formulario de transacciones en efectivo de conformidad con lo dispuesto en el numeral 2º del artículo 103 del estatuto orgánico del sistema financiero.

h) Revisar y aprobar el plan anual que presente el oficial de cumplimiento en la primera reunión de junta directiva de cada año.

i) Revisar y analizar en las reuniones periódicas de la junta directiva los informes mensuales que a la fecha de la respectiva reunión haya presentado el oficial de cumplimiento.

j) Evaluar una vez por semestre el funcionamiento del SIPLA y el cumplimiento del plan aprobado para la adecuada prevención y control del lavado de activos.

k) Incluir dentro del informe de gestión una exposición sobre la evolución de las actividades sobre la prevención y control de lavado de activos.

2.2.1.2. De la administración. La participación de los representantes legales y funcionarios de nivel directivo, en la definición, gestión, control y aplicación del SIPLA comprenderá los siguientes aspectos:

a) Cumplir y hacer cumplir las políticas e instrucciones que en materia de prevención y control de lavado de activos fije la junta directiva.

b) Velar por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente circular y normas concordantes.

c) Suministrar al oficial de cumplimiento los recursos tecnológicos, humanos y físicos que la junta directiva haya aprobado para el cumplimiento de sus funciones.

d) Diseñar el manual de procedimientos a seguir por los funcionarios de la entidad para el adecuado cumplimiento del SIPLA.

e) Asegurar que los manuales de operación de la entidad establezcan los requisitos y procedimientos necesarios para el adecuado funcionamiento del manual para la prevención del lavado de activos.

f) Atender los requerimientos o recomendaciones que realice el oficial de cumplimiento para el adecuado cumplimiento de sus funciones.

2.2.1.3. Oficial de cumplimiento. Cada entidad designará, por medio de la junta directiva o del consejo de dirección o quien haga sus veces, a un funcionario como oficial de cumplimiento, que deberá tener un alto nivel jerárquico y capacidad decisoria respecto de sus funciones. La entidad deberá proporcionarle las herramientas tecnológicas y los recursos humanos y físicos que le permitan un cubrimiento total de las diferentes áreas y operaciones realizadas por la misma.

La designación del oficial de cumplimiento no exime de responsabilidad ni a la entidad ni a los demás funcionarios de la misma, de la obligación de aplicar los procedimientos de prevención y control de lavado de activos.

El oficial de cumplimiento designado por las entidades vigiladas y su suplente deben tomar posesión de su cargo de manera previa al inicio del ejercicio de sus funciones ante la Superintendencia de Valores. Una vez posesionado deberá informarse a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), el nombre y número de identificación, cargo y nivel jerárquico de dicho funcionario y de su suplente si lo hubiere. Esta información debe actualizarse tan pronto como se produzca alguna novedad al respecto.

En relación con el oficial de cumplimiento designado por los intermediarios no vigilados por esta superintendencia, se entenderá cumplido el requisito descrito en el numeral anterior, con el solo envío dentro de los quince (15) días siguientes a su designación, del nombre, número de identificación, cargo y nivel jerárquico de la persona designada, y de su suplente si lo hubiere, tanto a la Superintendencia de Valores como a la unidad de información y análisis financiero (UIAF).

La participación del oficial de cumplimiento en la definición, gestión, control y aplicación del SIPLA comprenderá los siguientes aspectos:

a) Vigilar el cumplimiento de todos los aspectos relacionados en la ley, en esta circular y aquellos que determine la propia entidad referidos a la prevención del lavado de activos.

b) Velar por el adecuado funcionamiento dentro de la entidad de la totalidad de los mecanismos e instrumentos específicos que conforman el SIPLA.

c) Procurar la formulación de estrategias de la entidad para establecer los controles necesarios con base en el grado de exposición al riesgo de lavado de activos.

d) Elaborar estadísticas y procesos de seguimiento específicos respecto de criterios de concentración de operaciones, movimiento consolidados por persona o cliente, clasificación de operaciones por montos, movimientos etc.

e) Implementar un sistema de alertas que permita detectar y establecer cuáles operaciones son inusuales y cuáles sospechosas de acuerdo con las diferentes operaciones realizadas por la entidad y los perfiles de sus clientes o usuarios.

f) Examinar las nuevas tipologías de lavado de activos con el propósito de mejorar continuamente las prácticas de prevención y control de este delito, así como, establecer las posibles modalidades, estrategias y procedimientos de control que se requieran cuando la entidad tenga planes para desarrollar nuevas operaciones.

g) Diseñar, programar y coordinar los planes de capacitación sobre la prevención y control del lavado de activos, necesarios para que los funcionarios que se pretendan vincular o que ya formen parte de la entidad conozcan los procedimientos y mecanismos para el adecuado cumplimiento del SIPLA, haciendo énfasis en el conocimiento del marco normativo, y de las consecuencias administrativas y legales que se puedan generar por su inobservancia. Estos planes deberán adicionalmente promover y consolidar la formación de una cultura respecto de la importancia del cumplimiento de las normas y políticas establecidas para la prevención y control del lavado de activos.

h) Reportar al superior jerárquico del funcionario que incumpla el SIPLA, para que se adopten las medidas a que haya lugar.

i) Proponer modificaciones al código de conducta, al manual para la prevención del lavado de activos y a los demás manuales de la entidad, para efectos del adecuado funcionamiento del SIPLA.

j) Conformar un archivo de evidencia y soporte documental de los programas de pruebas, revisión, inspección, análisis e informes de conclusiones por él realizadas.

k) Verificar que el área de recursos humanos realice un análisis completo de los antecedentes en los procesos de vinculación de los candidatos a desempeñarse como funcionarios de la entidad y que efectúe un seguimiento para detectar cambios en el comportamiento y estilo de vida de los empleados.

l) Recibir los reportes internos y realizar los reportes externos de que trata el numeral 2.2.7.3 de la presente circular.

m) Presentar a la junta directiva o al órgano que haga sus veces:

i) El plan anual para el adecuado desarrollo del SIPLA y el cumplimiento de sus funciones.

ii) Los requerimientos de recursos tecnológicos, físicos y humanos necesarios para el cumplimiento de sus funciones.

iii) Los informes mensuales en los cuales se haga referencia por lo menos a los siguientes aspectos: reportes realizados, situaciones de conflicto de interés, incumplimientos del SIPLA por parte de los funcionarios, principales actividades desarrolladas en cumplimiento de sus funciones y cualquier otra circunstancia que deba ser de conocimiento de la junta directiva de acuerdo con el manual de prevención de lavado de activos y el código de conducta.

iv) Un informe semestral de contenido general a la junta directiva o al órgano que haga sus veces, el cual debe comprender como mínimo los siguientes aspectos: 1) Las políticas y programas desarrollados para cumplir su función y los resultados de la gestión realizada. 2) Los programas y procedimientos adoptados para la actualización de la información de los clientes y el avance que se haya logrado sobre el tema en cada uno de los productos y servicios ofrecidos. 3) La efectividad de los mecanismos e instrumentos de control y las medidas adoptadas para corregir las fallas. 4) Los resultados de las órdenes y directrices fijadas por la junta directiva. 5) Los resultados de las instrucciones y recomendaciones formuladas a la administración y demás funcionarios de la entidad. 6) Los programas y medidas que deben adoptarse para el mejor funcionamiento del SIPLA.

n) Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad judicial o administrativa en materia de prevención y control de actividades delictivas.

PAR.—Una misma persona puede desempeñarse como oficial de cumplimiento de varias entidades vigiladas por la Superintendencia de Valores y/o Superintendencia Bancaria, siempre que se cumplan los siguientes requisitos:

a) Que no sea designado para desempeñarse como tal en más de cinco (5) entidades de manera simultánea, salvo que se trate de entidades vigiladas por dichas autoridades que pertenezcan a un mismo grupo empresarial, evento en el cual puede desempeñarse de manera simultanea en todas ellas.

b) Que la junta directiva o el órgano que haga sus veces en cada una de las entidades lo designe expresamente para tales fines.

c) Que cada una de las entidades le asigne un equipo de trabajo humano y técnico adecuado.

d) Que el oficial de cumplimiento acepte expresamente la designación como oficial de cumplimiento ante cada una de las entidades nominadoras.

e) Que, sin perjuicio del deber que se le imponga de reportar a una matriz o holding, deba reportar por separado a la junta directiva o al órgano que haga sus veces de cada entidad en la que se desempeñe como tal.

2.2.1.4. Los funcionarios de la entidad. Todos los funcionarios de la entidad deberán cumplir con el código de conducta, el manual de prevención para el lavado de activos y demás manuales de la entidad, atender los requerimientos y solicitudes que les haga el oficial de cumplimiento y colaborar para el buen funcionamiento del SIPLA. El cumplimiento de lo anterior tendrá prelación sobre el cumplimiento de las metas comerciales y demás indicadores que se hayan establecido para medir su gestión.

2.2.1.5. De la auditoría interna. Se deberá incluir dentro de los procesos de auditoría interna generalmente aceptados y que tengan establecidas las entidades, un programa específico de verificación y cumplimiento de los procesos y controles previstos en el SIPLA.

Los hechos que conforme a los procedimientos de auditoría aplicados, muestren indicios o generen duda respecto del cumplimiento del SIPLA, deberán ser reportados directamente al oficial de cumplimiento, para que adopte los correctivos que sean necesarios. En todo caso, la auditoría deberá informar en sus reportes periódicos, a las instancias correspondientes, los resultados obtenidos de las evaluaciones y controles desarrollados de conformidad con el SIPLA.

2.2.1.6. De la revisoría fiscal. En desarrollo del deber de colaboración establecido en el numeral 3º del artículo 207 del Código de Comercio y de las instrucciones que sobre la materia ha impartido la Superintendencia de Valores, la revisoría fiscal de la entidad debe instrumentar los controles adecuados que le permitan detectar incumplimientos de las instrucciones que para la prevención de lavado de activos se consagran en el estatuto orgánico del sistema financiero y en la presente circular. Dicha gestión incluye el examen de las funciones que cumplen los administradores de la entidad y el oficial de cumplimiento en relación con el respectivo SIPLA.

El revisor fiscal de cada entidad deberá elaborar un reporte trimestral especial dirigido a la junta directiva o al órgano que haga sus veces, en el que informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas sobre prevención y control del lavado de activos, Salvo que se detecten situaciones extraordinarias que deban ser reportadas a la asamblea o junta de socios, caso en el cual deberá informarlo inmediatamente.

2.2.2. Manual para la prevención del lavado de activos.

El manual para la prevención del lavado de activos debe ser aprobado por la junta directiva o el órgano equivalente de la entidad y establecer claramente los procedimientos para la ejecución de los distintos mecanismos de prevención y control que se adopten.

El manual debe contener por lo menos los siguientes aspectos:

a) Descripción de los procedimientos para la vinculación de los clientes y la confirmación y actualización de la información de los mismos, indicando los niveles o cargos responsables de su ejecución.

b) Las funciones, responsabilidades y facultades de los administradores y demás funcionarios de la entidad a cargo del cumplimiento de las normas legales e internas en materia de prevención y control del lavado de activos.

c) Nivel de jerarquía, funciones y nivel de responsabilidad del oficial de cumplimiento en relación con el SIPLA de la entidad.

d) Políticas coordinadas de control y canales de comunicación entre la oficina principal y sus sucursales e instancias de reporte y consulta entre el oficial de cumplimiento y todas las dependencias de la institución.

e) Funciones de la auditoría y los procedimientos de control interno que se establezcan para la verificación del cumplimiento de los procedimientos y mecanismos del lavado de activos que se implementen.

f) Los plazos y términos en los cuales cada funcionario debe cumplir, según las responsabilidades propias del cargo, con cada uno de los mecanismos e instrumentos de control y prevención de lavado de activos.

g) Los sistemas de capacitación y otros instrumentos diseñados para el mismo propósito, incluida la forma de evaluación y cubrimiento de las deficiencias en el conocimiento del SIPLA.

h) Políticas y procedimientos de conservación de documentos.

i) El proceso a seguir para atender los requerimientos de información por parte de autoridades competentes.

j) Metodologías y criterios para analizar y evaluar la información que permita detectar operaciones inusuales y sospechosas y el procedimiento para el reporte de las mismas.

k) Desarrollo de los demás elementos con que cuenta la entidad para protegerse del lavado de activos.

l) Los criterios para exonerar a los clientes de diligenciar el formulario de transacciones en efectivo, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 2º del artículo 103 del estatuto orgánico del sistema financiero y el cargo u órgano que puede autorizar dicha exoneración.

m) Los procedimientos de segmentación del mercado de acuerdo con la naturaleza específica de las operaciones, el perfil de los clientes, las características del mercado, las clases de producto o servicio y cualquier otro criterio que a juicio de la entidad resulte adecuado para generar señales de alerta cuando las operaciones de los clientes se aparten de los parámetros establecidos como normales.

n) El régimen sancionatorio en caso de incumplimiento de los procedimientos específicos contra el lavado de activos.

PAR. 1º—El manual para la prevención del lavado de activos debe estar siempre actualizado y disponible en todas las dependencias de las entidades, en las oficinas, agencias o sucursales, dejando evidencia escrita de su recepción y lectura por todos sus funcionarios o empleados.

PAR. 2º—Cualquier modificación a los mecanismos adoptados en el manual para la prevención del lavado de activos debe ser informada a la Superintendencia de Valores dentro del mes siguiente. Los manuales deben estar actualizados y permanecer a disposición de esta superintendencia tanto en su oficina principal como en las sucursales y agencias.

PAR. 3º—Los demás manuales de las entidades deberán estar en concordancia con el manual para la prevención del lavado de activos, así como estar siempre actualizados y disponibles en las dependencias de las entidades en donde se requiera su consulta.

2.2.3. Código de conducta.

La política que se adopte con base en los parámetros establecidos en el numeral 2.1 de la presente circular se debe traducir en reglas de conducta que orienten la actuación de la entidad y la de cada uno de sus funcionarios en el adecuado funcionamiento del SIPLA. Estas reglas deben estar contenidas en un código de conducta de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios de la entidad, de manera que sus preceptos se observen en cada acto u operación, y como manifestación de un propósito preventivo.

El código de conducta debe desarrollar, cuando menos, los siguientes preceptos tanto en relación con las actuaciones de la entidad, como respecto del comportamiento de sus accionistas, administradores y empleados:

a) El cumplimiento riguroso de los mecanismos de control y prevención del lavado de activos que se acojan en los respectivos manuales de procedimiento.

b) Los efectos que genera el incumplimiento de las normas que gobiernan la prevención del lavado de activos.

c) Los criterios y procedimientos necesarios para prevenir y resolver conflictos de Interés que puedan surgir en el desarrollo de su objeto social. Así mismo, los necesarios para la detección y análisis de operaciones inusuales y determinación y reporte de operaciones sospechosas.

d) La premisa de que la entidad debe anteponer la observancia de los principios orientadores consagrados en el artículo 1.1.1.2 de la Resolución 1200 de 1995 y en sus manuales internos, al logro de las metas comerciales.

e) Procedimientos para reportar al superior jerárquico del funcionario que incumpla el código de conducta, para que se adopten las medidas a que haya lugar.

PAR.—El código de conducta debe estar siempre actualizado y disponible en todas las dependencias de las entidades, en las oficinas, agencias o sucursales, dejando evidencia escrita de su recepción y lectura por todos sus funcionarios o empleados.

2.2.4. Procedimientos para el conocimiento de clientes.

Las entidades deberán adoptar procedimientos que les permitan la identificación plena y confiable de sus clientes, tanto de aquellos vigentes como de los que vayan a ser vinculados, así como la verificación y monitoreo de la información suministrada por éstos, los cuales deben ser aplicados con la debida diligencia y responsabilidad. En ningún caso, la entidad podrá iniciar operaciones con un nuevo cliente, sin cumplir con los requisitos previstos en el presente numeral y en los subsiguientes.

Para los propósitos de las instrucciones contenidas en la presente circular, se entenderá por cliente de una entidad aquella persona natural o jurídica con la que se establece y mantiene una relación de tipo legal o contractual para la prestación de algún servicio o el suministro de cualquier producto propio de su actividad.

Las entidades deberán definir cuando un cliente está activo o inactivo y la forma de actualización de la información, de acuerdo con las políticas generales, que para el efecto haya establecido la entidad.

2.2.4.1. Información para el conocimiento del cliente. El SIPLA debe contar con el diseño e implementación de procedimientos adecuados para obtener un conocimiento de todos y cada uno de los clientes, que comprenda la naturaleza de la actividad o negocios que realizan, y que permita obtener por lo menos la siguiente información:

a) Identificación de la persona.

b) Actividad económica del cliente;

c) Características y montos de los ingresos y egresos del cliente;

d) Origen y procedencia de los fondos que va a utilizar en las negociaciones;

e) Monto, frecuencia y tipo de operaciones que pretende realizar;

f) Propósito y naturaleza de la relación comercial.

La anterior información deberá ser verificada empleando documentos, datos e información de una fuente independiente y confiable. En este sentido, las entidades podrán recurrir a consultar cualquier lista, documento o publicación, emitido por entidades tanto oficiales como privadas, en el que informen sobre la vinculación de personas con actividades delictivas de toda índole.

PAR.—En los casos de clientes con dependencia económica de un tercero, se deberá solicitar la documentación de la o las personas de quienes provengan los recursos utilizados, para efectuar las operaciones o transacciones.

2.2.4.2. Propósito de los procedimientos para el conocimiento del cliente. Los procedimientos que se establezcan para el conocimiento del cliente deberán servir por lo menos para:

a) Suministrarle a la entidad información que le permita comparar las características de sus transacciones con las de su actividad económica.

b) Monitorear continuamente las operaciones de cada uno, de acuerdo con el perfil previamente establecido;

c) Contar con elementos objetivos que permitan abstenerse de entablar vínculos comerciales con personas respecto de las cuales no se pueda establecer satisfactoriamente su identidad, ni confirmar la información aportada;

d) Contar con elementos de juicio y soportes documentales que permitan analizar las transacciones inusuales y determinar la existencia de operaciones sospechosas.

PAR.—De conformidad con lo anterior, se deben prever procedimientos estrictos de vinculación de clientes y de monitoreo de operaciones de personas que por su perfil o por las funciones que desempeñan podrían estar expuestos en mayor grado al riesgo de lavado de activos. En tal sentido, las entidades deben llevar un control más detallado de las operaciones que realizan personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público.

2.2.4.3. Requisitos mínimos de los procedimientos de conocimiento del cliente. Los procedimientos establecidos con el objetivo de conocer al cliente serán adecuados si en su diseño y aplicación se tienen en cuenta los siguientes parámetros mínimos:

a) El conocimiento de la persona comienza desde el momento en que solicita su vinculación como cliente. Para ello la entidad, salvo en los casos expresamente exceptuados, debe verificar y asegurarse de que el formulario de vinculación conforme al anexo I esté adecuadamente diligenciado.

b) La entidad debe realizar las diligencias necesarias para confirmar y actualizar los datos suministrados en el formulario de vinculación y que por su naturaleza puedan variar.

c) La información que no sea actualizada o una vez actualizada no pueda confirmarse, constituye una señal de alerta para la entidad.

d) Se debe contar con procedimientos claros que permitan el análisis de la información, su archivo ordenado y conservación adecuada, de modo que sea de fácil y rápido acceso para los funcionarios directamente a cargo del deber de prevenir y controlar el lavado y de las autoridades que la soliciten.

e) Salvo en los casos señalados en el numeral siguiente, el conocimiento del cliente supone la realización de una entrevista, y de una visita cuando se trate de persona jurídica, previa a su vinculación. De ello debe dejarse constancia documental en la que se indique el lugar, fecha y hora de la misma y sus resultados.

f) Si bien el diligenciamiento del formulario así como el recaudo de los documentos y la firma de los mismos puede efectuarse de acuerdo con el procedimiento señalado en la Ley 527 de 1999 y demás normas reglamentarias, el empleo de dichos procedimientos no puede sustituir la entrevista personal al solicitante o al representante legal si se trata de persona jurídica.

g) Los procedimientos de conocimiento del cliente aplicados por otras entidades con relación a un mismo solicitante, no eximen de la responsabilidad que tiene la entidad de conocer a su propio cliente, aun cuando pertenezcan a un mismo grupo empresarial.

h) Al momento de decidir sobre la aceptación (vinculación definitiva) de un cliente, resulta prudente que la entidad preste especial atención, entre otros, a aspectos tales como el volumen histórico de los fondos que maneja, el país de origen de los mismos (si el país cumple con los estándares mínimos de conocimiento del cliente), la calidad y el perfil del solicitante (determinar si es o no residente, etc.), si las negociaciones se van a conducir a través de medios electrónicos o similares y si la persona administra recursos públicos.

i) Los procedimientos de conocimiento del cliente, por corresponder a estándares mínimos a nivel internacional, deben ser incorporados en los manuales de las entidades subsidiarias en el extranjero.

j) Las entidades deben prever dentro de sus contratos la obligación del cliente de actualizar los datos que varíen, por lo menos anualmente, suministrando la totalidad de los soportes documentales exigidos según el producto o servicio de que se trate.

k) La actualización de la información de aquellos clientes que, de acuerdo con las políticas y procedimientos de la entidad, hayan sido clasificados como “inactivos” o sean titulares de cuentas inactivas, se puede realizar una vez cese dicha condición.

l) Los procedimientos deben garantizar que todas las áreas de la entidad involucradas en la prevención y control del lavado pongan en práctica los mecanismos para el conocimiento del cliente.

m) Tratándose de la vinculación de personas jurídicas, el conocimiento del cliente supone además conocer la estructura de su propiedad, es decir, la identidad de sus accionistas o asociados y de su representante legal.

n) No se exime del procedimiento de conocimiento del cliente, y de la aplicación integral del SIPLA, la vinculación como cliente o celebración de operaciones con personas naturales o jurídicas que se encuentran sometidas a algún tipo de vigilancia estatal o que por virtud de dicha vigilancia deben contar con un SIPLA u otro sistema similar de prevención del lavado de activos.

PAR. 1º—Tratándose del pago de un giro del exterior por parte de una entidad autorizada, se deberá exigir del beneficiario y de su representante, si lo hubiere, el diligenciamiento del formulario de vinculación que tengan diseñado para el efecto a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias del mismo, anexando la fotocopia del documento de identificación.

PAR. 2º—Para efectos de lograr un mayor control sobre las personas que toman parte en la ejecución de una operación, deberán adoptarse los mecanismos adecuados que permitan identificar plenamente al ordenante de la misma, a su comitente, al beneficiario, al funcionario de la firma que inició el contacto con el cliente y a quien la ejecuta. Los datos anteriormente mencionados deberán quedar plasmados en un medio que se considere adecuado para el efecto.

2.2.4.4. Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de vinculación de clientes y de realizar entrevista o visita. En el desarrollo de los procedimientos de conocimiento del cliente, las entidades no están obligadas a obtener el formulario de vinculación ni a realizar entrevista o visita al potencial cliente cuando quiera que se trate de alguna de las siguientes operaciones, productos o servicios:

a) Las operaciones realizadas entre entidades vigiladas por la Superintendencia de Valores.

b) Las operaciones por cuenta propia realizadas entre entidades vigiladas por la Superintendencia de Valores y entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria.

c) Las realizadas con organismos multilaterales.

d) Las realizadas con entidades públicas del orden nacional, departamental y municipal, salvo que se efectúen con empresas industriales y comerciales del Estado y/o sociedades de economía mixta que no estén vigiladas por la Superintendencia Bancaria.

2.2.4.5. Conocimiento del cliente por parte de entidades que pertenezcan a un mismo grupo empresarial en el que participen entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria. Las entidades que pertenezcan a un mismo grupo empresarial, podrán utilizar la información que recauden las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria en cumplimiento de los procedimientos de conocimiento del cliente, teniendo en cuenta como mínimo los siguientes aspectos:

a) El grupo debe diseñar un formato único de vinculación de clientes que contenga, cuando menos, la totalidad de los requisitos de información exigidos por la presente circular para los distintos productos o servicios ofrecidos por el grupo y que permita recaudar la información completa de los clientes independientemente del tipo de entidad de que se trate. El formato debe indicar claramente que la información se recauda para efecto de una eventual vinculación del cliente con otras entidades del mismo grupo, y debe contener una estipulación en la que el cliente autorice de manera expresa e inequívoca su remisión a las demás entidades del mismo grupo a las que sucesivamente se vincule.

b) La entidad que recaude la información debe cumplir con la totalidad de los requisitos generales exigidos en la presente circular en materia de conocimiento del cliente, debiendo mantenerla actualizada en los términos aquí dispuestos.

c) A partir del momento en que el cliente se vincule a otra u otras entidades pertenecientes al grupo, éstas adquieren la obligación de cumplir con las normas generales sobre conocimiento del cliente y demás requisitos del SIPLA, así como, colaborar en la actualización de la información del cliente con la entidad del grupo que tenga a su cargo dicha responsabilidad.

d) En el evento en que el cliente se vincule a otra entidad perteneciente al mismo grupo empresarial, la entidad que haya recaudado la información debe estar en capacidad de remitirla a cualquiera otra entidad del mismo grupo, de manera actualizada en condiciones tales que pueda ser verificable.

e) Con el fin de evitar la duplicidad en la información sobre los clientes vinculados al mismo grupo, se puede disponer que el formato de vinculación con sus respectivos anexos documentales sea archivado en debida forma por la entidad supervisada que haya recaudado por primera vez la información del cliente. La circularización o suministro de los datos a las distintas entidades del grupo puede hacerse en archivo sistematizado, medio magnético o cualquier otro mecanismo que garantice la entrega de la información de manera integral, completa y oportuna. En el evento en que la información se comparta de manera sistematizada, el grupo debe contar con recursos tecnológicos y con una base de datos homogénea que contenga cuando menos la información y datos del cliente exigida por la presente circular y que permita a las distintas entidades del grupo cumplir con las disposiciones generales y especiales sobre conocimiento del cliente que les resulten aplicables.

2.2.4.6. Prevención del lavado respecto de movimientos de usuarios. El SIPLA debe establecer criterios objetivos que, en función del nivel de exposición al riesgo de lavado, permitan monitorear, de manera general, operaciones que realicen sus usuarios de modo que, por medio de señales de alerta, se puedan eventualmente identificar operaciones inusuales o sospechosas.

Son usuarios aquellas personas naturales o jurídicas a las que, sin ser clientes en los términos del inciso segundo del numeral 2.2.4 de la presente circular, la entidad les presta un servicio.

2.2.4.7. Conocimiento del mercado y señales de alerta. Las entidades deben adoptar metodologías y procedimientos para conocer adecuadamente el mercado que corresponda a cada clase de producto o servicio que ofrecen, así como los perfiles de los clientes y usuarios de los mismos. Este procedimiento se desarrolla con base en un mercado objetivo y según las propias políticas de mercadeo de cada entidad, actualizándose continuamente conforme a los cambios que se presenten.

El conocimiento del mercado requiere que la entidad determine grupos de clientes o usuarios, atendiendo al perfil que identifique a cada uno de ellos, de acuerdo con las características, monto, frecuencia, preferencia, origen y destino, complejidad de las operaciones, regiones de alto riesgo de lavado, clases de productos, actividad económica o cualquier otro criterio que permita la clasificación de los diferentes clientes de la entidad.

Se busca con esta segmentación identificar las características comunes de las operaciones y compararlas con las que realicen los correspondientes clientes a efectos de detectar las operaciones inusuales o sospechosas que éstos realicen.

2.2.5. Operaciones inusuales y operaciones sospechosas. Para efectos de lo dispuesto en la presente circular, por los conceptos de operación inusual y operación sospechosa se entiende lo siguiente:

a) Operación inusual.

De clientes: es aquella operación cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica del cliente.

De usuarios: es aquella que por su número, frecuencia, por las cantidades transadas, por su complejidad o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos para determinado rango de mercado.

b) Determinación de operaciones sospechosas.

La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales, con la información acerca de los clientes o de los mercados, debe permitir, conforme al buen criterio de la entidad, identificar si una operación es o no sospechosa.

En este sentido, reviste especial importancia la información que sobre el mercado y sus clientes maneje la entidad, con el objeto de poder identificar y evaluar las operaciones inusuales que a su juicio se pueden considerar como sospechosas. El SIPLA deberá establecer que en estos casos es necesario documentar el análisis y los resultados de la evaluación hecha por la entidad.

Con todo, la entidad podrá considerar como sospechosas aquellas operaciones del cliente que, no obstante mantenerse dentro de los parámetros de su perfil, la entidad con buen criterio estime en todo caso irregulares o extrañas, a tal punto que escapan de lo simplemente inusual.

La entidad estará adecuadamente protegida contra el lavado si cuenta con procedimientos y herramientas eficaces para la determinación de operaciones sospechosas y sobre la forma como deben ponerse en conocimiento de las autoridades competentes.

Si bien la entidad, de acuerdo con sus propias políticas, puede buscar los mecanismos legales tendientes a terminar cualquier vínculo contractual con aquel cliente que lleve a cabo una operación que a su juicio sea sospechosa en los términos indicados en el literal anterior. Es importante subrayar que no estará incumpliendo las disposiciones sobre control y prevención del lavado de activos por el solo hecho de mantener vigente dicho vínculo con el cliente, pues su deber en este punto es el de informar inmediatamente de ello a las autoridades competentes.

Las entidades vigiladas deben prestar especial atención a las relaciones de negocios y a las transacciones con personas físicas y jurídicas incluidas las empresas e instituciones financieras o similares residentes en países que no aplican estas recomendaciones sobre la prevención del lavado de activos o que lo hacen de forma insuficiente.

2.2.6. Desarrollo tecnológico. Así como en el desarrollo de las operaciones habituales, las entidades implementan herramientas tecnológicas que agilizan y hacen más sencilla la realización de operaciones y transferencias, de igual manera, en la implementación del SIPLA, deben contar con las herramientas tecnológicas acordes con el desarrollo operacional de la entidad, que les permita establecer de una manera eficaz los sistemas de control y prevención de lavado de activos.

Las entidades obligadas a implementar el SIPLA, deberán prestar especial atención a cualquier amenaza de lavado de activos que surja como resultado del desarrollo de las nuevas tecnologías que favorezcan el anonimato y en especial de los riesgos asociados a las relaciones comerciales u operaciones que no impliquen la presencia física de las partes.

En este sentido, será adecuado que el SIPLA se apoye en instrumentos que le permitan a la entidad consolidar electrónicamente las operaciones que realiza con sus clientes de manera periódica, de modo que puedan clasificarse tales operaciones y permitan su evaluación conforme a los criterios y parámetros que establezca cada entidad.

Las entidades deberán implementar herramientas tecnológicas, tales como software que les permitan analizar y monitorear distintas variables para predecir ciertos comportamientos y visualizar posibles operaciones inusuales o sospechosas.

2.2.7. Procedimientos de control y reporte.

Las entidades deberán establecer como mínimo procedimientos y mecanismos de control que les permitan identificar las operaciones mencionadas en los siguientes numerales, así como procedimientos de reporte de las transacciones en efectivo y de operaciones sospechosas.

2.2.7.1. Control y registro de transacciones en efectivo. De conformidad con lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 103 del estatuto orgánico del sistema financiero, las entidades deben dejar constancia conforme al anexo III de esta circular, de la información relativa a transacciones en efectivo cuyo valor sea igual o superior a diez millones de pesos ($ 10.000.000) si es en moneda legal o a cinco mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (US $5.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación, publicada por el Banco de la República en su página en internet.

Con todo, aquellos clientes que por el giro ordinario o normal de sus negocios y con base en los procedimientos de conocimiento del cliente, se haya establecido que realizan numerosas transacciones en efectivo, pueden ser excluidos del diligenciamiento del formulario individual, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a) Que se deje constancia de las razones por las cuales fueron exonerados, habiéndose establecido la relación causa efecto entre la actividad económica del cliente, sus ingresos y el flujo corriente de efectivo generador de las operaciones sujetas a registro.

b) Que de acuerdo con lo exigido en el numeral 2º del artículo 103 del estatuto orgánico del sistema financiero, se lleve un registro de transacciones en efectivo, por las cuantías establecidas en la presente circular para el efecto, en el que se identifique por lo menos, la información exigida en el formato individual, salvo la firma de la persona que físicamente realiza la operación.

2.2.7.2. Control de transacciones múltiples en efectivo. Las operaciones múltiples están constituidas por aquellas transacciones individuales en efectivo realizadas por cuantías inferiores a las señaladas en el numeral anterior, que se realicen en una o varias oficinas, agencias o sucursales durante un (1) mes calendario, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen cincuenta millones de pesos ($ 50.000.000) o cincuenta mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (US $50.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación, publicada por el Banco de la República en su página en internet.

Estas transacciones están sujetas a control, pues se estima que constituyen un instrumento eficaz en la identificación del riesgo de lavado de activos a que se expone una entidad. En consecuencia, será adecuado el SIPLA que identifique procedimientos especiales para su análisis.

2.2.7.3. Reportes. El SIPLA que diseñe cada entidad debe prever un sistema adecuado de reportes tanto internos como externos, que garanticen el funcionamiento de sus propios procedimientos de control de riesgos, así como el cumplimiento del deber legal de colaborar con las autoridades a cargo de la lucha contra el delito de lavado de activos.

A continuación se señalan los reportes que toda entidad debe efectuar en esta materia a fin de que sean tenidos en cuenta en el diseño del SIPLA:

a) Reporte interno sobre transacciones inusuales. La entidad debe prever los procedimientos para que cada funcionario responsable de la detección de operaciones inusuales, reporte las mismas al área encargada de analizarlas. Un buen reporte debe indicar las razones que permiten considerar la operación como inusual.

b) Reporte interno sobre operaciones sospechosas. Comoquiera que los procedimientos de determinación de operaciones sospechosas deben operar de manera permanente, se deben prever los procedimientos de reporte inmediato y por escrito al funcionario o instancia competente y en todo caso al oficial de cumplimiento.

c) Reporte externo de operaciones sospechosas-ROS. Determinada la operación sospechosa, procede su reporte inmediato y directo a la UIAF, mediante el diligenciamiento del formato correspondiente al anexo II de esta circular. Para efectos del ROS, no se requiere que la entidad tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, así como tampoco debe identificar el tipo penal o que los recursos que maneja provienen de actividades ilícitas. Solo se requiere que la entidad considere que la operación es sospechosa. Por no corresponder el ROS a una denuncia penal, el mismo no tiene que ser firmado.

d) Reporte mensual de ausencia de operaciones sospechosas. En caso de que durante el respectivo mes las entidades no hayan determinado la existencia de operaciones sospechosas, deben informar de este hecho a la UIAF, dentro de los diez (10) primeros días calendario del mes siguiente.

e) Reporte de transacciones en efectivo. Las entidades deben remitir a la UIAF, dentro de los primeros 15 días calendario de cada mes, el informe mensual sobre las transacciones en efectivo a que se refiere el numeral 2.2.7.1 de la presente circular, mediante el diligenciamiento del formato previsto en el anexo III de esta circular. Cuando se celebre un contrato de uso de red entre un establecimiento de crédito y alguna entidad autorizada en la Ley 389 de 1997 y el Decreto Reglamentario 2805 del mismo año, el reporte debe ser remitido por la entidad usuaria de la red y a nombre de quien fueron efectuadas las transacciones en efectivo en los términos de la respectiva pro forma, puesto que estas transacciones no fueron realizadas por la entidad que prestó su red de oficinas sino entre el cliente y la entidad usuaria.

f) Reporte de transacciones múltiples. Las transacciones múltiples a que se refiere el numeral 2.2.7.2. de la presente circular deben reportarse directamente a la UIAF mediante el diligenciamiento del formato correspondiente al anexo III de esta circular.

g) Reporte de clientes exonerados. De acuerdo con lo establecido en el numeral 2º del artículo 103 del estatuto orgánico del sistema financiero, las entidades están en la obligación de informar mensualmente los nombres e identidades de todos los clientes exonerados. Esa información debe remitirse a la UIAF, dentro de los quince (15) primeros días calendario del mes inmediatamente siguiente, mediante el diligenciamiento del formato correspondiente al anexo V de esta circular. La actualización de dicha información, debe surtirse dentro del mismo plazo. Para el efecto, las entidades deben remitir los nombres e identidades de los nuevos clientes exonerados y de los que dejaron de serlo en el mes inmediatamente anterior. En el evento en que no haya novedades que reportar, así debe indicarlo mediante el diligenciamiento del formato correspondiente al anexo V de esta circular.

h) Reporte sobre operaciones de cambio. Las sociedades que hayan sido autorizadas para realizar operaciones de cambio deben remitir a la UIAF, dentro de los primeros quince (15) días calendario de cada mes, un reporte de todas las operaciones de cambio que hayan sido realizadas durante el mes inmediatamente anterior, mediante el diligenciamiento del formato correspondiente al anexo IV de esta circular.

SECCIÓN 3

Conservación, acceso y reserva de información

3.1. Conservación de documentos.

Para garantizar un apoyo efectivo a las autoridades, las entidades deben conservar los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevención y control del lavado de activos de conformidad con las normas que rigen la conservación de libros y papeles de comercio.

El SIPLA debe prever el procedimiento a seguir para la organización y conservación de la información generada en desarrollo de las actividades de prevención y control del lavado de activos, de tal forma que permita atender de forma ágil y eficiente los requerimientos de las autoridades. Para el efecto, se tendrá en cuenta lo siguiente:

a) En los casos de procesos de reorganización empresarial, como la fusión, escisión y segregación, entre otros, las entidades resultantes deben garantizar la continuidad en el estricto cumplimiento de esta disposición.

b) En caso de liquidación, corresponde al liquidador adoptar las medidas necesarias para garantizar el archivo y protección de estos documentos.

c) Respecto de los documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa, la entidad debe disponer la conservación centralizada de tales documentos con las debidas seguridades, junto con el respectivo reporte a la UIAF, con el propósito de hacerlos llegar en forma completa y oportuna a las autoridades cuando éstas los soliciten.

d) En cuanto a los formularios establecidos para los reportes de que trata el numeral anterior, las entidades los deberán conservar debidamente organizados a disposición de las autoridades. Dicha información deberá reposar como mínimo tres (3) años en la oficina en la cual fueron diligenciados, sin perjuicio del deber de conservación de documentos establecido en el presente numeral. La información contenida en estos formularios debe organizarse internamente en forma centralizada en una base de datos de manera que permita atender de forma inmediata los requerimientos de las autoridades y ser utilizada eficientemente por cada entidad para la detección de operaciones inusuales y sospechosas.

e) En cuanto a la exoneración de clientes del diligenciamiento del formulario de transacciones en efectivo, copia del estudio mediante el cual se compruebe la existencia de las condiciones de exoneración, la cual debe ser archivada de manera centralizada. El original del estudio acompañado de los respectivos soportes puede reposar en la correspondiente oficina.

3.2. Acceso a información en virtud de los controles adoptados.

Sin perjuicio de la obligación de enviar a la unidad de información y análisis financiero (UIAF) los reportes mencionados en el numeral 2.2.7.3. de la presente circular, las entidades estarán obligadas a suministrar la información requerida por las autoridades competentes.

3.3. Reserva de la información reportada.

Las personas vinculadas a las entidades no podrán dar a conocer a quienes hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, que han reportado a la unidad de información y análisis financiero (UIAF) información sobre las mismas, y en consecuencia las entidades deberán guardar reserva sobre la información reportada a la UIAF, de acuerdo a la obligación consagrada en el literal d), del numeral 2º, del artículo 102 del estatuto orgánico del sector financiero.

SECCIÓN 4

Disposiciones especiales

4.1. Control de las operaciones en los foros de negociación de las bolsas de valores, bolsas de productos agropecuarios y agroindustriales y en los sistemas centralizados de operación.

Las bolsas de valores, las bolsas de productos agropecuarios y agroindustriales y quienes administren sistemas centralizados de operaciones o de información para transacciones, deberán establecer un sistema de alertas, organizado con base en elementos tales como tipos de clientes, de mercados, productos, servicios, orígenes, montos negociados, frecuencias y precios, que les permitan detectar comportamientos inusuales en las negociaciones que se realizan y comunicar esta circunstancia a los afiliados u operadores a través de los cuales se efectúan las mismas para que hagan la evaluación correspondiente y si es del caso efectúen el reporte de operación sospechosa de conformidad con lo previsto en la presente circular.

4.2. Obligación de las bolsas de valores y de las bolsas de bienes y productos agropecuarios y agroindustriales.

Las bolsas de valores y las bolsas de bienes y productos agropecuarios y agroindustriales dentro de sus funciones como organismos autorreguladores deberán contar con los medios necesarios que les permitan efectuar el seguimiento y control de lo dispuesto por la presente circular, por parte de las sociedades comisionistas de bolsa y los miembros de las bolsas de bienes y productos agropecuarias y agroindustriales.

4.3. Fondos mutuos de inversión.

Los fondos mutuos de inversión sujetos a la vigilancia de la Superintendencia de Valores deberán cumplir con las disposiciones que en materia de prevención del lavado de activos aplican para los intermediarios de valores, en la medida en que desarrollen operaciones de intermediación en los términos previstos en el artículo artículo 1.5.1.2 de la Resolución 400 de 1995.

4.4. Sociedades titularizadoras.

En los procesos de emisión de títulos hipotecarios, las sociedades titularizadoras deberán establecer en los contratos para la administración de la cartera de créditos la obligación de aplicar por parte del administrador los procedimientos de prevención y control del lavado de activos de acuerdo con la reglamentación de la Superintendencia Bancaria.

4.5. Otros agentes del mercado.

Los depósitos centralizados de valores, las bolsas de valores, las bolsas de productos agropecuarios y agroindustriales, las cámaras de compensación, quienes administren sistemas centralizados de operaciones o de información para transacciones y demás entidades que por su naturaleza se constituyen en medio o soporte para llevar a buen fin la labor de intermediación, adecuarán su SIPLA a las actividades que cada una desarrolla determinando claramente quienes constituyen sus clientes o usuarios al que prestan sus servicios, de conformidad con lo dispuesto en la presente circular.

SECCIÓN 5

Disposiciones finales

5.1. Sanciones.

El incumplimiento de las disposiciones en materia de prevención y control del lavado de activos dará lugar a la imposición de las sanciones administrativas correspondientes, de conformidad con lo previsto en el artículo 107 del estatuto orgánico del sistema financiero, sin perjuicio de las consecuencias penales a que hubiere lugar.

5.2. Envío del manual para la prevención del lavado de activos y el código de conducta.

Las entidades destinatarias de la presente circular deberán enviar a la Superintendencia de Valores, dentro de los seis (6) meses siguientes a su publicación, el manual para la prevención del lavado de activos y el código de conducta, debidamente actualizados.

5.3. Plazo para información.

Las entidades a que se refieren los numerales 4.1 y 4.2 de la presente circular deberán remitir a la Superintendencia de Valores, dentro de los seis (6) meses siguientes a su publicación, los procedimientos y esquemas adoptados para dar cumplimiento a lo dispuesto en estos numerales.

5.4. Vigencia y derogatorias.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Circular Externa 4 de 1998, salvo lo dispuesto en la mencionada circular para los emisores de valores.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 1º de febrero de 2005.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales, miembros de junta directiva, oficiales de cumplimiento y revisores fiscales de entidades sujetas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia de Valores, y demás entidades que realizan actividades de intermediación en el mercado público de valores.

_________________________