CIRCULAR EXTERNA 3 DE 2005 

(Febrero 21)

Ref.: Modificación al numeral 9.3, capítulo I y anexos del título 5 de la Circular Externa 7 de 1996.

Como es de su conocimiento, la Superintendencia Bancaria de Colombia mediante la Circular Externa 32 de 2004 recientemente incorporó como anexo al capítulo I del título 5 de la Circular Externa 7 de 1996, el modelo de ficha técnica que deben diligenciar las sociedades fiduciarias con información de los fondos comunes ordinarios y fondos comunes especiales que administran y que deben difundir ya sea a través de su página Web u otro mecanismo de similar cobertura.

Ahora bien, atendiendo algunas sugerencias y con el fin de contribuir a que la información contenida en las fichas técnicas revele de manera más precisa el componente financiero de los fondos y las condiciones generales a las que están sujetos los adherentes, este despacho, en uso de sus facultades legales, considera necesario introducir algunos ajustes al modelo de ficha previsto en los anexos 1 y 2 del capítulo I del título 5 de la Circular Externa 7 de 1996.

Para una mayor comprensión a continuación se explican los cambios introducidos:

1. Numeral 4.5. Número de suscriptores o inversionistas adherentes.

Se indica que el número de suscriptores o inversionistas adherentes que se relacionen en la ficha técnica debe corresponder al número de encargos registrados en el fondo a la fecha del respectivo corte.

2. Numeral 4.8. Inversiones del fondo.

Se indica que las inversiones del fondo o cartera colectiva se deben clasificar en alguna de las tres categorías que se señalan para tal fin.

3. Numeral 4.12. Retiro parcial máximo.

Se indica que el monto correspondiente al retiro parcial máximo se debe expresar como un porcentaje que se debe calcular según lo estipulado en el respectivo reglamento de administración.

4. Numeral 4.14. Tiempo de preaviso para retiro.

Se indica que el tiempo de preaviso para retiro corresponde al determinado en el respectivo reglamento de administración.

5. Numeral 4.15. Sanción o comisión por retiro anticipado.

Se indica que el valor de la penalización a cargo del suscriptor o inversionista adherente por retiro anticipado del fondo o cartera colectiva se debe expresar como un porcentaje que se debe calcular según lo estipulado en el respectivo reglamento de administración.

6. Numeral 4.17. Base de comisión.

Se incluye el valor del fondo como uno de los conceptos que sirven de base para el cálculo de la comisión de administración a favor de la sociedad fiduciaria y a cargo del fondo o cartera colectiva.

7. Numeral 4.18. Gastos del fondo.

Se indica que los gastos del fondo se calculan tomando los valores registrados en las cuentas 751 y 752 del PUC durante el último año (12 meses corridos) sobre el valor de los activos promedio del fondo para el mismo periodo. Así mismo, que este monto debe ser expresado en términos porcentuales.

8. Numeral 7.1. Evolución de 100.000 COP invertidos hace tres años.

Se indica que esta gráfica corresponde a la evolución que ha tenido una inversión de 100.000 COP en un fondo durante un período de tres años o en su defecto desde que el fondo inició su operación, si éste fuera inferior.

9. Numeral 7.2. Evolución valor de la unidad en los últimos tres años.

Se indica que esta gráfica corresponde a la evolución del valor de la unidad del fondo durante un período de tres años o en su defecto desde que el fondo inició su operación, si éste fuera inferior.

10. Numeral 8.1. Rentabilidad efectiva.

Se elimina del cuerpo de la ficha técnica el asterisco que hace el llamado a no efectuar la anualización en la columna de 30 y 180 días.

11. Numeral 8.2. Volatilidad de la rentabilidad.

Se incluye una fórmula para efectuar el cálculo de la volatilidad de la rentabilidad del fondo y se aclara que la misma se debe expresar en términos porcentuales y con dos decimales.

12. Numeral 8.3. VeR (valor en riesgo).

Se indica que la información correspondiente a este numeral se debe revelar en los formatos y con la periodicidad que la SBC establezca para tal fin.

13. Numeral 10.1. Composición portafolio de títulos de deuda por calificación.

Se imparten instrucciones para facilitar la clasificación de los títulos de deuda que componen el respectivo portafolio según la calificación de riesgo asignada.

14. Numeral 10.3. Composición del portafolio por sector económico.

Se imparten instrucciones para facilitar la clasificación de los títulos que componen el respectivo portafolio según el sector económico al que pertenece el emisor.

15. Numeral 10.5. Composición del activo del fondo.

Se indica que esta gráfica debe ilustrar el porcentaje de participación de las cuentas mayores que componen el activo del fondo o cartera colectiva según el Plan Único de Cuentas (inversiones, repos, disponibles y otros activos).

Modificación al numeral 9.3., capítulo I del título 5 de la Circular Externa 7 de 1996

Con el propósito de seguir desarrollando mecanismos especiales de revelación de información al público, se considera necesario modificar el numeral 9.3., capítulo I del título 5 de la Circular Externa 7 de 1996, para que en adelante la ficha técnica se remita a los adherentes del fondo con la información correspondiente a los cortes de 30 junio y 31 de diciembre, dentro del mes siguiente al respectivo corte.

En consecuencia, ya no será necesaria la remisión de la ficha técnica con la rendición de cuentas semestral.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y aplica para la ficha técnica que contiene la información con corte a 31 de marzo de 2005, modifica el numeral 9.3., capítulo I y los anexos 1 y 2 del título 5 de la Circular Externa 7 de 1996, para lo cual se anexan las páginas correspondientes.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las sociedades fiduciarias.

TÍTULO V

ANEXO 1

Página 1

Tema:Fondos de inversión
Nombre del procedimiento:Ficha técnica revelación de información de fondos de inversión.
Objetivo:Las sociedades fiduciarias deben diseñar y adoptar para cada fondo común ordinario y fondo común especial de inversión que administren, una ficha técnica que contenga la información básica de dicho fondo y poner en práctica mecanismos adecuados de divulgación que le permitan al público conocer permanentemente el valor de mercado de las inversiones que conforman su portafolio.
Tipo de entidad a la que aplica:Sociedades fiduciarias.
Periodicidad:Mensual.
Fecha de reporte:Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al último día calendario del mes que se está informando.
Fecha de corte de la información:Último día del mes.

Instructivo:

1. Sociedad administradora.

Corresponde al nombre o razón social de la sociedad que administra el fondo o cartera colectiva de la cual está revelando la información.

2. Nombre del fondo.

Corresponde a la identificación o nombre comercial que se le da al fondo o cartera colectiva.

3. Fecha de corte.

Corresponde a la fecha del cierre contable respecto de la cual se está revelando la información del fondo o cartera colectiva. Dicha información debe actualizarse mensualmente a los suscriptores o inversionistas adherentes.

4. Características del fondo.

4.1. Fecha de Inicio de operaciones:

Corresponde a la fecha de inicio de las operaciones del fondo o cartera colectiva.

4.2. Valor fondo (Mill COP):

Corresponde al monto en millones de pesos colombianos del patrimonio o valor neto del fondo o cartera colectiva.

4.3. Valor de la unidad (COP):

Corresponde al valor de la unidad de participación o parte alícuota del patrimonio total del fondo o cartera colectiva.

4.4. Número de unidades en circulación:

Corresponde al número total de unidades de participación del fondo o cartera colectiva que están en circulación.

4.5. Número de suscriptores o inversionistas adherentes:

Corresponde al número total de suscriptores o inversionistas adherentes al fondo o cartera colectiva. El número allí relacionado debe corresponder al número de encargos registrados en el fondo a la fecha del respectivo corte.

4.6. Tipo de fondo o cartera colectiva:

Corresponde al tipo de fondo o cartera colectiva, así:

• Fondo común ordinario (administrado por una sociedad fiduciaria)

• Fondo común especial (administrado por una sociedad fiduciaria)

• Fondo de valores (administrado por una sociedad comisionista de bolsa)

• Fondo de inversión (administrado por una sociedad administradora de inversión)

TÍTULO V

ANEXO 1

Página 2

4.7. Clase de fondo.

Corresponde a la clase de fondo según la forma de redención de las unidades de participación, así:

Abierto. Cuando el contrato de vinculación permita a los suscriptores o inversionistas adherentes redimir sus derechos en cualquier momento, con intervalos iguales o inferiores a un mes o en una combinación de estas alternativas.

Escalonado o a plazo. Cuando el contrato de vinculación permita a los suscriptores o inversionistas adherentes redimir sus derechos una vez transcurran los plazos que para el efecto se hayan determinado.

Cerrado. Cuando el contrato de vinculación sólo permita a los suscriptores o inversionistas adherentes redimir sus derechos al final del plazo previsto para la duración del fondo. En esta clase de fondos o carteras colectivas se pueden recibir suscripciones durante un término que no exceda el veinte por ciento (20%) del plazo previsto para su duración.

4.8. Inversiones del fondo.

Corresponde al tipo de títulos o instrumentos en que se invierten los recursos del fondo o cartera colectiva, los cuales deben ser clasificados en alguna de las siguientes categorías:

• Títulos de deuda;

• Títulos de participación, y

• Títulos mixtos

4.9. Inversión inicial mínima.

Corresponde al monto mínimo en pesos colombianos que debe aportar el suscriptor o inversionista adherente para ingresar al fondo o cartera colectiva.

4.10. Inversión adicional mínima.

Corresponde al monto mínimo en pesos colombianos que debe aportar el suscriptor o inversionista adherente para aumentar su inversión en el fondo o cartera colectiva.

4.11. Retiro mínimo.

Corresponde al monto mínimo en pesos colombianos que el suscriptor o inversionista adherente puede redimir o retirar de su participación en el fondo o cartera colectiva.

4.12. Retiro parcial máximo.

Corresponde al monto máximo en pesos colombianos que el suscriptor o inversionista adherente puede redimir o retirar de su participación en el fondo o cartera colectiva. Este monto debe ser expresado como un porcentaje que se calcula según lo estipulado en el respectivo reglamento de administración.

4.13. Saldo mínimo.

Corresponde al monto mínimo en pesos colombianos que el suscriptor o inversionista adherente debe mantener en su cuenta individual, para no cancelar definitivamente su vínculo con el fondo o cartera colectiva.

4.14. Tiempo de preaviso para retiro.

Corresponde a la antelación, expresada en días calendario, con la que el suscriptor o inversionista adherente debe avisar la redención o retiro de aportes, a cuyo vencimiento la sociedad administradora debe atender la solicitud de reembolso. Este tiempo corresponde al determinado en el respectivo reglamento de administración.

4.15. Sanción o comisión por retiro anticipado.

Corresponde al valor de la penalización a cargo del suscriptor o inversionista adherente por retiro anticipado del fondo o cartera colectiva, si la hubiere. Este monto debe ser expresado como un porcentaje que se calcula según lo estipulado en el respectivo reglamento de administración.

4.16. Comisión por administración:

Corresponde al valor calculado sobre el patrimonio y expresado en puntos efectivos anuales que la sociedad administradora cobra como remuneración o comisión por la administración del fondo o cartera colectiva.

TÍTULO V

ANEXO 1

Página 3

4.17. Base de comisión.

Corresponde al concepto sobre el cual se calcula la remuneración o comisión de administración a favor de la sociedad administradora y a cargo del fondo o cartera colectiva. Las alternativas son :

• Sobre el total de activos

• Sobre rendimientos

• Mixto

• Sobre el valor del fondo

4.18. Gastos del Fondo.

Son los gastos a cargo del fondo necesarios para su correcta gestión e incluyen la remuneración de la sociedad administradora. Se calculan tomando los valores registrados en las cuentas 751 y 752 del PUC durante el último año (12 meses corridos) sobre el valor de los activos promedio del fondo para el mismo perÍodo.

Este monto debe ser expresado en términos porcentuales (%).

5. Calificación del fondo.

5.1. Riesgo de administración y operacional.

Corresponde a la calificación otorgada al fondo o cartera colectiva por parte de una entidad calificadora respecto de su riesgo de administración y operacional. Cuando la entidad calificadora sea Duff & Phelps de Colombia (DCR Colombia) se debe aclarar que dicha calificadora prescinde de la calificación de riesgo de administración y operacional.

5.2. Riesgo de mercado.

Corresponde a la calificación otorgada al fondo o cartera colectiva por parte de una entidad calificadora respecto del riesgo de mercado.

5.3. Riesgo de crédito.

Corresponde a la calificación otorgada al fondo o cartera colectiva por parte de una entidad calificadora respecto del riesgo de crédito.

5.4. Fecha de la última calificación del fondo.

Corresponde a fecha de la última calificación otorgada al fondo por parte de una entidad calificadora, expresada en términos de días, mes y año (dd/mm/aaaa).

5.5. Entidad calificadora.

Corresponde al nombre de la entidad calificadora.

6. Política de inversión y estrategia.

Debe contener una descripción resumida de los activos aceptables para invertir los recursos del fondo o cartera colectiva, junto con los criterios de diversificación del portafolio y atomización de los riesgos. Debe concordar con la política de inversión aprobada para el fondo por la respectiva Superintendencia.

7. Evolución del valor del fondo.

7.1. Evolución de 100.000 cop invertidos hace tres años.

Corresponde a la representación gráfica de la evolución que ha tenido una inversión de COP 100.000 en un fondo durante un periodo de 3 años o desde que el fondo inició su operación, si este fuera inferior.

7.2. Evolución valor de la unidad en los últimos tres años.

Corresponde a la representación gráfica del valor de la unidad del fondo durante un periodo de 3 años o desde que el fondo inició su operación, si este fuera inferior.

TÍTULO V

ANEXO 1

Página 4

8. Rentabilidad neta del fondo.

8.1. Rentabilidad efectiva.

Corresponde a la tasa de interés efectiva para cada uno de los siguientes períodos: 30, 180, 365 días, año corrido y cada uno de los tres años anteriores. Se obtiene en función del valor de la unidad del fondo o cartera colectiva del día en que se va a determinar y el valor histórico de la unidad del período objeto de cálculo.

Se calcula mediante la siguiente fórmula:

 

*Depende de la periodicidad del cálculo de la tasa.

8.2. Volatilidad de la rentabilidad.

Corresponde al cálculo de la desviación estándar de las tasas de rentabilidad del fondo para cada uno de los siguientes períodos: 30, 180, 365 días, año corrido y cada uno de los tres años. Esta volatilidad debe ser presentada en forma porcentual con dos decimales.

Se calcula mediante la siguiente fórmula:

 

8.3. VeR (valor en riesgo).

Corresponde al cálculo del valor en riesgo por riesgo de mercado para cada uno de siguientes períodos: 30, 180, 365 días, año corrido y cada uno de los tres años anteriores. El valor en riesgo del fondo resulta de la agregación de los diferentes factores de riesgo asociados a los portafolios de inversión administrados.

NOTA: Los valores solicitados en el presente numeral se deben calcular a partir de la expedición de la Circular Externa 031 de 2002 SBC, en consecuencia la información correspondiente a cada uno de los tres años anteriores se debe divulgar en la medida en que se complete el respectivo año. La información correspondiente a este numeral se debe revelar en los formatos y con la periodicidad que la SBC defina para tal fin.

9. Información de plazos y maduración.

9.1. Participación %.

Corresponde a la relación de las inversiones del portafolio del fondo o cartera colectiva categorizadas por rangos de plazos de maduración (días al vencimiento) expresadas en porcentaje de participación.

9.2. Maduración promedio del portafolio.

Corresponde al tiempo promedio ponderado del vencimiento de los títulos que componen el portafolio del fondo.

Se calcula mediante la siguiente fórmula:

 

Donde:

n =Número de títulos en el portafolio
VMi =Valor de mercado del iésimo título del portafolio
VMP =Valor de mercado del portafolio
Pi =Plazo o días al vencimiento del iésimo título del portafolio

TÍTULO V

ANEXO 1

Página 5

10. Composición del portafolio.

10.1. Composición portafolio de títulos de deuda por calificación.

Corresponde a un gráfico de pastel que ilustre el porcentaje de participación de los títulos de deuda que componen el portafolio del fondo o cartera colectiva, según la calificación de riesgo asignada por las sociedades calificadoras de riesgo.

Para efectuar esta clasificación se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

En primer término se clasifican los títulos por calificación, incluyendo los títulos cuyo emisor es la Nación y están calificados.

• Los títulos cuyo emisor es la Nación y no están calificados se clasifican en el grupo “Nación”.

• Los demás títulos que no requieren calificación se clasifican en el grupo “No requiere”.

10.2. Composición portafolio por tipo de renta.

Corresponde a un gráfico de pastel que ilustre el porcentaje de participación de las inversiones del fondo o cartera colectiva en títulos de deuda, títulos de participación, cuentas de ahorro y cuentas corrientes.

10.3. Composición del portafolio por sector económico.

Corresponde a un gráfico de pastel que ilustre el porcentaje de participación de los títulos que conforman el portafolio del fondo o cartera colectiva según el sector económico al que pertenezcan los diferentes emisores de los títulos, sector real, sector financiero y Nación.

Para efectuar esta clasificación se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

• En primer término se clasifican los títulos en el grupo “Financiero”, incluyendo los títulos cuyo emisor sea una entidad del Estado que opera en el sector financiero.

• Los títulos cuyo emisor es la Nación o una entidad del Estado que no hace parte del sector financiero se clasifican en el grupo “Nación”.

10.4. Composición del portafolio por país emisor.

Corresponde a un gráfico de pastel que ilustre el porcentaje de participación de títulos que conforman el portafolio del fondo o cartera colectiva de acuerdo con el país donde se realice la inversión.

10.5. Composición del activo del fondo.

Corresponde a un gráfico de pastel que ilustre el porcentaje de participación de las cuentas mayores que componen el activo del fondo o cartera colectiva según el plan único de cuentas (inversiones, repos, disponibles y otros activos).

11. Principales inversiones del fondo.

Corresponde a la relación de los 10 principales emisores de títulos, de mayor a menor, que conforman el portafolio de inversión del fondo o cartera colectiva, expresando en forma porcentual su participación frente al valor total del portafolio. Para su cálculo se deben tener en cuenta los depósitos en cuentas corrientes y cuentas de ahorro.

12. Empresas vinculadas y relacionadas con la sociedad administradora.

Se deben registrar los nombres o razón social de las empresas o sociedades vinculadas o relacionadas con la sociedad administradora del fondo o cartera colectiva, indicando su condición: matriz controlante, filial, subsidiaria u otra similar.

13. Hoja de vida del administrador del portafolio

Corresponde a los datos generales de la persona natural que en su condición de funcionario de la sociedad administradora tiene asignada la responsabilidad de la administración del fondo o cartera colectiva. Se debe señalar como mínimo: nombre, profesión, estudios, experiencia e idoneidad, otros fondos a su cargo.

TÍTULO V

ANEXO 1

Página 6

14. Información del contacto del revisor fiscal del fondo.

Corresponde a los datos necesarios para poner en contacto a los inversionistas y al público en general con el revisor fiscal o auditor de la sociedad administradora del fondo. Se debe señalar como mínimo: nombre, teléfono, dirección, correo electrónico, si el revisor fiscal es el mismo de la administradora.

15. Información del defensor del cliente de la sociedad administradora.

Corresponde a los datos necesarios para poner en contacto a los inversionistas y al público en general con el defensor del cliente del fondo o cartera colectiva. Se debe señalar como mínimo: nombre, teléfono, dirección y correo electrónico.

TÍTULO V

ANEXO 2

Página 1

 

TÍTULO V

Página 21-2

9.2. Composición de los portafolios.

Se deben publicar a más tardar el quinto (5º) día hábil de cada mes la composición del portafolio de los fondos a que hace referencia este numeral, correspondiente al último día del mes inmediatamente anterior, detallando el portafolio por clase de título, tasa de referencia, unidad de moneda y rango de días al vencimiento (0-180; 181-360; 361-720; 721-1080; 1081-1440; 1441-1800; 1801-2160; 2161-2880; 2881-3600 y más de 3600 días).

9.3. Regla sobre revelación de información al público.

Las sociedades fiduciarias deben adoptar para cada fondo común ordinario y fondo común especial de inversión que administren, una ficha técnica que contenga la información básica de dicho fondo, la cual debe corresponder de manera exacta al modelo señalado en el anexo 2 del presente capítulo (modelo ficha técnica) y se debe diligenciar de acuerdo a los requerimientos mínimos de información señalados en el anexo 1 (instructivo ficha técnica). Se permiten únicamente variaciones respecto del uso del color institucional, logosímbolo o sigla de la respectiva entidad.

Cada ficha técnica debe actualizarse en forma mensual dentro de los cinco días hábiles siguientes al último día calendario del mes que se informa, publicarse en la página web de la respectiva entidad o difundirse a través de un mecanismo con similar cobertura. Así mismo, deberá ser remitida a todos los adherentes del fondo cada seis meses, con la información correspondiente a los cortes de 30 de junio y 31 de diciembre, dentro del mes siguiente al corte.

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