CIRCULAR EXTERNA 3 DE 2010

 

Superintendencia Financiera de Colombia

CIRCULAR EXTERNA 3 DE 2010 

(Enero 21)

Ref.: Modificación a las instrucciones relativas a los extractos de los fondos de cesantía, fondos de pensiones obligatorias y fondos de pensiones voluntarias.

Este despacho en ejercicio de las facultades previstas en el numeral 9º del artículo 11 del Decreto 4327 de 2005, en concordancia con lo establecido en el literal a) del numeral 3º del artículo 326, el literal b) del artículo 31 y el numeral 1º del artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero; el literal c) del artículo 3º, el literal b) del artículo 5º, el artículo 9º y el literal p) del artículo 24 de la Ley 1328 de 2009, considera necesario efectuar las siguientes modificaciones a la información que deben contener los extractos y sus instructivos de los fondos de cesantía, fondos de pensiones obligatorias y fondos de pensiones voluntarias:

1. Extractos de los afiliados a los fondos de cesantía

Teniendo en cuenta que de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 24 y 58 de la Ley 1328 de 2009, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 4600 de 2009, a través del cual se modificó el régimen aplicable a las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía, estableciéndose, entre otras, la obligación para estas de ofrecer dos (2) tipos de portafolios de inversión en los fondos de cesantía, se hace necesario modificar el formato y el instructivo del extracto de los fondos de cesantía (Proforma B.6000-13 y el anexo II-Información no remitida), con el fin de informar a los afiliados el detalle de los movimientos de tales portafolios.

2. Extractos de los afiliados de los fondos de pensiones voluntarias

Se modifica el subnumeral 3.1.1, capítulo séptimo del título IV de la Circular Básica Jurídica (Circ. Externa 7/96), con el fin de indicar que dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, los extractos con corte al último día del mes anterior deben quedar a disposición de los partícipes para su consulta en la página de Internet de la respectiva entidad o a través de un mecanismo con similar cobertura.

Igualmente se establece la obligación de informar al afiliado a través de las citadas publicaciones que los extractos podrán ser remitidos por correo físico, cuando así este lo solicite.

De igual manera se dispone que al momento de la afiliación o cuando haya una modificación en los medios a través de los cuales se suministra información a los partícipes, se les informará el mecanismo establecido para tales efectos.

Adicionalmente, se modifica el numeral 3.2 del capítulo séptimo del título IV de la Circular Externa 7 de 1996 —Ficha técnica— con el fin de excluir la obligación de remitir semestralmente por correo físico a todos los partícipes, las fichas técnicas con corte a 30 de junio y 31 de diciembre, sin perjuicio de la obligación para las administradoras de poner a disposición de los mismos tal información en su página de Internet o difundirse a través de un mecanismo de similar cobertura.

De igual forma se establece la obligación de incluir en los extractos la ruta para acceder a través de Internet a las fichas técnicas de los portafolios seleccionados por el partícipe.

Así mismo se modifica el formato y el instructivo del extracto de los fondos de pensiones voluntarias (Proforma B.6000-11 y Proforma B.6000-12, con su anexo II-Información no remitida), con el fin de incluir en el resumen de la cuenta individual una columna con los traspasos entre portafolios y excluir la información relativa a la volatilidad de la rentabilidad.

3. Extractos de los afiliados a los fondos de pensiones obligatorias

Se modifica el literal a) del numeral 1.3 “Periodicidad y plazo para el envío de extractos a los afiliados” del capítulo segundo del título IV de la Circular Básica Jurídica, con el fin de establecer que con corte al 30 de junio y al 31 de diciembre de cada año y dentro de los plazos previstos para la remisión de los extractos, la historia laboral de los afiliados deberá quedar a disposición de los mismos para consulta a través de la página de internet de la respectiva entidad. En dicha publicación se deberá informar al afiliado que esta le puede ser remitida por correo físico, cuando así lo solicite a la administradora por cualquier medio verificable.

No obstante lo anterior, los extractos remitidos a aquellos afiliados que ingresaron al fondo como consecuencia del traslado de otras administradoras de cualquier régimen durante el período del extracto, deberán ir acompañados de un documento que contenga toda su historia laboral.

Lo dispuesto en los numerales 1º y 2º de la presente circular externa rige a partir de los extractos con corte al 31 de marzo del 2010. No obstante, en razón a que a dicha fecha los afiliados a los fondos de cesantía no han definido su perfil de administración, en dicho campo, y para el citado corte se deberá indicar: “A partir del 1º de julio de 2010 usted podrá definir su perfil de administración, es decir la forma como desea distribuir sus ahorros de cesantías entre las subcuentas de corto plazo y largo plazo. En caso de no elegir, los recursos permanecerán en el portafolio de corto plazo y entre los días 16 y 31 de agosto de cada año se trasladarán automáticamente a la subcuenta de largo plazo”.

Lo previsto en el numeral 3º rige a partir de los extractos con corte al 31 de diciembre de 2009.

Se anexan las páginas correspondientes.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía, sociedades fiduciarias y entidades aseguradoras.

TÍTULO IV

CAPÍTULO VII-Disposiciones relativas a la administración de fondos de pensiones voluntarias

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Cualquier modificación del contenido de los planes de pensiones debe ser también autorizada previamente por la Superintendencia Financiera.

Ahora bien, sin perjuicio de la autorización a que se refiere este numeral, es obligación de las sociedades administradoras informar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al cierre de cada trimestre a la Superintendencia Financiera las entidades patrocinadoras que se adhirieron a  cada uno de los planes institucionales autorizados.

2. Prácticas inseguras y no autorizadas

Para los efectos del artículo 326, numeral 5º, literal a) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, se consideran como prácticas inseguras y no autorizadas el ofrecimiento y celebración de los planes de pensiones de jubilación e invalidez, así como la utilización de estos y de los fondos de pensiones de jubilación e invalidez autorizados por la Superintendencia Financiera, como mecanismos destinados a la obtención de prestaciones no asociadas a la vejez, invalidez, viudez u orfandad de los partícipes o beneficiarios, como por ejemplo para invertir los excedentes de liquidez de la entidad patrocinadora con el objeto de obtener rendimientos de los cuales esta misma sea la beneficiaria.

3. Revelación de información a partícipes

En desarrollo del deber de información consagrado en el numeral 1º del artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, según el cual “las entidades vigiladas deben suministrar a los usuarios de los servicios que prestan la información necesaria para lograr la mayor transparencia en las operaciones que realicen, de suerte que les permita, a través de elementos de juicio claros y objetivos, escoger las mejores opciones del mercado y poder tomar decisiones informadas”, es deber de la sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías, de las sociedades fiduciarias y de las compañías de seguros revelar a los participes de los fondos de pensiones voluntarias la información relacionada con el mismo a través de los siguientes mecanismos:

3.1. Extracto de cuenta

El extracto de cuenta que las sociedades que administren fondos de pensiones voluntarias deben enviar a los partícipes del fondo deberá ajustarse a los formatos únicos para planes abiertos y para planes institucionales contenidos en los anexos B-6000-11 Y B-6000-12 del presente capítulo, los cuales se deberán diligenciar de acuerdo con los requerimientos mínimos de información establecidos en el anexo II (instructivo extractos). Solo podrán introducirse variaciones al modelo en cuestión en relación con el uso del color institucional, el logo símbolo o la sigla de la respectiva entidad.

3.1.1. Medio, periodicidad y dirección a la cual deberán remitirse los extractos periódicos

Los extractos deben quedar mensualmente a disposición de los partícipes para consulta a través de la página de internet de la respectiva entidad a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al último día calendario del mes que se informa, o a través de un mecanismo con similar cobertura, salvo que el afiliado solicite por cualquier medio verificable a la administradora el envío del extracto por correo físico a la dirección que indique. Para el efecto, la administradora tendrá un plazo de diez (10) días hábiles contados a partir de la recepción de la solicitud para la remisión de dicha información.

Los medios a través de los cuales se pone a disposición de los partícipes la información de sus extractos, deberán ser informados a los mismos al momento de la afiliación o cuando dichos medios se modifiquen. Para el efecto, la administradora deberá dejar evidencia de la notificación realizada al partícipe sobre tales disposiciones.

La Superintendencia Financiera evaluará la idoneidad y seguridad del medio que disponga la administradora para que los partícipes del fondo consulten la información de sus extractos, al momento de autorizar su inclusión en el reglamento del fondo de pensiones voluntarias.

3.2. Ficha técnica

Las sociedades que administren fondos de pensiones voluntarias deben adoptar para cada portafolio de inversión que conforma estos fondos una ficha técnica que contenga la información básica de la misma. En el evento en que el fondo esté constituido por un solo portafolio, la ficha técnica adoptada será la del fondo.

La  ficha técnica deberá diligenciarse de acuerdo con los requerimientos mínimos de información y al modelo señalado a continuación. Solo podrán introducirse variaciones al modelo en cuestión en relación con el uso del color institucional, el logo símbolo o la sigla de la respectiva entidad.

Cada ficha técnica deberá actualizarse mensualmente dentro de los cinco días hábiles siguientes al último día calendario del mes que se informa y deberá publicarse en la página de internet de la respectiva entidad o difundirse a través de un mecanismo con similar cobertura.

TÍTULO IV

CAPÍTULO II-Instrucciones relacionadas con las sociedades administradoras del régimen de ahorro individual con solidaridad

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CAPÍTULO II-Instrucciones relacionadas con las sociedades administradoras del régimen de ahorro individual con solidaridad

1. Disposiciones relacionadas con las sociedades

1.1. Democratización de acciones

Con el propósito de evaluar los mecanismos orientados al cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 8º del Decreto 656 de 1994, este despacho debe precisar que el término de cinco años a partir de la constitución, aludido en el mismo, debe entenderse referido al momento a partir del cual la respectiva sociedad recibió autorización para administrar el fondo de pensiones obligatorio.

De otra parte, teniendo en cuenta que la finalidad del proceso de democratización es llegar a colocar entre las entidades y personas mencionadas en la norma comentada, cuando menos un 20% del capital social, dicho porcentaje accionario deberá ser ofrecido desde la primera oferta pública que se realice, de forma que si antes de los cinco años se logra tal objetivo, cesará la obligación de efectuar nuevas ofertas públicas.

1.2. Contratación seguros de invalidez y sobrevivencia

Al respecto, será responsabilidad de las entidades administradoras verificar que las pólizas que se contraten al efecto, cumplan con los requisitos señalados en el subnumeral 1.4 del numeral 1º, capítulo segundo, título sexto de la presente circular.

1.3. Remisión de extractos a los afiliados y pensionados del régimen de ahorro individual

De conformidad con lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 63 de la Ley 100 de 1993 y el literal c) del artículo 14 del Decreto 656 de 1994, las sociedades administradoras del régimen de ahorro individual están en la obligación de remitir periódicamente a sus afiliados y pensionados extractos de sus cuentas individuales, de acuerdo con las siguientes instrucciones:

a) Periodicidad y plazo para el envío de extractos a los afiliados

Las sociedades administradoras de fondos de pensiones deberán remitir a sus afiliados y pensionados, por lo menos trimestralmente, los extractos de sus cuentas individuales de ahorro pensional. En el caso de pensión de sobrevivientes, deberá remitirse el extracto a todos los beneficiarios mayores de edad y los representantes legales de los menores de edad. En el evento de tratarse de una pensión temporal, deberá advertirse tal hecho al beneficiario de la misma.

Comoquiera que esta obligación involucra a todos los afiliados y pensionados del fondo de pensiones obligatorias, es deber de las sociedades administradoras enviar los extractos a que se refiere este numeral a quienes en cualquier momento, durante el período del extracto, hayan tenido el carácter de afiliados o pensionados. Cuando haya varios beneficiarios de una pensión de sobrevivientes, el extracto de cuenta deberá ser enviado a todos ellos conforme a las reglas contenidas en la presente circular.

Los extractos se remitirán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la publicación por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia de la rentabilidad mínima con corte al cierre de cada trimestre (mar. 31, jun. 30, sep. 30 y dic. 31). En aquellos eventos en que una sociedad administradora ofrezca a sus afiliados la remisión de extractos que comprendan períodos inferiores a un trimestre, deberá dejar expresa constancia en el reglamento del fondo de la periodicidad y del plazo dentro del cual serán enviados.

Los extractos remitidos a aquellos afiliados que ingresaron al fondo como consecuencia del traslado de otra administradora de cualquier régimen durante el período del extracto deberán ir acompañados de un documento que contenga toda la historia laboral del afiliado, indicando el número de semanas cotizadas (o tiempo de servicios prestados, según corresponda) al sistema general de pensiones y, por cada período cotizado, la identificación del empleador, de la administradora en la que se efectuaron las cotizaciones, el período correspondiente, el salario base de cotización y el valor de las cotizaciones obligatorias (en el caso de las cotizaciones en el régimen de ahorro individual, las mismas se refieren a lo abonado en la cuenta individual).

En todo caso, con corte al 30 de junio y 31 de diciembre, la historia laboral de los afiliados  a que se refiere el párrafo anterior deberá quedar a disposición de los mismos para consulta a través de la página de internet de la respectiva entidad, dentro de los plazos previstos para la remisión de los extractos, en los que deberá informarse sobre este aspecto, indicando el procedimiento a seguir para dicha consulta. En la citada publicación se deberá informar al afiliado que cuando lo solicite por cualquier medio verificable, la historia laboral le podrá ser remitida por correo físico a la dirección que indique. Para el efecto, la entidad tendrá un plazo para la remisión de la misma de quince (15) días hábiles contados a partir de la recepción de la solicitud.

En aquellos eventos en que la administradora no publique la historia laboral de los afiliados para su consulta a través de la página de internet, deberá remitir la misma por correo físico, dentro de los plazos previstos en el inciso anterior.

TÍTULO IV

CAPÍTULO II-Instrucciones relacionadas con las sociedades administradoras del régimen de ahorro individual con solidaridad

Página 4-1

b) Contenido mínimo de los extractos

Los extractos periódicos que remitan las sociedades administradoras del régimen de ahorro individual, deberán ajustarse a lo establecido en el inciso 2º del artículo 63 de la Ley 100 de 1993, en armonía con el literal c) del artículo 14 del Decreto 656 de 1994,  y en desarrollo del deber consagrado en el numeral 1º del artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, deberán informar como mínimo lo siguiente, de conformidad con los formatos únicos para afiliados y para pensionados anexos a la presente circular:

• Los saldos inicial y final del período.

• El ingreso base de cotización.

• El valor y fecha de consignación de cotizaciones obligatorias y voluntarias.

• La fecha de acreditación de las cotizaciones obligatorias y voluntarias en las cuentas individuales.

• El período y días cotizados.

• El número de días cotizados en el fondo.

• La distribución de la cotización y de los  porcentajes de la misma.

• Los aportes y retiros del período.

• Los traslados de recursos desde y hacia el fondo de pensiones.

• Los traslados de recursos desde y hacia al ISS.

• Los aportes en mora del empleador.

• Los intereses de mora pagados.

• Las mesadas pensionales pagadas.

• Las cotizaciones en salud efectuadas.

• Las comisiones cobradas.

• Los rendimientos abonados durante el período, y

• La rentabilidad del fondo y de la cuenta individual.

Los extractos deberán así mismo contener la información relacionada con el bono pensional del afiliado, teniendo en cuenta el estado en el que se encuentra, de conformidad con las siguientes reglas:

1. Si a la fecha de corte del extracto no se ha solicitado la liquidación provisional del bono pensional, se deben indicar las razones por las cuales no se ha adelantado dicho trámite. En el evento de haberse solicitado sin que aún se haya obtenido la citada liquidación provisional, se debe indicar la fecha en que se solicitó y las razones por las cuales no se ha obtenido.

2. Si a la fecha de corte del extracto ya se tiene la liquidación provisional del bono pensional, se deben indicar las razones por las cuales no se ha efectuado el proceso de emisión del mismo.

3. Si a la fecha de corte del extracto el bono ya se encuentra emitido o expedido, se debe indicar, según el caso, cada uno de los siguientes conceptos con una descripción de los mismos en las respectivas instrucciones, guardando correspondencia con los siguientes términos:

• Nombre del emisor. Si el bono tiene cupones, se debe reflejar el nombre de cada entidad contribuyente.

• Fecha de emisión: En el caso de los emisores privados, corresponde a la fecha de la comunicación por medio de la cual se confirma o certifica la información contenida en la liquidación provisional. En el caso de los emisores públicos, corresponde a la fecha en que se expide el acto administrativo (Resolución) que reconoce el derecho al bono pensional.

• Fecha de expedición: Momento de suscripción del título físico o del ingreso de la información, en medio magnético (desmaterializado), al Depósito Central de Valores.

• Fecha de redención normal: Fecha en la cual se pagará el bono por parte del emisor y de las entidades contribuyentes.

• Fecha de corte del bono pensional: Fecha del primer traslado o selección de régimen efectuado después de la entrada en vigencia del sistema general de pensiones.

• Valor a la fecha de corte del bono.

• Tasa nominal del bono.

• Valor del bono actualizado y capitalizado a la fecha de corte del extracto. En relación con este valor, es importante advertir en el extracto que en el evento de negociarse el bono antes de la fecha de redención normal, el valor del mismo es distinto al valor a la fecha de corte del extracto, en razón a que se tiene que descontar a la tasa de mercado vigente a la fecha de negociación del mismo.

• Debe también advertirse que de conformidad con el artículo 17 de la Ley 549 de 1999 “Cuando sea necesario reliquidar bonos ya expedidos que no se encuentren en firme, por razón del cambio en la forma de cálculo de los bonos o por error cometido en la expedición, la entidad emisora procederá a reliquidar el bono, anulando el bono inicial y expidiendo uno nuevo, para lo cual solo se requerirá comunicación al beneficiario”.

4. En el evento de que el afiliado no tenga derecho a bono pensional, deberá expresarse tal hecho en el extracto.

c) Medio y dirección a la cual deberán remitirse los extractos periódicos

Los extractos deben remitirse por correo físico a la dirección que el afiliado o pensionado haya indicado expresamente para el recibo de correspondencia.

La utilización de medios distintos para el envío de los extractos a afiliados y pensionados deberá quedar consignada en el reglamento del fondo de pensiones obligatorias y solo podrá darse respecto de los afiliados o pensionados que lo consientan de manera expresa.

La Superintendencia Financiera evaluará la idoneidad y seguridad del medio para el envío de los extractos al momento de autorizar su inclusión en el reglamento del fondo de pensiones obligatorias.

ANEXO II-Información no remitida

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Tema:
Extractos fondos de pensiones voluntarias
Nombre de la proforma:
Extractos plan abierto y plan institucional
Número de la proforma:
B.6000-11
B.6000-12

Objetivo:
Establecer un formato único de los extractos que le facilite a los participes de cada fondo ejercer un control sobre sus aportes y que sean comparables entre los diferentes fondos de pensiones voluntarias
Tipo de entidad a la que aplica:
Sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías, sociedades fiduciarias y compañías de seguro
Periodicidad
Mensual
Fecha de remisión de los extractos
Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al último día calendario del mes que se está informando
Fecha de corte de la información:
Último día del mes

Generalidades

El presente instructivo señala los requerimientos mínimos de información que las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías, las sociedades fiduciarias y las compañías de seguros deben tener en cuenta en los extractos para planes abiertos e institucionales  que remiten mensualmente a los participes de cada Fondo, de acuerdo con lo establecido en el titulo IV, capitulo séptimo de la Circular Básica Jurídica que contiene disposiciones relativas a la administración de fondos de pensiones voluntarias.

Todos los valores en pesos se deben expresar sin centavos, salvo los valores de la unidad que se debe expresar con seis (6) decimales. Los porcentajes de rentabilidades se deben expresar con dos (2) decimales y el número de unidades se debe expresar con seis (6) decimales. En todos los casos se debe aproximar el último decimal por el sistema de redondeo. Los valores negativos se deben identificar con el signo menos.

El tamaño de la letra (estilo normal) y números de la información suministrada en el extracto y en el instructivo, no podrá ser inferior a 8 puntos.

Instrucciónes del extracto

Las instrucciones del extracto que las entidades distribuyan a sus participes, deben estar al respaldo de este y tanto el diseño como el instructivo deben guardar correspondencia con lo requerimientos  establecidos.

Encabezado del extracto

En la parte superior izquierda, se debe identificar:

Fondo: Nombre del  fondo que está generando el extracto y NIT

Identificación del plan: Registre si es plan abierto o plan institucional

Nombre del afiliado: Escriba el primer  y segundo apellido, seguido del primer y segundo nombre del participe tal como figura en el documento de identidad.

Dirección: En este campo se debe registrar la dirección de correspondencia que el participe haya informado a la administradora.

Ciudad/Departamento: Escriba la ciudad/departamento de correspondencia.

En la parte superior derecha, se debe identificar:

Razón social y logotipo de la sociedad administradora: Identifica la razón social  de la administradora de fondos de pensiones,  su logotipo y NIT.

Número cuenta individual: Escriba el número de la cuenta del afiliado.

ANEXO II-Información no remitida

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Número de identificación: Escriba el número con el cual se identifica el participe. En aquellos casos en que expresamente lo solicite el participe, podrá no incluirse este campo en el extracto.

Fecha de afiliación: Escriba la fecha a partir de la cual surte efecto la última afiliación del participe al fondo.

Período: Escriba el período al cual corresponde el extracto (aaaa/mm/dd).

Fecha de expedición: Escriba la fecha de expedición del extracto (aaaa/mm/dd).

Extracto número: Escriba el número del extracto.

Información cuerpo del formato

Resumen de la cuenta individual:

Corresponde al resumen del período de la cuenta individual, compuesta por la sumatoria de los portafolios seleccionados por el partícipe y/o el patrocinador. En este resumen se debe incluir el saldo inicial; los aportes, retiros, traspasos entre portafolios y rendimientos del período y el saldo final de cada uno de los portafolios.

Tratándose de planes institucionales, el resumen antes citado se presentará para los aportes consolidados y los no consolidados (Proforma B.6000-12)

En el evento en que el partícipe y/o patrocinador haya seleccionado un solo portafolio, no es necesario incluir en el extracto el  “Resumen de la cuenta individual al cierre del período”.

Transacciones del portafolio:

Concepto: En esta columna se deben describir los conceptos que a continuación se vean afectados por cada consignación en el fondo o retiro de aportes de la cuenta individual:

• Saldo inicial al (aaaa/mm/dd): En este campo se debe registrar el saldo final de la cuenta individual del período inmediatamente anterior, tanto en pesos como en unidades.

• Saldo final al (aaaa/mm/dd): En este campo se debe registrar el saldo de la cuenta individual al cierre del período del extracto, tanto en pesos como en unidades. El saldo en pesos debe corresponder al valor que resulte de multiplicar el valor de la unidad al cierre del último día del período por el número de unidades.

• En el caso de los planes institucionales, tanto el saldo inicial como el final se debe identificar por aportes consolidados y no consolidados.

• Aporte-Nombre aportante.

• Traslado de recursos del Fondo de pensiones (describir nombre).

• Pago mesada pensional.

• Retiros.

• Traslado de recursos al Fondo de pensiones (describir nombre).

Traspaso de aportes del portafolio (describir nombre).

Traspaso de aportes al portafolio (describir nombre).

• Comisión por retiro anticipado.

• Consolidación de derechos sobre aportes por cumplimiento de condiciones establecidas en el plan.

• Disminución retención contingente por cumplimiento del plazo para beneficio tributario.

• Rendimientos abonados durante el período (valor que debe corresponder al resultado de la siguiente operación: saldo final + retiros durante el período - saldo inicial - aportes durante el período).

• En el evento de incluirse cualquier concepto distinto a los anteriores, se debe describir de manera clara y detallada, sin referirse en ningún momento a conceptos genéricos como ajuste, correcciones u otros.

El extracto que se remita a los participes  deben incluir únicamente los conceptos por los cuales se afecta su cuenta individual durante el período.

Fecha de consignación del aporte en el fondo: Corresponde a la fecha en que se consignan los aportes en el fondo, a nombre del participe.

Fecha de consignación o retiro de aportes en la cuenta individual: Corresponde a la fecha en que se registra en la cuenta individual los aportes realizados en el fondo a nombre del participe y,  tratándose de retiros,  en este campo se registra la fecha en que se descuentan los mismos de la cuenta individual.

Valor de la unidad: Corresponde al valor de la unidad con que se convierte a unidades los movimientos de los diferentes conceptos. En el caso del saldo final, en este campo se debe registrar el valor de la unidad al cierre del período.

Cuenta individual: Corresponde al saldo inicial, los movimientos que durante el período presenta la cuenta individual por cada portafolio por concepto de aportes voluntarios y el saldo final de los mismos, tanto en pesos como en unidades, así como el saldo inicial, los movimientos y el saldo final que durante el período presenta el valor de las retenciones contingentes, es decir, el valor no retenido inicialmente del monto de los aportes voluntarios, cuya permanencia en el fondo sea inferior a cinco (5) años.

ANEXO II-Información no remitida

Página 31-1

Tratándose de planes institucionales (Proforma B.6000-12), cada vez que se realice un aporte se debe indicar si el mismo corresponde a un aporte consolidado en cabeza del participe o a un aporte no consolidado.

Los aportes consolidados: Corresponde a aquellos aportes a los planes institucionales sobre los cuales el participe ya ha adquirido el derecho sobre los mismos por haberse cumplido las condiciones previstas en el plan.

Los aportes no consolidados: Corresponde a aquellos aportes a los planes institucionales sobre los cuales el participe no ha adquirido derecho alguno sobre los mismos, en razón a que no se han cumplido las condiciones previstas en el plan para su consolidación.

Rentabilidad del portafolio (o de la cuenta individual)

• Último mes: Rentabilidad efectiva anual obtenida por el portafolio o la cuenta individual, según el caso, durante el último mes.

• Últimos seis meses: Rentabilidad efectiva anual obtenida por el portafolio o la cuenta individual, según el caso,  durante los últimos seis meses.

• Último año: Rentabilidad efectiva anual obtenida por el portafolio o la cuenta individual, según el caso, durante el último año.

• Rentabilidad promedio mensual del último año: Corresponde al promedio de las rentabilidades mensuales del portafolio o la cuenta individual, según el caso, de los últimos 12 meses.

Las citadas rentabilidades corresponden a la tasa interna de retorno del flujo de caja diario del período de cálculo que considera como ingresos el valor del portafolio o la cuenta individual, según el caso, al inicio de operaciones del primer día del dicho período y el valor neto de los aportes efectuados durante el mismo período, y como egreso el valor del portafolio o de la cuenta individual al cierre del último día del período de cálculo.

En los eventos en que el portafolio o la cuenta individual, según el caso, no haya cumplido los tiempos antes previstos debido a que su período de constitución es inferior al de la rentabilidad descrita, en los campos respectivos se registrará N/A (no aplica).

Comisiones del portafolio

En el campo de comisiones  del portafolio se debe registrar el porcentaje de comisión de administración de los recursos, la base sobre el cual se aplica dicho porcentaje y el valor de la comisión descontada al afiliado por cada portafolio.

Condiciones pendientes para consolidación de derechos

Para el caso de los aportes no consolidados se debe identificar por cada portafolio un concepto general de las condiciones pendientes para la consolidación de derechos sobre los mismos e indicar en donde puede el afiliado consultar las condiciones específicas para cada aporte no consolidado. Aplica solo para el extracto plan institucional (Proforma B.6000-12)

Observaciones

Corresponde a las observaciones que considere conveniente destacar la sociedad Administradora.

En este campo deberá informarse la ruta para acceder a las fichas técnicas de los portafolios seleccionados por el partícipe.

De igual forma, deberá incluirse una nota en la que se indique lo siguiente:

El afiliado podrá solicitar a la administradora por cualquier medio verificable que este extracto se le remita por correo físico a la dirección indicada por el mismo.

ANEXO II-Información no remitida

Página 34

Tema:
Extracto fondos de cesantía
Nombre de la proforma:
Extractos para afiliados
Número de la proforma:
B.6000-13
Objetivo:
Establecer un formato único de los extractos que le facilite a los afiliados ejercer un control sobre sus cesantías y que sea comparable entre todos los fondos
Tipo de entidad a la que aplica:
Sociedades administradoras de fondos de cesantía
Periodicidad
Por lo menos semestralmente
Fecha de remisión de los formatos:
Dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la publicación por parte de la Superintendencia Financiera de la rentabilidad mínima con corte a marzo 31 y septiembre 30
Fecha de corte de la información:
Marzo 31 y septiembre 30

Generalidades

El presente instructivo señala los requerimientos mínimos de información que las sociedades administradoras de fondos de cesantías deben tener en cuenta en los extractos  que remiten trimestralmente  a los afiliados, de acuerdo con lo establecido en el titulo IV, capitulo tercero de la Circular Básica Jurídica que contiene disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías.

Todos los valores en pesos se deben expresar sin centavos, salvo los valores de la Unidad que se debe expresar con seis (6) decimales. Los porcentajes de rentabilidades se deben expresar con dos (2) decimales y el número de unidades se debe expresar con seis (6) decimales. En todos los casos se debe aproximar el último decimal por el sistema de redondeo. Los valores negativos se deben identificar con el signo menos.

El tamaño de la letra (estilo normal) y números de la información suministrada en el extracto y en el instructivo, no podrá ser inferior a 8 puntos.

Instructivo del extracto

Las instrucciones del extracto que las entidades distribuyan dentro de sus afiliados, deben estar al respaldo de este y tanto el diseño como el instructivo deben guardar correspondencia con lo aquí establecido.

Encabezado del extracto

En la parte superior izquierda, se debe identificar:

Fondo: Nombre del fondo que está generando el extracto y NIT.

Nombre del afiliado: Escriba el primer  y segundo apellido, seguido del primer y segundo nombre del afiliado tal como figura en el documento de identidad.

Dirección:   En este campo se debe registrar la dirección de correspondencia que el afiliado haya informado a la administradora.

Ciudad/Departamento: Escriba la ciudad/departamento de correspondencia.

En la parte superior derecha, se debe identificar:

Razón social y logotipo de la administradora: En la parte superior derecha la administradora de Fondos de cesantía incluirá su  razón social, logotipo y NIT.

Documento de identificación: Escriba el número con el cual se identifica el afiliado.

Fecha de afiliación: Escriba la última fecha de afiliación del afiliado al fondo.

Período: Escriba el período al cual corresponde el extracto (aaaa/mm/dd)

ANEXO II-Información no remitida

Página 35

Fecha de expedición/Extracto número: Escriba la fecha de expedición del extracto (aaaa/mm/dd) y al frente el número del extracto.

Información cuerpo del formato

Resumen de la cuenta individual para el período:

Corresponde al resumen del período de la cuenta individual, compuesta por la sumatoria de las subcuentas seleccionados por el afiliado. En este resumen se debe incluir el saldo inicial para las subcuentas de corto y largo plazo; así como los aportes, retiros, traspasos entre subcuentas, rendimientos del período y el saldo final de cada una de las subcuentas.

Detalle de los movimientos de las subcuentas de corto y largo plazo

Concepto: En esta columna se deben describir los conceptos que a continuación se vean afectados por cada consignación en el fondo o retiro de aportes de las subcuentas de corto y largo plazo. Cuando el afiliado tenga más de una cuenta en un Fondo, se deben relacionar los conceptos afectados por cada cuenta:

• Saldo inicial al (aaaa/mm/dd): En este campo se debe registrar el saldo final de las subcuentas de corto y largo plazo del período inmediatamente anterior, tanto en pesos como en unidades.

• Saldo final al (aaaa/mm/dd): En este campo se debe registrar el saldo de las subcuentas de corto y largo plazo al cierre del período del extracto, tanto en pesos como en unidades. El saldo en pesos debe corresponder al valor que resulte de multiplicar el valor de la unidad al cierre del último día del período por el número de unidades.

• Aporte-Nombre aportante.

• Traslado recibido del Fondo de Cesantía (describir nombre).

• Traslado al fondo de cesantía (describir nombre).

• Retiro parcial de cesantía (describir el concepto del retiro parcial, ejemplo: educación, adquisición de vivienda, mejora o liberación de vivienda, pignoraciones o embargos).

• Retiro definitivo de cesantía.

Traspaso al portafolio de corto plazo por modificación del perfil de administración.

Traspaso al portafolio de largo plazo por modificación del perfil de administración.

Traspaso al portafolio de largo plazo por no elección de perfil de administración por parte del afiliado.

• Comisión por retiro parcial.

• Rendimientos abonados durante el período (valor que debe corresponder al resultado de la siguiente operación: saldo final + retiros durante el período - saldo inicial - aportes durante el período).

• En el evento de incluirse cualquier concepto distinto a los anteriores, se debe describir de manera clara y detallada, sin referirse en ningún momento a conceptos genéricos como ajuste, correcciones u otros.

Fecha de consignación del aporte en el fondo: Corresponde a la fecha en que se consignó el auxilio de cesantía en el fondo.

Fecha de consignación o retiro de aportes de las subcuentas de corto o largo plazo: Corresponde a la fecha en que se registra en las subcuentas de corto o largo plazo los aportes realizados a nombre del afiliado. Tratándose de retiros,  en este campo se registra la fecha en que se descuentan los mismos de las subcuentas de corto o largo plazo.

Valor de la unidad: Corresponde al valor de la unidad con que se convierte a unidades los movimientos de los respectivos conceptos. En el caso de los aportes, el valor de la unidad es aquel que se tiene en cuenta para las operaciones de la fecha de consignación de los mismos en el fondo. En el caso del saldo final, en este campo se debe registrar el valor de la unidad al cierre del período.

Período: Año al cual corresponde el auxilio de cesantías consignado.

Cuenta individual: Corresponde al saldo inicial de las subucentas de corto o largo plazo, los movimientos de las mismas efectuados durante el período y el saldo final de la misma, tanto en pesos como en unidades.

Rentabilidades

• Rentabilidad acumulada del portafolio-Efectiva anual: Rentabilidad obtenida por el portafolio de corto plazo durante los últimos tres meses o del portafolio de largo plazo durante los últimos 24 meses.

• Rentabilidad mínima obligatoria del portafolio-Efectiva anual: Rentabilidad que como mínimo debe garantizar la sociedad administradora durante los últimos tres meses para el portafolio de corto plazo y durante los últimos 24 meses para el portafolio de largo plazo, de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes.

• Rentabilidad de la subcuenta individual-Efectiva anual: Rentabilidad obtenida para el afiliado en la subcuenta de corto plazo durante los últimos tres meses y en la subcuenta de largo plazo durante los últimos 24 meses.

ANEXO II-Información no remitida

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• Rendimientos de la cuenta individual durante los últimos dos años: Corresponde al valor de los rendimientos abonados en las subcuentas de corto y largo plazo durante los últimos dos años.

Rentabilidad efectiva anual de la cuenta individual-Últimos 24 meses: Rentabilidad obtenida en la cuenta individual del afiliado, compuesta por las subcuentas de corto y largo plazo, durante los últimos 24 meses.

Las citadas rentabilidades corresponden a la tasa interna de retorno del flujo de caja diario del período de cálculo que considera como ingresos el valor del portafolio, la subcuenta o cuenta individual, según el caso, al inicio de operaciones del primer día de dicho período y el valor neto de los aportes diarios efectuados durante el mismo período, y como egreso el valor del portafolio o de la subcuenta individual al cierre del último día del período de cálculo.

Perfil de administración

Corresponde a la forma en que el afiliado definió la distribución porcentual de los recursos de la cuenta individual entre las subcuentas de corto plazo y largo plazo o en una sola de ellas, o la elección que por defecto establece el artículo 7º del Decreto 4600 de 2009.

En el evento en que el afiliado haya definido o modificado su perfil de administración, este campo deberá diligenciarse de la siguiente manera:

Distribución de los recursos definida por el afiliado:

Subcuenta de corto plazo %

Subcuenta de largo plazo %

Última fecha de definición o modificación del perfil de administración: DD/MM/AAAA

En el evento en que el afiliado NO haya definido su perfil de administración, en este campo deberá incluirse la siguiente nota:

Dado que el afiliado no ha definido su perfil de administración, el cien por ciento (100%) de los nuevos aportes ingresa a la subcuenta de corto plazo, los cuales se trasladan entre los días 16 y 31 de agosto de cada año a la subcuenta de largo plazo. Los nuevos aportes que sean consignados entre el 1º de septiembre y el 31 de diciembre de cada año, serán acreditados a la subcuenta de corto plazo.

Comisiones

• Corresponde a los porcentajes de comisión cobrados por la administradora al final del período del extracto para la cuenta individual de las subcuentas de corto y largo plazo. Cualquier modificación durante dicho período se debe revelar en el campo de “Observaciones”.

Observaciones

Las observaciones que considere conveniente destacar la  sociedad administradora.