Superintendencia de Industria y Comercio

CIRCULAR EXTERNA 3 DE 2010 

(Marzo 12)

Asunto: Modificación de los numerales 2.1.2.1, literal c), y 2.1.3 e inclusión del literal g) al numeral 2.1.2.1 del capítulo II, título VIII de la Circular Única.

1. Objeto.

Medir la gestión administrativa y financiera de cada una de las cámaras, a través de la información reportada, en cumplimiento de las normas establecidas por esta superintendencia y las demás que correspondan, con el fin de establecer el grado de eficiencia y eficacia de cada una de ellas.

2. Fundamento legal.

Con fundamento en los artículos 27 y 87 del Código de Comercio, el numeral 9° del artículo 1° del Decreto 3523 de 2009, corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio ejercer el control y vigilancia de las cámaras de comercio e instruir a los destinatarios de esta entidad, sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones en las materias objeto de su competencia, fijar los criterios que faciliten su cumplimiento y señalar los procedimientos para su cabal aplicación.

3. Instructivo.

3.1. Modificar el literal c) del numeral 2.1.2.1 de la Circular Única, el cual quedará así:

“c) Informe de gestión o labores y concepto sobre la situación económica de sus respectivas zonas:

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 11 del artículo 86 del Código de Comercio, las cámaras de comercio presentarán un informe de labores. Dicho informe debe referirse a la gestión de registros públicos, atención al usuario, presupuestal, financiera, administrativa y de control interno; presentando una descripción sobre los logros de la gestión adelantada durante la vigencia, indicando los resultados relevantes, el cumplimiento de los objetivos y del programa anual de trabajo elaborado, estrategias administrativas e institucionales y demás actividades encaminadas al cumplimiento de las funciones asignadas.

El informe de gestión o labores deberá ser elaborado anualmente y remitido por el representante legal de la cámara de comercio dentro del término establecido en el numeral 2.1.3 de la presente circular.

Por su parte el concepto sobre la situación económica de sus respectivas zonas deberá elaborarse y tenerse a disposición de los usuarios y autoridades que lo requieran”.

3.2. Adicionar el literal g) al numeral 2.1.2.1 de la Circular Única, el cual quedará así:

“g) Encuesta de evaluación anual de cámaras de comercio:

Las cámaras de comercio anualmente deberán diligenciar cada una de las preguntas contenidas en la encuesta de evaluación anual de cámaras de comercio, anexo 4.3. de la circular única, y remitirla dentro del término establecido en el numeral 2.1.3 de la presente circular”.

3.3. Modificar el numeral 2.1.3 de la circular única, el cual quedará así:

“2.1.3. Periodicidad.

La información requerida deberá radicarse en la Superintendencia de Industria y Comercio, en la periodicidad que se señala y dentro del plazo siguiente:

Mensual: Dentro de los 8 días siguientes al fin de mes.

Trimestral: Dentro de los 8 días siguientes al final de cada trimestre en los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre.

Semestral: Dentro de los 15 días siguientes al vencimiento de cada semestre en junio y diciembre.

Anual: Antes del 15 de abril de cada año”.

3.4. Derogar el Anexo 4.3, formato CC01-F06, denominado “Informe de gestión de labores”.

3.5. Adoptar la encuesta de evaluación anual de cámaras de comercio, contenida como Anexo 1 de la presente circular externa, como Anexo 4.3 de la Circular Única.

4. Vigencia.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Anexo 1

“Anexo 4.3 encuesta de evaluación anual de cámaras de comercio

Informe de los registros públicos mercantil, entidades sin ánimo de lucro y proponentes

Servicio público de registro
Aspecto
Respuesta
¿En qué lugar(es) tiene la cámara de comercio publicadas las tarifas de registros públicos?
¿El archivo de los registros públicos se encuentra digitalizado? Si su respuesta es no, informe los medios que utiliza para la conservación y custodia.
Indique los manuales de procedimientos con que cuenta la cámara de comercio y la fecha de la última actualización.
¿La Cámara de Comercio publica la solicitud de inscripción en un medio electrónico? (L. 962/2005, art. 19) En caso afirmativo informe cómo lleva a cabo este proceso.
Atención al usuario
Aspecto
Respuesta
¿Cómo se informa al público cualquier cambio de atención en el horario?
Indique los mecanismos utilizados para informar al público los servicios de la cámara de comercio, así como los trámites, costos, tiempo, modo, lugar y libros que pueden consultar.
¿Existen avisos visibles donde se indique que los archivos, libros y documentos de los registros pueden consultarse libre y gratuitamente?
Del total de funcionarios de la cámara de comercio, ¿cuántos se encuentran vinculados a la prestación del servicio público de registro?
¿Qué capacitaciones se realizaron en las áreas comercial, industrial y de interés regional a los funcionarios y comerciantes?
¿En qué municipios de la jurisdicción se realizó cobertura del registro y cuál fue el resultado?
¿Cuál fue el resultado de la estimación del potencial de comerciantes en la jurisdicción?
Aspectos administrativos y contables
Aspecto
Respuesta
Describa la evaluación que la Cámara de Comercio realiza a las PQR.
Indique la fecha en que se practicó el último inventario físico a la propiedad, planta y equipo y los resultados obtenidos. ¿El resultado obtenido se concilió con los registros contables?
Indique qué mecanismo o instrumento de control interno tiene implementado la entidad
¿Se realizó la consolidación de prestaciones sociales al final de la vigencia y se registró contablemente?
Indique el procedimiento establecido para administrar los excedentes de liquidez generados a partir de ingresos públicos y si cumplió con el artículo 4° Decreto 4698 de 2005.
Indique el resultado obtenido a la evaluación de los indicadores de gestión de la vigencia respectiva.
¿Qué recomendaciones presentó el revisor fiscal en su evaluación y de qué manera fueron atendidas?
¿Con cuántos abogados titulados, vinculados a las labores de registros públicos, cuenta la cámara de comercio?
Indique si realizó el proceso de conciliación de cuentas por la compensación de servicios del RUE e informe el resultado obtenido.
¿Qué gastos fueron ejecutados sin que se encontraran presupuestados? o ¿Qué fue necesario adicionar en el presupuesto? Justifique.
¿El valor de los gastos de personal supera el 50% de los ingresos operacionales? Si es afirmativa la respuesta, explique.
¿Los ingresos presupuestados para la función de registros públicos correspondieron con los ejecutados? Si la respuesta es negativa, explique.
¿Existe un sistema de costos para los programas que permita establecer la proporcionalidad entre los recursos públicos y privados?
Informe sobre el sistema implementado por la cámara para atender el RUP, en relación al nuevo esquema (D. 4881/08) e incidencia de su aplicación.
¿La información financiera se encuentra clasificada por centros de costos de acuerdo con la Circular 05 de 2005? Si es afirmativa la respuesta indique su incidencia en la toma de decisiones.
¿Qué mecanismos utiliza la cámara para identificar los costos asociados a la operación de cada una de sus oficinas?

Nota 1: La SIC podrá realizar la verificación o solicitar la documentación necesaria que sustente cada una las respuestas.

Nota 2: Se deben responder en su totalidad las preguntas.

Nota 3: Las preguntas con respuesta (NO) deben acompañarse de una observación, en la que se debe explicar claramente las razones que la justifiquen.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a cámaras de comercio.