CIRCULAR EXTERNA 3 DE 2007 

(Enero 22)

Ref.: Reportes de información periódica y relevante.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 4 de 2012 de la Superintendencia Financiera)

En atención a que el artículo 1º del Decreto 3139 de 2006 subroga el título I de la parte primera de la Resolución 400 de 1995 de la Sala General de la Superintendencia de Valores, este despacho considera pertinente señalar que para la actualización del Registro Nacional de Valores y Emisores, mediante el reporte de información de períodos intermedios y de fin de ejercicio que deben presentar los emisores de valores ante esta superintendencia, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1.1.2.14 de la Resolución 400 de 1995 expedida por la Sala General de la Superintendencia de Valores (en adelante Res. 400/95), los emisores de valores deberán tener en cuenta las siguientes instrucciones:

1. Obligación de mantener actualizado el RNVE. Corresponde a todo emisor mantener permanentemente actualizado el Registro Nacional de Valores y Emisores-RNVE remitiendo a la Superintendencia Financiera de Colombia las informaciones periódicas y relevantes de que tratan los artículos 1.1.2.15, 1.1.2.16 y 1.1.2.18 de la Resolución 400 de 1995.

2. Informaciones de fin de ejercicio de emisores. Los emisores de valores deberán presentar ante la Superintendencia Financiera de Colombia como informaciones de fin de ejercicio:

2.1. Información previa a la asamblea:

El proyecto de distribución de utilidades o informe de pérdidas del ejercicio y la convocatoria a la asamblea general de accionistas o del órgano que cumpla similares funciones a lo menos con quince (15) días hábiles de antelación a la fecha fijada para la reunión de la asamblea.

2.2. Información posterior a la asamblea:

Dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de celebración de la asamblea general de accionistas o de la reunión del órgano que cumpla similares funciones, en que se aprueben los estados financieros de fin de ejercicio, los emisores de valores deberán presentar los siguientes documentos:

1. Copia del acta de la asamblea general o de la reunión del órgano que cumpla similares funciones con todos sus anexos incorporados, los cuáles deben ser como mínimo los siguientes documentos:

— Informe de gestión

— Informe en cumplimiento del numeral 3º del artículo 446 del Código de Comercio.

— Estados financieros debidamente certificados y dictaminados de conformidad con lo dispuesto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.

— Certificación del representante legal en cumplimiento del artículo 46 de la Ley 964 de 2006.

2. Un certificado de existencia y representación, que no debe tener una fecha de expedición anterior a tres (3) meses.

3. (Nota: Adicionado por la Circular Externa 20 de 2011 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

3. Transmisión de la información. Las entidades emisoras de títulos inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores-RNVE deberán transmitir trimestralmente a la Superintendencia Financiera de Colombia los estados financieros, dentro de los términos que a continuación se indican:

3.1. La información financiera con corte a 31 de diciembre deberá transmitirse al Registro Nacional de Valores y Emisores-RNVE a más tardar el 1º de marzo del año inmediatamente siguiente, incluyendo las notas a los estados financieros.

3.2. La información financiera de fin de ejercicio, cuyo período contable corresponde a una fecha de cierre diferente a 31 de diciembre, deberá transmitirse al Registro Nacional de Valores y Emisores-RNVE dentro de los sesenta (60) días calendario siguientes a la fecha de cierre.

3.3. La información financiera trimestral con corte a marzo, junio y septiembre, deberá transmitirse al Registro Nacional de Valores y Emisores dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de corte del respectivo período.

3.4. La información financiera de las entidades que reportan su información a la Contaduría General de la Nación, será suministrada a la Superintendencia Financiera directamente por dicho organismo del Estado. No obstante lo anterior, deberán radicar en esta Superintendencia, en forma trimestral, los formatos de información complementaria que hasta la fecha se han venido presentando.

4. Información de fin de ejercicio de agentes de manejo de titularizaciones. Los agentes de manejo de procesos de titularización deberán presentar ante la Superintendencia Financiera de Colombia, a más tardar el 30 de marzo de cada año, como informaciones de fin de ejercicio:

4.1. Formulario para inscripción y actualización en el Registro Nacional de Valores y Emisores-RNVE.

4.2. Estados financieros del fideicomiso al cierre del 31 de diciembre: balance general, estado de resultados y estado de flujos de efectivo, debidamente certificados y acompañados de sus respectivas notas.

4.3. Informe sobre el estado de los bienes fideicomitidos.

4.4. La actualización del avalúo técnico de los bienes objeto de la titularización;

4.5. En los casos de titularización inmobiliaria, si los bienes titularizados se encuentran arrendados, un informe del estado de los contratos de arrendamiento y de las prórrogas de los mismos que se hubieren solicitado.

5. Informes de fin de ejercicio de gobiernos y entidades públicas territoriales. Las entidades públicas colombianas y extranjeras y los gobiernos extranjeros, además del deber de cumplir con el envío de la información eventual de que trata el artículo 1.1.2.18 de la Resolución 400 de 1995, deberán presentar anualmente en esta superintendencia, una copia del informe de gestión, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su presentación ante el organismo estatal competente del respectivo país.

6. Informe de fin de ejercicio de organismos multilaterales de crédito y entidades extranjeras. Los organismos multilaterales de crédito y las entidades extranjeras deberán presentar a esta superintendencia la siguiente información de fin de ejercicio:

6.1. Una copia del informe anual de gestión, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su presentación ante el organismo competente;

6.2. El acta de la reunión de la asamblea general de accionistas o del órgano equivalente en que se autorizaron los estados financieros del ejercicio, dentro de los diez días siguientes a su celebración, así como un certificado de existencia y representación, que no deberá tener una fecha de expedición superior a tres (3) meses, salvo causa justificada.

Para las entidades extranjeras se debe incluir el proyecto de distribución de utilidades, cuando a ello haya lugar.

6.3. Los estados financieros de la entidad, dentro de los cuarenta y cinco (45) días comunes siguientes a la terminación del respectivo trimestre calendario.

7. Emisores de bonos de riesgo. Las entidades emisoras de bonos de riesgo inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores-RNVE, además de cumplir con la información trimestral, deberán enviar un informe sobre la evolución del acuerdo de reestructuración, suscrito por el representante legal, el revisor fiscal y el promotor del acuerdo.

8. Los emisores de valores deberán transmitir sus informes financieros utilizando los mismos formatos y los medios utilizados para el último reporte de información que hayan efectuado.

9. Los emisores de valores que se encuentren sometidos a la vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia continuarán remitiendo la información financiera a esta entidad por los mismos medios y con la periodicidad con que se ha venido haciendo hasta la fecha.

10. Las entidades emisoras, en el caso de que sus emisiones estén avaladas o garantizadas por entidades que no sean emisores de valores o que dejen de serlo, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio del garante dentro de los quince días hábiles siguientes a la fecha de su aprobación por parte del órgano competente, si el garante es una entidad con domicilio en Colombia.

En caso de que la garantía sea otorgada por una entidad extranjera, la información a que se refiere el inciso anterior deberá remitirse dentro de los cuarenta y cinco (45) días comunes siguientes al cierre del respectivo ejercicio.

11. Para efectos de los reportes de información relevante de que trata el artículo 1.1.2.18 de la Resolución 400 de 1995, los emisores de valores deberán utilizar los formatos y los medios dispuestos para el reporte de la información eventual, y en todo caso cuando en tales formatos o medios se haga mención a “información eventual” deberá entenderse “información relevante”.

La presente circular entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de emisores de valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 4 de 2012 de la Superintendencia Financiera)

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